how to upload only pdf file in asp.net c# : Select text pdf file control Library utility azure .net html visual studio PDFA-in-a-Nutshell_1b6-part545

PDF/A for design drawings
Drawings such as CAD plans and maps are 
ideal candidates for long-term archiving as 
PDF/A files. Drawings from the fields of ar-
chitecture and statics must o晴en be kept 
for long periods of time. Technical blue-
prints frequently require long-term storage, 
too.
PDF 1.4 can handle the large page for-
mats with lengths of several meters that of-
ten occur in technical drawings. PDF 1.4, 
the PDF specification on which PDF/A-1a 
and -1b are based, supports a maximum 
page size of 200 x 200 inches, which corre-
sponds to 5.08 x 5.08 meters. As of PDF 1.7, 
virtual page sizes of up to 381 kilometers in 
length are permitted, but the PDF/A stan-
dard only permits the maximum page size 
for PDF 1.4. 
Design drawings can be output to PDF 
or  even  to  PDF/A  directly from  current 
CAD programs – the PDFMaker is o晴en 
Cahloc – PixelQuelle.de
Design plans: PDF/A is an appropriate for-
mat for the long-term archiving of circuit 
diagrams, construction drawings, street 
maps, and many other types of design 
plan. 
60
PDF/A 
in a Nutshell
PDF/A applications in everyday life
Select text pdf file - search text inside PDF file in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Learn how to search text in PDF document and obtain text content and location information
how to select text in pdf reader; pdf find text
Select text pdf file - VB.NET PDF Text Search Library: search text inside PDF file in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Learn How to Search Text in PDF Document and Obtain Text Content and Location Information in VB.NET application
how to search text in pdf document; text searchable pdf file
used for the PDF conversion process. How-
ever, the PDF/A conversion may take place 
in Adobe or in another PDF/A converter. 
Older plans are o晴en line scans in formats 
such as TIFF G4. Such plans can be con-
verted to PDF and then to PDF/A using Ac-
robat Professional (or other PDF conver-
sion solutions). It is o晴en possible to use the 
text recognition function to give drawings 
searchable text during this process.
No 3D models in PDF/A
Designs created in 2D can be archived as 
PDF/A without any problems. 周is is not 
the case for 3D models. 周ree-dimensional 
designs have only been supported since Ac-
robat 7 (PDF 1.6). 周ey are therefore not 
permitted in PDF/A-compliant files. 
Electronic signatures
Our everyday life is now digital. Within the 
space of a few years, e-commerce has be-
come much more widespread and business 
agreements are now o晴en made online us-
ing  e-mail.  Digital  communication  be-
tween public authorities and citizens is no 
longer a thing of the future – just think of 
electronic  tax  return  systems  such  as 
EFTPS. 
Because  parties  taking  part  in  such 
transactions are not in the presence of each 
other or witnesses, it  is more  important 
than ever to ensure that digital documents 
can  be  reliably  checked  for  authenticity. 
Electronic signatures enable a completely 
digital flow of communication and trans-
actions of a contractual nature. 
Proving authenticity by means of a mark 
or signature dates back nearly as far as the 
first written evidence of mankind. Even the 
Mesopotamians signed their records with a 
seal or stamp. 周e practice of signing docu-
ments with a stamp instead of by hand – 
which is still used in China and Japan to-
day – has a history that dates back over 
millennia.  Magnificent  wax  seals  are 
known to have been used during the Mid-
dle Ages. Placing one’s own signature at the 
bottom of a contract is a relatively new pro-
cedure, just as general literacy is a relatively 
new achievement for our culture. 
But now we are faced with another prob-
lem – how can we make digital files into 
legal documents? 
周e simplest way of electronically sign-
ing a file is to place a scanned signature on 
a page of the document in the form of an 
image file. 周is procedure can be legally 
recognized, as it is in the United States.   
photocase.com/de
The  terms  ‘digital  signature’ 
and ‘electronic signature’ are 
often  used  interchangeably. 
