pdf viewer in mvc c# : How to copy pdf image into word software control dll windows azure asp.net web forms Tender-Doc-SCM-75.2016-FIN-Provision-of-Accounting-Services2-part1721

Page 21 of 39 
BITOU MUNICIPALITY 
GENERAL CONDITIONS OF CONTRACT 
of subsidized import, the State is not liable for any amount so required or imposed, or for the amount of any such 
increase. When, after the said date, such a provisional payment is no longer required or any such anti-dumping or 
countervailing right is abolished, or where the amount of such provisional payment or any such right is reduced, any 
such favourable difference shall on demand be paid forthwith by the contractor to the State or the State may deduct 
such amounts from moneys (if any) which may otherwise be due to the contractor in regard to supplies or services 
which he delivered or rendered, or is to deliver or render in terms of the contract or any other contract or any other 
amount which may be due to him. 
25.  Force Majeure 
25.1.  Notwithstanding the provisions  of GCC Clauses 22  and  23, the supplier shall  not  be liable  for  forfeiture  of  its 
ts 
performance security, damages, or termination for default if and to the extent that his delay in performance or other 
failure to perform his obligations under the contract is the result of an event of force majeure.  
25.2.  If a force majeure situation arises, the supplier shall promptly notify the purchaser in writing of such condition and the 
he 
cause thereof. Unless otherwise  directed by  the  purchaser in writing, the supplier shall continue  to perform its 
obligations under the contract as far as is reasonably practical, and shall seek all reasonable alternative means for 
performance not prevented by the force majeure event. 
26.  Termination for insolvency 
26.1.  The purchaser may at any time terminate the contract by giving written notice to the supplier if the supplier becomes 
bankrupt or otherwise insolvent. In this event, termination will be without compensation to the supplier, provided that 
such termination will not prejudice or affect any right of action or remedy which has accrued or will accrue thereafter to 
the purchaser. 
27.  Settlement of Disputes 
27.1.  If any dispute or difference of any kind whatsoever arises between the purchaser and the supplier in connection with 
or arising out of the contract, the parties shall make every effort to resolve amicably such dispute or difference by 
mutual consultation.  
27.2.  If, after thirty (30) days, the parties have failed to resolve their dispute or difference by such mutual consultation, then 
either the purchaser or the supplier may give notice to the other party of his intention to commence with mediation. No 
mediation in respect of this matter may be commenced unless such notice is given to the other party.  
27.3.  Should it not be possible to settle a dispute by means of mediation, it may be settled in a South African court of law.  
.  
27.4.  Notwithstanding any reference to mediation and/or court proceedings herein,  
27.4.1.  the parties shall continue to perform their respective obligations under the contract unless they otherwise 
agree; and  
27.4.2.  the purchaser shall pay the supplier any monies due for goods delivered and / or services rendered according 
ng 
to the prescripts of the contract. 
28.  Limitation of liability 
28.1.  Except in cases of criminal negligence or wilful misconduct, and in the case of infringement pursuant to Clause 6;  
28.1.1.  the supplier shall not be liable to the purchaser, whether in contract, tort, or otherwise, for any indirect or 
or 
consequential loss or damage, loss of use, loss of production, or loss of profits or interest costs, provided 
that this exclusion shall not apply to any obligation of the supplier to pay penalties and/or damages to the 
purchaser; and  
28.1.2.  the aggregate liability of the supplier to the purchaser, whether under the contract, in tort or otherwise, shall 
not exceed the total contract price, provided that this limitation shall not apply to the cost of repairing or 
replacing defective equipment. 
29.  Governing language 
29.1.  The contract shall be written in English. All correspondence and other documents pertaining to the contract that is 
exchanged by the parties shall also be written in English. 
30.  Applicable law 
30.1.  The contract shall be interpreted in accordance with South African laws, unless otherwise specified. 
31.  Notices 
31.1.  Every written acceptance of a bid shall be posted to the supplier concerned by registered or certified mail and any 
other notice to him shall be posted by ordinary mail to the address furnished in his bid or to the address notified later 
by him in writing and such posting shall be deemed to be proper service of such notice  
31.2.  The time mentioned in the contract documents for performing any act after such aforesaid notice has been given, shall 
ll 
be reckoned from the date of posting of such notice. 
