13.
When finished, navigate to and activate the OK button of the Table Cell Properties dialog. 
14.
Repeat the steps above for each table data cell. 
Spanned Cells 
It is crucial that spanned table headers and data cells have the appropriate ColSpan or RowSpan 
attributes applied for screen readers to properly interpret the information. Setting the proper value 
for ColSpan and/or RowSpan for header content that spans across multiple columns or rows allows 
ATs to identify the correct header name to the user. 
Updating Row Span and Column Span through the Table Editor: 
1.
Activate the TURO tool under Accessibility in the Tools pane. 
2.
Activate the Context menu of the table. 
3.
Select Table Editor. 
4.
Activate the Context menu. 
5.
Choose Table Cell Properties… 
VA Section 508 
Creating Accessible PDFs with Adobe Acrobat XI 
50 
Pdf create bookmarks - add, remove, update PDF bookmarks in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Empower Your C# Project with Rapid PDF Internal Navigation Via Bookmark and Outline
bookmarks pdf reader; how to add bookmarks to a pdf
Pdf create bookmarks - VB.NET PDF bookmark library: add, remove, update PDF bookmarks in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Empower Your VB.NET Project with Rapid PDF Internal Navigation Via Bookmark and Outline
edit pdf bookmarks; how to create bookmark in pdf with
6.
Ensure the Header Cell radio button is selected. 
7.
Ensure the proper value is selected in the Scope: combo box - Row, Column or Both. 
8.
Adjust the values in the Row Span or Column Span edit boxes as necessary. The value in 
the edit field needs to equal the number of columns or rows that the text and cell 
boundaries spread across. In the example table used in the Complex Tables section, 
Project A spans two columns (Started and Completed); therefore, the value in the Col 
Span edit field for the Project A cell would be 2.  
9.
Navigate to and activate the OK button. 
10.
Repeat for each spanned table cell. 
Helpful Table Editor Options 
By making some color and label selections in the Table Editor Options dialog, the current structure 
of the table can be more visually apparent. It may especially be beneficial to select a header cell 
color, check the checkbox and select a color for spanned cells, and to show the label for the cell 
type.
VA Section 508 
Creating Accessible PDFs with Adobe Acrobat XI 
51 
VB.NET PDF File Compress Library: Compress reduce PDF size in vb.
Bookmarks. inputFilePath = Program.RootPath + "\\" 3.pdf"; String outputFilePath = Program.RootPath + "\\" 3_optimized.pdf"; 'create optimizing options
how to create bookmarks in pdf file; create bookmarks pdf file
VB.NET PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple
how to split a PDF file into multiple ones by PDF bookmarks or outlines Valid value for each index: 1 to (Page Count - 1). ' Create output PDF file path
export pdf bookmarks; add bookmark pdf
Accessing and Using the Table Editor Options:
1.
Navigate to and open the Tools pane. 
2.
Locate and expand the options under Accessibility. 
3.
Navigate to and activate the TouchUp Reading Order (TURO) tool. 
4.
Confirm the TURO dialog appears. 
5.
In the document, activate the Context menu of any table. 
6.
Navigate to and select Table Editor on the Context menu. 
7.
Confirm the table editor is active by confirming the default red border appears around 
each table cell. 
8.
Activate the Context menu of the table where the table editor is active. 
9.
Navigate to and select Table Editor Options… from the Context menu. 
10.
Confirm the Table Editor Options dialog appears. 
11.
Make the desired selections. 
12.
Navigate to and activate the OK button when finished. 
13.
Confirm the selections have been applied to the table where the table editor is active. 
VA Section 508 
Creating Accessible PDFs with Adobe Acrobat XI 
52 
C# PDF File Compress Library: Compress reduce PDF size in C#.net
Bookmarks. inputFilePath = Program.RootPath + "\\" 3.pdf"; String outputFilePath = Program.RootPath + "\\" 3_optimized.pdf"; // create optimizing options
bookmarks pdf; add bookmarks to pdf preview
C# PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple files
Split PDF file by top level bookmarks. The following C# codes explain how to split a PDF file into multiple ones by PDF bookmarks or outlines.
pdf bookmark; creating bookmarks in pdf from word
Designing Accessible Forms 
Electronic forms are an ever-growing method of retrieving information from consumers and 
participants. Forms contain a variety of elements and all must have accessibility attributes applied. 
