Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
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8
Administering Siebel 
Communications Server for 
Siebel Email Response
This chapter describes how to configure and run the components for Siebel Communications Server. 
It includes the following topics:
Siebel Server Requirements for Siebel Communications Server on page 131
About Setting Up Siebel Communications Server for Siebel Email Response on page 133
About Starting Server Components on page 135
Administering Communications Inbound Receiver on page 136
Events and Communications Inbound Receiver on page 140
Administering Communications Inbound Processor on page 147
Administering Communications Outbound Manager on page 147
Starting Server Components on page 151
Siebel Server Requirements for Siebel 
Communications Server
To use Siebel Communications Server in your enterprise, note the following basic requirements 
relating to Siebel Server:
The Siebel Server installation must include the Communications Management (CommMgmt) 
component group.
After installation, the Communications Management component group must be enabled.
For information about using Siebel Server load balancing with Siebel Communications Server and 
about the architecture of Siebel Communications Server, see Siebel CTI Administration Guide.
This topic contains the following information:
“Server Components for Siebel Communications Server” on page 132
“Synchronizing Batch-Mode Server Components” on page 132
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Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
Administering Siebel Communications Server for Siebel Email Response  Siebel 
Server Requirements for Siebel Communications Server
132 
Server Components for Siebel Communications Server
This guide includes information about the following server components in the Communications 
Management component group:
Communications Inbound Receiver (CommInboundRcvr). Receives inbound work items 
and, in some deployments, queues them for Communications Inbound Processor processing. 
Work items can include email messages for Siebel Email Response. For more information, see 
“Administering Communications Inbound Receiver” on page 136.
For real-time work items, such as email messages for most deployments of Siebel Email 
Response, Communications Inbound Receiver processes the work items it receives. 
Communications Inbound Processor is not used.
For nonreal-time work items, such as email messages for some high-volume deployments of 
Siebel Email Response, Communications Inbound Receiver queues the work items it receives 
for further Communications Inbound Processor processing.
Communications Inbound Processor (CommInboundProcessor). For deployments of 
Siebel Email Response supporting nonreal-time work items, processes inbound work items that 
Communications Inbound Receiver queues. For more information, see “Administering 
Communications Inbound Receiver” on page 136 and “Administering Communications Inbound 
Processor” on page 147.
Communications Outbound Manager (CommOutboundMgr). Processes outbound 
communications for email, fax, wireless message, or page channels. This component directly 
supports communication requests or supports them through Siebel Workflow. This component 
also supports outbound capabilities for Siebel Email Response and for the Send Email, Send Fax, 
and Send Wireless Message commands. For more information, see “Administering 
Communications Outbound Manager” on page 147.
Page Manager (PageMgr). Sends pages. The Send Page command uses this component. Some 
workflow processes in Siebel Workflow also use this component. For more information about 
setting up and using Page Manager, see Siebel Business Process Framework: Workflow Guide.
Email Manager (MailMgr). Sends email. Some workflow processes in Siebel Workflow use this 
component. For more information about setting up and using Email Manager, see Siebel Business 
Process Framework: Workflow Guide.
Synchronizing Batch-Mode Server Components
Communications Inbound Receiver, Communications Inbound Processor, and Communications 
Outbound Manager are batch-mode components. You need to synchronize batch-mode server 
components between the Siebel Gateway Name Server and the Siebel database when you perform 
any of the following actions:
Create new server components.
Create new component jobs.
Modify existing server components.
Delete server components.
VB.NET PDF File Compress Library: Compress reduce PDF size in vb.
document file. Remove bookmarks, annotations, watermark, page labels and article threads from PDF while compressing. Also a preview
delete bookmarks pdf; bookmarks in pdf reader
C# PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple files
Split PDF file by top level bookmarks. The following C# codes explain how to split a PDF file into multiple ones by PDF bookmarks or outlines.
how to bookmark a pdf file; export pdf bookmarks
Administering Siebel Communications Server for Siebel Email Response  About
Setting Up Siebel Communications Server for Siebel Email Response
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
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Enable server components.
Disable server components.
For more information about synchronizing batch-mode server components, see Siebel System 
Administration Guide.
About Setting Up Siebel Communications 
Server for Siebel Email Response
Siebel Communications Server supports many communication channels that you use to communicate 
with customers by using server components such as the Communications Inbound Receiver, the 
Communications Inbound Processor, and the Communications Outbound Manager.
