Word 2007 – Best Practices for Authoring Structured & Accessible Documents 
Page 7 
Using Word’s Preformatted Style Sets: 
In MS Word 2007 you can choose a set of styles that are designed to work together. The style 
colors and formats in a single style set are created to work together for an attractive and 
readable document. 
Simply choose the Quick Style set from the styles gallery that is appropriate for the document 
that you are creating.  
Choose a Quick Style set to apply to a document 
When beginning work on a new document, choose from several predesigned Quick Style sets, 
such as Formal. Each Quick Style set may include styles for several heading levels, body text, 
quotes, and titles that are designed to work together in a single document. 
1.  On the Home tab, in the Styles group, select Change Styles, and then point to Style 
Set.  See figure 3. 
2.  Select a Quick Style set, such as Formal.  
NOTE: You do not have to change the style to see how it will look. Instead, point to each 
Style Set to see how it will appear in your document. 
Figure 3 – Quick Style Options 
Pdf link to specific page - insert, remove PDF links in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Free C# example code is offered for users to edit PDF document hyperlink (url), like inserting and deleting
add links to pdf; add hyperlink pdf document
Pdf link to specific page - VB.NET PDF url edit library: insert, remove PDF links in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Help to Insert a Hyperlink to Specified PDF Document Page
adding hyperlinks to pdf; convert doc to pdf with hyperlinks
Word 2007 – Best Practices for Authoring Structured & Accessible Documents 
Page 8 
Changing/Modifying the Styles: 
Formatting of each Style can be changed or modified to meet your needs. You may want a 
different font or font color for one of the existing heading styles.   
To modify a selected style for the document:   
1. Right click on the style in the style group 
2.  Select Modify 
3.  The Modify Styles dialog box appears. See figure 4. 
4.  Under the Formatting field, the Font type, size, emphasis and color can be changed. 
5.  Select the Format button, located at the bottom left, to modify other formatting such as 
border, paragraph, tab. Etc. 
6.  Right click once more on the style and select the Update to Match Selection 
command.  Everything that has this style updates to reflect the change. 
Figure 4 – Modify Style dialog box 
Along with making the formatting changes you want, you have many other choices, including 
these:  
1. Rename the style (except for built-in styles). Give it a name that you'll recognize at a 
glance.  
2. Change the style that this style is based on.  
3. Update the template to reflect the modified style. Doing so will allow you to see and 
use the modified style in your next document created. 
C# PDF File & Page Process Library SDK for C#.net, ASP.NET, MVC
Image: Copy, Paste, Cut Image in Page. Link: Edit URL. XDoc.PDF allows you to easily move PDF document pages specific APIs to copy and get a specific page of PDF
pdf hyperlink; add page number to pdf hyperlink
VB.NET PDF File & Page Process Library SDK for vb.net, ASP.NET
By referring to this VB.NET guide, you can use specific APIs to copy and get a specific page of PDF file; you are also able to copy and paste pages from a PDF
add hyperlink to pdf online; adding a link to a pdf in preview
Word 2007 – Best Practices for Authoring Structured & Accessible Documents 
Page 9 
Create New Styles: 
If you want to alter a style, but you don't want to permanently alter original styles in your 
document's template, create a completely new style.  
Here's one way to do this: If you're creating a new heading style, select text with the heading 
style you want to alter, and make the formatting changes to it, such as a bigger font size, 
different style, and different color. Then:  
Open the expanded Quick Styles gallery. 
Select Save selection as a New Quick Style 
Rename the style in the Create New Style from Formatting dialog box. 
Tip :  Another way to create a new style is to click in the document, in the actual style you want 
to build the new style on. Select the down button next to the Quick Gallery to display the 
expanded gallery and select Save Selection as a New Quick Style.  
VB.NET PDF Page Insert Library: insert pages into PDF file in vb.
Add and Insert Blank Page to PDF File Using VB. This demo explains how to use VB to insert an empty page to a specific location of current PDF file .
add hyperlink to pdf acrobat; pdf link
C# PDF Page Insert Library: insert pages into PDF file in C#.net
Add and Insert Blank Page to PDF File in C#.NET. This C# demo explains how to insert an empty page to a specific location of current PDF file.
adding hyperlinks to a pdf; c# read pdf from url
Word 2007 – Best Practices for Authoring Structured & Accessible Documents 
Page 10 
CREATING & USING LISTS 
Best practices for using lists in word 
Information is usually placed into lists to emphasize, group or order information. Knowing why 
you are placing information in a list layout will allow you to select the correct type of list to use.  
