mvc pdf viewer free : Adding text to pdf file software Library dll winforms .net wpf web forms 4736745-part1254

A
PPENDIX 
A
 
A ‐ 8 
Question 14 Comments: 
To some degree yes (i.e. ESS, MSS) EBS has provide information on improvements.  Communications of these 
 
rollouts  are  beneficial  to  the  larger  Bureaus  where  EBS  has  worked  with  large  Bureaus  to  pilot  the 
improvements.   Unless one attends the Change management meetings communications is limited to emails to 
specific user groups. 
The EBS team relies on business process owners to drive system changes and implementations.  I think the EBS 
team should take more of a leadership role in communicating to the business process owners how the system 
can improve things.  Also, the change management process is cumbersome and fails to provide a well‐thought 
out way of determining City‐wide priorities. 
Central BHR SAP team is the primary group from which I get my SAP updates/best practices info from. 
EBS has made it clear that the City’s business process owner is responsible for advising and presenting new 
business process improvements, not the EBS team. 
The project team needs to understand Bureau business practices and customer needs before they can advise 
 
on new processes. 
We recently received some very good training on how to process an advance check received for multiple years.  
We knew the proper accounting treatment but how to do it within the system AND what the system does with 
our entry was what we learned.   
Much has been left up to the Bureaus to solve ‐ time sign off, interim timesheet development, transaction work 
 
arounds, etc.  Also, EBS is only one stakeholder, which can make their role as a business process advisor 
challenging. PBOT went through a recent evaluation of both its FILO and HCM issues and identified actions for 
correction. Challenge in working though issues or new business processes that involve multiple stakeholders. 
With no one ultimately responsible for an entire functional area, it can sometimes be very difficult to work 
through solutions. 
From a high‐level perspective, it does not seem that City users have been provided the appropriate amount of 
time and resources to gain system knowledge/training to always interact effectively with the EBS team. 
Late notifications or no notification with regard to holiday and attendance absence sheet behaviors that 
changed after an upgrade. The EBS website has clearly not been updated in awhile.  
The one time SAP was "improved" we were not notified and staff was scrambling to find certain data fields that 
disappeared.  In another instance, MM changes were made without advance notice and instructions were sent 
later when one part of the functionality stopped working. 
 
15.  
From your Bureau’s perspective, evaluate the effectiveness of EBS’ service delivery process.   For example: The 
Division has implemented  an effective service delivery system to manage issues related to SAP, which can be 
incidents, change orders, and/or requests for new functionality. 
1 ‐ 
 
Development 
Needed 
3 ‐ 
Satisfactory 
5 ‐ 
 
Outstanding 
Strength 
N/A 
Response 
Count 
26 
27% 
23% 
31% 
8% 
4% 
8% 
100% 
 
16.   From your Bureau’s perspective, is the Altiris Help Desk system useful and responsive to meeting your SAP 
needs? 
1 ‐ 
 
Development 
Needed 
3 ‐ 
Satisfactory 
5 ‐ 
 
Outstanding 
Strength 
N/A 
Response 
Count 
12 
26 
4% 
12% 
46% 
31% 
4% 
4% 
100% 
Adding text to pdf file - insert text into PDF content in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
XDoc.PDF for .NET, providing C# demo code for inserting text to PDF file
how to insert text into a pdf file; adding text to pdf in acrobat
Adding text to pdf file - VB.NET PDF insert text library: insert text into PDF content in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Providing Demo Code for Adding and Inserting Text to PDF File Page in VB.NET Program
how to enter text into a pdf; how to add text to a pdf document using acrobat
A
PPENDIX 
A
 
A ‐ 9 
17.  
Does EBS seek to develop and maintain transparent and interactive external relationships with you as its 
customer?      For example:  EBS provides  the  information regarding  changes  to  SAP  processes  and  these 
informational resources are available for process owner/Bureau use? 
1 ‐ 
 
