Over, Under, Around, and Through: Getting Around Barriers to EAD Implementation 
www.oclc.org/research/publications/library/2010/2010-04.pdf
February 2010 
Combs, et al., for OCLC Research 
Page 11 
Everybody’s doing it!  
Recognition of EAD’s significance has become increasingly widespread, both within the US and 
internationally, and its use has expanded accordingly. The EAD Help Pages include a comprehensive 
list of various types of institutions that are currently successfully implementing EAD.
17
We 
encourage you to look for institutions with a profile similar to yours. Knowing that your peer 
institutions are implementing may help you persuade those that hold the purse strings that EAD 
implementation is worth the resources it will take.  
Pdf link to attached file - insert, remove PDF links in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Free C# example code is offered for users to edit PDF document hyperlink (url), like inserting and deleting
adding links to pdf in preview; adding links to pdf document
Pdf link to attached file - VB.NET PDF url edit library: insert, remove PDF links in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Help to Insert a Hyperlink to Specified PDF Document Page
convert a word document to pdf with hyperlinks; change link in pdf
Over, Under, Around, and Through: Getting Around Barriers to EAD Implementation 
www.oclc.org/research/publications/library/2010/2010-04.pdf
February 2010 
Combs, et al., for OCLC Research 
Page 12 
Let me just tidy this up first…
18
Solution: Encode the data you have to provide minimum access.  
As Voltaire wisely observed, “the perfect is the enemy of the good.”
19
You must make every effort to make existing collection descriptions as accessible as possible, 
regardless of your intentions for them in the future. Although technically these collections do not 
represent a processing backlog since they do have descriptions, if those descriptions are not 
accessible, they present the same problems as unprocessed collections. They are hidden from all 
but those inside the institution. A survey conducted in 2003-2004 by Dennis Meissner and Mark 
Greene as background for the “More Product, Less Process” report found that backlogs are a key 
concern for the majority of donors, researchers, and resource allocators.
The desire to achieve 
perfection can sometimes get in the way of small improvements that iteratively help us to reach 
larger goals. In the case of providing better access to our collections, the urge to rewrite finding aids 
(or reprocess collections and then rewrite finding aids) is a huge barrier to providing interim access 
to the collection descriptions as they are now.  
20
SAA’s code of ethics 
reminds us that “Archivists strive to promote open and equitable access to their services and the 
records in their care without discrimination or preferential treatment.”
21
Likewise, the SAA/ALA Joint 
Statement on Access includes the following statements: “A repository is committed to preserving 
manuscript and archival materials and to making them available for research as soon as possible” 
and “As the accessibility of material depends on knowing of its existence, it is the repositories 
responsibility to inform researchers of the collections in its custody.”
22
In an increasingly online world, making your collection descriptions as accessible as possible to the 
widest possible audience is of paramount importance. Access deferred is access denied.  
VB.NET PowerPoint: Read, Edit and Process PPTX File
PowerPoint editing function, please follow attached link directly. one or more slides from PowerPoint file. How to convert PowerPoint to PDF, render PowerPoint
add a link to a pdf file; clickable links in pdf from word
VB.NET Word: .NET Word Reader & Processor Control SDK | Online
into certain VB.NET Word manipulating application, please follow attached link to find SDK owns the APIs for converting Word document file to PDF, png, gif
add links to pdf online; add hyperlink in pdf
Over, Under, Around, and Through: Getting Around Barriers to EAD Implementation 
www.oclc.org/research/publications/library/2010/2010-04.pdf
February 2010 
Combs, et al., for OCLC Research 
Page 13 
Who will do the work, and when?
23
Solution: Find low-impact ways to tackle EAD implementation . 
Your staff is already stretched to the limit, and adding EAD implementation to an already bulging 
workload is rarely feasible. Taking a creative approach may help your institution get a toe in the door 
with a modest investment of time or money.  
Join the club 
Numerous state-, regional- or subject-based consortia have pooled resources to benefit member 
institutions by lowering barriers to EAD implementation. They generally offer a range of services 
such as best practice guidelines, stylesheets, templates and other tools, training, and hosting of 
data. They often apply for grant funding to convert finding aids or provide other services at little or 
no cost. Some consortia may be able to handle all of your needs, including encoding. Even if you 
don’t belong to a consortium, many of these organizations make their tools and guidelines freely 
available on their Web sites, so that others need not reinvent the wheel. Many consortial projects 
are grant-funded; the more contributors and users they have, the more likely they are to continue 
being funded. Contributing your EAD thus helps not only you but many other institutions and 
patrons. A partial list of regional, national and international consortia is included in Appendix I.
