save memorystream to pdf file c# : Bookmarks pdf file control Library platform web page asp.net winforms web browser Convio_Email-Marketing-Guide0-part1214

BASICS OF  
EMAIL MARKETING 
FOR NONPROFITS 
Using Email Communications 
to Build and Strengthen  
Constituent Relationships 
THIS GUIDE INCLUDES:
•  Strategies For Reaching Your Intended Recipients  
•   Benchmarks For Measuring Your Email Success
•  Practical Tips To Maximize Your Email Marketing Solution
Bookmarks pdf file - add, remove, update PDF bookmarks in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Empower Your C# Project with Rapid PDF Internal Navigation Via Bookmark and Outline
bookmark pdf reader; how to add bookmarks on pdf
Bookmarks pdf file - VB.NET PDF bookmark library: add, remove, update PDF bookmarks in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Empower Your VB.NET Project with Rapid PDF Internal Navigation Via Bookmark and Outline
create bookmarks in pdf from excel; adding bookmarks to pdf reader
TABLE OF CONTENTS
Introduction to Email Marketing
..........................................................................................................................3
Getting Started
...............................................................................................................................................................4
Spotlight On: Building a Dialog
....................................................................................................................6
Making Sure Your Email Gets Through
............................................................................................................9
Planning Effective Email Campaigns
..................................................................................................................11
Crafting an Email That Gets Opened
..............................................................................................................13
Tracking and Measuring Results
..........................................................................................................................17
How Convio Can Help You
.................................................................................................................................18
Additional Resources
................................................................................................................................................19
ABOUT THIS GUIDE
Getting emails delivered, opened and read is tough enough due to spam filtering technology, which 
sometimes mistakenly blocks legitimate email. When emails do get through spam filters, constituents with 
overloaded “inboxes” do their own filtering and decide which messages to read or delete, unopened.
You need effective online tools and techniques for connecting with supporters on a timely basis and 
delivering the right message to prompt action such as donating, running a volunteer fundraising campaign, 
joining or renewing membership, advocating on pending legislation, or participating in an event.
This guide was created by a team of experts with the experience of working on Internet projects with 
1400+ nonprofit organizations throughout the United States and Canada. It’s designed specifically for 
nonprofit professionals as a handbook about the basics of email marketing. It describes how to build a file 
of email addresses, get people to sign up to receive email communications, eliminate spam elements from 
your emails, and execute successful email communications. 
For more detailed best practices about online marketing, refer to the Additional Resources section at 
the end of this guide, or visit www.convio.com/our-research
VB.NET PDF File Compress Library: Compress reduce PDF size in vb.
Compress & decompress PDF document file while maintaining original content of target PDF document file. Remove bookmarks, annotations, watermark, page labels
how to bookmark a pdf in reader; create pdf bookmarks online
C# PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple files
Split PDF file by top level bookmarks. The following C# codes explain how to split a PDF file into multiple ones by PDF bookmarks or outlines.
bookmark pdf in preview; editing bookmarks in pdf
3
BASICS OF EMAIL MARKETING FOR NONPROFITS: 
Using Email Communications to Build and Strengthen Constituent Relationships
INTRODUCTION TO EMAIL MARKETING
Using email to start and grow relationships with constituents is critical for a nonprofit. Many successful 
organizations are using email as a cost-effective way to reach out to large volumes of both new and long-
time supporters with regular, timely and inspiring information tailored to each person’s interests.
Email marketing can help your organization build a loyal, involved support base and driving higher 
response rates in fundraising, advocacy, marketing, special events and other functions.
Six Reasons Email is Great for Nonprofits
1.  Email is relatively inexpensive. Traditionally, nonprofits have relied heavily on direct 
mail and telemarketing for communications and appeals. But, the relatively high cost 
of these methods makes them impractical for the frequent communications needed 
to grow relationships with supporters. Supplementing traditional communication 
methods with cost-effective email allows you to communicate more frequently and 
maintain an ongoing relationship with supporters.