Development 
Needed 
3 ‐ 
Satisfactory 
5 ‐ 
 
Outstanding 
Strength 
N/A 
Response 
Count 
26 
15% 
19% 
12% 
23% 
8% 
100% 
 
Questions 18‐20 – Provide data on changes that have occurred due to the implementation of SAP 
18.   Describe the benefits of SAP to your Bureau.   For example: In the context of the modules applicable to your 
Bureau, briefly list out the efficiencies and the cost reductions provided by SAP and the current available 
modules. 
Efficiencies: 
SAP has increased the Bureaus complexity and time required to complete tasks. Bureaus Grant related work 
 
has increased ten‐fold. 
The main benefit of SAP has been the centralization of date.  This has  provided efficiencies in finding 
information faster, in real‐time and provides historical data.  This has been extremely beneficial. 
Real time information for decision making; Automated step increase programs reduces work effort both 
centrally and at Bureau level; more consistency in HR rule application; easier to extract basic information than 
in IBIS; roles and responsibilities more clearly defined than in the past. 
Processes are much more standardized across the City than before SAP. 
SAP has made the accounting process more transparent and has increased the level of documentation that is 
on‐line and available. With accounts payable and accounts receivable the original invoices are accessible on‐
line.  This is a tremendous improvement.  Regarding journal entries, the same is basically true.  Attachments 
exist for all journal entries that should explain the entry.  Of course they are only as good as the preparer has 
provided.  The reporting in SAP is much superior to the legacy system and also allows for instant downloading 
of data to Excel.  This is a tremendous efficiency as compared to the legacy system.  Another large benefit is 
the ability of managers to research data on‐line rather than needing to wait for hard copy canned reports.  This 
advantage is only as good as the managers are able to take advantage of this functionality.  As we train more 
managers to use the on‐line functions we should be better able to make use of this. 
Quick turnaround on AR invoices and inquiries (AP).  Drilldown in MM are good.  FM reporting capabilities a 
plus. 
Availability and broader view of transactions.  Much more transparency of financial transactions, budget.  
 
Consistent input throughout the City. 
 
19/20.  How many time keepers did you have pre‐HCM? If you were required to add additional time keepers, please 
provide the following information: 
Bureau 
Number of 
time 
keepers 
Class and level 
% of time 
spent time 
keeping 
Why you had to add a time keeper? 
Portland Office 
of Emergency 
Management 
OSSII 
15 percent 
N/A 
Development 
Services 
VB.NET PDF Page Insert Library: insert pages into PDF file in vb.
If you want to read the tutorial of PDF page adding in C# class, we suggest you go to C# Imaging - how to insert a new empty page to PDF file.
how to add text to a pdf file in preview; add text pdf
VB.NET PDF Library SDK to view, edit, convert, process PDF file
Feel free to define text or images on PDF document and extract accordingly. Capable of adding PDF file navigation features to your VB.NET program.
how to add text to pdf; how to add text to a pdf in acrobat
A
PPENDIX 
A
 
A ‐ 10 
Bureau 
Number of 
time 
keepers 
Class and level 
% of time 
spent time 
keeping 
Why you had to add a time keeper? 
Office of 
Community 
Technology 
N/A from FILO 
perspective 
N/A from FILO 
perspective 
N/A from FILO perspective. 
Portland Bureau 
of 
Transportation ‐ 
FILO 
N/A 
3‐5% 
N/A 
Bureau of 
Human 
Resources 
Note: BHR added 2 
Central Time 
Administrators (not 
time keepers), both 
HR Techs 
100% 
CTAs centrally coordinate City Time 
Management 
Office of 
Neighborhood 
Involvement 
Accountant I (4), 
Accountant II (1) 
Data entry ‐ 
75% 
Complexity of union contracts; work around 
rather than programming SAP properly 
Bureau of 
Technology 
Services 
OSS III (x 2), Sr Admin 
Specialist, Sr. Mgmt 
Analyst 
OSS III 20%, 
Sr. Admin 
Specialist 
35%, Sr Mgmt 
Analyst 5% 
Complexity of cost allocation time entry, 
and dual time entry at go‐live 
Environmental 
Services 
Business Operations 
Manager, OSSII, 
Financial Analyst 
10% 
Adding a time keeper was more of a 
 
