Adobe Acrobat Professional 8 Guide 
How to Use Drawing Markups 
The tools you use to draw in the PDF are located in the Comment and Markup toolbar (Figure 1) and in the Tools 
menu.  
You can use the drawing tools to mark up a document with lines, circles, and other shapes, called drawing markups. 
You can also add a note to the pop-up window of any drawing markup. 
Drawing tools 
Callout tool 
Stamp tools 
Figure 1 Drawing Markups tools 
Stamp Tool: Apply a stamp to an Adobe PDF document in much the same way you would use a rubber stamp on a 
paper document. Choose from a list of predefined stamps or create your own stamps. 
Callout Tool: An easy way to insert graphical and textual callouts to a document to highlight key areas in a 
document. 
Cloud Tool: Used to draw cloud shapes.. 
Shape Tools: Use the Arrow tool, the Line tool, the Rectangle tool, and the Oval tool for creating simple shapes. 
Pencil Tools: Create free-form drawings. 
© 2006 Adobe Systems Incorporated 
How to Use Drawing Markups   41 
How to add text to pdf file - insert text into PDF content in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
XDoc.PDF for .NET, providing C# demo code for inserting text to PDF file
how to insert text in pdf file; how to enter text into a pdf form
How to add text to pdf file - VB.NET PDF insert text library: insert text into PDF content in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Providing Demo Code for Adding and Inserting Text to PDF File Page in VB.NET Program
add text to pdf reader; adding text to pdf document
Adobe Acrobat Professional 8 Guide 
To use the drawing tools to create a markup: 
1. To use a drawing tool, select View > Toolbars > 
Comment and Markup. 
2. Select a tool, such as the Oval tool. 
Note: Additional drawing and markup tools are available 
in the Tools> Comment & Markup menu. 
3. To add a markup to the PDF document: 
• 
If you’re drawing a line, rectangle, or oval, drag across 
the area where you want the drawing comment to appear.
• 
If you’re drawing an arrow, the arrow pointer appears 
where you begin drawing. 
• 
If you’re drawing a polygon or polygon line, click a 
starting point, move the pointer, click to create a segment
of the polygon, and then continue clicking to create more 
segments of the polygon. When you finish drawing the 
polygon, click the starting point or double-click to close 
the shape. Double-click to end a polygon line. 
Note: To draw a straight or diagonal line, a square, or a 
circle, press Shift while you draw the markup. Make sure 
you don’t release Shift before you release the mouse 
button. 
4. Using the Hand tool, double-click the markup to open 
the pop-up window, and then type a note (Figure 2)
5. (Optional) Click the Close button in the pop-up window. 
A note icon appears to the right of the markup to indicate 
the presence of text in the pop-up window (Figure 3)
Figure 2 Shape constructed by using the Oval tool, 
with attached note 
Figure 3 Note indicating text in the pop-up window
To delete a drawing markup: 
Select the drawing markup, and press Delete. 
To change the appearance of a drawing markup: 
1. In the Note comment, select Properties from the Options 
menu. 
2. Specify options in the Properties dialog box to change 
the appearance of the selected shape (Figure 4). 
3. Click OK. 
Figure 4 Shape Properties dialog box 
42 
How to Use Drawing Markups 
© 2006 Adobe Systems Incorporated   
VB.NET PDF Password Library: add, remove, edit PDF file password
This VB.NET example shows how to add PDF file password with access permission setting. passwordSetting.IsAssemble = True ' Add password to PDF file.
how to add text boxes to pdf; how to add text to a pdf document
C# PDF Password Library: add, remove, edit PDF file password in C#
This example shows how to add PDF file password with access permission setting. passwordSetting.IsAssemble = true; // Add password to PDF file.
how to add text to a pdf in acrobat; add text box in pdf document
Adobe Acrobat Professional 8 Guide 
How to Use the Comments List 
The Comments List shows the comments in an Adobe PDF document. You can use the Comments List to delete 
comments, change their status, or reply to them (Figure 1). You can sort comments in many ways, including by 
date, author, or page number. Each comment displays its associated text next to the comment icon. If you edit this 
text in the Comments List, the comment in the document window is also updated. 
Review Status
Apply Checkmark
Figure 1 Comments list 
Expand and Collapse: Expand or collapse the comments. Click Expand All or Collapse All in the Comments List 
toolbar. To expand or collapse individual comments, click the plus and minus signs next to the comment. 
Next and Previous: Browse through the comments. Click a comment in the list, or click the Next button or the 
Previous button to go to the next or previous comment. 
Reply: Add a reply to the selected comments.  
Delete: Remove the selected comment. 
Set Status: Change the review status of comments to Accepted, Cancelled, Completed, or Rejected. 
