mvc pdf viewer free : How to add text to a pdf file in reader Library control class asp.net web page .net ajax 4736748-part1257

 
 
A
PPENDIX 
D
 
D ‐ 12 
 
P
EOPLE
A
BILITY TO 
U
SE THE 
S
YSTEM
 
 
Clock Time 
ESS/ MSS 
Reporting/ BOBJ 
Procurement 
A/R Module 
Doc Mgmt System 
Survey 
D6 ‐ Complex system requires 
much more work to pay 
employees accurately and on 
time.  
 
D2 ‐ System is not optimal for a 
24/7 operation. Multiple shifts 
and org structure does not work 
in the SAP OM environment. 
 
F7 ‐ Budget analyst complains 
about lack of drill down 
capability in the budget 
reporting. 
 
 
 
BHR
 
Survey 
 
 
F1 ‐ Reporting platform needed‐
used to be able to easily access 
run reports in CARs; now no 
comprehensive platform, 
instructions on how to get to 
data for end users/ managers. 
 
F7 ‐ There is a challenge that 
reporting relates primarily to 
vendor lookups. 
 
 
 
Police
 
Interview 
D1 ‐ Regarding time keeping and 
payroll: We are worried about 
paying correctly based on 
(complex labor agreements) 
contracts and complexity.  
Because programming the 
contracts into SAP is hard and 
time‐consuming, we have ended 
up with “fudging” in order to get 
the employee’s pay to be 
correct.   
 
D4 ‐ We figure it out on our 
schedules, and then make the 
entries that make the system 
issue the correct pay.  This puts a 
huge burden on the time keepers 
to ensure it is done correctly, and 
then SAP it has to be carefully 
reviewed and double‐checked. 
 
D1 ‐ Time keeping and Pay are 
hardest part of using SAP. We 
have to manually recalculate 
time entries every time we get a 
question to show them that in 
total they got the right pay. 
E2 ‐ It is going to be difficult to 
implement ESS and MSS based 
on our current matrix reporting 
structure – especially when it 
comes to approvals. 
F1 ‐ There needs to be more 
reporting and more tailored 
reporting.  Bulk of budget 
transactions are in payroll which 
we MUST be able to track and 
monitor against budget – we 
can’t do that now. 
G2 ‐ We do the procurement 
process backwards.  (This is a 
business process that was often 
backwards prior to SAP)  We find 
out what we want, get the item, 
and then work backward to 
provide the supporting 
documentation. 
 
G2 ‐ We anticipate that the 
reporting tools will allow users to 
follow the Procure‐to‐Pay 
appropriately.  Right now the 
dearth of reporting causes user 
to create and maintain 
workarounds – they have to 
continue to get their work done 
and SAP isn’t supporting them. 
 
 
How to add text to a pdf file in reader - insert text into PDF content in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
XDoc.PDF for .NET, providing C# demo code for inserting text to PDF file
how to add text to a pdf file; add text boxes to pdf
How to add text to a pdf file in reader - VB.NET PDF insert text library: insert text into PDF content in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Providing Demo Code for Adding and Inserting Text to PDF File Page in VB.NET Program
how to insert text into a pdf; adding text field to pdf
 
 
A
PPENDIX 
D
 
D ‐ 13 
 
P
EOPLE
A
BILITY TO 
U
SE THE 
S
YSTEM
 
 
Clock Time 
ESS/ MSS 
Reporting/ BOBJ 
Procurement 
A/R Module 
Doc Mgmt System 
Survey 
A new time keeper was hired as a 
work around rather than 
programming SAP properly. 
E3 ‐ For our Bureau, we have not 
decided if we will be able to 
successfully implement MSS and 
ESS‐EBS has shared many benefits 
of using MSS/ESS, but we will not be
relevant if we do not use this portal. 
 
E4 ‐ It would be beneficial to our 
Bureau if we did not have lockout 
periods from executing Personnel 
Actions that kept us from 
performing actions every other 
week. 
F1 ‐ Cost savings have not been 
fully realized because we have not 
perfected the processes involved 
with getting information into the 
system. 
 
 
I1 ‐ Need a document 
management system ‐ email is the 
alternative and that fills up too 
fast. 
 
Need to archive old information. 
Environmental Services
 
Survey 
D5 ‐ Our Bureau time keeper walks 
each new employee through the 
ESS online test to be sure that they 
understand how to use the system 
and pass the assessment. 
 