personnel issue than SAP, but SAP does 
require more data entry than our old 
system. 
Water Bureau 
Sr. Admin Specialist 
100 
Synergen process to SAP requires 
additional time. 
Police 
Not my role 
Not my role 
Not my role. 
Fire and Rescue 
Bureau 
20 
It varies widely:  Office 
 
Support Specialist II, 
Senior Administrative 
Specialist, 
management 
Assistant, Time keeper 
Specialist, etc. 
This varies 
widely from 
unit to unit. 
Generally due to the higher complexity of 
SAP as compared to the legacy system.  
Also there is more time keeping data being 
captured. 
Treasury 
Treasury uses 
Financial Services. 
Unknown 
Didn't. 
Parks and 
Recreation 
OSSIII/SAS 
100% 
Data entry into SAP. 
OMF – Bureau of 
 
Financial 
Services 
136 
Varies from a pool 
manager to a Manager 
2 days per pay 
period 
Implementation of Super Users, leads and 
users. 
VB.NET PDF Text Box Edit Library: add, delete, update PDF text box
code below to your VB.NET class program for adding text box on Dim outputFilePath As String = Program.RootPath + "\\" Annot_9.pdf" ' open a PDF file Dim doc
add text to pdf document online; add text to pdf in preview
C# PDF Text Box Edit Library: add, delete, update PDF text box in
for adding text box to PDF document in .NET WinForms application. A web based PDF annotation application able to add text box comments to adobe PDF file online
adding text fields to a pdf; how to add text boxes to pdf
A
PPENDIX 
A
 
A ‐ 11 
Bureau 
Number of 
time 
keepers 
Class and level 
% of time 
spent time 
keeping 
Why you had to add a time keeper? 
Portland Bureau 
of 
Transportation ‐ 
HCM 
Time Keeper Specialist 
100% 
PBOT added 3 permanent Time keeper 
 
Specialist.  Transportation time collection is 
very complex involving 750+ diversely 
classified employees who provide a wide 
range of services to the public, spanning 75 
different work schedules, 184 different job 
classes, and 7 different work groups.  The 
Bureau operates on a 24/7 operational basis 
and is an emergency responder.  Given the 
financial cost recovery structure of PBOT 
and its thousands of active cost objects, it is 
not uncommon for employees to charge 
between 15 and 45 cost objects in a pay 
period.  Also approximately 380+ 
employees have their time submitted to 
time keepers on work order centric, not 
employee centric, hard copy crew day 
cards.  These cards are manually input into 
CATS2 by time keepers.  All employees in 
PBOT are required to submit time daily. 
Fire and Police 
Disability and 
Retirement 
N/A, time keeping 
 
centralized to OMF 
Bus. Operations 
N/A 
N/A 
Procurement 
Services 
Administrative 
Supervisor and OSSII 
10% 
Added a backup. 
City Attorney’s 
Office 
Law Office 
Administrator and 
Business Operations 
Supervisor 
10% 
combined 
Because time keeper cannot enter/approve 
own time. 
OMF – Financial 
 
Services 
N/A ‐ Bus Ops provides 
 
time keeping for us 
N/A 
N/A 
OMF – Business 
Operations 
Acct II, Acct II, Sr 
Admin Specialist; 
Admin Supervisor I 
5 ‐ 20 % 
Back‐up/coverage; direct and activity based 
time entry. 
Bureau of 
Emergency 
Communications 
Admin Supervisor 1 
and OSS II 
1 FTE and .33 
FTE 
Too many workarounds; much more 
complex system. 
Revenue Bureau 
N/A 
N/A 
N/A 
Water Bureau 
20 
Housing Bureau 
Senior Administrative 
Specialist, OSSII 
Primary 60%, 
10% each for 
two secondary 
time keepers 
ESS created the need for additional time 
keepers in order to meet audit 
requirements. 
Government 
Relations 
Executive 
Assistant/Business 
Operations 
30 minutes 
Role conflict. 
 
