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Configuring Communications Templates  Using Substitution Fields in Templates for
Siebel Email Response
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
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7
Right-click the Expand Template Text business service step and choose Show Input Arguments.
8
In the Input Arguments list, add the input argument in the following table.
9
In the History Toolbar, click Back to return to Siebel Tools.
10
In the Workflow Processes list, right-click eMail Response - Response Workflow and choose 
Validate.
11
In the Workflow Processes list, select eMail Response - Response Workflow and click Deploy.
NOTE: Use Siebel Tools to enable additional business components for template substitutions. For 
more information, see Using Siebel Tools.
Setting Up Additional Business Components for Substitution Fields
Recipient groups are based on business objects. When you create a template, you associate it with 
a recipient group. Siebel Email Response checks the recipient group that you assign to the template 
to determine the associated business object. For example, the Service Request Contact recipient 
group is based on the Service Request business object, and the Opportunity Sales Team recipient 
group is based on the Opportunity business object. You can use fields from any business component 
within the related business object as substitution fields in a template.
Siebel Email Response looks at the user properties defined on the Comm Outbound Email business 
component for a record that describes the relationship between the Comm Outbound Email business 
component and the target business object. Any business object that has a primary business 
component can be chosen. In Table11, the user property record shows that the Comm Outbound 
Email business component is related to the Account business object, using the Account Id field from 
the Comm Outbound Email business component as the foreign key: 
In procedure below, you will configure the Order Entry business object that will be used for 
substitution fields. The Order Entry business object has a primary business component, Order Entry 
- Orders.
To set up other business objects for substitution fields
1
In Siebel Tools, extend the Comm Outbound Email business component to expose a custom field 
that stores the Order Id. 
Input Argument
Type
Value
Property Name
Expand Template
Literal
Y
None
Table 11. Comm Outbound Email business component
BusComp User Prop
Value
Source Id Field: Account
Account Id
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how to bookmark a page in pdf document; copy pdf bookmarks
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how to create bookmark in pdf with; creating bookmarks in pdf files
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
Configuring Communications Templates  Creating a Catalog and Categories
112 
2
Add a new user property to the Comm Outbound Email business component as follows:
In this example, Order Entry is the name of the business object, and Order Id is the name of the 
foreign key between Comm Outbound Email business component and the Order - Order Entry 
business component.
Creating a Catalog and Categories
Complete the following procedures to create a catalog and categories:
“Setting Up a Catalog for Siebel Email Response” on page 112
“Setting Up Categories for Siebel Email Response” on page 112
Setting Up a Catalog for Siebel Email Response
You must set up a catalog for Siebel Email Response so that agents can use templates and solutions 
in replies to customers.
To create a catalog for the eMail Response - Process Message workflow
1
Navigate to the Administration - Catalog screen, then the Catalog Administration view.
2
In the Catalogs list, create a new record.
3
In the Name field, enter the catalog name you want to use.
NOTE: Catalog names must be unique.
The new catalog appears in the Catalogs list.
Setting Up Categories for Siebel Email Response
After creating the catalog, you must set up categories for Siebel Email Response. To set up 
categories, complete the procedures in this topic. 
When setting up categories, first create the categories in a catalog.
To create a category in a catalog
1
Navigate to the Administration - Catalog screen, then the Catalog Administration view.
2
In the Catalogs list, select the appropriate catalog, and click the link in the Name field.
BusComp User Prop
Value
Source Id Field: Order 
Entry
Order Id
C# Create PDF Library SDK to convert PDF from other file formats
Create and save editable PDF with a blank page, bookmarks, links, signatures, etc. Besides, using this PDF document metadata adding control, you can
bookmark template pdf; how to bookmark a pdf in reader
.NET PDF SDK - Description of All PDF Processing Control Feastures
Full page navigation, zooming & rotation; Outlines, bookmarks, & thumbnail PDF Hyperlink Edit. Support adding and inserting hyperlink (link) to PDF document;
creating bookmarks in pdf documents; bookmarks in pdf
Configuring Communications Templates  Creating a Catalog and Categories
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
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3
In the Categories list, create a new record, and complete the fields as appropriate. 
Some fields are described in the following table.
Associating Templates with Categories
Next, associate a template with a category. You can associate a template with more than one 
category. You identify these templates during the planning process. For more information, see 
“Business Analysis for Deployment of Siebel Email Response” on page 31.
To associate a template with a category
1
Navigate to the Administration - Catalog screen, then the Catalog Administration view.
