PDF Forms 
Advantages and application possibilities of electronic forms in PDF 
format 
White Paper 
Copyright 2002-2009 soft Xpansion GmbH & Co. KG 
Pdf text select tool - search text inside PDF file in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Learn how to search text in PDF document and obtain text content and location information
how to select text in pdf reader; select text in pdf file
Pdf text select tool - VB.NET PDF Text Search Library: search text inside PDF file in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Learn How to Search Text in PDF Document and Obtain Text Content and Location Information in VB.NET application
pdf find text; pdf find highlighted text
White Paper 
PDF Forms 
Table of Contents 
Usage of Forms .................................................................................................. 2 
Electronic Forms and their Advantages ............................................................ 2 
Requirements to the Electronic Forms .............................................................. 3 
Basis of PDF Forms ............................................................................................. 4 
Structure of PDF Forms ...................................................................................... 5 
Form Design ....................................................................................................... 6 
FDF (Forms Data Format) ................................................................................... 9 
XFA Forms ........................................................................................................ 10 
Filling and Usage of Forms .............................................................................. 10 
Example of a PDF Form.................................................................................... 11 
C# HTML5 PDF Viewer SDK to view PDF document online in C#.NET
Tools Tab. Item. Name. Description. 1. Select tool. Select text and image on PDF document. 2. Hand tool. Pan around the document. Go To Tab. Item. Name. Description
search pdf files for text; find and replace text in pdf
VB.NET PDF- View PDF Online with VB.NET HTML5 PDF Viewer
Tools Tab. Item. Name. Description. 1. Select tool. Select text and image on PDF document. 2. Hand tool. Pan around the document. Go To Tab. Item. Name. Description
pdf editor with search and replace text; search text in pdf image
White Paper 
PDF Forms 
USAGE OF FORMS 
Forms provide a standardization of written communication between the involved 
people, enterprises, institutions and authorities. From the technical point of view they 
serve the standardized collecting and displaying of data and information. Many 
contracts are based on forms, for example, the standard automobile commercial 
contracts, which are offered in the stationery-specialised trade or by the car clubs, or 
contracts of insurance. Besides, the written communication between a citizen and the 
state or the administration generally occurs on the basis of forms. So most applications, 
submitted by a citizen to an institution, are form-based. In the communication with 
authorities there is a huge amount of official templates or forms, and they should be 
used to keep to the given form, provided by legal rules. 
ELECTRONIC FORMS AND THEIR ADVANTAGES 
While the usage of paper forms became usual long ago, electronic forms could gain in 
importance only since the personal computers began to spread. Electronic forms have a 
row of advantages compared with paper forms: 
Price reduction
– the production expenses for the printing of forms on paper 
are missing. Modifications and updates of forms cause lower expenses. 
Transport expenses can be cancelled or reduced to a fraction of the logistics 
costs for paper forms. Storage and disposal expenses are missing. 
Higher availability
– if electronic forms can be accessed online (over the 
Internet), they are available round-the-clock, everywhere and in any quantity. 
Restrictions of availability by opening time and office hours of authorities and 
enterprises are missing. 
Easier usability & avoidance of errors
– electronic forms are easier to fill, they 
make the work easier, for example, by included calculations, validity check, 
plausibility and completeness of the inputs. Owing to that it is possible to 
avoid the input errors or absence of entries. Besides, possible input values can 
be given and integrated into electronic forms for the field-related help in 
filling. 
Transferability into the "classical" form
– electronic forms can be easily 
printed on paper as empty templates or after they are filled on a computer. 
And vice versa paper forms can be digitized, though their subsequent 
processing will have the disadvantages described in the following item. 
Direct processing of data (simpler workflow)
– the data entered in electronic 
forms can be sent directly computer-based to the connected applications (for 
example, data bases, table calculation programs or e-mail software) or/and 
from one person to another and be processed there. Manual typing, 
automatic reading (scanner and OCR software) of the entered data or physical 
VB.NET PDF Page Extract Library: copy, paste, cut PDF pages in vb.
and use the PDF page(s) extraction tool. As String = Program.RootPath + "\\" 1.pdf" Dim doc As PDFDocument = New PDFDocument(inputFilePath) ' Select pages.
find and replace text in pdf file; search multiple pdf files for text
C# WPF PDF Viewer SDK to annotate PDF document in C#.NET
Default create. Click to select drawing annotation with default properties. Other Tab. 17. Text box. Click to add a text box to specific location on PDF page.
pdf searchable text; how to make a pdf file text searchable
White Paper 
PDF Forms 
transfer of the filled forms (for example, by post) – things necessary for the 
additional digitization of paper forms, are missing. This saves time, eliminates 
possible sources of errors (read errors, in particular in handwritten entries) 
and requires no special hardware and software. 