Checkmark: You can use checkmarks to indicate a range of options. For example, you can use them to keep track of 
which comments you have read or which ones you want to remember. Check marks are for your personal use and 
do not appear when others view the PDF document unless you change the status of comments. 
Show and Hide: Show or hide comments based on type, reviewer (author), status, or checked state. Hiding 
comments is also called filtering. 
Sort By: Sort comments in the Comments List by type, page, author, date, color, checked state, or status by person. 
Search: Use a special comment search feature to find specific comments based on their text. 
Print Comments: Print a summary of the comments, or create a new PDF containing the comments. 
Apply Checkmark: The checkmark box is not used to select the comment. The checkmark box can be used for 
whatever purpose you want, such as tracking which comments you’ve read. These checkmarks do not appear in the 
printed document. To select a comment, click anywhere on the comment. 
Expand All / 
Collapse All 
Next/Previous 
Reply
y
Delete
Sort By 
Show/Hide 
Search 
Print 
Expand or collapse 
individual comments 
Checkmark box 
Comment type 
© 2006 Adobe Systems Incorporated 
How to Use the Comments List   43 
C# PDF File & Page Process Library SDK for C#.net, ASP.NET, MVC
Read: PDF Text Extract; C# Read: PDF Image Extract; C# Write: Insert text into PDF; C# Write: Add Image to PDF; C# Protect: Add Password
how to insert text in pdf reader; how to add text to pdf document
VB.NET PDF Text Extract Library: extract text content from PDF
this advanced PDF Add-On, developers are able to extract target text content from source PDF document and save extracted text to other file formats through VB
add text to pdf file online; adding text to pdf online
Adobe Acrobat Professional 8 Guide 
Changing the review status of comments 
You can change the review status of comments to Accepted, Cancelled, Completed, or Rejected. Changing the 
review status is useful when you want to show or hide only a certain set of comments and when you want to let 
review participants know how you are going to handle certain comments. 
When the review status of a comment is set, the review status appears below the comment in the Comments List, 
along with the name of who set the review status. If another reviewer sets the review status for that comment, both 
reviewers’ names and review statuses appear in the Comments List. You cannot remove the review status display 
from the comment in the Comments List even if you change the review status to None. 
Once the comment’s review status is set for drawing and highlighting markups, a modifier icon appears next to the 
markup in the document and becomes part of the markup. A modifier icon also appears any time you add text or a 
reply in the pop-up window and is included with all comment attachments. 
To change the status of a comment: 
1. Open the Comments List by selecting Tools > Comment 
& Markup > Show > Show Comments List. 
2. Click a comment to select it. 
3. Click the Status button, select Review, and select a 
review status (Figure 2). 
Figure 2 Setting a comment’s review status 
To view a comment’s history of changes: 
1. In the Comments List, right-click (Windows) or Ctrl-
click (Mac OS) the comment’s icon and select 
Properties. 
2. In the Properties dialog box, click the Review History 
tab to see the history of status changes people have made 
to the comment (Figure 3)
Figure 3 Review History dialog box indicating 
comment change history  
44 
How to Use the Comments List 
© 2006 Adobe Systems Incorporated 
C# PDF Text Extract Library: extract text content from PDF file in
How to C#: Extract Text Content from PDF File. Add necessary references: RasterEdge.Imaging.Basic.dll. RasterEdge.Imaging.Basic.Codec.dll.
how to insert text into a pdf with acrobat; add text pdf acrobat
C# PDF insert image Library: insert images into PDF in C#.net, ASP
using RasterEdge.Imaging.Basic; using RasterEdge.XDoc.PDF; Have a try with this sample C#.NET code to add an image to the first page of PDF file.
adding text to pdf in acrobat; how to add text to pdf file
Adobe Acrobat Professional 8 Guide 
Marking comments with checkmarks 
You can use checkmarks to indicate status. For example, you can use them to keep track of which comments you 
have read or of certain ones you want to remember. Checkmarks are for your personal use and do not appear when 
others view the PDF document unless you change the status of comments. 
To mark comments with checkmarks: 
1. In the Comments List, click the checkmark box next to 
a comment so that the Checkmark icon appears  
(Figure 4) 
2. You can also click the Checkmark button in the 
Comments List toolbar. 
Figure 4 Checkmarks 
Sorting comments 
You can sort comments in the Comments List by type, page, author, date, color, checkmark status, or status by 
person. In a thread of replies, only the first message is sorted, and the reply messages are sorted in the same 
category as the first message in the thread. 
To sort comments in the Comments List: 
Click the Sort By button in the Comments List toolbar and 
select an option from the menu (Figure 5)
Figure 5 Sort By comments list options 
Showing and hiding comments 
You can hide or show comments based on type, reviewer (author), status, or checked state. Hiding comments is also 
called filtering. Filtering affects the appearance of comments in both the document window and the Comments List. 