2
In the Catalogs list, select the appropriate catalog, and click the link in the Name field.
3
Select the category with which you want to associate a template.
4
In the Categories form, click the drop-down arrow to find the Response Template view.
5
In the Response Templates list, create a new record. 
6
In the Add Templates dialog box, scroll to find and select one or more templates that you want 
to associate with the category.
7
Click OK.
The Response Templates list shows the templates that you select to associate with the category.
Associating Solutions with Categories
Next, associate a solution with a category. You identify these solutions during the planning process. 
For more information, see “Business Analysis for Deployment of Siebel Email Response” on page31.
To associate a solution with a category
1
Navigate to the Administration - Catalog screen, then the Catalog Administration view. 
2
In the Catalogs list, select the appropriate catalog, and click the link in the Name field.
3
Select the category with which you want to associate a solution.
4
In the Categories form, click the drop-down arrow to find the Solutions view.
Field
Description
Name
Type the name of the category. Enter the name that you assign to 
your templates and solutions during the planning process. Enter a 
name that clearly describes the templates to associate with the 
category.
Display Name
Type the category name as you want it to appear to the agents.
Effective Start Date
Effective End Date
Select the dates that determine when the category is in effect.
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
Configuring Communications Templates  Using Access Groups to Filter Objects
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5
In the Solution list, create a new record.
6
In the Add Solutions dialog box, scroll to find and select one or more solutions that you want to 
associate with the category.
7
Click OK.
The Solutions list shows the solutions that you select to associate with the category.
Repeat the these three procedures for each category that you create during the planning process.
NOTE: To delete a record from the list of associated templates or solutions, select the record, and 
click Delete.
Using Access Groups to Filter Objects
Access groups enable you to restrict visibility to various objects. By adding an access group to 
catalogs, you can filter objects by using the user’s access group, division, or organization. Using 
access groups, you can also filter catalogs and corresponding response templates and solutions. For 
more information about access groups, divisions, and organizations, see Siebel Security Guide.
To assign an access group to a catalog
1
Navigate to the Administration - Catalog screen, then the Catalog Administration view.
2
In the Catalogs list, select the appropriate catalog, and click the link in the Name field.
3
Click the Access Groups view tab, and create a new record.
4
In the Add Access dialog box, select the groups that need visibility to this catalog and click OK.
NOTE: You can create new access groups in the Access Group screen.
5
Click the Private Flag field.
Assigning Access Groups to Categories
By adding an access group to categories, you can filter objects by using the user’s access group, 
division, or organization. Using access groups, you can also filter categories and corresponding 
response templates and solutions.
To assign an access group to a category
1
Navigate to the Administration - Catalog screen, then the Catalog Administration view.
2
In the Catalogs list, select the appropriate catalog, and click the link in the Name field.
3
Select an existing category or create a record and complete the fields.
4
Click the Access Groups view tab, and create a new record.
Configuring Communications Templates  Process of Setting Up HTML Wrapper
Templates
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
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5
In the Access Group dialog box, select the groups that need visibility to this category and click 
OK.
NOTE: You can create new access groups in the Access Group screen.
Process of Setting Up HTML Wrapper 
Templates
You can set up a special template containing HTML features that serves as a wrapper around 
outbound email messages, even when Siebel communications features do not directly support HTML. 
A wrapper template can contain links to your Web site, marketing messages, and so on. Agents do 
not need to change the way in which they reply to incoming messages through Siebel Email 
Response. When an agent clicks Send, the email is embedded in the wrapper template and sent to 
the message recipient. Auto-acknowledgment messages and messages that users send using Send 
Email (F9) do not use wrapper templates.
To set up a wrapper template for use with Siebel Email Response replies, perform the following tasks:
1
“Creating Wrapper Templates” on page 115
2
“Creating Advanced Templates for Wrapper Templates” on page 115
3
“Modifying the eMail Response - Client Send Email Workflow” on page 116
Creating Wrapper Templates
First, use any HTML editor to create a wrapper template.
This task is a step in “Process of Setting Up HTML Wrapper Templates” on page115.
To create an HTML wrapper template
1
Using any HTML editor, create an HTML template.
2
Make sure that the template contains the substitution value of [Email Body] where you want your 
email body to appear.
Creating Advanced Templates for Wrapper Templates
Next, create an advanced template.
This task is a step in “Process of Setting Up HTML Wrapper Templates” on page115.