32.  Taxes and duties 
32.1.  A foreign supplier shall be entirely responsible for all taxes, stamp duties, license fees, and other such levies imposed 
outside the purchaser’s country. 
How to copy pdf image into word - copy, paste, cut PDF images in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Detailed tutorial for copying, pasting, and cutting image in PDF page using C# class code
cut and paste image from pdf; copy image from pdf reader
How to copy pdf image into word - VB.NET PDF copy, paste image library: copy, paste, cut PDF images in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
VB.NET Tutorial for How to Cut or Copy an Image from One Page and Paste to Another
how to copy pdf image to powerpoint; how to paste picture on pdf
Page 22 of 39 
BITOU MUNICIPALITY 
GENERAL CONDITIONS OF CONTRACT 
32.2.  A local supplier shall be entirely responsible for all taxes, duties, license fees, etc., incurred until delivery of the 
contracted goods to the purchaser.  
32.3.  No contract shall be concluded with any bidder whose tax matters are not in order. Prior to the award of a bid SARS 
RS 
must have certified that the tax matters of the preferred bidder are in order. 
32.4.  No contract shall be concluded with any bidder whose municipal rates and taxes and municipal services charges are 
in arrears. 
33.  Transfer of contracts 
33.1.  The contractor shall not abandon, transfer, cede,  assign or sublet a  contract or part  thereof without  the  written 
permission of the purchaser. 
34.  Amendment of contracts 
34.1.  No agreement to amend or vary a contract or order or the conditions, stipulations or provisions thereof shall be valid 
and of any force unless such agreement to amend or vary is entered into in writing and signed by the contracting 
parties. Any waiver of the requirement that the agreement to amend or vary shall be in writing, shall also be in writing. 
35.  Prohibition of restrictive practices 
35.1.  In terms of section 4 (1) (b) (iii) of the Competition Act No. 89 of 1998, as amended, an agreement between, or 
concerted practice by, firms, or a decision by an association of firms, is prohibited if it is between parties in a horizontal 
relationship and if a bidder(s) is / are or a contractor(s) was / were involved in collusive bidding.  
35.2.  If a bidder(s) or contractor(s) based on reasonable grounds or evidence obtained by the purchaser has / have engaged 
ed 
in the restrictive practice referred to above, the purchaser may refer the matter to the Competition Commission for 
investigation and possible imposition of administrative penalties as contemplated in section 59 of the Competition Act 
No 89 0f 1998. 
35.3.  If a bidder(s) or contractor(s) has / have been found guilty by the Competition Commission of the restrictive practice 
referred to above, the purchaser may, in addition and without prejudice to any other remedy provided for, invalidate 
the bid(s) for such item(s) offered, and / or terminate the contract in whole or part, and / or restrict the bidder(s) or 
contractor(s) from conducting business with the public sector for a period not exceeding ten (10) years and / or claim 
damages from the bidder(s) or contractor(s) concerned. 
General Conditions of Contract (revised July 2010) 
VB.NET PDF insert image library: insert images into PDF in vb.net
Ability to put image into defined location on PDF page. Provide image attributes adjust functionalities, such as resize image by zooming and cropping.
how to copy an image from a pdf; paste jpg into pdf
C# PDF Page Extract Library: copy, paste, cut PDF pages in C#.net
Ability to copy selected PDF pages and paste into another PDF The portable document format, known as PDF document, is a widely-used form of file that
how to cut pdf image; how to copy an image from a pdf in
Page 23 of 39 
BITOU MUNICIPALITY 
TENDER SPECIFICATIONS 
TENDER NUMBER: 
SCM/75/2016/FIN 
TENDER DESCRIPTION: 
PROVISION  OF  ACCOUNTING  SERVICES  FOR  A  CONTRACT 
PERIOD ENDING 30 JUNE 2019 
1.  BACKGROUND 
1.1. Bitou Local Municipality requires proposals from suitably experienced service providers to 
assist the Municipality with accounting services and reforms, the primary aim being to maintain 
the clean audit reports achieved for the 2013/2014 and the 2014/15 financial years, as well as  
to ensure the implementation of and compliance to these reforms on an ongoing basis. 
