Chapter 8
Setting Up Payroll
148
What Are Payroll Fields?
Payroll fields are to your 
employee records (ledgers) what 
accounts are to your general led-
ger. All the various payroll taxes 
that your company or your 
employees pay must be defined 
as payroll fields. Most common 
payroll deductions, allowances, 
and additions (for adjusted gross 
amounts) are set up when you 
answer the questions in the 
Payroll Setup Wizard. Any addi-
tional fields you may need can 
be set up in Employee Defaults.
Peachtree uses these fields to compute all the deductions and allowances 
that, together with gross pay rate information stored in the employee record, 
make up net pay. 
You can use these fields:
To compute and print amounts on the employee’s W-2 form.
To compute employee-paid state taxes.
To compute employer-paid taxes, such as unemployment, disability, and 
training.
To act as a holding place for any amount you want to track, dollars or 
otherwise, that should be updated by payroll processing. (For example, 
you can set up a payroll field to track advances and repayments for 
employees.) 
What Are Payroll Formulas?
A payroll field can have a formula attached to it that defines how the field is 
calculated. You can enter these formulas yourself, in User-Maintained 
Payroll Formulas. Or, you can subscribe to one of the Peachtree tax services, 
and have most of them updated for you (in Peachtree-Maintained Payroll 
Formulas) as tax regulations change. 
Pdf find text - search text inside PDF file in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Learn how to search text in PDF document and obtain text content and location information
search pdf files for text programmatically; select text in pdf
Pdf find text - VB.NET PDF Text Search Library: search text inside PDF file in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Learn How to Search Text in PDF Document and Obtain Text Content and Location Information in VB.NET application
find and replace text in pdf; how to make a pdf file text searchable
Payroll Setup Wizard
149
For examples of how to set up formulas and tables, open the sample com-
pany Bellwether Garden Supply. From the File menu, select Payroll Formu-
las, then User-Maintained. Select a tax that resembles what you are trying to 
set up and note the formula and (if applicable) the tax brackets in the exam-
ple. These formulas and tables are only examples; you should verify their accu-
racy by checking the latest calculation rules from the IRS (www.irs.gov
) or 
your state or local tax agency, or by making sure the values entered match 
company policies (for examples regarding 401K, vacation, etc.).
Setting up payroll fields and formulas can be one of the more complex fea-
tures of Peachtree. You should carefully evaluate this decision, perhaps in 
consultation with your accountant.
Payroll Setup Wizard
Most basic payroll information and standard payroll fields are set up for you 
when you fill in the information in the Payroll Setup wizard.
From the Maintain menu, select Payroll, and then choose Payroll 
Setup Wizard.
Once you have completed the wizard, you can still edit payroll 
information there. But the name of the wizard changes to 
Payroll Settings Wizard.
Your first choice is between Peachtree’s full-service payroll, one of our tax 
update services, or setting up and processing payroll yourself. See the previ-
If you want more information:
In the Help index, look up “payroll fields.” 
Look up “tax table formula.” 
C# Word - Search and Find Text in Word
C# Word - Search and Find Text in Word. Learn How to Search Text in PDF Document and Obtain Text Content and Location Information. Overview.
searching pdf files for text; pdf searchable text converter
C# PowerPoint - Search and Find Text in PowerPoint
C# PowerPoint - Search and Find Text in PowerPoint. Learn How to Search Text in PDF Document and Obtain Text Content and Location Information. Overview.
cannot select text in pdf; pdf select text
Chapter 8
Setting Up Payroll
150
ous section, or click on the links on the Payroll Setup Wizard to learn more 
about these choices.
Company Information
Once you’ve made your choices about how you plan to implement your 
payroll, you arrive at the Company Information window. 
On this screen, you enter basic information about your company. Based on 
this information, Peachtree will begin setting up payroll fields and formulas. 
For example, based on the State you enter, we’ll set up payroll fields for cal-
culating your state unemployment and income tax. The rate you enter will 
be used in the payroll formula for your state unemployment insurance 
(SUI). 
If applicable to your state, other state tax rate fields may display. 
