view pdf winform c# : Check links in pdf control software system azure winforms .net console WordsNumberingExplainedUSLetter1-part1403

Word’s numbering explained (article contributed by John McGhie) 
Page 11 of 25 
3 Multiple Kinds of Numbering 
Copyright © 2000 by the Microsoft Word MVPs. 
In the example, there are seven paragraphs. They may all be members of the same 
list  template,  or  they  could  have  more  than  one  list  templates  applied.  Each 
paragraph could be attached to a different list template.  
When I prepared the example, it had only one style applied. However, there could be 
three. The list template may associate a single style with all nine levels, or one style 
for each level, or no style at all (which means it could be applied over the top of any 
Of course, if some or all of the paragraphs are assigned different list templates, the 
actual style definitions applied become close to random. A Word document tends to 
crash if the number of list templates in a single list gallery exceeds 256, so we have 
potentially 2,304 combinations of formatting for each list. In a 300-page manual with 
a list on each page,  that’s  more than  half a  million  differences in  the numbering 
within a single document. In a document that is supposed to follow the company’s 
standard style guide. 
Now you can understand why MVPs often advise people simply to remove all the 
numbering from a document and start again: the complexities far exceed the capacity 
of a human being to work with them. 
Check links in pdf - insert, remove PDF links in, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Free C# example code is offered for users to edit PDF document hyperlink (url), like inserting and deleting
adding a link to a pdf in preview; pdf reader link
Check links in pdf - VB.NET PDF url edit library: insert, remove PDF links in, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Help to Insert a Hyperlink to Specified PDF Document Page
adding a link to a pdf; pdf hyperlinks
Word’s numbering explained (article contributed by John McGhie) 
Page 12 of 25 
4 Applying Numbering 
Copyright © 2000 by the Microsoft Word MVPs. 
4.  Applying Numbering 
Now we’ve busted our brains trying to understand how numbering works, we also 
need to think about how to apply it the document. The exact method by which you 
apply numbering has a dramatic effect on how stable it is and what goes wrong with 
4.1  Numbering Button 
One problem  we  run  into  is  the List Number  Default  button  on  the Formatting 
toolbar. This is normally called the Numbering button.  
In previous versions of Word, it always applied a predefined list numbering format. 
In Word 2000, this was changed. It now applies an outline list template, and the list 
template it applies is the one used most-recently by the particular user-ID on that 
particular computer. 
If you select ten paragraphs in Word 2000 and click the Numbering button, the list 
will be an Outline list by default. There is no indication of this, but each paragraph 
has become a member of a list that contains nine levels. To change levels: 
If, on the Edit tab of the Tools + Options dialog, you have the Tabs and Backspace 
set left indent checkbox ticked, you can change levels by placing your insertion 
point at the beginning of the paragraph, just after the number, and hit Tab to go 
down a level, or Shift/Tab to go up a level. Most people don’t know this, or why 
their numbering keeps changing. Exciting, isn’t it? 
Fortunately the above option can be turned off and most seasoned Word users do 
turn it  off. Corporate  users  (should)  have  it turned  off  for  them  (this is very 
simple to achieve using an AutoExec macro in an Addin). 
If  you have the Tabs and Backspace set left indent checkbox turned off, you can 
change levels by clicking anywhere in the paragraph and pressing Alt/Shift/Left 
Arrow  to  go  down  a  level  or  Alt/Shift/Right  Arrow  to  up  a  level  (these 
commends can be dragged onto the toolbar if desired - they are OutlinePromote 
and OutlineDemote, respectively). 
Let’s  say  I  select  some  paragraphs  and  choose  Format>Bullets  and 
Numbering>Numbered and choose one of the list templates. This will make the list 
template I chose my “Default”. From then on, each time I click that button on that 
computer using that user-ID, I will apply exactly the same list template. If I have 
gone further and defined that list template to associate with a style, whenever I click 
that button, the list template and the style will both be applied. 
