PDF Share Forms Enterprise 2.5 User Guide 
151 
Reusable List Workflows 
Reusable List Workflow can be created in the top-level site in the site collection, and can be associated 
to any List, Library, or Content type in the Site collection. It can also be created in any Subsite in the 
Site collection and it will be available for reuse in that particular Subsite. 
Site Workflows 
Site Workflow is not running on a specific list item, but is associated to a Site. For this reason many of 
the actions are not available.  
Creating new PDF ShareForms Workflow 
From Mi…”‘•‘ˆ– Šƒ”‡ ‘‹– ‡•‹‰‡” 2010ǡ ‘’‡ ›‘—” •‹–‡ ƒ† ‰‘ –‘ ‘”ˆŽ‘™•Ǥ ‡Ž‡…– –Š‡ Dz‹•– 
‘”ˆŽ‘™dz ‹„„‘ –ƒ„ ƒ† •‡Ž‡…– ›‘—” ‹•– ˆ”‘ ƒ˜ƒ‹Žƒ„Ž‡ ‡–”‹‡•Ǥ Š‹• ™‹ŽŽ …”‡ƒ–‡ ƒ ‡™ ‘”ˆŽ‘™ ˆ‘” 
the selected list. In the pop-up window that appears, enter Name and Description and click OK. The 
blank Workflow will be displayed.  
To start editing the Workflow Steps, use Conditions and Actions.  
Defining steps, actions and conditions 
Steps, Actions and Conditions are used to create the content of a workflow. A workflow consists of one 
or more steps, and each step consists of actions and conditions. The set of actions and conditions is 
known as a Rule. Rules in one step are processed to conclusion before going on to the next step.  
What are Steps? 
Steps enable user to organize the Workflow structure. Each Step can contain multiple Actions and 
Conditions; and substeps that are also consisted of Actions and Conditions.  
Numerous actions and conditions can be grouped in one Step or can be distributed as individual rules 
within a group of steps.  
What are Actions? 
An action is the most basic unit of work in a workflow. A workflow can contain any number of actions. 
They can be either performed by the Workflow, or by Workflow Participants.  
What are Conditions? 
Conditions determine when a Workflow runs or performs an activity. Since Workflows are associated 
with a data source, the condition specifies the change to the data source that must take place for the 
workflow to happen. One condition can be used with multiple actions, and multiple conditions can be 
used with one action.  
In addition, user can create custom conditions and advanced conditions in SharePoint Designer 2010 
where a wide range of parameters can be specified.  
For more detailed information on steps, actions and conditions, please refer to the Microsoft 
SharePoint Designer 2010 help section: http://office.microsoft.com/en-us/sharepoint-designer-
help/CH010373544.aspx 
Adding Step to a Workflow 
When launched, Workflow designer consists with a blank step: 
Pdf text select tool - search text inside PDF file in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Learn how to search text in PDF document and obtain text content and location information
how to search pdf files for text; search pdf for text
Pdf text select tool - VB.NET PDF Text Search Library: search text inside PDF file in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Learn How to Search Text in PDF Document and Obtain Text Content and Location Information in VB.NET application
pdf select text; convert a scanned pdf to searchable text
PDF Share Forms Enterprise 2.5 User Guide 
152 
‘ ƒ†† ƒ ƒ††‹–‹‘ƒŽ •–‡’ǡ …Ž‹… ‘ –Š‡ Dz–‡’dz ‹„„‘ „—––‘ǣ 
Adding Action to a Workflow Step 
Select the Workflow Step and type-in a keyword describing the desired action. Suggestions for this 
keyword will be displayed. Alternatively select from the Action Ribbon button. Available actions are 
described below: 
PDF ShareForms 
Lists PDF ShareForms Actions 
Create PDF 
Document 
Š‹• ƒ…–‹‘ ‹• ‹‹–‹ƒŽŽ› †‹•’Žƒ›‡† ‹ ƒ ‘”ˆŽ‘™ •–‡’ ƒ• Dz Dz ”‡ƒ–‡    ˆ”‘ ‘…—‡– 
in this document library (Output to Variable: NewDocumentID1; Exception to 
Variable: Exception)dzǤ  – …ƒ „‡ —•‡† –‘ …”‡ƒ–‡ ƒ ‡™ ‹•–ƒ…‡     ‘” ˆ”‘    
ShareFormsContent type in a Document Library user specifies. 
Read boolean 
value from PDF 
form 
Š‹• ƒ…–‹‘ ‹• ‹‹–‹ƒŽŽ› †‹•’Žƒ›‡† ‹ ƒ ‘”ˆŽ‘™ •–‡’ ƒ• Dz‡ƒ† „‘‘Ž‡ƒ ˜ƒŽ—‡ ˆ”‘ 
PDF field in this PDF document into variable Variable: Output (Exception to 
Variable: Exception)dzǤ  – …ƒ „‡ —•‡† –‘ ”‡ƒ† –Š‡ ‘‘Ž‡ƒ ˜ƒŽ—‡• ‹ ƒ    
ShareForms Document and return value in a Boolean format. 