However, the term ‘digital sig-
nature’  refers  to  a  crypto-
graphic,  technical  process, 
whereas „electronic signature“ 
is a legal term.
PDF/A applications in everyday life
PDF/A 
in a Nutshell 
61
C# PDF Image Extract Library: Select, copy, paste PDF images in C#
Extract various types of image from PDF file, like XObject Image, XObject Form, Inline Image, etc. C#: Select An Image from PDF Page by Position.
how to search pdf files for text; searching pdf files for text
VB.NET PDF Image Extract Library: Select, copy, paste PDF images
RsterEdge XDoc PDF SDK for .NET, VB.NET users are able to extract image from PDF page or file and specified VB.NET : Select An Image from PDF Page by
find and replace text in pdf; search pdf files for text
However, it is obvious that this solution 
provides  no  security  against  signature 
fraud. As a result, the development of pow-
erful and reliable systems for digital signa-
tures is extremely important.
Identity, integrity, and time stamps
Nowadays, a great number of agreements 
and contracts are concluded digitally. To a 
great extent, the Internet has now replaced 
communication channels such as couriers 
and postal services. In today’s world, users 
carry out transactions including quoting, 
ordering, and invoicing  in  e-business or 
motions and rulings in e-government us-
ing only digital means. 
Certain basic prerequisites must be ful-
filled for these kinds of transactions. Re-
cipients of data must be able to easily de-
termine whether the person who sent the 
files really is the person specified. In addi-
tion, they must be able to ascertain that 
the content received has not been changed 
or falsified. 周ese requirements therefore 
relate  to  identity  (determination  of  the 
writer) and integrity (determination of in-
tact content).
Advanced  electronic  signatures  ensure 
that these requirements are met. 周ey al-
low recipients to use cryptographic tech-
nology to detect any changes to content.
Recipients can also use a cryptographic 
key to definitively identify the author of a 
signed message. 
Time is o晴en another criteria for ensuring 
legally  valid  transactions  or  agreements. 
Time stamps that specify the date and time 
of a content version are o晴en used for this 
task. Electronic signatures and encryption 
have different purposes. Whereas electronic 
signatures ensure that the content, involved 
party, and time of digital transactions can 
be clearly identified and not changed, en-
cryption protects confidential data from be-
ing viewed by unauthorized parties by, for 
example, only permitting documents to be 
opened with a password.
Security levels
周ere are various well-used procedures for 
signing digital documents. 周ey differ in 
their scope and the security level that they 
provide for users in cases of uncertainty or 
contention.
Electronic signatures: Overview of signature types
Simple electronic signatures
Example: Scanned signatures in the form of image files
Advanced electronic signatures
Signatures with cryptographic encryption
Qualified electronic signatures
Signatures with a certificate from a certification 
service provider and notification.
Qualified electronic signatures with provider 
accreditation
Signatures with a certificate from a cer-
tification service provider and 
accreditation.
62
PDF/A 
in a Nutshell
PDF/A applications in everyday life
VB.NET PDF Text Redact Library: select, redact text content from
Convert PDF to SVG. Convert PDF to Text. Convert PDF to JPEG. Convert PDF to Png, Gif, Bitmap Images. File & Page Process. File: Merge, Append PDF Files. File
how to select text in pdf; pdf make text searchable
C# PDF Text Redact Library: select, redact text content from PDF
Enable users abilities to adjust color and transparency while scraping text from PDF file. Able to redact selected text in PDF document.
search a pdf file for text; pdf text searchable
Simple electronic signatures
Simple electronic signatures include image 
files of scanned signatures. 周ey only pro-
vide low levels of authentication.
Advanced electronic signatures
周ese signatures are subject to more strin-
gent requirements: 周ey must enable the 
detection of content manipulation and it 
must be possible to determine the authen-
ticity of the signatory using an electronic 
certificate. Advanced electronic signatures 
provide less authenticity in a court of law 
than qualified electronic signatures.