2.  CURRENT STATE 
2.1. The current contract for the Provision of Accounting Services expires on 30 June 2016 
16.  
2.2. The Bitou Municipality is entering an exciting phase with the implementation of the m-SCOA 
OA 
project and of the and therefore a new agreement for the said service needs to be entered into.  
3.  SCOPE OF WORK  
3.1. It is the intention to appoint the successful tenderer for a contract period ending 30 June 2018 
2018 
in order to ensure the success of the project and to provide the municipality with the necessary 
business continuity and the building of institutional knowledge and capacity. 
3.2. It is critical that the service provider to be appointed should have extensive experience in all 
the items listed below and must therefore be able to provide references/written confirmation of 
all such projects successfully undertaken in the past, for each of the items listed below. Failure 
to provide sufficient evidence as well as  contactable referees will exclude tenderers from 
earning points for functionality criteria as listed hereunder. 
3.3. As the municipality may decide to appoint a single service provider for all the functions listed 
below, it is important that all proposals must, as a minimum provide for the performance of all 
the functions listed below. 
3.4. The service provider will be responsible for all m-SCOA - projects in terms of NT regulations. 
tions. 
4.  INVALID TENDERS 
4.1. The Bid Evaluation Committee shall consider the bids received and shall note for inclusion in 
the evaluation report a tenderer whose is considered by the Bid Evaluation committee to be 
invalid and eliminated from further evaluation for any of the following reasons: 
4.1.1.  The tender is not submitted on the official Pricing Schedule; 
le; 
4.1.2.  The tender document is not completed in non-erasable handwritten, or printed, ink, or 
or 
toner; 
4.1.3.  The Pricing Schedule has not been signed with an original signature; 
ure; 
4.1.4.  The Pricing Schedule is signed,  but  the  name of the  tenderer  is  not  stated, or  is 
or  is 
indecipherable. 
5.  NON-RESPONSIVE TENDERS 
5.1. Valid tenders will be declared non-responsive and eliminated from further evaluation if: 
C# PDF Image Extract Library: Select, copy, paste PDF images in C#
PDF ›› C# PDF: Extract PDF Image. How to C#: Extract Image from PDF Document. Support PDF Image Extraction from a Page, a Region on a Page, and PDF Document.
how to cut a picture from a pdf document; paste picture to pdf
VB.NET PDF Page Extract Library: copy, paste, cut PDF pages in vb.
Dim page As PDFPage = doc.GetPage(3) ' Select image by the point VB.NET: Clone a PDF Page. Dim doc As PDFDocument = New PDFDocument(filepath) ' Copy the first
copy and paste image from pdf to word; copy picture from pdf reader
Page 24 of 39 
5.1.1. 
The tenderer has been listed on the National Treasury’s Register for Tender Defaulters 
in terms of the Prevention and combating of Corrupt Activities Act, Act 12 of 2004, or 
has  been listed  of the  National  Treasury’s List of Restricted Suppliers and  who is 
therefore prohibited from doing business with the public sector. 
5.1.2.  The tenderer is prohibited from doing business with the Bitou Municipality. 
5.1.3.  The tenderer does not comply with the Specification(s). 
5.1.4.  The tenderer does not comply with the instructions as contained in the Price Schedule 
and/or Contract Price Adjustments and Rate of Exchange Variation (where applicable). 
5.1.5.  The tenderer has not achieved the minimum functionality scoring/points as set out in 
the tender document (if applicable). 
5.1.6.  The tenderer is a person, advisor or corporate entity involved with the Bid Specification 
Committee or director/member of such a corporate entity and is therefore prohibited 
tendering for any resulting contracts. 