Radio buttons, checkboxes, edit fields, submit and reset buttons, error messages, requirement 
constraints and many more items need proper labeling, grouping, instructions, and must be 
provided in a logical reading and tab order. Forms may seem like a complex topic, but managing 
each item individually simplifies the process of adding accessibility to a form. All step-by-step 
instructions in this topic are based on the features available in Acrobat Professional XI. 
Structure and Best Practice 
The structure of form fields is actually quite simple. All that is required is a <Form> tag with a nested 
Field Name – OBJR tag. In the Tags pane the form tags need to appear after the tag containing the 
text label of the field. The <Form> tag distinguishes a type of element and allows AT to interpret how 
to handle the upcoming content. The Field Name – OBJR tag allows the field to be keyboard 
accessible. This is also where attributes, such as labels, need to be applied to make the field 
accessible. 
It is best to not require a timed response on forms when possible. A disability can impact a person’s 
ability to navigate and fill out a form in a timely manner. Online auctions or activities, such as exams 
where the validity of the activity requires a time constraint, are exceptions to the rule. If it is 
necessary to require a time limit, the user should be permitted to turn off, adjust or extend the time 
allowance. If a mechanism is put in place to allow the user to extend the time, at least 10 seconds 
needs to be permitted for a response before the form expires. 
Positioning and Grouping 
Low vision users can have difficulty tracking items on the screen. Since they are only seeing a 
portion of their screen at any given time, it can be difficult to know where and whether actionable 
elements are present. Form elements need to be positioned to the left of each text label. When this 
is performed, users are able to track the items because the actionable elements are at the same 
position and spacing on each line. 
Left positioning is essential for checkboxes and radio buttons. Other form elements should 
be to the right of the label, such as edit fields, list boxes and drop-down boxes, most of the 
time. These elements are usually found to the right of the label because they occupy 
VA Section 508 
Creating Accessible PDFs with Adobe Acrobat XI 
53 
C# Create PDF Library SDK to convert PDF from other file formats
file. Create and save editable PDF with a blank page, bookmarks, links, signatures, etc. Create fillable PDF document with fields.
convert excel to pdf with bookmarks; add bookmarks to pdf online
VB.NET Create PDF Library SDK to convert PDF from other file
Create and save editable PDF with a blank page, bookmarks, links, signatures, etc. Create fillable PDF document with fields in Visual Basic .NET application.
create bookmark pdf; excel hyperlink to pdf bookmark
different amounts of space; therefore, with them on the right the labels line-up. There are a 
few exceptions to the rule. As long as a search field properly indicates its purpose, a search 
edit field should be to the left of its corresponding button. In the case of drop-down boxes, 
depending on their purpose, they may be best served on the left or right. For example, a 
matching exercise where the answer options are A-E in the drop-down should appear to the 
left of its label. This is a valid practice because the form element is not utilizing a lot of 
space and all the controls will line up. 
Often related fields are visually grouped together on a page or duplicate fields are provided for 
different purposes, such as billing and shipping addresses. It is important to remember in PDF forms 
to add the visual group name to the beginning of the tooltip name. For example, a field’s proper 
tooltip would say “Billing First Name” or “Shipping Zip Code”. How to apply a tooltip is discussed in 
the Reading Order and Labeling section.  
Errors and Constraints 
Any instructions the user needs to follow in order to successfully complete the form should be 
placed at the beginning of the form so that all the requirements can be found in one location. 
Instructions placed after forms are often missed by assistive technology users. Required formats 
and types of data expected in fields should be included in the instructions. 
Color, text and symbols are often used to indicate constraints for a particular field. Constraints need 
to be placed in the tooltip (in addition to the field name) and beside the field. All date, phone 
number, abbreviation formatting, required field indicator or other constraints need to be textually 
provided and obvious to users. Using properties available in Acrobat, some form elements can be 
set as required fields so that data entered must be verified in order for the form to be submitted. To 
set a field as required: 
1.
Navigate to Tools > Forms > Edit. 
2.
Confirm a Tasks pane appears on the right and the fields become editable. 
3.
Activate the Context menu of the desired field. 
4.
