Using Microsoft Office to Manage Projects 
(or, Why You Don’t Need MS Project) 
Using Microsoft Office to Manage Projects will explain how to use two applications in the 
Microsoft Office suite to document your project plan and assign and track tasks.  Basic project 
management techniques are not covered.  If you would like to develop skills in project 
management many colleges and universities have such courses in their business programs and 
continuing education services.  You can also try www.primelearning.com
for an online course in 
Fundamentals of Project Management. 
Contents 
Project Planning with Excel...........................................................................................................2
Getting Started..........................................................................................................................2
Quick Tour.................................................................................................................................2
Basics....................................................................................................................................2
Planning Grid.........................................................................................................................3
Gantt Chart............................................................................................................................3
Task Management in Outlook.......................................................................................................5
Set up........................................................................................................................................5
Creating Tasks..........................................................................................................................6
Assigning and Tracking Tasks..................................................................................................8
Communicating Progress........................................................................................................11
Moving Tasks from Excel to Outlook..........................................................................................13
The Easier Way.......................................................................................................................13
The Harder Way......................................................................................................................20
Printing note: this document is formatted to print double-sided.  Please save paper. 
Pdf select text - search text inside PDF file in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Learn how to search text in PDF document and obtain text content and location information
convert pdf to searchable text online; how to select text in pdf and copy
Pdf select text - VB.NET PDF Text Search Library: search text inside PDF file in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Learn How to Search Text in PDF Document and Obtain Text Content and Location Information in VB.NET application
how to search text in pdf document; pdf find highlighted text
Using Microsoft Office to Manage Projects 
Project Planning with Excel 
Many people today use sophisticated project planning tools like Microsoft Project to define 
activities and assign tasks.  These tools also allow project managers and teams to visualize the 
scale and timeline of their projects.  MS Project is, however, expensive to deploy.  It is also not 
very intuitive to use.  Most people use it for the planning grid and the Gantt chart view.  Most of 
the features of the program remain unused. Our Excel spreadsheet, Project_Template, has the 
planning grid and Gantt chart view.  It does not link dependent tasks or automatically adjust start 
and end times, though. 
Getting Started 
Find the template, Project_Template_03.xls in the Excellence folder on Fileserver, in the 
subfolder called ‘Projects’.  You can also open it by clicking on this hyperlink,   
\\Fileserver\Excellence\Projects\Project_Template_03.xls
Immediately save the file under a different 
name and place it, through the Browse 
window, in a folder where your project 
information resides. 
Quick Tour 
Basics 
The spreadsheet will support 300 tasks over six months.  If your project requires more of either, 
consider using different spreadsheets for each phase of your project or getting Microsoft Project. 
Because there are many fields with calculations and they depend on specific data formats to 
work, most of the cells in the spreadsheet are locked.  This means you will not be able to 
accidentally type over a calculation.  The cells where you will be entering information in the 
planning grid are not locked.  Although the spreadsheet is protected, you will still be able to sort 
and auto-filter in the planning grid.  Date fields require a date format in a specific range or will 
return an error. 
Column names and status values are consistent with the Tasks component in Microsoft Outlook. 
This facilitates importing tasks from the Excel spreadsheet into Outlook.  For details on how do 
this, see the chapter on ‘Moving Tasks from Excel to Outlook’. 
Page 2 of 25 
C# PDF Image Extract Library: Select, copy, paste PDF images in C#
C#: Select All Images from One PDF Page. C# programming sample for extracting all images from a specific PDF page. C#: Select An Image from PDF Page by Position.
pdf search and replace text; find and replace text in pdf file
VB.NET PDF Image Extract Library: Select, copy, paste PDF images
VB.NET : Select An Image from PDF Page by Position. Sample for extracting an image from a specific position on PDF in VB.NET program.
pdf searchable text converter; search a pdf file for text
Using Microsoft Office to Manage Projects 
Printing has been pre-formatted. Preview the print job by using File > Print from the menu bar 
instead of the printer icon in the toolbar to see how many and which pages will actually have 
information on them and choose those to reduce wasted paper and time. 
