Creating and Submitting 
ETDs at WVU
Word 2013 and Adobe Acrobat XI 
Information Technology Services
West Virginia University 
ITS Service Desk: (304) 293-4444, toll free: 1 (877) 327-9260 
its
help@mail.wvu.edu
ETD Technical Support site:  it.wvu.edu/services/training/etd/ 
If you need help with:
Converting or submitting your ETD or with using Microsoft Word or Adobe
Acrobat – contact the ITS Service Desk via phone or email to ask a question or
make an appointment for personal assistance (minimum of 1 week advance notice
for appointments). Email is the preferred means of communicating with the
Advanced 
Support Team.
Questions about deviations from standard formats or the submission process
contact ETDReview@mail.wvu.edu
Extract image from pdf file - Select, copy, paste PDF images in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Support PDF Image Extraction from a Page, a Region on a Page, and PDF Document
extract images from pdf; online pdf image extractor
Extract image from pdf file - VB.NET PDF Image Extract Library: Select, copy, paste PDF images in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Support PDF Image Extraction from a Page, a Region on a Page, and PDF Document
some pdf image extract; how to extract images from pdf
Table of Contents 
Table of Contents ............................................................................................................ 2
Electronic Theses and Dissertations Web Site ................................................................ 3
Formatting Guidelines ..................................................................................................... 4
Sample Title Page ........................................................................................................... 6
Parts of an ETD ............................................................................................................... 7
http://thesis.wvu.edu/formatting-your-etd/suggested-document-organization .............. 7
Front Matter ................................................................................................................. 7
Body ............................................................................................................................ 7
Back Matter ................................................................................................................. 7
How to Convert a Word Document to PDF ...................................................................... 8
Possible Methods ........................................................................................................ 8
Word 2007/2010/2013 Save as PDF ........................................................................... 8
Using the PDFMaker Macro with MS Word 2007/2010/2013 ........................................ 10
File > Print ..................................................................................................................... 11
Bookmarks .................................................................................................................... 13
Editing a PDF File ......................................................................................................... 15
Change Text Content or Appearance with Edit Text Tool .......................................... 15
Insert Pages .............................................................................................................. 16
Delete Pages ............................................................................................................. 16
Renumber Acrobat Pages ......................................................................................... 16
Replace Pages .......................................................................................................... 17
Rotate Pages ............................................................................................................. 17
Document Properties ..................................................................................................... 19
Optimize your ETD ........................................................................................................ 19
Submit Your ETD .......................................................................................................... 20
Before you submit your ETD ...................................................................................... 20
Upload your ETD to the Proquest System ................................................................. 20
ETD Publishing Options ................................................................................................ 22
Proquest publishing options ....................................................................................... 22
IR publishing options ................................................................................................. 22
2 
WVU Information Technology 
Services
C# PDF Text Extract Library: extract text content from PDF file in
Ability to extract highlighted text out of PDF document. text extraction from PDF images and image files. Enable extracting PDF text to another PDF file, TXT and
extract photo from pdf; how to extract images from pdf files
VB.NET PDF Text Extract Library: extract text content from PDF
Extract and get partial and all text content from PDF file. Extract highlighted text out of PDF document. Image text extraction control provides text extraction
extract text from image pdf file; extract images from pdf files without using copy and paste
Electronic Theses and Dissertations Web Site
https://etd.lib.wvu.edu/ 
Use the Formatting Your ETD link to learn about the ETD formatting guidelines. 
Use the Find ETDs link to view ETDs submitted by others in your department. 
These submissions can often serve as positive examples for you. Focus on 
documents submitted in the past few years since early submissions had lenient 
formatting requirements. 
Download the ETD Submission Information Packet: get a checklist for the entire 
process, view sample title page and sample abstract page, and obtain copies of 
required submission and signature forms. 
Use the Submit Your ETD Online link to submit your final ETD after you have made 
all corrections and converted the document to a PDF file. If you are submitting a 
project report or problem report in lieu of a thesis, click on the link to “Submit Your 
Report Online”. 
Creating and Submitting ETDs at WVU 
3 
VB.NET PDF File Compress Library: Compress reduce PDF size in vb.
Reduce image resources: Since images are usually or large size, images size reducing can help to reduce PDF file size effectively.
extract images from pdf files; extract jpg from pdf
C# PDF insert image Library: insert images into PDF in C#.net, ASP
Create high resolution PDF file without image quality losing in ASP.NET application. Add multiple images to multipage PDF document in .NET WinForms.
pdf image extractor; extract image from pdf using
Formatting Guidelines 
Refer to http://thesis.wvu.edu/formatting-your-etd for additional info. 
Title Page – see sample on page 6 
o Use the year of publication, not date of defense
o Include a list of committee members. Use degrees after their names, not Dr. in
front. Most people list the chair first, with others in alphabetical order.
o Department: specify the one your degree will be from. If yours will be a
multidisciplinary degree, use the chair's department.
o Specify the complete and correct name of your college.
