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PRO OFFICE
2.3.3 Documentation, page 41
VERY IMPORTANT: DUPLICATES AND REPLICANTS
One of the things you’re likely to come across as your database grows, are duplicates and replicants.
Both groups and documents in DEVONthink Pro Office can be duplicated or replicated.
•  Duplicates are simply two copies of the same document. DEVONthink Pro Office
automatically recognizes duplicates and shows them in blue.
•  Replicants are items that are filed into more than one place in the database at the same
time. A replicated document exists only once in the database but it appears in multiple
places. DEVONthink Pro Office shows replicated items in red.
It is important that you understand how replicants work before you begin making changes to
documents, as any changes to a replicant are carried over to all replicants; as you might imagine, this
means that you can to do some very powerful (and potentially negative) things with your database’s
contents via replicants. Duplicates are also useful in their own way, as you can duplicate contents and
modify them without modifying the original document or group. Less powerful than replicants, but no
less important in the grand scheme of database organization.
Pdf bookmarks - add, remove, update PDF bookmarks in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Empower Your C# Project with Rapid PDF Internal Navigation Via Bookmark and Outline
create pdf bookmark; create bookmark in pdf automatically
Pdf bookmarks - VB.NET PDF bookmark library: add, remove, update PDF bookmarks in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Empower Your VB.NET Project with Rapid PDF Internal Navigation Via Bookmark and Outline
add bookmarks to pdf online; pdf reader with bookmarks
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2.3.3 Documentation, page 42
UNLEASHING DEVONTHINK PRO OFFICES POWER
DEVONthink Pro Office comes with a number of features that set it apart from most other, less
powerful Mac applications: Artificial intelligence and web sharing, to name a few.
I, MAC
DEVONthink Pro Office incorporates artificial intelligence (AI) features like Classify (which helps you
decide where to place new content into the database) and See Also (which suggests other documents
that are contextually similar to a viewed document). These features become more and more powerful as
a database grows, especially if you have maintained good organization of all previously added content.
Similar to Classify and See Also are Auto Group (DEVONthink Pro Office examines a collection
of ungrouped items and creates new groups based on contextual similarities) and Auto Classify
(DEVONthink Pro Office classifies and immediately files a document). There is even an AI-powered
ranking system built into the Search function.
These artificial intelligence features set the DEVONtechnologies applications apart from other
document managers available today. Indeed, these features can even help you look at familiar data in a
new way. For example, See Also can often suggest relationships between documents that might not have
occurred to you.
EXTENSIONS AND AUTOMATIONS
DEVONthink Pro Office is one of the most highly scriptable Mac applications. This flexibility allows
you to extend the capabilities of DEVONthink Pro Office with scripts and automating many, otherwise
tedious, procedures.
VB.NET PDF File Compress Library: Compress reduce PDF size in vb.
document file. Remove bookmarks, annotations, watermark, page labels and article threads from PDF while compressing. Also a preview
adding bookmarks in pdf; pdf bookmark
C# PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple files
Split PDF file by top level bookmarks. The following C# codes explain how to split a PDF file into multiple ones by PDF bookmarks or outlines.
how to create bookmarks in pdf file; add bookmarks to pdf
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2.3.3 Documentation, page 43
Please don't be 'put off' if you don't know how to write scripts. DEVONthink Pro Office can probably let
you do everything you wish to do without even using scripts. In fact, the purpose of most scripts is not to
add features you’d otherwise miss out on, but rather allow you to automate frequently executed manual
operations.
For example, DEVONthink Pro Office provides a convenient script that automates the process of
printing as PDF a document from any application that allows printing, and then allows you to choose
the location in the database to which the PDF will be sent. In this case one can accomplish the same
end result without using the script, but with a bit more time and effort required.
There is an active discussion board on scripting in the User Forum.
