view pdf winform c# : Add links to pdf software application dll winforms html azure web forms Workshare-White-Paper-Guide-Document-Comparison-Security-Corporate-Legal-np0-part1437

A Guide to Document 
Comparison and Security 
for Corporate Legal
An Osterman Research Report
Author: Osterman Research, Inc   
Published: April 2009
Add links to pdf - insert, remove PDF links in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Free C# example code is offered for users to edit PDF document hyperlink (url), like inserting and deleting
pdf links; pdf link to specific page
Add links to pdf - VB.NET PDF url edit library: insert, remove PDF links in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Help to Insert a Hyperlink to Specified PDF Document Page
pdf link to attached file; pdf hyperlink
A Guide to Document Comparison & Security For Corporate Legal 
©2009 Osterman Research, Inc. 
2   
Executive Summary 
THE NEED TO MANAGE AND CONTROL DOCUMENTS 
Electronic documents are, for many corporate legal teams, the primary “product” that they 
manufacture.  Many legal teams follow predefined document workflows and manage documents 
within a central repository; others choose to assemble, revise, and verify information using 
nothing more than their email and word processing applications.   
Administrative and legal professionals generate the majority of their documents using several 
different Microsoft productivity applications, including Microsoft Word, Excel and PowerPoint.  It is 
not uncommon for users within the same organization to use multiple versions of the same 
application.  These documents are then routinely sent via email to communicate and share 
document drafts with other team members.  
In today’s organizations, documents are created, revised and reviewed on desktop computers, on 
the go with laptops, or mobile devices such as BlackBerry’s. As part of the review cycle these 
documents are shared with others, who then make modifications and forward them to additional 
interested parties, who further revise them and circulate them again to even more people.  These  
teams not only review and share documents but attach new versions to messages as they are 
distributed to co-workers, colleagues, partners, and customers for input.  
Documents are commonly stored in a variety of document management systems and formats, 
some of which cannot be edited by the people who need access to them.  Many of these 
documents contain metadata or confidential information and can expose potentially sensitive 
content to those who are not authorized to see it.  
The end result is a mish-mash of document management practices, version control problems, lost 
productivity, and higher costs – all of which will become more pronounced as documents and 
document types proliferate, and as economic pressures force companies to do more work with 
fewer people and tighter budgets. 
THE CONSEQUENCES OF NOT DOING THINGS PROPERLY 
An organization that does not adequately address these problems can suffer a variety of 
consequences including damage to an organizations brand, lost customers, legal actions and 
fines for improperly managing information. 
Organizations in which documents are 
not managed properly can also have a 
sever loss in employee productivity.  If 
we conservatively assume that the 
average employee who is paid $60,000 
each year wastes just five minutes per 
day dealing with version control, file 
format and other document-related 
problems, an organization of 1,000 such 
users will lose $625,000 annually in 
employee productivity. 
However, the consequences can be much more severe and costly than just productivity.  For 
example, there have been a number of legal cases in which metadata has been mistakenly 
exposed or not presented as required.  An organization’s inability to track this information or its 
failure to produce it in a timely way can lead to enormous legal judgments or sanctions. 
An employee who 
makes $60,000 per year and 
who wastes 5 minutes per day 
will cost the organization $625 
per year in lost productivity 
C# PDF Convert to HTML SDK: Convert PDF to html files in C#.net
HTML converter toolkit SDK, preserves all the original anchors, links, bookmarks and to Use C#.NET Demo Code to Convert PDF Document to Add necessary references
clickable links in pdf files; adding hyperlinks to pdf files
.NET PDF Document Viewing, Annotation, Conversion & Processing
PDF Write. Insert text, text box into PDF. Edit, delete text from PDF. Insert images into PDF. Edit, remove images from PDF. Add, edit, delete links. Form Process
add a link to a pdf in acrobat; pdf link open in new window
A Guide to Document Comparison & Security For Corporate Legal 
©2009 Osterman Research, Inc. 
