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nestor Handbuch: Eine kleine Enzyklopädie der digitalen Langzeitarchivierung
14-2
Und da der Bewusstheitsgrad, mit dem Arbeitsprozesse im kommerziellen
Kontext – oft über aufwändige Beratungsdienste durch einschlägige Anbieter
- organisatorisch und technisch modelliert werden, sehr hoch ist, lohnt es sich,
zunächst auf das methodische und begriffliche Umfeld einzugehen, aus dem
heraus die Terminologie rund um „Workflow“ entstanden ist. Das gilt sicher
generell für das Thema (technische) Prozessorganisation, um so mehr aber für
das Arbeitsfeld der Langzeitarchierung, das insbesondere in Bibliotheken, Ar-
chiven und Museen zunehmend bedeutender wird, das aber bislang bis auf
wenige Ausnahmen noch nicht in größerem Umfang etabliert und in die all-
gemeinen Arbeitsabläufe generell integriert ist. Es folgen daher hier zunächst
einige einführende Begriffsklärungen, die dann im nächsten Schritt dann für
die konkrete Thematik Langzeitarchivierung methodisch/konzeptionell aufge-
griffen werden, um schließlich in einem weiteren Schritt den bislang erreichten
Praxisstand an einigen Beispielen etwas eingehender zu betrachten. Ergänzend
noch der Hinweis, dass in diesem Handbuch zwischen dem organisatorischen
und dem technischen Workflow differenziert wird.
Der Begriff des Workflow wird im Deutschen im Allgemeinen mit dem Begriff
des Geschäftsprozesses gleichgesetzt. Aus der abstrahierende Beschreibung
von Einzelfällen entsteht die Basis dafür, Abläufe systematisch als Arbeits- oder
Geschäftsprozess zu beschreiben und zum Beispiel daraus Schulungsmaterial
zu generieren, aber auch Schwachstellen zu identifizieren oder neue Fallgrup-
pen zu integrieren. Mit der darunter liegenden Ebene der Arbeitsschritte – der
Arbeitsprozess (work process) ist als eine geordnete Folge von Arbeitsschritten
definiert - wird bereits ein relativ hoher Detaillierungsgrad erreicht, der es er-
laubt, Abläufe differenziert zu verstehen.
Mit Hilfe einer regelbasierten Beschreibung der Abläufe ergibt sich aber auch
die Möglichkeit, Geschäftsprozesse zu planen, bewusst in systematischer Weise
einzugreifen, Teile oder ganze Abläufe neu zu modellieren, also die Abläufe
zu steuern, zu „managen“. In diesen Prozessen werden Dokumente, Informa-
tionen oder auch Aufgaben von einem Teilnehmer zum anderen gereicht, die
dann nach prozeduralen Regeln bearbeitet werden. In klassischer Definition
wird der Workflow übrigens mit der teilweisen oder vollständigen Automatisie-
rung eines Geschäftsprozesses gleich gesetzt.
1
1 Martin (1999), S. 2.
41
[ Version 1.5 ] 14-3
Enger auf den Bereich der öffentlichen Verwaltung bezogen und so auch in
Bibliotheken gebraucht ist der Begriff des Geschäftsgangs, hier häufig festge-
macht am Bearbeitungsobjekt, in der Regel Büchern oder auch Akten und dem
Weg dieser Objekte durch die einzelnen Phasen seiner Bearbeitung. Gemeint ist
hier – trotz der verwaltungstypischen Fokussierung auf die bearbeiteten Ob-
jekte – der Arbeitsablauf/Geschäftsprozess als Gesamtheit aller Tätigkeiten zur
Erzeugung eines Produktes bzw. zur Erstellung einer Dienstleistung.
2
Das Workflow-System bezeichnet dagegen die IT-gestützte integrierte Vor-
gangsbearbeitung, in der Datenbank, Dokumentenmanagement und Prozes-
sorganisation in einem Gesamtkonzept abgebildet werden.