Planning Grid 
Task information is entered in the planning grid.  The template has some information filled in as 
a reminder of how to use the tool.  This information can be selected and cleared.  There are 
eight columns in the planning grid section. They are explained in the table below. 
Column Name  
Description 
Num 
Allows a number or character to be entered to track task order.  Can 
also be used to enter the Work Breakdown Structure (WBS) code. 
(optional) 
Subject 
The name of the task.  A short description of what is to be done. 
Owner 
The person responsible for completing or following up on the task. 
Notes 
Details of the task. (optional) 
Start Date 
Expected or assigned start date. The bars on the Gantt chart require at 
least a start date. 
Due Date 
Expected completion date. 
Date Completed 
Actual completion date. 
Status 
There are several possible statuses in the drop down list, however the 
Gantt chart only recognizes ‘completed’ and ‘in progress’.  Leave ‘not 
started’ statuses blank. 
Gantt Chart 
Gantt charts, named after Henry Gantt, display items spread over the time between two dates.  
In project management, they allow us to see the relationships between task time and the project 
as a whole.  They can also provide a visual description of project completion. 
Page 3 of 25 
VB.NET PDF Text Redact Library: select, redact text content from
VB.NET PDF - Redact PDF Text. Help Users to Redact PDF Text to Protect PDF Document in VB.NET. Overview. Redact PDF Text using VB.NET. Add necessary references:
how to select text in a pdf; text searchable pdf file
C# PDF Text Redact Library: select, redact text content from PDF
C#.NET PDF SDK - Redact PDF Text in C#.NET. C# Demo Code for Redacting PDF Text to Protect Your PDF Document in C#.NET Project. Best
convert pdf to searchable text; search pdf files for text programmatically
Using Microsoft Office to Manage Projects 
In our spreadsheet, each column represents one day.  Weekends are grayed out. The day of 
the week is at the top.  To conserve space, the date is in m/d/yy format.  The first date is 
pumpkin colored.  This field is unlocked. To use the Gantt chart, enter the Sunday of the week 
you want to start tracking.  Typically, this is the week the project begins. 
The horizontal bars crossing dates to the right correspond to the tasks at the left.  Tasks that are 
completed are gray, in progress tasks are blue, and tasks yet to start are yellow.  The right edge 
of the bar is defined by the due date until a completion date is entered. 
The window has been ‘frozen’ at the left edge of the Gantt chart.  Scrolling right moves along 
the dates, while the task information remains in place.  
The figure below is an example of a spreadsheet with new project information entered. 
Page 4 of 25 
C# HTML5 PDF Viewer SDK to view PDF document online in C#.NET
Tools Tab. Item. Name. Description. 1. Select tool. Select text and image on PDF document. 2. Hand tool. Pan around the document. Go To Tab. Item. Name. Description
search pdf files for text; how to search pdf files for text
VB.NET PDF- View PDF Online with VB.NET HTML5 PDF Viewer
Tools Tab. Item. Name. Description. 1. Select tool. Select text and image on PDF document. 2. Hand tool. Pan around the document. Go To Tab. Item. Name. Description
search pdf for text in multiple files; find and replace text in pdf
Using Microsoft Office to Manage Projects 
Task Management in Outlook 
Microsoft Outlook, in addition to Mail, Calendar, and Contacts, has a component called Tasks.  
Not only can it be used to create and track your tasks, it can be used to assign and track tasks 
you assign to others.  It must, however, be customized to be useful for project task management. 
Set up 
This is the default, minimalist 
view.  It is not particularly 
useful for managing tasks 
among different projects or 
different people, but is useful 
for managing personal tasks.   
First, you will need the Advanced Toolbar.  Go to View > Toolbars > Advanced. 
Page 5 of 25 
VB.NET PDF - View PDF with WPF PDF Viewer for VB.NET
Tools Tab. Item. Name. Description. Ⅰ. Hand. Pan around the PDF document. Ⅱ. Select. Select text and image to copy and paste using Ctrl+C and Ctrl+V.
find text in pdf image; select text pdf file
C# WPF PDF Viewer SDK to view PDF document in C#.NET
Tools Tab. Item. Name. Description. Ⅰ. Hand. Pan around the PDF document. Ⅱ. Select. Select text and image to copy and paste using Ctrl+C and Ctrl+V.
pdf editor with search and replace text; how to select text in pdf image
Using Microsoft Office to Manage Projects 
The Advanced Toolbar allows you to choose the view, enable the grouping bar, and open the 
field chooser without 
having to go to the menu or 
left navigation bar. 