Navigate to and activate Properties… 
VA Section 508 
Creating Accessible PDFs with Adobe Acrobat XI 
54 
.NET PDF SDK - Description of All PDF Processing Control Feastures
Full page navigation, zooming & rotation; Outlines, bookmarks, & thumbnail display; Integrated annotation; More about Web Viewer ▶. Conversion. PDF Create.
create pdf bookmark; bookmark pdf documents
XDoc.Word for .NET, Advanced .NET Word Processing Features
& rotation; Outlines, bookmarks, & thumbnail display; Integrated annotation; More about Web Viewer ▶. Conversion. Word Create. Create Word from PDF; Create Word
how to bookmark a pdf page; convert word pdf bookmarks
5.
Confirm the Field Properties dialog opens and the General tab is the active tab. 
6.
Locate the Common Properties section. 
7.
Navigate to and activate the Required checkbox. 
8.
Navigate to and activate the Close button. 
9.
Confirm the field is now required by noting a red shaded background in Form Editing 
mode and a red colored outline around the required field in viewing mode. Fields not 
required have a black shaded background in editing mode and a black outline in viewing 
mode. NOTE: Since color is being used to indicate whether the field is required or not, 
remember to add a textual indicator such as an asterisk to tell users the field is required. 
10.
Repeat steps for all required fields. 
Forms that have required fields will traditionally use validation code to ensure mandatory 
constraints are met after the user submits a form to be processed. It is common to see any 
requirements not met displayed on the form, but how the information is displayed tends to vary. 
Sometimes the fields are highlighted using color, text is placed alongside the delinquent field, error 
information is listed at the top of the page or error descriptions are placed in an alert dialog. 
The most effective way to convey error information if it is going to be placed directly on the page, as 
opposed to an alert dialog, is to place the error information at the top of the form once the user 
explicitly initiates submitting the form. The top of the form is defined as a location above the first 
input field. When error information is placed after a field or whole form, AT users are likely to miss 
the information. Error messages need to be prefaced by the word Error or with an error icon with 
Error as the alternate text. Additionally, error messages need to include an appropriate description 
of the problem and indicate how the user can determine where the error exists (i.e., field name, 
special character, etc.). 
VA Section 508 
Creating Accessible PDFs with Adobe Acrobat XI 
55 
If a character limit is placed on a field, a non-visual method needs to be provided to allow users who 
are blind or visually impaired know when the limit has been reached. An audio tone can be played to 
indicate the text limit has been exceeded. Additionally, the number of characters currently typed can 
be displayed to the user so they can determine how to refine their answer. 
It is good practice to include a means to allow users to review the content before final submission of 
the form occurs. Users should be given the ability to confirm the data entered to verify its accuracy. 
This user verification is especially important for forms dealing with health care or legal and financial 
matters. 
Reading Order and Labeling 
Users with disabilities may either not have the dexterity to point a device at a specific area of the 
screen or they may not be able to see what is being pointed to using a pointing device, such as a 
mouse. Therefore, all actionable elements need to be able to receive keyboard focus. An easy way to 
determine whether a form element or link is keyboard accessible is by tabbing to each actionable 
item and manipulating or using the field in the intended manner (i.e., typing in the field or pressing 
Enter to perform an action). To place a field in the active tab order, ensure that it can be found in the 
Tags tree. Use the Find… option on the Context menu of any tag in the Tags pane. Select Unmarked 
Annotations from the Find combo box and activate the Tag Element button for any actionable items 
that are found. 
Just as important as an actionable item being in the tab order is the order of the content itself. It is 
crucial that a logical order is used when ordering the contents of the page. The items need to be in 
order visually on the page and in the Tags pane. It is important that any fields that enable other 
fields based on a particular response are also logically placed in the order of the content. These 
fields also need to be after the field that caused the change, both visually and in the Tags pane. 
Placing instructional text near the field that enables another field(s) will help users know to expect 
more fields. When newly enabled fields are placed in the order ahead of the enabling field, users of 
assistive technology are likely to not know that more fields appeared. 
To determine and re-order the fields, the best approach is to use the Fields pane when in edit mode. 
This method will only show the order of form elements. The Tags pane and Order pane can also be 
used to order content. These panes will allow ordering of all content – form elements, links, text, etc. 
The method of moving content is the same for all panes. 
Recommended Approach: 
1.
Navigate to and activate Tools. 
VA Section 508 
Creating Accessible PDFs with Adobe Acrobat XI 
56 
2.
Select the Forms section. 
3.
Navigate to and activate Edit. 
4.
Confirm edit mode is active by noting Tasks and Fields panes appear on the right. 
5.
Navigate to the Fields pane. 
6.
