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The Administration Module
Kofax Capture Administrator's Guide
51
changed in the Index Group Zone Properties window so that the display zooms to the most
confident member of the group.
Note  If you select the Retain Zoom feature, the zooming behavior may change.
SmartGroups
Many documents include related items. For example, you might find fields for first and last
name, three areas for a social security number, or a phone number with a separate field for
the area code.
In the following example, the form has space for the user to select from several payment
methods. All the OMR index zones within the magenta box make up a single group.
Figure 2-14. SmartGroups
Use the “SmartGroups” feature to take advantage of the relationship among items by creating
a group that includes one or more index zones. This capability eliminates the need to set up a
special-purpose script.
“Groups” and the groupings are called “index group zones.”
Note  Manual index zones cannot be used in groups.
With SmartGroups, you can:
▪ Automatically combine data from separate fields into a single field, such as Full Name =
First Name + Last Name
▪ Automatically use a bar code, or revert to text data if necessary
▪ Control how many fields can be filled in for the group (a specific number or a range)
▪ Combine separate month, day, and year fields into a single date
As you work with SmartGroups, keep the following points in mind:
▪ On paper, your items may be physically grouped together. This is natural and convenient
for users of the form. Kofax Capture, however, creates logical (instead of physical) groups.
The elements that comprise a group can be anywhere on the form.
▪ To create an index group zone, you must draw a rectangle on your sample page and then
assign an Associated field to the rectangle. The rectangle then becomes the index group
zone.
▪ Index zones are grouped based on the Associated field, not on the location, size, or contents
of the rectangle. All index zones with the same Associated field are in the same group. For
example, to include five items in a payment method group with “payment method” as the
name of the Associated field, you must use “payment method” for all five index zones.
Note  You can create index zones with the same Associated field without grouping them.
In this case, the index zone with the highest confidence is used as the result.
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The Administration Module
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Kofax Capture Administrator's Guide
▪ The rectangle does not have to surround the group's index zones, but it should. By default,
the image viewer (in the Validation and Verification modules) zooms to show the entire
group based on the size and location of the rectangle. If index zones exist in the group but
outside the rectangle, they may not show up in the zoomed view. (You can elect to have the
view zoom to the zone with the highest confidence instead of the entire group, and you can
also retain your zoom settings.)
▪ The Create Index Group Zone window - General tab has a list for selecting the Associated
field for the group. The list is automatically populated with a list of fields taken from index
zones on the form. SmartGroups searches for an available zone that is graphically within
the rectangle you drew for the group, and selects it as the most likely Associated field. If
multiple zones are available within the rectangle, SmartGroups selects the index field that
comes first alphabetically. If no index zones exist in the rectangle, the list contains all the
fields on that page in alphabetical order.
▪ When creating a group, it is better to draw the individual index zones first, and then draw
the rectangle for the index group zone around them. (The Administration module does
not allow you to draw one rectangle inside an already existing rectangle.) However, if
you are modifying an existing index zone and the group rectangle is in the way, you can
temporarily move it aside while working on the index zones. When you are done with the
index zones, move the group box back into position and adjust its size if required.
▪ The confidence level for a group is calculated from the confidence levels for all the
members of the group. The precise method for this varies with your settings. In some cases,
particularly when concatenating all the results from a group, the display may not show the
most confident zone (even if the Display Most Confident Zone option is set).
▪ You can specify how the number of expected values returned by a group. A group can
return from 0 to 254 values. Normally, when more than one selection is allowed, you
would select to have the results concatenated in the Associated field.
Figure 2-15. SmartGroup Tree Structure
Note  If you are grouping OMR index zones, the “Return value for unmarked zone” field
must be blank (null) for all the OMR index zones in the group. If this field is not blank, the
number of results may not be correctly reported.
▪ You can view the group structure in the Batch Class tree or the Document Class tree.
You see the index group zone icon followed by the name of the group (taken from the
Associated field). Indented under this are all the index zones in the group. Note that,
contrary to ungrouped index zones, each index zone in a group is identified by the name of
the recognition profile it uses (not the name of the Associated field).
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The Administration Module
Kofax Capture Administrator's Guide
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Note  You can use the same recognition profile for more than one member of the group. In
that case, the index zones appear in the tree with the same name. This may make it difficult to
associate a zone in the tree view with its location on the sample page. You can easily resolve
this by selecting the zone in the tree, and looking on the sample page for the corresponding
zone.
Creating SmartGroups
Use the SmartGroups feature to group related index zones on a form. See SmartGroups
for
more information.
Create a group zone by drawing a rectangle on the screen, setting its parameters, and adding
index zones to the group.
The following procedure assumes that you have already set up the fields and field types for
your document class. See Field Types
and Creating a Field Type
for more information.
Create index zones on the sample pages you import for form types.
1
Select a sample page to display it.
