Part 2~Writing 
17 
6.4 - 
Combined graphics
If an illustration needs labels adding, or you need to combine multiple images, use a 
Drawing anvas. This is a defined area where you can insert images and add drawing 
objects. To insert a Drawing Canvas: 
1
Start a new paragraph and choose Insert > Illustrations > Shapes >  
New Drawing Canvas. 
2
Ensure the canvas has sufficient vertical height, but leave it full-width. 
3
Add labels, pointers, lines etc using the drawing tools, Insert > Illustrations > 
Shapes. 
Note: The canvas border (guide only) must be visible when inserting images. 
Pasting Images into a Canvas 
It is not always possible to place or paste an image directly onto the selected canvas. If 
you encounter this problem: 
1
Paste the image somewhere else on the page 
2
Check its size to make sure it will fit in the canvas, then select and Cut the image 
3
Select the canvas and Paste the image 
Note: It is possible to place an image over the top of the canvas, without it actually 
being on the canvas. When you select an item on the canvas, the canvas border 
should be visible – if it͛s not, the image is floating above; cut and paste the image͘ 
Stacking Order 
Each new item you add to the canvas sits in front of existing ones, but you can change 
the order, sending an item behind or bringing it to the front. You may need to do this, 
for example, if a label is partially hidden behind an illustration. 
Select the item to be affected and choose the appropriate move from 
Picture/Drawing Tools Format > Arrange: 
Central 
Hall 
Central 
Hall 
The wrong stacking 
order can hide an 
object from view 
Pdf hyperlinks - insert, remove PDF links in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Free C# example code is offered for users to edit PDF document hyperlink (url), like inserting and deleting
add a link to a pdf in acrobat; adding a link to a pdf in preview
Pdf hyperlinks - VB.NET PDF url edit library: insert, remove PDF links in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Help to Insert a Hyperlink to Specified PDF Document Page
add hyperlink to pdf in preview; add page number to pdf hyperlink
18 
6.5 - 
Captions
An automatically numbered caption can be added to a figure, a table or other object; 
the captions can then be used to create Tables of Figures and Tables – see  9 ~Tables of 
content. 
Thesis guidelines require figures and tables to be clearly captioned and numbered 
continuously using separate sequences. 
Adding a caption 
1
Select the object to which you want to add a caption and choose  
References > Captions > Insert Caption. 
Note: If your illustration uses a drawing canvas, make sure you select the canvas and 
not one of the objects on the canvas. 
2
Select the required Label and enter the caption text in the Caption box. 
3
Check the Position (usually below for figures and above for tables) and OK. 
Note: Formatting is controlled by the aption style – modify the style properties to 
customise the appearance of the caption. 
Caption numbering will automatically update as new labels are inserted. You may 
need to force the update if content is pasted from another document: select the 
whole document (Ctrl + A), then right-click and Update Field. 
Enter caption text 
after caption number 
Choose Figure, Table 
or Equation 
More complex numbering can be configured, 
but this should not be necessary for a thesis 
Figure 1: The Caption dialogue box 
Format is controlled by 
the aption style 
C# PDF Convert to HTML SDK: Convert PDF to html files in C#.net
Embed zoom setting (fit page, fit width). Turn PDF form data to HTML form. Export PDF images to HTML images. Embed PDF hyperlinks to HTML links.
add a link to a pdf in preview; clickable links in pdf from word
VB.NET PDF Convert to HTML SDK: Convert PDF to html files in vb.
Turn PDF images to HTML images in VB.NET. Embed PDF hyperlinks to HTML links in VB.NET. Available zoom setting (fit page, fit width).
adding links to pdf in preview; adding links to pdf
Part 2~Writing 
19 
7 ~ 
Referencing
Word includes features that help you to employ common techniques for referring to 
other content, including cross-referencing, foot/endnotes and bibliographic citations. 