Qualified electronic signatures
周ese signatures provide the highest level of 
security. A qualified certificate is used to as-
sign each electronic signature to its origina-
tor. Qualified certificates are signed by a cer-
tification service provider  (CSP/CA).  CAs 
are required to  comply  with the require-
ments of signature legislation, which stipu-
lates that they must operate their certifica-
tion  services  in  a  protected  environment 
(trust center). 
Common Criteria
‘Common  Criteria’  refers  to  an  interna-
tional standard that defines the criteria for 
the evaluation and certification of the secu-
rity of computer systems in relation to data 
integrity  and  protection.  周e  Common 
Criteria standard avoids the need for com-
ponents and systems to be certified more 
than  once in  different  countries.  Digital 
signature solutions can also be certified in 
accordance  with  the  Common  Criteria 
standard.
Digital signatures in PDF with Acrobat
Digital signatures in PDF documents have 
been supported since Acrobat 4.0 and Ado-
be Reader 5.1. Whereas older Reader ver-
sions only enable digital signatures to be 
viewed and checked, users of Adobe Reader 
8 can actually sign documents as long as 
the Acrobat function for doing so has been 
activated. 
With Acrobat, signatures are embedded 
into the PDF documents they authenticate. 
周e maximum security level supported is 
that provided by ‘advanced electronic sig-
natures’. Users who wish to use qualified 
electronic  signatures  must  use  specialist 
so晴ware such as Openlimit PDF Sign for 
Adobe.  For  more  information,  see 
www.openlimit.com on the Internet.
PDF/A and digital signatures
It is not uncommon for users to be faced 
with a dilemma regarding the correct se-
quence of steps when using digital signa-
tures in PDF/A documents: 周e creation of 
the PDF/A version and the process of digi-
tally signing a document both take place at 
the end of the work process. A PDF is saved 
as  a  PDF/A-compliant  document  once  it 
has the precise form in which it is to be ar-
chived – this means that it can no longer be 
changed  once  it  has  been  converted  to 
PDF/A. However, a digital signature certi-
fies the authenticity of a PDF document at a 
specified moment in time – therea晴er, no 
changes are permitted. However, in prac-
tice signed PDF/A files do not pose a prob-
lem. It is entirely possible to give a PDF/A 
file a digital signature without causing the 
document to lose its PDF/A-compliant va-
lidity. 周e PDF/A file is generated first and 
it is then given a digital signature. 周is is 
because a signature does not actually con-
stitute a document change – it merely indi-
cates  that the  document  has exactly  the 
same form at the point when it was signed. 
周is means that a digital signature does not 
damage  or  impede  the  compliance  of  a 
PDF/A document.  
Adobe Reader 8 enables the digital sign-
ing of documents as long as the function 
has been activated in Acrobat.
Strictly speaking, even the addition of a 
digital signature constitutes a change to a 
PDF document. However, this is one excep-
tion where the change does not affect the 
PDF/A status or content of the document 
in question. Digitally signing a PDF/A file 
is therefore both permitted and sensible.
PDF/A applications in everyday life
PDF/A 
in a Nutshell 
63
C# HTML5 PDF Viewer SDK to view PDF document online in C#.NET
is loaded as sample file for viewing on the viewer. See screeshot as below. Tools Tab. Item. Name. Description. 1. Select tool. Select text and image on PDF document
how to search a pdf document for text; search pdf for text
VB.NET PDF- View PDF Online with VB.NET HTML5 PDF Viewer
is loaded as sample file for viewing on the viewer. See screeshot as below. Tools Tab. Item. Name. Description. 1. Select tool. Select text and image on PDF document
search pdf documents for text; find and replace text in pdf file
In fact, it underwrites compliance as long 
as the signature itself meets the require-
ments of the PDF/A standard.
Challenges in practice
周ere are certain fields of application where 
digital  signatures  come  up against brick 
walls for technical reasons or where users 
have to plan the flow of individual process 
steps in detail. 
Multiple signatories
In business and politics, documents o晴en 
have to be signed in multiple. 周is might be 
the case if all members of a board of direc-
tors have to sign a ruling or if several secre-
taries of state need to ratify a resolution. 
