Page 1 
How to Create An Accessible PDF 
Introduction  
Welcome to this online training session on how to format an accessible PDF!   
This session includes:  
Overview of the course 
The four lessons that describe the process of creating an accessible PDF document.  
1.  Module 1. Accessible PDF’s vs. Inaccessible PDF’s. This module describes the 
different characteristic of accessible PDF and inaccessible PDF documents. 
2.  Module 2. Creating/Converting PDF’s. This module includes three ways to create an 
accessible PDF document from an MS-Word, MS-PowerPoint, or Scanned Document 
file using freeware like 
PrimoPDF with Adobe Reader
, standard software such as MS-
Office 2007, or specialized programs such as Acrobat Pro, or OCR software. 
3.  Module 3. Conversion Tools. This module includes an overview of four PDF 
conversion tools: PrimoPDF with Adobe Reader, PDF Plug-in for MS-Office 2007, 
Acrobat Professional, and OmniPage Professional. 
4.  Module 4. Reviewing PDF’s. This module provides reviewing processes for an 
accessible PDF document. 
Overview 
This goal of this online training module is to help faculty to create accessible PDF documents. It 
consists of four lessons on what makes a PDF document accessible (or not), how one can create 
an accessible PDF file or convert a non-PDF file into one, the different technology tools that can 
be used for accessible PDF formatting, and a list of additional resources for further training. 
At the end of the course you will be able to 
1.  Differentiate between accessible and inaccessible PDF files 
2.  Apply the general rules of formatting and use different technology tools to create and 
or convert files into accessible PDF document. 
3.  Apply steps on how to review PDF files for accessibility 
4.  Apply these tools and procedures to any other type of PDF documents that you create. 
Module 1. Accessible versus Inaccessible 
To create accessible PDF’s, we need to know what accessible PDF’s are and what inaccessible 
PDF’s are.  
What characteristics does an accessible PDF have? 
Add text pdf - insert text into PDF content in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
XDoc.PDF for .NET, providing C# demo code for inserting text to PDF file
how to add text to a pdf document; how to insert text into a pdf file
Add text pdf - VB.NET PDF insert text library: insert text into PDF content in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Providing Demo Code for Adding and Inserting Text to PDF File Page in VB.NET Program
how to add text to a pdf in acrobat; how to add text to a pdf file in acrobat
Page 2 
The most reliable way to generate an accessible PDF file is to create Tagged PDF files.  A 
Tagged PDF is a PDF that “provides structure and orders information to allow PDF documents 
to be read by screen-readers and to be reflowed to fit different display screen sizes” 
(http://www.w3.org/WAI/GL
). 
Accessible PDF’s can be read intelligently by screen reader software. Accessible PDF’s contain 
“tags” that define the logical document structure.  Logical structure refers to the organization of a 
document. The logical structure can indicate the precise reading order, and improve navigation 
of more complex documents. 
Accessible PDF’s have the following characteristics: 
Tags, screen reader-friendly. 
A logical reading order, which an assistive technology like a Screen Reader will read 
aloud the document to the user. 
Alternative text defined for all images in the document. This text is used to describe an 
image in the event that the image cannot be seen. 
[Image 1.1. An example of an Accessible PDF]  
This picture shows the characteristics of an accessible PDF: a) reading orders, b) tags, and c) a 
Image having an alternative text. 
What characteristics do inaccessible PDF’s have? 
In an inaccessible PDF document, only an image scanned into a PDF document is represented 
inside the PDF file. These scanned documents are not accessible because screen-readers are 
unable to recognize the text at all. 
C# PDF insert image Library: insert images into PDF in C#.net, ASP
C#.NET PDF SDK - Add Image to PDF Page in C#.NET. How to Insert & Add Image, Picture or Logo on PDF Page Using C#.NET. Add Image to PDF Page Using C#.NET.
how to add a text box to a pdf; how to add text fields to a pdf document
VB.NET PDF insert image library: insert images into PDF in vb.net
try with this sample VB.NET code to add an image As String = Program.RootPath + "\\" 1.pdf" Dim doc New PDFDocument(inputFilePath) ' Get a text manager from
how to input text in a pdf; how to insert text into a pdf
Page 3 
[Image 2. An example of an Inaccessible PDF] 
This picture shows the PDF which does not include Tags and is only an image file. 