Employee Meals and TipsBy default, the Tips and Meals fields are memo 
fields. Their amounts are logged for reporting and tax calculations, but no 
entry is posted to the general ledger. 
This state will default when 
you are setting up 
employees, but you can 
change it if necessary.
Enter the unemployment 
percentage the state 
government requires your 
company to pay. This is used 
to create the calculation for 
SUI (State Unemployment 
Insurance) employer taxes.
C# Excel - Search and Find Text in Excel
Easy to search and find text content and get its location details. Allow to search defined Excel file page or the whole document. C# PDF: Example of Finding Text
select text pdf file; select text in pdf file
VB.NET PDF File Merge Library: Merge, append PDF files in vb.net
When you have downloaded the RasterEdge Image SDK for .NET, you can unzip the package to find the RasterEdge.Imaging.PDF.dll in the bin folder under the root
how to search text in pdf document; search text in multiple pdf
Payroll Setup Wizard
151
➥To go on to the next window in the wizard, click the Next button at the 
bottom of the window.
Pay Type
s
You can set up a maximum of 20 different pay level types for hourly pay 
types and 20 for salary types. This means you can track overtime, bonuses, 
or any other special types of pay.
.
Benefits
You can set up many different types of benefits in the Payroll Setup Wizard, 
including:
vacation and sick time
If you want more information:
In the Help index, look up “payroll tax tables, overview.” 
Look up “payroll tax tables, Peachtree-maintained.” 
Look up “payroll tax tables, user-maintained.” 
The accounts you 
select here are 
usually a wage or 
salary expense 
account. They will 
be debited 
(increased) when 
you post payroll.
As with much of 
the default 
information you’re 
setting up in the 
wizard, you can 
change the 
account numbers 
for individual 
employees if 
necessary.
C# HTML5 Viewer: Load, View, Convert, Annotate and Edit Excel
HTML5 Viewer for C# .NET, users can convert Excel to PDF document, export C#.NET RasterEdge HTML5 Viewer also enable users to quickly find text content by
convert pdf to word searchable text; how to select text in pdf image
VB.NET PDF File & Page Process Library SDK for vb.net, ASP.NET
document. If you find certain page in your PDF document is unnecessary, you may want to delete this page directly. Moreover, when
can't select text in pdf file; search text in pdf image
Chapter 8
Setting Up Payroll
152
employee insurance, including medical, dental, vision, and long- and 
short-term disability insurance
retirement plans, including SIMPLE, 401(k), IRA, Roth 401(k) and 
IRA, and 403(b)
flexible spending accounts, including Medical Care, Dependent Care, 
Health Savings Accounts, and Adoption Assistance
For each benefit, the wizard walks you through the process of setting up the 
standard parameters for the benefit for your company. Your answers help 
Peachtree create both the payroll fields (including company and employee 
contributions) and payroll formulas. 
C# WPF Viewer: Load, View, Convert, Annotate and Edit Excel
function will help users to freely convert Excel document to PDF, Tiff and Text search and select functionalities and manipulate help to find text contents on
how to search pdf files for text; how to make a pdf document text searchable
XDoc.Word for .NET, Support Processing Word document and Page in .
Able to view and edit Word rapidly. Convert. Convert Word to PDF. Convert Word to ODT. Text & Image Process. Search and find text in Word. Insert image to Word page
text searchable pdf file; text searchable pdf
Payroll Setup Wizard
153
Vacation and Sick-Time Tracking
Vacation and sick time for employees can be set up two ways:
Employees earn all their hours at one time (for example, at the beginning 
of the year).
Employees earn a specified number of hours each payroll period that 
accrues throughout the year. 
When employees go on vacation or are sick, the used hours are recorded on 
their paychecks and are subtracted from their total hours allowed or earned. 
The remaining hours are tracked throughout the payroll year.
If you want more information:
Look up “vacation time, tracking setup.” 
Look up “sick time, tracking setup.” 
You can use a custom 
payroll formula to track 
the total and remaining 
hours of vacation, or 
just answer the 
questions and let 
Peachtree create 
formulas for you.
