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ULTIMATE CONTACT
STRATEGY
(THE)
HOW TO USE PHONE AND EMAIL
FOR CONTACT AND CONVERSION SUCCESS
SALES OPTIMIZATION STUDY
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SALES OPTIMIZATION STUDY
This study, derived from the data of nearly 3.5 million leads, breaks new 
ground, revealing that combining the right volume and frequency of 
both calls and emails can yield optimal conversion results. Major take-
aways from this recent research include: (1) speed-to-call is the single 
largest driver of lead conversion, (2) calling inquiries six times is the best 
way to achieve optimal conversion rates, (3) conversion rates can be 
further increased by properly timing contact attempts, and (4) combin-
ing the recommended call strategy with an optimal email strategy can 
yield exceptional results. 
This study builds upon previous contact research by adding a new  
dimension — email. As we all know, an effective contact strategy does 
not rely on one method of communication alone. The use of email in 
addition to phone outreach can have a very positive impact on the 
ability to contact and ultimately convert a prospect into a customer. 
EXECUTIVE SUMMARY
In the Ultimate Contact Strategy, Velocify revisited previous contact  
research to offer a fresh and current perspective in light of buyer behavior  
and selling strategies that continue to evolve. The case for rapid speed-
to-call and appropriate levels of persistence continues to be strong  
after looking at research. Also, the results demonstrate that although 
most businesses have major opportunities to improve their con-
tact strategies, businesses utilizing lead management solutions have  
improved their efforts.
This research can serve as a starting point for just about any inside 
sales team, however, it is important to note that the study reflects an  
aggregate of hundreds of organizations across many different types of 
industries. The best contact strategy for a given organization is often 
influenced by its industry, the type of product being sold, and the nature 
of the selling process in place.
2
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SALES OPTIMIZATION STUDY
The surest way to get a hold of a prospect is to call rapidly and  
repeatedly, non-stop until they answer the phone. But, is it also the best 
strategy for increasing conversion rates, revenues, and profits? The  
answer is obviously no. While calling every prospect that you generate 
50 to 100 times per day may eventually get you close to a 100% contact 
rate, it most certainly won’t be economical because of the resources 
required, not to mention most of your prospects will not be pleased 
with the level of persistence. Your 100% contact rate would likely result 
in nearly non-existent revenues and extremely high operation costs. On 
the other end of the spectrum, making  only one call to every prospect 
will yield very poor conversion results.
What’s needed is balance. But what is the right balance — one that 
doesn’t annoy prospects but also optimizes your conversion rate? How 
do you ensure your team isn’t wasting time chasing after prospects that 
are unlikely to convert? How about communication methods? Should 
you use email and phone to attempt initial contact? If so, what approach 
renders the best results? Velocify has previously published studies that 
address the question of optimal call strategy, but this is the first compre-
hensive study of its kind that looks at contact strategies for both phone 
and email communication, together.
BACKGROUND
Study Methodology
This data reflects results aggregated across almost 3.5 million leads 
from more than 400 companies that span a variety of industries. 
The organizations represented in this study were randomly selected 
Velocify clients. The leads included were all generated in the first 
half of 2012. Milestone, call, and email data for those leads was  
collected through the end of the third quarter in order to allow 
enough time for contact and conversion.
It is important to note that while these results and recommenda-
tions are widely applicable and should work for almost all industries, 
they may not reflect the optimal strategy for an individual industry 
or business.
3
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SALES OPTIMIZATION STUDY
The Impact of Lead Response Time
One  key  to maximizing  the  results  of  your  
contact strategy is to make sure your team makes 
the first call attempt to a new prospect, fast.  
Recent Velocify research revealed the simple act  
of placing a phone call to a new prospect within a  
minute of lead generation can increase your likelihood  
of conversion by nearly 400%.
As Figure 1 shows, each minute you wait to make  
the first call can greatly reduce your chances of ever 
converting the prospect. Calling within a minute does 
not guarantee you will make contact, but research  
consistently shows that calling a prospect within  
a minute drastically increases contact rates. The  
improved contact rate is certainly not the only factor 
that accounts for such a high conversion rate. It is likely 
that fast response builds confidence and rapport with 
the buyer, improving the chances of conversion.