Best practices for lists are to create the list by using the Bullets and Numbering feature available 
on the Home tab in the Paragraph group. This will create the necessary structure in your 
document needed when you want to convert the document to another file type. An additional 
benefit to using this feature is that adaptive technology users recognize the information as a list. 
Do not use special characters or fonts (such as Wingdings) or just indenting a line to create a 
list. This does not create the structure in the document and will not convey as a list by adaptive 
technology users. 
Creating the Correct Type of List: 
Unordered vs. Ordered Lists  
Unordered lists – also referred to as bulleted items. This type of list would include one or more 
list elements. 
Ordered Lists used when a sequence of items to be followed in a particular order. Ordered 
lists are used with directions, such as the steps in a recipe. This type of list would include two or 
more list elements.  
Create lists as you type 
To create an Unordered or Ordered List: 
1. From the Home tab in the Paragraph group on the ribbon, click the appropriate 
list command button. (See Figure 5) 
2.  Enter each item for the list using the enter key at the end of each item.  
Note: The small down arrow next to the command button will offer an expanded list library of 
options. 
Figure 5 – Modify Style dialog box 
VB.NET PDF - Annotate PDF Online with VB.NET HTML5 PDF Viewer
Click to add a text box to specific location on PDF page. Outline width, outline color, fill color and transparency are all can be altered in properties.
add links to pdf acrobat; add hyperlinks to pdf
C# HTML5 PDF Viewer SDK to annotate PDF document online in C#.NET
Click to add a text box to specific location on PDF page. Outline width, outline color, fill color and transparency are all can be altered in properties.
adding links to pdf in preview; pdf link open in new window
Word 2007 – Best Practices for Authoring Structured & Accessible Documents 
Page 11 
Sample Unordered List 
Uses bullets not number sequencing 
Bullets can be modified by choosing the down arrow next to the command button. 
Sample Ordered List 
1.  Uses number sequencing 
2.  Use when presenting items in an order 
NEW IN WORD 2007
is the ability to automatically create lists as you type by using a 
symbol along with a command as you type
If you need a bulleted list, just type an asterisk (*) followed by a space. The asterisk 
turns into a bullet and your list is started. When you've finished typing the first item in 
your list, press ENTER and a new bullet will appear on the next line.  
To automatically create numbered lists, type the number one and a period (1.), followed 
by a space. 
To automatically create a lettered list, type the letter a and a period (a.), followed by a 
space, to start a lettered list. 
Finish the list / Stop Bullets or Numbers Appearing 
To Stop a list: press ENTER twice. Every time you press ENTER at the end of the list you get 
a new bullet or number, but if you press ENTER again, the last bullet or number disappears and 
you're ready to start a new paragraph on a new line. 
To type text under a bullet that’s indented: if you're in the middle of a list and you want to 
type some text under your bullet that's indented at the same level as the text above, use the 
BACKSPACE key. This removes the bullet but keeps the text indent identical. 
If you want the new text aligned under the bullet itself rather than in line with the text above, 
press BACKSPACE again.  
Finally to get out of the list indentations completely, press BACKSPACE again. 
Tip:    If you want to sort a list after creating it, for example, into alphabetical order, you can use 
the Sort button 
in the Paragraph group on the Home tab of the Ribbon. Keep in mind that 
when you sort a numbered list, only the list items are sorted, not the numbers (so number 1 will 
still appear first, and so on).  
C# PDF remove image library: remove, delete images from PDF in C#.
Image: Copy, Paste, Cut Image in Page. Link: Edit URL. Bookmark: Edit Bookmark. Metadata: Edit Delete and remove all image objects contained in a specific PDF page
chrome pdf from link; pdf reader link
C# PDF Image Extract Library: Select, copy, paste PDF images in C#
C#: Select All Images from One PDF Page. C# programming sample for extracting all images from a specific PDF page. // Open a document.
adding links to pdf; add hyperlinks to pdf online
Word 2007 – Best Practices for Authoring Structured & Accessible Documents 
Page 12 
Format a List 
Lists can format the bullets or numbers separately from the text in the list items. For example, 
you could have standard black text with bold red numbers.  
To do this: 
1. Select or Click one of the bullets or numbers to select just them, not the text in the list 
items. See figure below. 
2. Format them the way you would any other text by using the commands on the Ribbon.  
3. Click away from the list to see the final reformatted list. 
This modification can be saved as a style and can be easily accessed from the Style Task 
Pane. 
