LWC_Instructions_Rev: 05/02/2016 
INSTRUCTIONS 
FOR 
.TXT FIXED FILE SSA UPLOAD 
QUARTERLY WAGE & TAX REPORTING 
TABLE OF CONTENTS 
Pdf reader link - insert, remove PDF links in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Free C# example code is offered for users to edit PDF document hyperlink (url), like inserting and deleting
pdf email link; active links in pdf
Pdf reader link - VB.NET PDF url edit library: insert, remove PDF links in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Help to Insert a Hyperlink to Specified PDF Document Page
accessible links in pdf; add hyperlink to pdf in preview
LWC_Instructions_Rev: 05/02/2016 
I. 
Instruction for Quarterly wage reporting………………………………………..3 
II. 
General Information……………………………………………………….……4 
A.  What’s New…………………………………………………………….4 
B.  Reminders………………………………………………………………4 
C.  Requirements…………………………………………………………...4 
III.  .TXT File Guideline……………………………………………………………5 
IV.  Definitions of File Types………………………………………………………6 
V. 
Record Descriptions……………………………………………………………7 
“RA”-Submitter Record……………………………………………….7 
“RE”-Employer Record………………………………………………..9 
“RS”-Employee (Supplemental) Record………………………………12 
“RF”-Final Record…………………………………………………….17 
VI.  Appendix A: Postal Abbreviations and Numeric Codes………………………18 
I. Introduction 
Currently, Employers in the state of Louisiana can submit Wage and Tax Reports two (2) ways. All quarterly 
wage and tax reports must be submitted online using the electronic wage & tax reporting application.  
Manual Entry – Businesses with less than 100 employees may enter each employee’s wages directly 
into the application 
File  Upload  –Businesses  with  one  or  more  employees  may  elect  to  upload  either  a  .CSV  file 
formatted  from  the  Excel  Template  available  for  download  online  or  a  .TXT  file.  Use  of  the 
Employer File Format Checker is recommended when uploading a .TXT file. 
RasterEdge .NET Document Imaging Trial Package Download Link.
Adobe PDF. XDoc.PDF. Scanning. XImage.OCR. Microsoft Office. XDoc.Word. XDoc.Excel. XDoc.PowerPoint. Barcoding. XImage.Barcode Reader. XImage.Barcode Generator.
add links pdf document; pdf edit hyperlink
C# PDF Library SDK to view, edit, convert, process PDF file for C#
RasterEdge PDF SDK for .NET package offers robust APIs for editing PDF document hyperlink (url) and quick navigation link in PDF bookmark.
add email link to pdf; c# read pdf from url
LWC_Instructions_Rev: 05/02/2016 
Effective January 1, 2014, paper submissions are no longer accepted. R.S. 23:1531.1 now requires businesses 
to report all employees, in any calendar quarter, electronically. Employers reporting less than 100 employees 
are now required to file electronically beginning April 1, 2014.  
Contained  within  this  document  are  the  most  recent  instructions  and  specifications  to  be  used  when 
submitting  your  Unemployment      Insurance  (UI)  Wage  and  Tax  Reports  online.  These  instructions  and 
specifications have been modified in accordance with the Social Security Administration’s guidelines in an 
effort to minimize required data. Please review these instructions carefully to ensure that your file meets all 
requirements. 
Note: .TXT files are generally created by the use of a payroll software provider, developer, interoffice or an 
outsourced  Information Technology  Department (IT Department) of your choosing. Contact your software 
provider or IT Department for instructions on how to create a file from the software you are utilizing. You will 
then use that file in accordance with the specifications within this document to submit your report online. 
II. General Information 
A.
What’s New:   
Additional  data  fields  have  been  added  to  the  online  wage  &  tax  reporting  application.    This 
information  will  become  required  information  effective  January  1,  2016.    All  states  have  been 
mandated  to  begin  capturing  this  information.      The  additional  information  required  is  for  each 
employee and include: 
Hourly Pay 
Occupational code or job title 
B.
Reminders 
Filing Deadline 
Filing a Wage and Tax Report  consists of both accurately filed wages reported and accepted,  and 
payment postmarked by the process date shown online.  Avoid penalties and interest by filing 30 days 
after the close of the quarter. 