However, if I take the document home, and apply some numbering from there, the 
numbering applied by that button will be the default list template on that machine. It 
will be different: it may also apply a different style. If another user gets hold of the 
C# PDF Convert to HTML SDK: Convert PDF to html files in
toolkit SDK, preserves all the original anchors, links, bookmarks and using RasterEdge.XDoc.PDF; program with an incorrect format", please check your configure
active links in pdf; convert a word document to pdf with hyperlinks
.NET PDF Document Viewing, Annotation, Conversion & Processing
Add, edit, delete links. Form Process. Online Demo See the PDF SDK for .NET in action and check how much they can do for you. See Pricing
pdf edit hyperlink; adding hyperlinks to pdf documents
Word’s numbering explained (article contributed by John McGhie) 
Page 13 of 25 
4 Applying Numbering 
Copyright © 2000 by the Microsoft Word MVPs. 
document, the numbering they apply will be different again. Yet all three times the 
users hit exactly the same button whenever they wanted numbering! 
4.2  Direct numbering 
Numbering can be applied directly to paragraphs, just as a font or indent can be. 
This is known as direct formatting numbering. If you select a paragraph or set of 
paragraphs  and  click  the  Numbering  button  on  the  toolbar,  you  will  get  direct 
numbering. If you use the Format>Bullets and Numbering command on the Format 
menu,  you  may  get  direct  numbering,  or  you  may  get  style-based  numbering, 
depending upon which list template you choose. 
Direct  numbering  is  by  far  the  most  common  numbering  seen  in  the  corporate 
environment, and overwhelmingly the most troublesome and difficult to fix. 
When you apply direct numbering, the paragraph simply contains a pointer to a list 
template. If you copy the paragraph to another document the list template is copied 
to the other document as well, as a separate object, and added to the ones that are 
already in it. 
Consider a list of seven items. Five were created in the document. They have list 
template number 213 applied. Two were copied from another document. Two users 
edited  the  other  document.  The  two  paragraphs  have  list  templates  7  and  128 
applied.  The  result  now  has  list  templates  213,  7  and  128  applied  to  the  seven 
paragraphs. The seven paragraphs are actually members of three separate lists, and 
only one of them is applied anywhere else in the document. 
Similarly,  if  you  move  a  paragraph  from  one  list  to  another  within  the  same 
document,  you  will  get  exactly  the  same  problem;  and  you  are  likely  to  get 
"spaghetti  numbering"  as  soon  as  you  do  so,  as  a  result  of  the  mixture  of  list 
templates present within a single sequence of consecutive paragraphs. (to give the 
simplest example, you might end up with a list numbered: 1,2,5,3,4). 
If other users apply or adjust any of these paragraphs, they will apply their own list 
template to some of them. Nevertheless, chances are the numbering will break before 
that happens. 
4.3  Style-based numbering 
A numbered or bulleted list may be associated with a style. It does not have to be. 
The recommended way, and the most stable approach to numbering, is to define it 
using Format>Style. If you do, your numbering will be associated with a style. 
When  numbering  is  associated  with  a  style,  Word  sets  a  pointer  in  the  style 
definition that links the style with a list template in the document. The style does not 
C# PDF Convert to Word SDK: Convert PDF to Word library in
original text style (including font, size, color, links and boldness using RasterEdge.XDoc.PDF; a program with an incorrect format", please check your configure
pdf link to email; add hyperlink in pdf
C# PDF Page Replace Library: replace PDF pages in, ASP.NET
text, images, interactive elements, such as links and bookmarks using RasterEdge. XDoc.PDF; load a program with an incorrect format", please check your configure
add links to pdf acrobat; clickable pdf links
Word’s numbering explained (article contributed by John McGhie) 
Page 14 of 25 
4 Applying Numbering 
Copyright © 2000 by the Microsoft Word MVPs. 
store the numbering list template; the style merely indicates which list template to 
This exposes us to the danger of circular references. If, say, your Heading 1 style 
points to Outline List Template 4, the list template can point to nine styles, one for 
each level of the list. In fact, one of the hard and fast rules of defining outline list 
templates is that you must never associate the same style with more than one level. 