3
Diese Abläufe
werden also technisch unterstützt, wenn nicht sogar überhaupt mit Hilfe tech-
nischer Werkzeuge und Methoden betrieben. Aber auch die Modellierung von
Geschäftsprozessen selbst kann toolunterstützt erfolgen, solche Geschäftspro-
zeßmanagement-Tools dienen der Modellierung, Analyse, Simulation und Op-
timierung von Prozessen. Die entsprechenden Applikationen unterstützen in
der Regel eine oder mehrere Methodiken, ihr Funktionsspektrum reicht von
der Ist-Aufnahme bis zur Weitergabe der Daten an ein Workflow-Management-
System. Im Mittelpunkt stehen dabei Organisation, Aufgaben bzw. Ablauf der
Aufgaben und die zugrundeliegenden Datenmodelle. Mit der Schnittstelle sol-
cher Tools zum Beispiel zu Workflow-Management-Systemen beschäftigt sich
die Workflow-Management-Coalition
4
, die sich insbesondere die Austauschbar-
keit der Daten und damit die Interoperabilität zwischen unterschiedlichen, zum
Teil spezialisierten Tools durch entsprechende Standardisierungsanstrengungen
auf die Fahnen geschrieben hat.
Der Begriff des technischen Workflows schließlich wird im Allgemeinen pri-
mär für die Abläufe verwandt, die einen hohen Automatisierungsgrad bereits
haben oder wenigstens das Potential dazu. Entsprechend bezeichnet man mit
dem Begriff des Technischen Workflow-Management die Systeme, die durch
eine geringe Involviertheit von Menschen und eine hohe Wiederholbarkeit bei
geringen Fehlerquoten gekennzeichnet sind.
2 Verwaltungslexikon (2008), Eintrag Workflow. Damit der englischen Ausgangsbedeutung
des Begriffs folgend.
3 Verwaltungslexikon (2008), aaO.
4 http://www.wfmc.org/
14 Technischer Workflow
6
nestor Handbuch: Eine kleine Enzyklopädie der digitalen Langzeitarchivierung
14-4
Damit ist klar, dass der Begriff des technischen Workflow im Kontext der
Langzeitarchivierung geradezu programmatischen Charakter hat, da angesichts
der großen Objektmengen und ihrer prinzipiell gegebenen Eigenschaften als
digitale Publikation, ein hoher Automatisierungsgrad besonders bedeutsam ist.
35
[ Version 1.5 ] 14-5
14.2 Workflow in der Langzeitarchivierung: Methode und
Herangehensweise
Die allmähliche Einführung der Langzeitarchivierung in das reguläre Auf-
tragsportfolio von Bibliotheken und anderen Kulturerbeeinrichtungen mit im-
mer höheren Bindungsquoten von Personal und anderen Ressourcen erzeugt(e)
zunächst neue, häufig isolierte und händisch durchgeführte Abläufe, verändert
aber auch in einer ganzheitlichen Betrachtung Arbeitsabläufe und die sie model-
lierenden Geschäftsprozesse. So ist schon für sich die Einspielung von Daten
in ein Langzeitarchiv ein komplexer Vorgang, in dem eine ganze Reihe von
auf einander bezogenen bzw. von einander abhängenden Aktivitäten ablaufen.
Vor allem aber die zunehmende Relevanz der technischen und operativen Be-
wältigung der Aufgabe verlangt nach einer systematischen Modellierung der
Geschäftsprozesse, also dem Einstieg in ein systematisches Workflowmanage-
ment. Es gilt allerdings festzustellen, dass selbst in Einrichtungen, die bereits
seit einigen Jahren Erfahrungen mit dem Betrieb von Langzeitarchiven und
ihrer Integration in die jeweilige Systemlandschaft gesammelt haben, häufig
noch isolierte Bearbeitungsketten ablaufen, die zudem keinesfalls wirklichen
Vollständigkeitsgrad haben, also alle Anforderungs- /arbeitsfelder abdecken
und außerdem vielfach noch manuelle Eingriffe erfordern, insbesondere auf
dem Gebiet des Fehlermanagements.
Diese Feststellung bedeutet aber auch, dass der Erfahrungshorizont zum tech-
nischen Workflow insgesamt noch relativ gering ist, also hier noch konkrete
Erfahrungen vor allem im Umgang mit großen Mengen und insbesondere auch
im automatisierten Qualitätsmanagement gewonnen werden müssen. Insofern
hat die Beschäftigung mit dem technischen Workflow derzeit noch viele theore-
tische Elemente und hat propädeutischen Charakter.
