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PRESERVING 
PERSONAL DIGITAL 
FILES 
A University of Michigan Library Instructional Technology Workshop
By Sarah Wingo  
August 2012 
How to copy a picture from a pdf to a word document - copy, paste, cut PDF images in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Detailed tutorial for copying, pasting, and cutting image in PDF page using C# class code
how to paste picture on pdf; how to copy a picture from a pdf
How to copy a picture from a pdf to a word document - VB.NET PDF copy, paste image library: copy, paste, cut PDF images in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
VB.NET Tutorial for How to Cut or Copy an Image from One Page and Paste to Another
paste picture into pdf; how to copy pictures from pdf to powerpoint
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rev: 8/2/12 
2 of 24
PRESERVING PERSONAL DIGITAL FILES ......................................................................... 1
By Sarah Wingo ............................................................................................................................................. 1
Why Digital Preservation? ............................................................................................. 3
Risks to digital files:....................................................................................................................................... 3
The Basics of digital Preservation: ............................................................................... 4
Identify: ...................................................................................................................................................... 4
Decide: ........................................................................................................................................................ 4
Organize: .................................................................................................................................................... 4
Backup: ....................................................................................................................................................... 5
The Finer Details: .......................................................................................................................................... 5
Migration: ................................................................................................................................................... 5
Deciding if Migration is necessary: ......................................................................................................... 5
Advanced organization: ................................................................................................................................ 6
Metadata: .................................................................................................................................................... 6
How to add metadata: .............................................................................................................................. 7
Citation management tools ...................................................................................................................... 7
Preservation by File type: ............................................................................................. 8
Text Files: ....................................................................................................................................................... 8
.pdf vs. .pdf/a: ........................................................................................................................................... 9
Image Files: .................................................................................................................................................. 10
Compression: ........................................................................................................................................... 10
JPG vs. TIFF ........................................................................................................................................... 11
Digital Audio ................................................................................................................................................ 14
Digital Video ................................................................................................................................................ 15
Personal Electronic Mail ............................................................................................................................ 17
Websites: ....................................................................................................................................................... 18
Backup: ........................................................................................................................ 19
The basics: ................................................................................................................................................ 19
Digital Storage Choices .......................................................................................................................... 19
The cloud ................................................................................................................................................. 20
What to look for when evaluating a cloud service ............................................................................. 20
Online “cloud” backup solutions ......................................................................................................... 21
Strategy ..................................................................................................................................................... 23
Further reading: ........................................................................................................... 24
C# PDF insert image Library: insert images into PDF in C#.net, ASP
NET image adding library control for PDF document, you can easily and quickly add an image, picture or logo to any position of specified PDF document file page
paste picture into pdf preview; how to copy a picture from a pdf file
VB.NET PDF insert image library: insert images into PDF in vb.net
project. Import graphic picture, digital photo, signature and logo into PDF document. Add images to any selected PDF page in VB.NET.
copy and paste image from pdf to pdf; paste image into pdf in preview
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W
HY 
D
IGITAL 
P
RESERVATION
Our professional and personal documents serve as vital links to the past. While these documents 
have traditionally been tangible objects, much of the information we create is now digital and must 
be preserved using different methods. This document will guide you in keeping your digital materials 
safe, so that you will be able to access them into the future. 
You will notice that the same plan is repeated in each section: identify, decide, and organize. The 
backup step will be handled as a separate section at the end of this handout. This method was 
developed by the Library of Congress and can be used whether you want to preserve documents, 
photos, email, personal records, audio recordings, or videos, although there are particular concerns 
for each type.  In addition to the basic steps listed above, the concepts of file migration and 
metadata will be covered.  
Several software programs and other products are mentioned by name. These are included as 
examples and should not be construed as specific endorsements by the University of Michigan 
Library. 
R
ISKS TO DIGITAL FILES
File format obsolescence 
Software obsolescence 
Software or hardware failure  
Unintentional deletion 
File data corruption 
Malicious deletion or corruption 
Physical degradation of storage media 
Northeast Document Conservation Center (NDCC): Digital Preservation 
(http://www.nedcc.org/resources/leaflets/6Reformatting/05DigitalPreservation.php
VB.NET TIFF: How to Draw Picture & Write Text on TIFF Document in
Copy the demo codes and run your project New RaterEdgeDrawing() drawing.Picture = "RasterEdge" drawing & profession imaging controls, PDF document, tiff files
how to copy image from pdf file; copy image from pdf
VB.NET PDF remove image library: remove, delete images from PDF in
C#.NET PDF pages extract, copy, paste, C# Powerful PDF image editor control, compatible with .NET Support removing vector image, graphic picture, digital photo
copy image from pdf reader; how to copy pictures from pdf to word
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T
HE 
B
ASICS OF DIGITAL 
P
RESERVATION
:
1.
Identify 
2.
Decide 
3.
Organize 
a.
Metadata 
4.
Backup 
I
DENTIFY
What files are important to you? 
o
Work/ research 
o
Personal 
What types of files? 
o
Word processing, spreadsheets, presentations, images, PDF, audio/audiovisual, 
emails, websites, bibliographic, note taking,  etc. 