ABOUT THIS GUIDE 
This guide focuses on the key challenges in managing documents in today’s companies and 
looks at the technology that is helping organizations with document comparison, metadata 
removal, content security and company-wide policy control. This guide also discusses key 
questions that decision makers should ask as they develop business practices and deploy 
technologies to resolve them.  
What are the Key Challenges in Managing Documents? 
MULTI-PARTY REVIEW AND MODIFICATION/VERSION CONTROL 
Collaboration has become the byword of the modern organization and will become more 
important as organizations become more distributed and more dependent on teams to manage 
projects.  A key element of any collaborative process is the ability to create, review and publish 
documents of various types easily and efficiently. 
However, many collaborative tools today lack a variety of important features that are necessary to 
ensure a seamless document creation and modification process: 
Version control
Arguably one of the most critical challenges in any collaborative document process is version
control.  The issue is exacerbated by the use of email as a file transport mechanism, as well
as by the sometimes large number of users that often participate in the document editing
process.  While the “track changes” feature available in virtually all word processors is of
some help, it does little to solve the underlying version control issue with which most users
must contend.  For example, sending documents for review via email cannot ensure that
reviewers will use “Track Changes” or make edits to the latest version of a document,
resulting in frequent modification of old versions and extra work in reconciling multiple, edited
versions.
Accurate document comparison
The ability to accurately compare different versions of a document is critical, particularly for
sensitive documents like contracts, proposals, statements of work and the like.  This is
especially true for documents in which the legal and/or regulatory consequences for
misstatements can be severe. A “good enough” comparison that misses details like
complicated formatting or table cell changes can have damaging consequences.
Managing multiple document formats
There can be difficulties in ensuring compatibility between multiple document formats,
especially when different versions of the same software are used in an organization (e.g., the
difference in file format between Microsoft Word 2007 and Word 2003), not to mention when
different vendors’ software is used.  For example, the typical user today will create or be sent
.doc, .docx, .rtf and .pdf files.  Resolving the differences between file types and allowing
individuals to access and modify documents regardless of the software they use is vital to
ensuring employee productivity.
Ease of use
If a system is not easy to use, employees simply will not use it.  Consequently, the difficulty
inherent in using many content control solutions will keep employees from utilizing them,
negating much of the value the organization had hoped to realize by deploying the system.
Solutions that are easy to use and leverage your existing software tools and infrastructure
investments will increase adoption and limit training costs.
VB.NET PDF Convert to HTML SDK: Convert PDF to html files in vb.
Turn PDF images to HTML images in VB.NET. Embed PDF hyperlinks to HTML links in VB.NET. Convert PDF to HTML in VB.NET Demo Code. Add necessary references:
adding links to pdf; add hyperlinks to pdf
C# PDF Convert to Word SDK: Convert PDF to Word library in C#.net
the original text style (including font, size, color, links and boldness). C#.NET DLLs and Demo Code: Convert PDF to Word Document in C# Add necessary references
add links in pdf; pdf link to email
A Guide to Document Comparison & Security For Corporate Legal 
©2009 Osterman Research, Inc. 
4   
METADATA CLEANING & MANAGEMENT 
Metadata is often defined as “data about data,” an accurate and descriptive definition, but not an 
especially useful one. Metadata should be thought of as information associated with and made 
part of an electronic document that is not visible in the normal viewing or printing of that 
document. In that sense, “hidden data” might one day replace “metadata” as a more useful term.  
Metadata includes descriptive, historical, 
and technical information and is typically 
generated automatically. It can also include 
hidden information manually added by 
users of the document. Classic examples of 
metadata are the information contained in 
“document properties” and comments or 
tracked changes in Microsoft Word 
documents. 
What Challenges Does The Organization Encounter? 
MANAGING & ENFORCING CONTENT POLICIES 
The vast majority of legal teams utilize a metadata solution on desktop computers to limit the risk 
of sharing critical content. However, metadata protection on the desktop is only part of the 
challenge. Organizations need to go beyond the desktop and secure documents across 
BlackBerry’s, web mail and USB drives. Some companies will require tools to easily monitor and 
enforce metadata policies across the entire organization. 