Quarter 1 – ends March 31    
Due April 30 
Quarter 2 – ends June 30    
Due July 31 
Quarter 3 – ends September 30 
Due October 31 
Quarter 4 – ends December 31 
Due January 31 
Payment Address 
When electing to print a payment voucher located inside the wage & tax reporting application) include 
employer account number, year and quarter on your check and mail to: 
Louisiana Workforce Commission UI Tax 
P.O. Box 60020 
New Orleans, LA 70160 
NEW:  LWC will return payments mailed to any other address, which could create a delinquency issue.  
How to C#: Basic SDK Concept of XDoc.PDF for .NET
XDoc.PDF for .NET allows C# developers to edit hyperlink of PDF document, including editing PDF url links and quick navigation link in bookmark/outline.
clickable links in pdf from word; add links to pdf in preview
VB.NET PDF: Basic SDK Concept of XDoc.PDF
XDoc.PDF for .NET allows VB.NET developers to edit hyperlink of PDF document, including editing PDF url links and quick navigation link in bookmark/outline.
add links in pdf; change link in pdf file
LWC_Instructions_Rev: 05/02/2016 
C.
System Requirements 
Internet Explorer version 7.0 or above 
Firefox  
Allow cookies  
JavaScript-enabled 
III.
.TXT File Guidelines 
Both your Federal Employer Identification Number (FEIN) and your state of Louisiana seven (7) digit UI 
Employer Account Number (EAN, also referred to as State Identification Number or SID) are required. 
Each line (record length) must equal 512 bytes and the record delimiter is CRLF (carriage return / line 
feed). 
All money fields are strictly numeric and must include dollars and cents rounded to the nearest whole 
dollar.   Negative  (credit)  amounts,  zero  wages or  blank wages  are  not  allowed.    However,  simply 
remove that line entry from the file in the event that the employee did not earn any wages. 
Do not figure the excess wages!  The online filing system calculates the excess wages for you based on 
your current experience rating, wages reported in prior timely filed reports and taxable wage base. 
Wages reported should only reflect state of Louisiana wages. 
In order to receive proper credit for the wages paid to your employees, the nine (9) digit Social Security 
Numbers (SSN) must be listed.  If an employee has not received a SSN, do not include a wage record for 
him/her on the report with a fictitious number.  Have him/her call 1-800-772-1213 or visit the local 
Social Security office to obtain a SSN.   Once a valid SSN is  issued,  file an Amended  Wage and Tax 
Report.  Duplicate SSNs will not be accepted within the same employer’s record.   
Wage  reports  submitted  in  an  improper  format  and/or  missing  Social  Security  numbers  are  not 
acceptable. R.S.23:1538(A) authorizes the LWC to assess penalties for failure to submit timely, accurate 
and complete quarterly wage and tax reports in the manner approved by the Program Administrator
C# PDF: PDF Document Viewer & Reader SDK for Windows Forms
create PDF document viewer & reader in ASP.NET web application using C# code. Related C# PDF Imaging Project Tutorials! Please click the following link to see
adding hyperlinks to pdf documents; add links in pdf
C# Raster - Raster Conversion & Rendering in C#.NET
pdf edit hyperlink; add hyperlink pdf file
LWC_Instructions_Rev: 05/02/2016 
IV.
Definition of Record Types 
While  the  Louisiana Workforce  Commission  specifications  for  .TXT  files  follows  the  Social  Security 
Administration, we only have four record types that are required.  These two alphabetic codes begin 
the record of each row and are detailed below: 
Code 
RA 
RE 
RS 
RF 
Record Type  Submitter Record  Employer Records 
State Wage Record 
Final Record 
Description 
Identifies the 
organization 
submitting the 
file and the 
means of contact.  
Must be the first 
data record in a 
file.  Precedes the 
"RE" record. 
The first "RE" 
record must follow 
the "RA" record. 
This record 
identifies an 
employer whose 
employee wage 
information is 
being reported 
quarterly. 
Generate one "RE" 
record for each 
employer with 
wages being 
reported.    
The "RS" record must 
follow the "RE" record.  
This record contains 
quarterly state wage and 
tax data for an employee.  
One "RS" record is 
required for each 
employee for whom 
wages were paid in 
Louisiana during the 
report quarter. 
The "RF" record must 
follow the "RS" record.  