NOTE: If you change the number of tasks or threads for a server component, then make sure that 
the Maximum Tasks parameter is greater than or equal to the number of response groups multiplied 
by the number of threads. A thread is represented by a task and three subtasks.
This topic contains the following information:
“About Setting Up Siebel Communications Server for Real-Time Email Processing” on page 133
“About Setting Up Siebel Communications Server for Nonreal-Time Email Processing” on page 134
About Setting Up Siebel Communications Server for 
Real-Time Email Processing
When you use real-time email processing, you use only the Communications Inbound Receiver server 
component to receive and process email. For information about enabling real-time processing, see 
“Enabling Real-Time Email Processing” on page 152.
Communications Inbound Receiver monitors email accounts (email addresses) by using 
communications driver profiles to check for inbound messages. When Communications Inbound 
Receiver detects an inbound email, it receives the email message and sends the message through 
the Workflow Process Manager for processing. 
After the email is processed and an activity is created, the message is stored in the Siebel database 
(if the message is less than 16 KB) or the Siebel File System (if the message is larger than 16 KB). 
The Server Request Broker component receives inbound requests from some other component. For 
example, when you submit profile or response group changes, the Server Request Broker component 
executes these commands.
VB.NET PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple
Demo Code in VB.NET. The following VB.NET codes explain how to split a PDF file into multiple ones by PDF bookmarks or outlines.
add bookmarks to pdf preview; create bookmark pdf file
C# PDF File Compress Library: Compress reduce PDF size in C#.net
NET framework. Remove bookmarks, annotations, watermark, page labels and article threads from PDF while compressing. C# class demo
split pdf by bookmark; export pdf bookmarks to text file
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
Administering Siebel Communications Server for Siebel Email Response  About 
Setting Up Siebel Communications Server for Siebel Email Response
134 
About Setting Up Siebel Communications Server for 
Nonreal-Time Email Processing
When you use nonreal-time email processing, Communications Inbound Receiver monitors email 
accounts (email addresses) by using communications driver profiles to check for inbound messages. 
For information about enabling nonreal-time processing, see “Enabling Nonreal-Time Email 
Processing” on page 153.
When Communications Inbound Receiver detects an inbound email, it gets the email from the email 
server, converts the email into event data, and creates a server request for the Server Request 
Broker component to inform Communications Inbound Processor of the new event. Communications 
Inbound Processor uses workflows to process and route the event. Communications Outbound 
Manager uses communications driver profiles to handle outbound communications to customers.
You set up communications drivers and profiles to connect the Siebel Server to your email server.
Communications drivers. Drivers specify the protocol to use to access the email server, and driver 
parameters control the behavior of each driver. For example, the Internet SMTP/POP3 Server driver 
logs in to the POP3 server and checks for new email at an interval that you set in the PollingInterval 
driver parameter.
You can use the same communications driver for different purposes. For example, you can use the 
same communications driver to perform the following tasks:
Monitor multiple email accounts (addresses).
Monitor email addresses for other departments in your organization, such as an eMarketing 
outbound campaign.
Although you can use the same communications driver for multiple purposes, make sure that you 
set up a unique email address and response group for each group and purpose.
NOTE: Changes that you make to a communications driver’s parameters affect everyone who uses 
that driver. Therefore, it is recommended that the person in your organization who maintains 
communications drivers makes or approves all changes. 
Communications driver profile. A driver profile specifies a specific mailbox for monitoring and 
rules (profile parameter overrides) for the way the driver behaves while monitoring that mailbox.
Communications drivers and profiles for Siebel Email Response enable Communications Inbound 
Receiver to monitor mailboxes for inbound messages. Other communications channels, such as 
voice, use different communications drivers and profile types.
Each communications driver profile for Siebel Email Response processes both incoming and outgoing 
email. Therefore, you must configure each driver profile for both.
To set up Siebel Communications Server for Siebel Email Response:
Set up your communications driver parameters to establish defaults for all profiles that use the 
driver.
Create a communications driver profile for each email account that Siebel Email Response 
monitors. This process includes creating profile parameter overrides. For more information, see 
“Process of Setting Up Communications Driver Profiles” on page 50.