When you print or summarize comments, you can specify whether to print or summarize hidden comments. When 
you hide a note comment that has a reply, all other replies in the thread are hidden as well. 
Note: In an e-mail-based review, hidden comments are not included when you send the comments to the initiator. 
© 2006 Adobe Systems Incorporated 
How to Use the Comments List   45 
VB.NET PDF File Compress Library: Compress reduce PDF size in vb.
Also able to uncompress PDF file in VB.NET programs. Offer flexible and royalty-free developing library license for VB.NET programmers to compress PDF file.
how to add text to pdf file with reader; add text to pdf file
VB.NET PDF insert image library: insert images into PDF in vb.net
try with this sample VB.NET code to add an image As String = Program.RootPath + "\\" 1.pdf" Dim doc New PDFDocument(inputFilePath) ' Get a text manager from
add text to pdf in preview; add text to pdf using preview
Adobe Acrobat Professional 8 Guide 
To show or hide comments in a document: 
From the Show menu in the Comments List toolbar, do one 
of the following: 
• 
Select the comment types you want to display  
(Figure 6)
• 
To hide all comments, select Show > Hide All 
Comments. Select Show > Show All Comments to 
show them again. 
• 
To show comments you have hidden in a certain 
category, select the All command for that category. For 
example, if you have shown only comments by a 
certain reviewer, select Show > Show By Reviewer > 
All Reviewers. 
Figure 6 Show comments menu options 
Finding comments 
You can use a special comment search feature to find specific comments based on their text. 
To find a comment: 
1. Click the Search button in the Comments List toolbar. 
The Search panel appears. 
2. In the Search panel, specify the word or phrase you 
want to search for, and then click Search Comments 
(Figure 7)
Figure 7 Search PDF Comments window 
Exporting and importing comments 
When you conduct an e-mail-based review or a browser-based review, you may find that sending a document out to 
multiple reviewers means you get comments back in multiple documents. For ease of reviewing these comments, 
you can use the export and import function to consolidate comments into one central document. 
Reviewers can export their comments as a Word document, an AutoCAD document, or a data file. When reviewers 
export comments as data files, they create Form Data Format (FDF) files that contain only comments. 
Consequently, FDF files are usually smaller than Adobe PDF files. You or another reviewer can then import the 
comments from the FDF files into the original PDF document. You can also import comments from another PDF 
document. You cannot open and view FDF files on their own. You can also export comments to and import 
comments from an XFDF file, which is an XML-based FDF file. 
46 
How to Use the Comments List 
© 2006 Adobe Systems Incorporated 
C# PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple files
page of your defined page number which starts from 0. For example, your original PDF file contains 4 pages. C# DLLs: Split PDF Document. Add necessary references
adding text to a pdf document acrobat; add text to a pdf document
VB.NET PDF File Merge Library: Merge, append PDF files in vb.net
by directly tagging the second PDF file to the target one, this PDF file merge function VB.NET Project: DLLs for Merging PDF Documents. Add necessary references
adding text fields to pdf; how to add text box to pdf document
Adobe Acrobat Professional 8 Guide 
To export all the comments in a document: 
1. Click the Options button in the Comments List toolbar 
and select an option for exporting comments  
(Figure 8)
2. Select the folder where you want to export the 
comments, and then name the export document. 
Note: If exporting to a data file, you can set the file 
type to either FDF or XFDF. 
3. Click Save to create a file that contains only comments. 
(When imported, the comments maintain the same 
location and position they occupied in the original file.)
Figure 8 Export comments options 
To export only selected comments in a document: 
1. In the Comments List, select the comments you want to 
export. 
2. From the Options menu in the Comments List, select 
Export Selected Comments (Figure 9)
By default, selected comments are exported as an FDF 
file.  
3. Specify a filename and location, and then click Save. 
Figure 9 Exporting selected comments 
To import comments: 
1. In the document where you want to receive comments, 
select Comments > Import Comments from the Options
menu in the Comments List (Figure 10)
2. From the Files Of Type menu (Windows) or the Show 
menu (Mac OS), select Acrobat FDF Files (*.fdf), 
Adobe PDF Files (*.pdf), Acrobat XFDF Files 
(*.xfdf), or All Supported Formats (*.*). 
3. Double-click the name of the document with the 
comments. 
The comment positioning matches that of the file the 
comments were imported from. If comments appear out
of place, the source and recipient PDF documents are 
likely different. For example, if you import comments 
from a ten-page document to a two-page document, 
only comments from the first two pages appear. 