Take the first step 
If you have collection-level records in the MARC format, consider creating basic EAD records through 
export (easily done using a tool such as MARCEdit).
24
You will then have a set of collection-level EAD 
data, and some experience working with the standard. The resulting files are also suitable to 
contribute to an EAD consortium. You may then decide to expand the minimal records, or you may 
decide to live with the fact that your EAD descriptions will not include inventories. Something is 
better than nothing, particularly from the user perspective. 
VB.NET TIFF: VB.NET Sample Code to Process & Manage TIFF Page
page processing application, please click attached link in the for editing source TIFF file at page powerful & profession imaging controls, PDF document, image
chrome pdf from link; add links to pdf document
VB.NET TIFF: VB Code to Read Linear and 2D Barcodes from TIFF
type from TIFF document image file by following attached link. 2 of 5 barcodes from TIFF image file. Reading Component allows users scan PDF-417 barcode with a
pdf edit hyperlink; c# read pdf from url
Over, Under, Around, and Through: Getting Around Barriers to EAD Implementation 
www.oclc.org/research/publications/library/2010/2010-04.pdf
February 2010 
Combs, et al., for OCLC Research 
Page 14 
Take an iterative approach 
There is no rule that EAD encoding must be done once and only once, nor that it cannot be done 
until arrangement and description are complete. Implement EAD with a “More Product, Less 
Process”-like approach! A collection-level finding aid with minimal information can be produced at 
the time of accession. Areas such as 
bioghist
and 
scopecontent
can be expanded later. If the 
collection comes with a simple box list, that can be included at the outset, to be replaced later by a 
fuller inventory when processing is complete. Some collection management tools will produce 
collection descriptions as a byproduct of the arrangement and description process. EAD finding aids 
and online publishing free us from the static paper finding aid, offering instead an evolving 
document that changes and grows though the life of the collection.  
Use someone else’s time and talent 
Do you have access to library school students, or other interns? Do you have an internship program? 
Consider offering an internship (or a series of internships) that focus on researching options and 
implementing EAD for your institution.  
You don’t have the time, but you do have the money 
Maybe you don’t have staff time, but you can make a one-time or ongoing investment of funds. If 
wholly or partially outsourcing is of interest, there are more details on page 19. 
VB.NET PowerPoint: Read & Scan Barcode Image from PPT Slide
to represent one in-memory PowerPoint document file and it image from PPT (.pptx) slide, just follow attached link. VB.NET PPT PDF-417 barcode scanning SDK to
add links to pdf in acrobat; add hyperlinks to pdf online
C# Word: How to Read Barcodes from Word with C#.NET Library DLL
& read barcode image from source Word file. for reading specific barcode type by clicking attached link. C# Word PDF-417 Barcode Reading Tutorial, Detecting C#
add link to pdf acrobat; convert doc to pdf with hyperlinks
Over, Under, Around, and Through: Getting Around Barriers to EAD Implementation 
www.oclc.org/research/publications/library/2010/2010-04.pdf
February 2010 
Combs, et al., for OCLC Research 
Page 15 
It’s so complicated!
25
Solution: There are many options that make EAD simple 
EAD can intimidate even tech-savvy staff, given the number of tags and the seemingly endless 
variety of ways they can be implemented, but not all elements are required. Use collection-level 
descriptions and minimum-level description elements—as given by DACS—to simplify EAD adoption.  
A variety of tools exist to help mask the complexity of EAD and smooth the encoding path. Tools that 
assist in migration can also aid in the tagging process. See the section on migrating to a database or 
content management system (page 21).  Other tools that can help mask complexity are listed in 
Appendix II. Please note that some of these tools are local solutions or strategies—that is to say, 
they have been customized for use within a consortium, institution or repository and may not work 
in your setting. We've included these because they may provide inspiration for your own use. The 
section on "Specialized Migration and Conversion Tools" may be especially useful (page 36). 