Unfortunately, Word does not prevent this. 
In a corrupt document, you often find that Heading 1 points to one list template, 
Heading 2 to another, and Heading 3 to yet another. But each of the list templates 
have nine levels, so each list template points back at nine styles (a circular reference). 
4.4  Style-Template conflicts 
Where numbering is style-based, both the style and the numbering list template store 
indents, margins, and tabs. As does the paragraph the combination is applied to. It is 
possible for the measurements  in  the  style  to  conflict with the indents  in the list 
template. And for both to conflict with the measurements already applied as direct 
formatting to the paragraph.  
Direct tabs and indents applied to the paragraph will always override any others. 
The formatting of the list template will always override the style. If both of the above 
are absent, the indents and tabs come from the style. 
Whenever  you  define  the  formatting  of  a  list  template,  it  always  overrides  the 
settings of the underlying style. This is a bug. 
A second bug is that when you define list template formatting, it transposes some of 
the  measurements.  The  paragraph  has  a  left  margin,  an  indent,  and  a  first-line 
indent. The list template has no left margin, it has a position and a hanging indent. 
Whenever you adjust the formatting of a list template, it will transpose its hanging 
indent measurement into the style’s left margin setting. You need to remember to go 
back and correct the formatting of the style each time you adjust a list template. 
Recall that the style does not contain the list template formatting. This means that it 
is quite possible to have more than one style attached to the same list template. In 
amateur documents, it is quite common to have several styles with different names 
used for the same type of paragraph. They may all point to the same list template. Or 
they may each point to different list templates that may or may not have the same 
If multiple styles point to the same list template, this gets exciting when someone 
redefines  one of  the  styles.  The  measurements will  no longer  suit  one  of the  list 
templates, and things rapidly go down hill. It gets even more perplexing if you have 
multiple  styles  pointing  to  different  list  templates.  You  may  redefine  the  list 
template: only some of the paragraphs come right. You may redefine a style: again, 
Word’s numbering explained (article contributed by John McGhie) 
Page 15 of 25 
4 Applying Numbering 
Copyright © 2000 by the Microsoft Word MVPs. 
only some of the paragraphs will follow. You need to hunt down all the styles and all 
the list templates and unify them all. 
The converse cannot be true: You cannot have multiple list templates in paragraphs 
formatted with the same style. This is why we recommend that you always apply list 
numbering with a style. If you always apply the same style name, you will always 
apply the same list template. 
4.5  Template conflicts 
There are two common causes of template conflicts. 
If individual users have different definitions for the various list templates involved, 
the numbering breaks each time a different user opens the document. I recommend 
that you orphan Normal style so that it is not used in the document, and ensure that 
none of the styles that contain numbering in the document are based upon it. This 
lessens the number of times you will suffer the problem. 
The  second  conflict  occurs  if  any  document  with  numbering  is  attached  to  its 
template with “Automatically update styles on open” set to ON. Each time you open 
the  document,  Word  resets  the  style.  This  either  conflicts  with  or  resets  the  list 
template, and breaks the numbering. 
Word’s numbering explained (article contributed by John McGhie) 
Page 16 of 25 
5 Numbering in action 
Copyright © 2000 by the Microsoft Word MVPs. 
5.  Numbering in action 
Let’s  take  a  simple  technical  manual:  It  has  a  TOC,  Index,  Five  Chapters  and 
numbered headings. That’s one outline numbered list so far.  
In the body, there are some footnotes: a numbered list. There are some numbered 
steps, also a numbered list. It also has two multi-level numbered lists, which in this 
case will be two separate outline lists. 
In  the  footer there is a  Page  x  of  y  page  number,  and in  the  body,  some  figure 
captions. These are two field-based lists: one is automatic (using LISTNUM fields), 
the captions are manual (using SEQ fields). 