7.1 - 
Cross
-
referencing
As you are writing you may want to refer to another part of your document. Headings, 
captions and other numbered content may be cross-referenced so that changes to 
numbering and pagination will be reflected in the cross-references. 
Note: If chapters are created as separate documents, you cannot cross-reference 
between chapters until after they are combined. See onsolidation. 
To insert a cross-reference: 
1
Position the cursor where the reference is to be inserted and select References > 
Captions > Cross-reference to display the Cross-reference dialogue box: 
2
From the Reference type drop-down list choose the type of item to be cross-
referenced – this will display a list of entries of that type. 
3
Choose the entry, and from Insert reference to: choose the content to display as 
cross-reference text. 
4
Select Insert. The dialogue remains open, enabling you to reference multiple 
options from Insert Reference to, eg Heading number and Heading text. 
5
When finished, choose Close. 
Note: By default, Insert as Hyperlink is selected enabling you to click on the reference 
to jump to the item in the document being referred to. 
When content is pasted from another document you may need to force the 
numbering to update: select the whole document (Ctrl + A), then right-click and 
Update Field. 
Choose what information 
you want displayed in the 
reference 
VB.NET PDF Page Replace Library: replace PDF pages in C#.net, ASP.
DotNetNuke), SharePoint. Able to replace all PDF page contents in VB.NET, including text, image, hyperlinks, etc. Professional VB.NET
convert doc to pdf with hyperlinks; adding a link to a pdf
.NET PDF SDK | Read & Processing PDF files
of text, hyperlinks, bookmarks and metadata; Advanced document cleanup and image processing options provided; Annotate and redact in PDF documents; Fully support
add hyperlink to pdf acrobat; add hyperlink in pdf
20 
7.2 - 
Footnotes and endnotes
Footnotes always appear on the same page as the marker, whereas endnotes are 
gathered together at the end of the document or section (see ‎5.3 -Document sections 
above for more on sections). A document may contain both footnotes and endnotes. 
The format of footnotes and endnotes is controlled by a total of four styles: 
Footnote/EndNote Reference for the in-text marker and Footnote/EndNote Text for the 
note itself. 
Tip:  These styles are only visible in the styles pane if the option to display all styles is 
chosen in the Styles Pane Options. 
Note: Do not confuse endnotes with the reference management application EndNote, 
but note that some footnote referencing styles in EndNote make use of the Word 
footnote feature – see ibliographic Referencing below. 
Inserting a footnote or endnote 
1
Position the cursor where you want the reference mark, then choose  
References > Insert Footnote or Insert Endnote. 
2
A marker is inserted and the cursor will be positioned ready to enter the note text. 
Enter the text. 
Tip:  When pasting text into a foot/endnote, to ensure consistency check the style of 
the text is correct. Using Notepad as an intermediary can help strip any unwanted 
formatting. 
Configuring footnotes and endnotes 
If you have inserted both footnotes and endnotes, first place the cursor in an example of 
the type you want to configure, then choose the dialogue launcher in References > 
Footnotes.  
Position footnotes 
and endnotes 
Numbering type 
and format 
Ensure changes apply to the 
whole document if appropriate 
VB.NET PDF Thumbnail Create SDK: Draw thumbnail images for PDF in
application. Generating thumbnail for PDF document is an easy work and gives quick access to PDF page and file, or even hyperlinks. This
add hyperlink to pdf in; pdf link
PDF Image Viewer| What is PDF
advanced capabilities, such as text extraction, hyperlinks, bookmarks and metadata as well as updating, splitting and merging pages from existing PDF documents
clickable pdf links; add hyperlink pdf document
Part 2~Writing 
21 
The dialogue provides controls so you can: 
Position footnotes at the bottom of the page or below text 
Position endnotes at the end of document of section 
Select the numbering format and style (continuous or by page/section) 
Convert between footnotes and endnotes 
7.3 - 
Bibliographic Referencing
MS Word includes a feature to help insert citations and reference lists, however it has 
very limited functionality and it is strongly recommended that you use a dedicated 
bibliographic reference management application such as EndNote (fully supported at 
the University). 