Abstract Page 
o Must follow title page
o Single spaced with a blank line between paragraphs; try to fit on a single page.
o Ideally, refrain from using special symbols in the abstract.
For example, spell out "degrees" instead of using the ° symbol.
o Repeat title of paper and your name at top of abstract page,
after the heading “Abstract”.
Page numbers 
o Every page must have a page number with the following exceptions
title page
abstract page
first page of first chapter (depends on department style guide)
o Use lower case roman numerals in front section, arabic in body and end matter.
o Page numbers start over again at 1 at the beginning of the body.
o Use section breaks to control page numbers better.
o You can modify Header/Footer settings to control page number locations.
o Use Acrobat to add page numbers to scanned documents.
Table of Contents 
o Must have one in the front matter
o Use heading styles in document to easily create a table of contents
Tables 
o For best results, use the Table tool in Word.
o You can remove vertical lines in a table using the Border tool to adhere to your
department's style guide.
o Tables should have captions in a consistent location, on the same page.
o You can create landscape tables if the information would look better.
Keep the page landscape in the final PDF.
o You can continue tables over subsequent pages.
Repeat headings on these subsequent pages.
4 
WVU Information Technology 
Services
C# PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple files
Application. Best and professional adobe PDF file splitting SDK for Visual Studio .NET. outputOps); Divide PDF File into Two Using C#.
extract image from pdf c#; some pdf image extractor
VB.NET PDF File Merge Library: Merge, append PDF files in vb.net
When you have downloaded the RasterEdge Image SDK for also provided you with detailed PDF processing demo Imaging.Demo directory with the file name RasterEdge
extract images pdf; extract pictures pdf
Figures and Images 
o You can easily include full color images in an electronic document.
o Images can be created with drawing tools, digital cameras, screen snapshots,
charting tools in Excel or PowerPoint, scanned...
Excel/PowerPoint Charts
Create chart to be size as used in document to avoid resizing it in Word.
Copy & paste works best. Do not Paste Special as a bitmap image.
Make landscape if the aspect ratio works best that way
Avoid pattern and gradient fills if possible.
Avoid diagonal labels if possible to increase readability
Use sans serif fonts such as Arial for labels
Make sure font size is large enough.
Scanning
Scan at 150 or 300 dpi. No advantage to higher resolution scans
Scan text pages (such as approval letters) as Black & White
If you are not scanning directly to a PDF page, save scanned file as TIFF,
PNG, or GIF, not JPEG if possible.
Digital camera images will be JPEG – may need to resize or reduce file
size in graphics software before inserting into ETD document.
Figures should have captions on the same page.
Margins and Spacing 
o Ideally, 1" all around or 1.5" on left. Notice that by default, some copies of Word
use 1.25" on left and right. The important thing is that all pages and their 
footnotes have the same margins (occasionally a table or page in an appendix 
can slip into the margins if there is not other way to make it readable).  
o Be careful when creating chapters in different files.
o Single spacing with blank space between paragraphs looks best but double and
1.5 spacing are both acceptable.
o If possible, do not use a running header. If required, do not include on the front
matter pages.
Fonts 
o The preferred font size is 10 to 12 (characters per horizontal inch).
o The preferred font style is Time New Roman (traditional) or Arial (modern).
o If necessary, different typefaces (font sizes or styles) may be used within
headings, tables, figures, and appendices. Non-standard typefaces, such as
script, are generally not acceptable except for commonly accepted symbols.
Creating and Submitting ETDs at WVU 
5 
VB.NET PDF insert image library: insert images into PDF in vb.net
Create high resolution PDF file without image quality losing in .NET WinForms application. Insert single or multiple images or graphics to PDF document.
extract images from pdf; some pdf image extract
C# PDF File Compress Library: Compress reduce PDF size in C#.net
Reduce image resources: Since images are usually or large size, images size reducing can help to reduce PDF file size effectively.
extract text from image pdf file; extract photos pdf
Sample Title Page 
See page 6 of the ETD Submission Packet: http://thesis.wvu.edu/r/download/181555 
The West Virginia University Guide to the Preparation of 
Master's Theses and Doctoral Dissertations 
[Your Name] 
[Thesis / Dissertation] submitted to the 
[college name goes here] 
at West Virginia University 
in partial fulfillment of the requirements 
for the degree of 
[Master of Science / Doctor of Philosophy]  
in  
[Your Department/Concentration Goes Here] 
Joe College, Ph.D., Chair  
Anna Graham, Ph.D. 
Robert Colbert, M.F.A. 
Al K. Seltzer, M.S.L. 
I. D. Clair, Ph.D. 
Department of [department name] 
Morgantown, West Virginia 
2014 
Keywords: Format, Manuscript Preparation, Graduate Programs 
Copyright 2014 [your name here] 
Title goes here. 
Single spaced. 
Mixed case  
preferred to  
all uppercase. 
List of committee 
members goes here. 
Single spaced. 