周is causes a technical problem for digital 
signatures: Each time a signature is added 
to a PDF document, the validity of the pre-
vious digital signature is nullified, since the 
addition of the new signature constitutes a 
change to the PDF document. 周is is main-
ly a problem that is specific to PDF because 
signatures  are  embedded;  other  external 
types of signature are not subject to this is-
sue due to the different procedures used to 
apply them to documents.
Signing documents again
For security reasons, digital signatures are 
only  afforded  restricted  validity  periods. 
Since we can assume that computer perfor-
mance will continue to rise constantly in 
years to come, security codes that are ex-
tremely difficult if not impossible to crack 
today might be eradicated in a few hours in 
the future by simple trial and error. For this 
reason, documents have to be signed again 
a晴er a certain period of time to keep the 
validity of the signature up-to-date. 周is 
makes the previous digital signature inval-
id since,  as explained above, each newly 
added digital signature invalidates any pre-
vious signature.
Archiving signed PDFs as PDF/A files
Users who receive signed documents that 
are not yet PDF/A-compliant face practical 
problems if they wish to archive them as 
PDF/A documents. 周e only solution is to 
have such documents signed again follow-
ing conversion to PDF/A. 
Another complication arises when a PDF 
form (such as a contract) that needs to be 
signed in order to be valid then needs to be 
stored in an archive as a PDF/A file. 周is is 
another case where the document in ques-
tion needs to be converted to PDF/A before 
it  is  signed.  周is  means  that  JavaScript 
functions in the form need to be removed 
and fonts used in filled text fields need to be 
embedded before digital signing. 
Tracking changes in Acrobat: To find out 
when and what changes have been 
made to a PDF document following the 
addition of a signature, users can go to 
the ‘Signature Properties’ area. This dia-
log box is opened by clicking on a signa-
ture. The ‘View Signed Version...’ option 
in the ‘Signature Properties’ dialog box 
can be used to display saved versions of a 
PDF file.
64
PDF/A 
in a Nutshell
PDF/A applications in everyday life
C# HTML5 Viewer: Load, View, Convert, Annotate and Edit OpenOffice
pptx) on webpage, Convert CSV to PDF file online, convert CSV to save signatures to OpenOffice and CSV file. Viewer particular text tool can select text on all
can't select text in pdf file; text searchable pdf
VB.NET PDF - View PDF with WPF PDF Viewer for VB.NET
PDF to text, C#.NET convert PDF to images, C#.NET PDF file & pages Pan around the PDF document. Select text and image to copy and paste using Ctrl+C and Ctrl+V
how to select text in pdf and copy; select text in pdf
Wichert – PixelQuelle.de
The outlook:  
PDF/A in the future
PDFs are extremely practical and it is diffi-
cult to argue against their usefulness for 
many application areas. PDF as a format 
has ‘grown up’ over a period of 14 years, 
and today the format itself and the so晴ware 
required  to  use  it  take  various  mature 
forms.  In  addition,  the  adoption  of  the 
PDF/A standard has made PDF a highly re-
liable format, both for today and for the fu-
ture. Does this make the issue of technical 
formats and procedures for the long-term, 
secure  archiving  of  digital  documents  a 
closed  topic?  What  has  PDF/A  achieved 
and what remains to be done?
Enhancements in PDF/A-2
周e  PDF/A  standard  constitutes  an  ex-
tremely solid base, at least regarding the 
unambiguous and  reliable  visual  repro-
duction of content. Without a doubt, the 
PDF/A standard will be developed further 
to incorporate technical fine-tuning of the 
PDF format in a manner that allows ar-
chiving. 
周e second part of the PDF/A standard 
– PDF/A-2 – is planned for 2009. It is im-
portant to note that the second part will 
not invalidate PDF/A-1; PDF/A-1-compli-
ant documents will still be valid and reli-
able archive files. It will not be necessary to 
migrate  existing  PDF/A-1  archives  to 
PDF/A-2 once the new PDF/A standard is 
published. Doing so would benefit nobody. 
