Figure 27 - Columns Dialog Window 
Going back to one column 
 The easiest way to undo a multi-column document is to return it to a single 
column. From the COLUMNS button in the Page Layout tab, choose the item 
One. That restores your document back to single column mode, which is how 
Word naturally creates documents. 
 When a document is split into sections, or when you have multiple column formats 
sprinkled throughout a document, the process is a little more involved: 
From the Page Setup area on the Page Layout tab, choose 
Columns→More Columns.
The Columns dialog box is displayed. 
Choose One from the Presets area. 
From the Apply To drop-down list, select Whole Document. 
Click OK. 
For more directions on columns visit: 
http://www.dummies.com/how-to/content/how-to-
insert-columns-in-a-word-2010-document.html 
Strong Contrast with the Background Color  
Individuals who have low-vision or color-blindness may have difficulty reading your documents if 
the text color does not strongly contrast with the background color. Over 5% of people have 
partial color blindness (either having difficulty distinguishing red from green, or distinguishing 
blue from yellow), and choosing poor color combinations can make reading a struggle. 
Readers with macular degeneration, glaucoma, or other eye diseases may have great difficulty 
reading text which is small or which does not contrast strongly with the background.  
The problem with colored text also arises in printing out documents on a black-and-white printer. 
If there is not enough contrast between the foreground and background colors, the words 
become extremely hard to read.  
Use text and page background color combinations of significant brightness and contrast.  
30 
Pdf search and replace text - search text inside PDF file in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Learn how to search text in PDF document and obtain text content and location information
how to select all text in pdf file; search pdf for text in multiple files
Pdf search and replace text - VB.NET PDF Text Search Library: search text inside PDF file in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Learn How to Search Text in PDF Document and Obtain Text Content and Location Information in VB.NET application
pdf text searchable; how to select text on pdf
Word does not provide an option for testing high-contrast. Use the Operating System 
display settings instead. Turn on High Contrast before starting Word. The Windows 
shortcut for switching to high-contrast mode is ALT+Left SHIFT+Print Screen. 
To produce multiple access/high-contrast documents, create a Word template that uses a 
high contrast foreground/background color combination. 
To check high contrast combinations: 
Print the document in grayscale and/or turn down the color on the computer monitor 
Examine items to ensure that there is sufficiently high contrast for elements, e.g.: 
 Table headers (text versus background fill). 
 Text in foreground versus background colors or images. 
 Text in images. 
 Watermarks versus text in foreground (the watermark should not interfere with the 
foreground text, as can happen when there is too little contrast). 
Figure 28 - Contrast Comparison 
Avoiding Colored Text  
“All the requirements for this project are in red.”  
What is wrong with this? 
Well, for one, if you are red-green color blind, you can’t tell which text is red and which is not.  
Worse still, if you are blind, you don’t see any colors. Color alone should never be used alone to 
indicate a condition or category. Make sure that text or other notation accompanies the color in 
order to communicate the category or condition the color is meant to represent.  
For example: 
All the requirements for this project are in red.  
Requirementdocuments need to follow established formats.  
Requirementthe file format for your paper must be in Word 2010 or newer.  
Requirementthe paper must be 2000 to 2500 words including a cover page.  
You should avoid the use of colored text in these circumstances. This will lead to your document 
being more usable and accessible for all readers. 
31 
C# PDF replace text Library: replace text in PDF content in C#.net
public void Replace(String oldString, String newString, RESearchOption option specified string text that match the search option from specified PDF page.
search multiple pdf files for text; find and replace text in pdf file
VB.NET PDF replace text library: replace text in PDF content in vb
NET: Replace Text in PDF File. The following coding example illustrates how to perform PDF text replacing function in your VB.NET project, according to search
search pdf documents for text; pdf make text searchable
Tables 
Microsoft Word does not provide an easy method for creating accessible tables. If you have 
complex tables it is highly recommended that a description or explanation of the table contents 
be included in the text of the document. If at all possible, construct the table so it will read 
logically from left to right, top to bottom order. 
Creating Tables  
Tables that are properly inserted and labeled, including specified row and column headers:  
Use the “INSERT TABLE” command to create properly formatted tables. 