Templates  
Templates are EAD documents pre-populated with text that never changes (repository name, 
address, etc.) and with boilerplate text guiding the encoder to fill in proper data. This removes much 
of the angst of choosing what tags to use and how to use them, making it more like filling out a form.  
Templates are simple to create. Using commercial XML authoring tools, you can create an EAD file 
with as much information as possible—including both text and attributes—already filled in, and use 
it as the basis for all new EAD files. For example, in the 
controlaccess
section include one each of 
the possible child elements (
subject
,
persname
,
corpname
, etc) with the appropriate 
@source
and 
@encodinganalog
attributes filled in. Or in the 
bioghist
section, include the phrase “MARC 
545: Insert brief bio or company history.” Some example of templates are included in Appendix II. 
C# Word: How to Generate Barcodes in C# Word with .NET Library
be easily inserted into MS Word file (.docx C# programming code for individual barcode type, please follow attached link. Create Micro PDF-417 in C# Word, Create
add a link to a pdf in acrobat; convert excel to pdf with hyperlinks
Over, Under, Around, and Through: Getting Around Barriers to EAD Implementation 
www.oclc.org/research/publications/library/2010/2010-04.pdf
February 2010 
Combs, et al., for OCLC Research 
Page 16 
The EAD Schema  
Using the schema rather than the DTD version of EAD during authoring allows you to enforce various 
content limitations, such as correct formatting of
@normal
attributes for date elements, thus 
reducing the chance for errors. While leveraging the full power of the EAD schema may require a 
more substantial investment of time, schema-based validation can be used in combination with 
templates to ensure strict internal compliance. An example of institution-wide best practice 
guidelines implemented using the XML Schema version of EAD is that of Yale University’s Finding 
Aid Coordinating Committee. Yale finding aids validate against the W3C Schema version of EAD, and 
compliance with Yale’s EAD best practices is monitored via external validation against a RelaxNG 
schema.
26
Forms  
An EAD finding aid can be presented as a fill-in-the-blank HTML form so that the archivist never sees 
any EAD at all. Although it does require behind-the-scenes coding to add the EAD tags, several 
institutions have employed this approach and there is likely a Web-based form that your institution 
can use immediately, or with minimal adaptations. We’ve included examples of several Web-based 
forms along with two examples of stand-alone forms in Appendix II. 
Style sheets  
Style sheets can display or hide various attributes or other text to enhance readability and aid in 
completing a template. If using oXygen, XMetaL, or some other commercial XML authoring tool, a 
Cascading Style Sheet (CSS) file can be automatically created the first time you open an EAD 
document; this style sheet can then be modified, enhanced, etc., to assist editors visually. Some 
examples of stylesheets are included in Appendix II. 
…and more! 
We’ve included information about other means of simplifying EAD implementation including 
pointers to commercial XML tools, content management systems for archives, and a variety of 
papers, production guides and case studies. You will find lists in Appendix II.  
Over, Under, Around, and Through: Getting Around Barriers to EAD Implementation 
www.oclc.org/research/publications/library/2010/2010-04.pdf
February 2010 
Combs, et al., for OCLC Research 
Page 17 
I don’t know where to start!
27
Solution: Take it one step at a time and create a plan. The process can be broken into logical steps
.
If you are overwhelmed and don’t know how to get started, it may be helpful to think about EAD 
implementation in terms of a number of small steps. Start with what you have and where you need 
to go. Steps usually include documenting inhouse standards (e.g., should extent be expressed as 
linear feet or cubic feet? Are there existing best practice guidelines you wish you adhere to? What 
controlled vocabulary will you use for the 
controlaccess
terms), selecting an encoding method 
(e.g. template with XML editor, database, full content management tool), data entry, selecting or 
creating a style sheet (to format the XML), and putting the files online. Additional decision areas 
may include whether and how to provide search capability, whether to provide alternate formats  
(e.g., a printer-friendly version), whether to link finding aids to digitized content, and so on. For an 
overview of possible steps, we have included one such plan in Appendix III, and this example may 
get you started. You may also refer to the 
EAD Application Guidelines
, specifically Chapter 2, for 
more details and additional food for thought.