2.  Email has immediacy. Organizations often have an urgent need for donations, or 
have a small window to raise funds and send out critical information in the wake of a 
current event. In these cases, there’s no time to write, design, print and send a direct 
mail piece. The immediate nature of email communications allows you to be nimble; 
you can execute fundraising campaigns and respond to timely issues in a matter of 
hours.
3.  Email yields quick results. With direct mail, there can be a response lag time of 
several weeks, or even months. Email, however, typically returns 80 percent of total 
responses within 48 hours of a mailing. This allows you to evaluate the results of your 
campaign and quickly adjust your strategy as needed. 
4.   Email gives you new insights. Through email, you can track open and click-through 
rates on both emails and links within emails, allowing you to quickly and easily analyze 
the effectiveness of your messages and your campaigns to determine your supporters’ 
interests and to ensure you are giving them the information they want.
5.  Email allows you to send personalized messages. Email allows you to easily 
segment your database and send targeted messages based on individual constituent 
interests, donation history, or any other field in your database.
6.  Email allows you to segment and test offers. Email allows you to test different 
messages on different segments of your list quickly and inexpensively, so you can fine-
tune your message based on real results before you send to your entire list.
This guide focuses on how to get started with email as the cornerstone of your online marketing plan. 
With topics ranging from building a file of email addresses to measuring and analyzing email results, it will 
help you to execute successful email campaigns that get results for your organization.
VB.NET PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple
Split PDF File by Top Level Bookmarks Demo Code in VB.NET. The following VB.NET codes explain how to split a PDF file into multiple
bookmarks in pdf; copy bookmarks from one pdf to another
C# PDF File Compress Library: Compress reduce PDF size in C#.net
Easy to compress & decompress PDF document file in .NET framework. Remove bookmarks, annotations, watermark, page labels and article threads from PDF while
pdf bookmark; excel pdf bookmarks
4
BASICS OF EMAIL MARKETING FOR NONPROFITS: 
Using Email Communications to Build and Strengthen Constituent Relationships
GETTING STARTED
Building an Email Address File
The first step in any effective online marketing strategy is to build and maintain your email file. The 
number of email addresses you have on file has a direct impact on your organization’s ability to 
communicate, cultivate, and drive actions from supporters. 
The idea of building a usable email file may seem daunting, but you can grow your email file using the 
following proven tactics:
Gather Email Addresses Offline
Every time you communicate with existing or 
prospective supporters, you have the opportunity 
to collect email addresses. Planned interactions 
such as renewal appeals, membership drives, and 
event invitations are perfect opportunities to ask 
for email addresses. Simply add an email address 
field to all response forms. At events where you 
will interact with a large number of constituents, 
set out a newsletter sign-up sheet or offer a 
giveaway for attendees who drop in a card with 
their name and email address.
Remember, when asking constituents for email addresses offline, you should emphasize the benefits they 
will receive by providing this information. Remind supporters that by communicating with them online, 
your organization can save money and time, allowing you to more effectively serve your mission. Also 
emphasize the benefit of timely communication: With email communications, you are better equipped 
to respond to compelling events and inform them quickly of important news, developments, events and 
programs.
Gather Email Addresses Online
Your website is the best source for collecting email addresses. Visitors to your website have sought you 
out because they are interested in your organization. This existing affinity is a powerful incentive for your 
online visitors to provide you with the information you need to build longer-lasting relationships with 
them online. Here are three tips for gathering email addresses from your website:
•  Provide quick online registration. Use a web-based registration form that allows site visitors to 
register easily and quickly. Remember that the more information you request, the less likely people 
will be to complete the entire form. So, think carefully about the information you want to capture, 
and minimize the number of required fields — name and email address should suffice. You can always 
ask for more information about the individual through follow-up communications.
•  Give site registration prominent placement. Dedicate a consistent area of your home page to 
promoting online registration. Place it in an eye-catching spot above the fold to reflect its importance. 
You might also use an image or graphic to draw attention to it. Don’t forget to promote registration 
Best Practice
When collecting email addresses, be sure 
to let people know how they will be used. 
Always give people a chance to opt out of 
receiving email by providing a check box 
that says something like, “I’d like to receive 
future mailings”.