Figure 29 - Insert Table 
Tables are Only for Tabular Data  
Screen readers expect a table structure to contain spreadsheet-like information (tabular data). It 
can become very confusing for users of screen readers if a table structure is used for page 
layout and design. It is important to restrict the use of tables to the purpose of presenting tabular 
data.  
Label the Columns  
When data must be displayed, it is important to provide appropriate column labels. Whenever 
possible, tables should be organized so that they can be read from left-to-right a single row at a 
time. Always include appropriate column headers to describe the contents of each column. 
Tables should be described in the body text of the document, just above the table, to provide an 
introduction (so that blind users know what the structure is before they start hearing the 
information from the table).
32 
C# PDF delete text Library: delete, remove text from PDF file in
option). Description: Delete specified string text that match the search option from PDF file. Parameters: Name, Description, Valid Value.
search a pdf file for text; how to make a pdf document text searchable
VB.NET PDF- View PDF Online with VB.NET HTML5 PDF Viewer
Text from PDF. Text: Search Text in PDF. Image: Extract Image from PDF. PDF Write. Text: Insert Text to PDF. Text: Delete Text from PDF. Text: Replace Text in PDF
pdf find and replace text; pdf editor with search and replace text
Check for merged or split cells in headings and rows, and if present adjust the 
table 
When merged cells are used, the number of columns or rows may not be uniform and screen 
readers will likely announce the wrong column header text with the data. Microsoft Word does 
not provide the support for header and data cell association with row and column spans that 
assistive technology needs to properly announce header cell text. The author should ensure data 
tables have a one-to-one association between data and header cells.
Table should be absent of merged cells.  When creating a PDF, if there are merged cells it will 
fail the 508 compliancy test. 
It’s best to place captions above tables, introducing the number and title of the table. 
Table 1.1 1 - Table with merged cells (X in FY 2011 and FY 2010 represents there should be no merged cells). 
Key 
Outcome 
FY 2012 
Target 
FY 2011 
FY 2010 
FY 2009 
Target 
Target 
Actual 
Target 
Actual 
$’s left 
Baseline 
Base Line 
$4,650.00 
Base Line 
$8500.00 
Baseline 
Table 1.1 2 - Table Fixed – no merged cells. 
Key 
Outcome 
FY 2012 
Target 
FY 2011 
Target 
FY 2011 
Actual 
FY 2010 
Target 
FY 2010 
Actual 
FY 2009 
Target 
$’s left 
Baseline 
Base Line 
$4,650.00 
Base Line 
$8500.00 
Baseline 
The following table shows how a table should look.  Table number, title “Fires per Region” and 
then listed below:  State, Fire Name, Acres Burned, and Ongoing.   The name of the Table is 
outside the Table in the Caption area and the table is arranged with a column representing each 
state and rows representing the fire name, acres burned, and if the fire is ongoing or not.  To 
pass the accessibility “Check” you need to have the same number of columns as you do 
rows.   
Table 1.1 3 - :  Fires per Region 
State 
Fire Name 
Acres Burned 
Ongoing 
Idaho 
Little Dino 
500 
yes 
Texas 
Big Red 
1,300 
no 
California 
Red Tree 
45 
yes 
33 
VB.NET PDF Page Replace Library: replace PDF pages in C#.net, ASP.
Text from PDF. Text: Search Text in PDF. Image: Extract Image from PDF. PDF Write. Text: Insert Text to PDF. Text: Delete Text from PDF. Text: Replace Text in PDF
find text in pdf image; pdf text select tool
C# PDF Page Replace Library: replace PDF pages in C#.net, ASP.NET
You can replace an entire PDF page with another PDF page from another PDF file. All information, data on the original page are removed, including text, images
pdf searchable text; search text in pdf image
Making a table look like it has a merged cell: UPDATED 
1.  Above your table insert a new paragraph. If you can’t get your cursor before the table add 
a page break, type the Heading, then press the delete button to bring your table back to 
that page.  
2.  With your cursor in the new heading, click on Borders in the Paragraph menu bar. 
3.  Select OUTSIDE BORDERS from the drop-down menu.   
4.  Adjust your margins to the same width as your table (it will be off just a bit, but that is 
okay). 