28
Over, Under, Around, and Through: Getting Around Barriers to EAD Implementation 
www.oclc.org/research/publications/library/2010/2010-04.pdf
February 2010 
Combs, et al., for OCLC Research 
Page 18 
Section II: Addressing Technical Problems 
Over, Under, Around, and Through: Getting Around Barriers to EAD Implementation 
www.oclc.org/research/publications/library/2010/2010-04.pdf
February 2010 
Combs, et al., for OCLC Research 
Page 19 
I want my data to be stored in a format that will give me flexibility 
going forward
29
Solution: EAD is a non proprietary component of a flexible framework.  
In any conversion process, you should be concerned with maintaining flexibility, and not losing 
information. Converting paper files to electronic format increases the usability of your data; EAD 
encoding offers both flexibility and additional options since EAD can be “crosswalked” into other 
standards like MARC XML and Dublin Core. Going further, a well-chosen database or CMS (Content 
Management System) can provide additional output options. It’s all about choices along this 
continuum. We’ve presented three ways to think about moving forward—each one will advance you 
to greater flexibility.  
Option 1: Migrating hard copy or word-processing files to EAD  
Outsource  
Outsourcing data conversion is the fastest and easiest solution for hard copy or word-processing file 
conversion. Depending on your staff costs, this may or may not be the cheapest option. Generally 
conversion houses quote a per-page (for hard copy) or a per-byte (for electronic files) rate. 
Outsourcing requires considerable up-front work in determining tagging specifications, since EAD is 
highly flexible. Adhering to DACS, ISAD(G), and/or RLG’s EAD Best Practice Guidelines
30
Outsourcing is most successful when both parties are very clear on the encoding specifications. A 
sample encoding specification, including where to get various pieces of data and how to handle 
particular situations is available on the Syracuse University Library Web site.
or other 
widely-accepted standards or guidelines is strongly advised. Standards and “best practices” save 
time and effort, and your end product will be more likely to work with widely-used tools and in 
aggregations of other EAD files. The EAD Listserv is an excellent resource in terms of getting up to 
the minute information regarding current vendors.  
31
Over, Under, Around, and Through: Getting Around Barriers to EAD Implementation 
www.oclc.org/research/publications/library/2010/2010-04.pdf
February 2010 
Combs, et al., for OCLC Research 
Page 20 
In-house encoding  
In-house conversion offers numerous benefits: fostering staff skills, flexibility in schedule and 
workflow, and direct control over process and inputs. Basic XML skills are not difficult to acquire, 
and having internal staff with XML knowledge may benefit other library processes and projects as 
well. Various tools can speed/ease creation of EAD. The two following options—authoring tools and 
scripts—assume starting with electronic files (e.g., word processing files, or text files obtained 
through converting hard copy using optical character recognition, or OCR).  
As part of in-house conversion you can use commercial XML authoring tools (we’ve included a list of 
the most well-established in Appendix II). You may also be able to manipulate the text using scripts. 
Once you have gained confidence in understanding and defining the EAD output you expect, then 
any programmer with experience of scripting languages like Perl or VisualBasic and XML could write 
scripts to produce the desired output from your existing input. EAD produced this way can be 
validated and/or edited using commercial tools, or using the free online W3C validator
32
Option 2: Exporting EAD from a content management system  
or 
validation could be part of the scripted process(es).  
Some content management systems (CMS), such as the Archivists’ Toolkit or Archon, are capable of 
producing EAD. If your CMS does not output EAD directly, two key questions are 1) whether required 
EAD elements are separate fields in the database, and 2) whether your database exports XML. 
Table 1. Tips for producing EAD from managed content under various export scenarios. 
Separate fields? 
Data Exports as 
XML? 
Notes 
Yes 
Yes 
Export the data as XML and then use XSLT to convert to EAD. (XSLT is a 
language for transforming XML documents into HTML documents or to 
other XML documents, in this case transforming data to EAD). This 
requires some knowledge of XSL, or the funds to contract out XSL 
development. Ideally it would be a one-time cost. 
Yes 
No 
Export the data in some other structured form (comma-separated 
values, for example) and identify a scripting approach to process the 
data and convert to EAD. This requires some programming or scripting 
knowledge. Perl is an example of a scripting language that is useful in 
this context. 
No 
No 
Determine whether scripts can be written to parse output from your 
database and generate EAD; whether, and if so how, the database 
needs to be modified to be able to export EAD; or whether perhaps the 
appropriate solution is migration to an EAD-capable database. 
Documents you may be interested
Documents you may be interested