This record indicates the 
end of file and must be 
the last data record. The 
final record must appear 
once for each file. No 
data is processed after 
the "RF" record. 
Required 
YES 
YES 
YES 
YES 
VB.NET PDF: Create PDF Document Viewer in C#.NET for Document
reading PDF document in ASP.NET web, .NET Windows Forms and mobile developing applications respectively. For more information on them, just click the link and
adding hyperlinks to pdf; pdf link to specific page
VB.NET Word: How to Process MS Word in VB.NET Library in .NET
Besides, here is the quick link for how to process Word document within We are dedicated to provide powerful & profession imaging controls, PDF document, image
add links to pdf acrobat; pdf reader link
LWC_Instructions_Rev: 05/02/2016 
V.
Record Descriptions 
‘’RA” – RECORD FORMAT 
POSITION FROM -TO  FIELD NAME 
LENGTH  DESCRIPTION & REMARKS 
001-002 
RECORD IDENTIFIER 
REQUIRED – CONSTANT “RA” 
003-216 
FILLER 
214 
FILL WITH BLANKS. 
217-273 
SUBMITTER NAME 
57 
OPTIONAL – ENTER THE NAME OF THE 
THE 
ORGANIZATION TO WHOM THE 
NOTIFICATION OF UNPROCESSABLE 
DATA SHOULD BE SENT. LEFT 
JUSTIFY AND FILL WITH BLANKS. 
274-295 
LOCATION 
ADDRESS 
22 
OPTIONAL – ENTER THE LOCATION 
ADDRESS (ATTENTION, SUITE, ROOM 
NUMBER, ETC) FOR THE SUBMITTER 
NAME. LEFT JUSTIFY AND FILL 
WITH BLANKS. 
296-317 
DELIVERY ADDRESS 
22 
OPTIONAL – ENTER THE DELIVERY 
ADDRESS (STREET OR POST OFFICE 
BOX) FOR THE ORGANIZATION TO 
WHOM THE NOTIFICATION OF 
UNPROCESSABLE DATA SHOULD BE 
SENT. LEFT JUSTIFY AND FILL 
WITH BLANKS. 
318-339 
CITY 
22 
OPTIONAL – ENTER THE CITY FOR 
THE ORGANIZATION TO WHOM THE 
NOTIFICATION OF UNPROCESSABLE 
DATA SHOULD BE SENT. LEFT 
JUSTIFY AND FILL WITH BLANKS. 
340-341 
STATE 
ABBREVIATION 
OPTIONAL – ENTER THE STATE FOR 
THE ORGANIZATION TO WHOM THE 
NOTIFICATION OF UNPROCESSABLE 
DATA SHOULD BE SENT. USE A 
POSTAL ABBREVIATION (SEE APPENDIX 
A). FOR A FOREIGN 
ADDRESS, LEAVE BLANK. 
342-346 
ZIP CODE 
OPTIONAL - ENTER SEVEN DIGIT ZIP 
CODE. 
347-350 
ZIP CODE 
EXTENSION 
OPTIONAL – ENTER THE FOUR DIGIT 
EXTENSION OF THE ZIP CODE. IF 
NOT APPLICABLE LEAVE BLANK. 
351-395 
FILLER 
45 
FILL WITH BLANKS. 
396-422 
CONTACT NAME 
27 
OPTIONAL – ENTER NAME OF THE 
LWC_Instructions_Rev: 05/02/2016 
PERSON TO BE CONTACTED BY OUIA 
CONCERNING PROBLEMS WITH 
SUBMISSION. LEFT JUSTIFY AND FILL 
WITH BLANKS. 
423-437 
CONTACT 
TELEPHONE 
15 
OPTIONAL – ENTER THE TELEPHONE 
NUMBER FOR THE CONTACT NAME. 
LEFT JUSTIFY AND FILL WITH 
BLANKS. 
438-442 
CONTACT 
TELEPHONE 
EXTENSION 
OPTIONAL – ENTER THE TELEPHONE 
EXTENSION FOR THE CONTACT NAME. 
LEFT JUSTIFY AND FILL WITH 
BLANKS. 
