Using the ScanSnap in Various Ways (for Mac OS Users)
301
■ Automatically Setting Keywords to PDF Files
Character strings such as those in titles in black-and-white documents can be set as keywords 
and used for a PDF file search.
Mark a character string to be set as a keyword with a water-based highlight pen so that the 
character string is completely covered. When you perform a scan, the marked character 
strings are recognized and set as keywords for the PDF file.
Hereinafter, a line drawn with a water-based highlight pen is referred to as a "marked section", 
and a water-based highlight pen as a "highlight pen".
Mark black-and-white documents in the following way.
• Any regular highlight pen can be used.
The recommended highlight pen colors are shown below.
• Mark a line straightly.
• The supported range of marked sections is as follows.
Minimum: 10 mm (width) ×
3 mm (length)
Maximum: 150 mm (width) ×
20 mm (length)
• Use only one color for marking a page.
Pink
Yellow
Blue
Green
Scan 
ScanSnap
Scan
Scan
ScanSnap
Scan
+
Set text as a keyword for the
PDF file
Image
Keyword
The file can be searched for 
because a keyword has been set
Convert a character string 
in a marked section into text
Pdf searchable text converter - search text inside PDF file in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Learn how to search text in PDF document and obtain text content and location information
select text in pdf file; how to select text on pdf
Pdf searchable text converter - VB.NET PDF Text Search Library: search text inside PDF file in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Learn How to Search Text in PDF Document and Obtain Text Content and Location Information in VB.NET application
find text in pdf files; how to search pdf files for text
Using the ScanSnap in Various Ways (for Mac OS Users)
302
• Mark a character string to be set as a keyword so that the entire string is covered.
Mark sections so that the entire section is the same color. 
• Mark up to ten sections on a page.
Good example
Bad example 1
(entire section is 
not covered)
Bad example 2
(color is uneven)
For the following types of documents, marked sections cannot be recognized and set as key-
words.
- Color documents such as catalogues or pamphlets
- Documents in which two or more colors are used for marking
- Documents containing colors other than for marking (pens other than highlight pens are 
used, or the document is stained)
- Documents containing too many marked sections
The following types of marked character strings cannot be set as keywords.
- The size of marked sections is outside the supported range
- Character strings framed by highlight pen
- The marking is irregular (for example, skewed)
- Multiple marked sections are too close to each other
- The color of the highlight pen is too pale or the color has faded
When you mark more than one character string, make sure to leave a gap of at least 5 mm 
between the marked sections. Marked sections that are too close to each other may be 
detected as one marked section.
In the following cases, character strings surrounding marked sections may be set as key-
words.
- Lines of marked sections cross
In the following cases, unmarked character strings may be set as keywords.
- Color documents such as catalogues or pamphlets 
- Documents with color text, diagrams, pictures, tables and lines 
- Documents containing sections framed by highlight pen
- Stained documents 
Increase the resolution when you have trouble setting the keywords correctly.
Keywords set for a PDF file can be checked in [Document Properties] of Adobe Acrobat / 
Adobe Reader or Preview [Inspector].
C# PDF Convert to Text SDK: Convert PDF to txt files in C#.net
document to editable & searchable text file. Different from other C# .NET PDF to text conversion controls, RasterEdge C# PDF to text converter control toolkit
text select tool pdf; select text pdf file
Online Convert PDF to Text file. Best free online PDF txt
document to editable & searchable text file. Different from other C# .NET PDF to text conversion controls, RasterEdge C# PDF to text converter control toolkit
how to select all text in pdf; text searchable pdf
Using the ScanSnap in Various Ways (for Mac OS Users)
303
To automatically set keywords to PDF files, change the settings by following the procedure 
below.
1.
From the ScanSnap Manager menu, select [Settings].
The ScanSnap setup window appears.
2.
In the [File format] pop-up menu on the [File option] tab, select 
[PDF(*.pdf)].
VB.NET PDF Convert to Text SDK: Convert PDF to txt files in vb.net
Text in any PDF fields can be copied and pasted to .txt files by keeping VB.NET control for batch converting PDF to editable & searchable text formats.
pdf text search tool; search pdf files for text
VB.NET Image: Robust OCR Recognition SDK for VB.NET, .NET Image
for VB.NET provides users fast and accurate image recognition function, which converts scanned images into searchable text formats, such as PDF, PDF/A, WORD
find and replace text in pdf file; search pdf for text in multiple files
Using the ScanSnap in Various Ways (for Mac OS Users)
304
3.
Select the [Set the marked text as a keyword for the PDF file] checkbox.
• Target marked sections
Select [First marked section] to recognize only the first marked section, and select 
[All marked sections] for text-recognize all marked sections.
• Language
Select the language. English, French, German, Italian, Spanish, Russian, and Portu-
guese can be selected.
• Target pages
To perform text recognition for all pages, select [All pages]; for the first page, select 
[First page].
The following description is for [First marked section].
Select this button to set a character string such as a title of a document as a key-
word for the PDF file.
Example: When only a title of a document is marked, the marked character string 
is set as a keyword for the PDF file, and the PDF file becomes searchable by the 
title character string.
When multiple marked sections exist in line, the marked character string closest to 
the top of the document is set as a keyword. 
Example: In the following case, the character string in marked section B, which is 
higher than marked section A, is set as a keyword.
Marked Section A
Marked Section B
C# Create PDF Library SDK to convert PDF from other file formats
The PDF document file created by RasterEdge C# PDF document creator library is searchable and can be fully populated with editable text and graphics
search pdf for text; how to select text in pdf reader
C# PDF: C# Code to Draw Text and Graphics on PDF Document
Draw and write searchable text on PDF file by C# code in both Web and Windows applications. C#.NET PDF Document Drawing Application.
how to select all text in pdf file; can't select text in pdf file
Using the ScanSnap in Various Ways (for Mac OS Users)
305
4.