C# PDF Annotate Library: Draw, edit PDF annotation, markups in C#.
Provide users with examples for adding text box to PDF and edit font size and color in text box field in C#.NET program. C#.NET: Draw Markups on PDF File.
how to insert text box in pdf file; acrobat add text to pdf
C# PDF Page Insert Library: insert pages into PDF file in C#.net
By using reliable APIs, C# programmers are capable of adding and inserting (empty) PDF page or pages from various file formats, such as PDF, Tiff, Word, Excel
how to insert text in pdf reader; add text to pdf without acrobat
A
PPENDIX 
A
 
A ‐ 12 
Questions 21‐29 – Provide data on Bureaus’ use and knowledge of HCM 
21. 
Overall, does the HCM module suit your Bureau’s business needs?   For example:  If you use the HCM module, is 
it meeting your business requirements?   
1 – Very 
 
Dissatisfied 
3 ‐ Neutral 
5 – Very 
Satisfied 
N/A 
Response 
Count 
26 
12% 
15% 
12% 
27% 
12% 
100% 
 
22.  
Explain the challenges you are facing in using HCM? 
Challenges: 
Training for report functionality has proven to be challenging. Continual matching of reports with paper copies of timesheets is 
still necessary. Multiple reports are needed to obtain all the information required to approve payroll. Also, proves to be time 
consuming at this time. 
Getting fixes to pay issues into SAP is slow, probably due to complexity of system; auditing and reporting noted above. 
For Organizational Management, it is not suited for a 24/7 work environment that has personnel movement occurring almost 
bimonthly.  Another challenge is our lockouts from executing Personnel Actions which inhibit our team from performing actions 
in a timely manner.  PA/OM users are locked out every other week, meaning 50% of our work time we are unable to perform 
any actions within the system.  We also must work around having a paper driven documentation system (hiring documents, 
position extensions, etc.) instead of the documentation being sent for signature/routing in SAP.  This combined with lockout 
periods, usually results in retro actions, rather than future dated actions.  Some of our retro actions negatively impact other 
team members (i.e. time keepers, grants). 
ESS is not user‐friendly.  Some time information can't be entered on the time sheet and must be collected outside of SAP then 
entered into SAP by the time keeper (e.g. standby time).  Standby time is an example of something that isn't configured to the 
contract.  So, the correctness of standby time relies on human review, knowledge of the contract, FLSA status and Bureau 
practices because there is no hard stop in SAP.  This can lead to overpayment.  In summary, human controls must be put in 
place because some system controls are not available. 
Resolving pay check issues involves using PC_Payresults_Tools which is a complicated and non‐user friendly transaction. 
Employees are reporting their time inaccurately because the correct work schedules are not in the system. 
Prior period adjustments are not clear to employees.  The information they need is not readily available to them.  They have to 
contact their time keeper who often is not able to provide the information either without submitting a ticket or relying on 
getting the information from yet another person. 
There is a lack of understanding about how the HCM modules impact each other.  The time keeper module, personnel module 
and business processes are separate from the payroll business process even though these processes are so closely aligned.  
Business process owners for these processes need to work together to create a combined process.  For example, OBPA training 
is lacking in content and does not teach important information about how the time keeping and payroll processes relate to 
personnel actions and processes. 
SAP HCM is a very complex system and time keepers have much more to be aware of and knowledgeable concerning time 
 
