Making PDF Accessible with Adobe Acrobat 9 Pro
| 3
Document language
Specifying the document language in a PDF enables some screen readers to switch to the appropriate 
language (See “Document Language” on page
Security that will not interfere with assistive technology
Some authors of PDFs restrict users from printing, copying, extracting, adding comments to, or editing text. 
The text of an accessible PDF must be available to a screen reader. You can use Acrobat to ensure that 
security settings don’t interfere with a screen reader’s ability to convert the on-screen text to speech (See “Set 
Security That Permits Accessibility” on page
Document structure tags and proper read order
To read a document’s text and present it in a way that makes sense to the user, a screen reader or other text-
to-speech tool requires that the document be structured. Document structure tags in a PDF define the 
reading order and identify headings, paragraphs, sections, tables, and other page elements (See “Step 5: 
Determine if the PDF File is a Tagged PDF File” on page
Alternative text descriptions
Document features such as images and interactive form fields can’t be read by a screen reader unless they 
have associated alternative text. Though web links are read by screen readers, you can provide more 
meaningful descriptions as alternative text. Alternative text and tool tips can aid many users, including those 
with learning disabilities (See “Step 6: Determine if the PDF File is Properly Tagged” on page
Adobe Acrobat and Adobe Reader Accessibility Features
Accessibility features in Adobe Acrobat and Adobe Reader fall into two broad categories: features to make 
the reading of PDF documents more accessible and features to create accessible PDF documents. To create 
accessible PDF documents, you must use Acrobat, not Reader.
Features for Accessible Reading of PDFs
Preferences and commands to optimize output for assistive software and devices, such as saving as 
accessible text for a Braille printer
Preferences and commands to make navigation of PDFs more accessible, such as automatic 
scrolling and opening PDFs to the last page read
Accessibility Setup Assistant for easy setting of most preferences related to accessibility
Keyboard alternates to mouse actions
Reflow capability to temporarily present the text of a PDF in a single easy-to-read column
Read Out Loud text-to-speech conversion.
Support for screen readers and screen magnifiers
Features for Creating Accessible PDFs
Creation of tagged PDFs from authoring applications
Conversion of untagged PDFs to tagged PDFs from within Acrobat
Security setting that allows screen readers to access text while preventing users from copying, 
printing, editing, and extracting text
Ability to add text to scanned pages to improve accessibility
Tools for editing reading order and document structure 
Tools for creating accessible PDF forms 
Pdf reader link - insert, remove PDF links in, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Free C# example code is offered for users to edit PDF document hyperlink (url), like inserting and deleting
add a link to a pdf; pdf links
Pdf reader link - VB.NET PDF url edit library: insert, remove PDF links in, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Help to Insert a Hyperlink to Specified PDF Document Page
add email link to pdf; convert a word document to pdf with hyperlinks
Making PDF Accessible with Adobe Acrobat 9 Pro
4 |
Though Acrobat Standard provides some functionality for making existing PDFs accessible, you must use 
Acrobat Pro or Acrobat Pro Extended to perform certain tasks—such as editing reading order or editing 
document structure tags—that may be necessary to make some PDF documents and forms accessible (See 
“Table 1: Features for Creating Accessible PDF Files by Product” on page4).
Table 1: Features for Creating Accessible PDF Files by Product 
Reader 9
Acrobat 9 
Acrobat 9 
Acrobat 9 
Create PDF documents from any 
application that prints
Convert Microsoft Word, Excel, 
PowerPoint, Publisher, and 
Access files to PDF with one-
button ease*
Capture web pages as rich, 
dynamic PDF files for review 
and archiving
Scan paper documents to PDF 
and automatically recognize text 
with optical character recogni-
tion (OCR)
Save PDF files as Microsoft 
Word documents, retaining the 
layout, fonts, formatting, and 
tables, to facilitate reuse of con-
Easily create fillable PDF forms 
from paper or existing files using 
the Form Wizard
Enable users of Adobe Reader® 
(version 8 or later) to fill in and 
save PDF forms locally
Create dynamic XML forms with 
Adobe LiveCycle® Designer ES 
Create and validate accessible 
PDF documents
* Windows Only
RasterEdge .NET Document Imaging Trial Package Download Link.
