open password protected pdf using c# : How to insert text into a pdf with acrobat SDK Library API .net wpf asp.net sharepoint accessible-word-documents0-part1893

The University of Bradford retains copyright for this material, which may not be reproduced without prior written 
permission. We welcome feedback on our documentation. Please email: infoserv-feedback@bradford.ac.uk . For 
alternative formats please see: www.bradford.ac.uk/it-services/help/help-sheets
Microsoft Word screen shots(s) reprinted by permission from Microsoft Corporation. Microsoft is a registered trade 
mark and Windows is a trade mark of Microsoft Corporation. 
February 2016
Making Documents 
Accessible using Microsoft
®
Word 2010 
This document describes how to create an 
accessible Word document and convert it into a PDF. 
How to insert text into a pdf with acrobat - insert text into PDF content in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
XDoc.PDF for .NET, providing C# demo code for inserting text to PDF file
how to insert text in pdf reader; how to add text to a pdf file
How to insert text into a pdf with acrobat - VB.NET PDF insert text library: insert text into PDF content in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Providing Demo Code for Adding and Inserting Text to PDF File Page in VB.NET Program
how to add text box to pdf; add text in pdf file online
Contents 
Introduction ................................................................................................................................ 1
Why Structuring a Document is Important .................................................................................... 1
Styles .......................................................................................................................................... 2
Bullets ......................................................................................................................................... 2
Numbered bullets .................................................................................................................... 2
Table of contents ........................................................................................................................ 3
Text ............................................................................................................................................ 3
Hyperlinks and screen tips........................................................................................................... 4
Tables ......................................................................................................................................... 4
Table headers .......................................................................................................................... 5
Columns ...................................................................................................................................... 6
Cross references .......................................................................................................................... 6
Captions ...................................................................................................................................... 6
Colour ......................................................................................................................................... 6
Images ........................................................................................................................................ 7
Grouped images ....................................................................................................................... 7
Positioning images ................................................................................................................... 7
Text boxes and borders .............................................................................................................. 8
Alternative (ALT) Text .................................................................................................................. 8
Spell Checking ............................................................................................................................. 9
Accessibility report ...................................................................................................................... 9
Converting a Word Document to PDF ........................................................................................... 9
Screen Readers ............................................................................................................................ 9
Word Templates for Staff ............................................................................................................. 9
Further Help .............................................................................................................................. 10
.NET PDF Document Viewing, Annotation, Conversion & Processing
Insert images into PDF. Edit, remove images from PDF. Redact text content, images, whole pages from PDF file. Add, insert PDF native annotations to PDF file.
add text to pdf online; how to insert a text box in pdf
C# PDF Converter Library SDK to convert PDF to other file formats
If you need to get text content from PDF file, this C# PDF to text conversion code It's easy to be integrated into your C# program and convert PDF to .txt
how to add text fields in a pdf; add text field pdf
Making Documents Accessible using Microsoft® Word 2010 
February 2016 
Introduction 
Creating an accessible document is not difficult and many of the techniques used will 
help you to produce a structured, professional looking document and with practice, will 
help you to work more efficiently. 
Accessibility means making something usable by as many people as possible, including 
disabled people. You are not just creating an accessible document with blind or visually 
disabled users in mind; other disabilities (eg hearing, cognitive and mobility) should also 
be considered.  
Aside from making a document accessible, an alternative format must also be produced, 
eg provide a PDF as well as a Word document. 
It is important to understand that it is illegal, under the Equality Act 2010, to discriminate 
against disabled people by providing inaccessible documentation. 
Why Structuring a Document is Important 
To create an accessible PDF, your Word document must use Word’s in-built ‘Styles’ for 
headings and lists. During conversion to PDF, Adobe Acrobat creates tags and bookmarks 
from these style elements. The tags describe the layout of the document to assistive 
technology (screen reader software), enabling it to navigate and read the document 
correctly. Bookmarks allow the reader to navigate easily through the document. 
Structuring a document in this way also has the added benefit of enabling a table of 
contents to be generated automatically and allow you to quickly reorder your work using 
Outline view, or export the Outline to generate a PowerPoint presentation.  
