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ONLINE BIDDING 
A CIC BRIEFING NOTE 
Introduction 
Online Bidding 
The online bidding process 
Advantages and disadvantages of online bidding 
Is online bidding right for you? 
Improving procedures 
Conclusion 
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Introduction 
The  use  of  e-Technology is being  increasingly  adopted  in  today’s  business 
environment.  Regular visitors to the CIC website may already have come across 
the Liability Briefing on e-Business, which deals with all sorts of e-Issues such as 
e-Contract formation, e-Drawings and such like.  As stated in the Introduction to 
the Liability Briefing on e-Business, the use of e-Technology has clear benefits 
for businesses and projects generally, allowing for improved efficiency, speed 
and accuracy.  
One of the ways in which e-Technology has been adopted by the construction 
industry is in the procurement process. Whilst there may be benefits in the use of 
e-Technology for this process, there may also be risks.  This guidance note has 
been prepared by the Construction Industry Council (CIC), with the participation 
and endorsement of the Specialist Engineering Contractors’ Group (SECG) to 
explain the procurement of construction products and services through on-line 
bidding.   
On-line Bidding 
On-line bidding is known by several names, including ‘electronic reverse bid 
auctions’, ‘reverse auctions’ or simply ‘e-Auctions’.  The phrases ‘on-line bidding’ 
and ‘e-Auctions’ are used interchangeably throughout this guidance note. 
The use of on-line bidding should only be used where the requirement can be 
‘accurately specified’ by the client (although this is not to say the requirement 
cannot be complex).   The on-line bidding should only take place once the brief 
has been fully developed.   
Factors other than price (e.g. delivery, quality, etc.) should be taken into account 
by the client prior to the on-line bidding in order to ‘weigh’ the price bids in which 
to determine the overall position of the bidder. The on-line bidding process should 
be open and transparent as a matter of good practice. There are many ways of 
setting up an e-Auction, which will affect the way in which a bidder will be able to 
view his ranking.  For  instance,  a bidder may see his position on  a graph 
amongst other bidders’ bids or he may see his own position only - it is up to the 
client to select the most appropriate e-Auction design. 
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2
On-line  bidding  has  been  used  in  other  industries  for  some  time  but  was 
subsequently  adopted by some – usually very large portfolio –  construction 
industry clients in purchasing not only products but also professional services and 
complex services including major contracts for construction that may include 
design elements and considerable subcontractor input. 
This expansion of the use of on-line bidding to include the purchase of services in 
the  procurement  of professional and complex services  has  faced significant 
opposition  from  many  representatives  of  the  construction  industry,  primarily 
because of the process’s apparent focus on price rather than quality or value.   
The On-line Bidding Process 
The process involved in on-line bidding varies depending upon the products and 
services procured. Generally speaking however, the process is as follows:  
1.  Bidders are pre-qualified using the criteria expressed at the outset by the 
contracting authority.  
2.  Pre-qualified bidders will be invited by the client to submit a ‘technical’ 
proposal containing everything (except the price) and to participate in the 
auction on a specific  date and at  a specific time. Specifications and 
instructions  on  how  to  participate  in  the  auction  will  be  provided  in 
advance of the event. Bidders will be advised after prequalification that an 
e-Auction will take place.  
3.  Client will provide software and practice/training as necessary. 
4.  Client will review the technical proposals and resolve any qualifications 
and apply weighting, if appropriate. In the case of weighted bids the prices 
submitted  at  the  e-Auction  stage  may  be  subjected  to  an  overall 
weighting, which takes into account criteria other than price alone, so the 
display bid will not purely be based on price alone. 
5.  The on-line bidding exercise will usually be conducted on behalf of the 
client by an IT service provider.  It is usually specified that bidders can 
only bid downwards and the minimum decrement is usually specified. 