Transparency in the time keeping 
module is not there because users 
need to go into so many different 
transactions to get the information 
they need. There have been 
improvements over the last year to 
both time keeping and HR Master 
Data (org unit reporting)/PA but 
we still need to have more training 
(next level) and improvements to 
the system need to be made to 
help streamline a tedious process. 
 
D4 ‐ Employees are reporting their 
time inaccurately because the 
correct work schedules are not in 
the system. 
E1 ‐ For MSS to be effective and 
useful for our managers it needs to 
be intuitive and reports need to 
provide useful information. 
F2 ‐ Some reports that are 
developed and being used are not 
available currently to the central 
time keepers. These reports should 
be added to their roles.  
 
F8 ‐ Users don’t know all of the 
reports that are available and 
exactly what they do and how to 
use them. When a user goes into 
the SAP menu, there are a number 
of reports available but they are 
not available to everyone. HCM 
reports are not intuitive and are 
challenging to use for the casual 
user. 
 
F9 ‐ They don’t have a consistent 
look and are difficult to 
understand. Users have to do a lot 
of searching to find the requested 
or required information. Reports 
are scattered throughout the SAP 
menu, and some users don’t have 
access to reports they may need. 
Contract reports don’t easily show 
dollars spent. 
 
F4 ‐ To run accurate reports, must 
run multiple reports (in SAP and 
outside) to ensure the information 
is correct. 
 
F9 ‐ Managers go to everyday SAP 
users to request budget reports 
rather than exploring on their own. 
Reports are too confusing and time 
consuming for managers to bother 
with. 
 
We feel EBS should be creating 
basic reports for bureaus. Bureaus 
do not have programmers on their 
staff to do this work. 
G3 ‐ It seems inefficient to issue 
paper checks to our vendors rather 
than ACH which can be done with 
SAP. 
 
G4 ‐ Users are not notified when a 
contract is being routed for 
approval. A work around has been 
developed using Outlook email. 
Design of this functionality is not 
needed, it has been designed, so  it 
just needs to be implemented. 
 
G5 ‐ Procurement services use 
three different systems to get their 
work done, not all of the 
information is kept in SAP. There 
seem to be a lot of duplicate steps, 
i.e. a CCR, then a DPR, then a DPO 
and finally a GR. 
 
 
C# PDF insert image Library: insert images into PDF in C#.net, ASP
position and save existing PDF file or output a new PDF file. Insert images into PDF form field. How to insert and add image, picture, digital photo, scanned
add text box to pdf file; add text to pdf
VB.NET PDF Text Extract Library: extract text content from PDF
this advanced PDF Add-On, developers are able to extract target text content from source PDF document and save extracted text to other file formats through VB
adding text to pdf document; add text to a pdf document
 
 
A
PPENDIX 
D
 
D ‐ 14 
 
P
EOPLE
A
BILITY TO 
U
SE THE 
S
YSTEM
 
 
Clock Time 
ESS/ MSS 
Reporting/ BOBJ 
Procurement 
A/R Module 
Doc Mgmt System 
Parks
 
Interview 
D4 ‐ It is impossible to have 
everyone’s schedule and you 
can’t add in all the templates for 
the City. As a result, there are 20 
incorrect pay checks per pay 
period. 
 
D2 ‐ In the clock times, there is a 
large issue. You have to enter 
time as the work is being done 
instead of just the number of 
hours worked. The time it takes 
to do this is monumental. This 
issue should have been identified 
during the blueprinting stage. 
 
D5 ‐ It is still full of acronyms to 
remember where to go which are 
counter intuitive. Debits and 
credits are in German because 
they don’t want to make that 
change.   
 
D4‐ Lunches cannot be touched 
with negative pay. There is a 
military time clock. 
 
 
 
 
I2 ‐ Papeneis and Document 
management is not 
implemented currently because 
it’s too expensive. 
 
I1 ‐ There is a desire to have a 
document management system 
that doesn’t have storage space. 
Survey 
D2 ‐ Time entry was 
implemented using clock hours 
instead of hours worked. Positive 
pay versus negative pay and 
work schedules do not reflect 
reality, thus making training 
difficult to be effective for the 
instructor and employee to 
understand the correlation. 
 
