Creating Accessible PDF Files Using Authoring Applications
Making PDF Accessible with Adobe Acrobat 9 Pro
| 53
Figure  34 Microsoft Word 2007 Adobe Acrobat Ribbon and Group
Show or activate PDFMaker in Microsoft Word
If you don’t see the PDF toolbar buttons in Microsoft Word, you must show or activate the PDF toolbar. Use 
one of the following methods to show or activate PDFMaker.
For Office 2003 or earlier, 
Choose View > Toolbars > Acrobat PDFMaker 9.0
For Office 2007
Do the following: 
Click the Office button, and then click the Word Options button
Click Add-Ins on the left side of the dialog box. 
Do one of the following: 
If PDFMOutlook or Acrobat PDFMaker Office COM Addin is not listed, choose COM Add-
Ins from the Manage pop-up menu and click Go.
If PDFMOutlook or Acrobat PDFMaker Office COM Addin is listed under Disabled 
Application Add-ins, select Disabled Items from the Manage pop-up menu and click Go.
Select PDFMOutlook or Acrobat PDFMaker Office COM Addin and click OK. 
Restart the Office application.
View PDFMaker conversion settings
PDFMaker conversion settings determine what features of the Microsoft Word document will be included in 
the PDF and how they will be translated into the resulting PDF file.
Do one of the following: 
Pdf link to email - insert, remove PDF links in, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Free C# example code is offered for users to edit PDF document hyperlink (url), like inserting and deleting
add hyperlink in pdf; change link in pdf file
Pdf link to email - VB.NET PDF url edit library: insert, remove PDF links in, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Help to Insert a Hyperlink to Specified PDF Document Page
add hyperlink to pdf in preview; add hyperlink pdf file
Creating Accessible PDF Files Using Authoring Applications
Making PDF Accessible with Adobe Acrobat 9 Pro
54 |
Choose Adobe PDF > Change Conversion Settings (See “Figure 35 Change PDFMaker Settings 
in Word 2003” on page54)
Figure  35 Change PDFMaker Settings in Word 2003
(Office 2007) In the Acrobat ribbon, click Preferences (See “Figure 36 Acrobat Preferences in 
Word 2007” on page54).
Figure  36 Acrobat Preferences in Word 2007
If you wish to revert to the original default settings, click Restore Defaults on the Settings tab.
Settings Tab
The settings available for PDFMaker depend on the application in which you’re using PDFMaker (See 
“Figure 37 PDFMaker Settings Tab” on page56)
Conversion Settings . Specifies the standard by which the PDF will be optimized. When 
you choose an item in the menu, a description of that preset appears immediately below it. 
View Adobe PDF Result . Opens the converted document directly into Acrobat. 
(Exception: when you choose Convert To Adobe PDF And Email.) 
Prompt For Adobe PDF File Name . Lets you enter a custom filename for the resulting 
PDF. Deselect this option to save the file in the same folder as the source file, using the 
same name but with a .pdf extension. 
Convert Document Information . Adds document information from the Properties 
dialog box of the source file. This setting overrides the printer preferences and settings in 
the Advanced panel of the Adobe PDF Settings dialog box. 
Note: The Advanced Settings button opens the Adobe PDF Settings dialog box, which contains 
many additional conversion options. These conversion settings apply to all Acrobat General FAQs for Products
copy and email the secure download link to the assistance, please contact us via email (support@rasteredge & profession imaging controls, PDF document, image to
add a link to a pdf in preview; add url pdf
RasterEdge Product Licensing Discount
s). After confirming the informations provided, we will send you an email that contains price(s) at a discount and the online order link for new licensing.
add links to pdf document; adding an email link to a pdf
Creating Accessible PDF Files Using Authoring Applications
Making PDF Accessible with Adobe Acrobat 9 Pro
| 55
features that create PDFs, such as Acrobat Distiller, PDFMaker, and the Acrobat 
application itself. 
Create PDF/A Compliant PDF File . Creates the PDF so that it conforms to this ISO 
standard for long-term preservation of electronic documents. (In the Microsoft Publisher 
application alone, PDFMaker does not support the PDF/A standard.) 