400%
300%
200%
100%
0
improvement on lead conversion rate
time elapsed
1 min.
2 mins.
3 mins.
30 mins.
1 hr.
5 hrs.
24 hrs.
391%
160%
98%
62%
36%
24%
17%
Figure 1: The Impact of Speed-to-call on Conversion
C
O
N
V
E
R
SIO
N
RESULTS
4
C# Create PDF Library SDK to convert PDF from other file formats
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C# PowerPoint - How to Process PowerPoint
C# methods to add, insert or delete any specific PowerPoint slide, adding & burning & methods and sample codes of respective function, you may link the quick
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SALES OPTIMIZATION STUDY
Six Calls Equals Success
As important as a quick first call is, more than half of all  
prospects that eventually convert are actually reached  
sometime after the first call attempt. Shockingly, however, 
50% of leads are never called a second time, according to 
previous Velocify research. But how many calls should you 
make to each prospect before giving up? Figure 2 shows 
that 93% of all converted leads are reached by the sixth call  
attempt. In other words, only 7% of all leads that eventually 
convert are reached for the first time after seven or more call 
attempts, a substantial diminishing return.
The resources required to get to that additional 7% by  
having to make seven or more calls just to reach them is 
probably not worth the cost, especially when you consider 
leads that require seven or more calls to achieve initial  
contact are 45% less likely to convert than those that are  
initially contacted in six or fewer calls. Leads requiring seven 
or more calls to make contact, not only waste more of your 
resources during the pre-contact stage, but if and when you 
finally do get them on the phone, they are almost half as 
likely to convert.
number of call attempts to make initial contact
48%
70%
81%
86%
90%
96%
94%
1st call attempt
1
2
3
4
5
6
7
8
9
100%
80%
60%
40%
90%
70%
50%
30%
cumulative percentage of converted leads
Figure 2: The Optimal Number of Calls
97%
93%
of 
converted leads are 
contacted by the 
6th call attempt.
RESULTS
5
VB.NET PDF insert image library: insert images into PDF in vb.net
in preview without adobe PDF control installed. Access to freeware download and online VB.NET class source code. This smart and mature PDF image adding component
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VB.NET PDF copy, paste image library: copy, paste, cut PDF images
paste and cut PDF image while preview without adobe Free Visual Studio .NET PDF library, easy to Besides image extracting, adding, and removing, RasterEdge XDoc
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SALES OPTIMIZATION STUDY
Impact of Call Timing on Conversion
Impact of Call Timing on Conversion Knowing six calls is the right level 
of persistence is only part of the overall strategy. Knowing when to make 
those six calls will further maximize conversion rates.
The question of when to make that first call has been answered by 
the results summarized in Figure 1. Calling within the first minute is 
clearly what all organizations should strive for. To determine when to 
make subsequent calls, assuming a prospect is not reached with the first 
call, we compared conversion rates for contacted leads on subsequent  
call attempts across all possible time periods. To start, we found that 
prospects contacted on a second call attempt that was made 30-60 
minutes after the lead was generated had a higher conversion rate 
than all other half hour periods following the initial call. Our complete  
findings for the optimal call strategy are shown in Figure 3.
RESULTS
+23%
higher conversion
higher conversion
+9%
(0-1 min.)
1st
(30-60 mins.)
2nd
(1-2 hrs.)
3rd
4th
5th
6th
DAY
1
DAY
5
DAY
14
DAY
15
Figure 3: Optimal Call Strategy
6
C# Word - Process Word Document in C#
Capable of adding and burning image on specific Word document page in C# class. You may click the link to go to each Word document processing tutorial page to
clickable links in pdf; convert doc to pdf with hyperlinks
C# Excel - Excel Page Processing Overview
Support adding image of various formats (such as BMP, PNG & TIFF) to an Excel Click the link to specific C#.NET guide page and you will find detailed API(s
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SALES OPTIMIZATION STUDY
Optimal Email Strategy
An effective contact strategy does not rely on only one method of  
communication. The use of email, in addition to phone outreach, can have  
a very positive impact on your ability to contact and ultimately convert a  
prospect. Our study found that prospects who receive emails have a 16%  
higher chance to be contacted by phone, yet 59% of prospects in our study didn’t  
receive a single email. For about half of those that weren’t sent an email, it wasn’t  
a possibility since the email address was not collected by the seller, but even 
when companies collect email addresses, many still choose not to use them. 