5. Click on Line and Paragraph Spacing in the Paragraph menu bar drop down and select 
remove space after paragraph, or select Line Spacing Options and do the next step
6.  Set line spacing to “0pts” after paragraph so the paragraph will butt to the table. 
1.   
2.  You now have an area that looks like a merged cell and will pass the accessibility test.  If you 
need to make it look like you have two or more merged cells all you have to do is set a BAR tab 
and place it on your ruler to appear in your paragraph.   
Sample:  Even though the lines are not exactly lined up it appears to be a merged cell. You can 
drag the small circle at the bottom right of the table to line up the new box above the table or use 
the margins on the ruler bar. 
Fires per State 
Fire Name, Acres Burned, Ongoing 
Montana 
Little Fire 
590 
yes 
Idaho 
Little Dino 
500 
yes 
Texas 
Big Red 
1,300 
no 
Table 1.1 4 - Fire Information (must put caption below to work with this table style) 
Other work-arounds for merged and split cell “looks” 
The table below still has three columns and 4 rows, even though it looks like one cell is split and 
the other is merged. It’s a trick. Use the BAR tab to split a cell, or remove the BORDER of a cell 
to appear merged. 
Table 1.1 5 - Merged Cell "look" 
Header 
Header 
Header  
Data 
Data 
Use BAR Tab within the cell 
to give split cell appearance. 
However, text will cross the 
lines. 
Data 
Data 
Data 
To give the appearance of a 
merged cell, use BORDERS 
drop down menu and delete 
the middle line. 
However, text will not type 
across the invisible cell 
boarder giving you a two 
column appearance.  
34 
C# HTML5 PDF Viewer SDK to view PDF document online in C#.NET
Text from PDF. Text: Search Text in PDF. Image: Extract Image from PDF. PDF Write. Text: Insert Text to PDF. Text: Delete Text from PDF. Text: Replace Text in PDF
how to select text on pdf; text searchable pdf
C# PDF Text Highlight Library: add, delete, update PDF text
Description: Highlight specified string text that match the search option from PDF file. Parameters: Name, Description, Valid Value.
how to select all text in pdf; find and replace text in pdf
Indicate the Header Rows  
A must when creating an accessible data table is to designate Column and/or Row headers. 
Identify the header row: 
1.  Select just the top row of your table, right click, and choose Table Properties
2.  Select the Row tab.  
3.  Check the box labeled “Repeat as header row at the top of each page”.  
Note: Alternate method is to select first row of table, select the table, go to Layout tab on 
menu bar and click on “Repeat as Header Rows button.  
Restrict the table cells to a single page. To do this: 
1.  Select the entire table and right click, and choose Table Properties.  
2.  Then, select the Row tab.  
3.
Finally, uncheck the box labeled “Allow rows to break across pages.” Be sure there are 
no marks inside the box. 
Attaching alternative text to a table in MS Word 
As with most objects in MS Word, you need to add alternate text to a table. MS Word allows you 
to add “title” text and “description” text. However, when converting the file to a PDF the 
description text is not always transferred. Best practice is to enter both, but double check the 
summary field in PDF.   
1.  Place the cursor in the table, left click to highlight. 
2.  Right click and select “Table Properties…” from the pop-up menu. 
3.  The table properties dialog box has 5 tabs – Table, Row, Column, Cell, Alt Text – click 
the “Alt Text” tab. Enter the table summary in the “description” field and click OK. 
Figure 30 - Insert Alt Text to Table 
35 
See the Microsoft video on adding alternative text to tables and other objects in MS Word 2010 
on the Microsoft website at: http://office.microsoft.com/en-us/powerpoint-help/add-alternative-
text-to-a-shape-picture-chart-table-smartart-graphic-or-other-object-
HA010354748.aspx?CTT=1#BM14   
Things You Should Not Do  
Do not create your table using the Draw Table tool, which is available only with the Table 
tools on the Insert ribbon.  
Do not create page layouts with tables.  
Do not merge cells, and do not split cells.  
Do not control spacing in your table with blank rows or columns. Adjust line spacing 
instead. 
Providing Unique Hyperlink Labels UPDATED 
One of the features of screen readers is that they can allow the user to hear just the hyperlinks 
on a page. This aids in navigation, since the user does not have to hear the entire page in order 
to locate the links.  
