open pdf file in asp.net using c# : Add text pdf Library control class asp.net azure winforms ajax 1991%20Proceedings2-part542

INTERNAL CONTROLS FOR THE SMALL OWNER-OPERATED 
BUSINESS  
Dorothy A. Davis, Northeast Louisiana University  
ABSTRACT  
Concentration of operational control and limited segregation of duties (due to few employees) are two characteristics 
that create a different environment for internal controls for a small owner operated business and the controls in other 
businesses. Incorporating the attitude of the owner in the control structure can make a difference since controls in a 
small owner operated business can generally be overridden by the owner. Entrepreneurial controls are unique to the 
small business and are dependent on specific actions by the owner and the overall business knowledge of the owner.  
INTRODUCTION  
It is commonly believed that the need for an internal control system develops as the organization grows. As a small 
entity characterized by the direct involvement of the owner on a daily basis grows into an organization with specialized 
and/or depart- mental operations, the need for internal controls does increase.[l, p. 200] In general this idea is based on 
an accepted group of controls that are useful in allowing management to evaluate financial and operational efficiency 
from reports. Subordinates, therefore, must transfer information throughout the hierarchy of the business. Management 
depends on internal controls to provide some assurance that the reports generated are accurate and their directives have 
been carried out by the responsible subordinates. These internal controls increase the confidence that the owners or 
managers have in the business. Even though the need for internal controls does increase in direct proportion to size of 
the business, that does not mean controls are not necessary for the small business. This paper examines the controls 
needed in a small business that is owner operated. The controls mentioned will include some that are found in most 
businesses whether owner- operated or not. However, the focus is on the unique situation created when the small 
business owner manages operations on a daily basis and the effect on the control structure.  
After a definition including the characteristics a small business incorporates, controls will be examined using the 
elements (control environment, accounting system, and control procedures) set forth in SAS 55, Consideration of the 
Internal Control Structure in a Financial Statement Audit, which became effective January 1, 1990.  
Definition of Small Business  
Although small businesses are frequently defined using dollar value criteria, this paper will use characteristics, 
typically found by an auditor, which are not usually present in other businesses. The use of these particular 
characteristics does not incorporate a ceiling on dollar volume of sales or on any other value or a ceiling on the number 
of employees found. The characteristics that distinguish a small business are:  
* The ownership and/or operational control is concentrated in one or a few individuals. The talents of these individuals 
are likely to be in some area other than accounting and/or finance -possibly marketing, manufacturing, or research. The 
owner/owners tend to dominate the affairs of the business.  
* There will be limited segregation of duties and functions within the accounting system.  
These two characteristics lead to several secondary characteristics. A business with one or few owners tends to be 
relatively uncomplicated. The changes from year to year are identifiable. Understanding and defining these changes, 
can usually be done with policies and procedures that change very little from year to year. Concentration of ownership 
also creates greater potential for management override of the internal accounting controls.  
In a small business operated by the owner, the board of directors or other policy making body is likely to be inactive or 
ineffective. [ 5, p. 53 ] Therefore, the board exerts little or no control over the activities engaged in by the owner.  
The owner in the small business either doesn't or is not able to hire employees with either accounting experience or 
formal accounting training. The simplicity and lack of expertise in the small business does mean that the record-
ord-
-
Add text pdf - insert text into PDF content in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
XDoc.PDF for .NET, providing C# demo code for inserting text to PDF file
how to insert text box in pdf; how to insert text into a pdf file
Add text pdf - VB.NET PDF insert text library: insert text into PDF content in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Providing Demo Code for Adding and Inserting Text to PDF File Page in VB.NET Program
how to add text to a pdf file in reader; add text to pdf file online
keeping systems may be informal and documentation of transactions may not be adequate. [ 3, p. 32 ] One other 
characteristic that may be found is that the clerical and administrative personnel have easy access to assets creating a 
serious control breach.  