D6 ‐ There aren't efficient ways 
to enter time for hundreds of 
seasonal employees in a couple 
hours time as SAP uses clock 
times instead of a summary of 
hours, which means many 
thousands of extra data entry 
keystrokes are necessary in a 
short amount of time. This is a 
very big complaint with our 
folks. 
 
D5 ‐ The time keepers have to 
stay highly trained and we still 
have many people get paid 
incorrectly every pay period due 
to the complexities and lack of 
understanding. 
 
F2 ‐ Reporting has improved, but 
there is still a large gap with 
managers not being able to see 
the time that is being entered as 
the Time Reviewer role is 
insufficient to expect managers 
to sustain the review process, 
since it is too clunky. They also 
lack vision into their positions, 
employee pay rates, etc. 
G1 ‐ Requisitioning staff will 
often use the wrong material 
group number causing the 
expense account to be incorrect; 
also choosing the remittance 
vendor number instead of the 
payee number; also omitting the 
contract number. 
H1 ‐ Didn't know how to process 
an A/R type agreement, even 
after calling EBS, the A/R leader. 
 
VB.NET PDF Password Library: add, remove, edit PDF file password
This VB.NET example shows how to add PDF file password with access permission setting. passwordSetting.IsAssemble = True ' Add password to PDF file.
add text pdf file acrobat; how to insert text into a pdf file
C# PDF Text Extract Library: extract text content from PDF file in
How to C#: Extract Text Content from PDF File. Add necessary references: RasterEdge.Imaging.Basic.dll. RasterEdge.Imaging.Basic.Codec.dll.
add text pdf file; add editable text box to pdf
 
 
A
PPENDIX 
D
 
D ‐ 15 
 
P
EOPLE
A
BILITY TO 
U
SE THE 
S
YSTEM
 
 
Clock Time 
ESS/ MSS 
Reporting/ BOBJ 
Procurement 
A/R Module 
Doc Mgmt System 
Procurement
 
Interview 
Time keeping is a real problem, 
and we don’t have the 
complexities that Fire and Police 
have. 
 
 
F1 ‐ Right now, we need to know 
what reports are available and 
then request the additional ones 
we need.  That list, we understand, 
is getting very long. 
 
We are using BizTrack to do 
reporting because SAP doesn’t 
work. 
 
 
I1 ‐ Only about ¼ of the staff are 
using PDFs to manage 
documents because it is so 
cumbersome.  The rest still use 
paper. 
Survey 
 
 
F1 ‐ More reports need to be 
developed in order to be effective. 
 
Create more detailed reports with 
greater drill down. 
 
 
 
PBOT
 
Interview 
D2 ‐ When the SAP consultants 
built the interface [between SAP 
and MAXIMO] they did not build in 
the time evaluation component. As 
a result, time is entered into SAP 
and then interfaces with MAXIMO 
without time evaluation.  Ideally 
they would like time evaluation to 
be done in SAP first and interface 
into MAXIMO and then MAXIMO 
would use the time evaluation to 
determine overtime and regular 
time hours. 
 
D2 ‐ The business process of 
employees entering hours has 
been entirely changed (clock times 
instead of hours, non‐intelligent 
cost objects, complex time 
reporting screen, etc.). Given 
PBOT’s time complexity and 
corresponding city pay timelines, 
PBOT requires its employees to 
enter their hours worked every 
day. This is very hard for many 
employees. It has taken a lot of 
time and money to gather all of 
this information and to ensure that 
we pay people correctly and 
recover costs especially in regard 
to employees entering overtime 
into the MAXIMO system. 
 
D2 ‐ For PBOT’s Capital Projects– 
they do not have the staff and the 
time to parse out the overtime. 
The billings for this project are 
billed in terms of regular time 
hours and this causes losses for 
PBOT. 
 
F5 ‐ There needs to be reporting 
that tracks pooled resources and 
how they are being spent so that 
PBOT can tell its story. 
 
F9 ‐ Reporting – understanding 
how reports function and how to 
manage and use them 
appropriately is difficult. It is very 
time consuming and challenging 
to figure out how to use the 
reports effectively.   In some 
cases information is not easily 
retrievable. 
 