.NET PDF SDK - Description of All PDF Processing Control Feastures
Full page navigation, zooming & rotation; Outlines, bookmarks, & thumbnail display; Convert PDF to Jpeg images; More about PDF Conversion Page File & Page Process
create bookmark pdf; how to bookmark a pdf file
XDoc.Word for .NET, Advanced .NET Word Processing Features
Full page navigation, zooming & rotation; Outlines, bookmarks, & thumbnail display; Convert Word to PDF; Convert Word to HTML5; Convert Word to File & Page Process
export excel to pdf with bookmarks; bookmarks pdf documents
5
BASICS OF EMAIL MARKETING FOR NONPROFITS: 
Using Email Communications to Build and Strengthen Constituent Relationships
throughout the rest of your website — consider including a registration link in your page wrapper so 
the message will be included on every page of your site. 
•  Promote the benefits of online registration. Make registration compelling for your site visitors. 
Create special benefits for registered members, and link to a separate page explaining the perks, 
such as free email newsletters, or advance 
notification of upcoming events. 
Drive Traffic To Your Website 
Maximize traffic to your website by including 
your URL in offline communications (e.g., ads, 
brochures, business cards, direct mail, phone hold 
recordings, or voice messages). Online channels 
and communications, such as Facebook™ and 
email newsletters, should link back to your site for 
more information. The idea is to tell prospects and 
supporters about the resources available to them 
on your website and keep the website content 
current and informative so that visitors will return.
You can also use the free Google Grants program 
for search engine marketing (SEM). With SEM, you 
“purchase” keywords to promote visibility. Keep 
in mind that searchers are pre-qualified prospects; 
you need to compel them to visit your website by 
crafting offers that are designed to drive traffic and 
registrations.
Build Your List Through Viral Marketing
“Forward to a friend” email campaigns, also 
known as viral marketing, can help you reach new 
supporters and grow your email file efficiently. In a viral campaign, your organization sends an email with 
a call-to-action (such as a solicitation for donations, event invitation or action alert) to your existing email 
file, or to selected groups of constituents in the file. The email also asks recipients to forward the message 
to friends, relatives and co-workers so they, too, can get involved. 
When a new supporter from this previously untapped network of friends clicks through to your website 
to register and take action, you can ask for their permission to include them in future communications. 
Imagine the effect of one person sending 10 emails, and then each friend forwarding another 10, and so 
on. If this happened five times, a single email would reach 100,000 people.
Email greeting cards, or “ecards,” are another way to build your email address list through viral marketing. 
With ecards, your constituents can create their own emails — using your email greeting card template 
with your organization’s branding — to send to their networks of friends and family.
Acquiring Emails: 
Questions to Ask 
Yourself
•  Is email acquisition a priority for our 
organization?
•  Compared with the number of contact 
records we have, how many email 
addresses do we have? How could we get 
more?
•  How many different ways do we have to 
capture email addresses?
•  Have we really thought about “What’s in 
it for me if I give you my email address?” 
from the constituent’s viewpoint?
•  What content or programs do we have  
that could be modified to help capture 
email addresses?
C# Create PDF Library SDK to convert PDF from other file formats
Create multipage PDF from OpenOffice and CSV file. Create and save editable PDF with a blank page, bookmarks, links, signatures, etc.
display bookmarks in pdf; creating bookmarks pdf files
XDoc.PowerPoint for .NET, All Mature Features Introductions
zooming & rotation; Outlines, bookmarks, & thumbnail Convert PowerPoint to PDF; Convert PowerPoint to HTML5; PowerPoint from existing PowerPoint file or stream
create bookmarks in pdf; how to create bookmark in pdf with
6
BASICS OF EMAIL MARKETING FOR NONPROFITS: 
Using Email Communications to Build and Strengthen Constituent Relationships
SPOTLIGHT ON
BUILDING A DIALOG
You’ve undoubtedly heard that communication is the key to successful relationships. Nowhere 
is this truer than in the world of online fundraising. In addition to maintaining the relationship, 
regular email communications can also play an important part in growing your email list. Sending 
good content regularly creates opportunities for your constituents to share it with others, which 
in turn will drive further awareness of your organization, website visits and new constituents.  