Read date/time 
value from PDF 
form 
Š‹• ƒ…–‹‘ ‹• ‹‹–‹ƒŽŽ› †‹•’Žƒ›‡† ‹ ƒ ‘”ˆŽ‘™ •–‡’ ƒ• Dz‡ƒ† †ƒ–‡/–‹‡ ˜ƒŽ—‡ ˆ”‘ 
PDF field in this PDF document into variable Variable: Output (Exception to 
Variable: Exception)dzǤ  – …ƒ „‡ —•‡† –‘ ”‡ƒ† †ƒ–‡/–‹‡ ˜ƒŽ—‡• ‹ ƒ    Šƒ”‡Forms 
Document and return value in a date/time format. 
Read numeric 
value from PDF 
form 
This action is initially displa›‡† ‹ ƒ ‘”ˆŽ‘™ •–‡’ ƒ• Dz‡ƒ† —‡”‹… ˜ƒŽ—‡ ˆ”‘ 
PDF field in this PDF document into variable Variable: Output (Exception to 
Variable: Exception)dzǤ  – …ƒ „‡ —•‡† –‘ ”‡ƒ† —‡”‹… ˜ƒŽ—‡• ‹ ƒ    Šƒ”‡Forms 
Document and return value in a numeric format. 
Read value 
from PDF form 
Š‹• ƒ…–‹‘ ‹• ‹‹–‹ƒŽŽ› †‹•’Žƒ›‡† ‹ ƒ ‘”ˆŽ‘™ •–‡’ ƒ• Dz‡ƒ† ˜ƒŽ—‡ ˆ”‘    field 
in this PDF document into variable Variable: Output (Exception to Variable: 
Exception)dzǤ  – …ƒ „‡ —•‡† –‘ ”‡ƒ† –‡š– ˜ƒŽ—‡ ˆ”‘    Šƒ”‡Forms Document and 
return value in a text format. 
Read value 
using XSLT 
from PDF form 
Š‹• ƒ…–‹‘ ‹• ‹‹–‹ƒŽŽ› †‹•’Žƒ›‡† ‹ ƒ ‘”ˆŽ‘™ •–‡’ ƒ• Dz‡ƒ† ˜ƒŽ—‡ —•‹‰ XSLT 
function from this PDF document into variable Variable: Output (Exception to 
Variable: Exception)dzǤ It can be used to read value using XSLT function from PDF 
Document. 
Update field 
value in PDF 
Š‹• ƒ…–‹‘ ‹• ‹‹–‹ƒŽŽ› †‹•’Žƒ›‡† ‹ ƒ ‘”ˆŽ‘™ •–‡’ ƒ• Dz’†ƒ–‡ field with value new 
value in this PDF document (Exception to Variable: Exception)dzǤ  – …ƒn be used to 
C# HTML5 PDF Viewer SDK to view PDF document online in C#.NET
Tools Tab. Item. Name. Description. 1. Select tool. Select text and image on PDF document. 2. Hand tool. Pan around the document. Go To Tab. Item. Name. Description
pdf text search tool; make pdf text searchable
VB.NET PDF- View PDF Online with VB.NET HTML5 PDF Viewer
Tools Tab. Item. Name. Description. 1. Select tool. Select text and image on PDF document. 2. Hand tool. Pan around the document. Go To Tab. Item. Name. Description
how to select text in pdf reader; cannot select text in pdf
PDF Share Forms Enterprise 2.5 User Guide 
153 
form 
update user specified field in a PDF ShareForms Document with a value that user 
specifies. 
Core Actions 
Core Actions lists the most commonly-used actions in a workflow. 
Add a comment 
Š‹• ƒ…–‹‘ ‹• ‹‹–‹ƒŽŽ› †‹•’Žƒ›‡† ‹ ƒ ‘”ˆŽ‘™ •–‡’ ƒ• Dz Dz ‘‡–ǣ […‘‡– –‡š–]dzǤ 
This action can be used to add comments in the Workflow designer for reference 
purposes.  
Add Time to Date 
Š‹• ƒ…–‹‘ ‹• ‹‹–‹ƒŽŽ› †‹•’Žƒ›‡† ‹ ƒ ‘”ˆŽ‘™ •–‡’ ƒ• Dz Dz †† 0 ‹—–‡• –‘ †ƒ–‡ 
( —–’—– –‘ ƒ”‹ƒ„Ž‡ǣ†ƒ–‡)dzǤ  – …ƒ „‡ —•‡† –‘ ƒ†† ƒ •’‡…‹ˆ‹… –‹‡ ‹ ‹—–‡•ǡ Š‘—”•ǡ 
days, months, or years to a date, and stores the output value in as a variable.  
Do Calculation 
Š‹• ƒ…–‹‘ ‹• ‹‹–‹ƒŽŽ› †‹•’Žƒ›‡† ‹ ƒ ‘”ˆŽ‘™ •–‡’ ƒ• Dz Dz ƒŽ…—Žƒ–‡ ˜ƒŽ—‡ ’Ž—• ˜ƒŽ—‡ 
(‘—–’—– –‘ ƒ”‹ƒ„Ž‡ǣ …ƒŽ…)dzǤ  – …ƒ „‡ —•‡† –‘ ’‡”ˆ‘” ƒ …ƒŽ…—Žƒ–‹‘ (ƒ††ǡ •—„–”ƒ…–ǡ 
multiply, or divide two values), and stores the output value in a variable. 