 
I1 ‐ The new functionalities of 
expanded document space and 
data and document 
management are needed.  
C# PDF File & Page Process Library SDK for C#.net, ASP.NET, MVC
Read: PDF Image Extract; VB.NET Write: Insert text into PDF; Add Image to PDF; VB.NET Protect: Add Password to VB.NET Annotate: PDF Markup & Drawing. XDoc.Word
how to insert text in pdf file; adding text to pdf
C# PDF Password Library: add, remove, edit PDF file password in C#
This example shows how to add PDF file password with access permission setting. passwordSetting.IsAssemble = true; // Add password to PDF file.
add text block to pdf; how to add text to a pdf file in reader
 
 
A
PPENDIX 
D
 
D ‐ 16 
 
P
EOPLE
A
BILITY TO 
U
SE THE 
S
YSTEM
 
 
Clock Time 
ESS/ MSS 
Reporting/ BOBJ 
Procurement 
A/R Module 
Doc Mgmt System 
Survey 
 
E1 ‐ For those employees who 
use ESS for time entry, there has 
been a lot of bureau time keeper 
support for setting up templates, 
assisting with time entry issues, 
etc. 
 
E7 ‐ ESS portal training relies 
heavily on Bureau resources. 
PBOT has approximately 400+ 
employees who do not have 
access to computers at work. 
F1 ‐ No descriptions associated 
with cost objects and other data 
in SAP. This requires users to 
know the descriptions or have a 
separate printout with this 
information. 
 
F7 ‐ Most employees do not 
know how to actually run specific 
reports and the reports often do 
not work for what is needed. 
 
Due to the amount and 
treatment of data within SAP, 
PBOT has struggled with rolling 
out reports to managers. 
 
F3 ‐ Running and retrieving 
information from BOBJ by staff 
may take a bit of time. Also, for 
detail information, SAP modules 
are still needed. 
 
 
 
Financial Services
 
Survey 
D5 ‐ Time entry screen is 
cumbersome and not intuitive. 
Differences in time entry 
between positive and negative 
pay employees are confusing. 
Limited on the number of 1018 
allocations allowed. 
 
F1 ‐ Would be helpful to have a 
list of reports and descriptions, 
or a more user friendly way of 
looking up reports. 
 
F4 ‐ There needs to be a better 
reporting tool, a data mining tool 
that crosses modules. 
 
F3 ‐ EBS does well at ensuring 
support for time‐sensitive, 
externally‐required reports, but 
many of these are not yet 
automated and are treated as 
unscheduled “ad hoc” resulting 
anxious delivery within tight 
deadlines. 
 
F7 ‐ We have access to any and 
all information but there is no 
medium for us to produce 
meaningful reports on an ad hoc 
basis. We must pull out 
information one Wage‐Type at a 
time and then manually compile 
multiple Wage‐Type reports for 
our finished product. 
 
 
 
VB.NET PDF File Compress Library: Compress reduce PDF size in vb.
Also able to uncompress PDF file in VB.NET programs. Offer flexible and royalty-free developing library license for VB.NET programmers to compress PDF file.
adding text pdf file; how to add text fields to a pdf
VB.NET PDF insert image library: insert images into PDF in vb.net
try with this sample VB.NET code to add an image As String = Program.RootPath + "\\" 1.pdf" Dim doc New PDFDocument(inputFilePath) ' Get a text manager from
how to add a text box to a pdf; adding text pdf
 
 
A
PPENDIX 
D
 
D ‐ 17 
 
P
EOPLE
A
BILITY TO 
U
SE THE 
S
YSTEM
 
 
Clock Time 
ESS/ MSS 
Reporting/ BOBJ 
Procurement 
A/R Module 
Doc Mgmt System 
Revenue Bureau
 
Survey 
A seasoned time keeper allows 
us to not face too many 
challenges. But, the business 
processes regarding a new hire is 
problematic since we can't set up 
new employees until we do X, 
but we can't do X until they start, 
and thus we have a few rough 
days at the start of employment. 
We feel like we are caught in a 
loop. 
 
D3 ‐ Back‐up time keeper is 
limited to payroll (time entry), 
not full HCM knowledge. Our 
Bureau is small, and we have 
limited back‐up for HCM roles. 
 
 
 
 
 
Technology
 
Office of 
Community 
Technology 
Survey 
D5 ‐ Need copy and paste 
feature for positive time entry. 
Calendar should show as a 
default instead of having to click 
on the calendar each time when 
entering time. 
 