Adobe PDF. XDoc.PDF. Scanning. XImage.OCR. Microsoft Office. XDoc.Word. XDoc.Excel. XDoc.PowerPoint. Barcoding. XImage.Barcode Reader. XImage.Barcode Generator.
add links to pdf document; add links pdf document
C# PDF Library SDK to view, edit, convert, process PDF file for C#
RasterEdge PDF SDK for .NET package offers robust APIs for editing PDF document hyperlink (url) and quick navigation link in PDF bookmark.
add link to pdf file; adding a link to a pdf in preview
Making PDF Accessible with Adobe Acrobat 9 Pro
Acrobat 9 Pro PDF Accessibility 
Repair Workflow
PDF Accessibility Workflow Summary
At a high level, the process of making existing PDF files accessible consists of a few basic steps:
1. Analyze and evaluate the PDF document before you (See “Step 1: Analyze the PDF File” on 
pa ge5).
2. Determine if the PDF file originated from a scan. If so, perform Optical Character Recognition 
(OCR) using the OCR Text Recognition command in Adobe Acrobat 9 (See “Step 2: Determine if 
the PDF is a Scanned Document” on pa ge5).
3. Add fillable form fields and buttons with short descriptions if the PDF file is intended to work as an 
interactive document. Set the tab order for the form field (See “Step 3: Add Interactive Features: 
Form Fields and Buttons” on pa ge8).
4. Add other accessibility features to the PDF such as bookmarks and security that does not interfere 
with assistive technology (See “Step 4: Add Other Accessibility Features” on page 16).
5. Add tags to the PDF if it has not been tagged (See “Step 5: Determine if the PDF File is a Tagged 
PDF File” on pa ge20).
6. Determine if the PDF file has been properly tagged (See “Step 6: Determine if the PDF File is 
Properly Tagged” on pa ge23).
7. Use the Adobe Acrobat 9 Pro accessibility checker to evaluate the PDF and repair tagging problems 
and other issues such as missing alternate text descriptions, missing short descriptions for form 
fields, and improper read order. Run the accessibility checker and follow its suggestions for repair 
until no problems are found (See “Step 7: Use the Accessibility Checker to Evaluate the PDF File” 
on pa ge44).
Though these stages are presented in an order that suits most needs, you may perform tasks in these stages in 
a different order or iterate between some of the stages. In all cases, you should first examine the document, 
determine its intended purpose, and use that analysis to determine the workflow that you should apply.
Step 1: Analyze the PDF File
When you open the PDF file, take a moment to analyze the document before you. Take a moment to note its 
Is it a short document with a small number of pages or a long document consisting of many pages? 
Is the document mostly text or a mixture of text and graphics?
Does the document appear to have form fields?
Another item to note is the complexity of the document’s layout. In some instances, documents of 
shorter length may be more challenging from an accessibility perspective than longer docments 
because their layout and read order are more complex.  Is the layout simple, a single column with a 
limited number of graphics, or is it complex with multiple columns, mixed layouts, tables and many 
graphics?  Complex layouts are an indicator that you may be spending more time with the 
document doing more detailed accessibility enhancements with the Touch Up Read Order Tool.
Step 2: Determine if the PDF is a Scanned Document
A common method for making PDF documents is to place a paper copy of a document into a scanner and 
then opening the resulting electronic version using Adobe Acrobat to view the newly scanned document as a 
PDF file. Unfortunately, this process results in creating an image of text and not the actual text itself. This 
How to C#: Basic SDK Concept of XDoc.PDF for .NET
XDoc.PDF for .NET allows C# developers to edit hyperlink of PDF document, including editing PDF url links and quick navigation link in bookmark/outline.
check links in pdf; add hyperlink in pdf
VB.NET PDF: Basic SDK Concept of XDoc.PDF
XDoc.PDF for .NET allows VB.NET developers to edit hyperlink of PDF document, including editing PDF url links and quick navigation link in bookmark/outline.
clickable pdf links; chrome pdf from link
Acrobat 9 Pro PDF Accessibility Repair Workflow
Making PDF Accessible with Adobe Acrobat 9 Pro
6 |
means the content is not accessible to users who rely on assistive technology to hear the contents of the page. 