5.1.7.  The tenderer does not comply with the production of local content (if applicable) 
5.2. Tenders will be declared non-responsive if the tenderer fails to adhere to a written request 
(within the specified period set out in such request) to: 
5.2.1.  Comply  with the  general  conditions  applicable  to  tenders as  set  out  in  the  Bitou 
ou 
Municipality’s SCM Policy;
5.2.2.  Comply with one or more of the provisions contained in the Conditions of Tender. 
5.2.3.  Comply with any other terms and conditions of the tender as contained in the tender 
documents; 
5.2.4. 
Register on the Bitou Municipality’s Supplier Database;
5.2.5.  Complete and/or sign any declarations and or/authorisations; 
5.2.6.  Submit an original and valid tax clearance certificate from the South African Revenue 
ue 
Services (SARS) certifying that the taxes of the tenderer are in order; 
5.2.7.  Comply with any applicable Bargaining Council agreements where applicable; 
5.2.8.  Submit  the information/complete in  respects of  transactions  values exceeding  R10 
million (where applicable) 
5.3. Paragraph 5.1 & 5.2 above are not closed lists. 
6.  SPECIFICATIONS 
6.1. Implementation of GRAP for the municipality and possible entities under its control, including 
ing 
any new Accounting Standard as approved by the ASB for implementation & assistance with 
with 
External Audit & AG Queries as needed.  
6.2. Asset Management other than 6.3, including assistance, as needed, with the annual asset 
et 
count and assuring a GRAP Compliant Asset Register. 
6.3. Unbundling of Infrastructure Assets according to GRAP 17 for the 3 year period and capturing 
ring 
of it onto the Asset Register as well as Bitou M
M
unicipality’s 
GIS system. 
6.4. Measurement of the costs to rehabilitate landfill sites. 
6.5. Actuarial valuations of Employee Benefits. 
6.6. Accounting Support in addressing accounting backlogs and assisting municipal staff with 
implementation of internal control measures. (Administrative and support services availability 
by means of offices and staff available in the Western Cape.) 
6.7. Key Financial Staff Appointments assistance; 
6.8. Development of Policies, Strategies, Benchmarking and Turnaround strategies developed and 
implemented. 
6.9. Skills transfer through on the job training with the specific aim to empower municipal staff to 
to 
execute their duties unassisted. 
6.10. Training of Non-Financial Officials and Councillors in the requirements of GRAP and any 
nd any 
revised Standards as well as Budgeting. The service provider must also provide any and all 
VB.NET PDF Image Extract Library: Select, copy, paste PDF images
Home ›› XDoc.PDF ›› VB.NET PDF: Extract PDF Image. Support PDF Image Extraction from a Page, a Region on a Page, and PDF Document in VB.NET Project.
copy paste picture pdf; copy picture from pdf to word
C# PDF insert image Library: insert images into PDF in C#.net, ASP
document. Ability to put image into specified PDF page position and save existing PDF file or output a new PDF file. An independent
how to copy and paste a picture from a pdf; copy image from pdf to pdf
Page 25 of 39 
training material required.  
6.11. Financial Project Management 
6.11.1. Assistance with reporting to National & Provincial Treasuries as-and-when needed. 
en needed. 
(MFMA compliance) 
6.11.2. Assistance  with  Budget  Reforms,  Reporting  and  budget  schedules,  as-and-when 
when 
needed. (MFMA compliance) 
6.11.3. Assistance with compliance with the requirements of Pre-determined Objectives, as-
as-
and-when needed.  
6.11.4. Any other assistance as needed, including new financial requirements such as SCOA 
implementation. 
6.12. Development and implementation of business processes and standard operating procedures 
aligned with Bitou M
M
unicipality’s
systems.  
6.13. Compilation of GRAP compliant annual financial statements and implementation of GRAP and 
and 
other relevant new accounting standards and reforms relevant to the AFS presentation for the 
municipality and  possible  entities under its control & assistance with External  Audit & AG 
Queries as needed.  