443-488 
SECURED FILE 
TRANSFER 
PROTOCOL 
46 
REQUIRED – SUBMITTER’S EMAIL 
ADDRESS FOR SFTP 
489-498 
CONTACT FAX 
NUMBER 
10 
OPTIONAL – FOR U.S. AND U.S. 
TERRITORIES ONLY.  IF 
APPLICABLE, ENTER YOUR FAX 
NUMBER (INCLUDING AREA CODE). 
LFET JUSTIFY AND FILL WITH 
BLANKS. 
499-512 
FILLER 
14 
FILL WITH BLANKS. 
LWC_Instructions_Rev: 05/02/2016 
“RE”- Record Format 
POSITION FROM -TO  FIELD NAME 
LENGTH  DESCRIPTION & REMARKS 
001-002 
RECORD 
IDENTIFIER 
REQUIRED – CONSTANT “RE” 
003-006 
REPORT YEAR 
REQUIRED – ENTER THE YEAR FOR 
WHICH THIS REPORT IS BEING 
PREPARED. ENTER NUMERIC 
CHARACTERS ONLY. UPDATE EACH 
YEAR. 
007-007 
AGENT 
INDICATOR 
OPTIONAL – FILL WITH BLANKS. 
008-016 
FEDERAL 
EMPLOYER 
IDENTIFICATION 
NUMBER (FEIN) 
REQUIRED – ENTER NINE DIGIT FEIN. 
OMIT HYPHENS, PREFIXES AND 
SUFFIXES. 
017-025 
AGENT FOR EIN 
FILL WITH BLANKS. 
026-026 
TERMINATING 
BUSINESS 
INDICATOR 
OPTIONAL – ENTER “1” IF YOU 
HAVE TERMINATED YOUR BUSINESS 
DURING THIS TAX YEAR. OTHERWISE, 
ENTER “0”, OR FILL WITH BLANKS. 
027-030 
ESTABLISHMENT 
NUMBER 
FILL WITH BLANKS. 
031-039 
OTHER EIN 
FILL WITH BLANKS. 
040-096 
EMPLOYER NAME 
57 
REQUIRED – ENTER THE EMPLOYER 
NAME. LEFT JUSTIFY AND FILL 
WITH BLANKS. 
097-118 
EMPLOYER 
ADDRESS 
22 
REQUIRED – ENTER THE LOCATION 
ON 
ADDRESS (ATTENTION, SUITE, ROOM 
NUMBER, ETC.) FOR THE EMPLOYER 
NAME. LEFT JUSTIFY AND FILL 
WITH BLANKS. 
119-140 
DELIVERY 
ADDRESS 
22 
OPTIONAL – ENTER THE EMPLOYER 
DELIVERY ADDRESS (STREET OR 
POST OFFICE BOX). LEFT JUSTIFY 
AND FILL WITH BLANKS. 
141-162 
EMPLOYER CITY 
22 
REQUIRED – EMPLOYER CITY. LEFT 
JUSTIFY AND FILL WITH BLANKS. 
163-164 
EMPLOYER STATE 
ABBREVIATION 
OPTIONAL- ENTER THE EMPLOYER 
STATE. USE POSTAL ABBREVIATION. 
(SEE APPENDIX A.) 
LWC_Instructions_Rev: 05/02/2016 
“RE”- Record Format Continued 
POSITION FROM -TO  FIELD NAME 
LENGTH  DESCRIPTION & REMARKS 
165-169 
EMPLOYER ZIP 
CODE 
REQUIRED – ENTER A VALID FIVE DIGIT 
ZIP CODE. 
170-173 
EMPLOYER ZIP 
EXTENSION 
OPTIONAL– ENTER THE FOUR DIGIT 
EXTENSION OF THE ZIP CODE. 
174-178 
BLANK 
FILL WITH BLANKS. 
179-201 
FOREIGN 
STATE/ 
PROVINCE 
23 
FILL WITH BLANKS. 
202-216 
FOREIGN 
POSTAL CODE 
15 
FILL WITH BLANKS. 
217-218 
COUNTRY CODE 
FILLWITH BLANKS. 
219-219 
EMPLOYMENT 
CODE 
OPTIONAL – MAY ENTER THE 
APPROPRIATE CODE:  
A AGRICULTURE 
H HOUSEHOLD 
M MILITARY 
MEDICARE QUALIFIED GOVERNMENT 
EMPLOYMENT
X RAILROAD 
R REGULAR (ALL OTHERS) OR FILL 
WITH BLANKS. 
