Trade Payables 
47 
3.16. Match employee master file to supplier 
master file 
Purpose
It is unusual for employees to also be suppliers to the company, and 
this has often been used as a fraud mechanism in the past (where 
an employee sets themselves up as a fictitious vendor). 
Requirements
• 
Supplier master file 
• 
Employee master file 
Carrying out
Use VLOOKUP to identify matches that may indicate an employee 
who is also a supplier. 
You can match on each of: 
•  Name 
•  Address 
•  Social Security Number 
•  Phone Number 
•  Bank Account Number 
Investigate any matches (i.e. cases where VLOOKUP doesn’t return 
“#N/A”) and ascertain whether there are legitimate reasons. 
Alternatively, use this formula to identify matches: 
=IF(ISERROR(VLOOKUP(C2,Employees!C:C,1,0)),0,1) 
Pdf editor with search and replace text - search text inside PDF file in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Learn how to search text in PDF document and obtain text content and location information
how to select all text in pdf; search text in pdf using java
Pdf editor with search and replace text - VB.NET PDF Text Search Library: search text inside PDF file in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Learn How to Search Text in PDF Document and Obtain Text Content and Location Information in VB.NET application
how to select text in pdf and copy; pdf editor with search and replace text
The Ultimate Guide to Auditing with Excel 
48 
3.17.  Review adjustments to standing data 
Purpose
As accounts payable directly involves the outflow of cash from a 
business this will always be a key fraud risk. If unauthorized 
employees are able to make changes to the standing data they 
could direct cash towards accounts under their control. 
Requirements
• 
List of adjustments made to vendor standing data 
• 
List of employees authorized to make changes or 
authorize changes 
Carrying out
Use filtering methods to extract any adjustments that may merit 
further investigation. For example: 
• 
Any adjustments made by unauthorized personnel: 
Use VLOOKUP between the employee posting the 
adjustment and a list of authorized users. Any records 
returning “#N/A” are made by unauthorized users. 
• 
Reversed adjustments (e.g. where the bank account 
number is temporarily changed): 
Use a PivotTable to summarize the adjustments by 
“Adjusted Vendor”. Review vendors with multiple 
adjustments, and ensure they are all legitimate and not 
reversed. 
• 
Adjustments made at unusual times or non-working 
days - see 3.10. 
C# PDF replace text Library: replace text in PDF content in C#.net
public void Replace(String oldString, String newString, RESearchOption option specified string text that match the search option from specified PDF page.
make pdf text searchable; how to select text in pdf
VB.NET PDF replace text library: replace text in PDF content in vb
NET: Replace Text in PDF File. The following coding example illustrates how to perform PDF text replacing function in your VB.NET project, according to search
pdf text searchable; how to search text in pdf document
49 
4. Accounts Receivable 
Accounts receivable consists of monies owed to the company by its 
customers for good or services provided. Other than the trade 
receivables account, there is also usually a provision against bad 
and doubtful debts. 
When auditing accounts receivable, the key audit objectives are: 
•  Accounts receivable represent amounts owed to the 
company by their customers at the balance sheet date, and 
the company has a legal right to these monies (i.e. the debt 
has not been sold or factored) (ownership/existence) 
•  All claims on customers are included within accounts 
receivable (completeness) 
•  Accounts receivable are stated at net realisable value, and 
provisions are in place for bad debts (valuation) 
•  Sales are posted to the correct period (accuracy) 
There may be substantial incentive for management to overstate 
accounts receivable. 
For example, to hit performance targets revenue may be overstated 
by creating false sales and crediting them back post year end, which 
leads to overstated accounts receivable. 
Overstating accounts receivable will also improve the current ratio 
and other liquidity ratios, which may affect bank covenants. 
There may also be incentive to post legitimate sales to the wrong 
period, and this can occur both ways. For example, if it has been a 
bad year and performance targets have been missed, pushing sales 
into the next period makes it easier to hit targets next year. 
C# HTML5 PDF Viewer SDK to view, annotate, create and convert PDF
framework class. An advanced PDF editor enable C# users to edit PDF text, image and pages in Visual Studio .NET project. Support to
how to make a pdf document text searchable; pdf searchable text converter
C# PDF delete text Library: delete, remove text from PDF file in
option). Description: Delete specified string text that match the search option from PDF file. Parameters: Name, Description, Valid Value.
pdf text select tool; how to select text in pdf reader
The Ultimate Guide to Auditing with Excel 
50 
Many of the accounts receivable tests are almost identical in nature 
to the trade payables tests, the differences of course being that 
suppliers become customers, debits become credits, purchase 
ledger becomes sales ledger, etc. 