Here are four effective approaches to build a dialog using email.
eNewsletters can be monthly, bi-monthly, or 
even quarterly depending on your organizational 
resources and available content. The key here is not 
just to be regular, but to offer high-quality, engaging 
content. The eNewsletter consists of story excerpts 
that direct readers to the website for the full story.
An eBlast is similar in format to the eNewsletter, 
but contains only a single topic or story excerpt.
An eLetter is a personal letter from the voice of 
the organization. It is similar to an eBlast, but is 
written in the first person, normally by the Executive 
Director, and usually includes a picture of this 
person and their digital signature.
An eCard has a single focus like an eBlast, but 
with an emphasis on visual design. eCards usually 
include simple, timely topics like a save the date, an 
announcement that your annual report is available 
online, or a Mother’s Day card.
7
BASICS OF EMAIL MARKETING FOR NONPROFITS: 
Using Email Communications to Build and Strengthen Constituent Relationships
Use List Rentals Or An Email Appending Service (With Caution)
To increase your email list, you can have a third-party list owner cross-promote your organization. They 
should do so by sending an email with their brand and a link to your website for interested parties to opt 
in to your email list.
If you have an extensive donor or supporter database, but few current email addresses, consider taking 
advantage of the growing number of email append services that will take a postal mail address and attempt 
to find a matching email address. These services will typically provide (for a fee) all email addresses from 
their database that don’t bounce. A cautionary note: This process does not obtain permission for you to 
add the email addresses to your list. Even if supporters have a relatively strong offline relationship with 
your organization, they won’t necessarily be happy to receive email from you. The safe way to use an 
append service is by having the service send an email driving people to your website, and obtaining an 
explicit opt-in from site visitors. This results in a smaller list, but one of higher quality.
Building Constituent Profiles
Data about your supporters is worth its weight in gold. It can help you better understand your 
constituents and how they like to interact with your organization. Data can be used to recognize trends, 
compare campaigns, and identify what is (or isn’t) working. Armed with this information, you can 
create effective, customized, targeted email communications that demonstrate an understanding of the 
relationship your supporter has had — and wants to have — with your organization. 
Remember also that your supporters’ expectations are high. They expect a personalized experience 
every time they interact with your organization. They want to feel special among your larger group of 
supporters. 
To deliver truly personalized communications, you need to supplement the basic data (name, email 
address) you have collected from your constituents with more detailed demographic information, and 
information about their attitudes, interests and behaviors. Using this advanced profile information, you 
can create and send messages that target specific groups within your database. This personalized touch 
can dramatically increase response rates as well as strengthen your supporters’ commitment to your 
organization.
Follow these guidelines to help gather profile information:
  Use online surveys. A simple online survey can allow you to gather almost any type of information 
simply by asking constituents to respond. By using an online survey tool, you can automatically add 
what you learn about them to their profile in your database.
•  Capture data based on online behavior. You can gain valuable insight into your supporter’s 
interests simply by capturing data as they click through your website. By embedding trackable links 
in content on your website, you can flag a registered visitor’s profile with information about their 
particular interests. If supporters respond to an email invitation for a volunteer fundraising event, for 
example, you can automatically capture this data and use it to send them future event information, or 
perhaps a volunteer newsletter.
8
BASICS OF EMAIL MARKETING FOR NONPROFITS: 
Using Email Communications to Build and Strengthen Constituent Relationships
•  Integrate offline and online data into a single view. If yours is like most nonprofit organizations, 
you probably already have a significant amount of information about your supporters stored in one 
(or more) offline databases — and spreadsheets, and scraps of paper. Look into CRM solutions 
that are built specifically for nonprofits to help you consolidate this information. Convio’s Common 
Ground CRM system, for example, is a complete fundraising and donor management solution that 
helps you track the details of every relationship in a single database — from prospects, donors, and 
staff members to volunteers, event participants, and board members.  
For more information about integrating your offline and online data into a single view, refer to 
Toolbox for the Modern Nonprofit: Donor Management Made Easy (see Additional Resources at the end of 
this guide).