However, in some cases it might make sense 
to  archive  new  archive  documents  as 
PDF/A-2 files. For example, PDF/A-2 will 
support the JPEG2000 image compression 
format.  If  files  contain  image  data  in 
JPEG2000 format, it is clearly sensible to 
archive  that  data  in  JPEG2000,  thereby 
avoiding the need to carry out a recompres-
sion into JPEG (which can cause albeit low 
6.
PDF/A 
in a Nutshell 
65
C# WPF PDF Viewer SDK to view PDF document in C#.NET
PDF to text, C#.NET convert PDF to images, C#.NET PDF file & pages Pan around the PDF document. Select text and image to copy and paste using Ctrl+C and Ctrl+V
search pdf files for text programmatically; converting pdf to searchable text format
C# WPF PDF Viewer SDK to annotate PDF document in C#.NET
Default create. Click to select drawing annotation with default properties. Other Tab. 17. Text box. Click to add a text box to specific location on PDF page.
how to select text on pdf; how to make pdf text searchable
levels of data loss) or ZIP (which increases 
the  amount of  memory  required to save 
files). 
Looking towards PDF/A-3
A third part to the standard is already being 
discussed – PDF/A-3. 周is part should deal 
with ‘dynamic’ PDF documents.  PDF/A-1 
deals  exclusively  with  PDF  documents 
whose  content  and  depiction  does  not 
change and may not be modified (as is the 
case with paper documents). In the case of 
PDF files that contain audio or video data, 
self-playing animated presentations, ‘walk-
able’ 3D models, or complex form logic with 
database connections, it is only possible to 
preserve a snapshot of a certain display point 
or specific content form when printing them 
or archiving them as PDF/A-1. 周is is hardly 
an ideal solution. It is certain to take several 
years to complete and adopt the PDF/A-3 
standard, since depicting dynamic content 
is far more difficult than capturing static, 
two-dimensional visual content.
PDF/A-1 developments
In any case, there are bound to be new de-
velopments for PDF/A-1 itself – not for the 
PDF/A-1 standard, but for related issues. 
Digital signatures
One closely monitored issue is the interac-
tion of PDF/A-1 and digital signatures. 周e 
PDF/A standard intentionally permits digi-
tal  signatures, but  just as  deliberately re-
frains from stipulating actual implementa-
tion methods. One important reason why 
there is not yet an ISO standard on digitally 
signing PDF/A documents is that require-
ments and legislation for digital signatures 
differ from country to country. Despite the 
prevalence of economic processes that are 
generally globalized, this area is subject to 
an extremely high degree of disparity and 
incertitude.  In  addition,  digital  signature 
technology is still a long way from being 
mature, and is not as wide-spread or easy to 
use as PDF technology, which is accessible to 
all and sundry. 
Full-text searching
Another important aspect is full-text search-
ing. 周is function usually works so well with 
traditional PDFs that we take its permanent 
availability for granted. However, there are 
always a couple of actual hits that are, in 
fact, missed – even if we do not notice it, 
precisely because the hits in question are not 
found by the text search. 周e failure of a full-
text search to find certain hits can result 
from something as basic as a typing error 
(for example, if the name ‘Smith’ is typed as 
‘Smiht’). However, perfectly legitimate dif-
ferences in spelling or punctuation can also 
cause a hit to be missed: For example, the 
number one thousand point zero is written 
Claudia Hautumm – PixelQuelle.de
66
PDF/A 
in a Nutshell
The outlook: PDF/A in the future
as 1,000.0 in the US, 1.000,0 in Germany, 
and 1’000,0 in Switzerland. 周ere is also a 
great variety of ways to  write down tele-
phone  numbers  –  various  countries  use 
spaces,  brackets,  or  hyphens  to  improve 
readability or conform with different format 
rules. 周e PDF/A standard requires all char-
acters to have unique Unicode names for the 
PDF/A-1a compliance level. However, it is 
not possible for the PDF/A standard to en-
sure  that a  unique Unicode  character-to-
code assignment is correct. Only a human 
operator can decide whether or not an X is 
being passed off as a U. 
