EXCEL PIVOT TABLE 
David Geffen School of Medicine, UCLA 
Dean’s Office 
Oct 2002 
Pdf editor with search and replace text - search text inside PDF file in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Learn how to search text in PDF document and obtain text content and location information
pdf text select tool; search text in pdf image
Pdf editor with search and replace text - VB.NET PDF Text Search Library: search text inside PDF file in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Learn How to Search Text in PDF Document and Obtain Text Content and Location Information in VB.NET application
how to select text in pdf and copy; select text in pdf reader
2
Table of Contents 
Part I – Creating a Pivot Table
Excel Database……………………………………………..…………….….….….3 
What is a Pivot Table……………………………………….….……….…….....…3 
Creating Pivot Tables (Step-by-Step) …………………….….…………...…..…...5 
Setting up the Layout Area…………………………………….………...….….….6 
Graphing Your Report…………………………………….…….……..….….…….8 
Editing your Graph………………………………………….…………….….…….9 
Part II – Customizing a Pivot Table
Redesigning the Pivot Table Report…………………………….….……..………10 
Including an Additional Data Field ………………………………..……..………11 
Using the “Page” Option……………………………………….…………………12 
Displaying Pages on Separate Worksheets………………………….…………….13 
Representing Your Dollar Amounts as Percentages of a Column or a Row……...15 
Displaying the Detail Data Behind a Summarized Amount………………………17 
Sorting a Pivot Table Report……………………………………………………...17 
Collapsing and Expanding a Pivot Table………………………………………....18 
Hiding a Row or Column Item……………………………………………………19 
Suppressing Subtotals…………………………………………………………..…20 
“Copy – Paste Special – Value” a Pivot Table Report……………………………22 
Changing Field Button Labels ……………………………………………………24 
Part III – Miscellaneous Excel Features and Tricks
Sorting………... …………………………………………………………..………25 
Subtotaling…… …………………………………………………………..………26 
Filtering………. …………………………………………………………..………30 
Auto Formatting …………………………………………………………..………34 
Sum Without Formulas…..…………………………………………………….…..35 
Print a Title on Multiple Pages……………………………………………….……36 
Get a List of All Worksheets in Your Workbook …………………………………36 
Viewing All Formulas………………………………………………………..…….37 
Using “Form” to facilitate Viewing and Editing Excel Database………….………38 
Wrap Text……………………………………………………………………..……38 
Print Column Letters and Row Numbers…………..….…...….…………...………39 
C# PDF replace text Library: replace text in PDF content in C#.net
public void Replace(String oldString, String newString, RESearchOption option specified string text that match the search option from specified PDF page.
pdf text searchable; search pdf files for text programmatically
VB.NET PDF replace text library: replace text in PDF content in vb
NET: Replace Text in PDF File. The following coding example illustrates how to perform PDF text replacing function in your VB.NET project, according to search
can't select text in pdf file; pdf find text
3
Part I - Creating a Pivot Table 
Excel Database 
In Microsoft Excel, you can easily use a list as a database. A list is a labeled series of rows that contain similar data.  
For example, a list can be a listing of clients and their phone numbers, or a list of ledger or payroll entries.  You can 
think of a list as a simple database, where rows are records and columns are fields. When you perform database 
tasks, such as sorting,  subtotaling or filtering data, Microsoft Excel automatically recognizes the list as a database 
and uses the following list elements to organize the data. 
The columns in the list are the fields in the database. 
The column labels in the list are the field names in the database. 
Each row in the list is a record in the database. 
Using Excel as a database makes it a far more powerful tool than just using it as a spreadsheet.  In order to benefit 
from Excel’s neat database capabilities, you need to properly set up the information on your spreadsheet as a 
database, as described above.  If you don’t, you will not be able to perform database tasks.  For example, make sure 
the column labels of your database are consecutive and you don’t skip any columns and end up with columns with 
no column labels within your database.   Similarly make sure you don’t have totally blank rows within your 
database.  If you do, this would break up your database and the database tasks you perform will only apply to a part 
of your database, resulting in erroneous reports.  It is OK to have some blank cells in a row but it is not OK to have a 
row that has no information in any of its cells. 