keeping. New time keepers face a steep learning curve. 
‐ Deferred comp reconciliation ‐ there seems to be no cohesive communication between deferred comp, payroll and central 
al 
accounting to create a workable process for the reconciliation of 3rd party remittances. 
‐  All testing is done by payroll and HR.  Apparently the deferred comp administrator is not the business owner of deferred 
comp. 
Hiring seasonal employees requires positions in OM, and then they require a lot of keystroke inputting in PA simply to hire a 
casual employees that only required a couple dozen keystrokes in IBIS to have them processed into payroll and approved for a 
check. Also, the training of time keeping is very difficult with how complex SAP has made the time entry function with clock 
times.  
VB.NET PDF Text Add Library: add, delete, edit PDF text in vb.net
convert PDF to text, C#.NET convert PDF to images, C#.NET PDF file & pages Professional VB.NET Solution for Adding Text Annotation to PDF Page in VB
adding text to pdf online; adding text to pdf in reader
C# PDF File & Page Process Library SDK for C#.net, ASP.NET, MVC
VB.NET read PDF, VB.NET convert PDF to text, VB.NET an (empty) page to a PDF and adding empty pages Certainly, random pages can be deleted from PDF file as well
how to add text fields to a pdf document; how to insert text box on pdf
A
PPENDIX 
A
 
A ‐ 13 
Challenges: 
Many specific examples are contained in the Operations PBOT document.  However, some specific examples of challenges 
include:  1) Five working day access for OBPA transactions, 2) conflicting answers to business process answers when other 
Bureau involved, 3) difficulty working through process issues when the issue involves a process with many Bureau (i.e., EBS, 
BHR, central payroll, auditor's office).  There are numerous areas where there are too many stakeholders involved but no one 
specific entity is responsible. 
We are unable to accurately reconcile payroll‐related accounts in timely manner.  Without an adequate payroll register, we are 
 
unable to reconcile payroll checks outstanding in a timely manner.  Tracking payroll transaction from HCM to Accounts Payable 
and General Ledger  is too tedious and time‐consuming and sometimes virtually  impossible.   Note that some of these 
challenges are system‐based, and some are user process/training‐based. 
The changes in time keeping rules since the OSII is with a backup, infrequent user. There is no easy way to find out what 
at 
someone is being paid ‐ base pay info is OK, but premium pay is cumbersome and cannot see longevity pay. 
 
23. 
Explain the challenges you are facing with reporting within HCM? 
Challenges: 
The invisible lunch hour is extremely frustrating to avoid overtime. Individual OT is not reflected prior to reporting the next 
 
day. This would be helpful if the system could generate 'real time' feedback if there is encountering OT for the specific pay 
period. 
HCM is very difficult to use especially when using PA40 and getting information and personnel data when we do not use it 
 
every day.  Online step‐by‐step processes would be helpful. 
Better reporting instructions; reporting platform needed‐used to be able to easily access run reports in CARs; now no 
comprehensive platform, instructions on how to get to data for end users/managers. 
The time in understanding OM and the maintenance of position management is huge and cumbersome (channels through 
which changes must occur).  To run accurate reports, I often must run multiple reports (in SAP and outside) to ensure the 
information is correct (such as with the vacancy reporting for the Bureau).  Also, there is no reminder system set up ‐ if you set 
someone as a double fill, or limited term position, it is easier to set a reminder about it in Microsoft Outlook since the 
monitoring of tasks does not auto pull or have a reminder for you to pull the report. ZFIPYFOR ‐ detail report would be helpful 
if rate of OT was included on the report. 
Users need a list of which reports are available to them, what they do, and how to use them.  Examples of each would be 
helpful. Some reports only sort by first name and not by last name.  While a user can sort by personnel number or other 
numeric column, last name is how personnel administrators in our Bureau sort.  
HCM reports are not intuitive and are challenging to use for the casual user.  Org unit reports return org unit numbers but 
casual users don’t refer to their org unit by number, they want the full org unit name. 
Our users would like to see locked global layout templates to that an end user can create a user specific report but would not 
change the global layout.  Currently a user can go in and change and save layout templates. 
Reporting has improved, but there is still a large gap with managers not being able to see the time that is being entered as the 
Time Reviewers role is insufficient to expect managers to sustain the review process, since it is too clunky. They also lack vision 
into their positions, employee pay rates, etc. Most of this will be solved with Manager Self Service, but that has been promised 
for years and has yet to become a final product with workflow and all. 
This is also identified in the Operations PBOT document but overall most do not know how to actually run specific reports and 
 