Vor allem in einer Situation, in der verschiedene (bereits existente und neu ent-
wickelte) Arbeitsprozesse ineinander greifen und auch verschiedene Organisati-
onseinheiten an ein und demselben Vorgang beteiligt sind, ist die Modellbildung
ein Beitrag zur umfassenden Optimierung. Damit befinden sich Bibliotheken,
Archive und Museen in einer Situation, die man mit den Anstrengungen der
Privatwirtschaft Anfang der 1990er Jahre vergleichen kann, als dort die Model-
lierung von Geschäftsprozessen unter verschärften Wettbewerbs- und Kosten-
14 Technischer Workflow
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nestor Handbuch: Eine kleine Enzyklopädie der digitalen Langzeitarchivierung
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druckbedingungen systematischer als zuvor angegangen wurde. Auch wenn im
öffentlich finanzierten Umfeld in besonderem Maße historisch geprägte Orga-
nisationsformen gegeben sind, die eine vorgangsbezogene Sicht erschweren,
führt an der grundsätzlichen Anforderung der Neu-Modellierung aus systema-
tischer Sicht kein Weg vorbei. Diese wird im Umfeld des technischen Work-
flow immer stark auch von der informationstechnischen Entwicklungsseite
getrieben sein, denn Ziel der Geschäftsprozessmodellierung ist ihre technische
Abbildung.
Übergeordnete Ziele dieses Herangehens, also der systematischen Modellie-
rung und eines methodenbewussten Workflowmanagements sind:
• Verbesserung der Prozessqualität
• Vereinheitlichung der Prozesse
• schnellere und zuverlässigere Bearbeitung von Aufträgen (extern und
intern)
• Reduzierung der Durchlaufzeiten
• Kostenreduktion
• Verbesserte Verfügbarkeit von Information / Dokumentation
• Erhöhte Prozessflexibilität
• Erhöhung der Transparenz der Prozesse (Statusermittlung, Dokumenta-
tion von Entscheidungen), Qualitätssicherung
• Automatische Eingriffsmöglichkeiten: Dokumentation, Eskalation bei Zei-
tüberschreitungen, Verteilung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten
• Vermeidung von Redundanz, mangelnder Aktualität und Inkonsistenz
durch Mehrfachschritte
Natürlich lassen sich kleine isolierte Prozesse oder Prozesselemente durch
individuelle Programmierung jeweils neu umsetzen. Dies geschah in der Ver-
gangenheit vielfach für einzelne Objektklassen oder auch einzelne Datenüber-
gabe- oder –tauschprozesse. Aber schon beim Zusammenführen bzw. Hinter-
einandersetzen der einzelnen Teilschritte bedarf es einer Gesamtlogik für das
Management des Ablaufs dieser Schritte. Fehlt diese Logik, verbleiben letztlich
viele immer wieder manuelle neu anzustoßende Teilkonstrukte mit dazu häufig
proprietären „Konstruktions“elementen. Schon insofern ist die systematische
Analyse verschiedener wiederkehrender Arbeitsabläufe ein sinnvoller Ansatz,
39
[ Version 1.5 ] 14-7
um so zur Modellierung auch komplexer Vorgänge aus dem Bereich der Lang-
zeitarchivierung zu kommen.
Erst auf dieser Basis wird es möglich, Services zu definieren, die wieder ver-
wendbar sind, weil sie Arbeitsschritte abbilden, die in verschiedenen Umfeldern
vorkommen, beispielsweise das Aufmachen eines Bearbeitungsfalls für ein Ob-
jekt und die IT-gestützte Verwaltung verschiedener Be-/Verarbeitungsschritte
dieses Objekts. In dieser Perspektive entsteht der Geschäftsprozess für eine
Klasse von Objekten aus der Zusammenfügung verschiedener Basisservices,
die miteinander interoperabel sind. Das diese Herangehensweise sehr stark mit
dem Modell der Serviceorientierten Architektur (SOA) bei der Entwicklung IT-
basierter Lösungen korrespondiert, ist dabei kein Zufall. Voraussetzung dafür
ist aber wie angesprochen die Modellierung der Arbeits- oder Geschäftspro-
zesse, die vorgeben, welche Services wann und wie gebraucht werden. Die Pro-
zessmodellierung bildet also die Basis für die Implementierung, die Prozesse
selbst dienen der Orchestrierung, dem Zusammenspiel und der Aufeinander-
einstimmung der Services. In einem optimalen (Infrastruktur)Umfeld können
so die Arbeitsschritte als kleinere Einheit eines Geschäftsprozesses verschie-
dene Services lose zusammenbringen.