2
On the Insert tab, in the Zones group, click the arrow under Index, and then click New
Index Group Zone.
Your cursor changes from a pointer to a cross hair.
3 Draw a rectangle on your sample page.
The rectangle should contain all the index zones that belong to the group. You can adjust
the size and position of this rectangle later (See Adding Members to a SmartGroup
for
details.)
Note  The group box acts as a visual aid by drawing your eye to the contents of the
group. It also controls the image viewer's zoom level in the Validation and Verification
modules. Finally, it affects the automatic selection of the Associated field in the list in the
Create Index Group Zone window - Group tab.
After the rectangle has been drawn, the Create Index Group Zone window appears.
4 From the Associated Field list, select the index field to associate with the group.
If the rectangle you just drew contains only group members (index zones with the same
Associated field), the default value in the list is the correct Associated field for your
group.
5 Select either Display group zone or Display most confident zone.
This controls the way the group is displayed in the Validation and Verification modules.
6 Fill in the minimum and maximum number of non-empty return values you will accept.
This can be a number from 0 to 254. It cannot exceed the value in the Maximum field or
the Minimum field. To specify an exact number of return values (for example 3) set the
minimum and maximum values to the same number.
7 Select Pick best or Concatenate. If you select Concatenate, then specify a delimiter.
If you select Pick best, only the value with the highest confidence is returned.
8 Click OK to save your SmartGroup and add it to the tree view.
The group shows up next to a group icon and has the name of the Associated field.
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The Administration Module
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Kofax Capture Administrator's Guide
At this point, you have created a new SmartGroup but not explicitly added any members.
However, any existing index zones with the same Associated field as the group automatically
join the SmartGroup. See Adding Members to a SmartGroup
for details.
Adding Members to a SmartGroup
If you create the SmartGroup first, and then create a number of index zones with the same
Associated field as the SmartGroup, those index zones automatically join the group. On
the other hand, if you create the individual zones first, and then create a SmartGroup
with the same Associated field as the index zones, the index zones also automatically join
the SmartGroup. In other words, an index zone belongs to a group when it has the same
Associated field as the group.
To remove an index zone from a SmartGroup, just associate that index zone with a different
field.
Each index zone within the group can have its own recognition profile. You can also use
the same recognition profile for more than one zone in a group, but if you do, those zones
have the same name when visible in the batch or document class tree views. Normally an
index zone is represented in the tree views by the name of its Associated field. When an index
zone belongs to a SmartGroup; however, it is represented in the tree views by the name of its
recognition profile. In such cases, the SmartGroup takes the name of the Associated field.
To clarify this, consider a group for payment method where the choices are the following:
▪ American Express
▪ Check - Money Order
▪ MasterCard
▪ PO Number
▪ Visa
The name of the group (its Associated field) could be Payment Method, and the names of the
recognition profiles could be the same as each choice (American Express, Visa, etc.).
The following graphic shows two versions of the same SmartGroup. In the group on the
top each index zone has a different recognition profile; in that group it is easy to determine
the purpose of each index zone. In the group on the bottom, all index zones have the same
recognition profile. In this group, it is difficult to know the purpose of each index zone. In
either case, the SmartGroup functions in exactly the same way.
While the group on the top is easier to read, the group on the bottom has fewer recognition
profiles to manage. If you later need to make adjustments to the recognition profiles, you only
have to do it once for the group on the bottom. You need to make adjustments to five profiles
for the group on the top.
You can select the approach that best meets your needs.
VB.NET PDF: How to Create Watermark on PDF Document within
create a watermark that consists of text or image (such And with our PDF Watermark Creator, users need no external application plugin, like Adobe Acrobat.
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C# Windows Viewer - Image and Document Conversion & Rendering in
standard image and document in .NET class applications independently, without using other external third-party dependencies like Adobe Acrobat. Convert to PDF.
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Figure 2-16. Two Ways to Categorize a SmartGroup
For all OMR index zones in a group, you must be sure the “Return value for unmarked zone”
field is blank. This field appears on the Recognition Profiles window, where it is the default
setting, or the Index Zone Properties window, where it overrides the default. The initial value
for this field is 0, so you must explicitly delete the contents to make it blank. If this field is
not blank, the group may not behave as expected when counting return values. Even an
apparently empty entry counts as a return value if it contains invisible characters such as
spaces. Only “null” entries are recognized as not having a return value.
Adding Index Zones to a SmartGroup
The following procedure assumes that you have already created a SmartGroup, but not
created the index zones.
1
Select a sample page to display it.
2
On the Insert tab, in the Zones group, click the arrow under Index, and then click New
Index Zone.
Your pointer changes to a cross hair.
3 On the sample page, draw a rectangle around the area to use as an index zone.
The Create Index Zone window appears. You can temporarily move the SmartGroup
rectangle out of the way while drawing index zones.