the reports often do not work for what is needed (ex. vacancy reports that need additional financial information).  The Bureau 
frequently takes SAP information from several modules and manually combines them into working reports. 
Our interface only shows current pay period.  If a change is made in a prior pay period we do not know about it.  This makes 
 
paying for disability very difficult and time consuming. It would be nice to have a PTBAL/CATSDA listing report. 
 
 
 
 
A
PPENDIX 
A
 
A ‐ 14 
24.    What do you think will be most beneficial to more effectively use HCM within your Bureau? (1 – Least Effective; 
5‐Most Effective) 
 
25.  
Do you feel your staff know enough about the HCM Module to use it effectively?   
1 ‐ 
 
Development 
Needed 
3 ‐ 
Satisfactory 
5 ‐ 
 
Outstanding 
Strength 
N/A 
Response 
Count 
26 
8% 
19% 
35% 
19% 
8% 
12% 
100% 
 
26.   What is your staff’s experience using the HCM Module?   
1 ‐ 
 
Development 
Needed 
3 ‐ 
Satisfactory 
5 ‐ 
 
Outstanding 
Strength 
N/A 
Response 
Count 
26 
4% 
31% 
27% 
15% 
12% 
12% 
100% 
 
27.  
If your answer to question 26 was less than 4, what do you think is the most important to increase experience?  
 
0.00
2.00
4.00
1. Training
2. Business
process
redesign
3. Templates
4. Other
functionality
(i.e. workflows)
3.77
3.57
2.44
3.83
Average Ratings
Targeted
trainings that
assist with
bureau‐specific
needs and
issues
Redesign of
business
process to
ensure the
most effective
use
Configure the
existing module
to better meet
user needs
Add new
functionalities
to the module
to enhance its
use
N/A
50.0%
38.5%
53.8%
46.2%
38.5%
A
PPENDIX 
A
 
A ‐ 15 
28.   Are there any gaps in your Bureau’s knowledge of the HCM module that may affect the Bureau’s ability to 
maximize SAP?  
Comments: 
A complete understanding of HCM module would be beneficial. The initial training at Go‐Live has proved to be 
 
just an OVERVIEW of the system. Online SAP instructions have been beneficial but do not always address 
specific questions or needs that may arise with time entry. 
Primarily  improvements  with  online  help  or  step‐by‐step  instructions  or  webinar  on  specific  modules 
 
processing from beginning to end. 
Reporting, auditing; training for managers and line staff who are not executing transactions but have a need to 
view and report off of data. 
Users would like more detailed information about reporting tools, i.e. which reports return what information, 
what parameters to use to get the information we need and maximize the tool. The majority of the Bureau's 
experience with HCM is segregated therefore there is a lack of understanding for the entire system and how 
each component unpicks the other. It is imperative that all users have knowledge and understanding of the 
entire process/system, start to finish, helping create and maintain system efficiency and accuracy. 
The ability for the Bureau time keeper and payroll coordinator to view, print, and export time and payroll 
 
reports.  The ability for the Bureau PA/OM administrator to view, print, and export all PA/OM reports. 
HCM needs to be made easier for the end user.  Our line staff (time keepers) is doing a satisfactory job but they 
 
are not SAP experts.  Need to have more individualized training on certain Bureau issues.  That will help but it 
won't be the answer that will be needed over the long term. 
 