To create an advanced template for a wrapper template
1
Navigate to the Administration - Communications screen, then the All Templates view.
2
In the Templates list, select a template.
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
Configuring Communications Templates  Process of Setting Up HTML Wrapper 
Templates
116 
3
Click the Advanced view tab.
4
In the Templates form, select Email Activity Receiver in the Recipient Group field.
5
Click the Template Items view tab.
6
In the Template Item form, select the Substitute Values and Message Body check boxes.
7
Add the wrapper template and associated graphics files to items in the Template Items view. 
Modifying the eMail Response - Client Send Email 
Workflow
After creating the HTML wrapper template and your communications template, modify the eMail 
Response - Client Send Email workflow.
NOTE: In addition to completing the procedure in this topic, you must complete an additional step 
for advanced templates. Change the SendMessage method to the CreateRequest method for the 
Outbound Communications Manager business service in the Send Response step of the eMail 
Response - Client Send Email workflow process. All processing that depends on this workflow uses 
the wrapper template.
This task is a step in “Process of Setting Up HTML Wrapper Templates” on page115.
To modify the Client Send Email workflow
1
In the Siebel Tools Object Explorer, select the Workflow Processes object.
2
In the Workflow Processes list, query for a process name of eMail Response - Client Send Email.
3
In the Workflow Processes list, select eMail Response - Client Send Email and click Revise.
4
In the Workflow Processes list, right-click eMail Response - Client Send Email, and choose Edit 
Workflow Process.
The Business Process Designer appears. 
5
Right-click the Send Response business service and choose Show Input Arguments.
6
In the Input Arguments list, add the input arguments in the following table.
Input Argument
Type
Other Columns
Comm Template 
Name List
Literal
Value: [Siebel template name that contains your HTML 
template (without the HTML file extension)]
Recipient Business 
Component
Literal
Value: Comm Outbound Email
Source Business 
Object
Literal
Value: Comm Outbound Email
Configuring Communications Templates  Fields for Templates
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
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7
In the History Toolbar, click Back to return to Siebel Tools.
8
In the Workflow Processes list, select eMail Response - Client Send Email and choose Validate.
9
In the Workflow Processes list, select eMail Response - Client Send Email and click Deploy.
Fields for Templates
This topic contains descriptions for the fields in the My Templates or All Templates view. You specify 
these fields when you create templates. The fields are organized according to where you specify 
them. For information about the fields for template items, see “Fields for Template Items” on 
page 125.
This topic contains the following information:
“Fields for the Templates List” on page 117
“Fields for the Simple Form” on page 118
“Fields for the Advanced Form” on page 120
Fields for the Templates List
The following fields are available in the Templates list:
Name (required). Specify a unique name for the template.
Channel Type (required). Select from a drop-down list the type of communication channel for 
the template. Predefined values include Email, Fax, Pager, and Wireless Message.
For templates to use with outbound communication requests, the channel type can help 
determine how to deliver a template, such as for fax messages.
The Default Preference setting you can specify when creating requests (for use with the Only 
Send Preference check box) generally corresponds to the Channel Type setting for the included 
templates.
For the Send commands and for email replies in Siebel Email Response, the channel type also 
determines if the template appears in the Body drop-down list. For more information, see 
“Visibility and Access for Templates” on page 98.
Status. Select the status of the template. Select Draft or Active. Only templates with a status of 
Active are available for selection in the Body field of the outgoing message form.
Comm Profile 
Override
Business 
Component
Business Component Name: Comm Outbound Email
Business Component Field: Email Sender Name
Source Id List
Process 
Property
Property Name: Object Id
Property Data Type: String 
Input Argument
Type
Other Columns
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
Configuring Communications Templates  Fields for Templates
118 
Language (required). Specify the language for the template. This setting filters the templates 
that are available for use. The field value defaults to the current language in effect for the user’s 
session. For more information, see “Visibility and Access for Templates” on page98 and “Preference 
Settings for Outbound Communications” on page 256.
Locale (required). Specify the locale for the template. This setting filters the templates that 
are available for use. The field value defaults to the current locale in effect for the user’s session. 
For more information, see “Visibility and Access for Templates” on page98 and “Preference Settings 
for Outbound Communications” on page 256.
Description. Enter a brief description of the template.
Fields for the Simple Form
This topic describes the template fields you specify in the Simple form. These fields are for simple 
templates.
