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US I NG  T H E  DI G IT A L   TO WP A TH  
EL EC T RO NI C   REC O RD S   MAN AG EMEN T 
SY S T EM  (E RMS )  
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Table of Contents 
Summary ..................................................................................................................................................................................... 3 
Security ........................................................................................................................................................................................ 5 
Within the ERMS ................................................................................................................................................................. 5 
Local Responsibility for Information Security ........................................................................................................ 5 
Information Security Resources ................................................................................................................................... 5 
Logging onto the ERMS ......................................................................................................................................................... 7 
Organizing Files Within the ERMS .................................................................................................................................... 8 
The Interface ......................................................................................................................................................................... 8 
Navigation .............................................................................................................................................................................. 8 
Folder Properties ................................................................................................................................................................ 9 
Type ..................................................................................................................................................................................... 9 
Status................................................................................................................................................................................. 10 
Access Permissions ..................................................................................................................................................... 10 
Adding/Editing a User .......................................................................................................................................... 12 
To add a new user: ............................................................................................................................................. 12 
To edit a user: ...................................................................................................................................................... 12 
To delete a user*: ................................................................................................................................................ 12 
To reset a user’s password: ............................................................................................................................ 12 
To disable a user: ................................................................................................................................................ 13 
Run As User ........................................................................................................................................................... 13 
Designing a Folder Structure to Fit Your Needs .................................................................................................. 14 
Uploading Files ............................................................................................................................................................. 14 
Naming files and folders ........................................................................................................................................... 14 
Renaming Folders ........................................................................................................................................................ 15 
Moving Folders within the ERMS ............................................................................................................................... 15 
Retention ................................................................................................................................................................................... 17 
Setting Retention .............................................................................................................................................................. 17 
Fine Tuning Retention Policy ....................................................................................................................................... 17 
Disposition ............................................................................................................................................................................... 19 
Retrieving Files ....................................................................................................................................................................... 20 
Browse .................................................................................................................................................................................. 20 
Search .................................................................................................................................................................................... 20 
Reports ....................................................................................................................................................................................... 21 
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Ability to extract highlighted text out of PDF document. Supports text extraction from scanned PDF by using XDoc.PDF for .NET Pro. Image text extraction control
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VB.NET PDF Text Extract Library: extract text content from PDF
Extract highlighted text out of PDF document. Image text extraction control provides text extraction from PDF images and image files.
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Inventory Report .............................................................................................................................................................. 21 
Aging Report ....................................................................................................................................................................... 21 
Disposition Report ........................................................................................................................................................... 21 
Audit Trail (History Report) ........................................................................................................................................ 21 
The Trash Can ......................................................................................................................................................................... 23 
File Formats for Long Term Storage of Electronic Records ................................................................................. 24 
Collaboration Using the ERMS ......................................................................................................................................... 26 
C# PDF insert image Library: insert images into PDF in C#.net, ASP
Free PDF image processing SDK library for Visual Studio .NET program. Powerful .NET PDF image edit control, enable users to insert vector images to PDF file.
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VB.NET code to add an image to the inputFilePath As String = Program.RootPath + "\\" 1.pdf" Dim doc New PDFDocument(inputFilePath) ' Get a text manager from
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SUMMARY 
The development of Digital Towpath’s Electronic Records Management System (ERMS) has added a 
new dimension to the DTP cloud. Once limited to website management, DTP has widened its scope 
over the years by adding a secured email system; specialized information handling like the Real 
Property, Stormwater Management and Meetings modules; and off-site storage of some electronic 
files. With the development of the ERMS, Digital Towpath becomes a true government cloud by 
providing robust records management functionality. 
The ERMS  is  designed to  give an organization superior control over  the  management  of  their 
electronic  records. It solves the  primary roadblock to good  management  reported by the local 
governments which make up Digital Towpath – centralizing files so they can be efficiently managed. 
It also  provides tools to organize files, control  access to files, and automate the  retention and 
disposition of files. The system allows access to the files and management tools through a browser 
interface so that it can be used remotely.  Any internet-connected computer and browser can be 
used, whether at the municipal hall or another location. 
