PDF Converter for SharePoint - User Guide
PDF Converter for SharePoint - User Guide - Version  8.0 - 15/10/15 
© Copyright 2015, Muhimbi Ltd 
Page 11 of 140 
When using the PDF Converter in combination with SharePoint 2010 / 2013 
then a selection of files and folders can be converted / merged by selecting 
them and choosing Convert to PDF in the Ribbon. 
If  the Muhimbi.PDFConverter.ConvertAndDownload.Site  Feature  is  enabled 
on  a site collection then a Download as PDF  option is added to both  the 
SharePoint ribbon as well as the file Context Menu.  
Download  as PDF works similar to  Convert to PDF except that it opens / 
downloads  the  PDF  file  on  the  local  machine  rather  than  saving  it  to 
SharePoint. 
2.2  Converting an entire folder 
Converting an entire folder to PDF format works similar to converting a single 
file: 
1.  Navigate to the Document Library that contains the folder to convert. 
2.  Open 
the context menu (See screenshot below) and select ‘Convert to 
PDF’
Pdf text search - search text inside PDF file in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Learn how to search text in PDF document and obtain text content and location information
how to search text in pdf document; find text in pdf files
Pdf text search - VB.NET PDF Text Search Library: search text inside PDF file in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Learn How to Search Text in PDF Document and Obtain Text Content and Location Information in VB.NET application
search pdf files for text; convert a scanned pdf to searchable text
PDF Converter for SharePoint - User Guide
PDF Converter for SharePoint - User Guide - Version  8.0 - 15/10/15 
© Copyright 2015, Muhimbi Ltd 
Page 12 of 140 
3.  Specify if you want to convert subfolders as well. Note that this may take a 
long time depending on how many files are in the folder hierarchy. 
4.  Review  the  other  settings  and  click  the 
Convert
button  to  start  the 
conversion process. 
5.  Verify the files have been converted without errors. 
6. 
Click  the  ‘
Destination  Library
’  to  go  to  the  directory  that  holds  the 
converted PDF files. 
Rather than using the context menu of the folder to convert, you can also 
open the folder and select ‘Convert to PDF’ from the Actions menu.
Please 
note that this menu is only available in SharePoint 2010 when running with the 
SharePoint 2007 ‘look and feel’.
Although the Convert to PDF function works fine with folders, the Download as 
PDF feature cannot be used on folders. 
2.3  Converting an entire document library 
Although it is possible to convert an entire document library in one go, it may 
take a long time to complete, or even time out, if it contains many files. You 
will automatically receive a warning if there are many files in the library. 
Convert the entire document library as follows: 
1.  Navigate to the root folder of the document library to convert. 
2. 
Select ‘
Convert to PDF
’ from the Actions menu (See screenshot bel
ow). 
3.  Specify if you want to convert subfolders as well.  
4. 
Review  the  other  settings  and  click  the  ‘
Convert
’  button  to  start  the 
conversion process. 
C# Word - Search and Find Text in Word
C# Word - Search and Find Text in Word. Learn How to Search Text in PDF Document and Obtain Text Content and Location Information. Overview.
how to select text in pdf image; pdf find text
C# PowerPoint - Search and Find Text in PowerPoint
C# PowerPoint - Search and Find Text in PowerPoint. Learn How to Search Text in PDF Document and Obtain Text Content and Location Information. Overview.
convert pdf to word searchable text; search text in multiple pdf
PDF Converter for SharePoint - User Guide
PDF Converter for SharePoint - User Guide - Version  8.0 - 15/10/15 
© Copyright 2015, Muhimbi Ltd 
Page 13 of 140 
5.  Verify the files have been converted without errors. 
6. 
Click  the  ‘
Destination  Library
’  to  go  to  the  directo
ry  that  holds  the 
converted PDF files. 
Please note that this menu option is not available in SharePoint 2010 / 2013. 
Select all files and u
se the ‘Convert to PDF’ option instead.
2.4  Writing the converted file to a different location 
By default PDF files are written to the same folder the source files are located 
in. However,  it is possible  to  specify  a different  folder,  different document 
library, different site or even a different site collection to write the converted 
PDF files to. 