4 On the Associated field list, select the field already associated with the SmartGroup.
5 Make sure that “Use automatic recognition” is selected (this is the default seting).
You cannot have a manual index zone in a group.
6
Select a recognition profile from the list.
C# Excel - Excel Conversion & Rendering in C#.NET
Excel documents in .NET class applications independently, without using other external third-party dependencies like Adobe Acrobat. Excel to PDF Conversion.
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VB.NET PowerPoint: VB Code to Draw and Create Annotation on PPT
other documents are compatible, including PDF, TIFF, MS free hand, free hand line, rectangle, text, hotspot, hotspot more plug-ins needed like Acrobat or Adobe
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7 You can create a unique recognition profile for each index zone in the group, as shown
on the top in the preceding illustration.
a Click Edit.
The Recognition Profiles window appears.
b Make appropriate adjustments to the settings.
c Use the Test button to check your settings.
d In the case of an OMR index zone, make sure that the “Return value for unmarked
zone” is blank (delete all characters in the field).
e Click Save As and give your profile a descriptive name that works for your group.
f Click Close to exit the Recognition Profiles window.
8 Click OK to save the index zone and place it in the tree. Note that it is indented under the
group and identified by the name of the recognition profile it uses.
9 Click OK.
10 Repeat the preceding steps for each index zone you want to include in the group.
Creating a SmartGroup and Adding Index Zones
The following procedure assumes that you have already created the index zones (all with the
same Associated field), but not created the SmartGroup.
1 Select a sample page to display it.
2 On the Insert tab, in the Zones group, click the arrow under Index, and then click New
Index Group Zone.
Your pointer changes to a cross hair.
3
Draw a rectangle around index zones on the sample page.
The Create Index Group Zone window appears.
4 In the Associated field list, confirm that the correct Associated field is selected as the
default. If not, select the correct Associated field from the list.
5 Select a Validation Display.
6 Select the minimum and maximum Number of Values in Result Set.
7 Select the type of Result Set.
8 Click the Test button to check your settings.
9 Click OK to save the SmartGroup and place it in the tree.
Setting the Number of Expected Values in a SmartGroup
A SmartGroup may have 0 to 254 values in the result set. When grouping related items
together using SmartGroups, you can specify how many values you expect in the result set by
specifying a range or an exact number.
If the actual number of results is outside the expected range, the SmartGroup returns a blank
value with zero confidence. Consequently, the SmartGroup is outlined (in red by default) in
the Validation (or Verification) module, and requires manual indexing.
Example 1
The Administration Module
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Assume that a social security number is broken into three separate areas on a paper form.
You require all three values to get a valid social security number. Follow these steps to set the
number of expected values in a SmartGroup to an exact number.
1 Create the SmartGroup and set the Associated field and Validation Display options.
2 Set the minimum Number of Values in Result Set to 3.
3 Set the maximum Number of Values in Result Set to 3.
Note  Setting the minimum and maximum values to the same number specifies that
exactly that number of results are expected (in this case, 3).
4 Select other options as appropriate.
5 Click Test to check your settings.
6 Click OK to save the SmartGroup and place it in the tree.
Example 2
Assume that a survey is asking passengers to pick their favorite three hotel chains from a list
of ten. Participants can select from zero to three hotel chains. Follow these steps to set the
number of expected values in a SmartGroup to a range.
1 Create the SmartGroup and set the Associated field and Validation Display options.
2 Set the minimum Number of Values in Result Set to 0.
3 Set the maximum Number of Values in Result Set to 3.
Note  Setting the minimum to zero allows for no results at all.
4 Select other options as appropriate.
5 Click Test to check your settings.
6 Select OK to save the SmartGroup and place it in the tree.
Tip  If your form has an area that should be left blank by the person filling it in (for
example a “For Office Use Only” section), you can set both the minimum and maximum
values to 0. The Validation or Verification module will highlight the group if any fields in
that area are marked.
Using SmartGroups to Automatically Combine Zones
Use SmartGroups to automatically combine zones. For example, you can take a First Name
zone and a Last Name zone and combine them to create a value for a Full Name field. Or you
might combine three zones (month, day and year) into a single date (mm/dd/yyyy).
The following example demonstrates this technique by combining a First and Last name.
Consider the case where a form has an area called First Name and a second area called Last
Name. You have drawn index zones around the two areas and set the appropriate recognition
and image cleanup profiles. Both index zones are associated with an index field called Full
Name.
You intend to create a SmartGroup around these two areas, where the group is also
associated with the Full Name index field. When done, the SmartGroup looks something like
this on the sample page.
The Administration Module
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Kofax Capture Administrator's Guide
The following procedure assumes that you have already created the First Name and Last
Name zones, and that they are associated with the Full Name index field.
1 On the Insert tab, in the Zones group, click the arrow under Index, and then click New
Index Group Zone.