Every  file  uploaded  to  the ERMS  is  indexed on  upload  so  that  it  can  be  located  through  the 
integrated, full-text search utility. This may seem to negate the need for a folder system to identify 
like files. In its simplest use case, this is true. However, the directory development within the ERMS 
cannot only visually categorize files, but also fine tune access to them and control retention of the 
files within them. By designing a folder directory that fits your unique needs, you can restrict some 
folders so that only those users with the highest levels of access permission can access the files 
within them. You can also control which users are able to access files in unrestricted folders, which 
users can upload files to folders, and which users can perform management tasks within a folder. 
Files are safeguarded on multiple levels. Foremost, the whole ERMS is secured by the firewalls, 
monitors, and the redundant framework of the system. Scans are run and patches are applied to the 
system as a whole. Because all ERMS domains are collected on DTP’s shared hardware, they can be 
protected efficiently.  On the individual domain level, DTP’s access permissions system allows those 
with higher levels of access to set permissions for each folder for only those user accounts which 
should  have  access,  customizing  the  domain’s  ERMS  so  that  files  are  protected  within  the 
organization as well.  Only those individuals who should have access to specific files will have that 
access. 
Within an organization, the ERMS will function much like existing paper file record management 
systems handling Active files (those that are expected to change before reaching final form and 
those used in the day to day business process) and Inactive records (those that have reached their 
final form and must be retained according to the government’s retention schedule). Once all the 
files  in a folder  are in final  form,  the  folder  is  inactivated. Access  to the  folder is reduced to 
Download Only for all users who formerly had Download and Upload privileges and the time until 
disposal will begin. Inactive folders are hidden from view by default in order to simplify access to 
those files used more frequently. Users have the option to show inactive folders. 
Files that have reached the end of their retention period will be expunged from the ERMS at the 
beginning of the day after the date set for the end of the period. Expunging a file will completely 
eliminate all copies of the file within the ERMS; however, the disposal process can be overridden. 
C# Create PDF from images Library to convert Jpeg, png images to
If you want to turn PDF file into image file format in C# application, then RasterEdge XDoc.PDF for .NET can also help with this.
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C# PDF insert text Library: insert text into PDF content in C#.net
Text to PDF. C#.NET PDF SDK - Insert Text to PDF Document in C#.NET. Providing C# Demo Code for Adding and Inserting Text to PDF File Page with .NET PDF Library.
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An aging report is provided which is used to identify files pending disposal. Files which appear on 
the report, but should not, can be reclassified and retained. 
The EMS also provides a comprehensive inventory of files within the entire system which can be 
run  annually for  a report  to your executive board,  and a listing of  all files expunged during a 
specified time period. 
C# PDF Page Extract Library: copy, paste, cut PDF pages in C#.net
Page: Extract, Copy and Paste PDF Pages. Easy to Use C# Code to Extract PDF Pages, Copy Pages from One PDF File and Paste into Others in C#.NET Program.
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VB.NET PDF Form Data Read library: extract form data from PDF in
featured PDF software, it should have functions for processing text, image as well how to read or retrieve field data from PDF and how to extract and get
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SECURITY 
WITHIN THE ERMS 
Because the ERMS resides on a shared infrastructure, the environment can be efficiently secured 
through shared firewalls, monitoring, patching and scanning. Data is also secured through drive 
redundancy. The system exists in a virtual environment to eliminate downtime, easily reassigning 
resources to support continued operation.   
Interactions  between  the  ERMS  and  users  are  encrypted  so  that  files  are  safeguarded  during 
transmission up to and down from the system. Transmissions are monitored for file corruption and 
intrusion attempts.    
Each domain is secured from all  others by the centralized identity system that controls access 
permissions at the folder level. By designing your file directory so that users can be given access to 
only those folders they need to access and specifying the actions each can undertake for each folder 
you can further secure files within your organization.  
All activity within the ERMS is logged so that it is possible to determine which user account was 
used to complete any activity. Users should be made aware of this.  Each user must be assigned a 
unique account in order to make the log effective in this way.  
LOCAL RESPONSIBILITY FOR INFORMATION SECURITY 
The security within the ERMS and associated with the upload and download of files safeguards 
those files from corruption caused by the use of the ERMS. However, responsibility for assuring that 
files  you  upload  to  the  ERMS  contain  no  malware  that  could  affect  the  system  of  someone 
downloading a file from the ERMS remains with the users of the system.  