Therefore, rather than simply repeat the descriptions, for the 
following tests, please see the appropriate trade payables test and 
adapt it for accounts receivable: 
4.1.  Agree Totals – see 3.1 
4.2.  Comparison to last year activity – see 3.3 
4.3.  Re-age the ledger – see 3.4 
4.4.  Rounded/999 Balances – see 3.5 
4.5.  Benford’s Testing – see 3.6 
4.6.  Duplicate invoices – see 3.7 
4.7.  Large invoices – see 3.8 
4.8.  Credit Transactions – see 3.9 
4.9.  Transactions at unusual times – see 3.10 
4.10.  Summarize transactions by user – see 3.11 
4.11.  Related Parties – see 3.12 
C# PDF Page Replace Library: replace PDF pages in C#.net, ASP.NET
You can replace an entire PDF page with another PDF page from another PDF file. All information, data on the original page are removed, including text, images
how to search a pdf document for text; select text in pdf
C# PDF Text Highlight Library: add, delete, update PDF text
Description: Highlight specified string text that match the search option from PDF file. Parameters: Name, Description, Valid Value.
pdf make text searchable; cannot select text in pdf file
Accounts Receivable 
51 
4.12. Significant balances 
Purpose
As with many accounts, it is usual for a significant proportion of the 
trade receivables balance to be held by a small number of 
customers. 
Therefore, comfort can be gained over a large proportion of the 
balance by confirming these larger accounts. 
Requirements
• 
List of trade receivables accounts 
Carrying out
Sort the list by amount so that the larger accounts are at the top or 
bottom of the report, and copy these to a new sheet. 
Alternatively, if you have determined that all accounts over a given 
amount are significant, use AutoFilter to isolate all accounts greater 
than this limit. 
Confirm the largest balances: 
•  Debtors circularization (confirm directly with customers) 
•  Agree to after date cash receipts  
•  Trading history with the customer (is this balance typical for 
this customer?) 
•  Correspondence between your client and their customer 
(use professional scepticism as to the authenticity!) 
•  Any another suitable method of confirmation 
C# WPF PDF Viewer SDK to view PDF document in C#.NET
WPF Viewer & Editor. WPF: View PDF. WPF: Annotate PDF. Read. Text: Extract Text from PDF. Text: Search Text in PDF. to PDF. Text: Delete Text from PDF. Text: Replace
find and replace text in pdf file; text select tool pdf
C# PDF Convert to Text SDK: Convert PDF to txt files in C#.net
PDF to Text. |. C#.NET PDF SDK - Convert PDF to Text in C#.NET. Empower C# Users to Convert PDF to Text (TXT) in Visual C# with .NET XDoc.PDF Converter Library.
searching pdf files for text; convert pdf to word searchable text
The Ultimate Guide to Auditing with Excel 
52 
4.13.  Cut off testing 
Purpose
As trade receivables are directly linked to sales, this is an appropriate 
place to perform sales cut off testing. 
It is vital that transactions are posted into the correct period to ensure 
the financial statements show a true and fair view. Transactions 
around the period end are at risk of being posted to the wrong 
period, either through error, fraud or systems set up incorrectly. 
Requirements
• 
Trade receivables listing (covering transactions both 
sides of period end) 
Carrying out
Use AutoFilters to isolate transactions occurring within X days of 
period end. 
Extract a random sample of these and agree to supporting 
documentation (e.g. dispatch notes, stock movements, etc.) to 
ensure that they have been recorded in the correct period. 
Pay particular attention to distance sales where the goods have not 
yet been dispatched. 
For example, where a customer purchases online late on Friday 
31/12/10 and the goods are not dispatched until Monday 3/1/11 
the sale should not be recognized until financial year 2011. 
Likewise, if you have dispatched goods that have not been invoiced 
these should be included in the current period. 
This can occur where the client has inventory held at (and used by) a 
3
rd
party site who self bill. 
Accounts Receivable 
53 
4.14. Uncollected amounts after period end 
Purpose
If the audit is being performed some time after the period end, then it 
would be expected that many of the items owed by customers at 
period end should have been paid/cleared from the ledger at the 
time of the audit. 
