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Using the ScanSnap in Various Ways (for Mac OS Users)
291
4.
Select [Automatic detection] in the [Paper size] pop-up menu on the 
[Paper] tab.
5.
Click the [Apply] button in the ScanSnap setup window.
6.
Click the [
] button in the upper left corner of the window or press the 
[esc] key to close the ScanSnap setup window.
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Using the ScanSnap in Various Ways (for Mac OS Users)
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7.
Load the document into the ScanSnap.
1. Open the Carrier Sheet and insert the docu-
ment.
Neatly align the top of the document with the 
top of the Carrier Sheet.
Center the material so that it is entirely con-
tained in the Carrier Sheet.
2. Load the Carrier Sheet into the ScanSnap.
− Load the Carrier Sheet with the portion striped in 
black and white as the top edge.
− Place the document so that the back of it faces up.
− Adjust the side guides to the width of the Carrier 
Sheet to avoid skewing.
− When scanning the Carrier Sheet mixed with regular 
size and shape documents, select an option other 
than [Check Length] in the [Multifeed Detection] pop-
up menu on the [Paper] tab in the ScanSnap setup 
window.
For details on how to set, refer to "Scanning Docu-
ments of Differing Widths or Sizes at the Same Time" 
(page 280).
kca
Using the ScanSnap in Various Ways (for Mac OS Users)
293
8.
Press the [Scan] button on the ScanSnap.
⇒
Scanning starts and the image data is output.
•
The image data scanned by using the [Scan] button is centered and output in the size 
specified in [Output image size].
When [Automatic detection] is selected from the [Output image size] pop-up menu on 
the [Carrier Sheet Settings] window, an optimal size is selected automatically from the 
available standard sizes.
•
When [Automatic detection] is selected from the [Output image size] pop-up menu on 
the [Carrier Sheet Settings] window, the size of the produced image data may be 
smaller than the original, or parts may be lost.
Example: When you scan the A5 size image printed at the center of an A4 size 
paper, A5 size image is output.
To output image data in the original size, specify the document size in the [Output 
image size] pop-up menu.
If the following symptoms are 
observed, lay the material over a 
piece of white paper to scan.
•
The output image data is not in a 
suitable size (when [Automatic 
detection] is selected).
•
The outline of the document is 
shaded.
•
Black lines appear around the 
document cut out in an indefinite 
shape.
Blank Page
Using the ScanSnap in Various Ways (for Mac OS Users)
294
■ Scanning Long Pages
Up to 863-mm-long (34 inches) documents can be scanned.
The following describes how to scan long pages.
1.
Load the document into the ScanSnap.
For details about document types that can be loaded, refer to "Paper Sizes of Docu-
ments to Be Scanned" (page 27).
•
Long page documents should be loaded one sheet at a time in the ADF paper chute 
(cover).
•
Take note of the following when scanning long page documents:
When loading
Hold the document with your hands to prevent it 
from falling off the ADF paper chute (cover).
When removing
Make sure there is enough space on the 
stacker side and guide the scanned 
document with your hands so that it 
does not fall off the stacker.
Using the ScanSnap in Various Ways (for Mac OS Users)
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2.
Press the [Scan] button on the ScanSnap until it blinks blue for 3 sec-
onds or longer.
⇒
Scanning is started.
If the first sheet scanned is scanned a long page, and scanning is continued, subse-
quent sheets will also be scanned as long pages.
•
When [Excellent] is specified for the [Image quality] in the [Scanning] tab, the error 
message as shown below appears indicating that long document scanning is not 
available.
•
Long document scanning is performed not on the current settings, but on the following 
settings:
- Multifeed Detection: None
- Paper size: Automatic detection
When [Image quality: Excellent] is specified
Using the ScanSnap in Various Ways (for Mac OS Users)
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■ Saving Scanned Images in Multiple PDF Files
The ScanSnap is able to save scanned image data in multiple PDF files based on the selected 
number of pages. For example, you can scan a batch of slips, and save each slip as a PDF 
file.