See also p. 195ff
VB.NET PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple
Demo Code in VB.NET. The following VB.NET codes explain how to split a PDF file into multiple ones by PDF bookmarks or outlines.
bookmarks pdf files; bookmarks pdf documents
C# PDF File Compress Library: Compress reduce PDF size in C#.net
NET framework. Remove bookmarks, annotations, watermark, page labels and article threads from PDF while compressing. C# class demo
how to bookmark a pdf document; create bookmarks in pdf
DEVONthink 
PRO OFFICE
2.3.3 Documentation, page 44
A WORD ABOUT BACKUPS
Your data stored in DEVONthink Pro Office is valuable, so back it up. DEVONthink Pro Office makes
it easy. For creating an internal backup, that means a copy of the index files, inside the database, go to
Tools > Backup & Optimize.  To create a copy of the whole database that you can then save on a server
or a DVD-R, use Scripts > Export > Backup Archive.  We strongly recommend you get in the habit of
triggering backups whenever you have invested substantial time and effort into modifying the database.
For many users, the value of the data is much greater than the value of the computer that hosts it.
There are many things that can go wrong. Your notebook computer could be dropped, lost, or stolen.
Your hard drive will fail (it's not a matter if it will, but when). A power outage could corrupt the files
on your hard drive. For the truly paranoid (remember, paranoia is sometimes justified), how significant
would the loss of your database be if your house or office were to burn down? Avoid insomnia and back
up frequently.
Note: As events such as house fires and natural disaster frequently prove, valuable data
should probably be kept at more than one location. Consider saving a copy of your backed
up information at a secure, off-site location such as Dropbox, the JungleDisk, or a bank
safe.
.NET PDF SDK - Description of All PDF Processing Control Feastures
Fully featured PDF Viewer in HTML5; Outstanding rendering of PDF documents; Full page navigation, zooming & rotation; Outlines, bookmarks, & thumbnail display;
create pdf with bookmarks from word; export bookmarks from pdf to excel
XDoc.Word for .NET, Advanced .NET Word Processing Features
& rotation; Outlines, bookmarks, & thumbnail display; Integrated annotation; More about Web Viewer ▶. Conversion. Word Create. Create Word from PDF; Create Word
create bookmarks pdf file; add bookmark pdf
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2.3.3 Documentation, page 45
TUTORIALS, SCREEN CASTS, AND MORE
DEVONthink Pro Office is a powerful application so you will need some time to fully master it. Open
the Support Assistant to read tips, tricks, and tutorials, and install pre-made scripts and templates that
extend DEVONthink Pro Office's functionality.
Another helpful resource that you should not miss is our President's blog where Eric publishes last-
minute news, important information about our software, and sometimes even public betas.
Take your time to learn how to work with the software -- and how you want the software to work. You'll
be rewarded with a powerful assistant for all your information organzation needs.
XDoc.Excel for .NET, Comprehensive .NET Excel Imaging Features
zooming & rotation; Outlines, bookmarks, & thumbnail display; Integrated annotation; More about Web Viewer ▶. Excel Convert. Convert Excel to PDF; Convert Excel
how to add bookmarks to pdf document; how to create bookmark in pdf automatically
XDoc.PowerPoint for .NET, All Mature Features Introductions
& rotation; Outlines, bookmarks, & thumbnail display; Integrated annotation; More about Web Viewer ▶. PowerPoint Convert. Convert PowerPoint to PDF; Convert
editing bookmarks in pdf; bookmark page in pdf
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2.3.3 Documentation, page 46
COMMON TASKS
Analyze Text Documents
47
Archive Your Emails
48
Archive Printed Documents
49
Browse the Internet
50
Capture Data from the Web
51
Catalog Your Disks, CDs, and DVDs
52
Catalog Your Photos and MP3 Files
53
Collect Text Snippets and Other Valuable Data
54
Index Files on Your Hard Disk
55
Manage Your Bookmarks
56
Read Newsfeeds
57
Take Notes
58
Write Texts and Outline Projects
59
In this chapter you'll find an number of common ways how you can use DEVONthink Pro Office for your
everyday tasks; from surfing the Internet to making notes, to cataloging photos and archiving emails.
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2.3.3 Documentation, page 47
ANALYZE TEXT DOCUMENTS
With its built-in artificial intelligence (AI) functions, DEVONthink Pro Office can be used to analyze
large amounts of text documents.