Aged balances where the cash has not been received may indicate 
unrecoverable amounts that need to be provided for. 
Requirements
• 
Trade receivables listing at the audit date 
Carrying out
Use an AutoFilter to extract any records where the date field is less 
than the period end date. I.e. transactions that were on the ledger at 
the audit date that are dated prior to period end. 
For any significant or material items, investigate why the funds have 
not been received. 
When conducting your analysis, take the customers payment history 
into and terms of business into considering (e.g. if you’re conducting 
the audit 10 days after period end, and the customer usually pays 
on 45 day terms the balance is unlikely to have cleared). 
You can also perform a lookup between the period end listing and 
the current listing (using the reference column as the matching 
column) to identify items that have not cleared. 
The Ultimate Guide to Auditing with Excel 
54 
4.15.  After-date credit notes 
Purpose
Where a large number of credit notes have been issued immediately 
following the period end, it may indicate false sales posted at the 
end of the year to inflate revenue. 
Requirements
• 
Period end trade receivables listing 
• 
Listing of credit notes issued post period end 
Carrying out
Perform a lookup (using the invoice reference) between the trade 
receivables listing and the credit notes listing to identify any invoices 
that have been credited off. Determine whether the level of credit 
notes being issued is consistent with historic levels, and investigate 
any large/unusual items. 
Alternatively, create a Week Number column in the listing of credit 
notes (covering as wide a date range as possible) [Date – B]: 
=YEAR(B2)&”-“&TEXT(WEEKNUM(B2),”00”) 
Create a pivot table: 
•  Row Field: Week Number Column 
•  Data Field: Sum of Amount 
This will show the value of credit notes issued in each week, and 
you can review for unusual activity around period end. 
Alternatively, use Count as the data field, for the number of credit 
notes issued each week. You may find a pivot chart useful for 
visualizing the results. 
Accounts Receivable 
55 
4.16. Invalid invoice/credit note numbers 
Purpose
Invoices and credit notes are normally issued in a uniform manner, 
and the reference number will follow a pre-defined pattern. When 
items do not match this pattern there is a risk that the system is not 
functioning correctly, or that someone is not following procedures 
correctly. 
Requirements
• 
List of invoices/credit notes issued during the year 
Carrying out
Pattern matching without the use of specialized software is extremely 
difficult. Therefore, whilst these tests will help identify cases where 
the pattern doesn’t match, they cannot confirm that all records 
comply with the pattern. 
Sort the data by the Invoice Reference [B], which will show any 
entries such as 000000, 999999, ZZZZZZ, XXXXX, etc at the top or 
bottom of the sheet. 
Use =IF(LEN(B2)<>X,1,0) to check the length of the reference if this 
should be a fixed length. 
If there are numeric portions (e.g. characters 3,4 and 5 are always 
numeric) then you can use ISNUMBER with MID, e.g. 
=ISNUMBER(--MID(B2,3,3)) 
Note: Because Excel will see the numbers extracted by MID as text-
xt-
numbers, we have to coerce Excel to read it as a number. We do 
this with the double negative operator “--". 
The Ultimate Guide to Auditing with Excel 
56 
4.17.  Missing invoice/credit notes 
Purpose
Invoices and credit notes are usually issued sequentially, and details 
of any voided transactions maintained. Therefore, gaps in these 
sequences may indicate a breakdown in controls and/or fraud. 
Requirements
• 
List of invoices issued during the year 
• 
List of credit notes issued during the period 
Carrying out
Sort the listing by invoice/credit note reference, and extract the 
numerical portion of the mask using an appropriate combination of 
LEFT/RIGHT/MID (if there are letters present). 
Use this formula to identify gaps [Reference number (or numerical 
portion of) – B]: 
C2 
=B2-B1 
Now apply an AutoFilter to show everything except 1 (i.e. 2,3,4 etc.). 
This will show you the first item missing in each block and the 
number of missing items that make up that block. 
Alternatively, in a separate sheet create a sequential list from the start 
to end of the sequence and use VLOOKUP to identify the missing 
items (missing items will return a “#N/A” error). 
This approach will identify all missing items, rather than just the first 
of each block and the number missing. 
Use VLOOKUP to check the list of missing items against the voided 
items log. 
Documents you may be interested
Documents you may be interested