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6.  The bidding exercise will have a specified opening and closing time. The 
e-Auction will close when no new bids are received and the closing time 
has expired. If however, a new (lower) bid is received just before the 
scheduled closing time, the allocated bidding time will be extended. 
7.  The bidders’ identities will be kept confidential during the event although 
the number of bidders will usually (but not always) be apparent from the 
screen.  
8.  The client may sometimes display an opening bid price; this will be an 
indicative guide to bidders. From this point onwards, all bids will progress 
downwards during the duration of the e-Auction. The client may set the e-
Auction parameters so as not to allow bidders to start their bidding higher 
than the opening bid price. 
9.  Each bidder will receive feedback on its own ranking in relation to the 
other bidders. 
10. Each bidder will be able to submit as many new bids as they wish up to 
the closing time of the e-Auction; the rankings will be revised accordingly. 
11. All bidders will be notified of their results.  
12. The client will have an opportunity to review the bids to ensure that 
quality, service and other value-adding considerations are met.   
13. Once  the  review  process  has  been  carried  out,  the contract will  be 
awarded to the successful bidder against the criteria that were established 
at the outset.  
Advantages and Disadvantages of On-line Bidding 
There has been a large amount of publicity generated in the press about the 
disadvantages of on-line bidding. With a few notable industry exceptions, the 
level of usage is still relatively low therefore it is difficult to be definitive. The 
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advantages and the disadvantages of on-line bidding set out below should help in 
making an informed decision on whether or not to participate in such a process.  
Advantages: 
Many of the advantages listed can also be found in other procurement processes. 
•  On-line tendering is a method of standardising the procurement process  
•  Preferred bidders are all contained within a single database 
•  Bidders can be monitored  
•  Good control of bidders’ submissions 
•  Easy comparison of bids 
•  Confidence in validity and integrity of contractual documentation 
•  Time benefits: reduction in paperwork, postage, photocopying 
•  Ease and speed of communication to multiple bidders 
•  Audit trail for documentation 
•  Secure bidding environment 
•  Better efficiency in the process 
•  Potential for access to competitors’ bids 
•  The ability to submit more than one bid 
Disadvantages:
Again, many of the disadvantages listed can also be found in other procurement 
processes. 
C# Create PDF from images Library to convert Jpeg, png images to
List<Bitmap> images = new List<Bitmap>(); images.Add(new Bitmap(Program.RootPath + "\\" 1.gif")); / Build a PDF document with GIF image.
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C# PDF Sticky Note Library: add, delete, update PDF note in C#.net
C#.NET PDF SDK - Add Sticky Note to PDF Page in C#.NET. Able to add notes to PDF using C# source code in Visual Studio .NET framework.
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•  e-Auctions do not appear to take into account the current innovative industry 
practices for procurement in the construction industry. The perception of on-
line bidding is based upon ‘lowest price’ rather than the ‘best value’ initiative 
as  set  out  in  ‘Re-Thinking  Construction’,  although  the  client  has  the 
opportunity to set the criteria against factors such as quality and performance. 
‘Re-Thinking Construction’ also seeks to discourage tendering as wasteful, 
recommending  instead  the  development  of  partnering  and  teamworking 
arrangements; e-auctions could continue to reinforce industry fragmentation 
at the expense of such arrangements. 
•  The time pressure to submit a bid lower than that shown on the screen may 
lead to errors of judgment. Contracts subsequently awarded under the on-line 
bidding process may therefore, create an even greater likelihood of errors, 
disputes,  bad  faith  and  an  increased  risk  of  claims  than  in  traditional 
tendering processes.  
•  Where there is insufficient weighting, there may be a risk of ‘cut-throat’ pricing 
by bidders where corners may be cut and quality compromised. 
•  As with all procurement processes, there may be jurisdictional issues to be 
clarified.  
•  Because of the time pressure, it is very difficult (if not impossible) in real time 
to include the bids of the entire supply chain in the bidder’s bid.  
•  The process can lack transparency when it comes to evaluation procedures 
by the client where those procedures are not seen by the bidders.  