6.14. Preparation of Annual Financial Statements 
Fixed Price. (It is estimated that no less than 300 
hours will be required at senior level for the completion of the AFS)  The cost MUST be tendered 
as a fixed price from the point of receipt of Trial Balance after the year-end close-off procedure 
ure 
has been performed.  The municipality will not provide a final Trial Balance from the onset and 
the consultant will be required to assist the municipality in the preparation of the final Trial 
Balance. (no consideration will be given to any time based cost in addition to the fixed amount 
tendered until the audit of the AFS is finalised), the work to include the following: 
6.14.1.  Performing calculations and disclosing information required in all the notes  to the AFS 
including, but not limited to the following: 
6.14.2.  Calculating annuity loan obligations 
6.14.3.  Calculating accrued interest where applicable in respect of annuity loans 
6.14.4.  Calculation of finance lease obligations including present value determination 
6.14.5.  Calculating the provision for post-retirement and other employee benefits in accordance 
ce 
with  actuary  reports,  effecting  corrective  journal  entries  with  regards  to  actuarial 
gains/losses and advising on appropriate accounting treatment of corrections/restatements 
and effecting same. 
6.14.6.  Calculating other current and non-current provisions as may be required and preparing 
ng 
journals and workings for adjustments. 
6.14.7.  Calculate  and  provide  workings  for  payables  from  exchange  transactions  including 
calculation of Pre-paid sold in advance, receipts in advance and retention. 
6.14.8.  Assess fair value of creditors and advise management thereon for disclosure purposes 
6.14.9.  Review unspent conditional grants calculation and advise management on correctness and 
completeness of calculations performed by staff. 
6.14.10. Review  and  confirm  tax  calculations,  i.e.  liability/receivables  from  source  documents 
provided, perform tax reasonability test, calculate apportionment ratio for the year, calculate 
theoretical VAT balance. 
6.14.11. Review  PPE  annexures  and  ensure  reconciliation  to  the  GL.    Test  Asset  register  for 
accuracy of calculations and ensure that it complies with accounting policy and relevant 
accounting standards.  
6.14.12. Review inventory calculation and water stock calculation to confirm disclosure amounts. 
Calculate water cost price.  Calculate water distribution loss percentage and quantify loss 
in revenue. 
6.14.13. Perform calculations for the provision for impairment of receivables for exchange and non-
-
exchange transactions.  Provisions to be calculated on individual  debtor  basis, special 
attention to be paid to top 500 debtors.  Perform GRAP 9 calculations as may be necessary. 
6.14.14. Calculate provision for impairment for traffic offences in accordance with I-GRAP1 use 
use 
current and previous payment history in methodology.  Advise management on possible 
impairing of traffic fine receivables. 
C# Create PDF from Word Library to convert docx, doc to PDF in C#.
A convenient C#.NET control able to turn all Word text and image content into high quality PDF without losing formatting. Convert
how to copy pdf image into word; paste image into preview pdf
C# PDF insert text Library: insert text into PDF content in C#.net
Parameters: Name, Description, Valid Value. value, The char wil be added into PDF page, 0
how to copy pdf image to word document; how to copy pictures from pdf file
Page 26 of 39 
6.14.15. Calculate and determine operating lease asset and liability information, perform straight-
-
lining where appropriate. 
6.14.16. Ensure correct cash and cash equivalents disclosure in accordance with the accounting 
policy and accounting framework.   
6.14.17. Review bank reconciliation and advise on clearing of material amounts where appropriate. 
6.14.18. Review investment register for accuracy and calculate accrued interest where necessary. 
6.14.19. Ensure completeness of property rates note w.r.t. valuation information, review and advise 
on completeness and appropriateness of property rates reconciliation. 
6.14.20. Ensure accurate appropriate disclosure of all grant receipts, verify information in grants 
reconciliation for inclusion in AFS and prepare correction journals if relevant. 
6.14.21. Ensure accurate disclosure of employee related cost by scrutinising relevant reconciliations 
and advising if corrections are to be made for staff, management and councillors. 
6.14.22. Analyse  finance  charges  to  ensure  accurate  disclosure  of  respective  components  in 
accordance with accounting standard. 
6.14.23. Review Bulk purchases amount to ensure completeness, and that adequate consideration 
for cut-off dates have been accounted for.   