Log to History 
List 
Š‹• ƒ…–‹‘ ‹• ‹‹–‹ƒŽŽ› †‹•’Žƒ›‡† ‹ ƒ ‘”ˆŽ‘™ •–‡’ ƒ• Dz‘‰ –Š‹• ‡••ƒ‰‡ –‘ –Š‡ 
™‘”ˆŽ‘™• Š‹•–‘”› Ž‹•–dzǤ  – …ƒ „‡ —•‡† –‘ Ž‘‰ ƒ ‡••ƒ‰‡ ƒ„‘—– –Š‡ ‘”ˆŽ‘™ ‹–‘ ‹–• 
History list.  
Pause for 
Duration 
This action is initially displayed in ƒ ‘”ˆŽ‘™ •–‡’ ƒ• Dz ƒ—•‡ ˆ‘” 0 †ƒ›•ǡ 0 Š‘—”•ǡ 5 
‹—–‡•dzǤ  – …ƒ „‡ —•‡† –‘ ’ƒ—•‡ –Š‡ ‘”ˆŽ‘™ ˆ‘” ƒ •’‡…‹ˆ‹… †—”ƒ–‹‘ ‹ †ƒ›•ǡ 
hours, or minutes. 
Pause until Date 
Š‹• ƒ…–‹‘ ‹• ‹‹–‹ƒŽŽ› †‹•’Žƒ›‡† ‹ ƒ ‘”ˆŽ‘™ •–‡’ ƒ• Dz ƒ—•‡ —–‹Ž –Š‹• –‹‡dzǤ  – …ƒ 
be used to pause the workflow until a particular date. User can add a current date, a 
specific date, or a lookup. 
Send an Email 
Š‹• ƒ…–‹‘ ‹• ‹‹–‹ƒŽŽ› †‹•’Žƒ›‡† ‹ ƒ ‘”ˆŽ‘™ •–‡’ ƒ• Dz Dz ƒ‹Ž –Š‡•‡ —•‡”•dzǤ  – …ƒ „‡ 
used to send an email to a user or a group.  
Set Time Portion 
of Date/Time 
Field 
Š‹• ƒ…–‹‘ ‹• ‹‹–‹ƒŽŽ› †‹•’Žƒ›‡† ‹ ƒ ‘”ˆŽ‘™ •–‡’ ƒ• Dz‡– –‹‡ ƒ• 00ǣ00 ˆ‘” †ƒ–‡ 
( —–’—– –‘ ƒ”‹ƒ„Ž‡ǣ †ƒ–‡)dzǤ  – …ƒ „‡ —•‡† –‘ …”‡ƒ–‡ ƒ –‹‡•–ƒ’ǡ ƒ† •–‘”‡• –Š‡ 
output value in a variable. User can set the time in hours and minutes and add a 
current date, specific date or a lookup.  
Set Workflow 
Status 
Š‹• ƒ…–‹‘ ‹• ‹‹–‹ƒŽŽ› †‹•’Žƒ›‡† ‹ ƒ ‘”ˆŽ‘™ •–‡’ ƒ• Dz‡– ™‘”ˆŽ‘™ •–ƒ–—• –‘ 
ƒ…‡Ž‡†dzǤ  – …ƒ „‡ —•‡† –‘ •‡– –Š‡ •–ƒ–—• ‘ˆ –Š‡ ‘”ˆŽ‘™Ǥ Š‡ †‡ˆƒ—Ž– ‘’–‹‘• ƒ”‡ 
Canceled, Approved, and Rejected or user can enter a new status value in the 
Dropdown in the action.  
Set Workflow 
Variable 
Š‹• ƒ…–‹‘ ‹• ‹‹–‹ƒŽŽ› †‹•’Žƒ›‡† ‹ ƒ ‘”ˆŽ‘™ •–‡’• ƒ• Dz‡– ™‘”ˆŽ‘™ ˜ƒ”‹ƒ„Ž‡ –‘ 
˜ƒŽ—‡dzǤ  – …ƒ „‡ —•‡† –‘ •‡– ƒ ‘”ˆŽ‘™ ˜ƒ”‹ƒ„Ž‡ –‘ ƒ ˜ƒŽ—‡Ǥ  
Stop Workflow 
This ƒ…–‹‘ ‹• ‹‹–‹ƒŽŽ› †‹•’Žƒ›‡† ‹ ƒ ™‘”ˆŽ‘™ •–‡’ ƒ• Dz–‘’ ™‘”ˆŽ‘™ ƒ† Ž‘‰ –Š‹• 
‡••ƒ‰‡dzǤ  – …ƒ „‡ —•‡† –‘ •–‘’ –Š‡ …—””‡– ‹•–ƒ…‡ ‘ˆ –Š‡ ‘”ˆŽ‘™ ƒ† Ž‘‰ ƒ 
message to the Workflow History list.  
VB.NET PDF Page Extract Library: copy, paste, cut PDF pages in vb.
and use the PDF page(s) extraction tool. As String = Program.RootPath + "\\" 1.pdf" Dim doc As PDFDocument = New PDFDocument(inputFilePath) ' Select pages.
how to make a pdf file text searchable; find text in pdf image
C# WPF PDF Viewer SDK to annotate PDF document in C#.NET
Default create. Click to select drawing annotation with default properties. Other Tab. 17. Text box. Click to add a text box to specific location on PDF page.
pdf text select tool; search text in pdf using java
PDF Share Forms Enterprise 2.5 User Guide 
154 
List Actions 
This category of actions performs operations on list items. Some actions in this category appear only 
in a particular workflow context. 