•  The process might still discourage firms from taking part because of the 
perception that the process depends solely on low price bidding. 
•  Bidders  may  not  be  given  the  opportunity  to  negotiate  or  discuss  their 
contract terms prior to taking part in the e-Auction; nor may they have time to 
check with their insurers to ensure that the contract will be covered under 
their policies. This may therefore, result in many uninsured risks.  
•  Unscrupulous clients could introduce ghost bidders. Further information on 
this can be found in an e-Ethic statement issued by the CIPS. 
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Is On-line Bidding Right For You? 
The objective of the on-line bidding process must be to obtain best value and not 
purely lowest price.  It cannot be possible to achieve best value outcomes whilst 
the focus remains on price.  
The ultimate decision on whether or not to bid using the on-line bidding process 
will of course rest with potential bidders.  The on-line bidding process should be 
carefully utilised as one part of a complex procurement process and not as a 
separate tool. Where the relationship of strategic critical goods and/or services 
cannot be specified, it may be unwise to run an auction. 
Both the client and the bidders should have an appropriate knowledge of the e-
Auction subject, its market, its market price and of the process itself, if the e-
Auction is to be successful.  
Improving Procedures 
ɷ  Clients  and  their  procurement  advisors  should  put  great  effort  into 
identifying  and  pre-qualifying  potential  bidders,  constructing 
comprehensive and complete invitations to bidding and reviewing pre-bid 
submissions.  Clients  are  advised to  establish  pre-qualification  criteria 
which  might  include  financial  stability,  in-house  expertise,  historical 
performance, etc.  
ɷ  Bidders meeting the pre-qualification criteria should be trained on the 
methodology to be used for the on-line bidding process.  
ɷ  Clients/potential bidders /IT service provider should sign a confidentiality 
agreement. 
ɷ  There  should  be  transparency  and  openness  in  the  on-line  bidding 
process, including weighting criteria and methodologies to be used, and 
the number of bidders competing in the tendering process should be 
disclosed.  
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ɷ  The client should review all bids at the end of the tendering process and 
should give consideration to the best value offered by each bidder after 
weighing the criteria  of  best  value  relating  to the type  of  service  or 
product.  This should not be necessary if he has reviewed all technical 
bids first; then he would only need to get the price from the e-Auction. 
ɷ  The cost of  running the  e-Auction  should be  taken into  account and 
should not be greater than the business benefits that would be derived 
from the overall competition.   
ɷ  The client should tell the bidders from the outset about pricing through e-
Auctioning, and should not go through a normal sealed bid tender without 
any mention of an e-Auction only to change his mind at a later stage.  
ɷ  Industry forms of contract (ie JCT, NEC, etc) should be used and they 
ought to be used unamended.  
Conclusion 
On-line  bidding  is  considered  by  some  major  industry  observers  as  totally 
contrary  to  the  Egan  principles  and  recommendations  of  the  Rethinking 
Construction and Accelerating Change reports insofar as it perpetuates tendering 
practices, detracts from partnering and teamworking and ignores best value. This 
is because the perception of on-line bidding process is that it appears to be price-
driven whereas Egan  encourages the selection of contractors and suppliers 
based upon value and quality.  
However, Accelerating Change was not averse to the general concept of the use 
of electronic means for procurement, which had been observed to achieve cost 
and time savings. 
Other parties in the industry believe that if on-line bidding is approached correctly 
within the whole procurement process, then it will not be ‘harmful’ to the Egan 
principles. The focus then should be on harnessing an intelligent approach to 
procurement in construction products and services.  Unfortunately, the on-line 
bidding  market  has  witnessed  few  clients  adopting  this  suggestion  for  the 
purchase  of  construction  products  and  services,  employing  rigorous  pre-
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qualification procedures and conducting extensive interviews to select the bidders 
– in the same way as they would do on traditional contracts.  