In summary, a small business might be categorized as one with fewer management members than duties and functions 
to be performed. An advantage of this form of business is that the owner/manager is usually involved in daily 
operations and is in a position to personally safeguard assets. On the other hand, due to the small number of employees, 
duties are not separated allowing the owner/manager the opportunity to alter or omit certain information without 
detection by the employees. It also creates an environment that makes errors and fraud perpetuated by either employees 
or owners difficult to detect.  
INTERNAL CONTROL STRUCTURE  
Previously, the internal control structure contained only one element, control procedures. All controls were included 
under this category. SAS 55 increased to three the elements included in the internal control structure: the control 
environment, the accounting system, and control procedures.  
Control Environment  
Encompassed in this element is the organization's awareness of and commitment to the importance of effective controls 
throughout the organization. [4, p.41] The ideas, actions, and attitudes of management are the focus of this element as 
is indicated by the following factors.  
* Management's philosophy and operating style. * The organizational structure of the business. * The existence and 
responsibilities of the board of directors. * The methods used in assigning authority and responsibility. * The control 
methods used by management. * The specific personnel policies and practices followed.  
Management's Philosophy and Operating Style  
The philosophy and operating style of management in a small business is typically reflective of the owner's attitudes. 
Controls to detect problems relating to the owner's attitude cannot be incorporated into the system. The most important 
measure that could be taken would be to retain an accountant or financial consultant to carefully assess any problems 
that might occur as a result of the following:  
(1) An unreasonable attitude toward business risks.  
(2) A liberal attitude toward accounting matters. Conservatism is one of the basic accounting principles and the 
tendency away from it can lead a business into bankruptcy. Numbers one and two could be controlled by the owner's 
using an accountant as a regular consultant or including one on an active board of directors.  
(3) An emphasis on minimizing income taxes. This policy would likely cause a misstatement on the financial 
statements. One of the most important reasons for internal controls is to monitor assets and inventory is likely to be 
misstated by an owner with this attitude. Both the income statement and balance sheet would be affected.  
(4) An owner who mixes personal expenses with business expenses. The income statement of the business will 
understate income since expenses will include more that just those of the business. The effect on the business's income 
statement would be similar under this condition as under number three.  
Both three and four concern, to one degree or another, the ethics of the owner/manager. Since the owner is involved in 
most facets of the day to day activities including the accounting, a control to prevent either of these is unrealistic.  
Organizational Structure  
Organizational structure generally refers to segregation of duties. As previously stated, the segregation of duties in a 
small business is minimal. However, with an involved owner and two other individuals, limited segregation of sales 
and cash collections can be achieved. For example, the owner can be responsible for transaction authorization (e.g. 
g. 
C# PDF insert image Library: insert images into PDF in C#.net, ASP
C#.NET PDF SDK - Add Image to PDF Page in C#.NET. How to Insert & Add Image, Picture or Logo on PDF Page Using C#.NET. Add Image to PDF Page Using C#.NET.
add text in pdf file online; adding a text field to a pdf
VB.NET PDF insert image library: insert images into PDF in vb.net
try with this sample VB.NET code to add an image As String = Program.RootPath + "\\" 1.pdf" Dim doc New PDFDocument(inputFilePath) ' Get a text manager from
how to insert pdf into email text; how to add text to pdf document
credit approval, accounts receivable write-offs, and sales returns and allowances); an employee (accounting) can post 
journals and ledgers; and a second employee (receptionist) can open mail and prepare the daily deposit. This would 
separate authorization of transactions, recording of transactions, and custody of assets.[4, p. 43] This process might be 
enhanced by the owner's involvement in opening the mail in order to prevent the receptionist from neglecting to report 
cash collections. Although some segregation can be achieved, control is limited. The owner might hire part-time 
employees to perform some functions to separate duties even more.  
Board of Directors  
Included in this factor is the existence of a board as well as its actual duties and responsibilities. Many small businesses 
have family members or friends listed on the board without any responsibilities to the business at all. There is no 
management, financial, or accounting expertise for the owner to rely on for day to day operation of the business.  