Where inaccessible PDF’s come from: 
Scanning the document as an image 
Using the PDF Plug-in in Office 2007 without using style and formatting 
The most common result from “Print To PDF” functions 
Mac programs that use the PDF built-in feature 
Module 2. Creating/Converting PDF’s 
We have now made it to Module 2: Creating PDF’s! This module includes three ways to create 
an accessible PDF document from an MS-Word, MS-PowerPoint, or Scanned Document file 
using Primo PDF with Adobe Reader, MS-Office 2007, Acrobat Pro, or OCR software. 
2.1. From MS-Word 
One way to create PDF documents is to create the document using MS-Word, or by converting 
an existing MS-Word 2003 or 2007 file into PDF.  It is highly recommended that general rules 
for formatting a document that is word-processed using MS-Word be applied when creating any 
original document. (For more information on these general formatting rules, go to Accessible 
Syllabus module (http://trc-online.csusb.edu/AcceSyllabusInMS2003/index.html
). 
2.1.1. From MS-Word 2003 to PDF 
Because MS-Word 2003 does not have the built-in feature of saving a file as PDF, another 
program will be needed to convert an MS-Word 2003 document into an accessible PDF file.  
Software such as PrimoPDF (http://primopdf.com/
), a free software,
will allow you to make PDF 
files from a 2003 MS-Word document.  PrimoPDF installs on your computer as a PDF “printer”.  
This means you can use the PrimoPDF to “print” your documents that were created in MS-Word 
VB.NET PDF Text Extract Library: extract text content from PDF
With this advanced PDF Add-On, developers are able to extract target text content from source PDF document and save extracted text to other file formats
adding text to pdf in reader; adding text to pdf form
VB.NET PDF Password Library: add, remove, edit PDF file password
VB: Add Password to PDF with Permission Settings Applied. This VB.NET example shows how to add PDF file password with access permission setting.
adding text fields to a pdf; adding text pdf file
Page 4 
or other programs to a PDF file.  The end product is an electronic PDF file, not a paper printout 
or hard copy. However, the resulting PDF file may be inaccessible or partially accessible so 
an accessibility check or review is necessary. 
Adobe Reader 9 (or later) can be used to check for accessibility of PrimoPDF-created files. 
Adobe Reader 9 can do either a quick check or full check. It will generate an Accessibility 
Report, and provides options to add tags to document, run form field recognition, add form field 
to tags or to touch up reading order (See Module 4.1 (http://trc-
online.csusb.edu/AccePDF/module4.html
) for more details.). 
To convert a word-processed file to PDF using PrimoPDF,   
1.  Choose File>Print. 
2.  Select the PrimoPDF printer from the list of available printers and click OK. 
[Image 2.1. PrimoPDF] 
3.  The PrimoPDF window appears.  For “Save As”, enter a name and location for the PDF 
file. You can also set other PrimoPDF options at this time.    
4.  Click “Create PDF”. 
C# PDF Text Extract Library: extract text content from PDF file in
How to C#: Extract Text Content from PDF File. Add necessary references: RasterEdge.Imaging.Basic.dll. RasterEdge.Imaging.Basic.Codec.dll.
add text pdf; how to insert text into a pdf using reader
C# PDF Password Library: add, remove, edit PDF file password in C#
C# Sample Code: Add Password to PDF with Permission Settings Applied in C#.NET. This example shows how to add PDF file password with access permission setting.
how to enter text into a pdf; add text to pdf without acrobat
Page 5 
[Image 2.2. PrimoPDF2] 
To check for accessibility of PrimoPDF-created files using Adobe Reader, 
1. Open Adobe Reader (or download a free copy of Adobe Reader from- put URL here) 
2. Choose “Advanced” in the menu bar, and choose “Accessibility” in the drop-down 
menu. 
3. A second drop down menu will appear and you can choose Quick Check or Full Check. 
4. An Accessibility Report will automatically open or you can click “Open Accessibility 
Report” to view the report. 