The key to managing content no matter where the document is located is policy control. With the 
ability to define policies to manage, secure and control content organizations are able to enforce 
content policies. Whether it’s monitoring users to make sure a metadata policy is followed, or 
enforcing PDF file formats on any document that leaves a department,  policy management is 
one of the most important best practices that any organization can follow.   
INFORMATION GOVERNANCE & RISK MANAGEMENT 
Analyzing outbound email communications and performing policy-based operations for 
documents that violate security policies are necessary protective measures in today’s 
environment.  From preventing IP data loss to enforcing information barriers to avoid conflicts of 
interests or to preserve insider lists, organizations today need to look at solutions that provide 
end-to-end document level security.  A PDF conversion policy is one solution to secure your 
content before it is emailed as an attachment or transferred to a portable media device. 
Encryption is another option that allows today’s organizations to control data that is more mobile 
on laptop computers and USB devices. 
While the protection of the specific content generated and managed by users is important in and 
of itself, the information about this data – or metadata – is also important to maintain.  In many 
cases, the metadata associated with electronic content is just as proprietary as the data itself, 
and so must be managed and secured along with the content. Without proactive metadata 
management, companies are subject to increased risks. Being able to remove, preserve and 
manage metadata is critical for a variety of purposes, not least of which are statutory and legal 
requirements. 
With lawmakers passing legislation that mandates stringent controls on information such as 
customer data, health records, transaction records, and non-public company data the cost of non-
compliance can be severe. An organization’s inability to track content, remove it as necessary or 
its failure to produce it in a timely way can lead to enormous legal judgments, sanctions, public 
An inability to properly clean 
metadata from documents can 
expose an organization to 
enormous liability 
How to C#: Basic SDK Concept of XDoc.PDF for .NET
You may add PDF document protection functionality into your C# program. to edit hyperlink of PDF document, including editing PDF url links and quick
pdf hyperlinks; add links to pdf acrobat
C# Create PDF Library SDK to convert PDF from other file formats
PDF with a blank page, bookmarks, links, signatures, etc. PDF document in C#.NET using this PDF document creating toolkit, if you need to add some text
pdf link; pdf email link
A Guide to Document Comparison & Security For Corporate Legal 
 
©2009 Osterman Research, Inc. 
embarrassment and lost customers. 
AUDITING DOCUMENT CHANGES 
Being able to track the changes each document reviewer makes can provide valuable information 
in legal matters, as well as identifying process improvements. A history of the document changes 
can provide detailed history into the evolution of a negotiation process, for example, and analyze 
the history of another reviewers input.  
INTEGRATION WITH A VARIETY OF PLATFORMS AND SYSTEMS 
Employees, particularly in larger organizations, must access several different systems to do their 
work.  A 2008 Osterman Research study found that 44% of information workers must access 
more than five different systems in the normal course of doing their job, and 68% must access 
more than three different systems.  Consequently, leading solutions must be compatible with a 
large number of platforms and systems.  Being able to leverage existing systems through 
integrations or web-based services will increase their utility as well as the employee productivity 
that will be gained from their use. 
LOST PRODUCTIVITY 
One of the key issues associated with poor document management and collaborative practices is 
the lost productivity that ensues.  This is, for many organizations, the worst problem they face 
because the problem is repeated over thousands of users in some cases.  As noted earlier, just 
five minutes of wasted time per employee each day can equate to $625,000 in lost productivity 
every year per 1,000 employees. 
COST 
While the problems discussed above can sap employee productivity and create a variety of other 
challenges, none of them will be solved if the solutions to address them are too expensive or 
provide a return-on-investment that is too low to justify their deployment. 
What Questions Should You Ask of Vendors? 