What file formats? 
o
.doc, .docx, .msg, .txt, .ppt, .pptx, .xml, .mp3, .wav, .mov, .wmv, .pdf, .pdf/a, .jpg, 
.tiff, .raw etc. 
D
ECIDE
What to keep 
o
Editing/weeding 
o
Make this choice as early as possible 
What to prioritize for preservation  
o
What would you be most upset to lose? 
o
What would be most problematic to lose? 
O
RGANIZE
Develop a folder system 
Develop a naming system 
Develop a backup system 
Develop a system for adding metadata 
C# HTML5 Viewer: Deployment on ASP.NET MVC
under Views according to config in picture above. RasterEdge.XDoc.PDF.HTML5Editor. dll. Open RasterEdge_MVC3 DemoProject, copy following content to your project:
paste image into pdf form; paste picture pdf
C# HTML5 Viewer: Deployment on AzureCloudService
(as shown in picture). RasterEdge.XDoc.PDF.HTML5Editor.dll. Open RasterEdge_AzureC loudService DemoProject, copy following content to your project: Default.aspx.
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B
ACKUP
“LOCKSS”: Lots Of Copies Keeps Stuff Safe 
Have at least two backup copies 
o
Best if these copies are stored in separate location from originals 
*for more information on how to backup files see the section on backing up at the end of 
this document. 
T
HE 
F
INER 
D
ETAILS
M
IGRATION
Transferring or rewriting data from an out-of-date medium to a current medium. For 
example, transferring newspapers onto microfilm is an analog example of migration. 
Only necessary for file formats which are obsolete or are in danger of becoming obsolete. 
Does not always allow for full renderability. 
For text files migration may involve updating them to the newest version of the software 
being used OR saving them as a .pdf or a .pdfA file. 
D
ECIDING IF 
M
IGRATION IS NECESSARY
Sustainability factors 
o
Adoption 
How widely has the format been adopted?  
o
Transparency 
How easy is it to use/render? 
o
Self-documentation 
Does the file contain basic descriptive metadata (the analog to the title page 
of a book)? 
o
External dependencies 
Does the format depend on a particular hardware, operating system, or 
software for rendering or use? And if so how complex is it? 
The Library of Congress cites seven total factors for sustainability of digital objects, but for 
preservation of personal files these are the main four that will help with making decisions about the 
need for migration or the potential need for it in the future.  
If a format is widely adopted, it is less likely to become obsolete rapidly, and tools for migration and 
emulation are more likely to emerge from industry without specific investment by individuals or 
archival institutions. 
VB.NET Image: Image Cropping SDK to Cut Out Image, Picture and
Do you need to save a copy of certain SDK; VB.NET image cropping method to crop picture / photo; RasterEdge.com is professional provider of document, content and
cut image from pdf online; how to copy an image from a pdf in preview
VB.NET Image: Image Resizer Control SDK to Resize Picture & Photo
VB.NET Method to Resize Image & Picture. Here we code demo, which you can directly copy to your VB powerful & profession imaging controls, PDF document, image to
copy images from pdf to powerpoint; how to copy an image from a pdf to powerpoint
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Resources: 
o
For more detailed information on sustainability factors see the Library of Congress 
resource guide (http://www.digitalpreservation.gov/formats/sustain/sustain.shtml
o
Digital Formats for Library of Congress Collections: provides information on the 
suitability of various digital file formats for long-term preservation, assessing each 
format against named sustainability factors and content-type specific quality and 
functionality factors. (http://www.paradigm.ac.uk/workbook/preservation-
strategies/file-formats.html
o
Hoppla (http://www.ifs.tuwien.ac.at/dp/hoppla/
A free open source archiving solution that combines back-up and fully 
automated migration services for data collection 
A
DVANCED ORGANIZATION
M
ETADATA
Metadata is a form of advanced organization. 
o
Data about data 
o
Facilitates searching and finding 
Types of metadata 
o
File names (titles) 
o
Other metadata can be embedded in file 
“Keywords,” “Subjects,” etc.  
Uses application software to create and search 
Camera and imaging software can automatically add some types of metadata 
Embedded metadata creation 
o
Automatic 
Often date and time are automatically saved as metadata for most kinds of 
file formats. Digital camera information about that camera will also be 
written directly to the metadata. 
o
Manual 
Using software programs to add metadata into your files, like keywords such 
as the names of people or places in the image, or identifying information 
which may include things like the name of the author or photographer, and 
any relevant copyright information.  
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H
OW TO ADD METADATA
To a single file Right Click on a file, select Properties, select Details from the menu bar. 
In Details you can add title, subject, tags (keywords), authors, dates etc.    
Different software tools allow you to add metadata to one or more file at a time. You can 
also create templates and reusable keywords.   