F1 ‐ Customizable reports‐ more 
Bureau specific. 
 
Reports are difficult. 
 
H2 ‐ There have not been any 
regular sessions for AR processes 
because all receivables for the 
City go to central accounting, 
whereas OCT’s receivables go to 
OCT – OCT’s AR process is 
separate from the other city 
bureaus. 
 
H2 ‐ Would like the ability to 
edit/ change AR master data 
 
Bureau of 
Technology 
Services Survey 
D1 ‐ The correctness of standby 
time relies on human review, 
knowledge of the contract, FLSA 
status and Bureau practices 
because there is no hard stop in 
SAP. This can lead to 
overpayment. In summary, 
human controls must be put in 
place because some system 
controls are not available. 
E1 ‐ ESS is not user‐friendly. 
Some time information can't be 
entered on the time sheet and 
must be collected outside of SAP 
then entered into SAP by the 
time keeper (e.g. standby time). 
F1 ‐ Need to be more familiar 
with what reports are available. 
Time and financial data needs to 
be available on the same report. 
 
A good reporting strategy is 
needed for SAP to be useful to a 
broad range of users. Data from 
SAP is needed, its availability will 
encourage more use of SAP. 
 
F8, F4 ‐ Employees need to be 
better able to effectively use SAP 
reports. Also, there are cases 
where reporting data is spread 
across multiple modules. 
 
 
 
C# PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple files
page of your defined page number which starts from 0. For example, your original PDF file contains 4 pages. C# DLLs: Split PDF Document. Add necessary references
adding text to a pdf in reader; add text pdf acrobat professional
VB.NET PDF File Merge Library: Merge, append PDF files in vb.net
by directly tagging the second PDF file to the target one, this PDF file merge function VB.NET Project: DLLs for Merging PDF Documents. Add necessary references
adding text to pdf in acrobat; how to insert text into a pdf with acrobat
 
 
A
PPENDIX 
D
 
D ‐ 18 
 
P
EOPLE
A
BILITY TO 
U
SE THE 
S
YSTEM
 
 
Clock Time 
ESS/ MSS 
Reporting/ BOBJ 
Procurement 
A/R Module 
Doc Mgmt System 
Government Relations
 
 
 
 
Reporting is not too bad 
although I couldn’t look at my 
own stuff. Also I can't get payroll 
reports to do ethics commission 
reports without asking someone 
from SAP. 
 
F9 ‐ Reports are horrible ‐ too 
tiny to get a hard copy of. Don't 
like the export function. 
 
 
 
Portland Housing Bureau
 
Survey 
D4 ‐ More than 3,000 individual 
schedules to choose from, but no 
flexibility to merely vary your 
schedule from one week to the 
other like people do in real life. 
E2 ‐ MSS/ESS did not meet the 
bureau's needs for approving 
time. Federal funds mandate 
that all employees must certify 
their time worked if paid with 
federal funds. Managers didn't 
find MSS user friendly or useful. 
 
E1, E2 ‐ ESS completely 
unworkable for a Bureau with as 
many funding sources as ours. 
There is no way for managers to 
easily review time and sign off on 
timesheets. Inflexible schedule 
silliness, too rigid, makes it too 
complicated for people whose 
hours may vary. It was obviously 
set up to benefit a single bureau 
and is unworkable for others. 
F4 ‐ A problem with reporting is 
because of the way program 
income is being applied in GM, it 
is misstated on budgetary 
reports (makes it look like there 
is less than there is). 
 
 
 
Development Services
 
Survey 
D3 ‐ Managers need to be able to 
approve time. 
 
F1 ‐ Need more customized 
reports. 
 
 
 
Emergency Management
 
Survey 
D2 ‐ PBEM uses a paper method 
of tracking and one time keeper 
for elaborate tracking on the 
grants for compliance. 
 
D4 ‐ The invisible lunch hour is 
extremely frustrating to avoid 
overtime. Individual OT is not 
reflected prior to reporting the 
next day. This would be helpful if 
the system could generate 'real 
time' feedback if there is 
encountering OT for the specific 
pay period. 
E1 ‐ ESS proves to be a challenge 
for most employees after the 
initial training. Additional one‐
on‐one has been needed to 
provide clarity for entry. The 
design and functionality is time 
consuming and does not provide 
the best views for week entry. 
Employees did not know what 
questions to ask at the training 
since they were not familiar with 
entering their time in any other 
shadow system. 
F4 ‐ We have to piece it together 
from several reports manually. 
I.e. Grants Billing does not 
incorporate the Purchase Order 
information in conjunction with 
the Document Number to assist 
us with pulling backup 
documentation. This is very time 
consuming to look up each 
document, PO, and combine for 
our report. 
 