Structured content
周ere is also room for improvement in rela-
tion to the structure of content in PDF files: 
Countless documents that require archiving 
do not  only  contain structured content (a 
reading order and important specifications 
such as  title, image  caption,  or  sequential 
body text) but also include specific, uniquely 
identifiable data specifications. For example, 
telephone bills always contain fields such as 
‘Customer Number’ and ‘Invoice Number’, 
and  they  always  state  the  amount  owed. 
Tagged PDF (which is also specified in PDF/A-
1a for the structure of content) already helps a 
great deal in this area. However, it would be 
even more useful if this kind of data specifi-
cation could be determined and read directly 
and uniquely, as data records are read from a 
database.  Format-related  ambiguities  also 
need to be eliminated. In fact, the current 
state of technology enables these tasks to be 
accomplished,  but  a  standard  that  makes 
documents and so晴ware interoperable is still 
required.
PDF/A in one hundred years time
周e aspects mentioned above will probably 
be implemented during the next five or ten 
years. But what will the world of PDF/A be 
like in fi晴y or even one hundred years time? 
For example, what is the probability of a per-
son interested in the beginnings of PDF/A 
being able to find and read a printout (or mi-
crofilm or TIFF version) or a PDF/A-1 ver-
sion of this publication in the year 2107? 
周is can partly be answered by a harsh truth: 
Money makes the world go round. As long 
as PDF/A is widely used, its popularity will 
create a market where providers of solutions 
and services can make a profit. 周ere is no 
need to worry about the future of the format 
unless this market shrinks to a critical size. 
Unwanted stumbling blocks in the form of 
patents and other industrial property rights 
are increasingly less likely than for many 
other formats, even if they cannot be com-
pletely ruled out in the society in which we 
live. Consider, for example, Unisys and its 
LZW patent that has only recently expired, 
Forgent and its JPEG patent claims, or Mi-
croso晴, which had to pay over one and a half 
billion US dollars to Alcatel-Lucent in a dis-
pute over the widely used MP3 format. In 
any case, one thing’s for sure: In fi晴y or one 
hundred years time, all of these patents will 
have expired. 
However, one question remains: Have we 
already reached the critical PDF/A target re-
quired to ensure an enduring market, and, if 
not, when will the target be reached? As far as 
the rollout and practical implementation of 
PDF/A are concerned, we are still only begin-
ning. However, in terms of the advantages of-
fered by PDF/A, there cannot be any doubt 
that, by 2010, PDF/A will be so widely used 
that this critical target is certain to be met. 
周is is why: No format other than PDF and/
or PDF/A is so ideally suited, practical, and 
widespread when it comes to archiving the 
rapidly increasing number of digital docu-
ments. Moreover, no other format has been 
adopted as an ISO standard, which makes 
manufacturers far more likely to use it.
As  mentioned  previously,  the  PDF/A 
landscape will continue to develop in vari-
ous  ways  in  order  to  achieve  technical 
progress and meet application-specific re-
quirements.  However,  it  is  important  to 
note that this will not result in a need to 
revise the basic principles of the standard: 
周e ISO PDF/A-1 standard provides a very 
solid basis for the field – even in the light of 
planned  additional  parts  to  the  PDF/A 
norm. It describes a strong foundation that 
is not subject to noteworthy change in the 
long term. 周is fact is sure to facilitate the 
strategic and economic justification of in-
vestment when implementing PDF/A-bases 
archiving processes.  
The outlook: PDF/A in the future
PDF/A 
in a Nutshell 
67
■■3D annotation used: 周ree-dimensional comments can 
contain complex 3D models that generally originate from CAD 
programs. 周ey can be embedded as comments in PDF files 
and rotated interactively on a monitor, for example. Interactive 
rotation is obviously not possible when a document is printed 
out. Because the PDF/A stipulates that a PDF must look exactly 
the same (to the greatest extent possible) regardless of whether 
it is displayed on a monitor or printed out, PDF/A files may not 
contain 3D comments. Remedy: 周e Acrobat 8 Preflight mod-
ule can be used to discard 3D comments. 