This is a simple example, so let’s stop there. The following pages will go through the 
various  kinds and  types of  numbering in  the document  and  explain some of  the 
5.1  Page numbering 
Word produces page numbering  with  a  simple built-in  field  that it  automatically 
updates as it paginates. Page numbering is very stable and rarely gives trouble. 
It is worth mentioning that in Word, “pages” do not exist in the document file. Like a 
professional  typesetter,  Word  makes  up  its  pages on  the  fly  when  it  displays  or 
prints  a  document.  Word  uses  measurements  from  the  installed  fonts  and  the 
installed  printer driver to do  this. It is almost impossible to get  two machines so 
exactly similar that a document will paginate with exactly the same page breaks on 
each. Sometimes people complain that when they open the document on a different 
machine, some of the page numbers in the TOC or Index are “wrong”. They’re not: 
when the document is opened on the other machine, minute variations in set-up that 
do not  show over a ten  page memo  will cause variations in the position of page 
breaks in a 1,000-page manual. If you remember to update the TOC and Index before 
you print, the problem corrects itself. 
The other classic cause of bad page numbering is multiple “sets” of page numbers in 
the document. There are two places you can add page numbers: to the “document”, 
or  to  the  running  Footers.  If  you  use  Insert>Page  Numbers,  you  add  the  page 
numbers in little floating fields that sit in the drawing layer above the text layer. If 
you open View>Headers and Footers and click in a footer, then click the hash sign # 
you insert the page number field in the footer, on a section-by-section basis. 
Unfortunately, there’s nothing to stop you adding them in both places, and having 
them start at different numbers. If you find that the numbering is out for just one 
section of the document, this is a classic sign that you have conflicting sets of page 
numbers in the document. 
Word’s numbering explained (article contributed by John McGhie) 
Page 17 of 25 
5 Numbering in action 
Copyright © 2000 by the Microsoft Word MVPs. 
5.2  Tables of contents 
The Table of contents (TOC) is not a Numbered List. It simply copies the text of the 
headings in page number order, including any numbering that may be applied. If the 
headings have  numbers, the TOC  generator  copies  those  numbers. The generator 
automatically applies TOC Styles 1 to 9 to format the TOC. The generator sets the 
styles to Automatically Update, which enables it to automatically set their formatting 
according to hard-coded defaults chosen by the TOC format setting. If you want to 
prevent this, set your TOC format to “From Template”. Word will then leave the 
formatting of your TOC styles alone. 
Simple and stable: not much goes wrong with TOCs for this reason. The only catch is 
that the entire TOC is a field itself, and if you don’t know this, you can mangle it. 
The generator actually generates the page numbers in the TOC by inserting a hidden 
bookmark at every Heading in the document. In the TOC itself, Word 97 generates a 
hyperlinked  PAGEREF  field  for  each  page  number,  referencing  the  appropriate 
heading (if you click on the page number it takes you to the Heading).  In Word 2000 
it generates a more complex hyperlinked field, which allows you to click on the text 
in the TOC to go to the referenced Heading. 
Either way, you can see these hyperlink fields by right-clicking any page number 
and selecting "Toggle Field Codes".  You can see the hidden bookmarks by selecting 
any Heading in the document, selecting Insert>Bookmark, and ticking the "Show 
Hidden Bookmarks" checkbox.  The hidden bookmark applied to the heading you 
are in will be selected in the dialog, and its name will tally with that in the relevant 
field in the TOC itself. 
When you update the TOC (by selecting it, pressing F9, and choosing "Update entire 
Table"),  all  the  hidden  bookmarks  that  have  been  applied  to  the  Headings  are 
deleted and recreated - you  can  see that their  names have  changed, if you  look.  
However,  prior  to  Word  97,  the  hidden  bookmarks  were  not  deleted  when  you 
regenerated the TOC; instead, a new set of bookmarks was created each time;  so you 
could  very quickly end up with  hundreds  of redundant bookmarks, leading to a 
huge increase in file size and, frequently, to document corruption. 