Additional work must take place to make the document accesible.
Note: If you are certain that the PDF document is not a scanned document or it has previously 
undergone optical character recognition, you can skip this discussion and proceed to 
“Step 3: Add Interactive Features: Form Fields and Buttons” on page8.
How to Tell if a PDF File is a Scanned Document
There are a number of indications that a PDF file originated from a scanned page. Onscreen, the document 
appears to contain text, but the page is actually an image. Choose the method that suits you best for 
determining if the PDF is from a scan and is an “image only” PDF.
Note if the page appears to be skewed.  Sometimes sheets are not properly fed into the 
scanner with the effect being the page appears to be crooked, or skewed on the screen . 
Lines of text will not be straight but will appear to slant up or down (See “Figure 1 Skewed 
Text Indicates a Scanned PDF” on page6) 
Figure  1 Skewed Text Indicates a Scanned PDF
Search for characters that appear on the page. Use the find command in Acrobat to 
search for text that appears on the page. Select Edit > Find (Ctrl + F on Windows or 
Option + F on Mac OS) and type a term that appears on the page in the search field.
If the document was scanned, Acrobat will not find the search but will display a message 
indicating “Acrobat has finished searching the document. No matches were found”.
Zoom in and check for jagged edges on smooth characters. Scanned images are bitmaps 
(See “Figure 2 Bitmap text (top) and text that has undergone OCR (bottom)” on 
page7)The edges of curves on bit maps will not appear to be smooth or rounded but will 
be jagged as shown in the top sample illustrating the word “Ozone” in Figure 2 on page7  
Use the marquee zoom tool in Acrobat to define the area and magnify the edges of curved 
letters such as “c”, “s”, and “o”. Text that has undergone the OCR process using the 
C# PDF: PDF Document Viewer & Reader SDK for Windows Forms
create PDF document viewer & reader in ASP.NET web application using C# code. Related C# PDF Imaging Project Tutorials! Please click the following link to see
clickable links in pdf from word; add hyperlink to pdf in preview
C# Raster - Raster Conversion & Rendering in C#.NET
pdf reader link; add links to pdf in acrobat
Acrobat 9 Pro PDF Accessibility Repair Workflow
Making PDF Accessible with Adobe Acrobat 9 Pro
| 7
ClearScan option will display smoother edges as shown in the bottom illustration of the 
word “Ozone” in Figure 2 on page7 
Figure  2 Bitmap text (top) and text that has undergone OCR (bottom)
Use assistive technology or the Read Out Loud feature. Acrobat 9 Pro can detect the 
presence of assistive technology and if it encounters a scanned document will announce an 
audible empty page warning and display the Scanned Page Alert dialog (See “Figure 3 
Scanned Page Alert Dialog” on page7)
Figure  3 Scanned Page Alert Dialog
What to Do if the PDF is a Scanned Document
Perform Optical Character Recognition (OCR) to convert the bitmap image of text to actual characters. In 
Acrobat 9 Pro. You can do this by selecting “OK” from the Scanned Page Alert dialog (See “Figure 3 
Scanned Page Alert Dialog” on page7) You can also run the “Recognize Text Using OCR” command in 
Acrobat 9. 
Document > OCR Text Recognition > Recognize Text Using OCR...
or use the keyboard accelerator: ALT + D + C + R 
All three of these methods will result in the display of the Recognize Text dialog (See “Figure 4 Recognize 
Text Dialog and Recognize Text Settings” on page8) Use the Edit button in the scanned page dialog to set 
the desired characteristics for the resulting file.