With this you can: 
Collect bibliographic information electronically when undertaking literature 
searches 
Manage this personal collection of references and generate annotated 
bibliographies or reading lists 
Use your collected references to insert citations and build a reference list as you 
write (Cite while You Write) 
Note: When using EndNote, if chapters are separate documents, a reference list will 
initially be constructed at the end of each chapter; when combining chapters 
these are temporarily removed and the citations used to generate a new 
reference list at the end. The method for this is described in the onsolidation 
section below. 
22 
Part 3~Consolidation 
8 ~ 
Document consolidation
When you have worked with chapters and other content as separate documents, there 
are two methods for turning these into a single document: 
ombine chapters into a single document based on the same template 
Use the Master Document feature to combine chapters 
The first method is simpler but can produce very large file sizes; Master Documents are 
more complex but allow you to work on more manageable individual documents and, 
when required, view the entire thesis. The chapters remain as separate documents but 
are referenced from within the Master Document. 
Below is a comparison of the two approaches: 
Inserted files 
Master Document 
Conceptually simple 
Complex feature 
Must stick to ͚rules͛ 
Whole thesis can only be viewed after 
chapters are combined into one large 
document 
Chapters remain as separate documents 
but whole thesis can also be viewed 
Cross-referencing between chapters only 
possible after combining 
Cross-referencing available between 
chapters 
Page numbers only correct after 
combining 
Page numbers remain accurate 
Tables of content, figures and tables must 
be constructed after combining 
Tables of content, figures and tables may 
be constructed at any time in Master 
Document 
EndNote reference list must be 
reconstructed whilst combining 
EndNote reference list must be 
reconstructed at the final stage 
Note: There are some file limits for MS Word: 
Maximum size for text in file: 32MB 
Maximum file size that Word can open: 512MB (ie including images) 
See the Appendices for required sequence of material. 
Part 3~Consolidation 
23 
8.1 - 
Combined files
The easiest method to consolidate the thesis is to combine chapters as one large 
document. You need to do this when all chapters are complete. The overall process is: 
1
Create and save a new document based on the thesis template. 
2
Add front material (title, abstract, acknowledgements etc). Allow for tables of 
contents, figures and tables, but do not try to enter these yet. 
3
Insert each chapter: 
a)
Enter a break before each chapter, using either a 
Page break (shortcut: CTRL + Enter), or 
Section break (eg for changes to header – see  5.3 -Document sections) 
b)
Choose Insert > Text > Object > Text from file… 
c)
Navigate to the (next) chapter, select it and choose Insert 
d)
If the chapter contains EndNote citations, convert these to unformatted 
citations (see below) 
e)
Repeat for each chapter 
4
Construct tables of contents, additional cross referencing and reference list (see 
below). 
5
Make sure all fields for captions, cross references etc are updated (see below). 
EndNote references 
If you have inserted citations into your chapters using EndNote (Desktop or web), a 
reference list will have been constructed at the end of text in each chapter. When you 
combine chapters this list needs removing so you can later reconstruct a full reference 
list – this is possible as long as the citations remain in your document. 
1
After inserting a chapter, from the EndNote tab choose Bibliography > Convert 
Citations and Bibliography > Convert to Unformatted Citations. 
2
Check the reference list has been removed. 
After all chapters have been inserted into the document, add any necessary headings 
and rebuild the reference list: 
On the EndNote tab select Bibliography > Update Citations and 
Bibliography. 
This should reconstruct the reference list at the end of the document. 
Add each chapter using 
Insert Text from file… 
24 
8.2 - 
Master Documents
The benefit of employing master documents is you can work on more manageable 
individual subdocuments to edit chapters, but also view the entire thesis when required. 
Features such as Tables of contents can be inserted at any time and updated regularly. 