To save image data in multiple PDF files, change the settings by following the procedure 
below.
1.
From the ScanSnap Manager menu, select [Settings].
⇒
The ScanSnap setup window appears.
2.
Click the [Option] button on the [File option] tab.
⇒
The [PDF file format option] window appears.
Check that [PDF(*.pdf)] is selected in the [File format] pop-up menu.
Using the ScanSnap in Various Ways (for Mac OS Users)
297
3.
Select [Generate one PDF file per (n) page(s)] and enter a number.
One PDF file is created every time the number of pages specified here have been 
scanned.
4.
Click the [OK] button to close the [PDF file format option] window.
5.
Click the [Apply] button in the ScanSnap setup window.
6.
Click the [
] button in the upper left corner of the window or press the 
[esc] key to close the ScanSnap setup window.
7.
Load the document into the ScanSnap.
For details, refer to "Paper Sizes of Documents to Be Scanned" (page 27) and "Loading 
Documents" (page 29).
8.
Press the [Scan] button on the ScanSnap.
⇒
One PDF file is created every time the number of pages specified in Step 3. have 
been scanned.
In Duplex mode, two pages (front/back) are created per document sheet.
It is recommended that you clear [Allow automatic blank page removal] checkbox on the 
[Read mode option] window, which is displayed when you select the [Scanning] tab → 
[Option] button. If this checkbox is selected, there may be a discrepancy between the 
page numbers of the original document and the scanned document in which blank pages 
may be deleted.
Using the ScanSnap in Various Ways (for Mac OS Users)
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■ Creating Searchable PDF Files
The ScanSnap is able to text-recognize the scanned image data automatically and create a 
searchable PDF file.
To create searchable PDF files, change the settings by following the procedure below.
1.
From the ScanSnap Manager menu, select [Settings].
⇒
The ScanSnap setup window appears.
2.
In the [File format] pop-up menu on the [File option] tab, select 
[PDF(*.pdf)].
Using the ScanSnap in Various Ways (for Mac OS Users)
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3.
Select the [Convert to Searchable PDF] checkbox.
⇒
The following message appears:
⇒
Click the [OK] button to close the window.
• Language
Select the language. English, French, German, Italian, Spanish, Russian, and Portu-
guese can be selected.
• Target pages
To perform text recognition for the first page, select [First page]; for all pages, select 
[All pages].
4.
Click the [Apply] button in the ScanSnap setup window.
5.
Click the [
] button in the upper left corner of the window or press the 
[esc] key to close the ScanSnap setup window.
Using the ScanSnap in Various Ways (for Mac OS Users)
300
6.
Load the document into the ScanSnap.
For details, refer to "Paper Sizes of Documents to Be Scanned" (page 27) and "Loading 
Documents" (page 29).
7.
Press the [Scan] button on the ScanSnap.
⇒
Scanning is started.
The image data is text-recognized, and a searchable PDF file is created and saved 
in a folder.
•
Enabling this setting may require an extended period of processing depending on your 
computer operating environment.
•
The ScanSnap may fail to correctly text recognize the following types of documents 
(characters) as text. However, by changing [Color mode] and/or increasing [Image qual-
ity] for scanning, such documents may be successfully text-recognized.
- Documents with handwritten characters
- Documents scanned in low quality, including smaller characters
- Skewed documents
- Documents written in languages other than the specified language for text recogni-
tion
- Documents including texts written in Italic characters
- Superscript/subscript letters and complex mathematical formulas
- Documents with characters on an unevenly colored background
e.g. Shaded characters
- Documents with many decorated characters
e.g. Decorated characters (embossed/outlined)
- Documents with characters on a patterned background
e.g. Characters overlapping illustrations and diagrams
- Documents with many characters contacting underlines or borders
•
It may take an extended period of time to scan documents with complex layouts, or 
smudged documents where characters are unreadable.
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