11
Including an Additional Data Field
You can summarize more than one data field from the source list or table in a pivot table.  For example, if your 
source list has two numeric fields, such as gross salaries and employee benefits, you can display summary data for 
both of them.  Lay out the pivot table design with both numeric fields in the “Data” area as follows and click OK, 
And you will get this: 
Pdf text search - search text inside PDF file in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Learn how to search text in PDF document and obtain text content and location information
how to select text in pdf image; search pdf documents for text
Pdf text search - VB.NET PDF Text Search Library: search text inside PDF file in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Learn How to Search Text in PDF Document and Obtain Text Content and Location Information in VB.NET application
select text in pdf file; select text in pdf
12
Using the “Page” Option
The “Page” option in the layout screen lets you look at one item at a time.  You can really use this feature as a filter.   
Unlike items in row and column fields, the items and associated data for a page field are displayed one at a time on 
the worksheet.  
Once again, go back to the layout screen as shown above and set up this pivot table.  This again will sum the 
expenses by “Sub-Object Summary” for all projects.  We will use the “Page” option to look at one project at a time.  
To do this,  drag the “Project” field from the right side to the “Page” button on the left side as shown below.  When 
done, click on the “OK” button.   
Notice cell B1 on your finished report where the word “All” is.  This means you are looking at All the projects.  
Click on the down arrow next to all and you will see a list of the different projects to pick from and hit “OK”. 
C# Word - Search and Find Text in Word
C# Word - Search and Find Text in Word. Learn How to Search Text in PDF Document and Obtain Text Content and Location Information. Overview.
how to make a pdf document text searchable; make pdf text searchable
C# PowerPoint - Search and Find Text in PowerPoint
C# PowerPoint - Search and Find Text in PowerPoint. Learn How to Search Text in PDF Document and Obtain Text Content and Location Information. Overview.
converting pdf to searchable text format; how to search a pdf document for text
13
The figure below shows just the  project2 expenses.  Notice how the numbers have changed from the previous 
report. 
Select some other projects, again click on cell B1 to choose another project and watch the numbers change. 
Keep in mind you can have more than one field in the “Page” area.  The more page fields you have, the more filtered 
the data is on a page.  For example, a pivot table with the single page field “Project” shows total expenses for only 
one project at a time.  Adding the page field Sub-Object Title filters the data even more by displaying total expense 
data only for the selected sub-object title for the selected project. 
Displaying Pages on Separate Worksheets
Now, suppose you want to print separate reports for different projects or save them as separate reports.  First, use the 
page button arrow to switch back to “All”.  Then follow these steps: 
1.  Select a cell anywhere inside the pivot table. 
2.  Click the “Show Pages” tool   on the Pivot Toolbar.  
C# PDF delete text Library: delete, remove text from PDF file in
The following C# coding example illustrates how to perform PDF text deleting function in your .NET project, according to search option. // Open a document.
search multiple pdf files for text; pdf search and replace text
C# PDF replace text Library: replace text in PDF content in C#.net
The following C# coding example illustrates how to perform PDF text replacing function in your .NET project, according to search option. // Open a document.
pdf make text searchable; text searchable pdf file
14
Depending on your layout, there can be more than one page field.  The “Show Pages” dialog box is displayed, 
letting you select which field will determine the page breaks. 
3.  Select Project from the list, and click OK.  The following figure shows the result. 
Notice that three new worksheets have been inserted into the workbook – one for each project. 
Grouping Your Data
Grouping is another feature in pivot tables that you might find useful at times.  The grouping feature is not addressed 
in this manual. 
3 new worksheets 
VB.NET PDF replace text library: replace text in PDF content in vb
The following coding example illustrates how to perform PDF text replacing function in your VB.NET project, according to search option.
find text in pdf files; search text in pdf image
VB.NET PDF- View PDF Online with VB.NET HTML5 PDF Viewer
PDF Read. Text: Extract Text from PDF. Text: Search Text in PDF. Image: Extract Image from PDF. Easy to search PDF text in whole PDF document.
how to select text in pdf; how to make pdf text searchable
15
Representing Your Dollar Amounts as Percentages of a Column or a Row
Each cell in the following example is shown as a percentage of the column.  
The following steps will show you how to create such a report.  Let’s say you are working with detail payroll data 
for 3 months.  Issue the Pivot Table command from the Data menu to get to the layout screen as shown below. 