 
 
 
 
 
A
PPENDIX 
D
 
D ‐ 19 
 
M
ANAGING THE 
E
NTERPRISE 
S
YSTEM 
 
Change Orders Process 
Governance/ Leadership 
OMF EBS/BTS 
Focus Group 
J1 ‐ Evaluate how work is sequenced, distributed, documented, accomplished and solicit customer 
feedback.  
 
Define business decisions and information needed to make SAP work. 
 
J2 ‐ Takes ownership of sign‐off and testing once work is done including all data confirmation and 
valuation.  
 
J3 ‐ Redesign and communicate EBS Work Plan so EBS’ backlog becomes public knowledge to enhance 
transparency and visibility to the work and services they are providing. 
 
J8 ‐ Work with Bureaus and BTS to address Bureau needs that may cross SAP boundaries.  
 
J3 ‐ Unified priority request from BP Owners creating a numerical queue ranking instead of “high, med, 
low”. 
With top down guidance, work as unified team to gain customer trust.  
 
K2 ‐ Provide structure (identify and implement policy, identify and implement procedures, hold 
accountable) to help EBS meet goals. 
 
K1 ‐ Have City‐wide view of own and Bureaus needs.  
 
Governance needs to encourage City employees to follow business processes. 
 
Include EBS leadership in resource discussions before acting. 
 
EBS/BTS will take responsibility for: configuration, change management, development, training, direct 
support, repository of what system can do, understand business process, understand strategic IT plan of 
the City, understand larger customer goals, satisfy clients, communicate best practices for SAP/ knowledge 
of SAP, make commitments subject to external constraints, build trust with customers, support full 
utilization of SAP, know when SAP is the right answer and when it isn’t, have deep knowledge about SAP 
Modules, designate portion of effort to new functionality/ maintenance/ training, and EBS leadership 
determining when billable project costing will begin. 
 
ESC develops a City‐wide strategy that includes where EBS collaborates with BTS and Business process 
owners to develop an Enterprise IT Solution.  
 
Business Process owner takes ownership of City standardization, justify why it is in place and hold Bureaus 
accountable to them. 
 
Support Business Process Owner as decision maker. 
 
More research and discussion between technical analysts, Business Process Owners and EBS Business 
Analysts. 
 
Need to clearly identify roles and responsibilities between EBS and BPO and hold each accountable to 
those roles. 
 
Define, document, and confirm/ explain/ justifyCity‐wide standards and policies with respect to SAP.  Here, 
EBS wants to hold Bureaus accountable and help them. 
 
EBS will understand Bureau needs, strategic objectives and facilitate processes and discussions to 
understand how SAP can assist in meeting those needs and objectives 
OMF 
Survey 
J3 ‐ There seems to be no established process for the work that has needed to be done. 3 for FILO. There is 
no feedback on Altiris tickets until they are completed. 
 
J7 ‐ Understand how and what you do in one module affects other modules and impacts ability to change in 
the future.  
 
J10 ‐ There is a decision‐making process but it does not give more weight to items that may help many 
Bureaus; and it should. 
 
EBS can explain and work within modules as currently set up but does not always see or explore a system‐
wide solution. 
 
Challenges with All testing is done by payroll and HR. Apparently the deferred comp administrator is not 
the business owner of deferred comp. 
 
 
A
PPENDIX 
D
 
D ‐ 20 
 
M
ANAGING THE 
E
NTERPRISE 
S
YSTEM 
 
Change Orders Process 
Governance/ Leadership 
Fire 
Interview 
J3 ‐ There are not a lot of change requests from PF&R, but even the ones that are high priority are not being 
handled. For the regular change request having the business process owners (BHR) helps.  
 
J3 ‐ Bureaus don’t understand the capacity of EBS to do the changes, and many have given up ever getting 
their request addressed. 
 
J2 ‐ Change requests – when they come back – come back with a “no.”  PF&R isn’t given an explanation that 
makes sense to us as a Bureau. 
 