OVERVIEW 
Clearly, the problems outlined above are serious and should be addressed in order to reduce 
costs and improve the efficiency of the company.  However, it is important to ask the right 
questions at the outset of any product evaluation in order to accomplish two primary objectives: 
•  To define requirements up-front in order to satisfy all of the constituencies within an 
organization that will need to use the processes and technologies that are implemented. 
•  To put the vendors whose solutions are evaluated on a level playing field instead of relying 
on statements of individual vendors’ varying features, functions and specifications. 
We have assembled a list of questions that companies should ask of their prospective vendors.   
WHAT ARE THE KEY FEATURES AND FUNCTIONS YOU NEED? 
The features that a company might require to help manage documents will vary based on a 
number of factors, including the number of documents it will need to review in a given period of 
time, the size of the company, and the complexity of the documents that will be under review.  
Included later in this section is a list of features that should be considered for comparison among 
leading vendors’ solutions. 
VB.NET PDF: Basic SDK Concept of XDoc.PDF
You may add PDF document protection functionality into your VB.NET program. to edit hyperlink of PDF document, including editing PDF url links and quick
adding links to pdf in preview; convert a word document to pdf with hyperlinks
C# Image: Tutorial for Document Management Using C#.NET Imaging
more detailed C# tutorials on each part by following the links respectively are dedicated to provide powerful & profession imaging controls, PDF document, image
adding hyperlinks to a pdf; c# read pdf from url
A Guide to Document Comparison & Security For Corporate Legal 
©2009 Osterman Research, Inc. 
6   
•  Document comparison capabilities 
It is critical to evaluate the comparison engines of each offering.  It is vitally important to test 
these engines using complex and lengthy documents with complex formatting, since simple 
documents may not reveal the differences in accuracy between each comparison solution. It 
is also important to test the comparisons on other document formats your organization relies 
on such as PDF. 
•  Multi-user document tracking capabilities 
Except for use in all but the smallest organizations or for the simplest of documents, a 
solution should be able to support both serial reviews and parallel reviews in order to 
maximize the speed with which documents can be reviewed and the efficiency of reviewers.  
Further, the solution must protect master documents against corruption during the review 
process. 
•  Single-master tracking capabilities 
This is a key feature, particularly in 
organizations with a large number of 
reviewers and/or if multiple document 
repositories are employed.  Single-
master tracking ensures that the 
correct version of a document is the 
one under review regardless of where 
the document is stored. 
•  Metadata cleaning capabilities 
It is critical that a solution be able to clean metadata from any document.  As noted earlier, 
reasons for cleaning metadata might include removing communications between a client and 
an attorney that could be included as comments in a document, eliminating earlier changes 
that might not have accurately reflected company policy, or eliminating comments that could 
portray an organization in a negative light. 
•  Provision of document change history 
An audit trail of a document’s change history can be very important to demonstrate how a 
document evolved over time, and to determine who might have made changes and why the 
changes were made. 
•  Version control capabilities 
Version control is among the most vexing problems that any document reviewer will face.  
Any solution should ensure that the correct document is the one under review to prevent 
mistakes and time wasted reviewing older or incorrect documents. 
•  Comment management 
Comments are a vital part of the document review process because they allow reviewers to 
ask questions, request clarification from authors, point out potential violations of company 
policy, and so forth.  Any solution must be able to manage comments in meaningful ways, 
such as using tracking comments for each individual reviewer, allowing comments to be 
hidden, filtering comments by individual reviewers, and so forth. 
•  PDF capabilities 
Any solution should support both the creation and manipulation of the Adobe Portable 
Document Format (PDF) given the ubiquity of this format across multiple platforms.  
Individual reviewers should be able to create PDF documents, compare PDFs to other PDFs 
or Word documents, make changes to them, assemble multiple PDF documents into a single 
document, etc. 
A solution should be able to 
support both serial reviews 
and parallel reviews in order 
to maximize the speed with 
which documents can be 
reviewed. 
A Guide to Document Comparison & Security For Corporate Legal 
©2009 Osterman Research, Inc. 