To specify a different folder, open the PDF Conversion screen and specify the 
destination folder. When the site  is hosted  on MOSS  / SharePoint server, 
rather than the free WSS / Foundation server, then a user friendly Browse 
button  is  available  which  allows folders or  sites  to  be  selected  within  the 
current site collection. 
Browse for a destination folder (MOSS / Server 2010 & 2013 only) 
If the Browse button is not available or the destination folder is located in a 
different  site  collection  then  the  destination  path  will  need  to  be  entered 
manually. The format is as follows: 
1.  A folder in the current site collection: Document Library Name/Folder path. 
E.g.  
Shared Documents/PDF Files 
C# PDF delete text Library: delete, remove text from PDF file in
The following C# coding example illustrates how to perform PDF text deleting function in your .NET project, according to search option. // Open a document.
select text pdf file; search pdf files for text programmatically
C# PDF replace text Library: replace text in PDF content in C#.net
The following C# coding example illustrates how to perform PDF text replacing function in your .NET project, according to search option. // Open a document.
pdf searchable text converter; find text in pdf image
PDF Converter for SharePoint - User Guide
PDF Converter for SharePoint - User Guide - Version  8.0 - 15/10/15 
© Copyright 2015, Muhimbi Ltd 
Page 14 of 140 
2.  A folder in the different site collection: Absolute path to Site Collection/ 
Document Library Name/Folder path
3
E.g. 
/sites/Press Office/Shared Documents/PDF Files 
For more details about specifying paths see Appendix - Specifying path and 
file names
If the files are always written to the same directory then it may be a good idea 
to click Remember this path to automatically default to whatever custom path 
was  last  entered. Note  that these  settings are  remembered  per  user and 
stored at the Site collection level.  
Clearing  the Remember this path  checkbox  will  automatically  forget  the 
settings during future conversions.  
Please note that SharePoint 2010 / 2013 Document Sets can be used as a 
source as well as a destination for PDF Conversion. They work exactly the 
same as folders. 
3
Please do not include ‘http://’ and the domain name in the absolute path. Absolute paths always start 
with ‘/’. For details see 
Appendix - 
VB.NET PDF replace text library: replace text in PDF content in vb
The following coding example illustrates how to perform PDF text replacing function in your VB.NET project, according to search option.
text searchable pdf; converting pdf to searchable text format
VB.NET PDF- View PDF Online with VB.NET HTML5 PDF Viewer
PDF Read. Text: Extract Text from PDF. Text: Search Text in PDF. Image: Extract Image from PDF. Easy to search PDF text in whole PDF document.
cannot select text in pdf file; searching pdf files for text
PDF Converter for SharePoint - User Guide
PDF Converter for SharePoint - User Guide - Version  8.0 - 15/10/15 
© Copyright 2015, Muhimbi Ltd 
Page 15 of 140 
2.5 
Working with the ‘Conversion Results’ screen
The Conversion Results screen contains functionality to simplify dealing with a 
large number of converted documents. 
The following features are available: 
1. Filter by column: Click on the header of the column to filter on and select 
the value to 
filter for. For example select ‘Error’ in the ‘Status’ column to 
generate  an  overview  of  all  files  that  caused  an  error  during  the 
conversion process. 
2. Sort by column: Click on the header of a column to sort its contents 
either in Ascending or Descending o
rder. For example click on the ‘Source 
Path’ column to group all documents by folder.
3. Jump to destination folder: 
Click  the  ‘
Destination  Library
’  button  to 
navigate to the folder the PDF file was written to. This is particularly useful 
when  a  different  destination  folder  has  been  specified  during  the 
conversion process. 
4. Page through results: A pager is  automatically displayed  when more 
than 100 files have been converted.  