Recommendations 
When working with Master Documents: 
The master document itself does not need to contain any content, but you will 
probably want to include front material such as title page, abstract and tables of 
content before the subdocuments for the remaining material 
It is a matter of personal preference whether other material (Preface, 
Acknowledgements, Author͛s declaration) is created as a subdocument or 
entered directly into the master 
Store the template, subdocuments and master document and other resources 
together in the same folder 
For best results you must use the same template for subdocuments and the 
master 
During the process of constructing the master document, Word will insert 
additional section breaks. You must not delete these 
To ensure breaks are not removed accidentally it is strongly recommended you 
work with non-printing characters visible (Home > Paragraph > Show/Hide) 
Never add content after the final section break 
Constructing a Master Document 
The overall process is:  
1
First close all documents that are to be included in the master document and then 
create a new document based on your thesis template; save with a suitable name. 
2
Create your title page and pages for other front material – allow for tables of 
contents, figures and tables, but do not try to enter these yet. 
3
Enter a page break ready for the first chapter (shortcut: CTRL + Enter). 
4
Switch to Outline View (View > Document Views > Outline). 
5
On the Outlining tab select Master Document > Show Document. 
6
Insert the first document: On the Outlining tab select Master Document > Insert. 
7
Make sure the insert point (cursor) is at end of document and continue inserting 
the remaining chapters. 
8
Close Outline View and re-save the master document. 
Part 3~Consolidation 
25 
Note: As you are inserting documents you may see a message if Word detects a 
discrepancy in the template and style configurations. 
For a template warning, choose OK. 
For style conflicts, select Ignore All to ensure Word uses the template styles. 
What you will see 
These breaks will be visible in both outline view and the usual print layout view: 
Each chapter will end with a ontinuous Section reak 
Chapters will start with a Next Page Section reak 
Do not delete these section breaks. 
Viewing the complete document 
Close the Outline View (from the Outlining tab) to view the combined document. 
It will appear as if it is one continuous document, but most of the content will still be 
saved in separate subdocuments. 
When working in this view do not edit section breaks between subdocuments. 
Collapsed documents 
When in Outline View you can choose to Collapse Subdocuments, in which case the 
content of chapters will be replaced with hyperlinks, reflecting the fact that the chapters 
remain external documents under the control of the Master Document. Note that: 
Choosing a subdocument hyperlink (CTRL and Click) will open the 
subdocument separately – it may then be edited (but do not add content after, 
or remove, the final section break) 
A subdocument can also be opened for editing direct from the folder, but not if 
the master is expanded 
Closing Outline View will not expand the subdocuments; hyperlinks will be 
shown as in the outline view, and these may similarly be used to open 
subdocuments for editing. Features relying on subdocument content will not 
appear correctly (eg tables of contents) 
To view the complete document, return to Outline view, Expand 
Subdocuments and Close Outline View. 
26 
Inserting additional documents 
1
Switch to Outline view and expand the subdocuments. With Show Document 
selected a ͚box͛ around the content identifies the start and end of each document. 
Note: This is one occasion when non-printing characters are a hindrance – switch them 
off to ensure you position the insert point correctly. 
2
Position the insert point in the space after a box (above the Section Break, if 
displayed). 
3
Select Master Document > Insert and insert the required document. 
4
Resave the master. 
Deleting a subdocument 
When you remove a subdocument it is essential the section breaks before and after are 
removed at the same time. Follow these steps, with non-printing characters visible: 
1
In Outline view expand the subdocuments and check Show First Line Only to 
make the document length more manageable. 
2
Select the subdocument text to be removed including the two section breaks. 
3
Delete the selection and check the remaining subdocuments retain the correct 
pattern of section breaks. 
4
Resave the master. 
Moving a subdocument 
First follow the instructions for deleting a subdocument and then add it again in the new 
position as above. 
Position cursor 
here to insert new 
subdocument 
Include the section breaks 
before and after in your 
selection when deleting 
Documents you may be interested
Documents you may be interested