29.   After reviewing the above questions about HCM, please provide any additional information regarding HCM 
meeting your business needs. 
Comments: 
HCM does not reflect a cost saving in any major category; Personnel, Paper Reduction, or time. Due to the 
 
complexity of our grants and variations of compliance, the work load and cost has increased not decreased. 
Managers need to be able to approve time. 
‐Need copy and paste feature for positive time entry. 
 
‐Calendar should show as a default instead of having to click on the calendar each time when entering time. 
‐PA needs to be streamlined with step‐by‐step instructions for:  Merit increase, New hire, etc. 
Overall, HCM is meeting BHR's business need.  More work is required to refine testing of system changes prior 
 
to introduction into PRP to include broader regression testing to ensure fixes work as expected and no 
unexpected breaks in configuration has occurred. 
Direction on how Fiscal can work better with Personnel in terms of the system would be helpful. 
Not my role. 
The user group meetings for HCM are essential. Communication between EBS, Central Payroll, BHR, and the 
 
Bureaus has been improving but still needs to improved more.   
SAP works as we programmed it to work.  The problem is with the business owner:  BHR.  It would be more 
 
efficient if Bureaus had a single point‐of‐contact who would answer their questions, and go to the subject 
matter experts if needed, and get back to the Bureau. 
Interface  of  business  process  to  the  system.    Interface  between  BHR  staff  and  Bureau  staff  so  that 
improvements in the use of the system can be made. 
 
A
PPENDIX 
A
 
A ‐ 16 
Questions 30‐38 – Provide data on Bureaus’ use and knowledge of FILO 
30.  
Overall, does the FILO module suit your Bureau’s business needs?   For example:  If you use the FILO module, is 
it meeting your business requirements? 
1 – Very 
 
Dissatisfied 
3 ‐ Neutral 
5 – Very 
Satisfied 
N/A 
Response 
Count 
10 
26 
8% 
4% 
31% 
38% 
12% 
8% 
100% 
 
31.  
Explain the challenges you are facing in using FILO. 
Challenges: 
Grant budgets are not accurate and a shadow system is necessary for each Fiscal Year and on‐going project 
balances. FILO does not track budgets at this time which are extremely time consuming for the Bureaus’ grants 
with more than 200 lines per budget. Currently there are more than 600 budget lines created in our shadow 
system to track expenses, reprogramming, and projects. We utilize the system for Expenditure tracking only. 
Additional Items: 
‐ Difficult to find transaction codes for SAP 
‐ No entry space for different ship to and bill to information with invoice. Division of roles for a small Bureau is 
extremely difficult.  
‐ SAP has increased workload considerably with increased time to perform regular tasks. 
‐ The open system allows errors caused by other City Bureaus inadvertently charging our fund by mistake. 
 
‐ Internal orders that are used for billing may not receive interagency charges. Costs have to be manually 
adjusted. 
‐ Internal orders (statistical) used with SAP implementation has limitations that were not identified at the time 
PBOT made the determination to use them. PBOT is in the process of determining which stat IOs needs to be 
replaced by RB1B IOs. 
We do a lot of advances.  The advance process isn't perfect, and there is a disconnect with budgeting for 
advances vs. advance accounting. 
‐ Accounting team is being drawn into a lot of accounting support work; i.e. requesting vendor numbers, 
 