A well-structured document is easier to read and looks more professional. More 
importantly, a document will be more accessible if: 
headings and lists have Styles applied to them; 
important points are marked with Bullets; 
instructions, which need to be followed, have numbering applied. 
there is plenty of white space between the paragraphs, so they do not look too 
cluttered; 
there is plenty of white space around the graphics, so they are easy to see and are 
more likely to be recognised in the PDF conversion; 
Note:  Screen readers can announce the type of style used before speaking the text, (eg 
"Heading style 1") alerting the listener to the importance of the text. 
C# Word - Word Conversion in C#.NET
using other external third-party dependencies like Adobe Acrobat. Word SDK to convert Word document to PDF document may directly copy and paste it into your C#
add text to pdf in acrobat; add text field to pdf
C# powerpoint - PowerPoint Conversion & Rendering in C#.NET
using other external third-party dependencies like Adobe Acrobat. SDK to convert PowerPoint document to PDF document may directly copy and paste it into your C#
adding text to a pdf file; how to enter text into a pdf form
Making Documents Accessible using Microsoft® Word 2010 
February 2016 
Styles 
You may find it easier to have the Styles pane open while working on a document. To do 
this:  
1.
On the Home tab, in the Styles group, click on the dialog box launcher button in 
the bottom right corner. The Styles pane will appear. 
2.
Click on the Options link at the bottom right of the Styles pane. 
3.
Select In current document from the Select styles to show: list. 
If you use these Styles for headings, they will be converted to bookmarks in the PDF to 
enable easier navigation.  
Heading styles should be used logically, ie Heading 1 style for the most important 
heading, then Heading 2 for sub headings etc. Using a heading style out of sequence will 
cause the reader or screen reader difficulty in navigating and understanding the 
document. 
To apply a style: 
1.
Click within the text and then, from the open Styles pane, select a heading style. 
General templates have already been created for members of staff at the University. 
These templates contain all the styles you are likely to need (Heading 1, Heading 2, 
Heading 3, lists etc.). Please find the templates at:  
www.bradford.ac.uk/it-services/help/help-sheets/word-processing/templates-for-staff  
Bullets 
To add bullets: 
1.
Select the paragraphs to which bullets are to be applied. 
2.
If the document includes a bullet style (eg List Bullet), select it from the Styles 
pane. Alternatively, on the Home tab, in the Paragraph group, select Bullets. 
To remove a bullet, click in the paragraph and select the Normal style from the Styles 
pane. 
Note:  It is recommended that you use the round bullet shape. The more elaborate bullet 
designs do not convert into accessible characters. 
Numbered bullets 
Numbered bullets should be used for instructions. To add them: 
1.
Select the paragraphs to which numbering is to be applied. 
C# Windows Viewer - Image and Document Conversion & Rendering in
standard image and document in .NET class applications independently, without using other external third-party dependencies like Adobe Acrobat. Convert to PDF.
add text field to pdf acrobat; how to insert text box in pdf
VB.NET PDF: How to Create Watermark on PDF Document within
imaging project; Use 100% managed VB.NET method to insert a watermark to PDF file; Follow the accurate VB.NET demo code to add text watermark content
adding text to pdf document; add text to pdf acrobat
Making Documents Accessible using Microsoft® Word 2010 
February 2016 
2.
If the document includes a numbered bullet style (eg List Number), select it from 
the Styles pane. Alternatively, on the Home tab, in the Paragraph group, click on 
Numbering. 
To remove a numbered bullet, click in the paragraph and select the Normal style from 
the Styles pane. 
Table of contents 
Always create a table of contents when producing a large document (generally documents 
with more than six pages). This can be formed quickly (if you use Word’s in-built heading 
styles) and is easy to update. 
1.
Position the cursor in the document where you want the table of contents to 
appear. 
2.
On the References tab, in the Table of Contents group, click on Table of 
Contents. 
3.
Click on Insert Table of Contents. Ensure the settings are correct and click on OK. 
To update a table of contents: 
1.
Right click within the table of contents. From the pop up menu select Update Field. 
2.
Select Update entire table and click on OK. 
Text 
Font – font must be accessible (using a sans-serif font and an appropriate size – 
generally 11pt or higher) and must comply with the University's brand guidelines. 
See: www.bradford.ac.uk/marketing-and-communications 
Avoid using underlined text, italicised text and capitalised sentences, as these 
reduce readability. 