Here, you’re setting up 
the standard or most 
common vacation rules. 
You can tweak this 
information for 
individual employees, 
on the Vacation/Sick 
Time tab of Maintain 
Employees.  
Chapter 8
Setting Up Payroll
154
Insurance Plans: Medical
All insurance plans are set up similarly. We’ll look at an example of setting 
up a typical medical plan. 
First, you answer the questions about who contributes to the plan. If both 
the company and employee contribute, Peachtree will set up a payroll field 
for each. 
Some insurance plans must be given a name; this name is used on employee 
screens and on reports. It must start with a letter, have at least 2 characters, 
and cannot have spaces or special characters like asterisks.
Next, you can change whether contributions are taxable or not for this plan. 
Peachtree selects the taxes that are usually affected for the benefit. Normally 
you would not need to change these settings. However, for local or other 
special, non-supported taxes, you may need to change them. You should 
check with your taxing authority.
Contributions can
be based on a
specific amount or
on a custom (user-
maintained)
formula you create
to calculate the
amount.
Payroll Setup Wizard
155
Retirement Plans: 401(k)
While all retirement plans are set up similarly in the Payroll Setup Wizard, 
we’ll look specifically at setting up a 401(k) plan. 
401(k) contributions are generally pretax deductions in which a specified 
percentage of the employee’s gross wages is taken out prior to taxes and 
placed into a savings plan set up by the company. The contributions and the 
savings plan proceeds are tax deferred by the US government. In many com-
panies, employers match the employee contributions. 
First, you must decide what type of company 401(k) plan you want to set up 
and what general ledger accounts are to be used when recording contribu-
tions.
If your company contributes to the plan, you can enter a percentage or dol-
lar amount for that contribution. Enter each percentage as a positive num-
ber. (Enter 4.0—not 0.04—for 4%.) You can also use a custom formula to 
calculate the contribution, or use an advanced formula.
In the example shown above, the company is matching 100% (dollar for 
dollar) of all employee 401(k) contributions up to 4%. If an employee con-
tributes a higher percentage (for example, 5%), the company will match 
50% of the additional 1% amount. The company has set a matching cap at 
6%.
The liability account
is usually a 401(k)
deductions payable
account.
The expense
account is usually a
benefit, pension, or
profit-sharing plan
expense account.
Chapter 8
Setting Up Payroll
156
General Ledger Accounts
You can change the general ledger account that tracks employee contribu-
tions for each deduction you set up. This is usually a liability account
payable to the benefit provider. You can even add a new account that is spe-
cific to a deduction; it just depends on the level of detail you need in reports.
Setting Up Taxes
Here, you set the default or standard general ledger accounts for most pay-
roll tax liabilities and expenses. You can also set up any applicable local taxes 
that you or your employees are responsible for.
Local Taxes: Select Yes if you or your employees are responsible for local 
taxes. Then you'll be able to set up a Locality and Rate for these local taxes. 
(This field only displays if your company's state has supported local taxes.)
You don't need to set up 
Employee GL accounts if 
the deduction is paid for 
by the company. The 
employee contributions 
screen can be blank if there 
is no employee-paid por-
tion of the tax or benefit. 
These are the
most common
accounts for
taxes; you can
adjust them for
individual
employees, or
when
processing
paychecks.
Payroll Setup Wizard
157
Assign Tax Fields
When you walk through the Payroll Setup Wizard for the first time, you 
don’t see the Assign Tax Fields window. You can only access these windows 
after you have completed the wizard. That’s because Peachtree will correctly 
assign the tax fields that are set up within the Payroll Setup Wizard.
You would only have to assign tax fields if you a) create a payroll tax outside 
of the Payroll Settings wizard, such as a labor tax or union dues; or b) move 
your business from one state to another.
We provide two State
Special fields for unique
state taxes you might
have to add outside the
Payroll Settings wizard.
You would have to
assign any tax fields like
that, in order for them to
display on your tax forms
(W-2s, 940s, etc.) and
certain payroll reports.
Documents you may be interested
Documents you may be interested