J9 ‐ There isn’t a process to take this to a higher level decision maker – Bureau must accept decision that 
cost center can’t be renamed. 
 
J3 ‐ Senior Operations managers submit a request, but in the end it is PAC that will decide. The final change 
is not transparent.  
 
J3 ‐ It would be helpful to change the entire business process for how the requests are handled. There is no 
communication on the status of requests, what the priority is and who is working on it.  
 
Tickets that go to a process owner to be work on don’t always get the highest priority, this process should 
be revisited. 
K3 ‐ Cost center request was sent through the hierarchy but only to be rejected by Financial Services. 
Financial Services doesn’t understand that cost centers are not just “dummy numbers” for PF&R, they are 
used as cost centers and vital to PF&R reporting. 
 
The necessity for an EBS as a division is not understood because this wasn’t needed with IBIS. 
 
EBS just wants a canned solution and for everyone to change. They do not want to lose control. 
 
EBS needs to know what the capabilities of SAP are.  PF&R needs to tell EBS what their business needs are 
and EBS needs to know how these needs can best be addressed using SAP.   
 
Financial Services doesn’t understand that PF&R cost centers were set up as ‘smart numbers’ and the 
numbering system have a managerial objective, but there isn’t a process to take this to a higher level 
decision maker – Bureau must accept decision that cost center can’t be renamed. 
 
A journal system has been developed internally in a set of software for Fire Information systems. This 
allows 169 schedules that can be queried by staff. There are 700 employees in the system. It is possible to 
look back and forward in time, which no SAP system offers. This could be modified to meet the Police 
needs too. 
Survey 
J6 ‐ Our understanding is that we are not supposed to submit change requests unless they are critical 
because EBS does not have sufficient resources to work on them. As a result we have submitted few change 
requests, and instead rely on workarounds to meet our needs. Also, our experience in getting change 
requests resolved is not encouraging. 
 
J4 ‐ When in operational mode, an answer to a question is needed immediately. They do not listen to our 
issues and want our business needs to fit SAP, not SAP fit our business needs. A list of who at EBS to go to 
for a specific need would be helpful. 
K2 ‐ Knowledge of transfer between functional leads and bureaus does not exist. Information silo is a 
problem.  
 
K2 ‐ The top person in Financial Services is unidentified, so process to approach an appeal is unknown.  
 
EBS demonstrates a broad knowledge of SAP, but they lack the understanding of how the bureaus operate. 
 
We know subject matter experts in EBS or BHR are quite proficient with SAP/HCM, but their knowledge 
transfer to or effective training for bureau users is very inadequate. 
 
The problem is with the business owner: BHR. It would be more efficient if bureaus had a single‐point‐of‐
contact who would answer their questions, and go to the subject matter experts if needed, and get back to 
the Bureau. 
Water 
Interview 
J3 ‐ EBS doesn’t have enough capacity to deal with the number of change requests. Getting on the list is 
fine, but having the issue addressed takes far too long.  
 
J7 ‐ EBS always has a backlog of change request tickets so they are not responded to timely. 
 
EBS doesn’t have enough capacity to deal with the number of change requests. Getting on the list is fine, 
but having the issue addressed takes far too long. 
 
EBS always has a backlog of change request tickets so they are not responded to timely. SAP is taking a lot 
of resources to run 
K1 ‐ Most of the time it is a one‐way directive from central to the Bureaus. Unless a Bureau creates a huge 
fuss about a certain change, then it isn’t likely that they can affect any sort of change. 
 
The structure and the roles are good (i.e. change agents). There is good communication in the monthly 
meetings. Most of the time EBS does listen to concerns, the Water Bureau pushes back if there are absurd 
requests. 
Survey 
Tickets have been getting resolved faster than in the past.  
 
J3 ‐ Usually staff is responsive, but in some cases there are long gaps with no updates. Also, the change 
request system does not allow the original requestor to view what the updates are. We can see that on a 
given date an update was made but we cannot see that was done. This is frustrating and leads to the 
requestor concluding that nothing is being done. 
They (EBS) have gained a lot of knowledge and depth over the last 12 months. 
 
The user group meetings for HCM are essential. Communication between EBS, Central Payroll, BHR, and 
the bureaus has been improving but still needs to improved more. 
 