Paragraph spacing - dense paragraphs of text are difficult to read. Use plenty of 
white space between paragraphs, to spread out the information.  
Do not press the Enter key more than once between paragraphs to add extra space. 
The University templates are already designed to leave extra space when pressing 
the Enter key. In some areas of your document you may still require some extra 
spacing. In these cases, select the paragraph and then from the Page Layout tab, in 
the Paragraph group, enter values in the Before: and After: Spacing boxes.  
Alignment – do not Justify text, as the unequal white space this generates makes 
the text difficult to comprehend and causes problems for dyslexic people and those 
using a screen magnifier. 
C# Excel - Excel Conversion & Rendering in C#.NET
using other external third-party dependencies like Adobe Acrobat. SDK to convert Excel document to PDF document You may directly copy and paste it into your C#
adding text to pdf in preview; how to add text field to pdf
VB.NET PowerPoint: VB Code to Draw and Create Annotation on PPT
as a kind of compensation for limitations (other documents are compatible, including PDF, TIFF, MS Word VB.NET PPT: Insert and Customize Text Annotation on
add text to pdf file online; how to enter text in pdf file
Making Documents Accessible using Microsoft® Word 2010 
February 2016 
Hyperlinks and screen tips 
Hyperlinks should be typed in full. A screen tip describing the linked resource can also be 
added: 
1.
Type the hyperlink in full and highlight it. 
2.
On the Insert tab, in the Links group click on Hyperlink. 
3.
Click on ScreenTip and add a description of the resource being linked to. 
4.
Click on OK and then OK again.  
5.
Hover over the link to see the screen tip displayed. 
Tables 
Use tables only for data purposes (not for aesthetic layout purposes). 
Use simple table, as complex tables (with multiple levels of headings, merged cells etc) 
may be too intricate for assistive technology to interpret. In this case, an alternative 
method of conveying the information should be found.  
Tables must to have alternative text added to them.  
1.
Select the table and from the Table Tools – Layout tab, select Properties. 
2.
Select the Alt Text tab.  
3.
Include a description for the table in the Description field (not the Title field). 
Note:  Don’t use tabs and spaces to create the appearance of a table. Also, don’t use 
tables to create columns of text. Use the Column feature instead. See the section 
on: Columns. 
Screen readers read tables row by row across columns. Always design tables so they 
make sense when read from left to right, top to bottom. 
A4 black and white  single sided   5p  double sided  4p 
Making Documents Accessible using Microsoft® Word 2010 
February 2016 
A4 colour 
single sided  10p  double sided  8p 
To create a table: 
1.
On the Insert tab, in the Tables group, click on Table. 
2.
Drag over the grid to select cells or click on Quick Tables and choose one. 
Note:  Notice that when your table is selected the contextual Table Tools tab appears, 
beneath which are the Design and Layout tabs. These contain tools for 
manipulating your table. 
Table headers 
Ensure that, if your table has a header row, the header row is repeated on subsequent 
pages to help readers follow the flow of information. To do this: 
1.
Select the header row. On the Table Tools - Layout tab, in the Data group, click on 
Repeat Header Rows. 
It is recommended that you do not allow table rows to break across a page. To prevent 
this: 
1.
Select the table and on the Table Tool - Layout tab, in the Table group click on 
Properties.  
2.
Select the Row tab and uncheck the Allow row to break across pages option. 
Click on OK. 
Tables should have the row and column headers marked. This enables anyone using a 
screen reader to tab through the table and associate the table cells with the headers. To 
do this: 
For tables with both row and column headers 
1.
Click in the cell where the row and column headers intersect. 
2.
On the Insert tab, in the Links group, click on Bookmark. 
3.
In the Bookmark Name: field type in: Title and then click on Add. 
For tables with row headers only 
1.
Click in any cell within the column containing the headers. 
2.
On the Insert tab, in the Links group, click on Bookmark. 
3.
In the Bookmark Name: field type in: RowTitle and then click on Add. 
For tables with column headers only 
1.
Click in any cell within a row containing the headers. 
2.
On the Insert tab, in the Links group, click on Bookmark. 
3.
In the Bookmark Name: field type in: ColumnTitle and then click on Add. 
Making Documents Accessible using Microsoft® Word 2010 
February 2016 
Note: Do not place a bookmark in each cell that contains a header. Screen readers 
recognise all cells in the marked row and column as headers. 