Methods of Assigning Authority and Responsibility  
Job descriptions, organizational charts, computer procedures, detailed documentation, etc. are included in this factor. 
Small businesses may not need to be as detailed in their documentation of all policies and procedures. The one area that 
is contained within this factor that does need attention is that adequate documentation exists for computer procedures. 
Specifically, there should be procedures for authorizing transactions as well as approving any changes in the system.[4] 
Management's Control  
The methods include such things as budgetary control, analysis of operations, cost control, and inventory control. 
[6.p.16] A sound system of budgetary control can provide the foundation for sound business management. A lack of 
understanding or knowledge is frequently the reason given for not utilizing this important control. Operational analysis 
provides the owner with a clear  
idea of the firm's position both as a stand alone entity as well as a part of its industry. Profitable spending for desired 
results is the primary objective of cost control. [6] Many uninformed owners simply attempt to reduce expenses. Using 
control for inventory will result in minimizing investment in inventory while satisfying customer requests which will 
make purchasing more effective.  
Personnel Policies and Practices  
The experience, background, and education of the personnel hired, the turnover rate, the policies regarding bonding of 
employees, employee vacations, and rotation of duties are considered important considerations for control. Competent, 
honest employees that remain with the firm relate directly to improved control. Employees handling cash or other 
securities should be bonded. All employees as well as the owner should be required to take vacations. Rotation of 
duties will help prevent theft unless there is collusion.  
Because the factors involved are directly related to the methods used by the owner to communicate authority and 
responsibility as well as those methods used in supervising the control system,[5, p. 53] the control environment is 
almost totally dependent on the owner in a small business. Controls can generally be overridden easily. If the owner is 
not familiar with business practices, including managerial and accounting skills, then expert help should be utilized. A 
strong ethical background would cover some of these factors and help maintain control.  
Accounting System  
Included in this element are manuals, a chart of accounts, a double-entry system of bookkeeping, and accounting 
controls. One of the factors in this element that is of paramount importance is creating an audit trail. Written manuals 
with detailed procedures, and policies, and instructions are a recommended control. However, due to lack of funds, the 
small number of employees, and the day to day involvement of the owner, these manuals can be done on a more 
general basis. All accounting systems should carefully prepare a chart of accounts that is the skeleton for the 
accounting system. The use of control accounts (with subsidiary ledgers) where necessary will also aid in control. The 
double-entry system should produce a balanced set of records and statements so that any irregularity, whether error or 
fraud, requires omission from accounts on both sides of the transactions. An audit trail exists if any financial total in the 
VB.NET PDF Text Extract Library: extract text content from PDF
With this advanced PDF Add-On, developers are able to extract target text content from source PDF document and save extracted text to other file formats
how to insert text into a pdf; adding text to a pdf in reader
VB.NET PDF Password Library: add, remove, edit PDF file password
VB: Add Password to PDF with Permission Settings Applied. This VB.NET example shows how to add PDF file password with access permission setting.
how to add text fields to a pdf; how to input text in a pdf
general ledger can be supported by evidence from the various transactions involved. In other words, all amounts need 
to be traceable both to the source and to the financial statements.  
Control Procedures  
Control procedures are directly interwoven into the control environment and the accounting system. Specific controls 
necessary for the small business are things such as periodic bank reconciliations, checking the totals in the control 
accounts against the subsidiary ledgers, physically counting the inventory on a periodic basis, and comparing budgeted 
and actual results. Prenumbered documents make physical control over documents simpler. Investigating missing 
documents also provides a control over recording of transactions.  
The control procedures that apply to small businesses can be grouped into four categories - keeping records, duties of 
employees, securing assets, and responsibility of employees. [7.pp. 49-55] Control procedures are found in both the 
previously discussed elements of the internal control structure. However, for the small business, the procedures related 
to employee actions and their effect in safeguarding assets take on more importance since the owner is almost totally 
responsible for the environment and to some degree the accounting system.  