Check In Item 
Š‹• ƒ…–‹‘ ‹• ‹‹–‹ƒŽŽ› †‹•’Žƒ›‡† ‹ ƒ ‘”ˆŽ‘™ •–‡’ ƒ• Dz Dz Š‡… ‹ ‹–‡ ‹ –Š‹• Ž‹•– 
™‹–Š …‘‡–ǣ …‘‡–dzǤ  – …ƒ „‡ —•‡† –‘ …Š‡…• ‹ ƒ ‹–‡ –Šat is checked out. 
Check Out Item 
Š‹• ƒ…–‹‘ ‹• ‹‹–‹ƒŽŽ› †‹•’Žƒ›‡† ‹ ƒ ‘”ˆŽ‘™ •–‡’ ƒ• Dz Dz Š‡… ‘—– ‹–‡ ‹ –Š‹• Ž‹•–dzǤ  – 
can be used to check out an item. 
Copy List Item 
Š‹• ƒ…–‹‘ ‹• ‹‹–‹ƒŽŽ› †‹•’Žƒ›‡† ‹ ƒ ‘”ˆŽ‘™ •–‡’ ƒ• Dz Dz ‘’› ‹–‡ ‹ –Š‹• Ž‹•– to this 
Ž‹•–dzǤ  – …ƒ „‡ —•‡† –‘ …‘’› ƒ Ž‹•– ‹–‡ –‘ ƒ‘–Š‡” Ž‹•–Ǥ  ˆ –Š‡”‡ ‹• ƒ †‘…—‡– ‹ –Š‡ 
list item, the workflow also copies the document to the destination list. 
Create List Item 
Š‹• ƒ…–‹‘ ‹• ‹‹–‹ƒŽŽ› †‹•’Žƒ›‡† ‹ ƒ ‘”ˆŽ‘™ •–‡’ ƒ• Dz Dz ”‡ƒ–‡ ‹tem in the list 
( —–’—– –‘ ƒ”‹ƒ„Ž‡ǣ …”‡ƒ–‡)dzǤ  – …ƒ „‡ —•‡† –‘ …”‡ƒ–‡ ƒ ‡™ Ž‹•– ‹–‡ ‹ –Š‡ Ž‹•– –Šƒ– 
user specifies. User can supply the fields and values in the new item. 
Delete Item 
Š‹• ƒ…–‹‘ ‹• ‹‹–‹ƒŽŽ› †‹•’Žƒ›‡† ‹ ƒ ‘”ˆŽ‘™ •–‡’• ƒ• Dz Dz ‡Ž‡–‡ ‹–‡ ‹ –Š‹• Ž‹•–dzǤ  – 
can be used to delete an item. 
Discard Check 
Out Item 
Š‹• ƒ…–‹‘ ‹• ‹‹–‹ƒŽŽ› †‹•’Žƒ›‡† ‹ ƒ ‘”ˆŽ‘™ •–‡’ ƒ• Dz Dz ‹•…ƒ”† …Š‡… ‘—– ‘ˆ ‹–‡ ‹ 
–Š‹• Ž‹•–dzǤ  – …ƒ „‡ —•‡† ™Š‡ ƒ ‹–‡ ‹• …Š‡…‡† ‘—–ǡ …Šƒ‰‡• Šƒ˜‡ „‡‡ ƒ†‡ –‘ ‹–ǡ 
and user wants to discard the changes and check the item back in. 
Set Content 
Approval Status 
Š‹• ƒ…–‹‘ ‹• ‹‹–‹ƒŽŽ› †‹•’Žƒ›‡† ‹ ƒ ‘”ˆŽ‘™ •–‡’ ƒ• Dz‡– …‘–‡– ƒ’’”‘˜ƒŽ •–ƒ–—• 
–‘ –Š‹• •–ƒ–—• ™‹–Š …‘‡–•dzǤ  – …ƒ „‡ —•‡† –‘ •‡– –Š‡ …‘–‡– ƒ’’”‘˜ƒŽ •–ƒ–—• field 
to a value such as Approved, Rejected, or Pending or user can type a custom status 
in the action.  
Set Field in 
Current Item 
Š‹• ƒ…–‹‘ ‹• ‹‹–‹ƒŽŽ› †‹•’Žƒ›‡† ‹ ƒ ‘”ˆŽ‘™ •–‡’ ƒ• Dz‡– ˆ‹Ž‡† –‘ ˜ƒŽ—‡dzǤ  – …ƒ „‡ 
used to set a field in the current item to a value. 
Update List Item 
Š‹• ƒ…–‹‘ ‹• ‹‹–‹ƒŽŽ› †‹•’Žƒ›‡† ‹ ƒ ‘”ˆŽ‘™ •–‡’ ƒ• Dz’†ƒ–‡ ‹–‡ ‹ Ž‹•–dzǤ  – …ƒ „‡ 
used to update a list item, where user can specify the fields and the new values in 
those fields. 