6.14.24. Analyse and review expenditure by nature including general expenditure categories for 
appropriate disclosure of expenditure 
6.14.25. Analyse and review suspense accounts and provide advice with the clearing of suspense 
accounts where necessary 
6.14.26. Perform all correction of error restatements where necessary, provide adequate narrative 
disclosure and advise management on accounting treatment of matters to be restated. 
6.14.27. Ensure completeness of capital commitments by reviewing information supplied. 
6.14.28. Perform financial risk management calculations including liquidity risks. 
6.14.29. Perform classification of financial instruments and appropriately disclose in accordance with 
applicable accounting standard. 
6.14.30. Consider information regarding contingent liabilities and ensure adequate and appropriate 
disclosure measured against GRAP requirements. 
6.14.31. Ensure that adequate disclosure of material variances are done. 
6.14.32. Prepare the report from the CFO to accompany the AFS in the current format presented. 
6.15. The following to be included in the fixed amount tendered: 
6.15.1.  Cost of attending meeting(s) to discuss the AFS with the internal audit committee. 
6.15.2.  Cost of attending Audit Steering Committee meetings with the AG (Estimated 3 meetings 
p.a.) 
6.15.3.  Cost to revise and effect changes to the AFS after internal audit review as well as external 
audit technical review. 
6.15.4.  Cost to perform adjustments in accordance with Communications of audit findings and audit 
journals passed. 
6.15.5.  Cost to analyse and respond to all audit findings relating to the AFS presentation inclusive 
of negotiating with and explaining point of view to the auditors 
6.15.6.  Cost to obtain external expert opinion on accounting standards interpretation if a difference 
of opinion is evident between the AG and the municipality / consultant  
6.15.7.  Cost of printing and stationery. 
6.15.8.  Cost of time spent corresponding with and responding to auditors, whether in writing, email, 
or verbal discussions 
6.15.9.  Providing advice with regards to the adoption and/or early adoption of relevant accounting 
standards. 
6.15.10. Prepare  and  provide  a  complete  set  of  electronic  working  papers,  by  means  of 
spreadsheets,  setting  out  calculations  and  attaching  PDF  documents  as  supporting 
evidence  for  any  and  all  amounts  stated  and/or  disclosed  in  the  AFS,  Notes  and 
Appendices to the financial statements.  
6.15.11. Prepare journals for transactions necessary for completion of the AFS and present to 
management for review. 
6.15.12. Annual revision of the accounting policy of the municipality to accompany the AFS 
6.15.13. Review accounting policy for relevance, completeness and compliance with accounting 
standards ensure that it is appropriate in accordance with current operational environment. 
. 
Page 27 of 39 
6.16. A clear program to transfer skills to the municipal incumbent staff to enable them to compile 
the annual financial statements, in-house, must be submitted together with the tender, the 
r, the 
program must clearly set out time frames, hours and resources committed to the empowerment 
and transfer of skills. 
6.17. Social responsibility 
Tenderers are to provide details of plough back/social responsibility 
programs to be engaged with or which will be executed for each year of the duration of the 
contract. This is compulsory to submit, however will not be used in the evaluation.  
 
7.  APPLICABLE STANDARDS, SPECIFICATIONS AND REGULATIONS 
7.1. Municipal Finance Management Act, 56 of 2003 
7.2. Supply Chain Management (SCM) Regulations 
7.3. Preferential Procurement Regulations, 2011 
7.4. Bitou Municipality Supply Chain Management Policy Incorporating Preferential Procurement 
7.5. Accounting Standards, where applicable 
le 
8.  DELIVERY / COMPLETION 
8.1. COMPLETION AS REQUIRED PER ASSIGNMENT. 
9.  PRICING REQUIREMENTS 
9.1. The table below indicates how the tariffs/fees for the different functions should be determined. 
The municipality reserves the right to call upon the tenderer for all or any of the functions below 
and the estimated time spent on the project must be agreed upon between the parties in writing. 