About 40% of the prospects that had an email address on file are never 
sent an email message. Part of the reason for this may be that companies 
don’t have a clear strategy for sending email messages the way they might  
for making phone calls.
Applying the same methodology used for identifying the optimal number  
of phone calls, we found that the optimal number of email messages to  
increase conversion during the first month of a prospect’s lifetime is five. 
When a prospect is sent more than five email messages prior to contact,  
especially during a relatively short time period, the probability of conversion 
begins to drop significantly. The conversion rate for leads that were sent more 
than five email messages prior to reaching the prospect was 36% lower than 
the conversion rate for leads that were reached after having received one to 
five email messages (Figure 4).
RESULTS
1st
+85%
higher conversion
2nd
+52%
higher conversion
3rd
+37%
higher conversion
4th
+44%
higher conversion
5th
(20 min.)
DAY
1
DAY
4
DAY
8
DAY
15
DAY
22
Figure 4: Optimal Email Strategy
7
SALES OPTIMIZATION STUDY
The Ultimate Contact Strategy
The first few weeks after a lead enters your system are critical to 
converting that lead. The combination of the recommended phone 
and email strategies described here can have a powerful impact on your 
overall conversion rates while also ensuring the most effective use of 
your staff and other resources. When looked at collectively, it is clear 
that this strategy provides just the right amount of persistence while 
maintaining the professional image your organization probably wants to 
portray (Figure 5).
RESULTS
The average gain in conversion by attempting the calls at the recom-
mended times is 49%. When combined with the average gain that can 
be expected by also sending emails at the recommended times, which 
average a 53% gain in conversion, this strategy can result in a net 
conversion improvement of 128%. That means that you could more 
than double your revenues by keeping everything the same and 
simply implementing this response strategy.
Days
5th
6th
2nd
3rd
4th
5th
1st
(20 min.)
(0-1 min.)
1st
(30-60 mins.)
2nd
(1-2 hrs.)
3rd
Minutes
4th
1
0
20
30
60
120
4
5
8
14
15
22
Figure 5: The Ultimate Contact Strategy
8
SALES OPTIMIZATION STUDY
Takeaways
Speed-to-call is the most significant driver of conversion  
rates- making a call attempt within a minute of receiving a lead 
increases conversion rates by 391%
Calling inquiries up to six times prior to making contact is the 
best way to achieve optimal conversion rates- 93% of all leads 
that convert are contacted in six or fewer calls
Conversion rates can be further increased by properly timing 
contact attempts- an average gain of 49% in conversion can be 
achieved with the recommended call timing
Leads that are sent email messages in-between phone contact 
attempts have a 16% higher chance to be contacted by phone- 
an average gain of 53% in conversion can be achieved with the 
recommended email timing
Combining the highest performing phone and email strategies 
(The Ultimate Contact Strategy) can result in a conversion 
gain of 128%
RESULTS
The easiest way to implement “The Ultimate Contact Strategy” is 
to have an automated system that does this for you! That way, you 
don’t have to rely on your staff to keep track of all leads and the 
type of contact method to use next with each at the appropriate 
time. There are a number of software solutions out there, like those 
offered by Velocify, that can automatically schedule calls and send 
out emails according to a set plan like the one recommended here.
DO YOU HAVE THE TOOLS TO 
IMPLEMENT THE ULTIMATE 
CONTACT STRATEGY?
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SALES OPTIMIZATION STUDY
About Velocify
Velocify is a market leading provider of cloud-based lead manage-
ment and sales automation solutions proven to deliver smarter, more 
efficient lead distribution and sales processes for improved conver-
sion rates. With unmatched expertise, drawn from a dedication to  
helping more than 10,000 clients automate and improve their lead  
distribution, response and conversion processes, Velocify has become 
the platform of choice for organizations focused on improving customer  
acquisition practices and business performance. Velocify is a privately  
held company, recently recognized as one of the fastest growing  
companies in North America by Deloitte. Please visit velocify.com for more  
information.
CONTACT US AND SHARE
Call: (888) 843-1777
Email: sales@velocify.com
Visit our website: velocify.com
Visit our blog: velocify.com/blog
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