Easy usage of available data
– in connected applications the available data 
can be automatically transferred into electronic forms. For example, after the 
input of a personal number, insurance number or tax number the name and 
the address information will be entered automatically. 
"Offline" or "online" filling
- electronic forms can be filled offline (without 
direct connection to the processing system) and online (with direct connection 
to the processing system). 
No quality loss at copying
– the disadvantage of form copies, which often 
have worse readability, is missing. 
Lower loss risk
– the risk of loss or mistreatment, which exists on the route of a 
physical transfer, is missing. 
REQUIREMENTS TO THE ELECTRONIC FORMS 
Good readability and clarity: electronic forms will be filled on a computer 
screen. Therefore, the form representation should offer good readability and 
clarity. Besides, it should be considered that on many usual monitors and 
resolutions most forms should be scrolled at least vertically (that is paged 
from top to bottom) to be able to edit them completely, because they are 
based on the paper format A4. 
Field-related assistance at the input. 
Check of completeness and plausibility of the input. 
Default values and entries to choose. 
Ability of printing, that is to convert an electronic form into a paper form. 
Saving of the filled form should be possible, to be also able to change the 
input later. 
If several forms with the same basic data (for example, name and address) 
should be filled, there should be an ability to transfer this basic data 
comfortably (with few mouse clicks or automatically) into new forms, so that 
multiple inputs of the same data are not necessary. 
If the electronic forms are of a legally binding type, there should be an ability 
to sign them with a digital signature or print them for a manual signature. 
Digital signatures confirm the identity of a person who has filled the form 
and the integrity of the form contents to verify that the form and its contents 
were not changed. 
The application of electronic forms should be available for a highest possible 
number of users. The forms should be presented in a widespread (technical) 
format and be set on nearly all-available operating systems. 
VB.NET PDF - Annotate PDF with WPF PDF Viewer for VB.NET
Default create. Click to select drawing annotation with default properties. Other Tab. 17. Text box. Click to add a text box to specific location on PDF page.
pdf find and replace text; how to select all text in pdf file
C# HTML5 Viewer: Load, View, Convert, Annotate and Edit OpenOffice
Office PowerPoint (.ppt, .pptx) on webpage, Convert CSV to PDF file online C#.NET RasterEdge HTML5 Viewer particular text tool can select text on all
how to select text in pdf and copy; pdf text searchable
White Paper 
PDF Forms 
Format loyalty: electronic forms should always show the same skin 
(formatting etc.) regardless of the technical equipment of the user and 
therein fulfill the same requirements as the paper forms. 
The necessity to fulfill the two last requirements will offer a format for the document-
based electronic communication, established during the last 10 years: the PDF, which 
was developed by the Adobe Systems company. 
BASIS OF PDF FORMS 
Today the electronic forms are widespread as PDF files for several reasons: 
10 years ago talks on the openness of the PDF format and an extensively documented 
specification, and then on the standardization of PDF appeared. Other arguments for 
PDF were the flexibility of the technical requirements and the possible functionalities. 
All this is still true and important even today, but, in addition, PDF has matured 
meanwhile into a de facto-standard. The file format is very popular and well 
established, which favors its progressive spreading and forces its further propagation. 
Nowadays one can hardly imagine a computer without PDF software: at least for 
reading and printing of the documents nearly every computer user uses the PDF format. 
And this independently of the installed operating system. The number of PDF tools will 
further grow. Thereby the most important problem of digital documents can be solved 
- a trouble-free transferability: the contents of a document can be at least read on 
every computer because of the standardization of the format, and this also long time 
after its creation. 