Wait for Field 
Change in 
Current Item 
Š‹• ƒ…–‹‘ ‹• ‹‹–‹ƒŽŽ› †‹•’Žƒ›‡† ‹ ƒ ‘”ˆŽ‘™ •–‡’• ƒ• Dzƒ‹– ˆ‘” ˆ‹‡Ž† –‘ ‡“—ƒŽ 
˜ƒŽ—‡dzǤ  – …ƒ „‡ —•‡† –‘ ’ƒ—•‡ –Š‡ ‘”ˆŽ‘™ —–‹Ž –Š‡ ˆ‹‡Ž† ‹ –Š‡ …—””‡– ‹–‡ Šƒ• 
changed to a new value. 
Task Actions 
Actions in this category are pertinent to task items. 
Assign a Form 
to a Group 
Š‹• ƒ…–‹‘ ‹• ‹‹–‹ƒŽŽ› †‹•’Žƒ›‡† ‹ ƒ ‘”ˆŽ‘™ •–‡’ ƒ• Dz Dz ••‹‰ ƒ …—•–‘ ˆ‘” –‘ 
–Š‡•‡ —•‡”•dzǤ  – ‡ƒ„Ž‡• —•‡” –‘ …”‡ƒ–‡ ƒ …—•–‘ –ƒ• ˆ‘” ™‹–Š …—•–‘‹œ‡† ˆ‹‡Ž†•Ǥ  
Assign a To-do 
Item 
Š‹• ƒ…–‹‘ ‹• ‹‹–‹ƒŽŽ› †‹•’Žƒ›‡† ‹ ƒ ‘”ˆŽ‘™ •–‡’ ƒ• Dz Dz ••‹‰ –‘-do to these 
—•‡”•dzǤ  – …ƒ „‡ —•‡† –‘ ƒ••‹‰ ƒ –ƒ• –‘ ‡ƒ…Š ‘ˆ –Š‡ ’ƒ”–‹…‹’ƒ–•ǡ ’”‘’–‹‰ –Š‡ 
to perform specific tasks and when they are done, to click the Complete Task 
button on their task form.   
Collect Data 
Š‹• ƒ…–‹‘ ‹• ‹‹–‹ƒŽŽ› †‹•’Žƒ›‡† ‹ ƒ ‘”ˆŽ‘™ •–‡’ ƒ• Dz Dz ‘ŽŽ‡…– †ƒ–ƒ ˆ”‘ –Š‹• —•‡” 
VB.NET PDF - Annotate PDF with WPF PDF Viewer for VB.NET
Default create. Click to select drawing annotation with default properties. Other Tab. 17. Text box. Click to add a text box to specific location on PDF page.
pdf make text searchable; pdf search and replace text
C# HTML5 Viewer: Load, View, Convert, Annotate and Edit OpenOffice
Office PowerPoint (.ppt, .pptx) on webpage, Convert CSV to PDF file online C#.NET RasterEdge HTML5 Viewer particular text tool can select text on all
find and replace text in pdf file; pdf searchable text
PDF Share Forms Enterprise 2.5 User Guide 
155 
from a User 
( —–’—– –‘ ƒ”‹ƒ„Ž‡ǣ …‘ŽŽ‡…–)dzǤ  – …ƒ „‡ —•‡† –‘ ƒ••‹‰ ƒ –ƒ• –‘ –Š‡ ’ƒ”–‹…‹’ƒ–ǡ 
prompting them to provide the needed information in a custom task form, and 
then click the Complete Task button on the task form.  
Utility Actions 
Most actions in this category can be used to extract information from text strings. 
Extract 
Substring from 
End of String 
This action is initially display‡† ‹ ƒ ‘”ˆŽ‘™ •–‡’ ƒ• Dz Dz ‘’› 0 …Šƒ”ƒ…–‡”• ˆ”‘ 
–Š‡ ‡† ‘ˆ •–”‹‰ ( —–’—– –‘ ƒ”‹ƒ„Ž‡ǣ •—„•–”‹‰)dzǤ  – …ƒ „‡ —•‡† –‘ …‘’› n number 
of characters from the end of a string and store the output value in a variable.  
Extract 
Substring from 
Index of String 
Š‹• ƒ…–‹‘ ‹• ‹‹–‹ƒŽŽ› †‹•’Žƒ›‡† ‹ ƒ ‘”ˆŽ‘™ •–‡’• ƒ• Dz Dz ‘’› ˆ”‘ •–”‹‰ǡ •–ƒ”–‹‰ 
ƒ– 0 ( —–’—– –‘ •—„•–”‹‰)dzǤ  – …ƒ „‡ —•‡† –‘ …‘’› ƒŽŽ …Šƒ”ƒ…–‡”• •–ƒ”–‹‰ ˆ”‘ 
character n in a string and store the output in a variable.  
Extract 
Substring from 
Start of String 
Š‹• ƒ…–‹‘ ‹• ‹‹–‹ƒŽŽ› †‹•’Žƒ›‡† ‹ ‘”ˆŽ‘™ •–‡’ ƒ• Dz Dz ‘’› 0 …Šƒ”ƒ…–‡”• ˆ”‘ –Š‡ 
•–ƒ”– ‘ˆ •–”‹‰ ( —–’—– –‘ ƒ”‹ƒ„Ž‡ǣ •—„•–”‹‰)dzǤ  – …ƒ „‡ —•‡† –‘ …‘’› n number of 
characters from the start of a string and stores the output in a variable. 