Centralized policy management
Document security policies should be centrally managed to provide the maximum level of
control over metadata management, PDF conversion, encryption, or other security measures
to enforce how documents are shared, who has permission to access them, and how they
are controlled.
Ease of use
Ease of use is a critical consideration for any solution, since a system that is cumbersome,
time-consuming or difficult simply will not be used.
Document corruption prevention
Corrupt documents are the fear of all legal teams particularly at the 11th hour.  Corruption
can be prevented by solutions which control round-tripping by protecting the integrity of the
master version by not introducing bad formatting, styles and other word processing formats
into the master document.
Security capabilities and support
Security is of critical importance for any solution.  Depending on the organization’s policies,
security capabilities might include the ability to redact comments or changes, clean metadata
prior to document transmission or presentation; the ability to encrypt documents during
transmission and at rest, such as when written to CDs or DVDs; support for PDF security;
rights management; and data protection to ensure that sensitive information is not sent
outside of the company.
WHAT PLATFORMS AND ARCHITECTURES ARE SUPPORTED? 
The platforms and architectures that a solution can support are a vital consideration, particularly 
in a heterogeneous desktop and server environment, or when document reviewers in different 
organizations are involved in the review process.  Issues to consider here include support for: 
Microsoft Office, the near-ubiquitous desktop productivity application.
Client/server capabilities.
Support for leading server operating systems and desktop operating systems, including the
growing penetration of 64-bit operating systems.
Support for a variety of other systems, including Microsoft Active Directory, Citrix, Microsoft
Outlook, Lotus Notes, Microsoft Internet Explorer and various mobile platforms.
HOW CAN THE SOLUTION BE DEPLOYED? 
It is important that a solution support deployment options that are most useful to the organization 
today and also based on how its needs will change in the future.  It is important to not only 
evaluate installation options such as silent installation on desktops, but to also look at solutions 
that offer modular deployments so different workgroups can have a tailored interface with 
different features.    
WITH WHICH SYSTEMS DOES THE SOLUTION INTEGRATE? 
A document solution should support all of the systems in use by an organization today or that it 
might use in the future.  These systems might include Microsoft SharePoint (rapidly becoming the 
default collaboration platform in Exchange-enabled environments), Microsoft Office, EMC 
Documentum, Open Text, Autonomy Interwoven, Starlaw and various other platforms, as well as 
the email systems in which these documents will be sent. 
A Guide to Document Comparison & Security For Corporate Legal 
©2009 Osterman Research, Inc. 
8   
WHAT FILE FORMATS ARE SUPPORTED? 
Clearly, any document review solution must support conversion to and from all of the file formats 
that an organization might encounter, including all of the file formats even within the same 
vendor’s offering (e.g., Microsoft’s .doc and .docx file formats).  PDF support is also critical for 
any solution given the universal nature of this format.  
HOW ROBUST ARE THE OFFERINGS? 
A key consideration for any document review solution is its robustness:  the performance of the 
solution when under heavy use with large documents, its scalability and the architecture that the 
vendor has employed.  A solution that has been tested in many different environments will likely 
cause fewer issues. This is particularly important in very large deployments or when key users 
will be relying on the solution every day. 
HOW ARE POLICIES MANAGED? 
Policy management is becoming an increasingly important consideration for document review 
capabilities.  Vendors need to be asked a variety of questions, including: 
Can document security policies be
managed from a central administration
point?
What auditing and reporting tools are
available to ensure compliance with
company policies?
How granular are the policy
capabilities?
Are default policy templates provided?
Can policies be integrated with Active Directory?
The requirements for policy management will vary widely based on the specific needs of 
individual organization. 
HOW RELIABLE IS THE VENDOR? 