Note: When Conversion Settings are opened from within Word, Excel, or PowerPoint, this 
option specifies PDF/A 1-a:2005. When opened from within Microsoft Visio, Access, 
Microsoft Project, or AutoCAD, it specifies PDF/A 1-b:2005.
Attach Source File . Includes the Word document that is being converted as an 
attachment to the resulting PDF.
Create Bookmarks . Converts certain elements in original Office documents to PDF 
bookmarks: Word headings, Excel worksheet names, or PowerPoint titles. Selecting this 
option overrides any settings on the Bookmarks tab of the Conversion Settings dialog box. 
Add Links . Includes active links and hypertext in the PDF. 
Note: If this option is deselected, but the recipient of the PDF has the Create Links From URLs 
preference selected, URLs in the PDF are still active. For more information, see 
Preferences for viewing PDFs
Enable Accessibility And Reflow With Tagged Adobe PDF . Embeds tags in the PDF 
(on by default).
RasterEdge Product Renewal and Update
4. Order email. Our support team will send you the purchase link. HTML5 Viewer for .NET; XDoc.Windows Viewer for .NET; XDoc.Converter for .NET; XDoc.PDF for .NET;
clickable pdf links; pdf hyperlinks
VB.NET Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to
Link: Edit URL. Bookmark: Edit Bookmark. Metadata: Edit, Delete Metadata. Form Process. Create PDF file from PowerPoint free online without email.
add links to pdf file; adding hyperlinks to pdf files
Creating Accessible PDF Files Using Authoring Applications
Making PDF Accessible with Adobe Acrobat 9 Pro
56 |
Figure  37 PDFMaker Settings Tab
Security Tab
The Security tab settings available for PDFMaker depend on the application in which you’re using 
PDFMaker (See “Figure 38 PDFMaker Security Tab” on page57)
Require A Password To Open The Document . When selected, makes the Document 
Open Password option available, where you enter a password that users must use to open 
the document. 
Restrict Editing And Printing Of The Document . When selected, makes the other 
Permissions options available. 
Change Permissions Password . Specifies a password you set that users must use in order 
to do any allowable printing or editing. 
Printing Allowed . Specifies whether users who use the Permissions Password can print 
the document and at what resolution. 
Changes Allowed . Specifies what kind of changes users who use the Permissions 
Password can make. 
Enable Copying Of Text, Images, And Other Contents . Prevents or allows users from 
copying from the PDF. 
Enable Text Access For Screen Reader Devices For The Visually Impaired . Prevents or 
allows screen reader devices to read text. (Selected by default.) 
Enable Plaintext Metadata . Specifies whether the search engine can read the document 
metadata. Available only when the PDF-compatibility is set to Acrobat 6.0 (PDF 1.5) or 
VB.NET Create PDF from Word Library to convert docx, doc to PDF in
Link: Edit URL. Bookmark: Edit Bookmark. Metadata: Edit, Delete Metadata. Form Process. Free online Word to PDF converter without email.
adding hyperlinks to pdf documents; adding links to pdf document
VB.NET Create PDF from Excel Library to convert xlsx, xls to PDF
Link: Edit URL. Bookmark: Edit Bookmark. Metadata: Edit, Delete Metadata. Form Process. Convert Excel to PDF document free online without email.
pdf link; add links pdf document
Creating Accessible PDF Files Using Authoring Applications
Making PDF Accessible with Adobe Acrobat 9 Pro
| 57
Figure  38 PDFMaker Security Tab
Word Tab
Use the Word Tab to control how certain features in Microsoft Word will be rendered in PDF (See “Figure 
39 PDFMaker Word Tab” on page58).
Convert Displayed Comments To Notes In Adobe PDF . Changes any Word comment 
entries to PDF comments. If the currently open Word document contains comments, 
more options appear in the Comments list on this tab: 
Reviewer. Lists the names of reviewers who have entered comments in the current 
Word document. 
Include. When deselected, does not include the comments in the PDF. 
Notes Open. Specifies whether the PDF comment windows automatically open or are 
closed for that reviewer’s comments. 
Color . Shows the color for that reviewer’s comment icons. Clicking the color icon 
repeatedly cycles through a limited set of available colors. 
