Using the ScanSnap in Various Ways (for Mac OS Users)
301
■ Automatically Setting Keywords to PDF Files
Character strings such as those in titles in black-and-white documents can be set as keywords 
and used for a PDF file search.
Mark a character string to be set as a keyword with a water-based highlight pen so that the 
character string is completely covered. When you perform a scan, the marked character 
strings are recognized and set as keywords for the PDF file.
Hereinafter, a line drawn with a water-based highlight pen is referred to as a "marked section", 
and a water-based highlight pen as a "highlight pen".
Mark black-and-white documents in the following way.
• Any regular highlight pen can be used.
The recommended highlight pen colors are shown below.
• Mark a line straightly.
• The supported range of marked sections is as follows.
Minimum: 10 mm (width) ×
3 mm (length)
Maximum: 150 mm (width) ×
20 mm (length)
• Use only one color for marking a page.
Pink
Yellow
Blue
Green
Scan 
ScanSnap
Scan
Scan
ScanSnap
Scan
+
Set text as a keyword for the
PDF file
Image
Keyword
The file can be searched for 
because a keyword has been set
Convert a character string 
in a marked section into text
Pdf email link - insert, remove PDF links in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Free C# example code is offered for users to edit PDF document hyperlink (url), like inserting and deleting
clickable links in pdf files; add links to pdf in preview
Pdf email link - VB.NET PDF url edit library: insert, remove PDF links in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Help to Insert a Hyperlink to Specified PDF Document Page
pdf link to specific page; add url to pdf
Using the ScanSnap in Various Ways (for Mac OS Users)
302
• Mark a character string to be set as a keyword so that the entire string is covered.
Mark sections so that the entire section is the same color. 
• Mark up to ten sections on a page.
Good example
Bad example 1
(entire section is 
not covered)
Bad example 2
(color is uneven)
For the following types of documents, marked sections cannot be recognized and set as key-
words.
- Color documents such as catalogues or pamphlets
- Documents in which two or more colors are used for marking
- Documents containing colors other than for marking (pens other than highlight pens are 
used, or the document is stained)
- Documents containing too many marked sections
The following types of marked character strings cannot be set as keywords.
- The size of marked sections is outside the supported range
- Character strings framed by highlight pen
- The marking is irregular (for example, skewed)
- Multiple marked sections are too close to each other
- The color of the highlight pen is too pale or the color has faded
When you mark more than one character string, make sure to leave a gap of at least 5 mm 
between the marked sections. Marked sections that are too close to each other may be 
detected as one marked section.
In the following cases, character strings surrounding marked sections may be set as key-
words.
- Lines of marked sections cross
In the following cases, unmarked character strings may be set as keywords.
- Color documents such as catalogues or pamphlets 
- Documents with color text, diagrams, pictures, tables and lines 
- Documents containing sections framed by highlight pen
- Stained documents 
Increase the resolution when you have trouble setting the keywords correctly.
Keywords set for a PDF file can be checked in [Document Properties] of Adobe Acrobat / 
Adobe Reader or Preview [Inspector].
RasterEdge.com General FAQs for Products
copy and email the secure download link to the assistance, please contact us via email (support@rasteredge & profession imaging controls, PDF document, image to
adding links to pdf document; adding an email link to a pdf
RasterEdge Product Licensing Discount
s). After confirming the informations provided, we will send you an email that contains price(s) at a discount and the online order link for new licensing.
adding a link to a pdf; pdf reader link
Using the ScanSnap in Various Ways (for Mac OS Users)
303
To automatically set keywords to PDF files, change the settings by following the procedure 
below.
1.
From the ScanSnap Manager menu, select [Settings].
The ScanSnap setup window appears.
2.
In the [File format] pop-up menu on the [File option] tab, select 
[PDF(*.pdf)].
RasterEdge Product Renewal and Update
4. Order email. Our support team will send you the purchase link. HTML5 Viewer for .NET; XDoc.Windows Viewer for .NET; XDoc.Converter for .NET; XDoc.PDF for .NET;
convert a word document to pdf with hyperlinks; add hyperlinks to pdf online
VB.NET Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to
Link: Edit URL. Bookmark: Edit Bookmark. Metadata: Edit, Delete Metadata. Form Process. Create PDF file from PowerPoint free online without email.
add a link to a pdf in acrobat; add url pdf
Using the ScanSnap in Various Ways (for Mac OS Users)
304
3.
Select the [Set the marked text as a keyword for the PDF file] checkbox.
• Target marked sections
Select [First marked section] to recognize only the first marked section, and select 
[All marked sections] for text-recognize all marked sections.
• Language
Select the language. English, French, German, Italian, Spanish, Russian, and Portu-
guese can be selected.
• Target pages
To perform text recognition for all pages, select [All pages]; for the first page, select 
[First page].
The following description is for [First marked section].
Select this button to set a character string such as a title of a document as a key-
word for the PDF file.
Example: When only a title of a document is marked, the marked character string 
is set as a keyword for the PDF file, and the PDF file becomes searchable by the 
title character string.
When multiple marked sections exist in line, the marked character string closest to 
the top of the document is set as a keyword. 
Example: In the following case, the character string in marked section B, which is 
higher than marked section A, is set as a keyword.
Marked Section A
Marked Section B
VB.NET Create PDF from Word Library to convert docx, doc to PDF in
Link: Edit URL. Bookmark: Edit Bookmark. Metadata: Edit, Delete Metadata. Form Process. Free online Word to PDF converter without email.
convert excel to pdf with hyperlinks; adding hyperlinks to pdf documents
VB.NET Create PDF from Excel Library to convert xlsx, xls to PDF
Link: Edit URL. Bookmark: Edit Bookmark. Metadata: Edit, Delete Metadata. Form Process. Convert Excel to PDF document free online without email.
pdf link to attached file; add hyperlink to pdf in
Using the ScanSnap in Various Ways (for Mac OS Users)
305
4.