reviewing for discrepancies between CR and LIV, open POs, etc. A lot of time is spent training coworkers to 
provide the accounting team with the information needed to process their invoices. 
‐ Drilling down in transactions is possible but users need to have two sessions open because they get kicked out 
once they’ve drilled too far. 
‐ Some functionality of the Contracts module was not implemented at go live, but after three years, Contract 
users would expect this functionality to be implemented.  The business process of closing projects at the 
Bureau level and then having to open them for OMF month end is inefficient. 
‐ Procurement services use three different systems to get their work done, not all of the information is kept in 
SAP. 
‐ Assets that are built by multiple Bureaus aren’t always recorded in the proper Bureau. 
‐ There is no standard for PO text, making it difficult to know what the bill is for if another work group bills 
another’s cost object. 
Processing a credit memo in AP is a challenge.  AP can't process if the goods receipt netted out the invoice 
minus the CM.  Also construction contract change request is a lengthy process.  Completing the requisitioning 
through DPO creation before the purchasing need is difficult when the purchasing need is immediate in order 
to do repair or maintenance. 
In addition to financial reporting, there seems to be an integration gap between the HCM and FILO modules.  
We suspect that the two separate teams were not adequately coordinating during the configuration and 
integration phases.  It is as if two teams were building a bridge across a river, one starting on the east bank, the 
other on the west, with the goal of meeting in the middle.  However, when they reach the middle, the two ends 
did not line up properly and some issues are landing in the water and drowning.  We are challenged by complex 
and sometimes mysterious reconciliation and adjustment processes. 
A
PPENDIX 
A
 
A ‐ 17 
Challenges: 
We do so little of A/R and Contracts, it is difficult to work through.  Finding account numbers and vendor 
 
number is difficult.  So is finding the form to request a new vendor number. 
 
After creating a JE, some accounts fill in the Business Area and Grant area and some do not.  Make this 
consistent.  You can park a JE without these pieces of information, but you cannot approve it until they are 
filled in.  Make the error come up at parking time. 
Also would like a total of JE (credits and debits) so I can look things up by totals. 
 
Wants to look up JEs specific to Bureau and there is no place to filter by business area.  Have to get the whole 
list of things by who parked it. 
Some functions are regulated outside of SAP and the system has not been adapted to follow these processes. 
 
 
Some parts of the business and financial process have not been incorporated into SAP, therefore the challenge 
is the follow through on non‐standard practices is not complete or consistent.  Security within the FILO module 
needs to be prioritized, so that transactions cannot be altered by unauthorized users. 
 
32.  
Explain the challenges you are facing with reporting within FILO? 
Challenges: 
Report containing complete information to perform job specific functions ‐ i.e Grant Billing. 
 
‐ I do not know what to fill in the template in order to pull up the right report. 
‐ For the S_ALN_01000534 Grant Billing Reconciliation Report, the purchase orders for the expenses do not 
show in the report.  I need to drill down each transaction individually to get to the purchase order number. 
‐ In FILO, organizational unit/cost center managers have difficulty viewing all their staff costs from their 
 
organizational unit/cost center perspective if their staff is charging cost objects linked to another cost center. I 
understand that HCM has this information/perspective, but FILO cannot access it. 
‐ Due to the amount and treatment of data within SAP, PBOT has struggled with rolling out reports to 
managers. 
‐ No descriptions associated  with cost  objects and other data in  SAP.  This requires users to know the 
descriptions or have a separate printout with this information. 
BOBJ likely addresses the need of the larger Bureaus, however smaller Bureaus needs are not as high as priority 
with the resources SAP has and the demands larger Bureaus have for operations. 
OMF Business Operations provides financial support/services to the Bureau of Technology Services.  They are 
responding to this survey and we rely on their responses to cover the FILO financial modules. 
‐ In the Projects module, the main need is reporting, however there are inconsistent export features, some 
 
reports are exportable to excel, but others bury the exported file in a location that is difficult for users to find 
and you have to go search for the exported file.  Some can’t export at all. 
‐ Other employees can go in and change the global report templates, add info, rename them, making it difficult 
for users to know which reports are useful to them or requiring them to spend time recreating the report layout 
each time. 
‐ Would like to be able to query internal orders across fiscal years or more than one year. 
Breaking  out  budgets  between  the  operating  and  capital  portions  is  still  not  possible  without  off‐line 
 
spreadsheets.  This is a very big disadvantage.  We are hoping for a BOBJ solution to this problem. 
Some reports are not user friendly and counter intuitive.  FILO reports should be available in view only for all 
users.  There is no need to limit report viewing based on roll mapping or training prerequisite. 
Documents you may be interested
Documents you may be interested