If a corrupted file is uploaded to the ERMS, it will not corrupt other files stored there, but it could 
potentially harm any system to which it is downloaded.  
Protecting your organization’s electronic records requires that your local systems are regularly 
scanned for malware and all software in use on the systems is regularly updated. Make sure use of 
the ERMS is included in your organization’s information security policy and that all users of your 
systems are aware of that policy. If you are going to allow uploads from systems outside your 
control, you should require assurance that good information security policy has been followed for 
those systems also. 
Make sure you safeguard your ERMS by requiring users to change the auto-generated password 
when they first get their accounts and when their account passwords are reset. Remind them that 
password should be at least 8 characters long and include both numbers and letters.  
INFORMATION SECURITY RESOURCES 
New York State’s Office of Cyber Security (OSC) offers support to local governments for securing 
electronic records through information posted to their website at: http://www.dhses.ny.gov/ocs/. 
Also available from this site are handbooks specifically written for non-technical people with local 
government  information  security  responsibilities.  These  handbooks  are  located  at: 
http://www.dhses.ny.gov/ocs/local-government/ along with many other tools you can use to 
develop and maintain good information security within your organization. The OSC staff is also 
available to answer your questions, provide guidance, and, if needed, help you mitigate problems. 
LOGGING ONTO THE ERMS 
When you are issued a user account for the ERMS, you will be sent login information in an email 
message to the email address used in the account setup. (Note: the address given will be for your 
own ERMS domain.) 
The link in the message will take you to the login screen where you enter the username and 
temporary password, and then click on OK to open your ERMS domain. 
ORGANIZING FILES WITHIN THE ERMS 
THE INTERFACE 
The ERMS interface includes six primary sections:  
1.
tools affecting the system as a whole;  
2.
bread crumbs for identifying the location of the open folder and its name;  
3.
a tool bar containing command specific to the actions available to the current user;  
4.
a listing of the contents of the open folder 
5.
indication of Type and Status for all folders displayed in that listing; and 
6.
the upload date and size of files within the open folder.  
NAVIGATION 
Like on your local hard drive, as you navigate 
through  the  directory  system  within  your 
ERMS, the location of the displayed folders and 
files will be noted through the “bread-crumbs” 
structure near the top of the page. The open 
folder will be titled in large, bold font near the 
top of the display. Above it will be the full path 
through  the  ERMS  to  the  open  folder.  For 
example,  folders  and  documents  in  the 
Highway  Department’s  Project3-Completed 
folder  will  be  listed  on  the  page  when  the 
2
Project3-Completed folder is opened. The bread crumbs will be ERMS root folder (Records Home); 
the  Highway  Department  folder  (indicating  ownership  of  the  information);  the  Capital  Fund 
Projects folder; and, in bold, the Project 3-Completed folder. This notation tells us that the files 
displayed are within the Project 3-Completer folder which is within the Capital Funds Projects 
folder which is within the Highway Department folder which is within the Records Home folder.  
A similar structure is used by Windows Explorer, as in the following example. 
FOLDER PROPERTIES 
Folders within the ERMS can be one of two Types: Restricted or Private. Their Status can also be 
designated as Active or Inactive. These attributes are independent of each other so that a private 
folder can be either Active or Inactive as can a restricted folder. Each folder also may have specific 
users  associated  with  it,  at  specified  Permissions  or  access  levels.  A  user  may  have  different 
permissions for different folders. 
When a new folder is established it will inherit the Type, Status 
and Permissions from the folder above in the directory tree. It is 
necessary to manage access control from a folder only if a user’s 
permission for the new folder should be different from the folder 
above it in the directory.  
The Folder Options toolbar for each folder contains the commands 
available  to  a  user  based  on  the  user’s  access  level.  These 
commands also change for folders with a different type or status. 
The illustration shows the commands that would be available to a 
user  with  complete  level  access  or  above,  for  a  folder  that  is 
unrestricted and active. 
TYPE 
Restricted folders are designed to collect files containing personal, private 
or sensitive information (PPSI). Private folders are folders that are not 
restricted,  although  access  to  them  is  still  controlled  through  the 
permissions system. Folder type can be changed as needed. Folders added 
to the Records Home folder will be Private by default. Changing a folder 
Type also changes the Type of every folder within it to match, so care must 
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