Controls for keeping records provide checks on the handling of transactions and assets by employees. If possible, the 
use of different employees for record keeping and custody of the respective assets is beneficial.  
When assigning duties in a small business, the owner should attempt to provide checks by delegating duties to one 
employee that will check the activities of another. Utilizing the owner to authorize special transactions as well as any 
checks from an external source, such as giving customers sales receipts so they can check the salesperson's actions will 
increase control.  
Using security devices is one way to secure assets. Locating some assets off premises (marketable securities in a 
lockbox) provides some protection. Depositing all receipts directly in the bank and using checks to pay bills instead of 
cash makes it more difficult for an employee to misappropriate funds.  
When it is necessary for employees to have custody of assets, one control is to give responsibility for an asset to a 
single employee. Problems can then be easily traced to the source.  
The owner's personal involvement in all facets of the business on a daily basis lead to the necessity for what might be 
called entrepreneurial controls. These relate directly to the owner's knowledge and participation in the business.  
ENTREPRENEURIAL CONTROLS  
The entrepreneurial controls that are most likely to be valuable are:  
* Using the accounting information effectively in both budgeting and day-to-day managing of the business. * 
Explaining any discrepancies in accounting information and expectations based on knowledge of the business. * 
Relying on exception reports (unusual items). * Using part-time employees if necessary to help when segregation of 
duties is important * Personally approving certain transactions before or when payment is made.[2, P. 65]  
An owner who lacks the skills to be involved in such a manner may hire an expert to help out, place such an individual 
on the board of directors, ask an independent auditor to review, analyze, and interpret reported results, or expand his 
skills in these areas with continuing education courses. Personal observation can make the owner aware of cash flows, 
sales and receipt of goods, production, employee activities, etc. The use of personal observation can effectively 
increase the owner's internal control in the business.  
SUMMARY  
Developing a system of internal control in a small business will be met with severe limitations. The key to the first 
element of the internal control structure, control environment, is the owner's personal involvement and capability as a 
business person. The second and third elements, accounting systems and control procedures include some specific 
controls and procedures that deal more with separating duties of a few employees so that record keeping and custody of 
dy of 
C# PDF Text Extract Library: extract text content from PDF file in
How to C#: Extract Text Content from PDF File. Add necessary references: RasterEdge.Imaging.Basic.dll. RasterEdge.Imaging.Basic.Codec.dll.
add text to pdf file reader; adding text to a pdf form
C# PDF Password Library: add, remove, edit PDF file password in C#
C# Sample Code: Add Password to PDF with Permission Settings Applied in C#.NET. This example shows how to add PDF file password with access permission setting.
how to enter text into a pdf; how to insert text in pdf using preview
related assets are handled by separate individuals.  
The lack of financial resources or, if resources exist, the desire on the part of the owner to spend the money elsewhere 
(e. g., to increase sales, expand manufacturing, etc. ) creates another limitation. Even if the owner is willing to develop 
a perfect system, it will probably not be cost beneficial. Entrepreneurial controls and the use of control procedures 
throughout the organization will increase the internal control structure.  
REFERENCES  
[1] Bodnar, George H. and William S. Hopwood. Accounting Information Systems. Fourth Edition (Boston: Allyn and 
Bacon,1990).  
[2] Grollman, William K. and Robert W. Colby. "Internal Control for Small Business." The Journal of Accountancy 
(December 1978): 64-67.  
[3] Hobbs, H. Kendall and Mohamed E. Hussein. "Internal Control Methods for Small Business." CPA Journal LV no. 
5 (May 1985): 26-33.  
[4] Monk, Harold L., Jr., and Kay W. Tatum. "Applying SAS no. 55 in Audits of Small Businesses." The Journal of 
Accountancy (November 1988): 40-56.  
[5] Raiborn, D. D., Dan M. Guy and Marilyn Zulinski. "Solving Audit Problems in Small Business Engagements." The 
Journal of Accountancy (April 1983): 50-58.  
[6] Reddington, Donald A. "Control Methods for Small Business." Management Accountant (September 1973) 15-17.  