Open the field chooser and add the following fields: Company, Priority, Start Date, Date 
completed, Owner, Status, and % Complete.  They can be arranged by dragging the label into 
position on the header bar.  Once there, the labels can be dragged into whatever position is 
most useful to you. 
Creating Tasks 
The task information can now be entered and edited.  These are the most common data 
elements for a task, however, if you want to see more, simply double-click on a task and a full 
Task window will open. 
Note that date fields have a calendar control at the arrow and Status is a drop down list. 
Tasks does not have a field called “Project”.  Use the Company field to name the particular 
project.  
Page 6 of 25 
C# WPF PDF Viewer SDK to annotate PDF document in C#.NET
Line color. Select the line color when drawing annotations on PDF document. Default create. Click to select drawing annotation with default properties. Text box.
search pdf documents for text; pdf searchable text
VB.NET PDF - Annotate PDF with WPF PDF Viewer for VB.NET
Line color. Select the line color when drawing annotations on PDF document. Default create. Click to select drawing annotation with default properties. Text box.
how to make pdf text searchable; convert pdf to word searchable text
Using Microsoft Office to Manage Projects 
Tasks can be sorted by clicking on any label. The arrow will show the direction of Sort 
(ascending or descending).  In this image, the Owner is sorted in ascending order.  You can 
also group on any label by dragging it to the Grouping area. 
To separate by Project, drag the Company label into the Grouping area. This will allow you to 
see all of your tasks by project.  If, instead of using the Company field, you decide to create a 
separate Tasks folder for each project, you won’t be able to see the tasks for all of your projects 
in one view. Keeping on top of the tasks will be more difficult. 
When “completed” is picked in Status, % Complete becomes 100% and the entire line is 
crossed out. 
Page 7 of 25 
Using Microsoft Office to Manage Projects 
Choosing “Task Timeline” view creates a Gantt chart of your project.  The time periods are 
editable.  Here, they are set at ‘Daily’. 
Assigning and Tracking Tasks 
Creating and tracking your own tasks is helpful, but if you are leading a project, you want to 
assign and track tasks for your entire team.  The reason to use Outlook is that task 
management is integrated with email AND is not in a separate application like HyperOffice, but 
is already in an application you use daily. 
As you create tasks, either from scratch or after importing them from Project_Template.xls (or 
MS Project for that matter), assigning them to team members within TransCare is as easy as 
right-clicking on the task and choosing ‘Assign Task’.   
CAVEAT: Don’t assign tasks in Outlook unless you know they are aware of how to use Tasks or 
you warn them and send a copy of this manual.  You will probably cause a bit of confusion. 
Page 8 of 25 
Using Microsoft Office to Manage Projects 
A Task Request opens that looks like a meeting appointment or email.  Fill it out as you would 
an email by clicking the ‘To’ button and choosing a name from the Global Address Book. 
If you haven’t already done so, enter a Due Date, Subject, and any details or notes related to 
the task.  By default the ‘Keep an updated copy of this task on my task list’ and ‘Send me a 
status report when the task is complete’ boxes are checked.  Leave them checked. Click ‘Send’. 
This warning pops up to alert you to the fact that the task will now be ‘owned’ by the receiver.  
Any updates you enter will be over-ridden by the updates from the owner.  This is fine.  The task 
is still visible in your task list.  
Page 9 of 25 
Using Microsoft Office to Manage Projects 
In fact, whenever the new task owner makes a change by entering notes or changing the 
completion percentage, you will get a notice in your email and the task in your task list will 
automatically update.  Imagine how much easier on both of you this will be to keep abreast of 
the tasks in the project.  It only requires a bit of discipline to make it a habit. 
When the task owner finishes the task and checks the Complete box or changes the % 
Complete to 100%, you will get a final Status Report. 
Page 10 of 25 
Documents you may be interested
Documents you may be interested