When you work with large amounts of data, scrolling up, down, right and left will only create frustration for you and 
will never give you any useful information.  By using Excel database functions, literally, in a matter of seconds you 
can turn a large quantity of raw data into a meaningful, good looking, useful report.  It is easier than you might 
imagine. 
You can always start with a list and add fields to it.  All it takes is to type in a column label in a column adjacent to 
your database (without skipping any columns) and enter your additional information in that column.  Or you may 
insert a column in your database and use it as the additional field by typing a column heading. 
The main Excel database tasks are sorting, subtotaling, filtering and the most powerful of all is pivot tables.  All 
these features are covered in this manual. 
What is a Pivot Table
A pivot table is an interactive worksheet table that quickly summarizes large amounts of data using calculation 
methods you choose.  It is called a pivot table because you can rotate its row and column headings around the core 
data area to give you different views of the source data.  As the source data changes, you can update a pivot table. 
If you change data in the source list or table, by  adding new rows (records) or columns (fields),  there are ways to 
update (or refresh) the pivot table.  However, the safest way seems to be deleting the sheet which contains your 
pivot table and start over by creating a new pivot table, which usually takes only a few seconds. 
Note:  There is no limit, other than available memory, to the number of pivot tables that can be defined in the same 
workbook-or even on the same worksheet. 
The following table is a sample report which shows summarized expense for three fiscal years by type of expense.  
In a matter of seconds hundreds of rows of detail data get summarized as shown below using the power of  pivot 
tables. 
C# HTML5 PDF Viewer SDK to view, annotate, create and convert PDF
framework class. An advanced PDF editor enable C# users to edit PDF text, image and pages in Visual Studio .NET project. Support to
search pdf files for text; find text in pdf image
C# PDF delete text Library: delete, remove text from PDF file in
option). Description: Delete specified string text that match the search option from PDF file. Parameters: Name, Description, Valid Value.
text select tool pdf; search text in multiple pdf
4
You can even make the report look nice as follows, using “Autoformat” which is also explained in this manual on 
page 34: 
C# PDF Page Replace Library: replace PDF pages in C#.net, ASP.NET
You can replace an entire PDF page with another PDF page from another PDF file. All information, data on the original page are removed, including text, images
cannot select text in pdf; pdf text search
C# PDF Text Highlight Library: add, delete, update PDF text
Description: Highlight specified string text that match the search option from PDF file. Parameters: Name, Description, Valid Value.
search pdf for text; select text pdf file
5
Creating Pivot Tables (Step-by-Step)
Before You Start
Make sure you pick one cell in the body of your database, meaning any cell below the column labels where there is 
data.  Excel will recognize the boundaries of your database. 
PivotTable Wizard Step 1 of 3
On the menu bar click on “Data”, then click on “Pivot Table and PivotChart Report”, select the first option which is 
“Microsoft Excel list or Database” and click on “Next”. 
PivotTable Wizard Step 2 of 3
Since your cell pointer was in the body of the database, Excel automatically knows the range of your database.  
Here, just click Next. 
PivotTable Wizard Step 3 of 3
Click on “Layout” which is button to the left.  Here is the heart of the pivot table where you get to design your 
report.  Every field of your database appears as a button to the right.  Simply drag the field(s) that you want your 
data summarized by to the “Row” and/or “Column” areas.  Hit “OK” and then hit “Finish”.  Keep in mind that the 
following are just examples.  You can just as easily summarize your reports by other fields that are of more interest 
to you. 
Note:  If you have created filters using the Filter command on the Data menu in your Excel list, Pivot table will 
ignore it.  So it’s better to remove the filters before creating a pivot table. 
Also, Excel automatically includes grand totals and subtotals in the pivot table, so remove any subtotals from your 
list by choosing “Data” from the menu bar, then “Subtotals” and click on “Remove All”.  Otherwise, pivot table will 
not allow you to proceed through the final step and you will get an error message. 