There are many varying opinions on how to display them. Some URL’s, also known as a web 
address, are very long. These can quickly clutter up a document with ugly strings of letters, 
backslashes, dots and other characters. So what’s the answer? First, always make sure the URL 
is identified. Don’t just type “Click Here”, with the link hidden.  
The problem with typing just the words like “Go to NWCG” or “Click Here,” is that assistive 
technology won’t identify the actual web address, and if the document is printed, it won’t identify 
the web address either. So what we suggest is: 
For a document with just one or two web addresses, go ahead and type the whole 
address. 
For documents with more than two web addresses or just really ugly, long strings, you 
can type the landing page web address, such as www.nwcg.gov, and in the hyperlink 
context box put in the full address that will show in Alt Text as well. At the bottom, in the 
footer, or at the back of the document you can place the complete string for printing 
purposes. This keeps your document much cleaner, it is 508 compliant, and the actual 
address is printable. 
To create a hyperlink: 
1.  Type the URL. It automatically creates the link, but you’ll want to adjust the text. 
2.  Click on the hyperlink text and go to the Insert Tab on the ribbon bar and under Links 
click on the Hyperlink button. 
3.  The Text to display box displays what is going to be seen on the page.  
4.  In the address box make sure it has the full address with the http:// included, which is 
the complete address that you want the link to take people to. 
5.  On the top right of this window is a button called Screen Tip. Click on it. 
6.  This is the Alt Text that the assistive technology will read and should say something like: 
”This link goes to …. at:”   and place the complete web address here as well. You can 
copy and paste from the address window. Click OK to leave both of these windows. 
36 
You will now see the URL in blue with an underline indicating it is a link. If you hover over the 
link, it will show the Screen Tip text with the complete address. Then remember to place the full 
URL address in the footer or at the back of your document for a printable version, if necessary. 
The following table provides some poor examples contrasted with some good examples of 
proper hyperlink links. 
Table 1.1 6 - Hyperlinks 
Poor Examples 
Problem 
Good Example 
Google search 
engine, 
click here
 
Ask search 
engine, 
click here
 
Dog Pile search 
engine, 
click here
The link titles are 
not unique. 
Search Engines to use:  
Google.com
Ask.com
DogPile.com
NWCG provides 
consistent and 
uniform guidance 
to the National 
Wildfire 
Coordinating 
Group (NWCG) 
organization… 
More information 
on the fire website 
at NWCG
.
When materials 
are printed on a 
photocopier, the 
URL cannot be 
followed if its full 
string is not 
visible.  
NWCG provides consistent and uniform guidance to 
to 
the National Wildfire Coordinating Group (NWCG) 
organization… More information is available 
at: 
http://www.nwcg.gov
Link 1 
Link titles are not 
ot 
descriptive of the 
underlying 
content. 
NWCG Mission Statement at:
http://www.nwcg.gov/nwcg_admin/organize.htm#Mission 
Forms  
According to Section 508 Guidelines, when electronic forms are designed to be completed 
online, the form shall allow people using assistive technology to access the information, field 
elements, and functionality required for completion and submission of the form, including all 
directions and cues.  
Form layouts are typically created in Word first, then often saved as a PDF but, to be compliant, 
they must have tooltips associated with a field. Tooltips can be created within the originating 
document, but can also be added to the completed PDF. 
Note; MS Word document form fields will not transfer to PDF. Form fields must be set in Adobe 
Acrobat for fillable PDF forms.  
37 
From MS Word, first make sure the Developer Options is turned on by 
selecting File>Options>Customize the Ribbon. In the right hand column drop-down titled 
Main Tabs” check the box next to Developer. Click OK.
1.  Open the form in Word as you normally would.  
2.  Highlight the field you want to use as a form field.  
3.  Select the Rich Text Content Control button.  A properly tagged field will be added to 
the document. Repeat the process for each remaining field.  
From Adobe Acrobat, first save the Word document as a PDF.  
1.  Open the PDF in Adobe Acrobat. 
2.  Choose Tools>Forms and “Create.” 
3.  Choose “Create from Existing Document.” 
4.  Select each fillable box and right click Properties and add Title and Tooltip. The Tooltip 
should match the Title. 
