Evaluation of identified tracking software 
Based on: Specification for a tracking system 
28 January 2003 
This paper describes the search for available software for tracking of the 
review process of Collaborative Review Groups (CRGs). It also gives a brief 
description of the identified software in Appendices 2 and 3. The products 
have been evaluated against the specifications described in the document 
‘Specification for a tracking system’ (now called simply ‘the Specification’) that 
was prepared for the ModMan Advisory Group, October 31 (2
nd
draft). 
Document History 
2
nd 
revision, 4 July 2002, Author(s): Gro Alice Sørensen and Shaun Treweek 
(first draft shared with the ModMan Advisory Group) 
3
rd
revision, 28 January 2003, Author(s): Gro Alice Sørensen and Shaun 
Treweek (minor changes, conversion to PDF) 
Pdf reader link - insert, remove PDF links in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Free C# example code is offered for users to edit PDF document hyperlink (url), like inserting and deleting
clickable pdf links; add hyperlink pdf
Pdf reader link - VB.NET PDF url edit library: insert, remove PDF links in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Help to Insert a Hyperlink to Specified PDF Document Page
adding links to pdf document; pdf hyperlink
Index 
EVALUATION OF IDENTIFIED TRACKING SOFTWARE.............................1 
Document History....................................................................................................1 
Index.............................................................................................................................2 
Background................................................................................................................3 
Objective......................................................................................................................3 
Search strategy..........................................................................................................3 
Selection criteria.......................................................................................................3 
Result...........................................................................................................................4 
Discussion..................................................................................................................4 
Our conclusion..........................................................................................................6 
Appendix 1..................................................................................................................7 
Evaluation of products against questions that the system should be able to 
answer.......................................................................................................................7 
Appendix 2..................................................................................................................9 
Evaluated online systems......................................................................................9 
Additional online systems....................................................................................11 
Appendix 3................................................................................................................15 
Evaluated client applications...............................................................................15 
Additional client applications...............................................................................17 
RasterEdge .NET Document Imaging Trial Package Download Link.
Adobe PDF. XDoc.PDF. Scanning. XImage.OCR. Microsoft Office. XDoc.Word. XDoc.Excel. XDoc.PowerPoint. Barcoding. XImage.Barcode Reader. XImage.Barcode Generator.
pdf link to attached file; add hyperlink to pdf
C# PDF Library SDK to view, edit, convert, process PDF file for C#
RasterEdge PDF SDK for .NET package offers robust APIs for editing PDF document hyperlink (url) and quick navigation link in PDF bookmark.
add hyperlink to pdf in; adding links to pdf
Background 
The Specification is a proposal for a system to help CRGs keep track of their 
editorial processes involving reviews, individuals, series of events and the 
relations between them. 
The Specification assumes an electronic system that communicates with a 
database, although this is not the only option. The choice of platform for the 
system, and if it should be a standalone or a web based application, were not 
part of the Specification.   
Objective 
To identify available software, commercial or otherwise, which fulfils the 
Specification. 
Search strategy 
Members of MAG suggested some of the software products presented in this 
paper. Other products were found by searching the Internet. 
Sources:    
Google, Yahoo  
Time of search:   November, May and June 
Search words:  
'tracking', 'manuscript', 'document', 'system', 'review 
process', 'peer review', 'software' 
Selection criteria 
Some important requirements were identified in the Specification. The system 
should fulfill at least the following: 
1.  Be simple to use 
2.  Minimize data entry and processing errors 
3.  Easily identify the status of a review in the editorial process 
4.  Easily identify the status of a person involved in the editorial process 
5.  Easily identify tasks which need to be carried out 
6.  Generate routine prompting when editorial action is required 
How to C#: Basic SDK Concept of XDoc.PDF for .NET
XDoc.PDF for .NET allows C# developers to edit hyperlink of PDF document, including editing PDF url links and quick navigation link in bookmark/outline.
add a link to a pdf file; adding links to pdf in preview
VB.NET PDF: Basic SDK Concept of XDoc.PDF
XDoc.PDF for .NET allows VB.NET developers to edit hyperlink of PDF document, including editing PDF url links and quick navigation link in bookmark/outline.
active links in pdf; add hyperlinks to pdf
7.  Assist in carrying out repetitive tasks 
Result 
We found that the search results could be divided into two main categories of 
software:  
• 
Online publishing systems that also support tracking of the review process. 
A Web interface allows editors, reviewers, and authors to participate in the 
peer review cycle remotely and offers online manuscript submissions.  
• 
Older client applications.  Functionality varies and is limited. 
The software identified by our search comprises 13 online systems and four 
client applications. We have only evaluated a number of these for pragmatic 
reasons, and chose the ones we found to be representative.  