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Administering Siebel Communications Server for Siebel Email Response  About
Starting Server Components
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
135
Create at least one response group. This process includes creating input arguments and 
associating a profile with the response group. For more information, see “Process of Setting Up 
Response Groups” on page 57.
About Starting Server Components
For the Communications Inbound Receiver and the Communications Inbound Processor server 
components, a single component instance has multiple subtasks that run at the same time as the 
server component task. The Communications Inbound Receiver and the Communications Inbound 
Processor server component tasks and subtasks must be running before Siebel Email Response can 
process incoming email. Therefore, you must start all Communications Inbound Receiver and 
Communications Inbound Processor server component tasks and subtasks. For more information 
about enabling component groups when you configure the Siebel Server, see the Siebel Installation 
Guide for the operating system you are using and Siebel System Administration Guide.
Before starting any Communications Inbound Receiver or Communications Inbound Process 
component tasks, note the following guidelines:
If you try to start the same Communications Inbound Receiver or Communications Inbound 
Processor component task twice, then the second attempt is rejected. However, the first instance 
is running as usual. You can always increase the number of subtasks for each component task if 
you have a high volume of incoming email messages. 
One component task can have multiple associated subtasks, and the subtasks route the email. 
The component task acts like a controller to coordinate its subtasks.
NOTE: The preconfigured number of maximum threads is five. If you change the number of threads 
for a server component, then make sure that the Maximum Tasks parameter is greater than or equal 
to the number of response groups multiplied by the number of threads. A thread is represented by 
a task and three subtasks.
If you change the Siebel Email Response setup after you implement Siebel Email Response, then you 
must stop and restart the Communications Inbound Receiver and the Communications Inbound 
Processor server components for your changes to take effect. 
For some changes, you must stop and restart these server components only if you want your changes 
to take effect immediately. For example, for changes to a workflow process take effect, you can 
submit them without stopping these server components. For information about submitting profile 
changes, see “Submitting Changes for Communications Driver Profiles” on page56. For information 
about submitting requests, see “Resubmitting Failed Email” on page293.
Task Failures at the Email Process Level
When a task fails, the following events occur:
An email message is sent to the email address in the Administrator Email Address field of the 
response group.
The administrator checks the log files that are attached to the email and identifies possible 
causes of the server component task failure.
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zooming & rotation; Outlines, bookmarks, & thumbnail display; Integrated annotation; More about Web Viewer ▶. Excel Convert. Convert Excel to PDF; Convert Excel
how to create bookmarks in pdf file; create bookmarks in pdf from excel
XDoc.PowerPoint for .NET, All Mature Features Introductions
& rotation; Outlines, bookmarks, & thumbnail display; Integrated annotation; More about Web Viewer ▶. PowerPoint Convert. Convert PowerPoint to PDF; Convert
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Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
Administering Siebel Communications Server for Siebel Email Response  
Administering Communications Inbound Receiver
136 
If the cause is a workflow step error, then the administrator fixes the workflow.
If the cause is a profile error, then the administrator verifies that the profile for the response 
group is valid.
The administrator manually restarts the server component task.
Main Tasks and Subtasks
Each time you start an instance of Communications Inbound Receiver, Siebel Email Response starts 
one main task and five subtasks. The main task is assigned the first (lowest) task number (for 
example, 1318). The five subtasks are assigned the next numbers in sequence (for example, 1319, 
1320, 1321, 1322, and 1323). The main task manages the subtasks and the message queue. The 
subtasks process inbound messages by pulling the inbound messages from the queue and passing 
them to the appropriate workflow.
Communications Inbound Processor has only one main task.
Administering Communications Inbound 
Receiver
The Communications Inbound Receiver server component receives and processes inbound work 
items, such as email messages. Depending on your deployment, it might queue them for further 
Communications Inbound Processor processing. The short name for this component is 
CommInboundRcvr.
This topic contains the following information:
“Event Processing for Real-Time and Nonreal-Time Processing” on page 137
“Running Communications Inbound Receiver” on page 137
“Configuring Parameters for Communications Inbound Receiver” on page 138
“Activity Attachments Stored for Incoming Messages” on page 139
Administering Siebel Communications Server for Siebel Email Response 
Administering Communications Inbound Receiver
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
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Event Processing for Real-Time and Nonreal-Time 
Processing
For both real-time processing and nonreal-time processing, inbound email is saved as event data to 
the local disk in a file with the .EVT file extension. Message content and attachments are also saved 
to the Siebel File System. For more information, see “Activity Attachments Stored for Incoming 
Messages” on page 139
How the inbound event is then processed depends on whether you use real-time processing or 
nonreal-time processing:
Real-time processing. In real-time processing, in which Communications Inbound Receiver 
performs all event processing, additional files are created on the local disk that represent 
different states of processing or represent error conditions. For more information about the 
processing of these files, see “Events and Communications Inbound Receiver” on page140.