Extract 
Substring of 
String from 
Index with 
Length 
Š‹• ƒ…–‹‘ ‹• ‹‹–‹ƒŽŽ› †‹•’Žƒ›‡† ‹ ƒ ‘”ˆŽ‘™ •–‡’ ƒ• Dz Dz ‘’› ˆ”‘ •–”‹‰ǡ •–ƒ”–‹‰ 
ƒ– 0 ˆ‘” 0 …Šƒ”ƒ…–‡”• ( —–’—– –‘ ƒ”‹ƒ„Ž‡ǣ •—„•–”‹‰)dzǤ  – …ƒ „‡ —•‡† –‘ …‘’› n 
number of characters starting from a particular character in a string and stores the 
output in a variable. 
Find Interval 
Between Dates 
Š‹• ƒ…–‹‘ ‹• ‹‹–‹ƒŽŽ› †‹•’Žƒ›‡† ‹ ƒ ‘”ˆŽ‘™ •–‡’ ƒ• Dz ‹† ‹—–‡• „‡–™‡‡ †ƒ–‡ 
ƒ† †ƒ–‡ ( —–’—– –‘ ƒ”‹ƒ„Ž‡ǣ –‹‡)dzǤ  – …ƒ „‡ —•‡† –‘ …ƒŽ…—Žƒ–‡ –Š‡ –‹‡ difference, 
in terms of minutes, hours or days, between two dates and stores the output in a 
variable. 
For more detailed information on Workflow Actions, please refer to this guide: 
http://office.microsoft.com/en-us/sharepoint-designer-help/workflow-actions-in-sharepoint-
designer-2010-a-quick-reference-guide-HA010376961.aspx 
Adding Conditions to a Workflow Step 
Select the Workflow Step and type-in a keyword describing the desired condition. Suggestions for this 
keyword will be displayed. Alternatively select from the Condition Ribbon button. Available 
conditions are described below: 
Common conditions 
If any value 
equals value 
Š‹• …‘†‹–‹‘ ‹• ‹‹–‹ƒŽŽ› †‹•’Žƒ›‡† ‹ ƒ ‘”ˆŽ‘™ •–‡’ ƒ• Dz ˆ ˜ƒŽ—‡ ‡“—ƒŽ• ˜ƒŽ—‡dzǤ  – 
can be used when user wants to compare a value against another. Values can be 
static text, dynamic strings, and lookups to variables, context information, or 
SharePoint fields. 
If current item 
field equals 
value 
Š‹• …‘†‹–‹‘ ‹• ‹‹–‹ƒŽŽ› †‹•’Žƒ›‡† ‹ ƒ ‘”ˆŽ‘™ •–‡’• ƒ• Dz‹ˆ ƒ ˆ‹‡Ž† ‡“—ƒŽ• ˜ƒŽ—‡dzǤ 
It can be used to compare a field in the current item that the list or reusable list 
workflow is currently running on to a value. Values can be static text, dynamic 
VB.NET PowerPoint: VB Codes to Create Linear and 2D Barcodes on
then apply PPT slide getting method to select the target PowerPoint PDF 417 barcode library is a mature and offers users the human readable text setting option
convert pdf to searchable text online; pdf searchable text converter
TIFF to PDF Converter | Convert TIFF to PDF, Convert PDF to TIFF
for TIFF-PDF Conversion; Able to preserve text and PDF Open TIFF to PDF Converter first; Load a TIFF Select "Convert to PDF"; Select "Start" to start conversion
search pdf for text in multiple files; searching pdf files for text
PDF Share Forms Enterprise 2.5 User Guide 
156 
strings, and lookups to variables, context information, or other SharePoint fields. 
Other Conditions 
Check exact list 
item 
permissions 
This condition is initially displayed in an Impe”•‘ƒ–‹‘ •–‡’ ƒ• DzIf permissions for 
–Š‡•‡ —•‡”• ƒ”‡ ƒ– Ž‡ƒ•– –Š‡•‡ ’‡”‹••‹‘• ‘ ‹–‡ ‹ –Š‹• Ž‹•–dz. It can be used to 
check if the users have at least the permissions that the specified permission level 
provides for an item in the list. It does not check that the users have specific 
permission levels. A user can be a single user, multiple users, or a group. 
Check list item 
permissions 
Š‹• …‘†‹–‹‘ ‹• ‹‹–‹ƒŽŽ› †‹•’Žƒ›‡† ‹ ƒ  ’‡”•‘ƒ–‹‘ •–‡’ ƒ• DzIf permission 
levels for these users are at least th‡•‡ ’‡”‹••‹‘ Ž‡˜‡Ž• ‘ ‹–‡ ‹ –Š‹• Ž‹•–dz. It can 
be used to check if the users have the specified permission levels for an item in the 
list. A user can be a single user, multiple users, but you cannot use a group in this 
condition. 
Created by a 
specific person 
Š‹• …‘†‹–‹‘ ‹• ‹‹–‹ƒŽŽ› †‹•’Žƒ›‡† ‹ ƒ ‘”ˆŽ‘™ •–‡’ ƒ• DzIf created by specific 
’‡”•‘dz. It can be used to check if an item was created by a specific user.  