You can convert the entire TOC to ordinary text. If you do, the styles remain applied 
and the entries are all converted to hard text. People sometimes do this to prevent 
document corruption. In Word 6, if you re-generated the TOC too many times, the 
document would corrupt, so people would convert the TOC to hard text to prevent 
this happening. This is no longer so necessary in Word 95 and above, but you may 
find it in up-converted documents. The problem with the technique is that when the 
document gets to a different computer, the page numbers in the TOC will be wrong. 
You will rarely see problems with TOC numbering. If you do, unless the user has 
manually typed the wrong numbers into the TOC, the problem exists in the body of 
the document, not in the TOC. If you regenerate the TOC, you remove any manually 
Word’s numbering explained (article contributed by John McGhie) 
Page 18 of 25 
5 Numbering in action 
Copyright © 2000 by the Microsoft Word MVPs. 
typed numbers, unless they are in the body of the document. In fact, the TOC is an 
excellent device for looking for numbering problems in the body of the document. 
Since you have to check the TOC anyway before you publish, you might as well look 
for numbering problems while you are at it. 
5.3  Index 
The Index works in a similar way to the TOC (although unlike the TOC, the index 
contains  no  hyperlinks).  Index  styles  1  to  9  set  the  formatting,  and  the  Index 
generator automatically applies them. The index generator copies the page numbers 
from  the  page  number built-in  counter  Word maintains.  Again,  it  is  simple  and 
If you see bad numbers in the Index, it means the page numbering in the document 
is bad. Often, it is because the user has forgotten to suppress the display of hidden 
text before generating the Index. The hidden text throws various paragraphs onto the 
following page: when you print the book, the page numbers in the index don’t match 
those printed. A trap for young players... 
5.4  Chapter numbering 
There are several ways of applying Chapter Numbering. You can apply it as part of a 
style, or as direct formatting, or type it. 
By rights, the Chapter heading should be Heading 1 style, and the user should have 
used the list template that shows the word “Chapter” in its picture. If they did, the 
chapter numbers are part of the heading numbers outline numbered list template. 
Some  people  elect  to  type in the chapter  number,  particularly  if the chapters  are 
separate files. If they do this, they frequently forget to check the chapter numbers 
when they add a chapter. Gotcha! 
People  working  with  multiple  files  sometimes  use  Heading  1  for  the  Chapter 
heading, but  manually set  its starting  number. If you  right-click the  chapter title, 
immediately after the chapter number, you can set the Start-At number. This is a 
fertile source of bother. Any time  the user updates the style, they must manually 
reset all the chapter numbers. If the chapter ever becomes part of a master document, 
the  master  document  resets  the  chapter  numbering  each  time  a  user  opens  the 
document.  If  the  template  is  attached  with  Automatically  Update  Styles  set,  the 
chapter numbers are reset each time the document opens. 
If  the  chapter  numbering  is  applied  by  direct  formatting,  odd  corruptions  are 
possible if you redefine the style upon which the numbering is based. The classic 
case is where the direct formatting list template is different from the list template 
associated with the styles. The cure is to remove all numbering and re-apply just one 
Word’s numbering explained (article contributed by John McGhie) 
Page 19 of 25 
5 Numbering in action 
Copyright © 2000 by the Microsoft Word MVPs. 
5.5  Heading numbering 
Heading Numbering is simply a list template in which levels 1 to 9 are attached to 
styles 1 to 9 (normally, Heading 1 through Heading 9). 
Heading numbering is more stable than other types because (as long as you define it 
correctly initially) it is usually a single list, and it almost never restarts. Where you 
get problems with heading numbering, remove it and re-apply it. This should re-
create it as a single list if it has become broken into pieces. 
You  have  to  be  looking  for  trouble  to  break  heading  numbering.  Unfortunately, 
converting the document to a different format is “looking for trouble.” Converting 
between Word 6 or 95 and Word 97/98/2000/2001 is thrill seeking, and converting a 
document to or from WordPerfect is almost guaranteed to break it. 