Primary OCR Language (user should select the applicable document language)
PDF Output Style should be ClearScan. ClearScan will allow the resulting PDF to “reflow”. The 
other two options, “Searchable Image” and “Searchable Image Exact” will work with assistive 
technology but will result in a PDF file that cannot be reflowed.
Downsample should be set to the lowest downsampling which results in the highest resolution as 
measured in dots per inch (dpi). This should be 600 dpi.
VB.NET PDF: Create PDF Document Viewer in C#.NET for Document
reading PDF document in ASP.NET web, .NET Windows Forms and mobile developing applications respectively. For more information on them, just click the link and
add url link to pdf; convert a word document to pdf with hyperlinks
VB.NET Word: How to Process MS Word in VB.NET Library in .NET
Besides, here is the quick link for how to process Word document within We are dedicated to provide powerful & profession imaging controls, PDF document, image
add hyperlink to pdf online; add links to pdf acrobat
Acrobat 9 Pro PDF Accessibility Repair Workflow
Making PDF Accessible with Adobe Acrobat 9 Pro
8 |
Figure  4 Recognize Text Dialog and Recognize Text Settings
For additional information on performing optical character recognition using Adobe Acrobat, refer to the 
Acrobat 9 Help.
What to Do if the PDF is Not a Scanned Document
Proceed to “Step 3: Add Interactive Features: Form Fields and Buttons” on page8.
Step 3: Add Interactive Features: Form Fields and Buttons
Determining if a PDF file is meant to be an interactive form is a matter of visually examining the file and 
looking for the presence of form fields, or areas in the document where some kind of information is being 
asked for such as name, address, social security number. Boxes or fields drawn on the page are also typical 
indications that the document is meant to function as a form. If you want users to be able to complete the 
form online, rather than resort to printing a paper copy in order to complete the form, then the form is 
meant to be an interactive form. 
Note: If you are certain the PDF document is not intended to have fillable form fields or buttons, 
you can skip this discussion and proceed to “Step 4: Add Other Accessibility Features” on 
You can make form fields accessible to vision impaired users and users with mobility challenges by adding 
fillable fields to the PDF and by properly structuring it. In addition, you can use the Tooltip field property to 
provide the user with information about the field or to provide instructions. For example, using the Tooltip 
property value, the screen reader user would hear “Check this box if you will be attending the luncheon.”  
Without the tool tip property, a screen reader simply provides the name of  the form field (Check Box 1), its 
type (Check Box), and its state (Unchecked). It would not be clear to someone listening to the form that they 
are indicating their desire to attend a luncheon.
You can have Acrobat Pro detect and create the form fields automatically or you can manually create the 
necessary fields using Acrobat Pro’s form tools.
Acrobat 9 Pro PDF Accessibility Repair Workflow
Making PDF Accessible with Adobe Acrobat 9 Pro
| 9
This discussion limits itself to the accessibility issues involved with PDF forms. For a more detailed 
discussion of forms, refer to the Adobe Acrobat 9 Online Help.
PDF Form Fields
A PDF form created with Acrobat can contain the following types of fields:
Text field.  Lets the user type in text, such as name, address, or phone number. 
Check box.  Presents yes-or-no choices for individual items. If the form contains multiple 
check boxes, the user can typically select as many or few of these as needed.
Radio button. Presents a group of choices from which the user can select only one item. 
All radio buttons with the same name work together as a group.
List box. Displays a list of options the user can select. You can set a form field property 
that enables the user to Shift-click or Control-click to select multiple items on the list.
Combo box.  Lets the user either choose and item from a pop-up menu or type in a value.
Button.  Initiates a change on the user’s computer, such as opening a file, playing a sound, 
or submitting data to a web server. These buttons can be customized with images, text, and 
visual changes triggered by mouse actions.  Action buttons have a different purpose than 
radio buttons, which represent data choices made by the user.
Digital signature field.  Lets the user electronically sign a PDF document with a digital 
Barcode.  Encodes the input form selected fields and diplays it as a visual pattern that can 
be interpreted by decoding software or hardware (available separately). 