Two examples of tools for embedding metadata are listed below.  
o
XnView: Free, Mac & PC (http://www.xnview.com/
o
Adobe Bridge: Mac & PC (http://www.adobe.com/products/bridge.html) 
C
ITATION MANAGEMENT TOOLS
Citation management tools enable researchers to capture information about research materials, 
create bibliographies, add footnotes, and manage research collections.  More information can be 
found at the University of Michigan Library’s Knowledge Navigation Center 
(http://guides.lib.umich.edu/citationmanagementoptions
EndNote: $105 students, $195 faculty (http://www.endnote.com/
Mendeley: Free (http://www.mendeley.com/) 
Zotero: Free (http://www.zotero.org/
RefWorks: Free to UM students, faculty staff, and alumni (http://www.refworks.com/
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P
RESERVATION BY 
F
ILE TYPE
T
EXT 
F
ILES
Library of Congress (LOC) Keeping Personal Digital Records: 
(http://www.digitalpreservation.gov/personalarchiving/records.html
Word processing, spreadsheets, and slide shows. 
The more prevalent a file format is the “safer” it is. Thus it is less likely to become obsolete 
or to no longer be compatible with software updates. For more details see the LOC site: 
(http://www.digitalpreservation.gov/formats/content/text_quality.shtml). 
Be aware of what factors in a text file you may or may not consider important to preserve. 
o
Normal rendering for textual items 
o
Integrity of document structure and navigation 
o
Integrity of layout, font, and other design features 
o
Integrity of rendering for images, diagrams, etc. 
1.
Identify  
a.
What files are important to you? 
i.
Work / Research 
ii.
Personal 
b.
What file types? i.e. exactly what software used 
i.
.txt, .doc, .docx, .xls, .ppt etc./Word processing, spreadsheets, or 
presentations 
2.
Decide 
a.
What to keep.  
i.
Are there files that can be deleted? 
ii.
Are there files which do not need to be backed up? 
iii.
Drafts or just final revisions? 
b.
Is migration necessary? If the answer to either of the questions below is no, you may 
want to consider migration.   
i.
Is the file format open? 
ii.
Is it widely used? 
c.
Creating an archival copy 
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i.
You may not necessarily need to migrate a document, but if migrating 
forward is important you may want to create an archival copy in the form of 
a .PDF or .PDF/A. 
.
PDF VS
.
.
PDF
/
A
:
.PDF documents need external elements on your computer (or device) to work however, over time 
these elements may change or no longer exist.  A .PDF/A document has all of the information it 
needs embedded within itself, so it doesn’t rely on any external sources to be opened or rendered.  
One important thing to note is that converting to a .PDF/A may change the look and feel of your 
document somewhat, and once it has been converted to .PDF/A the file becomes static and can no 
longer be edited. 
PDF: Portable Document Format  
o
Relies on external information when storing documents such as font libraries. This 
may result in retrieval problems when switching platforms as well as when you move 
to a new computer or software in the future. 
PDF/A: “A” for Archival 
o
Does not rely on external information, any reader can open and read the documents 
Further information on the differences between .PDF and .PDF/A can be found at: 
o
Very DOC Knowledge base (http://www.verydoc.com/blog/difference-between-
pdf-and-pdfa.html
o
LuraTech (http://www.luratech.com/blog/post/2009/09/11/difference-between-
pdf-and-pdfa.html
Tools for converting to .PDF/A 
o
VeryDOC PDF to PDF/A-1b 
(http://www.freedownloadscenter.com/Multimedia_and_Graphics/Misc__Graphic
s_Tools/PDF_to_PDF_A_1b_Converter.html
o
Free PDF Creator ( http://www.freepdfcreator.org/
o
Document Converter (http://docupub.com/pdfconvert/
o
Softpedia Document Converter  (http://www.softpedia.com/get/Office-
tools/PDF/PDF-A-Converter.shtml
3.
Organize  
a.
Collect your files together on one computer or external hard drive so you can work 
from a single location. 
b.
Create a directory/folder structure on your hard drive that allows you to organize 
your files in a way that makes sense to you. Some examples are: 
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i.
Date-based: 2010/05 
ii.
Subject-based: Conferences/New York City 2009 
iii.
Combination: 2010/05/Conferences  
c.
Give your files descriptive file names 
d.
Software can help you to easily organize, describe, and add metadata to your files.  
By adding metadata such as keywords you will be able to easily search across multiple 
groups of files at once.  
e.
Write a brief description of the directory structure and the files. 
EXAMPLE DIRECTORY NOTES 
This is an example of a directory notes file for photographs, but the model can be applied to 
whatever you would like. Keeping notes about what is in each folder will allow you to more quickly 
find what you are looking for in the future: 
\2009 
\10: New York City vacation; Karen’s 12th birthday party; washing the dog 
\11: Cats doing funny things; people downtown; first snowfall 
\12: Christmas; Charlie with Santa 
\2010 
\01: New Years Party; dog outside in snow 
\02: Kids playing with toys; HUGE snowfall 
\03: Dinner with grandma and grandpa; portraits of friends 
\04: First flowers blooming; ice cream with kids 
I
MAGE 
F
ILES
Library of Congress Keeping Personal Digital Photographs: 
(http://www.digitalpreservation.gov/personalarchiving/photos.html)  
C
OMPRESSION
:
One additional risk that must be taken into consideration with image files is compression. Each 
time an image is saved the information for that image is encoded using fewer bits than the original 
image, resulting in poorer quality images over time through generation loss.  
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