The online systems were expensive.  For example, the online publishing 
system EJPress has a $50,000 initial fee and costs $8,000 per additional 
journal if hosted by the user (i.e. the Collaboration). Client-based applications 
were cheaper. Journal Administrator for example costs $424 for a single 
journal. The suppliers of these products are currently uncertain as to whether 
the work of the review groups would be considered equivalent to that of a 
single journal or whether each review group would be classified as a single 
journal. The cost implications of the latter interpretation are substantial. 
Most of the products meet the selection criteria in broad terms. The products 
evaluated are fairly simple to use and those that provide person, document 
and event databases do minimize data entry. They can identify the status of 
individuals and reviews and some of them provide guidance on tasks that 
should be performed and offer notification.  
However, when these functions are compared to the Specification’s list of 
questions that the system should be able to answer then it becomes clear that 
most of these special needs are not supported directly by any single product. 
Discussion 
Most of the identified online products offer more, and different, functionality 
from that described in the Specification. These systems are expensive and 
C# PDF: PDF Document Viewer & Reader SDK for Windows Forms
create PDF document viewer & reader in ASP.NET web application using C# code. Related C# PDF Imaging Project Tutorials! Please click the following link to see
add links to pdf in preview; adding a link to a pdf
C# Raster - Raster Conversion & Rendering in C#.NET
add url link to pdf; add links pdf document
more complex than needed for the tracking of the review process in 
Collaborative Review Groups. The majority of these products are meant to 
handle publishing, with tracking being just one of many tools to support the 
primary publishing function. The purchase of one of these systems would 
involve paying for a good deal of redundant functionality. Most of these 
products will probably be able to produce the different reports described in the 
Specification but only after modification by the supplier. These modifications 
would involve additional and currently unknown costs. 
The client applications we found were relatively easy to use and did to some 
extent also meet the needs described in the Specification. These products are 
more reasonable in price but do not offer the same flexibility. They do not, for 
example, offer many of the special listings and reports.  It would probably be 
possible to configure these products to meet the Collaboration’s special needs 
but some of these products are old and lack adequate support. These 
products would have to be modified and maintained by the Collaboration.  
Where support is available, modifications carried out by suppliers would 
attract additional costs.   
The Specification was open with regard to budget and which types of solution 
are realistic for the Collaboration. Evaluating all the possibilities offered by a 
tracking product has proved to be a time consuming task. After a 
comprehensive evaluation of a limited number of products, we found that 
there were three possible ways of using available software:  
1.  Buy a product that fulfils most needs and pay for it to be reconfigured to 
meet the Specification in full.  
2.  Buy a product that fulfils some needs and then either pay the supplier to 
further develop the software or do this development within the 
Collaboration so as to meet the Specification in full.  
3.  Find a product that can meet some limited but immediate needs until a 
better solution is found or developed. 
None of the products identified in this report can meet all the specified needs 
without reconfiguration or further development. Those offering most flexibility 
were expensive and in our opinion further evaluation of these products 
requires an estimate of the budget available for tracking software so as to 
avoid unnecessary work. 
VB.NET PDF: Create PDF Document Viewer in C#.NET for Document
reading PDF document in ASP.NET web, .NET Windows Forms and mobile developing applications respectively. For more information on them, just click the link and
add a link to a pdf in acrobat; clickable links in pdf files
VB.NET Word: How to Process MS Word in VB.NET Library in .NET
Besides, here is the quick link for how to process Word document within We are dedicated to provide powerful & profession imaging controls, PDF document, image
pdf email link; add page number to pdf hyperlink
Further development of an existing product also has budget implications 
regardless of whether this development is done by the supplier or within the 
Collaboration. Evaluating a product as a candidate for further development 
requires a very thorough investigation and since it is not known at present 
whether the Collaboration is willing and able to adopt this approach, a 
comprehensive review of development potential has not been undertaken.  
Such an evaluation could be done should further development of an existing 
product be considered realistic and appropriate. 
Some of the available client applications could be considered as potential 
temporary solutions, although it would possibly mean entering all data about 
each review once more. It is not clear at this time as to whether it is possible 
to import data from RevMan or ModMan into these products. A few of the 
questions asked in the Specification would be answered by direct use of one 
of these products, even though other immediate needs like some of the 
reports may not be met. 
Our conclusion 
It is possible to find software that can carry out the functions listed in the 
Specification but this functionality will not be found in a single product.   
Existing online tracking solutions are by-products of larger publication 
packages. A great deal of functionality would go unused with the purchase of 
such a system. Client-based solutions are cheaper but correspondingly more 
limited in function. There exists the potential for greatly increased costs for 
both types of product should suppliers define each CRG as a journal in its 
own right rather than as a contributor to a single, larger journal. Suppliers 
have so far been unable to clarify this point.      
A budget framework for the tracking system is now required so as to avoid the 
unnecessary evaluation of products whose direct costs, or whose direct costs 
plus modification, would be beyond the Collaboration’s resources.         
Appendix 1  
Evaluation of products against questions that the system should 
be able to answer 
(Appendix 4 in the Specification, in rearranged order) 
Explanation to symbols in table: 
The product does provide this information
The information is not given in clear text, but it is given from context.