Most students put list in 
alphabetical order with 
chair at top. Be accurate 
when specifying degrees 
Author name goes here. >> 
Specify degree >> 
Full name of college >> 
Specify year of ETD submission >> 
Specify Department  >> 
Ideally keywords are not part of your title. 
le. 
Can be short phrases. 
Copyright line is optional >> 
Specify Thesis OR Dissertation >> 
>> 
6 
WVU Information Technology 
Services
Parts of an ETD 
http://thesis.wvu.edu/formatting-your-etd/suggested-document-organization 
Front Matter 
Body 
… 
etc. 
Page numbering can be bottom center, upper right, lower right, etc. 
The headings in this example are just sample chapter titles. 
Back Matter 
Page numbering continues from the body in the same location on the page. 
The appendix headings in this example are just sample appendix titles.  
Hanging indents and single-spaced references are easier to read but you may be 
required to follow the style guide used by your department or college. 
Title Page 
Abstract 
Dedication 
optional
iii 
Acknowledge-
-
ments 
optional 
iv 
Table of 
Contents 
Abstract  ............. ii 
List of Tables ..... vi 
Chapter 1 ........... 1 
List of Tables 
Table 1.1 ............ 4 
Table 4.1........... 39 
vi 
List of Figures 
Figure 2.1  .......... 8 
Figure 2.2 ......... 10 
Figure 3.1 ......... 24
vii 
List of Symbols 
or Nomenclature 
optional 
viii 
Chapter One: 
Introduction 
Chapter Two: 
Literature Review 
References or 
Bibliography 
Smith, Dr. C., Black 
Vernacular English: 
Definitions and 
debates. 2007
131 
Appendix A: 
Script for 
Interviews 
138 
Appendix B: 
IRB Approval 
Letter 
140 
Chapter Three: 
Methodology 
23 
Chapter Four: 
Results 
38 
Creating and Submitting ETDs at WVU 
7 
How to Convert a Word Document to PDF 
There are a variety of ways to create a PDF file from your document. This handout 
assumes you are using some version of Microsoft Word. WordPerfect allows you to 
save a file as PDF. Macintosh computers make it easy to print to PDF. 
Possible Methods 
Word 2010 and Word 2013– both versions have a built-in conversion utility to
save files as PDF. Make sure entire document is in one file.
Word 2007 –download and install a free conversion tool that allows you to save
as PDF. The Microsoft Office Add-in is known as "
Microsoft Save as PDF or XPS
".
Use Acrobat X or Acrobat XI (not the free Adobe Reader) with Word 2010 – use
the PDFMaker Macro that is installed in Word 2010 as you install Acrobat X.
Use Acrobat 9 or higher (not the free Adobe Reader) with Word 2007 – use the
PDFMaker Macro that is installed in Word 2007 as you install Acrobat.
Print to PDF – only if you cannot successfully use any of the above options.
Printing to PDF creates larger PDF files that are not tagged to increase
accessibility.
Word 2007/2010/2013 Save as PDF 
This is an option if your entire final ETD document is saved as a single file and you do 
not have access to Adobe Acrobat software. If you are using Word 2007, you have to go 
to Microsoft.com and download/install the add-in before this option is available. 
1. Click on the File tab
and choose Save As.
2. Enter a file name and choose the PDF file’s destination folder.
3. Choose PDF as the file type.
4. When you do so, additional options appear:
5. Choose Minimum size (Standard is also okay)
6. Click on the Options button.
1
In Word 2007, click on the Office Button then Save As. From the list on the right, choose “PDF or XPS” 
8 
WVU Information Technology 
Services
7. You will see:
8. Check the box for “Document structure tags for accessibility”.
9. Click on the OK button to close the Options dialog.
10. Click on the Save button.
If you chose the options listed above, text that was marked with a heading style will be 
used to create bookmarks in the PDF file. See page 13 in this handout to learn how to 
create and edit bookmarks using Adobe Acrobat. 
Creating and Submitting ETDs at WVU 
9 
Using the PDFMaker Macro with MS Word 2007/2010/2013 
This page applies if you are using Acrobat 9 with Word 2007  
–or– if you are using Acrobat X or higher with Word 2010 or Word 2013
1. Click on the Acrobat tab and click on Preferences.
Under Settings tab > Conversion Settings: choose Smallest File Size (or Standard) 
3. If you need more control over image compression or font embedding, click on the
Advanced Settings button and customize the options.
4. Make sure “Enable Accessibility and Reflow with tagged PDF” is checked.
5. Under the Word tab, uncheck any features that you did not use in your document or
anything that you don’t want converted to the corresponding Acrobat features in the
PDF document.
6. Under the Bookmarks tab, set your preferences. For instance, you might want only
two levels of headings turned into bookmarks or you also want the figure and table
captions turned into bookmarks.
7. Click on OK.
8. Click on the Create PDF button under the Acrobat menu.
10 
WVU Information Technology 
Services
Documents you may be interested
Documents you may be interested