■■Additional actions (AA) used: PDF files can dynamically 
alter their content during visualization. Actions can be con-
tained in the PDF file for this purpose. 周e PDF/A standard 
stipulates that the visualization of a document must be guar-
anteed and always the same. For this reason, active content is 
not permitted in PDF/A files. 周e only exception is elements 
for page navigation. Remedy: 周e Acrobat PDF Optimizer can 
be used to remove these actions.
■■Alternate image present: An image in a PDF file can con-
tain ‘alternate interpretations’. 周is allows monitor visualiza-
tion to be accelerated if, for example, high-resolution images 
also have a low-resolution alternate interpretation. However, 
the visualization of the PDF is then no longer uniform but var-
ies depending on the output device used. Because PDF/A de-
mands the unambiguous visualization of all page objects, al-
ternate interpretations of images are not permitted in PDF/A 
files. Remedy: 周e Acrobat PDF Optimizer contains an option 
called ‘Discard all alternate images’ in the ‘Discard Objects’ 
area. 
■■Annotation has C entry but no OutputIntent present: In 
this PDF file, at least one comment uses a DeviceRGB-defined 
color for drawing the outline of a comment field. PDF/A does 
not differentiate between page objects and comments for col-
ors, so the requirements for text, graphics, and images also ap-
ply here. Remedy: Such files can normally be converted to 
PDF/A using the ‘sRGB’ output intent. 
■■Annotation has CA value that is not 1.0: A comment sym-
bol in this PDF file is set to ‘transparent’ so that the background 
shows through the symbol when it is displayed on a monitor or 
printed out. 周e PDF/A standard stipulates that all features 
used in a PDF file must be displayed in a single unique way on 
a monitor or in a printout. Because this cannot be ensured in 
the case of transparent objects and their backgrounds, trans-
parency is not permitted in PDF/A files. Remedy: 周e Acrobat 
PDF Optimizer enables comments to be discarded. 
■■Annotation has IC entry but no OutputIntent present: 
In this PDF file, at least one comment uses a DeviceRGB-de-
fined color for drawing the background of a comment field. 
What the error messages mean
Preflight results and troubleshooting for PDF/A
During PDF/A conversion or validation in Acrobat 8 Profes-
sional, the Preflight tool informs the user of problems that 
prevent compliance with the standard. Although the user re-
ceives a short explanation of each error in the info window, 
not all descriptions are easy to understand. For this reason, 
this alphabetical list of all PDF/A error messages that might 
occur is intended to help provide an overview of why the tool 
has declared a document to be non-PDF/A-compliant. In ad-
dition, each error message is followed by a description of 
measures that users can carry out in advance or later on in 
order to enable the production of a valid PDF/A file.
Puzzling error messages: Not all explanations that the Preflight tool provides for PDF/A prob-
lems can be understood without further explanation. This list intends to shed some light on er-
ror messages users might see.
68
PDF/A 
in a Nutshell
PDF/A does not differentiate between page objects and com-
ments for colors, so the requirements for text, graphics, and 
images also apply here. Remedy: Such files can normally be 
converted to PDF/A using the ‘sRGB’ output intent. 
■■Annotation has no Flags entry: A comment element in a 
PDF file must contain certain additional information that de-
termines its appearance when displayed on a monitor or 
printed out. 周is information is missing for the comments in 
this PDF file. 周is means that it is unclear whether/how the 
comment will be rendered when the document is displayed or 
printed out. 周e PDF/A standard stipulates that all informa-
tion required for visualizing a comment must be contained 
within the PDF file in which the comment appears. Remedy: 
周ese comments are normally invisible components of hy-
perlinks. 周ey can be removed using the Acrobat PDF Opti-
mizer (‘Discard all comments, forms and multimedia’). 
■■Annotation Hidden flag set: Comments can set to ‘Hid-
den’ to prevent them from being displayed on the monitor. 