Die Informatik hat für die Modellierung und Notation von Geschäftsprozes-
sen verschiedene methodische Herangehensweisen entwickelt, zum Beispiel
die Ereignisgesteuerten Prozessketen (EPK), eine von Scheer und Mitarbei-
tern entwickelte Sprache zur Modellierung von Geschäftsprozessen
5
und vor
allem die Unified Modeling Language (UML) der Object Management Group
(OMG), die in der Praxis heute dominierende Modellierungssprache für die
Modellierung von Daten, Verhalten, Interaktion und Aktivitäten.
6
Zur vorbereitenden Modellierung von technischen Abläufen in der Lang-
zeitarchivierung wird man sich zunächst am OAIS-Modell orientieren, das die
prinzipiellen Aufgaben im Umfeld der Langzeitarchivierung in funktionaler
Perspektive beschreibt und an anderer Stelle dieser Enzyklopädie ausführlich
beschrieben wird.
7
5 Keller (1992)
6 OMG Infrastructure (2007) und OMG Superstructure (2007)
7 Hier Link auf den entsprechenden Artikel ???
14 Technischer Workflow
16
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Einzelne Funktionen lassen sich so vor der Folie bisher bereits gemachter Er-
fahrungen allgemein beschreiben. Beispiele für diese übergreifenden Basispro-
zesse sind (ich nenne nur Beispiele für unmittelbar aus dem Kontext der Lang-
zeitarchivierung heraus relevante Prozesse):
• Plattform- und Systemübergreifendes Taskmanagement
• Daten- und Objekttransfer-Mimik (z.B. OAI, ORE)
• Extraktion und Generierung von Metadaten (METS, LMER)
• Validierung von Dokumentformaten (z.B. JHOVE)
• Persistente Adressierung und Zugriffsmanagement auf Objektebene
• Speicherprozesse
• ID-Management
• Inhaltsauswahl / Basisrecherche
• Migrationsprozesse / Formatkonvertierungen
• On-the-fly-Generierung einer Bereitstellungsumgebung
41
[ Version 1.5 ] 14-9
14.3 Technisches Workflowmanagement in der Praxis:
Erfahrungen und Ergebnisse
Insgesamt ist wie dargelegt der Umfang praktischer Erfahrungen noch be-
grenzt. Wichtige Erkenntnisse konnte sowohl in der technischen Workflow-
entwicklung als auch in der praktischen Umsetzung die niederländische Natio-
nalbibliothek sammeln, doch auch die Deutschen Nationalbibliothek, die nach
einer Gesetzesnovelle Mitte des Jahres 2006 die Zuständigkeit für die Erhaltung
der Langzeitverfügbarkeit deutscher Online – oder Netzpublikationen erhalten
hat, steht vor sehr konkreten Herausforderungen, die derzeit zu einer umfas-
senden Reorganisation des technischen Workflow führen.
8
Mit dem Inkraft-
treten des neuen Gesetzes und der damit verbundenen deutlich erweiterten
Verpflichtung, die Aufgabe der Langzeitarchivierung zu erfüllen, stellt sich hier
die Frage in einer neuen Dimension: Wie wird die Bibliothek die neuen Abläu-
fe organisieren, welche technischen Methoden und Anwendungen werden im
Massenverfahren eingesetzt? Da gleichzeitig die alten Arbeitsabläufe und –ver-
fahren weiterlaufen, stellt sich die Frage der Integration in ganz anderer Weise.
Zwar ist die Bibliothek in der glücklichen Situation, für die neuen Aufgaben zu-
sätzliche Ressourcen erhalten zu haben, doch würden diese nicht eine nahtlose
Imitation des organisatorisch-operativen Workflows auf Basis der existierenden
Systeme abdecken – das ergibt sich schon aus den Mengen, um die es geht.