[7] Snyder, Neil H., 0. Whitfield Broome and Karen Zimmerman. "Using Internal Controls to Reduce Employee Theft 
in Small Businesses. "Journal of Small Business Management 27 no. 3 (July 1989): 49-55.  
5.  
VB.NET PDF Text Add Library: add, delete, edit PDF text in vb.net
How to VB.NET: Add Text to PDF Page. Add necessary references: This is a piece of VB.NET demo code to add text annotation to PDF page.
how to add text boxes to pdf; add text field to pdf
C# PDF Text Add Library: add, delete, edit PDF text in C#.net, ASP
A best PDF annotation SDK control for Visual Studio .NET can help to add text to PDF document using C#. C#.NET Demo Code: Add Text to PDF Page in C#.NET.
how to add text to a pdf document using reader; add text boxes to pdf
PAYROLL TAX WITHHOLDINGS: A POTENTIAL CASH FLOW 
PITFALL  
Daryl V. Burckel, Mississippi State University Bruce Swindle, McNeese State University  
ABSTRACT  
The small business owner/manager must be alert to the potential hazard of failing to pay federal employee withholding 
taxes. As if the pressures of handling cash flow, creditors, customers, employees, suppliers, were not enough, there is 
the 100 percent penalty for failure to pay taxes. Diverting cash from employee withholding taxes to pay suppliers, 
creditors, etc. may appear to be "top priority", but the IRS will not take a back seat. Should the company fail to remit 
the withheld taxes, the IRS will go directly to the responsible party for payment.  
Small business owner/managers must incorporate into their thinking three points regarding federal income tax withheld 
from employees:  
1. A 100 percent penalty may be imposed if the funds are not paid to the IRS.  
Any person will be liable if:  
2. The failure to collect funds or the diverting of funds was willful, and 3. The individual was a responsible party 
during the reporting period. The individual owner-manager or others may be held personally liable for the penalty.  
INTRODUCTION  
Kenneth Eversole was the sole owner of Health Resources Development Corporation, which owned 75 percent of the 
outstanding shares of Health Resources, a corporation which managed nursing homes. Eversole was Chairman of the 
Board of Heath Resources. After filing a Chapter 11 bankruptcy, the Internal Revenue Service notified him that he was 
personally liable for the payment of withheld payroll taxes that Health Resources failed to pay. Eversole argued that he 
was merely chairman of the board and not involved in the daily activities of the firm. He also contended that he was not 
aware that the withheld taxes were delinquent, nor was he responsible for collecting and paying the taxes. The IRS 
countered that Eversole was informed of the corporation's financial condition, and that his contention that he had no 
knowledge of the tax delinquency was unsupported by the evidence (6). This case crystalizes the issue of the potential 
personal liability that may be transferred from the firm to the individual for withheld employee taxes by the IRS.  
For small businesses, it may be easy to fall into the trap of diverting money (withheld from employee's paychecks) 
destined for the Internal Revenue Service (IRS) to the payment of seemingly more pressing liability claims. In 
businesses where the number of employees is small, remission of income tax withholdings to the IRS is generally 
required only monthly or quarterly. Obviously, the actual payment of funds withheld can occur weeks after the 
employee was paid wages. Over the four or thirteen week period, cash not paid the employee (but withheld) can be 
utilized for other liability payments. But beware, this "diversion" of withheld funds can leave the small business with 
inadequate funds to pay the IRS on the remission date.  
CASH MANAGEMENT  
The owner or manager of a small business is responsible for managing and monitoring all aspects of the business' 
performance. Challenges and problems continuously press from many directions. Cash is a four letter word that often 
becomes a curse for small businesses. Lack of cash has driven many small businesses into bankruptcy and no doubt 
many more will fall prey to neglecting cash management. Thus, businesses must be concerned with (1) the generation 
of timely, accurate cash flow information, and (2) the proper management of cash flow. The cash flow challenges are 
likely more severe for smaller businesses due to larger businesses' greater accessibility to more diverse sources of cash. 