C# PDF Text Highlight Library: add, delete, update PDF text
The following C# coding example illustrates how to perform PDF text highlight function in your .NET project, according to search option. // Open a document.
pdf text search; find and replace text in pdf file
C# HTML5 PDF Viewer SDK to view PDF document online in C#.NET
Page: Rotate a PDF Page. PDF Read. Text: Extract Text from PDF. Text: Search Text in PDF. Easy to search PDF text in whole PDF document.
search pdf for text; search text in pdf using java
PDF Converter for SharePoint - User Guide
PDF Converter for SharePoint - User Guide - Version  8.0 - 15/10/15 
© Copyright 2015, Muhimbi Ltd 
Page 16 of 140 
 Converting documents via a SharePoint workflow 
The  PDF  Converter  for  SharePoint  comes  with  a  number  of Workflow 
Activities including one that can be used to convert documents as part of a 
SharePoint Designer (SPD) workflow. What follows is an example of how to 
create a simple workflow in SharePoint Designer, which converts a file to PDF 
format as soon as it has been approved.  
The legacy SharePoint 2007/2010 workflow engine is fully supported, as is the 
optional Workflow Manager introduced in SharePoint 2013, see this post
.  
Before  you start,  make sure  the  PDF  Converter  for  SharePoint  has been 
installed and you have access to a site collection with the appropriate rights to 
create  workflows.  Some  basic  knowledge  about  creating  and  configuring 
document libraries is assumed. 
Another, even more basic, example can be found in our Knowledge Base
.  
3.1  Create and configure the Document Library  
1.  Create a document library named Important Documents.  
2.  Once created, enable Requires content approval 
on the library’s 
Settings > 
Document Library Settings > Versioning Settings screen.  
3.  In  the document library, create two folders: Confidential Proposals and 
Approved PDF Files
3.2  Create and configure the work flow  
1.  Start SharePoint Designer and open the site collection that contains the 
Important Documents library.  
2.  From the File menu select New > Workflow.  
3.  On the first screen of the Workflow wizard, specify the following settings:  
a.  Name the workflow Convert Approved documents to PDF Format.  
b.  Select the Important Documents list.  
c.  When creating a SharePoint Designer Workflow in SharePoint 2013 
then please select Platform Type: SharePoint 2010 Workflow. 
d.  Select  the  2nd  and  3rd  checkboxes  to  make sure  the  workflow  is 
triggered whenever a document is created or (its status) is updated.  
PDF Converter for SharePoint - User Guide
PDF Converter for SharePoint - User Guide - Version  8.0 - 15/10/15 
© Copyright 2015, Muhimbi Ltd 
Page 17 of 140 
e.  Click the Next button to proceed. 
4. 
We are now ready to create the workflow. From the ‘Conditions’ menu 
select ‘Compare any data source’. This inserts the ‘If 
value
equals
value
’ 
condition.  
5.  Click on the first value followed by the display data binding (fx) button.  
6.  Select Current Item as the Source and select Approval Status in the field. 
Click the OK button to continue.  
7.  Click on the second value and select Approved from the list.     
To avoid that the same workflow is executed on the converted PDF file after 
the conversion has taken place, we need to specifically exclude pdf files as 
follows:    
1.  Add another Compare any data source condition.  
2.  Click on the first value followed by the display data binding (fx) button.  
3.  Select Current Item as the Source and select File Type in the Field. Click 
the OK button to continue.  
4.  Click equals and change it to not equals.  
5.  Click on the second value and enter pdf. (Do not prefix the extension with 
a period ‘.’).
With the Conditions in place we can now add the Actions, which is where the 
magic happens. 
1.  From the Actions menu, select Convert to PDF. It may be hidden behind 
the More Actions option.  
2.  The following action is inserted:  
Convert this document
to this url
using the same file name
and include / 
exclude
meta data. Store the converted item details in List ID: Variable: 
List ID
, Item ID: Variable: List Item ID
.  
Let’s examine what the vario
us options mean:  
a.  this document
 Specify which document to convert. Select the option 
and make sure Current Item is selected.  
b.  this url
: Specify the location the converted file will be written to. The 
following options are available:  
i.  Leave  it  empty:  When  no  value  is specified  then  the  converted 
document is written to the same folder as where the source file is 
located.  
ii.  Site Relative URL
4
: By specifying a URL relative to the current site, 
e.g. subsite/shared documents/PDF Files, any folder location in the 
current site collection can be targeted. This is the option we want 
to use so enter 
Important Documents/Approved PDF Files
.  