Created in a 
specific date 
span 
This condition is initially displayed in a Workflow •–‡’• ƒ• Dz ˆ …”‡ƒ–‡† „‡–™‡‡ †ƒ–‡ 
ƒ† †ƒ–‡dzǤ  – …ƒ „‡ —•‡† –‘ …Š‡… ‹ˆ –Š‡ ‹–‡ ™ƒ• …”‡ƒ–‡† „‡–™‡‡ –Š‡ •’‡…‹ˆ‹‡† 
dates - current date, a specific date, or a lookup. 
Modified by a 
specific person 
This condition is initially displayed in a Workflow steps ƒ• Dz ˆ ‘†‹ˆ‹‡† „› •’‡…‹ˆ‹… 
’‡”•‘dzǤ  – …ƒ „‡ —•‡† –‘ …Š‡… ‹ˆ ƒ ‹–‡ ™ƒ• ‘†‹ˆ‹‡† „› ƒ •’‡…‹ˆ‹‡† —•‡”Ǥ 
Modified in a 
specific date 
span 
Š‹• …‘†‹–‹‘ ‹• ‹‹–‹ƒŽŽ› †‹•’Žƒ›‡† ‹ ƒ ‘”ˆŽ‘™ •–‡’• ƒ• Dz ˆ ‘†‹ˆ‹‡† „‡–™‡‡ 
†ƒ–‡ ƒ† †ƒ–‡dzǤ  – …ƒ „‡ —•‡† –‘ check if an item was modified between the 
specified dates - current date, a specific date, or a lookup. 
Person is a 
valid 
SharePoint 
user 
Š‹• …‘†‹–‹‘ ‹• ‹‹–‹ƒŽŽ› †‹•’Žƒ›‡† ‹ ƒ ‘”ˆŽ‘™ •–‡’• ƒ• Dz ˆ ’‡”•‘ ‹• ƒ ˜ƒŽ‹† 
Šƒ”‡ ‘‹– —•‡”dzǤ  – …ƒ „‡ —•‡† –o check if the specified user is a member of the 
SharePoint site. 
The file size in 
a specific range 
kilobytes 
Š‹• …‘†‹–‹‘ ‹• ‹‹–‹ƒŽŽ› †‹•’Žƒ›‡† ‹ ƒ ‘”ˆŽ‘™ •–‡’ ƒ• DzIf the file size is between 
size and size kilobytedzǤ  – …ƒ „‡ —•‡† –‘ …Š‡… ‹ˆ –Š‡ file size of a document is 
between the specified sizes, in kilobytes. This condition is available only when the 
Workflow is associated with the Document content type, a child of the Document 
content type, or a Library. 
The file type is 
a specific type 
Thi• …‘†‹–‹‘ ‹• ‹‹–‹ƒŽŽ› †‹•’Žƒ›‡† ‹ ƒ ‘”ˆŽ‘™ •–‡’ ƒ• DzIf the file type is 
specifieddzǤ  – …ƒ „‡ —•‡† –‘ – …Š‡… ‹ˆ –Š‡ ˆ‹Ž‡ –›’‡ ‘ˆ –Š‡ …—””‡– ‹–‡ ‹• ‘ˆ –Š‡ 
specified type. The file type can be entered either as a string or use a lookup. This 
condition is available only when the Workflow is associated with the Document 
content type, a child of the Document content type, or a Library. 
The field 
contains 
keywords 
Š‹• …‘†‹–‹‘ ‹• ‹‹–‹ƒŽŽ› †‹•’Žƒ›‡† ‹ ƒ ‘”ˆŽ‘™ •–‡’• ƒ• Dz ˆ –‹–Ž‡ ˆ‹‡Ž† …‘–ƒ‹• 
‡›™‘”†•dzǤ  – …ƒ „‡ —•‡† –‘ …Š‡… ‹ˆ –Š‡ ‹–Ž‡ ˆ‹‡Ž† ˆ‘” ƒ ‹–‡ …‘–ƒ‹• ƒ •’‡…‹ˆ‹… 
word 
XDoc.HTML5 Viewer for .NET, All Mature Features Introductions
NET developers to search text-based documents, like PDF, Microsoft Office The well built-in text search tool is compatible with most Text Select, Copy & Paste.
how to select text in pdf and copy; how to search pdf files for text
VB.NET PDF - Convert PDF Online with VB.NET HTML5 PDF Viewer
tiff, VB.NET read PDF, VB.NET convert PDF to text, VB.NET Export PDF to Tiff file. Users are allowed to set scaling value and select compress mode: UnCompressed
pdf text searchable; how to select all text in pdf
PDF Share Forms Enterprise 2.5 User Guide 
157 
For more detailed information on Workflow Conditions, please refer to this guide: 
http://office.microsoft.com/en-us/sharepoint-designer-help/workflow-conditions-in-sharepoint-
designer-2010-a-quick-reference-guide-HA010376962.aspx 
Working with XSLT Functions 
Current version of PDF ShareForms Workflow supports XSLT functions 1.0.  
XSLT allows execution of custom actions to return specified output. XSLT functions available in PDF 
ShareForms Workflow actions are listed below: 
Boolean 
boolean boolean (object
The boolean function converts its argument to a boolean. 
boolean contains (string
string) 
The contains function returns true if the first argument string 
contains the second argument string, and otherwise returns false. 
boolean not (boolean) 
The not function returns true if its argument is false, and false if 
argument is true. 