The strength of any solution typically rests on how well the vendor supports their offerings.  Key 
questions to ask of prospective vendors include their support options (24x7 support vs. support 
only during working hours), the number of locations they maintain, the number of customers that 
have deployed the solution, the partnerships they have established for integration of their 
platform, and their financial viability.  While this is not to say that a small, startup vendor cannot 
provide a robust and useful document review solution, solutions from large and established 
vendors can give decision makers confidence that their solution has been thoroughly tested by 
many users, will be supported over the long term, and that investments made in content review 
processes will not be lost. 
HOW DOES THE SOLUTION INCREASE PRODUCTIVITY? 
Organizations should be looking for solutions that: 
• Dramatically reduce staff time having to deal with processing, reviewing and  distributing
documents
• Eliminate user confusion over document versions and the master file
• Allow you to include clients in the review process
HOW MUCH DOES THE SOLUTION COST? 
Of course, any document solution must be affordable – the “perfect” solution that is too expensive 
to deploy or support for all of the constituencies that will need it is no better than an inadequate 
solution that is highly affordable.  
Policy management is 
becoming an increasingly 
important consideration for 
document review capabilities 
A Guide to Document Comparison & Security For Corporate Legal 
©2009 Osterman Research, Inc. 
When considering costs it is also important to identify and ask about other expenses such as 
implementation and training. If one solution requires a lot of IT support or many hours of end-user 
training that may no longer be the cheapest solution for your company. Also, be sure to evaluate 
the timesavings a solution may create. Some of the key questions to consider include: 
How many hours will the solutions save each employee
Will there be a reduction in the time it takes to create and review documents
Does the solution eliminate document issues like corruption or version proliferation
If one solution requires many hours of end-user training or has a greater impact on user 
productivity that may no longer be the best solution for your organization. 
Summary 
Managing documents effectively is critical for every corporate legal team. Legal professionals in 
today’s organizations produce and manage contracts, legal agreements, documentation, 
corporate policy manuals and more.  A failure to adequately manage these documents and 
control their content can lead to a variety of consequences, including loss of employee 
productivity, legal judgments, and customers. 
Technology that provides document capabilities that will permit individuals to manage documents 
efficiently and securely, and at the lowest possible cost in terms of both direct expenses and 
personal productivity are requirements in today’s companies.  As organizations evaluate the 
many solutions available to them, they should ask a series of detailed and probing questions to 
ensure that the solution they choose best matches their current and expected requirements. 
A Guide to Document Comparison & Security For Corporate Legal 
©2009 Osterman Research, Inc. 
10   
Product Comparison Worksheet 
The following worksheet provides a list of common features and functions to look for as you 
review document solutions for your organization. 
Solution 
Solution 
Solution 
DOCUMENT COMPARISON 
Can you compare Word-to-Word 
Can you compare PDF-to-PDF 
Can you compare Word-to-PDF 
Can you compare embedded Excel tables and other objects 
Can you compare multiple versions of documents? 
Can you synchronize between all versions and changes? 
Can you easily compare attachments in email messages 
Can you accept/reject PDF and Word changes with Word track 
changes 
Can you email a redline as track changes 
Can you email or save a redline as a PDF 
Can you perform paragraph, line, character and word level 
comparisons 
Can you manage and customize rendering sets 
Are comparisons of complex documents (100+ pages) accurate 
Is accuracy high in tables, list numbering, bullets & complex formatting 
COLLABORATION 
Does the user interface allow for easy review cycles 
Can multiple reviewers work in parallel on a document 
Can you manage comments with/without MS track changes 
Does it support MS track change reviews 
Can you compare one-to-many document versions 
Does it control a single master document for you 
Does it provide an additional level of version control? 
Does it decrease document corruption 
SECURITY 
Will the solution discover and remove metadata in documents 
Does it detect metadata with mobile users (Web Mail, PDAs, 
Blackberry’s) 
Can you easily enforce company-wide rules for metadata cleaning 
Does it go beyond metadata and prevent IP data loss, enforce 
confidentially and control information barriers 
Can rules dictate how to manage specific types of content 
Can the user initiate metadata discovery on files 
Documents you may be interested
Documents you may be interested