5.  See PDF Checking and Problem Solving>Forms for how to fine tune your Acrobat PDF 
Fillable Form. 
Saving as a Template and Create Editable Regions NEW 
Templates are a huge time saver, especially if you have repetitious documents that need to 
maintain a standard look regardless of who prepares them. There’s no need to reinvent the 
wheel every time.  
1.  Save the document as a template first.  
2.  Go to the File Tab and Save As, choose Word Template in the drop down and select 
the folder location where you want to store your documents. Think about creating a 
Template folder. We also suggest adding the word Template to the end of your document 
name and keep an original separate, especially if you will be adding a password to 
protect the template document from being edited. If you lose the password, you will not 
be able to open the document. We suggest you keep your original unlocked. 
3.  If you think some people are still working in older versions of Word you can save it as a 
Word 97-2003 Template. 
That is how to save a basic template. However, you may want to add content controls or restrict 
editing of certain areas. All these can be found on the Developer Tab on the Ribbon bar. 
1.  Go to the Developer Tab on the ribbon bar. If you don’t see the Developer Tab, go to 
the File Tab, select Options, and under Customize Ribbon check the developer box on 
the right panel, and click OK
2.  The Controls Group  has several options. The colored double Aa is Rich Text. The plain 
double Aa is of course Plain Text. Next to that is the Picture Content control. There’s a 
Building Block, a Combo Box, a Dropdown Menu, a Date Picker, a Checkbox, and a 
group of legacy tools if you are editing an older document that used Controls. There is 
also a Design Mode, a Properties, and Group option.  
3.  Select the text or images you want to protect or you can add a text control box. 
4.  Now on the Developer Tab in the Controls Group select the colored double Aa to add a 
Rich Text Control. This places a text box on your document – these don’t appear to 
cause 508 errors. If you want to add instructions on how to fill out the content of the text 
box, select the Text Box and in the Control Group on the ribbon bar select Design 
Mode. You should now see new chevron boxes on each side of the text inside the text 
38 
box. Highlight the current text and replace it with whatever you want to say. Now click the 
design mode button to unhighlight. 
5.  If you want the placeholder text to disappear when the user types, click inside the Text 
Box, and on the ribbon bar click on the Properties button in the Control Group and 
select “Remove content control when contents are edited.” And click OK. 
6.  To restrict editing to only the areas you want users to be able to change, go to the 
Developer Tab on the ribbon bar, and under the  Protect Group select Restrict Editing
which opens a new panel on the right side of the window. By holding our control key 
down, we can select individual areas from anywhere on the page.  
7.  On the right side of our screen Under Step 2 in the restrict formatting panel put a check 
in the “Allow only this type of editing in the document,” then choose “No changes 
(read only)” in the drop down. Now, under the exceptions, put a check in the box next to 
Everyone.” In step 3 say “yes , start enforcing protection” and add a password.  
8.  If you click anywhere on the screen to unselect our items, you’ll see the editable areas 
are highlighted in yellow. Editable regions can be anything on the page: headings, body 
text, tables, images, etcetera. 
9.  Go to File and Save As, make sure it is a Word Template format, and make sure you 
add the word “template ” to the end of the file name. 
Tada, you now have a document you can share with others that you can be confident will only be 
edited in the areas you have specified. Remember though, if you are sending PDFs that you 
need assistance with making 508 compliant you must provide us with the password. We can’t do 
anything with locked documents.  
Is Your Document Compliant? 
MS Word has a feature that checks to see if your document has been formatted properly for 508 
compliance. However, it’s a good idea to use the MS Word 508 Checklist at the end of this 
chapter to double check your document against the list, and fix those items you may have 
missed before running the following checks.  
Check Your Document For Accessibility: 
1.  Click on File
2.  In the middle column under “Information about Procedures & Guidelines” click 
on Check for Issues Icon 
3.  Click on “Check for Accessibility.” 
4.  A screen will appear on the right side of the screen. 
5.  This will list your Inspection results for the document you have created. 
If there are errors click on each error and see what you need to do to correct the error. 
39 
Documents you may be interested
Documents you may be interested