Figure 10 Importing comments 
© 2006 Adobe Systems Incorporated 
How to Use the Comments List   47 
Adobe Acrobat Professional 8 Guide 
How to Add Document Security and Digital Signatures 
If you want to create a secure PDF document, Acrobat provides several methods of applying security. You can add 
passwords and set security options to restrict opening, editing, and printing. You can also use a digital signature to 
indicate approval of a PDF document, including a form you fill out, and you can certify documents you create and 
specify the types of changes that are permitted for the document to remain certified. 
Other forms of PDF document security include public key certificate security, which typically involves a third-party 
certification authority, and Adobe Policy Server, a dynamic server-based security system used by large 
organizations. 
Password Security 
By default, a PDF document has no security. Acrobat users viewing a document that has not been secured have 
complete access to all of the program’s features. Acrobat provides a password security framework so you can 
protect and secure your PDF documents against unauthorized opening, printing, editing, and extracting of text and 
graphics. 
By using the two types of password protection, you can easily secure access to a PDF. 
You can specify a Permissions password to restrict readers from printing and editing the PDF document unless they 
enter that password. 
You can specify a Document Open password to restrict readers from opening the PDF file unless they enter that 
password. 
48 
How to Add Document Security and Digital Signatures 
© 2006 Adobe Systems Incorporated   
Adobe Acrobat Professional 8 Guide 
To add permissions password security to a PDF 
document: 
1. From the Tasks toolbar, select Secure > Password 
Encryption (Figure 1).  
2. If a confirmation message appears, click Yes. 
The Password Security - Settings dialog box appears. 
3. In the Password Security - Settings dialog box 
Permissions area, select the Restrict Editing and 
Printing of the Document option and type a password 
in the Change Permissions Password box (Figure 2). 
4. Set the desired security options. 
5. Click OK. Retype the permissions password at the 
prompt and then click OK. 
You must save the document for the change to take 
effect. 
The following describes the password security options 
available in the Permissions section. 
• 
The Printing options restrict print quality and controls 
a reader’s ability to print the password-protected 
document. 
• 
The Changes options define which editing actions are 
allowed in the password-protected document. 
• 
None prevents the reader from making any changes to 
the document, including filling in signature and form 
fields. 
• 
Inserting, Deleting, and Rotating Pages lets readers 
insert, delete, and rotate pages and create bookmarks. 
• 
Filling in form fields and signing existing signature 
fields lets readers fill in form fields and include digital 
signatures. 
• 
Commenting, filling in form fields and signing existing 
signature fields lets readers insert comments, fill in 
form fields, and include digital signatures. 
• 
Any except extracting pages lets readers change the 
document in any way except removing pages. 
• 
Enable copying of text, images, and other content 
determines whether readers can select and copy the 
contents of the password-protected document. This 
option is available only if compatibility is set to 
Acrobat 5.0 or later. 
• 
Enable text access of screen reader devices for the 
visually impaired lets readers with disabilities access 
the document text with screen readers and is selected 
by default. 
Figure 1 Secure menu options 
Figure 2 Password Security - Settings dialog box 
© 2006 Adobe Systems Incorporated 
How to Add Document Security and Digital Signatures   49 
Adobe Acrobat Professional 8 Guide 
To add a Document Open password: 
1. From the Tasks toolbar, select Secure > Password 
Encrypt. 
2. In the Password Security - Settings dialog box, select 
the earliest version of Acrobat with which readers will 
be able to open this document (Figure 3)
3. Select the option Require A Password To Open The 
Document. 
4. Type a password in the Document Open Password box 
(Figure 4). 
5. Click OK. At the prompt, type the Document Open 
password again, and then click OK. 
You must save the document for the change to take 
effect. 
Figure 3 Compatibility option 
Figure 4 Open Document password 
Certifying a document with a digital signature 
You don’t need a pen to sign an electronic document. Security features in Acrobat let you sign documents, whether 
to simply show approval or to control access and modifications to the documents you distribute. If you are the 
creator of the document, you can certify it with a digital signature (Figure 5). You can also sign a document as part 
of a review process, specifying whether you are the author, have reviewed the document, and so on. 
The first signature in a document is called the author signature. The person who adds the first signature to a 
document has the option of certifying the document. By certifying a document, you attest to its contents and specify 
the types of changes allowed for the document to remain certified. Changes to the document are detected on the 
Signatures tab. Subsequent signatures to the document are called ordinary signatures. 
To sign a document, you must select a digital ID that contains the signature information you can share with other 
readers in a certificate. If you’re not using a third-party digital ID, you can create your own self-signed digital ID. 
Figure 5 Digital ID 
50 
How to Add Document Security and Digital Signatures 
© 2006 Adobe Systems Incorporated   
Documents you may be interested
Documents you may be interested