Extensions for these files include the following:
XEVT. Events that are ready for workflow processing.
ERROR. Events that generated known errors and that can be retried.
CRASH. Events that failed for unknown reasons and must not be retried.
Nonreal-time processing. In nonreal-time processing, Communications Inbound Receiver 
writes event data to the Siebel database (in the S_CM_INBND_EVT table) and to the Siebel File 
System, and submits a request to Server Request Processor and Server Request Broker. 
Communications Inbound Processor retrieves this request and processes the event.
You can track nonreal-time events that are submitted to Communications Inbound Processor 
using the Communications Inbound Events view of the Administration - Communications screen. 
You can manually resubmit events that are not fully processed due to transient errors from this 
view. You cannot track real-time events. 
Valid status for events in the Communications Inbound Events view include:
Queued. Communications Inbound Receiver submitted the event for Communications 
Inbound Processor processing.
CIP Processing. Communications Inbound Processor received the event and is currently 
processing the event.
Error. Event processing failed due to a known error. You can resubmit the event for 
processing using the Submit Request command in the applet menu.
Fatal. Event processing failed due to an unknown error and must not be resubmitted.
Running Communications Inbound Receiver
When the Communications Management component group is enabled, the Communications Inbound 
Receiver component starts automatically. For any computer on which you do not want to run 
Communications Inbound Receiver, configure the Siebel Server to not start it. Communications 
Inbound Receiver restarts automatically if the Siebel Server fails and is brought back up.
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
Administering Siebel Communications Server for Siebel Email Response  
Administering Communications Inbound Receiver
138 
Communications Inbound Receiver is a batch-mode server component, although it also has 
characteristics of other component types. It relies on the services of the Server Request Broker and 
Server Request Processor server components. These components must be running on the Siebel 
Server for communications to process successfully. As a batch-mode component, Communications 
Inbound Receiver has requirements. For more information, see “Synchronizing Batch-Mode Server 
Components” on page 132. For more information about configuring, starting, and stopping Siebel 
Server components, see Siebel System Administration Guide.
To provide greater availability and reliability for your deployment of the Communications Inbound 
Receiver server component, you can update active response groups and individual profiles loaded in 
active response groups without stopping and restarting the server component as follows:
Update profiles by using the Submit Profile Changes command for the profile.
Update response groups (and all profiles in the response group) by using the Submit Response 
Group Changes command for the response group.
Configuring Parameters for Communications Inbound 
Receiver
You can specify values for the following parameters for the Communications Inbound Receiver server 
component:
Administrator Email Address (alias AdminEmailAddress). Specify a value for the 
Administrator Email Address parameter to provide an administrator email address to send 
messages to when inbound communications processing errors occur and no such address is 
defined for the response group.
Default Administrator Address (alias DefaultAdminAddress). Specify a value for the 
Default Administrator Address parameter to provide an administrator email address to send 
messages to when server errors, such as a broken database connection, occur.
Event Queue Directory (alias EventQueueDirectory). Specify a value for the Event Queue 
Directory parameter to provide the name of the directory in which to store queued events. Use 
this parameter to specify a value to override the default location in the bin/queued directory.
Maximum Tasks (alias MaxTasks). Specify a value for the Maximum Tasks parameter to 
configure the maximum number of tasks for this component. (This parameter is part of the 
Process Management subsystem.)
NOTE: Maximum Tasks must always be a value greater than the value of Max Threads.
Max Threads (alias MaxThreads). Specify a value for the Max Threads parameter to configure 
the maximum number of threads for this component. The value that you specify determines the 
number of threads that Communications Inbound Receiver can create at the same time to 
process email. When specifying the value for MaxThreads, consider the CPU capacity available 
on the computer that hosts Communications Inbound Receiver. 
SMTP Server Name (alias SMTPServer). Specify a value for the SMTP Server Name parameter 
to provide the name of the SMTP server that is used to send email to the administrator.