In attempting to meet the business's needs, owners and managers must be alert to a cash-flow-related pitfall of 
potentially devastating consequences. While effectively managing cash flow is only one of the many challenges facing 
small businesses, this potential pitfall is one which may easily escape even careful attention. This pitfall, while not 
e not 
VB.NET PDF Text Box Edit Library: add, delete, update PDF text box
VB.NET PDF - Add Text Box to PDF Page in VB.NET. Add Annotation – Add Text Box Overview. Adding text box is another way to add text to PDF page.
adding text to pdf file; how to enter text in pdf file
new, concerns federal employer withholding taxes. Generating funds to pay over past-due amounts to the IRS may be 
only half the problem. The person responsible for paying out these withheld funds to the IRS may be subject to a 100% 
penalty.  
100 PERCENT PENALTY  
Internal Revenue Code Section 6672 states:  
Any person required to collect, truthfully account for, and pay over any tax imposed by this title who willfully fails to 
collect such tax, or willfully attempts in any manner to evade or defeat any such tax or the payment thereof, shall, in 
addition to other penalties provided by law, be liable for a penalty equal to the total amount of the tax evaded, or not 
collected, or not accounted for and paid over.  
The purpose of Code Section 6672 is to encourage the prompt payment of withheld, and other collected taxes, and to 
insure ultimate collection of such taxes from a secondary source in any event. The statute does not apply to direct taxes 
such as the employer's portion of FICA or FUTA taxes.  
The penalty is imposed if the willfulness of a responsible party can be determined. If a business has willfully failed to 
pay collected excise taxes, the 100% penalty may be asserted against responsible officers and employees of the 
company. This includes volunteer members of boards of trustees of organizations whenever such taxes cannot be 
immediately collected from the company itself. When the person responsible for withholding, collecting and paying 
taxes cannot otherwise be determined, the service has viewed the president, secretary, and the treasurer of the 
corporation as responsible officers.  
WILLFULNESS  
An important question in determining whether the 100 percent penalty is imposed is willfulness. Code Section 6672 
requires that the failure to collect, account for, and pay the taxes must be "willful." The standard of willfulness applied 
by the courts does not embrace any bad motive or evil intent on the part of the responsible party. Rather, all that must 
be shown is that the act was voluntary, conscious, and intentional. All that is necessary is that the responsible party was 
aware of the outstanding taxes and knowingly and intentionally used them to pay operating expenses or other debts of 
the business. Liability may be shared with others. Most courts reject the contention that reasonable cause or justifiable 
excuse plays a part in determining whether the responsible party's actions are willful.  
In Malone vs. U.S. (9), a chairman's failure to turn the withheld taxes over to the IRS was found to be willful. Malone 
presented insufficient evidence to demonstrate that he possessed neither the power to control decision making nor the 
ultimate authority within the corporation. After he was notified of the corporation's withholding tax delinquency, 
Malone, the chairman of the corporation, continued to write checks to other creditors and suppliers.  
Additionally, a person who, because of his position in the business, could know and should know of the failure to remit 
the withheld taxes, is not relieved of the responsibility to know. Lack of knowledge, by intent or by neglect, is not an 
excuse. A failure to inquire about nonpayment constitutes a reckless disregard of the significance of known facts 
sufficient to satisfy what is known as the "state of mind" requirement.  
RESPONSIBLE PARTY  
Another important aspect of Code Section 6672 is that the penalty will be assessed against the person responsible for 
paying over the withheld taxes. Recently the Sixth Circuit court has suggested that: the specific factual inquiry in such 
cases is directed towards determining (1) the duties of the officer as outlined by the corporate by-laws, (2) the ability of 
the person charged to sign checks on the corporation, (3) the identity of the officers, directors and shareholders of the 
corporation, (4) the identity of the person who hired and fired employees and (5) the identity of the individuals who 
were in control of the financial affairs of the corporation. However, such a checklist analysis is not determinative.  