In the default list templates seen in the Format>Bullets and Numbering dialog under 
the Outline Numbered tab, three of the samples show the word “heading” in their 
pictures. These list templates are automatically associated with the built-in heading 
styles Heading 1 through Heading 9. By default, Word’s built-in heading styles have 
list levels 1 to 9 assigned. It’s this list level that governs the operation of the heading 
outline numbering. 
There  are  three  ways  of  applying  heading  numbering:  with  a  style,  by  direct 
formatting,  or  typing.  Professional writers  tend  to apply it  with  styles, corporate 
users tend to apply it as direct formatting. Users in trouble sometimes try to correct it 
by typing it. Any document that has ever been saved to a text-based format or to a 
format earlier than Word 6 will have hard-typed numbering throughout. 
If  the  numbering  has  been  applied  with  styles,  it  is  robust  and  unlikely  to 
malfunction. Because each style can point at only one list template, all headings in 
the  document are likely  to be members  of  the  same list. Text copied  from  other 
documents should assume the style definition of the destination document, and thus, 
become a member of the same list. 
When applying heading numbering, it pays to take great care that you use a default 
list template that is associated with the Heading  styles. These list templates  have 
special properties: they “know” that they belong on Headings. If you decide to use a 
different list template for heading numbering, you  must first create your styles 1 
through nine, then assign  each of the styles an outline level, and finally associate 
each level of your outline list template with a different style. It’s a lot of work, and 
it’s not worth it: Use the built-in Heading styles: the work has been done for you. 
You should apply heading numbering using Format>Style. 
Trouble may break out if the user starts fiddling around with the style definitions. 
They may associate the same style with more than one level in the list template. A 
classic example is to have Heading 1 associated with Level 1 (the chapters) and Level 
5 (the appendices). This was a recommended work-around for Appendix numbering 
Word’s numbering explained (article contributed by John McGhie) 
Page 20 of 25 
5 Numbering in action 
Copyright © 2000 by the Microsoft Word MVPs. 
in Word 6 and 95, so you will often see it in up-converted documents. You need to 
reset the list template to cure this. 
A rare error, but a far more damaging one, is to have the same style associated with 
more  than  one  level in a list. You often  see  this in corporate documents: the list 
template is simply cactus: remove and replace it.  
 variation  on  this  is  that  various  heading  levels  are  members  of  different  list 
templates. This is perhaps the most common spaghetti-numbering error in corporate 
documents. Both list templates are now corrupt: you have to remove both, reset both, 
and re-apply just one of them. 
5.5.1  Direct Formatting Headings 
If the numbering is applied as direct formatting, it should be applied from the first 
Heading 1 in the document, all the chapters should be in the same document, and 
the Chapter Titles should all be Heading 1 style. If the author follows these rules, all 
will be well. And pigs might fly... 
If you apply heading numbering using Format>Bullets and Numbering you apply it 
as  direct  formatting,  which  is  not  stable. The  list  template  it  is  applied  as direct 
formatting, but only to those paragraphs that currently have the built-in Heading 
styles applied. This updates the document’s internal style so that it points to the list 
template. However, paragraphs copied in from another document may not correctly 
accept the numbering, and if the style is re-applied from the template, the headings 
may lose their numbering, or the template numbering may  conflict with the local 
numbering and corrupt the document. 
This can lead to a really nasty situation where you re-apply, for example, Heading 3. 
This sets the Heading 3 paragraphs in the document as members of a different list. 
Problems will occur when text is copied from another document. That text may or 
may not have heading numbering already applied. Even if it does, it cannot have the 
same list template applied. So some or all of the copied text may be in a different 
outline numbered template from the rest of the document. This is the beginning of 
the  “spaghetti  numbering”  bug.  In  spaghetti  numbering,  one  or  more  heading 
numbers are out of sequence, and try as you might, you cannot get all the headings 
to number correctly. 
If  you catch it  early, the cure is simple: remove the heading numbering, save the 
document and close it. Then re-open it, and re-apply the heading numbering from 
the first Heading 1 in the document. 
Documents you may be interested
Documents you may be interested