Blue indicates the return value type; * Red indicates the XSLT Function name; *Purple indicates the 
parameter type. 
Numeric 
number ceiling (number) 
The ceiling function returns the smallest integer that is equal to or is 
larger than the numeric value of the number argument.  
number count (node-set) 
The count function counts and returns the number of nodes in the 
argument node-set. 
number floor (number) 
The floor function returns the largest integer that is equal to or is 
smaller than the numeric value of the number argument.  
number number (object?) 
The number function converts its argument to a number. 
number round (number) 
The round function returns the integer number that is closest to the 
argument. 
number string-length 
(string?
The string-length  returns the number of characters in the string. 
number sum (node-set) 
The sum  function adds and returns the total value of a set of numeric 
values in the argument node-set. 
Blue indicates the return value type; * Red indicates the XSLT Function name; *Purple indicates the 
parameter type. 
String  
string concat (stringstring
string) 
The concat function returns the concatenation of its arguments. 
string format-number 
(numberstringstring?
The format-number function converts its first argument to a string 
using the format pattern string specified by the second argument and 
the decimal-format named by the third argument, or the default 
decimal-format, if there is no third argument. 
PDF Share Forms Enterprise 2.5 User Guide 
158 
string string (object?) 
The string function converts the value argument to a string 
string substring (string
numbernumber?) 
The substring function returns the substring of the first argument, 
starting at the position specified in the second argument, with length 
specified in the third argument.  
string substring-after (string
string) 
The substring-after function returns a portion out of the string 
specified in the string argument that occurs after the substring 
specified in the substring argument. 
string substring-before 
(stringstring
The substring-before function returns a portion out of the string 
specified in the string argument that occurs before the substring 
specified in the substring argument. 
string translate (string
stringstring) 
The translate function takes the string in the value argument, 
replaces all occurrences of a string specified in the string1 argument 
with substitute characters specified in string2 argument and returns 
the modified string. 
Blue indicates the return value type; * Red indicates the XSLT Function name; *Purple indicates the 
parameter type. 
PDF Share Forms Enterprise 2.5 User Guide 
159 
How to run Workflow  
In order to make available a Workflow, user has to first Save the Form. Recommended action is 
Dz Š‡… ˆ‘” ””‘”•dzǤ  ˆ ‘”ˆŽ‘™ …‘–ƒ‹• ‘ ‡””‘”•ǡ —•‡” …ƒ –Š‡ ’”‘…‡‡† –‘ ’—„Ž‹•Š‹‰ ‹–ǣ  
Once published, navigate to the Document Library that the PDF Workflow was assigned to and select 
–Š‡ …‘””‡•’‘†‹‰    ‘…—‡–Ǥ Š‡ǡ •‡Ž‡…– –Š‡ Dz‘”ˆŽ‘™dz „—––‘ ƒ† ƒŽŽ ƒ˜ƒ‹Žable Workflows 
will be displayed. Select the Workflow that has been designed for the corresponding PDF Document 
ƒ† …Ž‹… –ƒ”– „—––‘Ǥ Š‹• ™‹ŽŽ ‹‹–‹ƒ–‡ –Š‡ ‘”ˆŽ‘™ǯ• ‡š‡…—–‹‘Ǥ  
In Document Library user is able to follow up on the Workflow status and check for additional details 
by selecting the Workflow status link.  
PDF Share Forms Enterprise 2.5 User Guide 
160 
Example Workflow using PDF ShareForms Actions 
Example: “Create PDF form Document” Workflow Action 
Step 1: Start SharePoint Designer 2010. Select your site from the list of Recent Site or select the Open 
Site button and select from list of available sites.   
Step 2:  ’‡ Dz‘”ˆŽ‘™•dz Ž‹ Ž‘…ƒ–‡† ‹ Dz‹–‡  „Œ‡…–•dz ’ƒ‡ŽǤ ‡Ž‡…– ‹•– ‘”ˆŽ‘™ „—––‘ ƒ† Ž‘…ƒ–‡ 
your Document Library from the drop-down list. This will create a new Workflow. Enter Name and 
description and click OK.  
Step 3:  ‘ –‘ …–‹‘• ‡— ƒ† •‡Ž‡…– Dz Dz ”‡ƒ–‡    ˆ‘” ‘…—‡–dzǤ Š‹• ƒ…–‹‘ ‹• ‹‹–‹ƒŽŽ› †‹•’Žƒ›‡† 
‹ ƒ ‘”ˆŽ‘™ •–‡’ ƒ• Dz Dz ”‡ƒ–‡    from Document in this document library (Output to Variable: 
‡™ ‘…—‡–  1Ǣ š…‡’–‹‘ –‘ ƒ”‹ƒ„Ž‡ǣ š…‡’–‹‘)dzǣ 
Step 4: Ž‹… ‘ –Š‡ Dz–Š‹• ‘…—‡– ‹„”ƒ”› Ž‹ ƒ† •‡Ž‡…– –Š‡ •ƒ‡ ‘…—‡– ‹„”ƒ”› –Šƒ– ™ƒ• 
initially selected when you started the SharePoint designer.  
Documents you may be interested
Documents you may be interested