Template Properties
The following fields are grouped under Template Properties:
Name (required). For more information, see “Fields for the Templates List” on page117.
Channel Type (required). For more information, see “Fields for the Templates List” on page117.
Template Type. Specify the type of template. This option helps users choose templates with the 
appropriate function. Default values include Greeting, Body, and Closing. Consider the following 
points when you specify a template type:
A reply message for Siebel Email Response can use all of these template types. Greeting and 
closing templates are generic in Siebel Email Response. You do not associate them with a 
category.
The Send commands use templates with the Body template type. You associate body 
templates with a category.
Language (required). For more information, see “Fields for the Templates List” on page117.
Locale (required). For more information, see “Fields for the Templates List” on page117.
HTML Template. Select this option to specify that an email or fax template is an HTML template. 
Do not select this check box if the template is plain text. If this check box is not selected, then 
any formatting you apply in the Text field is eliminated when you save the template. 
If the HTML Template check box is not selected, then the text is converted to plain text before 
the message is sent. For information about HTML formatting in the Text field, see “Editing and 
Formatting Controls for Text in Templates” on page 105.
This setting and the outbound communications user preference setting for default message 
format (for Send Email or Send Fax, or for email replies for Siebel Email Response) determine if 
the template is available for usage. For more information, see “Visibility and Access for Templates” 
on page 98 and “Preference Settings for Outbound Communications” on page 256.
Configuring Communications Templates  Fields for Templates
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
119
Public. Select this option to make this template available for all users to specify when using the 
template, such as when using the Send commands or when sending email replies. Do not select 
this check box to make the template available only to the current user and to administrators.
Pick Available Substitutions
The following fields are grouped under Pick Available Substitutions:
Object. Select from a drop-down list the type of recipient group (object) for the template. The 
recipient groups you can choose correspond to business objects for which a primary business 
component is specified, such as Account, Opportunity, Contact, and so on.
The object you specify for the template is optional and is used to obtain values for the Available 
Substitutions list.
The recipient group you specify determines only the substitution fields that are available for the 
template text. The actual recipients are determined when using the template, such as when using 
the Send commands or when sending email replies.
Available Substitutions. Displays the business component fields that are valid for substitution. 
You can copy and paste such fields into the Text field for the template.
The fields available for substitution are from the primary business component of the business 
object in the Object field.
All substitution fields must be enclosed in brackets ([ ]) in the template text.
For example, available substitution fields for Contact include [Contact.Last Name], while fields 
for Account include [Account.Name].
NOTE: For an HTML template, make sure that the enclosing brackets and text of any substitution 
field text do not include any tagging changes. For example, do not change from bold to regular 
text in the enclosing brackets of a substitution field. Doing so might prevent proper data 
substitution.
If your template must contain a literal bracket character ([ or ]), then insert a backslash 
character (\) before the bracket to escape the bracket character so that the character is correctly 
interpreted.
NOTE: If a substitution field is not enclosed in brackets, or if you enclose the substitution field 
some other notation, such as percentage characters (%), then Communications Outbound 
Manager cannot perform substitution for the field.
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
Configuring Communications Templates  Fields for Templates
120 
Compose Template
The following fields are grouped under Compose Template:
Subject. Enter text for a subject line for the template.
Text in the Subject field can also include substitutions from the Available Substitutions list. The 
value in the Object field determines the available substitutions. Note the following points about 
the text in this field:
For a new email message (and not for a reply), the text from this field is used in the Subject 
line of the message.
For a reply message in Siebel Email Response, the subject-line text is derived from the 
subject line of the original inbound email message.
For a fax, the text from this field appears on the cover page of the faxed message.
NOTE: If you use OpenText RightFax with the Unicode patch, then the subject text appears 
on the fax cover page only for ENU (U.S. English) software. For all other languages, the 
subject text appears on a second page of the faxed message. For more information, see 
“Integrating with Fax Products” on page 203.
For a page or wireless message, the text from this field is not used.
Text. Specify text for the template. As appropriate, you can copy and paste fields from the 
available substitutions.
All template text appears at the start of the message body. For information about editing and 
formatting in this field, see “Editing and Formatting Controls for Text in Templates” on page105.
Fields for the Advanced Form
This topic describes the template fields you specify in the Advanced form. These fields are for 
advanced templates.
Template Properties
The following fields are grouped under Template Properties:
Name (required). For more information, see “Fields for the Templates List” on page117.
Channel Type (required). For more information, see “Fields for the Templates List” on page117.
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