Use Acrobat to Detect and Create Interactive Form Fields
You can convert an existing electronic document (for example a Word, Excel, or PDF document) or scan a 
paper document to a PDF form, and then add interactive form fields to the form. 
When you convert a document to an Acrobat form, Acrobat can detect the form fields in the document. In 
many instances, Acrobat will use the form field labels to name the field and provide a Tooltip. While the 
results are often acceptable, this is not a foolproof process. You will need to examine the document carefully 
to verify that Acrobat accurately detected the fields and labelled them appropriately.
Acrobat Form Wizard
You can use the Form Wizard in Adobe Acrobat 9 Pro or Adobe Acrobat 9 Pro Extended to create 
interactive forms from an existing electronic document (for example a Word, PDF, or Excel document) or 
scan a paper form into a PDF form. 
Choose Forms > Start Form Wizard.  
This displays the Create or Edit Form Dialog. From the Create or Edit Form Dialog, do one of the following, 
and then follow the on-screen instructions. 
To convert an existing electronic document (for example Word or PDF) to a PDF form, select An 
Existing Electronic Document. This places the document in Form Editing Mode.
To scan a paper form and convert it to a PDF form, select A Paper Form. The form will be scanned 
and placed in Form Editing Mode.
To use LiveCycle Designer to create a form from scratch or from one of the available templates, 
select No Existing Form.  
Note: Using the Adobe LiveCycle Designer, included in Adobe Acrobat Pro and Adobe Acrobat 
Pro Extended for Windows, to create accessible PDF forms is beyond the scope of this Best 
Acrobat 9 Pro PDF Accessibility Repair Workflow
Making PDF Accessible with Adobe Acrobat 9 Pro
10 |
Practices Guide.
The Form Wizard completes its analysis of the document, adds any form fields it may detect and places the 
PDF form in Forms Editing Mode where you can edit the automatically created fields or add additional form 
fields (See “Forms Editing Mode” on page
During form field detection, Acrobat may have missed some fields or created unneeded fields. It may have 
also created fields of the wrong type. Please verify the fields and field names on your form. You can select 
Add New Field on the Forms Editing toolbar to add more fields or right click on the form to edit or delete 
Enter Forms Editing Mode Directly
If you don’t want to use the Form Wizard, you can open the file, and  place the document in Form Editing 
Mode directly.
From the Acrobat Menu, select Forms > Add Or Edit Fields  (Keyboard shortcut is Shift + Ctrl 7).  
This displays the Add or Edit Form Fields dialog (See “Figure 5 Add or Edit Form Fields Dialog” on 
Answering “Yes” to the Add or Edit Form Fields dialog question “Do you want Acrobat to detect form fields 
for you?”  results in the automatic detection of form fields prior to placing the document in Form Editing 
Mode. This is the same as if you had proceeded using the Form Wizard on the current PDF.  
Acrobat completes its analysis of the document, adds any form fields it may detect and places the PDF form 
in Forms Editing Mode where you can edit the automatically created fields or add additional form fields (See 
“Forms Editing Mode” on page
During form field detection, Acrobat may have missed some fields or created unneeded fields. It may have 
also created fields of the wrong type. Please verify the fields and field names on your form. You can select 
Add New Field on the Forms Editing toolbar to add more fields or right click on the form to edit or delete 
Answering “No” to the Add or Edit Form Fields dialog question “Do you want Acrobat to detect form fields 
for you?” also places the document in Form Editing mode, but does not create form fields automatically. You 
will have to add the form fields manually.  Proceed to the next section, “Create Form Fields Manually” on 
page10 for futher information.
Create Form Fields Manually
To add form fields manually you first select Forms > Add or Edit Fields (Keyboard shortcut is Shift + Ctrl 7) 
and answer “No” to the question “Do you want Acrobat to detect the Form Fields for you?” in the resulting 
dialog (See “Figure 5 Add or Edit Form Fields Dialog” on page10) This places the document in Forms 
Editing Mode without automatically creating any fields. You can now add new form fields to the PDF form. 