On-line bidding for construction products and services should be considered a 
method for purchasing only if it is used in a proper context, within a sound 
procurement  process,  and  under  the  right  expertise.  It  still  carries  some 
adversarial aspects embedded in any on-line bidding process, and lessening 
those aspects and their impacts will come through better guidance and practice 
codes for implementing the on-line bidding method. 
The following are general recommendations for providing a proper context for 
using on-line bidding: 
ɷ  On-line  bidding  should  be  used  only  for  the  supply  of  commodities 
(tactical procurement), and not building design and engineering services 
or complex construction services (strategic procurement). 
ɷ  It should be used where technical and design specifications are clear and 
defined for a certain product/service. 
ɷ  It  should  be  part  of  an  e-Procurement  process  that  has  extensive 
consideration for value, quality and performance criteria besides price.  
ɷ  Guidance  should  be  obtained  from  various  industry  bodies  on  best 
practice and implementation plans. 
ɷ  Client  and  bidder  need  to  recognize  the  dangers  to  long-term 
relationships, project performance, and contractor sustainability that e-
Auctions can bring. 
ɷ  Where the relationship of strategic critical goods and/or services cannot 
be specified, it may be unwise to run an e-Auction. 
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9
ACKNOWLEDGMENT 
This briefing note has been produced by the by CIC through a special Online Bidding 
Response  Group  with  the  participation  and  endorsement  of  the  SEC  Group 
(www.secgroup.org.uk
). The Response Group is composed of: Nora Fung (Chairman); 
Helen Alder Ann Barnes; Chris Bennett; Richard Biggs (Secretary); Jane Bugler; Peter 
Dew; John Durance; Jobran Hammoud (Secretary); Dianne Jennings; Carl Kockelbergh; 
Michael Ladbrook; Gus Mcdonald; Helen Mannion; Melinda Parisotti; Frances Paterson; 
Rod  Pettigrew; William  Quinn; Phil Shearer;  Keith Snook; Sebastian Tombs; Robert 
Vaughan; Hugh Williams. 
Further information on E-issues is available through the CIC’s Liability Briefing document available 
to download from www.cic.org.uk/liability/ebus.htm
© Construction Industry Council 
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CIC MEMBERSHIP AT JANUARY 2004 
FULL MEMBERSHIP 
ABE 
Association of Building Engineers 
ACA 
Association of Consultant Architects 
ACostE 
Association of Cost Engineers 
ACE 
Association of Consulting Engineers 
ACBS 
Association of Consultant Building Surveyors 
APM 
Association for Project Management 
APS 
Association of Planning Supervisors 
BIAT 
British Institute of Architectural Technologists 
BIFM 
British Institute of Facilities Management 
BRE 
Building Research Establishment 
BSRIA 
Building Services Research and Information Association 
CEBE 
Centre for Education in the Built Environment 
CIBSE 
Chartered Institution of Building Services Engineers 
CIOB 
Chartered Institute of Building 
CIRIA 
Construction Industry Research and Information Association 
CQSA 
Consultant Quantity Surveyors Association 
DSA 
District Surveyors Association 
GF 
Ground Forum 
ICE 
Institution of Civil Engineers 
ICES 
Institution of Civil Engineering Surveyors 
ICWGB 
Institute of Clerks of Works of Great Britain 
IHIE 
Institute of Highways Incorporated Engineers 
IHT 
Institution of Highways & Transportation 
IMBM 
Institute of Maintenance and Building Management 
IoP 
Institute of Plumbing 
IStructE 
Institution of Structural Engineers 
LI 
Landscape Institute 
NFDC 
National Federation of Demolition Contractors 
NHBC 
National House-Building Council 
RIBA 
Royal Institute of British Architects 
RICS 
Royal Institution of Chartered Surveyors 
RTPI 
Royal Town Planning Institute 
SCI 
Steel Construction Institute 
TRADA 
Timber Research And Development Association 
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