# Of Comments . Shows the number of comments that the reviewer made. 
Convert Cross-References And Table Of Contents To Links (Word 2002 and 2003 only). 
Enables one-click navigation of these elements in the new PDF. This option is not 
available in Word 2007. 
Convert Footnote And Endnote Links . Integrates these into the PDF. 
Enable Advanced Tagging . Integrates this into the PDF. Useful for Microsoft Word 
VB.NET PDF Convert to Word SDK: Convert PDF to Word library in vb.
Create editable Word file online without email. Supports transfer from password protected PDF. VB.NET class source code for .NET framework.
add url to pdf; add a link to a pdf
C# PDF Convert to Word SDK: Convert PDF to Word library in
and .docx. Create editable Word file online without email. Password protected PDF file can be printed to Word for mail merge. C# source
add hyperlink to pdf acrobat; accessible links in pdf
Creating Accessible PDF Files Using Authoring Applications
Making PDF Accessible with Adobe Acrobat 9 Pro
58 |
Figure  39 PDFMaker Word Tab
Bookmarks Tab (Microsoft Word)
The options you specify on this tab determine which items are converted into PDF bookmarks in the PDF 
(See “Figure 40 PDFMaker Bookmarks Tab” on page59).
Note: To include bookmarks in the conversion process, the Add Bookmarks To Adobe PDF 
option on the Settings tab must be selected. If you deselect that option, it overrides any 
options you select on this tab and no bookmarks are created. 
Convert Word Headings To Bookmarks . Selects all the headings in the Elements list for 
conversion to PDF bookmarks. 
Convert Word Styles To Bookmarks . Selects all the text styles in the Elements list for 
conversion to PDF bookmarks. (Unselected by default.) 
Convert Word Bookmarks . Converts any user-created Word bookmarks to PDF 
Element list . Specifies which Word headings and styles are converted to PDF bookmarks. 
Element . Lists the names of all available Word headings and styles. The icons for 
Headings and Styles indicate the element types. 
Type . Also indicates whether the element is a heading or style in the Word 
Bookmark . Displays X’s, indicating whether individual elements are converted to 
PDF bookmarks. Clicking an individual Bookmark option changes the selection 
status for that element. 
C# Create PDF from Excel Library to convert xlsx, xls to PDF in C#
Export PDF from Excel with cell border or no border. Free online Excel to PDF converter without email. Quick integrate online C# source code into .NET class.
add hyperlinks to pdf online; add url link to pdf
C# Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF
application. Free online PowerPoint to PDF converter without email. C# source code is provided for .NET WinForms class. Evaluation
adding links to pdf; c# read pdf from url
Creating Accessible PDF Files Using Authoring Applications
Making PDF Accessible with Adobe Acrobat 9 Pro
| 59
Level . Specifies where the element fits in the hierarchy structure of the PDF 
Bookmarks panel. Clicking an individual Level number opens a menu that you can 
use to change the value. 
Note: When some but not all of the available Word headings and styles are selected for 
conversion to PDF bookmarks, the marker in the corresponding check boxes at the top of 
the tab change. If all elements of the type are selected, a check mark appears. If only some 
of the elements of that type are selected, a colored square appears. Otherwise, the check 
box is empty.
Figure  40 PDFMaker Bookmarks Tab
Video Tab (Microsoft Word and PowerPoint)
The options you specify on this tab determine settings for multimedia files that are converted to FLV format 
and inserted into Word or PowerPoint files (See “Figure 41 PDFMaker Video Tab” on page60).
Save Video In . To save the converted video file in the same folder as the document, select 
Same As Document Folder. To save the converted video file in a different folder, select Use 
This Folder, and click Browse to locate and select a folder. 
Video Quality . A higher Video Quality setting results in a larger PDF file size. 
Deinterlace . Activates the video deinterlacing filter, which can improve video quality. 
Encode Audio . If unselected, the converted video file does not include audio. If selected, 
specify the data rate at which to encode the audio in the FLV file.