The technical structure of the PDF format considers the great importance of the 
transferability of documents: 
A large quantity of supported fonts 
Functions for the embedding of fonts in a document 
Varied compression algorithms, among the rest, special computing methods 
for images (for example, JPEG with different quality levels or JBIG2 for 
monochrome pictures) 
Support of several color space types (for example, RGB, CMYK) 
As files can be embedded in the PDF documents in any format, it is easier to manage 
images of different types in a document workflow: it is much easier to administer and 
to keep only one file for a document than several files connected with each other. 
Besides, XML metadata can be used in a PDF document and can be connected with 
different objects in the document. This extends the possibilities for the integration of 
non-visual data in a PDF document. 
VB.NET PowerPoint: VB Codes to Create Linear and 2D Barcodes on
then apply PPT slide getting method to select the target PowerPoint PDF 417 barcode library is a mature and offers users the human readable text setting option
pdf text search; can't select text in pdf file
TIFF to PDF Converter | Convert TIFF to PDF, Convert PDF to TIFF
for TIFF-PDF Conversion; Able to preserve text and PDF Open TIFF to PDF Converter first; Load a TIFF Select "Convert to PDF"; Select "Start" to start conversion
how to select all text in pdf; how to select text in pdf
White Paper 
PDF Forms 
A lot of attention was paid to the security of the document contents and its proper use 
in the PDF format. At the work with PDF documents the encryption algorithm can be 
set by the author of the document and by the software developer, who integrates PDF 
into his applications. As an alternative to the long-term used RSA algorithm a modern 
AES algorithm is offered. 
The PDF format provides a selection of hash- and sign algorithms as well as the 
integration of the signature directly into the PDF file. At this point it should be noted 
that with the possibility of authentication of digital documents by means of a digital 
signature an important function has appeared, which plays the determining role for the 
propagation of digital documents on PDF base. 
Besides, the use of electronic PDF forms offline as well as online over the Internet is 
possible. A huge number of programs can perform the creation of PDF forms, and that 
is not only the software by Adobe, but for example, Perfect PDF Premium
. Besides, 
there are some programs, the so-called PDF viewers, which are used not for the 
creation, but for the displaying and filling of PDF files and forms, for example, Perfect 
PDF Reader
Basically there is a possibility to convert an available electronic document (for example, 
a PDF, a Microsoft Word or Excel document) into a PDF form, to scan a paper form and 
convert it into a PDF form or to create a completely new PDF form. 
Static or dynamic forms can be created according to the used PDF software. The latter 
customize themselves while filling according to the data volume and user's operations. 
So the size of fields can be customized, for example, according to the number of entries 
or length of the entered text. 
STRUCTURE OF PDF FORMS 
As a rule the PDF forms consist of form fields and control elements. Form fields can be 
seen as a container for the data entered and available in a form. Control elements are 
the visible correspondence of the form fields in a document. They allow the production 
of interactive PDF forms. A division into form fields and control elements is necessary 
because several control elements can be associated with a form field to arrange 
incorporated alternative selection options in a group. This way, for example, the 
mutually exclusive alternatives, represented in a document by several selection buttons
can be grouped. 
The above-mentioned Perfect PDF 5 Premium
at the insertion of a field automatically 
produces a connection with a control element: when a form field or a control element 
is added, the other form object type will be also added automatically. Then on the 
second step a control element can be associated with another form field in the control 
element properties by changing the field name of the control element. So it is possible 
XDoc.HTML5 Viewer for .NET, All Mature Features Introductions
NET developers to search text-based documents, like PDF, Microsoft Office The well built-in text search tool is compatible with most Text Select, Copy & Paste.
select text pdf file; converting pdf to searchable text format
VB.NET PDF - Convert PDF Online with VB.NET HTML5 PDF Viewer
tiff, VB.NET read PDF, VB.NET convert PDF to text, VB.NET Export PDF to Tiff file. Users are allowed to set scaling value and select compress mode: UnCompressed
how to search pdf files for text; search a pdf file for text
White Paper 
PDF Forms 
to assign the same field names to several control elements and arrange them into a 
group. Besides, it is possible to set the view of the visible elements (size, position and 
other) in the control element properties. The form field properties also determine, for 
example, whether a form (field) can be filled interactively on a computer or whether a 
form should be printed and filled by hand. 