The Concordance function allows you to create a list of all words in a database, sorted by its frequency
and restricted to a given length. The Search and Similar buttons open drawers that feature all
documents containing words that are contextually similar to the selected word (these searches happen
almost instantly). A search toolbar item lets you find any word of interest.
Other functions that help you analyze documents include the AI-enhanced search function that also
features a list of similar words based on spelling or contextual similarity. The See Also button lists
documents with a similar content and the topics pop-up menu displays the most important words of a
document. Duplicate documents are instantly marked in blue and bold.
Replicants and cross-links help you create a network of documents.
Possible uses:
•  Analyze the complexity and focus of a given document collection
•  Quickly find relationships between documents or snippets
•  Clean up large document collections
Continue to read here:
•  Import documents from the file system
•  Use the See Also & Classify drawer
•  Use the AI-enhanced Search function
•  Use the Concordance drawer
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2.3.3 Documentation, page 48
ARCHIVE YOUR EMAILS
DEVONthink Pro Office is the repository for emails you want to save.
Its hierarchical groups structure and automatic classification function are perfectly suited to sort in
new messages and help you find them again when you need them. DEVONthink Pro Office comes with
advanced email archiving functions that transfer selected messages or mailboxes from Apple Mail,
Microsoft Entourage, and all email applications using standard Unix mailboxes, e.g., Thunderbird or
GNUmail to a DEVONthink Pro Office database. The original structure of the message as well as all
attachments are preserved and you can even reply to messages directly from within DEVONthink Pro
Office.
Possible uses:
•  Archive your important correspondence
•  Archive invoices, offers, purchases, or software licenses
•  Store interesting newsbits from newsletters
•  Keep project-related emails and other documents together
Continue to read here:
•  Archive your email messages
•  Archive messages directly from within Apple Mail
•  Reply to archived emails
•  Organize your data using Classify and See Also
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2.3.3 Documentation, page 49
ARCHIVE PRINTED DOCUMENTS
DEVONthink Pro Office is the 'paperless office' solution for the Mac, a central hub for all your
documents, paper or electronic.
Using the integrated scanner support you can directly scan documents, make them searchable through
OCR (optical character recognition), and file them in a database. Of course, you can also make your
already existing scanned documents searchable. If you are the proud owner of a Fujitsu ScanSnap
or another compatible document scanner you can even use the fast auto-feeder to conveniently scan
batches of sheets in one go.
You are working in a team, use the embedded web server to give your colleagues access to your data
with an interactive web interface. Even your Windows-using friends are invited.
Possible uses:
•  Archive your important correspondence
•  Archive invoices, offers, purchases, or software licenses
•  Store printed documents together with electronic documents
•  Keep project-related emails and other documents together
•  Keep a central repository for all your team members
Continue to read here:
•  Scan paper documents
•  Scan with the Fujitsu ScanSnap
•  Import existing files with OCR
•  Organize your data using Classify and See Also
•  Share your data with your team
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2.3.3 Documentation, page 50
BROWSE THE INTERNET
Besides being a knowledge and information database you can use DEVONthink Pro Office as a web
browser. This extends the document-based approach to knowledge to the World Wide Web. Being a
database, DEVONthink Pro Office's web browser does not work in a windowed style like Safari or
DEVONagent Pro; rather, it's document-oriented.
This enables you to treat web pages the same way as you treat your documents. Whenever you select
a web document (bookmark), DEVONthink Pro Office immediately loads and displays its content live
from the Internet in the view/edit pane. You can then archive the complete page to the database for
offline viewing.
DEVONthink Pro Office also handles RSS/RDF/Atom news feeds, either through feed documents or
by simply displaying them via the built-in web browser. Stay up-to-date with your subject and clip
important information right away.
Possible uses:
•  Visit frequently used web sites in a convenient interface
•  Integrate 'live' content from the web with your other documents
•  Easily grab data from web sites and store it in DEVONthink Pro Office
•  Capture and archive complete web pages
Continue to read here:
•  Capture data from the Web
•  Create a new URL or HTML document
•  View 'live' and local HTML pages
•  Integrate news feeds with your data
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