Level 
Minimum Relevant Municipal Experience in a 
South African Municipal Environment 
Hours 
Partner / Director 
15 - 20 Years 
100 hours per annum 
Senior Manager 
15  Years 
300 hours per annum 
Other Management 
10  Years 
300 hours per annum 
Senior consultant 
7  Years 
300 hours per annum 
Junior Consultant 
3  Years 
300 hours per annum 
9.2. Travelling rates should be quoted per kilometre and the calculation for the purpose of evaluation 
will be based on a total of 12,000 kilometres per annum. 
9.3. Travelling time must be quoted as an hourly rate and the calculation for the purpose of 
evaluation will be based on 200 hours per annum. 
9.4. Subsistence cost must be quoted as an allowance per day and the calculation for the purpose 
of evaluation will be based on 120 days per annum. 
9.5. Accommodation cost will be reimbursed at the actual cost incurred to overnight at a 3 star 
accommodation  establishment on a bed and breakfast basis and will not form part of the 
calculation for comparative purposes. 
9.6. Sundry cost such as printing, stationery, parking, toll fees and other incidental expenditure will 
ll 
not be reimbursed separately and must therefore be included in the hourly rates quoted.  
9.7. Please note that the tariffs for all components of the tender in the outer years of the projects 
will be limited to the annual growth indicator for the outer year
s rate as indicated in the annual 
National Treasury Budget Circular. 
9.8. Other GRAP or relevant accounting standards implementation issues 
excluding matters required for the preparation and presentation of the 
Hourly tariffs 
Page 28 of 39 
Annual Financial Statements 
9.9. Asset Management, other than (4.2.4) below, including assistance as 
agreed  upon,  with  the  annual  asset  count  and  assuring  a  GRAP 
Compliant Asset Register;  
Hourly tariffs 
9.10. Unbundling of Infrastructure Assets according to GRAP 17 for the 3 year 
period and capturing of it onto the asset register and Bitou M
unicipality’s
GIS system; 
Fixed  Price  per 
annum 
9.11. Rehabilitation of landfill site: Cost of third party expertise for the 
calculation  of  landfill  site  rehabilitation  provision  in  accordance  with 
relevant legislative requirements. Cost of Site visit and Surveyor must be 
separate. 
Fixed  Price  per 
annum 
9.12. Actuarial valuations of Employee Benefits; Cost of 3
rd
party expertise 
necessary  to  perform  actuarial  calculations  for  disclosure  of  post-
retirement benefits in the notes to the AFS. Costs must be separate for 
each Different Valuation required, Example Long Service Bonuses, Ex-
Gratia, Pension Fund Benefits, etc. 
Fixed  Price  per 
annum 
9.13. Accounting Support in addressing accounting backlogs and assisting 
municipal  staff  with  implementation  of  internal  control  measures. 
(Administrative and support services availability by means of offices and 
staff available in the Western Cape.;  
Hourly tariffs 
9.14. Key Financial Staff Appointments assistance; 
. Fixed  Price  per 
candidate 
(Calculate  on  6 
candidates  over 
the 3-year period) 
9.15. Development of Policies, Strategies, Benchmarking and Turnaround 
exercises as necessary;  
Hourly tariffs 
9.16. On the job training with the specific aim of transferring skills to officials 
to empower municipal staff to execute their duties unassisted; 
Hourly tariffs 
9.17. Training of Non-Financial Officials and Councillors in the requirements of 
GRAP and any revised Standards  as well as Budgeting. The service 
provider must also provide any and all training material required.; 
. Fixed Price for per 
day  for  formal 
training 
in 
classroom 
environment 
irrespective 
of 
number of learners 
with  maximum  of 
20  learners  per 
occasion. 
. (Cost 
of 
all 
manuals as well as 
catering 
and 
venues  will  be  for 
the  municipality’s 
account) 
9.18. Financial Project Management 
. Hourly tariffs 
9.19. Assistance with reporting to National & Provincial Treasuries as-andHourly tariffs 
Page 29 of 39 
when needed. (MFMA Compliance);  
9.20. Assistance with Budget Reforms, Reporting and budget schedules, as-
and-when needed; (MFMA Compliance ; 
Hourly tariffs 
9.21. Assistance with compliance with the requirements of Predetermined 
Objectives, as needed. 