Creating Accessible PDF Files Using Authoring Applications
Making PDF Accessible with Adobe Acrobat 9 Pro
60 |
Figure  41 PDFMaker Video Tab
Settings for Other Microsoft Office Applications
There are application specific options on the settings tab of the PDFMaker for other Microsoft Office 
Excel-specific options on the Settings tab
These options are specific to the Settings tab in the PDFMaker for the Excel spreadsheet application.
Convert Comments . Converts user-created Excel comments to notes and lists them in 
the Acrobat Comments panel. 
Fit Worksheet To A Single Page . Adjusts the size of each worksheet so that all the entries 
on that worksheet appear on the same page of the PDF. 
Fit To Paper Width . Adjusts the width of each worksheet so that all the columns on that 
worksheet appear on one page in the PDF. 
Prompt For Selecting Excel Sheets . Opens a dialog box at the beginning of the file 
conversion process. In this dialog box, you can specify which worksheets are included in 
the PDF and the order in which the sheets appear in the PDF. 
PowerPoint-specific options on the Settings tab
These options are specific to the Settings tab in the PDFMaker for the PowerPoint presenation application.
Convert Multimedia . Converts any linked audio-video file to an FLV file and embeds it 
in the PDF. 
Creating Accessible PDF Files Using Authoring Applications
Making PDF Accessible with Adobe Acrobat 9 Pro
| 61
Preserve Animation (PowerPoint 2002 and 2003 only) . Converts any animation effects 
in the PowerPoint file to equivalent animations in the PDF. This option is not available in 
PowerPoint 2007. 
Preserve Slide Transitions . Converts PowerPoint slide transition effects to PDF 
transition effects. 
Convert Hidden Slides To PDF Pages . Converts any PowerPoint slides that are not seen 
in the usual playing of the presentation to PDF pages. 
Convert Speaker Notes . Converts any speaker notes for the PowerPoint presentation 
into Text notes in the PDF. 
Use PowerPoint Printer Settings (PowerPoint 2002 and 2003 only) . Uses the same 
printer settings in the PDF as in the original file. This option is not available in PowerPoint 
Convert the Word Document to Accessible PDF
Open the Microsoft Word file. 
Microsoft Office 2003
There are two controls on the Microsoft Word 2003 interface for converting to accessible PDF (See “Figure 
42 Convert to Adobe PDF in Word 2003” on page61).
Do one of the following:
Click the Convert To Adobe PDF button on the Acrobat PDFMaker toolbar
Convert to Adobe PDF from the Adobe PDF menu
Figure  42 Convert to Adobe PDF in Word 2003
Enter a filename and location for the PDF, and click Save. 
Microsoft Office 2007
Do one of the following:
Click the Create PDF button from the Create Adobe PDF Group on the Acrobat ribbon (See 
“Figure 43 Create Accessible PDF in Word 2007” on page61).
Figure  43 Create Accessible PDF in Word 2007
Creating Accessible PDF Files Using Authoring Applications
Making PDF Accessible with Adobe Acrobat 9 Pro
62 |
Select Save as Adobe PDF from the Office button (See “Figure 44 Save as Accessible PDF in Word 
2007” on page62).
Figure  44  Save as Accessible PDF in Word 2007
Enter a filename and location for the PDF, and click Save. 
If the Word Document is a Form
If the Word document has been designed as a form and you want it to be a fillable PDF form, prepare the 
document as described. When you are ready to import it into PDF, do so from within Acrobat using the 
Form Wizard. From Acrobat 9 Pro do the following:
Select Forms > Start Form Wizard
Check the box indicating “An existing electronic document”
Select “Import a file from file system” 
Click the Browse button to locate the desired file
Click Next
The document will be converted to PDF with Tags and fillable form fields. You may need to edit the results 
within Acrobat.
Check the PDF Version of the Document Using Acrobat
Once you have converted the document, you will still need to check the results in Adobe Acrobat. To check 
the results, begin at Step 5 of the PDF Accessibility Workflow (see  “Step 5: Determine if the PDF File is a 
Tagged PDF File” on page20).  Depending upon the type of error, you may have to make adjustments in a 
particular location.
Adjustments to the Conversion Settings
Repairs You Make to the Source File
Repairs You Make to the PDF File
Documents you may be interested
Documents you may be interested