FORM DESIGN 
For form fields and control elements in PDF software mostly the position (the absolute 
alignment in a form and the relative position to each other) and size as well as the 
possible types can be selected or placed on the form sheet. The different form field and 
control element types are explained below. 
Moreover, it is possible to set events and actions for all control elements except for 
signature fields in most PDF programs. "Events and Actions" specify, which action 
should be executed by which event, enabled by the use of a control element. Events are 
triggers for actions. So, for example, an event "Click on the sending button and release 
of the mouse button" triggers an action "Send form" (send certain field contents in a 
certain sending format to a given Internet address). Also several operations can be 
associated with an event. 
Events can be: released mouse button, pressed mouse button, mouse on/off an object, 
keystroke, opening/closing of the form page. Then the following actions can be 
triggered, for example: go to a page, go to a page in a file, go to an Internet address, 
open an application or a file, execute a JavaScript code (for example, for calculations or 
validations). 
Control element types 
Text field
White Paper 
PDF Forms 
In text fields an information as for example a name or an address is entered. It also 
allows the insertion of texts from the Windows clipboard. Digits, letters or both can be 
used. 
Some possible options for the definition of text fields are: name, standard text (before 
filling), text length limit, multiline entries, password (entries are shown as asterisks), 
RTF formatting (bold, italic) allowed or not, spellchecker, design of the text field (color 
and alignment of text, color of the background, border), font. 
Flag
This control element serves for the activation or deactivation of functions, properties or 
elements. Several flags in a form are used in contrast to the selection buttons, 
explained below, and are used as a rule for non-alternative, non-excluding each other 
selection possibilities. By reason of this any number of them can usually be selected 
(activated). 
Some possible options for the definition of a flag are: name, one is activated by default; 
design (color, border, icon type, alignment). 
Selection button
White Paper 
PDF Forms 
Selection buttons or option fields serve for the selection of settings or data from several 
alternatives. At least one of the options can be (or should be) activated. Selection 
buttons with the same field name form a group. 
Some possible options for the definition of selection buttons are: name, one is activated 
by default, design (color, border, icon type, alignment), whether one option should be 
always selected or not. 
Combination field
In combination fields a person that is filling a form can select an element from a pop-up 
menu or enter an own value, provided that at the creation of a form an option was 
activated for the "free" input. 
Some possible options for the definition of combination fields are: spellchecker, user 
may enter own texts (not only given texts can be selected), define list elements, that is 
specify the elements, which a person that is filling a form should find in the pop-up 
menu as selection alternatives, design (color, border, alignment, font). 
Selection list
White Paper 
PDF Forms 
This control element indicates a list of options for the selection. It resembles 
combination fields. However, the following properties are valid especially for the 
selection lists: 
The elements of a selection list are available to the user in an always-visible 
list and it is not necessary to activate them in a pop-up menu. 
A user cannot change selection lists by the input of own texts. 
Additional property "Multiple selection": a person that is filling a form can 
select several list elements in selection lists at the same time, if this option was 
activated at the creation of a form. 
Button
If buttons are integrated into forms, they allow the user an interaction, which is 
performed by pure filling in the narrower sense. Pressing the buttons can be linked 
with a row of actions, so, for example, with opening of any file, with the playback of a 
sound file or video file or with the sending of data to a web server. Besides, buttons can 
be provided with pictures, text and visual modifications on a mouse movement and 
according to its state (among the rest, "pressed" or "not pressed"). Some possible 
options for the definition of buttons are: name, design (color, border, alignment, font), 
and text on a button. 
Signature field
With a signature field the users can sign a PDF form – either with a digital signature or 
with a classical signature by hand. In the second case an area intended for that, a 
signature line or a signature box will be simply included into the form. 
FDF (FORMS DATA FORMAT) 
FDF is one of the file formats, developed by Adobe and introduced in the PDF 
specification
1
1.2, which is based on the PDF format, but has an easier file structure 
than PDF. It is used for interactive form data within a PDF file. With FDF the form data 
from a PDF file can be sent to a web server, update information can be received and 
pasted into the form. Besides, the form data will be saved separately from the PDF 
1
Currently the specification 1.7 is valid with some extensions. Details to the PDF specification and the specification itself can 
be found on the Adobe web site on http://www.adobe.com/devnet/pdf/pdf_reference.html.
Documents you may be interested
Documents you may be interested