Biggest challenge is keeping skill level high for non‐routine tasks. 
ONI 
Interview 
 
No strategic thinking in terms of SAP comes from EBS.  We include EBS in brainstorming, but we don’t look 
to them for information or leadership. 
 
 
A
PPENDIX 
D
 
D ‐ 21 
 
M
ANAGING THE 
E
NTERPRISE 
S
YSTEM 
 
Change Orders Process 
Governance/ Leadership 
BOEC 
Interview 
J8 ‐ Change requests are time‐consuming to make and if they are not a high priority or have a City‐wide 
impact, may take years to resolve if ever.  
 
J9 ‐ BOEC feels there is insufficient evaluation done before being dismissed or downgraded in priority.  
BOEC feels like there is no real mechanism to appeal or to be heard by a different influential group.  
 
J5 ‐ Prioritization seems to be based on the size of the Bureau making the request, EBS staffing constraints, 
and/or politics involved.  It doesn’t seem to be based on the value of the change being requested.   
K2 ‐ EBS is handcuffed by BHR’s need to control 
 
BHR isn’t transparent – they are political and savvy; they don’t want to share their control or information.  
They also don’t follow the rules when it comes to their own internal processes. 
 
If EBS has forward thinkers, they aren’t allowed to act that way.  BHR gets in the way of any progressive 
changes that EBS might want to make in the HCM system. 
Survey 
 
We really appreciate the EBS team. They are very proactive; communication is effective; though they are 
few in number, they are doing a good job of supporting the system and the user’s needs. 
BHR 
Interview 
J2 ‐ There is a lack of understanding in who is responsible for changes in FILO.  
 
All issues are funneled through BHR. Bureau sends the problem. BHR assesses the issue for the core 
problem. BHR prioritizes issues. HR works with experts in EBS. EBS executes change per BHR’s direction. 
 
J5 ‐ BHR has sizable influence and will use this to circumvent the change process in order to meet 
contractual agreements. 
 
J3 ‐ There is a set of criteria that is used in processing requests, but the general opinion is that it does not 
work. 
K1 ‐ The Council must support the administration changes and direct all the Bureaus about these new 
policies and work together to make them work with the new system. 
 
Likely, resolving issues with EBS is not about adding more staff, possibly just using current staff more 
efficiently.  
 
There was a lack of a holistic approach. BHR would identify a problem; adjustments would be made which 
would create repercussions in the system. 
 
With the new system, Benefits had to hire an accountant who became the Business Process Owner of the 
Benefits portion of FILO. 
 
New SAP functionality should be brought to the Super User or Business Process Owner. 
Survey 
J3 ‐ Better communication before and after changes/ improvements needed. OK in the HCM area but in 
FILO process improvements made and hear about them months later.  
 
HCM prioritized well; concerns with how FILO issues are prioritized. 
 
J5 ‐ BHR participates in the use of Altiris‐ for those employees works well. For end users not using the back 
office functionality, responses seem slow. 
Roles and responsibilities more clearly defined than in the past. 
 
Good interaction‐Division manager meetings with Bureau director, operations Manager, and EBS staff 
interact with BHR staff at weekly and ad hoc meetings. 
Police 
Interview 
 
EBS needs a better understanding of “what’s under the hood of SAP.”  Until that happens, we can’t 
effectively change our processes, because we don’t know what SAP is capable of. 
 
EBS should be leading forward thinking change groups.  Globally they should be looking at the City and 
then figuring out how each of the Bureaus could benefit. 
 
We may re‐activate our participation in the Super User groups with the Business Process Owners.  EBS 
should help link them back to the City‐wide Super User groups. 
 
All of the changes seem to be including Business Process owners appropriately.  We have most of our 
discussions with Business Process owners and then go – together – to EBS with the need. 
Survey 
J3 ‐ Tickets get marked as resolved when the problem is not fixed. I usually get a timely response from 
submitting a Help Ticket. 
 
J10 ‐ Seems to arbitrary and no real City‐wide prioritization.  
I think the EBS team should take more of a leadership role in communicating to the business process 
owners how the system can improve things.  
 
Questions get answered if you know a contact that you can call directly. If that contact is out for any length 
of time, there is no back up. Fiscal provides answers now. 
 
Central BHR SAP team is the primary group from which I get my SAP updates/best practices info from. 
Documents you may be interested
Documents you may be interested