The Court goes on to point out:  
More than one person can be a responsible officer of a corporation. Essentially, liability is predicated upon the 
on the 
existence of significant, as opposed to absolute, control of the corporation's finances ... It is basically a factual inquiry. 
Generally, such a person is one "with ultimate authority over expenditure of funds since such a person can fairly be said 
to be responsible for the corporation's failure to pay over its taxes, " or more explicitly, one who has "Authority to 
direct payment of creditors."  
Responsibility for purposes of section 6672 is a matter of status, duty, and authority.... It is not necessary that an 
individual have the final word as to which creditors should be paid in order to be subject to liability under this section. 
Rather, it is sufficient that the person have significant control over the disbursement of funds.  
For example, E.A. Cella (3), the treasurer of a bankrupt corporation, was personally liable to the government for 
withheld taxes that were diverted to pay other creditors. The treasurer breached his duty to hold such collected taxes in 
trust until they were paid to the government. Although the treasurer could not sign checks in excess of $1,000 without 
the signature of another officer, such a limitation on his authority did not protect him from liability as the person 
responsible for payment of taxes.  
In another case (1), the taxpayer was not a responsible person during the entire quarter in which the corporation failed 
to pay withheld taxes, but he had become a responsible person by the end of the quarter and, therefore, where he 
preferred creditors (willfulness) over the government when the corporation had sufficient funds at the end of the quarter 
to pay the taxes, he was liable for the unpaid taxes for the entire quarter.  
It is also possible to be considered as a responsible person for the trust fund debt of a purchased corporation as seen in a 
current case. In McCorvey vs. United States (8), Brian McCorvey acquired the assets of Atlanta Tape & Video, Inc. , in 
October 1984. As president, he had signature authority on corporate accounts and was in charge of day-to-day 
operations. He signed most of the corporation's checks and was responsible for collecting, accounting for, and paying 
over withholding taxes. Prior to McCorvey's assumption of control, the company accrued  
$7,552 in unpaid withholding liabilities. During McCorvey's tenure, Atlanta Tape incurred $14,310 in withholding tax 
liability and paid more than $14,310 to the government. However, McCorvey did not designate how to apply the 
payments, so the IRS first applied the payments to the previous unpaid liability. The IRS assessed responsible person 
penalties against McCorvey. He filed for bankruptcy and sued for a determination of his tax liability.  
Bankruptcy Judge Cotton held McCorvey liable for the penalties. Although the court did not list any factors which 
showed willfulness, it dismissed as "without merit" McCorvey's argument that because Atlanta Tape paid all the 
withholding liabilities that accrued during McCorvey's tenure that his failure to pay could not be characterized as 
willful.  
UNRELATED PARTY PENALTY  
Furthermore, the 100% penalty may be asserted against an unrelated party, such as a bank, surety, or other third party 
who has assumed control over the taxpayer's business and financial affairs.  
In Clouse vs. U. S. (2), a stockholder and principal creditor of a corporation who was fully involved in the operations of 
the corporation and who had knowledge of its precarious financial condition was found to be a responsible person and 
thus, was held personally liable for unpaid withholding taxes. Clouse was one of the three original corporation's 
directors, officers and shareholders of Octra Inc. (5). During the period involved, Clouse was authorized to sign checks 
on behalf of Octra, Inc. and in fact exercised that authority. He also had the authority to hire and fire employees.  
Clouse was also involved in the determination of which creditors should be paid. He prepared creditor's lists and took 
part in determining priorities of payment. Based on these facts the court held that Clouse was a person responsible for 
collecting, accounting for truthfully or paying over to the United States the withheld income and social security taxes 
for Octra, Inc.  
Clouse was willful throughout the period involved because he was aware that the payroll taxes were unpaid and he 
preferred other creditors over the United States. He signed checks made payable to other creditors to keep Octra 
operating and even preferred himself by taking rent, salary, and loan repayments rather than paying the United States. 