5. Use the fix options provided by Adobe Reader to address accessibility issues indicated 
in the report.  
These options are: 
a. Add Tags to Document 
b. Run Form Field Recognition 
c. Add Form Field to Tags 
d. Touch Up Reading Order 
For more details, go to Module 4.1 (http://trc-online.csusb.edu/AccePDF/module4.html
). 
(DISCLAIMER: As indicated earlier, PrimoPDF-created files may not have a fully 
accessible format. Moreover, Adobe Reader may not be capable of fixing all accessibility 
issues in PrimoPDF-created documents. However, in the absence of more advanced 
programs like Word 2007 and Acrobat Professional, these two, free software could provide 
some help. Therefore, all effort should be taken to use more appropriate accessibility tools 
to create PDF files in accessible format.) 
2.1.2. From MS-Word 2007 
Microsoft provides PDF Plug-in for MS-Office 2007 on its website. This program allows you to 
export and save PDF formats in 2007 Microsoft Office programs.  
VB.NET PDF Text Add Library: add, delete, edit PDF text in vb.net
How to VB.NET: Add Text to PDF Page. Add necessary references: This is a piece of VB.NET demo code to add text annotation to PDF page.
how to insert text box on pdf; add text pdf acrobat professional
C# PDF Text Add Library: add, delete, edit PDF text in C#.net, ASP
A best PDF annotation SDK control for Visual Studio .NET can help to add text to PDF document using C#. C#.NET Demo Code: Add Text to PDF Page in C#.NET.
add text field pdf; add text to pdf file reader
Page 6 
The URL for MS-Office 2007’s  PDF plug-in 
is: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=4d951911-3e7e-4ae6-b059-
a2e79ed87041&displaylang=en
The key to successful conversion of accessible PDF documents from MS-Word is making sure 
that the document is formatted following the appropriate hierarchical structure (e.g., heading 1, 
heading 2, etc.)  The document should follow formatting guidelines for accessible documents 
and include document maps (see http://trc-online.csusb.edu/AcceSyllabusInMS2003/index.html
To view a PDF file, download and install Adobe Acrobat Reader on your computer from Adobe 
Systems.  
If MS-Word 2007 does not have a PDF Plug-in for MS-Office 2007,  you can download  the 
PDF Plug-in for MS-Office 2007 from the Microsoft website. 
After installing PDF Plug-in for MS-Office 2007, the “Acrobat” menu will be added to MS-2007. 
[How to Create a PDF document using the PDF Plug-in for MS-Office 2007] 
Step 1: Enable tagging in Microsoft Office 2007 Word. 
Go to the “Acrobat” menu bar  
Select “Preferences” tool bar menu.  
Check if “Enable Accessibility and reflow with Tagged PDF” is checked. Select 
<OK>.  
[
Image 2.3. Preference menu] 
Step 2: Create an accessible document in Microsoft Word 2007. 
Step 3: Export it to PDF. 
Choose the < Acrobat> option from the menu bar. 
VB.NET PDF Text Box Edit Library: add, delete, update PDF text box
VB.NET PDF - Add Text Box to PDF Page in VB.NET. Add Annotation – Add Text Box Overview. Adding text box is another way to add text to PDF page.
how to add text to a pdf in reader; how to add text box in pdf file
Page 7 
Select the <Create PDF> option. 
Save the file at the prompt. 
[Image 2.4. Create PDF menu] 
Step 4: Perform a PDF review to ensure accessibility (see Module 4: Reviewing PDF’s). 
For more information on this topic,  see “Converting a Microsoft Word 2007 Document 
to an Accessible PDF” developed by Cal State 
Northridge: http://www.csun.edu/accessibility/training/materials/accessibletext/word2acc
esspdf.html
2.1.3. From Acrobat Professional (Acrobat PRO)  
Creating PDF’s with Acrobat PRO is very simple and straightforward. It includes selecting a 
document file and then saving it as a PDF file. 
[Steps to Create a PDF document using Acrobat  PRO] 
Step 1: Choose File 
Create PDF
From File 
Step 2: Select a file (doc format). 