220-220 
TAX 
JURISDICTION 
CODE 
FILL WITH BLANKS. 
221-221 
TAX TYPE 
REQUIRED – ENTER TAX TYPE “B” 
222-223 
STATE CODE 
IDENTIFIER 
REQUIRED – ENTER “22” FOR 
LOUISIANA FIPS CODE. 
(SEE APPENDIX A) 
224-229 
REPORTING PERIOD 
REQUIRED – ENTER ONLY NUMERIC 
CHARACTERS.  ENTER MONTH AND 
FOUR DIGIT YEAR FOR THE CALENDAR 
QUARTER FOR WHICH THIS REPORT 
APPLIES.  E.G. “092007” FOR JULY – 
SEPTEMBER 2007. 
230-231 
BLOCKING FACTOR 
OPTIONAL – ENTER BLOCKING FACTOR 
OF THE FILE.  MAXIMUM BLOCKING 
FACTOR EQUALS 25. 
232-234 
BLANK 
FILL WITH BLANKS. 
“RE”-Record Format Continued 
POSITION FROM-TO  FIELD NAME 
LENGTH  DESCRIPTION & REMARKS 
LWC_Instructions_Rev: 05/02/2016 
10 
235-246 
STATE UI 
EMPLOYER 
ACCOUNT NUMBER 
12 
REQUIRED – ENTER THE NUMERIC 
SEVEN DIGIT STATE UI EMPLOYER 
ACCOUNT. LEFT JUSTIFY AND FILL 
WITH BLANKS. 
EXAMPLE:  1234567 
247-249 
BLANK 
FILL WITH BLANKS. 
250-250 
MULTIPLE COUNTY 
INDUSTRY 
REQUIRED – IF EMPLOYING ENTITY IS 
CURRENTLY A MULTIPLE WORKSITE 
REPORTER AND HAS CHOSEN TO 
SUBMIT FORM BLS 3020 (MULTIPLE 
WORKSITE REPORT) AS A FIXED FILE 
FORMAT VIA ELECTRONIC UPLOAD.  
ENTER “1” IF THIS FIRM HAS 
EMPLOYEES IN MORE THAN ONE 
COUNTY/INDUSTRY INCLUDED IN THIS 
REPORT; OTHERWISE, ENTER “0”. 
251-251 
MULTIPLE 
WORKSITE 
LOCATION 
REQUIRED – IF EMPLOYING ENTITY IS 
CURRENTLY A MULTIPLE WORKSITE 
REPORTER AND HAS CHOSEN TO 
SUBMIT FORM BLS 3020 (MULTIPLE 
WORKSITE REPORT) AS A FIXED FILE 
FORMAT VIA ELECTRONIC UPLOAD.  
ENTER “1” IF THIS FIRM HAS 
EMPLOYEES AT MORE THAN ONE 
COUNTY INCLUDED IN THIS REPORT; 
OTHERWISE, ENTER “0”. 
252-252 
MULTIPLE 
WORKSITE 
INDICATOR   
REQUIRED – ENTER “1” IF THIS FIRM 
INCLUDING MULTIPLE WORKSITE DATA 
ON FIXED FILE FORMAT IN LIEU OF 
FORM BLS 3020; OTHERWISE, ENTER 
“0”. 
253-253 
ELECTRONIC 
FUNDS 
TRANSFER 
INDICATOR 
OPTIONAL – ENTER “1” IF THIS FIRM 
PARTICIPATES IN ELECTRONIC FUNDS 
TRANSFER OF QUARTERLY UI PAYROLL 
TAXES; OTHERWISE, ENTER “0”. 
254 
MULTI-STATE 
EMPLOYERS 
INDICATOR 
REQUIRED –IF ANY OF YOUR 
EMPLOYEES REPORT WAGES TO 
LOUISIANA AND TO OTHER STATES; 
ENTER A “Y” IF YES; ENTER A “N” 
255-512 
BLANK 
258 
LEAVE BLANK 
“RS”-Record Format 
POSITION FROM-TO  FIELD NAME 
LENGTH  DESCRIPTION & REMARKS 
Documents you may be interested
Documents you may be interested