Proceed to the next section “Forms Editing Mode” on page11 for further instruction.
Figure  5 Add or Edit Form Fields Dialog
Acrobat 9 Pro PDF Accessibility Repair Workflow
Making PDF Accessible with Adobe Acrobat 9 Pro
| 11
Forms Editing Mode
With the PDF form in Forms Editing Mode, you can add new fields and buttons to the form and edit or 
delete any existing field or button (See “Figure 6 Adobe Acrobat 9 Forms Editing Mode” on page11) The 
Forms Editing Mode changes the Acrobat user interface slightly. 
A Forms Editing Toolbar provides access to the Select Object tool, the Add New Field button,  and 
the Form Preview button.  You can configure the Add New Field button to display the Forms tools 
on the toolbar instead of the Add New Field button if you prefer.
On the right hand side of the Forms Editing Toolbar, are the Distribute Form button and the Close 
Form editing button.
A fields panel  appears on the left side of the document. 
There is a forms menu bar which offers users choices that are mostly restricted to forms editing 
Figure  6 Adobe Acrobat 9 Forms Editing Mode
Creating a New Form Field
In Acrobat, you create a form field by choosing one of the form tools. For each field type, you can set a 
variety of options through the form field Properties dialog box. 
You can access the forms tools one of three ways.
You can select “Add New Field” on the Forms Editing Toolbar to add more fields
From the Forms Editing menu you can select Forms > Form Tools (Keyboard accelerator ALT + R 
+ O). This will provide access to the Acrobat form tools.
Acrobat 9 Pro PDF Accessibility Repair Workflow
Making PDF Accessible with Adobe Acrobat 9 Pro
12 |
You can right click over the form to present options that allow you to add, edit, or delete fields.
The cursor becomes a cross hair.
On the page, click where you want to add the field to create a field with the default size. To create a 
field using a custom size, drag a rectangle to define the size of the field. 
In the Field Name box, type the name of the field and specify if you want the field to be a required 
field.  Acrobat provides a default name based upon the field type and the number of fields drawn on 
the page. You should choose a name that is relevant and descriptive to make organizing and 
collecting the data easier (See “Figure 7 Field Name Box” on page12)
To display the Properties dialog box and modify any other field properties, click Show All 
Properties (See “Figure 7 Field Name Box” on page12)
Note: If you have selected the Keep Tool Selected option in the forms toolbar, the Field Name 
box doesn’t appear after adding a field. Each time you click the page, a new field is added 
to the form. To exit this mode, press the Esc key or click the Select Object Tool button. To 
modify the properties of the field, double-click the field. 
Figure  7 Field Name Box
To test your form, click the Preview button. Previewing a form allows you to view the form the same way the 
form recipients will and gives you a chance to verify the form. If you are previewing a form, you can click the 
Edit Layout button to go back to the Forms Editing mode.  
Form Field Properties
How a form field behaves is determined by settings in the Properties dialog box for that individual field. You 
can set properties that apply formatting, determine how the form field information relates to other form 
fields, impose limitations on what the user can enter in the form field, trigger custom scripts, and so forth.
You can set a variety of properties for an Acrobat form field, depending on the form field type. The 
properties for each type of form field are selected on a series of tabs. When you change a property, it is 
applied as soon as you select another property or press Enter.
All the form field types have a General tab, Appearance tab, and an Actions tab. Other tabs appear only in 
specific types of form fields. The Options tab appears for most form field types but the options available are 
unique to each type of form field.
If you are changing the properties of multiple fields, you can leave the Properties dialog box open. Click on 
each field to change its properties.
Tooltips for Form Fields
For accessibility, the Tooltip option on the General tab is important for entering text that will be announced 
by screen readers. 
You can make form fields accessible to people with disabilities by adding tags to the PDF and by properly 
structuring it. In addition, you can use the tool tip form field property to provide the user with information 
Documents you may be interested
Documents you may be interested