Click the [Apply] button in the ScanSnap setup window.
5.
Click the [
] button in the upper left corner of the window or press the 
[esc] key to close the ScanSnap setup window.
6.
Load the document into the ScanSnap.
For details, refer to "Paper Sizes of Documents to Be Scanned" (page 27) and "Loading 
Documents" (page 29).
7.
Press the [Scan] button on the ScanSnap.
Scanning is started.
Marked character strings are text-recognized and the PDF file with keywords is 
saved.
Enabling this setting may require an extended period of processing depending on your 
computer environment.
The ScanSnap may fail to correctly text recognize the following types of documents 
(characters) as text. However, by increasing [Image quality] for scanning, such docu-
ments may be successfully text-recognized.
- Documents with handwritten characters
- Documents scanned in low quality, including smaller characters
- Skewed documents
- Documents written in languages other than the specified language for text recogni-
tion
- Documents including texts written in Italic characters
- Superscript/subscript letters and complex mathematical formulas
- Documents with characters on an unevenly colored background
e.g. Shaded characters
- Documents with many decorated characters
e.g. Decorated characters (embossed/outlined)
- Documents with characters on a patterned background
e.g. Characters overlapping illustrations and diagrams
- Documents with many characters contacting underlines or borders
It may take an extended period of time to scan documents with complex layouts, or 
smudged documents where characters are unreadable.
If the same character string is marked several times in a document, it will be set as the 
same keyword several times for the PDF file.
Keywords to be added may be up to 255 characters long.
Quotation marks (") may sometimes be shown before and after the added keywords 
when you check keywords using Adobe Acrobat or Adobe Reader.
For Mac OS X v10.4, keywords cannot be set for PDF files that are 512 MB or larger.
VB.NET Create PDF from Text to convert txt files to PDF in vb.net
Best VB.NET adobe text to PDF converter library for Visual Studio .NET project. Batch convert editable & searchable PDF document from TXT formats in VB.NET
convert pdf to searchable text; make pdf text searchable
C# Create PDF from Text to convert txt files to PDF in C#.net, ASP
PDF converter SDK for converting adobe PDF from TXT in Visual Studio .NET project. .NET control for batch converting text formats to editable & searchable PDF
how to select text in pdf image; how to make a pdf document text searchable
306
Troubleshooting
This chapter describes how to remove jammed documents and resolve other problems.
Clearing Document Jams . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307
Troubleshooting for Multifeed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309
Troubleshooting Checklist . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317
VB.NET PDF Convert to HTML SDK: Convert PDF to html files in vb.
less searchable for search engines. The other is the crashing problem when user is visiting the PDF file using web browser. Our PDF to HTML converter library
pdf searchable text; pdf text searchable
VB.NET Create PDF from Word Library to convert docx, doc to PDF in
Export all Word text and image content into high quality PDF without losing formatting. Easy to create searchable and scanned PDF files from Word.
convert pdf to searchable text online; how to make pdf text searchable
Clearing Document Jams
307
Clearing Document Jams
If a paper jam occurs during scanning, follow the procedure below to remove the jammed doc-
ument.
Open the ADF top section and remove the jammed document smoothly.
Be careful not to touch any sharp edges when removing the jammed document. 
When removing the jammed document, be careful not to get neckties, necklaces or hair 
entangled in the ScanSnap.
The surface of the scan glass becomes hot during operation. Take care not to get burned.
1.
Remove the document on the ADF paper chute (cover).
2.
Pull the ADF release catch to open the ADF top section.
Clean the inside of the ScanSnap by following the guidelines in "Cleaning the Inside of the 
ScanSnap" (page 333).
CAUTION
Clearing Document Jams
308
3.
Remove the jammed document.
4.
Close the ADF top section.
You should hear the ADF top section click when it returns to its original position.
Make sure that the ADF top section is completely closed. Otherwise, paper jams or 
other feeding errors may occur.
ADF top section
ADF paper 
chute (cover)
Troubleshooting for Multifeed
309
Troubleshooting for Multifeed
The ScanSnap can detect multifeed with an ultrasonic sensor. Multifeed is an error that occurs 
when two or more sheets are fed into the ScanSnap simultaneously.
When a multifeed error occurs while sheets are scanned, part of the scanned image data may 
be lost when saved. In such a case, the ScanSnap checks the scanned image data and 
restores missing pages with its recovery function.
To enable multifeed detection by ultrasonic sensor and the recovery function, select the 
[Paper] tab → [Multifeed Detection] → [Check Overlapping [Ultrasonic]] on the ScanSnap 
setup dialog box/window.
Troubleshooting for Multifeed
310
A multifeed cannot be detected during scanning with the Carrier Sheet or long page scan-
ning.
Multifeed may be detected for envelopes or documents attached with stamps, sticky notes or 
photographs, or already folded/doubled documents. When scanning such documents, it is 
recommended to set [Multifeed Detection] to [None] on the [Paper] tab of the ScanSnap 
setup dialog box/window.
If multifeed is to be detected, the fol-
lowing conditions are required.
- Documents set in the ScanSnap 
to be scanned at once must be 
of the same thickness.
- Document thickness: 52 to 127 
g/m
2
(0.065 to 0.15 mm)
- Do not punch a hole within 50 
mm either side of the center line 
of the sheet.
- Do stick another document, for 
example with glue, within either 
side of the center line of the 
sheet.
Multifeed cannot be detected within 
30 mm of the top edge of the sheet.
Basic 
scanning 
point
Front
Top edge 
of the 
sheet
Bottom 
edge of the 
sheet
Center line
Feed 
direction
50 mm
Documents you may be interested
Documents you may be interested