[Image 2.5. Create PDF menu] 
Page 8 
Step 3: Select a file (doc format). 
Step 4: Save a file (PDF format). 
Many California State University campuses provide very detailed instructions on how to create 
accessible PDF’s documents using Acrobat Professional. The following resources are very 
helpful in learning how to write a PDF document using Acrobat Professional: 
1.  The Chancellor's Office for PDF accessibility workshops: 
URL: http://teachingcommons.cdl.edu/access/docs_multi/documents/pdf_accessibility_c
su_final_NEW.pdf
2.  CSU at Sacramento: URL: http://www.csus.edu/training/handouts/index.htm
3.  CSU at Bakersfield: URL: http://www.csub.edu/ati/inst.shtml
2.2. From MS-Powerpoint (PPT) 
Just like word-processed documents, Powerpoint files can be successfully saved or converted 
into accessible PDF files by applying the appropriate steps when creating the Powerpoint 
document.  These steps include: 
Creating slides from templates provided within Powerpoint 
Converting PPT into “outline” format by saving as a “Outline/RTF”.  
Selecting the Outline/RTF file and saving it as a PDF file. 
2.2.1 From MS-PowerPoint  2003 
MS- Powerpoint 2003 does not have a built-in function for saving files in PDF format. After 
converting the PPT file to Outline/RTF file, the conversion procedure from PPT to PDF is the 
same as that from MS-Word 2003 files to PDF. However, note that there will be accessibility 
issues to address because MS-Word 2003 also does not have built-in functions for saving files in 
PDF format. See Module 2.1.1 (http: //trc-online.csusb.edu/AccePDF/module2.html)
[Steps to Create a PDF document from MS-PPT 2003 using PrimoPDF] 
for details. 
1.  Convert PPT into “outline” format  by saving as a “Outline/RTF”. This will save the 
Powerpoint file into MS-Word 2003 RTF file. 
Page 9 
[Image 2.6. Converting PPT to RTF Using MS-PPT 2003] 
2. Open the Outline/RTF file using MS-Word 2003. 
For the next steps, use the same steps as Module 2.1.1. (
http: //trc-
online.csusb.edu/AccePDF/module2.html)
2.2.2. From MS-PowerPoint  2007 
The conversion procedure for MS- PPT 2007 is a two-step process: first, convert the PPT file 
into RTF file. Then convert the RTF format to PDF using MS-word 2007 using the same 
procedures as converting from MS-Word 2007 files to PDF files. 
[Steps to Create a PDF document from MS-PPT 2007] 
If MS-Word 2007 does not have a PDF Plug-in for MS-Office 2007, please download PDF Plug-
in for MS-Office 2007 from the Microsoft website 
Below are the steps for saving a PPT as a PDF file: 
Step1: Convert PPT into “outline” format by saving as a “Outline/RTF”. This will save 
the Powerpoint file into MS-Word 2007 RTF file. 
Page 10 
[Image 2.7. Creating a power point presentation in Outline View using MS-PPT 2007] 
Step 2: From MS-Word 2007, open the RTF file. 
Step 3: Export it to PDF.   
 Choose the < Acrobat> option from the menu bar.   
 Select the <Create PDF> option. 
 Save the file at the prompt. 
Step 4: Check the PDF to ensure accessibility (see Module 4 (http://trc-
online.csusb.edu/AccePDF/module4.html
)). 
2.2.3. From Acrobat Professional (Acrobat PRO) 
[How to Save as a PDF] 
Save the presentation as an Acrobat PRO document. Below are the steps for saving a PPT as a 
PDF file: 
Step1: Select the PPT file for conversion. 
Step 2: Select  PDF  from the menu bar. 
Step 3: Click Convert to PDF. 
Step 4: Type the PDF name in the File name. 
Step 5: Click Save. 
2. 3. From Scanned Documents 
The other way to create a PDF document is to create a scanned PDF document from existing 
documents such as books, articles, etc.  The existing documents must be scanned using Optical 
Character Recognizing (OCR) software.  
Documents you may be interested
Documents you may be interested