周e ‘Hidden’ flag is used to do this. Because the PDF/A stan-
dard stipulates that the visualization of a document must be 
ensured and because it is impossible to guarantee that the 
‘Hidden’ flag will be correctly evaluated, PDF/A documents 
may not use this flag for comments. Remedy: 周ese comments 
can be discarded using the Acrobat PDF Optimizer (‘Discard 
all comments, forms and multimedia’). 
■■Annotation Invisible flag set: Comments in PDF files 
can be set to ‘invisible’ to prevent them from being displayed 
on a monitor. 周e ‘Invisible’ flag is used to do this. Because 
the PDF/A standard stipulates that the visualization of a doc-
ument must be ensured and because it is impossible to guar-
antee that the  ‘Invisible’ flag will be correctly evaluated, 
PDF/A documents may not use this flag for comments. Rem-
edy: 周ese comments can be discarded using the Acrobat 
PDF Optimizer (‘Discard all comments, forms and multime-
dia’). 
■■Annotation not set to print: Comments in PDF files can 
be defined as non-printing to prevent them being printed out. 
Because the PDF/A standard stipulates that the visualization 
of a document must be ensured and that a document must be 
identical whether displayed on a monitor or output using a 
printer, comments in a PDF/A document must not be defined 
as not to be printed. Remedy: Current PDF-to-PDF/A con-
verters correct this error during the conversion process.
■■Annotation NoView flag set: Comments in PDF files can 
be set to ‘NoView’ to prevent them from being displayed on a 
monitor. Because the PDF/A standard stipulates that the vi-
sualization of a document must be ensured and that a docu-
ment must be identical whether displayed on a monitor or 
output using a printer, comments in a PDF/A document must 
not be defined as not to be displayed. Remedy: 周ese com-
ments can be discarded using the Acrobat PDF Optimizer 
(‘Discard all comments, forms and multimedia’). 
■■Annotation’s AP (appearance) contains only N entry is 
not true: Comments in PDF files can contain differing visu-
alization methods that are used, for example, depending on 
whether the mouse cursor is moved over a comment symbol 
or the comment symbol is clicked. 周ese effects are, of course, 
not possible when a document is output on a printer. Because 
the PDF/A standard stipulates that the visualization of a doc-
ument must be guaranteed and that it must appear identical 
when output on a printer and when displayed on a monitor, 
comments in a PDF/A document may not have different visu-
alization variants for mouse effects. Remedy: 周e Acrobat 
Professional PDF Optimizer has an option called ‘Discard all 
comments, forms and multimedia’ in the ‘Discard User Data’ 
area. 周is option corrects this error. 
■■Author mismatch between Document Info and XMP 
metadata: In this PDF document, the data on the author in 
the XMP area does not match the data in the general docu-
ment properties. 周e PDF/A standard stipulates that docu-
ment information must exist in the XMP area. If this data is 
also contained in the document properties, it must be identi-
cal to the entries in the XMP area. Remedy: New PDF/A con-
version. 
■■Belongs to transparency group: A group of page objects 
is defined as ‘transparent’. 周e PDF/A standard stipulates 
that all features used in a PDF file must be displayed in a sin-
gle unique way on a monitor or in a printout. Because this 
cannot be ensured in the case of transparent objects and their 
backgrounds, transparency is not permitted in PDF/A files. 
Remedy: Adobe Acrobat Professional (Version 6, 7, or 8) in-
cludes a flattener module that can be used to remove trans-
parencies. 
■■Bits per color component > 8: Images with a color depth 
other than 8 bits are used in this PDF. Color depths that are 
not 8 bits are not reliably supported by all visualization de-
vices (monitors and printers). In addition to this, such fine 
nuances cannot be visualized technically on most devices in 
a way that ensures that differing color depths do not lead to 
differences in color or brightness when visualized. For this 
reason, only 8 bit images are permitted in PDF/A files. Rem-
edy: 周e PDF must be regenerated using images that have an 
8 bit color depth. Acrobat 8’s Preflight module also has a cor-
rection option that reduces the color depth of images from 16 
bits to 8 bits. 
What the Preflight error messages mean
PDF/A 
in a Nutshell 
69
Documents you may be interested
Documents you may be interested