Your cursor changes from a pointer to a cross hair.
2
Draw a rectangle around the First Name and Last Name index zones as shown in the
preceding example.
The Create Index Group Zone window appears.
3 In the Associated field list, confirm that Full Name is selected as the default. If not, select
it from the list.
4 If necessary, select Display group zone in the Validation Display area (this is the
default).
5 Set the minimum Number of Values in Result Set to 2.
6 Set the maximum Number of Values in Result Set to 2.
Setting the minimum and maximum values to the same number specifies the exact
number of results expected. In this case, two results are expected: the first name and the
last name. If a different number of values is returned, the group may require manual
indexing in the Validation or Verification module.
7 Select Concatenate in the Result Set area.
The two values are combined into a single result.
8 In the Delimiter field, type a space to insert a single blank space between the two values.
Without the delimiter, the result would be FrankSeymour instead of Frank Seymour.
9 Use the Test button to check your settings.
10 Select OK to save the SmartGroup.
Copying an Index Group Zone
Use Copy to duplicate an existing index group zone. The copy method is useful for adding
an index group zone similar to an existing one to a sample page. All member index zones are
also copied. You can modify the copy of the index group zone as necessary to make it unique.
Note  Copy and paste is not available for member index zones.
When copying a index group zone, certain items associated with the index group zone are
copied, and others are linked. The following table shows the items that are copied and linked.
Copied Items
Linked Items
Index group zones
The Administration Module
Kofax Capture Administrator's Guide
59
Copied Items
Linked Items
Member index zones
Index fields
OMR settings
Custom storage string
Member customer storage string
1 Select the index group zone to copy. You select a index group zone on the Batch class tree
view tab, the Document class tree view tab, or the sample page.
2 On the Home tab, in the Clipboard group, click Copy.
3 On the Batch class or Document class tree view tab, select a sample page node. On the
Home tab, in the Clipboard group, click Paste.
When you paste from the sample page image, the copied index group zone is placed on
the sample page at the location of the mouse click, where the mouse click is the top left of
the index group zone rectangle. It is also be added to the list of index zones in the index
zone tree.
A copy of the index group zone is created with a unique name, such as Name1, Name2,
and Name3. If you perform a copy and paste on a previously copied index group zone
such as Name2, then the new index group zone is created with a unique name such as
Name21, Name22, and Name23.
4
Edit the copied index group zone on the Index Group Zone Properties window.
Deleting a SmartGroup
You delete SmartGroups from the sample page on which you created the group.
1 With a sample page displayed, select the zone to delete.
The selected zone appears with sizing handles.
2 Right-click the zone to delete.
A context menu appears.
3
Click Delete.
After deleting a SmartGroup, the following occurs:
▪ The magenta box disappears from the sample page.
▪ The individual OMR zones that comprised the group move up one level since their parent
has been eliminated.
▪ The names of the individual OMR zones that comprised the group change from the
recognition profile name to the associated field name (as with all the other OMR zones that
were not in the group).
▪ Because of this name change, all the ex-group members now have the same name (since
they were given the same associated field in order to group them).
▪ Kofax Capture still returns the check box with the highest confidence rating; however, all
the other group features are lost. For example, multiple results cannot be concatenated.
The Administration Module
60
Kofax Capture Administrator's Guide
Selecting Bar Code or Text Automatically
Use SmartGroups to automatically use a machine-printed (or handwritten) value if the bar
code is unreadable.
Some documents may have a typed value instead of a bar code sticker. The following
example shows a case where the bar code sticker was unavailable and the operator typed the
part number.
Figure 2-17. Using Text to Specify a Part Number
Normally, bar code data is captured with greater accuracy than textual information.
However, you can set up a SmartGroup to use the bar code when it is available, but revert to
the text value when the bar code is missing. To do so, you would configure the SmartGroup
to return the value with the highest confidence. In the preceding example, the text would, by
definition, have a higher confidence level than the bar code (since it is missing).
The next document in the batch might have a bar code sticker that can be read with 100%
confidence. In that case, the value from the bar code is returned by the SmartGroup.
The following procedure is based on the preceding example and assumes that you have
already created the index zones for the bar code and the text, and that they have the same
associated field.
1 On the Insert tab, in the Zones group, click the arrow under Index, and then click New
Index Group Zone.
The cursor changes from a pointer to a cross hair.
2
Draw a rectangle around the two index zones.
The Create Index Group Zone window appears.
3 In the Associated field list, confirm that the correct associated field is selected as the
default. If not, select the correct associated field.
4 Select either “Display group zone” or “Display most confident zone” in the Validation
Display area.
5 Set the minimum Number of Values in Result Set to 1.
6 Set the maximum Number of Values in Result Set to 1.
Note  Setting the minimum and maximum values specifies the range of expected results,
which in this case is exactly one.
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