Click the [Apply] button in the ScanSnap setup window.
5.
Click the [
] button in the upper left corner of the window or press the 
[esc] key to close the ScanSnap setup window.
6.
Load the document into the ScanSnap.
For details, refer to "Paper Sizes of Documents to Be Scanned" (page 27) and "Loading 
Documents" (page 29).
7.
Press the [Scan] button on the ScanSnap.
Scanning is started.
Marked character strings are text-recognized and the PDF file with keywords is 
saved.
Enabling this setting may require an extended period of processing depending on your 
computer environment.
The ScanSnap may fail to correctly text recognize the following types of documents 
(characters) as text. However, by increasing [Image quality] for scanning, such docu-
ments may be successfully text-recognized.
- Documents with handwritten characters
- Documents scanned in low quality, including smaller characters
- Skewed documents
- Documents written in languages other than the specified language for text recogni-
tion
- Documents including texts written in Italic characters
- Superscript/subscript letters and complex mathematical formulas
- Documents with characters on an unevenly colored background
e.g. Shaded characters
- Documents with many decorated characters
e.g. Decorated characters (embossed/outlined)
- Documents with characters on a patterned background
e.g. Characters overlapping illustrations and diagrams
- Documents with many characters contacting underlines or borders
It may take an extended period of time to scan documents with complex layouts, or 
smudged documents where characters are unreadable.
If the same character string is marked several times in a document, it will be set as the 
same keyword several times for the PDF file.
Keywords to be added may be up to 255 characters long.
Quotation marks (") may sometimes be shown before and after the added keywords 
when you check keywords using Adobe Acrobat or Adobe Reader.
For Mac OS X v10.4, keywords cannot be set for PDF files that are 512 MB or larger.
VB.NET PDF Convert to Word SDK: Convert PDF to Word library in vb.
Create editable Word file online without email. Supports transfer from password protected PDF. VB.NET class source code for .NET framework.
convert doc to pdf with hyperlinks; add hyperlink to pdf online
C# PDF Convert to Word SDK: Convert PDF to Word library in C#.net
and .docx. Create editable Word file online without email. Password protected PDF file can be printed to Word for mail merge. C# source
c# read pdf from url; add url link to pdf
306
Troubleshooting
This chapter describes how to remove jammed documents and resolve other problems.
Clearing Document Jams . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307
Troubleshooting for Multifeed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309
Troubleshooting Checklist . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317
C# Create PDF from Excel Library to convert xlsx, xls to PDF in C#
Export PDF from Excel with cell border or no border. Free online Excel to PDF converter without email. Quick integrate online C# source code into .NET class.
add links to pdf acrobat; add a link to a pdf file
C# Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF
application. Free online PowerPoint to PDF converter without email. C# source code is provided for .NET WinForms class. Evaluation
add link to pdf acrobat; change link in pdf file
Clearing Document Jams
307
Clearing Document Jams
If a paper jam occurs during scanning, follow the procedure below to remove the jammed doc-
ument.
Open the ADF top section and remove the jammed document smoothly.
Be careful not to touch any sharp edges when removing the jammed document. 
When removing the jammed document, be careful not to get neckties, necklaces or hair 
entangled in the ScanSnap.
The surface of the scan glass becomes hot during operation. Take care not to get burned.
1.
Remove the document on the ADF paper chute (cover).
2.
Pull the ADF release catch to open the ADF top section.
Clean the inside of the ScanSnap by following the guidelines in "Cleaning the Inside of the 
ScanSnap" (page 333).
CAUTION
Clearing Document Jams
308
3.
Remove the jammed document.
4.
Close the ADF top section.
You should hear the ADF top section click when it returns to its original position.
Make sure that the ADF top section is completely closed. Otherwise, paper jams or 
other feeding errors may occur.
ADF top section
ADF paper 
chute (cover)
Troubleshooting for Multifeed
309
Troubleshooting for Multifeed
The ScanSnap can detect multifeed with an ultrasonic sensor. Multifeed is an error that occurs 
when two or more sheets are fed into the ScanSnap simultaneously.
When a multifeed error occurs while sheets are scanned, part of the scanned image data may 
be lost when saved. In such a case, the ScanSnap checks the scanned image data and 
restores missing pages with its recovery function.
To enable multifeed detection by ultrasonic sensor and the recovery function, select the 
[Paper] tab → [Multifeed Detection] → [Check Overlapping [Ultrasonic]] on the ScanSnap 
setup dialog box/window.
Troubleshooting for Multifeed
310
A multifeed cannot be detected during scanning with the Carrier Sheet or long page scan-
ning.
Multifeed may be detected for envelopes or documents attached with stamps, sticky notes or 
photographs, or already folded/doubled documents. When scanning such documents, it is 
recommended to set [Multifeed Detection] to [None] on the [Paper] tab of the ScanSnap 
setup dialog box/window.
If multifeed is to be detected, the fol-
lowing conditions are required.
- Documents set in the ScanSnap 
to be scanned at once must be 
of the same thickness.
- Document thickness: 52 to 127 
g/m
2
(0.065 to 0.15 mm)
- Do not punch a hole within 50 
mm either side of the center line 
of the sheet.
- Do stick another document, for 
example with glue, within either 
side of the center line of the 
sheet.
Multifeed cannot be detected within 
30 mm of the top edge of the sheet.
Basic 
scanning 
point
Front
Top edge 
of the 
sheet
Bottom 
edge of the 
sheet
Center line
Feed 
direction
50 mm
Documents you may be interested
Documents you may be interested