Königliche Bibliothek der Niederlande (KB): Die KB betreibt seit dem Jahr
2003 das OAIS-kompatibles Archivierungssystem DIAS der Firma IBM ope-
rativ und hat im Laufe der gewonnenen Erfahrungen insbesondere organisa-
torisch eine ganze Reihe von Anpassungen unternommen.
9
Technisch gese-
hen wurde eine auch in der KB weitgehend isolierte gesonderte Entwicklung
aufgesetzt, die über eine nur geringe Anbindung an die sonstigen Abläufe der
Bibliothek bietet. Schwerpunkt liegt auf dem Ingest-Prozess, also dem Einspie-
len des in der Regel von Verlagen bereitgestellten publizierten Materials in das
Archiv. Dieses erfolgt weitgehend automatisiert und es ist der Niederländischen
Nationalbibliothek sehr schnell gelungen, die Fehlerquoten auf minimale Pro-
zentbereiche zu drücken. Inzwischen sind mehr als zehn Millionen Objekte
8 Es sei angemerkt, dass es eine ganze Reihe von weiteren Publikationen zum Thema gibt. So
stellte etwa Clifton (2005) Worksflows der australischen Nationalbibliothek vor; diese bezie-
hen sich allerdings auf die manuelle Behandlung von Objekten mittels einzelner Tools.
9 KB (2008)
14 Technischer Workflow
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eingespielt, darunter auch einige komplexe Objekte wie historische CD-ROMs.
Für alle Objekte – es handelt sich in der weit überwiegenden Zahl um PDF-Da-
teien – gilt, dass in der eigentlichen Langzeitarchivumgebung rudimentäre Me-
tadateninformationen gespeichert sind; die bibliographischen Informationen
werden über ein Recherchesystem der KB zur Verfügung gestellt.
Insgesamt ist es der KB gelungen, den technischen Workflow relativ unkom-
pliziert und damit effizient und für hohe Durchsatzmengen geeignet zu halten.
Dies war auch deswegen möglich, weil die Zahl der Lieferanten in das System
in den Niederlanden klein ist, da wenige große Verlage bereits einen überwie-
genden Anteil am Publikationsvolumen der Niederlande haben.
In Deutschland stellt sich die Situation anders dar: Hier bestimmen viele in
einer zum Teil noch sehr traditionell geprägten Veröffentlichungslandschaft
Verleger das Bild. Ausgangspunkt für die Deutsche Nationalbibliothek war
eine Situation, in der für die Verarbeitung von Online-Dokumenten bereits eine
Vielzahl von mehr oder weniger halbautomatische Verfahren für für Netzpu-
blikationen, Online-Dissertationen und weitere Materialien existierte. Diese
historisch gewachsenen Strukturen standen nebeneinander, d.h. – nicht unty-
pisch für Gedächtnisorganisationen im öffentlichen Kontext – die einzelne Ob-
jektklasse war der definitorische Ausgangspunkt für einen hochspezialisierten
Workflow. Ziel war und ist daher die Schaffung eines automatischen, einheit-
lichen Verfahrens mit der Übergabe der Archivobjekte an das im Rahmen des
Projekts kopal entstandene Archivsystem und die dort entstandenen Verfah-
ren.
10
Sowohl Ingest wie auch der Zugriff auf die Objekte sehen die Übergabe
aus der Langzeitarchivlösung kopal am Arbeitsplatzrechner vor oder an das
neu entstehende Bereitstellungssystem. Dabei sind zahlreiche Arbeitsbereiche
in der DNB involviert: neben dem bibliographischen System sind dies die Fach-
bereiche, externe Ablieferer, aber auch die für die digitalen Dienste der DNB
Verantwortlichen. Insofern ist hier vieles noch offen und ein Werkstattbericht
mag dies illustrieren:
11
Für den Transfer und das Angebot von Objekten auf elektronischen Materi-
alien auf physischen Datenträgern (d.h. CD- bzw. DVD-Veröffentlichungen)
10 kopal (2008)
11 Wollschläger (2007), S. 18ff.
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