Activate the Tab Order sub-menu and select Order Tabs by Structure. This is the first 
step to ensuring the order of the content is logical. Once the tags are manipulated 
manually this selection will automatically be changed to Order Tabs Manually. 
7.
Review the top to bottom order of the fields listed in the Fields pane and determine if 
the fields need to be rearranged. This can be done by comparing the order seen in the 
Fields pane and reviewing the actionable fields highlighted in the main document area. 
8.
If the fields need to be rearranged, highlight the desired field and drag the field into the 
correct location (before, in between or after another field). Note: Cut and paste is not 
available to move tags in this view as it is in the Tags pane. 
9.
Repeat until all fields are in appropriate order. 
10.
Navigate to and activate the Close Form Editing button under the Tasks pane. 
11.
Navigate to and open the Tags pane. 
12.
Confirm all elements are in the proper order. Remember the Tags pane ultimately 
dictates the reading order for AT users. It is possible that although tags were rearranged 
VA Section 508 
Creating Accessible PDFs with Adobe Acrobat XI 
57 
in the form field Tab Order pane, they were not automatically moved in the main tag 
structure. 
Each form field needs to be properly identified so that the meaning and purpose is clear to all users. 
Without proper labeling, users of AT can easily mistake one field for another or the AT might guess a 
label incorrectly. Often form fields that reside within tables have multiple labels associated with 
them. When providing information about a form field be sure to provide information about all group 
names, field names and constraints information. A tooltip with all necessary information needs to be 
applied to each form field to properly label the field. To apply a tooltip: 
1.
Navigate to and activate Tools. 
2.
Select the Forms section. 
3.
Navigate to and activate Edit. 
4.
Confirm edit mode is active by noting Tasks and Fields panes appear on the right. 
5.
Activate the Context menu of the desired field. 
6.
Navigate to and activate Properties… 
7.
Confirm the Field Properties dialog appears and the General tab is the active tab. 
8.
Navigate to the Tooltip edit field. 
9.
Enter all group names, field names and constraint information into the field. 
10.
Navigate to and activate the Close button. 
11.
Navigate to and activate the Close Form Editing button under the Tasks pane. 
12.
Confirm the tooltip was applied to the field by hovering the pointer over the field where 
the tooltip was just applied. 
VA Section 508 
Creating Accessible PDFs with Adobe Acrobat XI 
58 
13.
Repeat the steps for all form fields. 
When using radio buttons, ensure a unique name is provided to the group of radio buttons. When 
radio buttons are not grouped properly, assistive technology users have difficulty determining the 
relationship to other radio buttons. It also may be difficult to access these unassociated radio 
buttons via the keyboard. The group name for a set of radio buttons should be the same for each 
button within the group. This group name is not displayed to the user and is not the same as the 
tooltip. To ensure a radio button group name is already applied or to apply one: 
1.
Navigate to and activate Tools. 
2.
Select the Forms section. 
3.
Navigate to and activate Edit. 
4.
Confirm edit mode is active by noting Tasks and Fields panes appear on the right. 
5.
Activate the Context menu of the desired field. 
6.
Navigate to and activate Properties… 
7.
Confirm the Field Properties dialog appears and the General tab is the active tab. 
8.
Navigate to the Name edit field. 
9.
Enter a phrase that will be used for all radio buttons in the same group. For example, 
when offering two radio buttons for Male and Female, the group name could be Gender. 
10.
Navigate to and activate the Close button. 
11.
Repeat the steps to apply the group name to all radio buttons within the group. 
12.
Navigate to and activate the Close Form Editing button under the Tasks pane. 
13.
Confirm the group name was applied by tabbing to the first radio button in the group. 
14.
Once focus is on the first radio button in the group, use the arrow keys on the keyboard 
to cycle through all the radio buttons. If only the radio buttons that are supposed to be 
associated to one another gain focus within the cycle, then all radio buttons in the group 
are properly associated. For example, only Male and Female should gain focus within the 
cycle. The age range 24-27 in a nearby question should not gain focus. 
Creating an Electronic Form 
For the purposes of this tutorial, an existing PDF file will be used to create an electronic form from 
scratch. It will be assumed the file has no prior electronic form fields present. An example may be a 
hardcopy form that has been scanned and run through the OCR process. This section will cover the 
various form fields available for use within Acrobat and the step-by-step process of adding the fields 
VA Section 508 
Creating Accessible PDFs with Adobe Acrobat XI 
59 
Documents you may be interested
Documents you may be interested