?
Unable to decide whether the product can or cannot provide this information. 
0
Not likely that the product can provide this information.
EJPress journalPro
Editorial 
Assistant
Journal 
Administrator
Number of reviews  
in the editorial process. 
0 
0 
List of titles of reviews  
in the editorial process. 
Number of updated reviews  
in last 120months/calendar year. 
0 
0 
0 
List of titles of updated  
reviews in last 
120months/calendar year. 
0 
0 
0 
Number of reviews not  
updated within last 2 years. 
0 
0 
0 
List of titles of reviews  
not updated within last 2 years. 
0 
0 
0 
Number of reviews for  
which we have added a comcrit. 
0 
0 
0 
0 
List of titles of reviews  
for which we have added a 
comcrit. 
0 
0 
0 
0 
Number of titles registered  
reviews, with expired date review 
expected. 
0 
0 
List of titles of titles registered  
reviews, with expired date review 
expected. 
0 
Number of reviews for which  
we have added a comment  
but have not had a  
response from the reviewer. 
0 
0 
0 
0 
List of titles of reviews for  
which we have added a 
comment but  
have not had a response from 
the reviewer. 
0 
0 
0 
0 
Number of reviews assigned 
to a particular person? 
0 
0 
0 
0 
List of titles of reviews assigned 
to a particular person? 
Date last review assigned  
to a particular person 
0 
0 
Number of reviews assigned  
to a particular individual in any  
one calendar year. 
0 
0 
Number of reviews assigned to a  
particular person for whom we  
have not received the feedback  
by our deadline? 
0 
0 
List of titles of reviews assigned 
to a particular person for which 
we have not received the 
feedback by our deadline? 
0 
0 
Number of reviews assigned to a  
particular person for whom we  
have not had any feedback? 
0 
0 
0 
List of titles of reviews assigned  
to a particular person for which  
we have not had any feedback? 
0 
0 
Number of reviews for which the  
reviewer has received all 
feedback but not returned final 
draft for final approval. 
0 
0 
0 
0 
List of titles of reviews for which 
the reviewer has received all 
feedback but not returned final 
draft for final approval. 
0 
0 
0 
0 
Table 1. Result of evaluation against questions the system should be able to answer 
Appendix 2  
Evaluated online systems 
EJPress (US) 
Website:   http://www.ejournalpress.com/
Price example: 
Standard pricing: $5,000 initial fee per journal and $30 per 
manuscript if they host the solution. Uncertain if each review 
group would be considered a journal. 
They provide a site license fee structure:  $50,000 initial fee for 
the first journal and $8,000 per each additional journal if you host 
it, both with an annual fee of 18%. (These fees do not include 
required third party software such as Oracle or MS0SQL Server, 
Windows 2000 or Unix, IIS or Apache, etc.) This provides us with 
source code access.  
Solution platform: 
Database: Sybase, Oracle, MS SQL0Server 
Code: Perl 
OS: Unix or NT 
Both Mac and PC supported 
Description: 
The system is built with a role based security model, and supports multiple 
different types of workflows, which are configurable on a per journal basis and 
also per manuscript basis. Every time a task is completed the system records 
detailed tracking information. The author, staff, editor etc. can log into the 
system and retrieve detailed manuscript information. Email enabled alerts or 
reminders, including messages, can be configured to suit individual needs 
e.g. to chase updates. 
Evaluation: 
Lists all reviews in the editorial process sorted by where in the process they 
are. Red arrows point to action items pending in all stages of all manuscripts 
in the process. It is also possible to see all pending manuscripts listed with 
details about author, reviewer, status and so on. Information about a person 
and associated tasks are available. Several reports are available and some 
would probably support some of the needs described in the specification. 
User interface is a bit similar to Windows Explorer showing maps in a 
hierarchy with links to content. Easy to use. 
journalPro (Finland) 
Website:    http://www.journalpro.com/
Price example: 
The price for a regular scientific journal that appears four times a 
year is $789 purchasing price, $493 annual license and $98 
annually for hosting.  
If the review groups are comparable to journals, we would be 
talking about 50 products, in which case the price per product is 
lower: $631 per product for purchasing and $444 for license and 
hosting.  
Solution platform:  
Recommend use of MS Internet Explorer. 
Description: 
JournalPro is a web-based program that enables online submission of 
manuscripts, reviews and revisions. It supports the users during the whole 
peer review process from the original submission to the final decision. The 
author, referee and editor can log into the system and retrieve detailed 
document information. 
Evaluation: 
As an editor you can view all items in your editorial process, with their 
corresponding author, title and status. People are added easily and you can to 
some extent choose what information you would like to register about a 
person. When listing information about a person the review items associated 
with this person are also listed, together with information about status. Several 
email messages are provided, and you can alter the content yourself and 
send them from this system. Automatic notification can be provided.  
Documents you may be interested
Documents you may be interested