Columns 
Columns of text are easy to read and as long as there is plenty of space between the 
columns they convert well to PDF. Do not try to create columns by pressing the tab key to 
space out the text. To create columns: 
1.
Select the text and then on the Page Layout tab, in the Page Setup group, click on 
Columns. 
2.
Select a number of columns from the drop down list or click on More Columns at 
the bottom for further options. 
Cross references 
Use the cross-reference tool to create links between sections in the same document. 
Anyone using a screen reader can then jump to the relevant section. 
1.
Type the introductory text (followed by a space), 
eg: For further information, see:   
2.
On the References tab, in the Captions group, 
click on Cross-reference.  
3.
In the Cross-reference window, make a selection 
from the Reference type: list. 
4.
In the For which heading: box, select the specific 
item, ensure Insert as hyperlink is selected and 
then click on Insert. 
Captions 
You can insert a caption to add a label or figure number to a diagram, table, equation etc. 
1.
Select the item that will have the caption added to it. On the References tab, in the 
Captions group, click on Insert Caption. 
2.
Choose an option from the label list, or click on the New Label button and type an 
alternative name. Click on OK. 
Colour 
If you use colours in your document, there are a few things to remember. Bear in mind 
colour blindness. 
Making Documents Accessible using Microsoft® Word 2010 
February 2016 
Never put two similar colours next to each other. The greater the contrast the 
easier it will be to perceive.  
Use patterns in addition to colour to differentiate between coloured objects (eg in 
charts).  
Do not rely on colour alone to convey information. For example don’t use red text 
alone to denote team leaders within an alphabetical list of staff. 
Images 
Images enhance the written word and may be more meaningful than large amounts of 
text, especially for those with poor English skills or dyslexic people. However, they can be 
a barrier to those with a visual impairment. Information conveyed by an image must be 
conveyed within the body text of the document, prior to including the image.  
Alternative text must be added to images. See the section on: Alternative (ALT) Text. 
Grouped images 
It is recommended that, for images 
containing multiple elements (eg 
pictures, text boxes and arrows), you 
group these together in a separate 
document first, take a screen shot, and 
then use this screen shot in your main 
document, with the addition of 
alternative text. See the section on: 
Alternative (ALT) Text. 
Note: For help with grouping images see:  
www.bradford.ac.uk/it-services/help/help-sheets/graphics 
Positioning images 
Images inserted with the ‘In Line with Text’ wrapping style are limited in how much they 
can be moved; however, they do convert well to PDF. They are ideal if you want a single 
image within a paragraph with no text wrapping. Floating images, eg those with the 
‘Square’ Wrapping’ style, convert less well to PDF but are much easier to move around. 
Always ensure that images have plenty of white space between them and the surrounding 
text. To create more white space:  
1.
Right click on the image. Click on Wrap Text then More Layout Options.  
2.
From the Text wrapping tab select the Square or Tight Wrapping style. 
3.
Select the Wrap option and adjust the distance of the image from the text. 
Making Documents Accessible using Microsoft® Word 2010 
February 2016 
4.
Click on OK. 
Text boxes and borders 
You should not use text boxes as they are not accessible. Instead, text can be highlighted 
in your document by placing a border around it. This will not cause any issues. 
Note:  Ensure any colours you use (eg a background colour) have sufficient contrast with 
the text and do not cause problems when printed in black and white.  
To add a border: 
1.
Highlight the text. On the Home tab, in the Paragraph group click on the arrow 
next to Borders. 
2.
From the drop down list select Outside Borders. 
To add a background colour, from the drop down list select Borders and Shading. Select 
the Shading tab and then select a colour. 
Alternative (ALT) Text 
Screen readers can generally only translate text, so you must add alternative text to all 
images. The alternative text should briefly describe the image, so that when read, the 
user understands what is displayed on the screen.  
1.
Right click on the image and select Format Picture…. 
2.
Select Alt Text.  
3.
In the Description field (not the Title field), type a brief and accurate description of 
what the image portrays. Finish the sentence with a full stop. Click on Close. 
Note:  Extremely complicated images may warrant a one-to-one discussion between the 
author and a blind or visually impaired user, to find out how best to fully convey 
the concept described. An alternative transcript may be required.  
Documents you may be interested
Documents you may be interested