9
BASICS OF EMAIL MARKETING FOR NONPROFITS: 
Using Email Communications to Build and Strengthen Constituent Relationships
MAKING SURE YOUR EMAIL GETS THROUGH
Getting emails delivered, opened and read is tough enough due to spam filtering technology, which 
sometimes mistakenly blocks legitimate email. When emails do get through spam filters, constituents with 
overloaded “inboxes” do their own filtering and decide which messages to read or delete, unopened. 
What’s a nonprofit to do?
The ugly truth is that there is no way to ensure that 100% of your emails will get through to their intended 
recipient. But, there are ways to maximize your email delivery. Following are a few things that affect email 
delivery and the things you can do to avoid common delivery problems.
Recipient Complaints
If recipients report your email as spam to their Internet Service Provider (ISP) or email software provider, 
your organization’s communications may be rejected or diverted to the spam folder. Here are a few tips 
for keeping your organization’s complaint rates low:
•  Acquire explicit opt-in from all individuals you add to your email list. Avoid list building methods 
that assume a supporter wants to be added to your list because they donated to your organization, 
participated in an event, or have some offline relationship with your organization. Supporters expect 
to be asked for their consent before you send them email. 
•  Study where your complaints are coming from to identify and avoid problematic list building 
practices. 
•  Stay “white listed”. Since nonprofits typically email to “home” rather than “work” addresses, half 
of a group’s typical email file consists of addresses at major ISPs, or consumer providers, such as 
AOL™, Yahoo!™ and Hotmail™. Check with your email software provider to ensure it has white list 
relationships, or exemptions from volume filters, with these major providers so your email does not 
get blocked.
List Hygiene
Keeping your list “clean” is critical to deliverability. 
If you repeatedly send email to invalid addresses 
that a recipient’s system has hard bounced, 
delivery barriers will be raised. Some tips:
•  Review email addresses that are collected 
offline and correct common mistakes, such as 
misspelling of domain names, prior to import. 
•  Examine your hard bounces on a quarterly 
basis, and consider using an email change of 
address service to recover working addresses 
for unreachable supporters. The delivery status of an email address should not be reset without 
evidence that a hard bounce was in error or spam-policy related.
A Word of Caution
Bounced email consumes resources, so 
Internet Service Providers do not appreciate 
repeated emails to addresses already 
identified as bad. They use high bounce rates 
as an indicator of spam, or unsolicited email. 
10
BASICS OF EMAIL MARKETING FOR NONPROFITS: 
Using Email Communications to Build and Strengthen Constituent Relationships
Supporter Options 
Be sure to let supporters choose the types of 
email communications they want to receive. 
Follow these best practices:
• Provide tools that enable self-serve 
subscription management. 
• Allow users to maintain profiles with their 
contact data and interest preferences. 
• Make it easier for subscribers to remove 
themselves from your email list than make spam 
complaints. 
• Ensure your “remove me” procedures 
across all touch points are operational. 
When It Comes To Content, Use Common Sense
While it is rare that typical nonprofit content will trigger spam filters, it can occur even when you are 
sending to a fully qualified, fully opted-in list of highly engaged constituents. Avoid content practices that 
can impact delivery by following the following best practices:
•  Use a light, lean style with significant chunks of meaningful content (spam filters look for a high ratio 
of HTML tagging to actual text). Avoid single image email. 
• Design your email to render well even with images suppressed. 
• Provide a link to the online version of your HTML newsletter. 
• For quality control, test your content thoroughly before you send it. 
The federal CAN-SPAM Act aims to wipe out illegitimate email practices that threaten the growth 
and success of the Internet marketplace. While this act relates primarily to commercial, not nonprofit, 
activities, you should familiarize yourself with it. For more information about this act, visit the Federal 
Trade Commission site at: http://www.ftc.gov/bcp/edu/pubs/business/ecommerce/bus61.shtm  
Quick Tip
Your email marketing software should offer 
a spam checker so you can check your email 
communications for any potential spam 
violations and correct them before sending 
your email. This capability helps ensure 
that more of your recipients receive your 
communications.
Documents you may be interested
Documents you may be interested