For more information on lists and list types and functions go to 
http://office.microsoft.com/training/Training.aspx?AssetID=RC102161651033&CTT=6&Origin=R
C102161651033
for an online tutorial of Bullets, numbers and lists. 
USING IMAGES IN YOUR DOCUMENT  
Images are used in documents for reference, emphasis, explanation, or aesthetics. It is best 
practice is to use images that are representative of the content of the document. 
Inserting Images/Pictures 
Placement consideration of an image in your document is important. Place images so they 
will make sense. 
It is best practice to left align an image. This will be helpful when converting the 
document to html. Avoid placing images in tables.  
Word 2007 – Best Practices for Authoring Structured & Accessible Documents 
Page 13 
Figure 6 - example of a left aligned image 
Image Labeling - ALT Text (tags)  
It is important that all images have a text description attached to it.  This allows for a description 
of an image when people do not have graphics enabled on their computers.  This description is 
called an Alt Text in Word. 
The text description should support the context of the document and/or conveys information to 
the user.  
Provide a short description of the image that would briefly describe what the image is 
representing. If the example image was part of a technique for typing with one finger, a 
short description
might read "One-finger typing technique with index finger" while 
the 
long description
would include more details such as "The one-finger typing 
technique uses the index finger to strike keys while the remaining fingers and thumb are 
extended away from the keyboard." 
To enter a text description for an image: 
1.  Right-click on the image 
2. The short cut menu appears  (see figure 7) 
3. Select  “Size” from the menu. 
4. The Size dialog box appears (see figure 8) 
5. Select the Alt Text tab 
6. In the Alternative Text: field, enter the image description. 
7. Select the Close button. 
Word 2007 – Best Practices for Authoring Structured & Accessible Documents 
Page 14 
8. Use discretion in applying ALT tags.  ALT tags need to be descriptive and convey the 
meaning behind why the artwork or illustration has been included in the text.   They do 
not need to be lengthy.   
Figure 7 - Shortcut menu, Size option 
Figure 8 – Size dialog box, Alt Text tab 
USING CHARTS AND DATA TABLES: 
Charts and Data Tables are visual ways of representing a group of data. A best practice for 
charts and data tables in Microsoft Word is to create the items within the document. 
Charts – Charts are recognized as images when converted to html.  A Chart will need 
to have information that describes the chart just like other images in your document.  
Tables - A table is a row and column matrix of cells that can contain text, images and 
other objects. While the main purpose of tables is to present data in a grid format, they 
can also be used to control the layout of content on a page.  
Creating Charts: 
To create a new chart: 
1. From the Insert tab, select Chart  
2. The Insert Chart dialog box appears (figure 9) 
3. From the Left hand menu select the chart option 
4. From the Right hand display, select the chart type. 
5. Select OK 
Word 2007 – Best Practices for Authoring Structured & Accessible Documents 
Page 15 
Figure 9 – Inserting a new chart 
6. The Datasheet View in Excel appears to enter data or identify the data to chart. Add 
values by selecting a cell and typing in the value.  
Remember to be sure that the data has labels for the rows and columns. This is 
important because it equates to items for the Axis and Legends of the chart.   
You can also paste information from another source into a cell.  
Information in the Datasheet can be formatted for font, size, color, etc. from the 
Formatting Toolbar (Figure 10) 
Figure 10 – Identifying the Data set for your chart
7. Highlight the range of data in the Datasheet 
Word 2007 – Best Practices for Authoring Structured & Accessible Documents 
Page 16 
8. Click back to your word document.  The new chart has been created with the selected 
range of data. (Figure 11) 
Figure 11 – New Chart created from selected data. 
NOTE:
Be sure to place a description of the chart and the data represented BEFORE 
inserting the chart in your document. 
Inserting Tables: 
Good Accessibility Practices for Tables 
Keep tables simple with minimal nesting.  
Avoid complex nested tables with multiple split and merged cells.  
Avoid splitting or merging cells after data has been entered, as this can confuse the reading 
order of the cells.  
Use percentage rather than pixels to set table and cell size. This will allow the table to resize 
gracefully.  
Keep heading labels short and descriptive. Use comments if they need longer explanations.  
Add descriptions before the table to provide information about the table.  
The reading order of tables is linear starting from the top left cell to the bottom right cell. The 
contents of each cell, including nested cells, are read before moving to the next cell. 
To create a table: 
1. From the Insert tab click Table (See figure 12)  
2. Drag your mouse over the squares to designate the number of columns and rows to 
insert.  
3. Left Click the mouse once designated. 
4. The table appears on the word document. 
Documents you may be interested
Documents you may be interested