Double-click here 
C# PDF Text Highlight Library: add, delete, update PDF text
The following C# coding example illustrates how to perform PDF text highlight function in your .NET project, according to search option. // Open a document.
how to search pdf files for text; how to select text in pdf reader
C# HTML5 PDF Viewer SDK to view PDF document online in C#.NET
Page: Rotate a PDF Page. PDF Read. Text: Extract Text from PDF. Text: Search Text in PDF. Easy to search PDF text in whole PDF document.
pdf text select tool; how to select all text in pdf
16
Double-click on the “Sum of Time” to create a custom calculation. Once you see the top section of the screen 
below, click on “Options”.   Then click on the arrow next to the “Show data as” box and set that option as “% of 
column”.  
Click “OK”, then “OK” and you will get the report that we just saw with percentages in all columns.  However, at 
first it will be for the whole department.  Click on the arrow next to Cell B1 to pick one employee at a time. 
Custom calculations for PivotTable data fields
The following functions are available for custom calculations in data fields. If you want to create a formula to work 
with PivotTable data, you can create a calculated field or a calculated item.  
Function
Result
Difference From 
Displays all the data in the data area as the difference from the value for the specified 
Base field and Base item. The base field and base item provide the data used in the 
custom calculation. 
% Of  
Displays all the data in the data area as a percentage of the value for the specified Base 
field and Base item. The base field and base item provide the data used in the custom 
calculation. 
% Difference From 
Displays all the data in the data area as the difference from the value for the specified 
Base field and Base item, but displays the difference as a percentage of the base data. The 
base field and base item provide the data used in the custom calculation. 
Running Total In 
Displays the data for successive items as a running total. You must select the field for 
which you want to show the items in a running total. 
% of row 
Displays the data in each row as a percentage of the total for each row. 
% of column 
Displays all the data in each column as a percentage of the total for each column. 
% of total 
Displays the data in the data area as a percentage of the grand total of all the data in the 
PivotTable. 
Index 
Displays the data by using the following calculation:((value in cell) x (Grand Total of 
Grand Totals)) / ((Grand Row Total) x (Grand Column Total)) 
17
Displaying The Detail Data Behind A Summarized Amount
When viewing summary data in a pivot table, you may observe a number that requires explanation.  You can easily 
display the source rows or records used to calculate the value of a cell in the data area.  Simply double-click the cell 
that requires explanation.  Excel will show you the rows from the database used in the calculation.  Also notice that 
Excel creates a new sheet in the workbook.  You may delete this sheet after you look up the detail information, if 
you don’t need it any more. 
Sorting a Pivot Table Report
You can sort a Pivot Table as shown below.  To try this out, in the earlier example of expenses by “Project”, pick 
one cell in the Expense column of the pivot table that shows expenses of project 1 and click the Descending  Sort 
button 
and you will see sub-object title with the highest amount of expense listed on the first line. 
If for some reason you need to sort in reverse alphabetical order of type of expense, pick a cell in the “Sub-Object 
Title” column and click on the 
icon.
18
Collapsing and Expanding a Pivot Table
Sometimes, within a pivot table, you may want to view more or less detail.  When there are more than one row or 
column categories, the level of detail can be easily expanded and collapsed.  Consider the following pivot table.  
You have the “Project” and “Sub-Object Title” fields in the “Row” section and  “Sum of Expense” in the Data area.   
If you don’t want to see the detail sub-object amounts that make up the total of project 1, double-click on the label 
“project 1” , cell A5,  to collapse the pivot table.  The following figure shows the pivot table after cell A5 has been 
double-clicked . 
By double-clicking A5 again, the sub-object rows of Project 1 will show up again. 
19
Hiding a Row or Column Item
To remove data from a single row or column in a pivot table, hide the associated item. For example, let’s say you 
have pulled down payroll data for your department and you create a pivot table report showing gross earnings by 
fund for each person as shown below. You realize you don’t want funds 19900 and 182XX to be included in your 
report.  Click on the arrow next to the heading of the “Fund” field  in your pivot table report.  Uncheck the funds 
you don’t want included and hit OK.   
Your new report will not include funds 182XX and 19900.  To include them again, click on the arrow next to fund 
heading again and check funds 182XX and 19900.   
Caution:  if you redesign your report and don’t include the “Fund” field in your report, even though you have 
indicated to hide 2 funds, the instruction to hide will be ignored and they will be included in your total amounts. 
20
Suppressing Subtotals
Sometimes you may want your summarized report to have two descriptive fields for a particular numeric field.  For 
example, you may want to summarize your payroll data by person and see employee name, as well as employee 
number and total gross salary.   
If you layout your pivot table as follows: 
Your report will look like this: 
NOT GOOD!!!! 
Double-click here to suppress totals 
Documents you may be interested
Documents you may be interested