Thus, Clouse was held liable for the 100 percent penalty for the failure to pay some $27,000 in withholding taxes for 
the first and second quarters of 1980.  
BANKRUPTCY  
Even when a corporation or company goes into bankruptcy, a tax assessment against a responsible person is not 
discharged under Section 17 of the Bankruptcy Act. In Osborn vs, U.S. (7),  
A sole shareholder and managing officer of a corporation willfully failed to pay over withholding taxes, and his debt 
was not dischargeable in bankruptcy. However, his wife was not shown to have acted willfully, and her indebtedness 
was dischargeable.  
Also in Cergua vs. U.S. (11) the taxpayer failed to prove that he was not, as a corporate officer, guilty of willfully 
failing to pay the taxes that were withheld from the corporation's employees. As this indebtedness is not dischargeable 
in bankruptcy, the taxpayer was liable for the unpaid taxes.  
The liability imposed on the responsible person for the collection and payment of withholding taxes is in the nature of 
transferee liability and it is not a penalty despite the use of that word in Code Section 6672. Thus, a bankrupt individual 
may not receive a discharge in bankruptcy under 523 of the new bankruptcy act (4).  
An adjudication of bankruptcy did not discharge the debtor's liability to pay taxes withheld from employees of his 
corporation and he remained liable for his failure to do so. Congress's specific intent in this situation overrides the 
overall policy of the Bankruptcy Act of giving a debtor a fresh start. Nor does it matter that the tax law denominates 
such liability a "penalty" -- the funds were "taxes" at the time they were collected or withheld from others and this is 
the time period to which the Bankruptcy Act pertains (10).  
CONCLUSION  
The small business owner/manager must be alert to the potential hazard of failing to pay federal employee withholding 
taxes. As if the pressures of handling cash flow, creditors, customers, employees, suppliers, were not enough, there is 
the 100 percent penalty for failure to pay taxes. Diverting cash from employee withholding taxes to pay suppliers, 
creditors, etc., may appear to be "top priority", but the IRS will not take a back seat. Should the company fail to remit 
the withheld taxes, the IRS will go directly to the responsible party for payment.  
Small business owner/managers must incorporate into their thinking three points regarding federal income tax withheld 
from employees:  
1. A 100 percent penalty may be imposed if the funds are not paid to the IRS.  
Any person will be liable if:  
2. The failure to collect funds or the diverting of funds was willful, and  
3. The individual was a responsible party during the reporting period. The individual owner-manager or others may be 
held personally liable for the penalty.  
The key is the willfulness of a responsible party. If cash-flow problems tempt the responsible party to refuse to pay 
taxes while the choice is made to pay other creditors, then that person may find such decisions costly in the future.  
REFERENCES  
(1) B.C.Saderup, DC, 80-2 USTC 9526.  
(2) Clouse vs. U.S., DC Michigan, 87-2, USTC 9595.  
(3) E.A.Cella, DC, 80-1 USTC 9369.  
(4) G.B.Dickey, BC-DC, 81-1 USTC, 9235, 10 BR 9. 
9. 
(5) In 1975 he sold all of his stock to another original incorporator. In 1978, Clouse sold the assets of a business he 
owned entirely to Octra. In exchange he received $100,000 in cash and $360,000 in notes payable. To protect his 
investment, Clouse purchased 8,000 shares of stock in Octra and became an officer and director.  
(6) In Re: Kenneth R. Eversole, No. 2-87-05059 (Bankr. S.D. Ohio August 13, 1990).  
(7) L.M. Osborn, DC, 79-2, USTC 9409.  
(8) McCorvey vs. U.S., No. 87-0657A (Bankr. N.D. Ga. May 23,1989).  
(9) Malone vs. U. S.., DC, Neb. , 87 - 2, USTC 9641.  
(10) O.J.Sotelo, SupCt, 78-1, USTC 9446, 98 SCt 1795.  
(11) W.C. Cergua, DC, 80-1, USTC 9140.  
.  
Documents you may be interested
Documents you may be interested