Hourly tariffs 
9.22. Any other assistance as needed, including new financial reforms such as 
SCOA implementation. 
Hourly tariffs 
9.23. Development and implementation of business processes and standard 
operating procedures aligned with Bitou M
unicipality’s
systems. 
Hourly tariffs 
9.24. Drafting of monthly financial statements, compiled from the Trial Balance 
of the month as source within 15 working days after month-end. Complete 
with notes. 
Fixed  Rate  per 
Annum  for  the 12 
monthly 
Submission 
9.25. Other GRAP or relevant accounting standards implementation issues 
excluding matters required for the preparation and presentation of the 
Annual Financial Statements 
Hourly tariffs 
9.26. Asset Management, other than below, including assistance as agreed 
upon, with the annual asset count and assuring a GRAP Compliant Asset 
Register;  
Hourly tariffs 
9.27. Unbundling of Infrastructure Assets according to GRAP 17 for the 3 year 
period and capturing of it onto the asset register and Bitou M
unicipality’s
GIS system; 
Fixed  Price  per 
annum 
9.28. Tender prices must be in ZAR Currency (Rand). 
9.29. Escalation will be limited to the annual growth indicator for the outer year
ear
s rate as indicated in 
the annual National Treasury Budget Circular. 
9.30. Bid prices must be exclusive of VAT 
9.31. All costs must be included in the bid price.  
9.32. All tenders must be valid for up to 120 Days. 
ays. 
10.  EVALUATION  
10.1. The submissions will be evaluated and adjudicated by a duly constituted evaluation and 
adjudication committee. 
10.2. Bitou Municipality does not bind itself to accept the highest or any tender and reserves the 
right to accept any or none of the tenders submitted, as it may deem expedient.  
10.3. The decision of the Municipality will be final. 
10.4. Must submit proof of services provided to local government institutions with contactable 
references and track records. 
10.5. Submit proof of registration as a financial institution.  
10.6. Detailed proposal with specifications and details of what the fleet management services entail 
must be provided with the tender document. 
10.7. The technology of product to be used must be SABS approved. 
10.8. Service to be implemented within 60 days after bid has been awarded. 
d. 
10.9. All details and pricing / rates regarding fuel, maintenance and any other services must be 
Page 30 of 39 
provided in detail. 
10.10. It is envisaged that the tender period will start on 01 January 2016 and the duration will be 
ill be 
until 30 June 2018 extendable to 31 December 2020.  Tenderers who are unable to comply 
ly 
with this stipulation should refrain from tendering.  
10.11. Tenders will be evaluated on a comparative basis, which is the reason for the design of the 
tender specification and additional schedules (if applicable). 
10.12. All tenders received shall be evaluated in accordance with the Municipal Finance 
Management Act, Act 56 of 2003 (read with its accompanying supply chain management 
regulations), the Preferential Procurement Policy Framework Act, Act 5 of 2000 (read with its 
accompanying  regulations)  as  well  as  the  Bitou  SCM  Policy  Incorporating  Preferential 
ial 
Procurement.  
10.13. Points will be awarded to tenderers who are eligible for preferences in terms of BBD 6.1: 
Preference Point Claim Schedule (where preferences are granted in respect of B-BBEE 
contribution).  
10.14. The terms and conditions of BBD 6.1 shall apply in all respects to the tender evaluation 
on 
process and any subsequent contract. 
11.  EVALUATION OF TENDERS ON FUNCTIONALITY 
11.1.  The tender will be evaluated on functionality.  
11.2.  The evaluation criteria are contained in the document BBD 12.2.  
11.3.  A minimum score of 80% is required in order to be evaluated for price and preference. 
nce. 
11.4.  No tender will be regarded as an acceptable tender if it fails to achieve the minimum qualifying 
score for functionality. 
12.  DEFINITION OF TERMS 
12.1. None 
13.  ABBREVIATIONS 
13.1. SCM 
Supply Chain Management 
13.2. BBD 
Bitou Municipality Bidding Document 
13.3. VAT 
Value-Added-Tax 
Documents you may be interested
Documents you may be interested