C# WPF PDF Viewer SDK to view PDF document in C#.NET
WPF Viewer & Editor. WPF: View PDF. WPF: Annotate PDF. Read. Text: Extract Text from PDF. Text: Search Text in PDF. to PDF. Text: Delete Text from PDF. Text: Replace
search pdf files for text programmatically; search text in pdf using java
C# PDF Convert to Text SDK: Convert PDF to txt files in C#.net
PDF to Text. |. C#.NET PDF SDK - Convert PDF to Text in C#.NET. Empower C# Users to Convert PDF to Text (TXT) in Visual C# with .NET XDoc.PDF Converter Library.
pdf select text; convert pdf to searchable text
6
Setting up the Layout Area
Drag the field “Sub Code” (on the right side of screen) to the ROW area (left side of screen).  Then drag the “Fiscal 
Year ” field to the COLUMN  area.  Then drag the numeric field “Expense” from the right side of the screen to the 
“DATA” area. 
Remember that the DATA area contains the fields you want summarized.  If instead of “Sum” it defaults to “Count”, 
double  click on “Count of Expense” and choose “Sum” as shown below and click “OK”. 
Double-clickhere
e
7
When done, click “OK”.  Here is the result of your pivot table. 
The pivot table is created on a new sheet in the workbook.   
You can rename the sheet that contains the pivot table by double clicking on the sheet tab name and typing your new 
meaningful sheet name. 
When you create a pivot table, the Pivot Table toolbar will appear on your screen and it looks like this: 
If you don’t see this toolbar then you can choose the Toolbar command from the View menu and choose PivotTable. 
The best way to learn about pivot tables is through experimenting.  Try positioning each field which is represented 
by buttons as a row category, column category, and page – the pivot table will reveal different information about the 
underlying data with each layout. 
Double-click here to rename the sheet. 
8
Graphing Your Report
You can easily define a graph from your report.  Let’s say we want to graph total travel expenses for a department 
over three fiscal years.  After extracting the data and creating the pivot table, take the following steps. 
Step 1
First, you need to select the cells for the graph.  Select cells A3 to B5.  Don’t include the totals in the chart. 
Also, don’t start from A2 or you won’t be able to select the cells. 
After you select the cells for the graph, look for the “Chart Wizard” button on the pivot table toolbar.  Click once on 
this button. 
.  You will see the following. 
9
Editing your Graph
If you wish to edit your graph, first single click on the graph to get into the graph edit mode.  If you want to change 
the color of the bar, double-click on the bar you want to change.   
If you want to change the color of the background, double-click on the background and you can change the color. 
After you make your changes, click once outside the graph to exit graph edit. 
If you want to change the graph type to a pie or a line graph, first single click to get into the graph edit mode then 
while your cursor is on a blank section of the chart, single click the right mouse button (shortcut) and click on 
“Chart Type”, select your desired chart type and click “OK” or use the chart toolbar to make changes. 
10
Part II - CUSTOMIZING A PIVOT TABLE 
Creating a pivot table is only the first step in making it work for you.  You can choose how a pivot table is 
organized, formatted and calculated.  You can also easily customize the portion of the source data it displays. 
Redesigning the Pivot Table Report
To add detail to existing data in a pivot table, add a row or column field.  To display smaller subsets of data, use 
page fields.  To redesign the report i.e., add a row, column, or page field, select a cell in the pivot table, and then  
click on the first button on the left of this toolbar  
, then click on the “Layout” button to the left of the pop up 
screen to go back to the drawing board or layout screen. 
Try this with the first example that you tried out earlier.  Drag the “Sub” and “Fiscal Year” fields off of the layout 
screen and set up the new screen to look like this… 
This will sum the expenses by “Sub-Object Title” for each “Project”  
When done, click on “OK”.   You will get this report. 
Documents you may be interested
Documents you may be interested