SMTP Server Port (alias SMTPServerPort). Specify a value for the SMTP Server Port 
parameter to provide the port for the SMTP server that is used to send email to the administrator. 
Administering Siebel Communications Server for Siebel Email Response 
Administering Communications Inbound Receiver
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
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Activity Attachments Stored for Incoming Messages
For each inbound email message that Communications Inbound Receiver or Communications 
Inbound Processor processes, an activity record is created by using the Email - Inbound activity type. 
The original email content is saved in the form of one or more attachments to this activity record.
The entire original email message content (the entire MIME-encoded message that the POP3 or IMAP 
server receives) is saved in an attachment file named Original_Msg.txt.
If the original message is more than 16,000 characters long (including any HTML markup), then the 
full message is saved as another attachment named SiebelLongEmailBody.txt (for plain-text 
messages) or SiebelLongEmailBody.htm (for HTML messages).
If the original message is less than 16,000 characters long (including any HTML markup), then you 
can save the SiebelLongEmailBody attachment by setting the Save Email Body as Attachment user 
property for the Mail Agent Activity business component to TRUE.
Additional files might be created and saved as attachments to the activity, depending on the 
existence of embedded message content and on the setting of the Parse Embedded Messages 
parameter for the communications driver. For more information about this parameter, see 
“Parameters for Internet SMTP/IMAP Server Driver and Internet SMTP/POP3 Server Driver” on page 205.
Note the following behavior for different settings of the Parse Embedded Messages parameter:
When Parse Embedded Messages is FALSE, the following behavior applies:
For each embedded message, a single attachment file is created that contains the entire MIME 
embedded message. This file is named EmbeddedMsgpartspecifier.eml, where partspecifier 
represents the file’s placement in the original message’s structure, for example, 
EmbeddedMsg01.eml, EmbeddedMsg3.4.eml, and so on. You can open these files using any 
application that can read an EML file, such as Microsoft Outlook Express.
When Parse Embedded Messages is TRUE (the default), the following behavior applies:
For a plain-text email message, all text components are saved in one or more attachment 
files. These files are named textplainpartspecifier.txt, where partspecifier represents the file’s 
placement in the original message’s structure, for example, textplain01.txt, textplain3.4.txt, 
and so on.
For an HTML email message, all HTML components are saved in one or more attachment files. 
These files are named texthtmlpartspecifier.htm, where partspecifier represents the file’s 
placement in the original message’s structure, for example, texthtml01.htm, 
texthtml3.4.htm, and so on.
Any attachments to the original email message are also saved as attachments to the activity 
record. These files have their original file names.
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
Administering Siebel Communications Server for Siebel Email Response  Events and 
Communications Inbound Receiver
140 
Events and Communications Inbound 
Receiver
When Communications Inbound Receiver is started, it loads the communications drivers that its 
processing response groups require. Each response group can use multiple communications profiles. 
Each communications profile requires a communications driver. The communications driver retrieves 
messages and passes them to Communications Inbound Receiver in the proper format. 
The communications drivers pass tag-value pairs, which define the content of the incoming 
messages, to Communications Inbound Receiver. Any attachments that are associated with the 
incoming message are stored on the email server. References to these attachments are included in 
the name-value pairs that the communications drivers pass to Communications Inbound Receiver. 
The workflows that Communications Inbound Receiver invoke delete all file attachments when these 
attachments are no longer needed. 
Communications Inbound Receiver takes the incoming message data and serializes it to a disk-based 
queue. The disk is used instead of memory for the following reasons:
Persistence. If the computer fails, then the queued events are not lost. 
Memory. Storing on disk reduces Communications Inbound Receiver memory requirements. 
Capacity. Disk space is essentially unlimited, so the queue size is unbounded.
Events are stored in folders underneath the queued directory. The folders are named after the 
response group that generates the events. Events are in the UTF-8 character set, which translates 
16-bit Unicode characters into 8-bit characters. Each event always has a file name prefix of CIR.
If necessary, then you can shut down the Communications Inbound Receiver and the 
Communications Inbound Processor components. For information about shutting down Siebel Server 
components, see Siebel System Administration Guide.
Related Topics
“Event States” on page 141
“State Transitions” on page 142
“Event Processing” on page 143
“Errors Encountered While Processing Events” on page 146
“Logged Event Types and Subtypes” on page 146
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