4
For more details see 2.4 Writing the converted file to a different location
PDF Converter for SharePoint - User Guide
PDF Converter for SharePoint - User Guide - Version  8.0 - 15/10/15 
© Copyright 2015, Muhimbi Ltd 
Page 18 of 140 
iii. Web Application relative URL
5
: Using a URL that is relative to the 
entire web application, e.g. /sites/Press Office/Public Documents/To 
Distribute, any folder location in any site collection can be targeted.  
For more details see Appendix - Specifying path and file names
c.  the same file name
: The name of the converted file can be specified 
h
ere. In our case we’ll leave it empty to make sure we use the same 
name as the original document.  
d.  include / exclude meta data
: In case of sensitive documents we may 
want to strip any custom SharePoint columns from the file. Assuming 
that our document library contains a column Yearly sales forecast, we 
want to select Exclude
e.  Variable:  List  ID
 A  new  workflow  variable  named List ID  is 
automatically created. After the file has been converted, this variable 
will contain the ID of the list the converted file was saved to. This can 
later be fed into another action in order to manipulate this file further.  
f.  Variable: List Item ID
: A new workflow variable named ‘List Item ID’ is 
automatically created. After the file has been converted, this variable 
will contain the ID of the item the converted file was saved to. This can 
later be fed into another action in order to manipulate this file further.  
3.  Insert a new action named Log to History List and enter File converted to 
PDF Format.  
4.  Insert a new action named Update List Item and click this list
. We are now 
going to automatically mark the converted PDF file as approved.  
a.  From the List dropdown select Important Documents.  
b.  Click the Add button and set the field to Approval Status and the value 
to Approved.  Click OKPlease note that things have changed in 
SharePoint 2010 & 2013, it is no longer possible to set the value of the 
µApproved¶ field. For details and a workaround 
see this thread on our 
forums
c.  In the Find the List Item area set the field to Important Documents:ID .  
d.  Click the fx button next to Value, specify Workflow Data as the Source 
and set the field to Variable: List Item ID. Click OK.  
e.  Click OK again to return to the Workflow Designer. It should look like 
the image below. 
Click the Finish button to activate the workflow. 
5
Please do not include ‘http://’ and the domain name in the absolute path. Absolute paths always start 
with ‘/’
. For details see Appendix - 
PDF Converter for SharePoint - User Guide
PDF Converter for SharePoint - User Guide - Version  8.0 - 15/10/15 
© Copyright 2015, Muhimbi Ltd 
Page 19 of 140 
3.3  Testing the workflow 
The workflow can be tested as follows: create or upload an MS-Word file to 
the Confidential Proposals folder. From the context menu select Approve / 
Reject and approve the file. 
This will automatically start the workflow and after a few seconds the Workflow 
status should change to Completed as shown in the screenshot below. 
Once  the  workflow  has  completed,  you  will  find  the  PDF  version  of  the 
document in the Approved PDF Files folder. 
If an error occurs during the execution of the workflow then have a look at the 
following: 
1.  Check the messages on the workflow status screen.  
2.  Look in the Windows Event log.  
3.  Look in the SharePoint trace log. 
PDF Converter for SharePoint - User Guide
PDF Converter for SharePoint - User Guide - Version  8.0 - 15/10/15 
© Copyright 2015, Muhimbi Ltd 
Page 20 of 140 
 Converting Documents using Nintex Workflow 
The  Muhimbi  PDF  Converter  for  SharePoint  comes  with  comprehensive 
support for Nintex Workflow 2007, 2010 as well as Nintex Workflow 2013.  
Let’s illustrate the power of these combined tools using an exam
ple that is 
very difficult to achieve in SharePoint designer: Act on a set of list items. In 
this example a workflow retrieves all files modified during the current day and 
converts them to PDF. Ideally you would schedule this workflow to run off-
peak to batch process all new and modified files. 
Please follow the instructions below or download the complete workflow in 
NWF format from the Muhimbi Blog at the following address:  
http://blog.muhimbi.com/2010/12/converting-multiple-files-to-pdf-format.html
The finished workflow 
Documents you may be interested
Documents you may be interested