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Overview of Siebel Email Response  Methods for Deploying Siebel Email Response
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
The eMail Response - Client Send Email workflow process updates the response activity status 
and inbound activity status for the contact.
Smart Character Set
The Smart Character Set feature enables you to receive, process, and reply to an email in the same 
character set as the inbound email. For information about this feature, see “Smart Character Set for 
Siebel Email Response” on page 41.
Methods for Deploying Siebel Email 
You can implement Siebel Email Response in the following ways:
To use only the Siebel Email Response features, another Siebel application such as Siebel Sales, 
Siebel Marketing, Siebel Service, or Siebel Call Center is required. Instead of configuring both 
Siebel Email Response and the other Siebel application, you can configure only Siebel Email 
Response. Using another Siebel application as a foundation for your deployment of Siebel Email 
Response can solve the immediate challenge of routing and processing a high volume of incoming 
email and can be an interim step before you implement a larger, more integrated solution.
The Siebel Email Response add-on module (integrated solution) includes Siebel Email Response 
features (without Siebel Service functionality). You can add this module to many other Siebel 
Business Applications, including Siebel Sales, Siebel Marketing, Siebel Service, and Siebel Call 
Center. For example, if you want only Siebel Marketing and Siebel Email Response, then purchase 
the Siebel Marketing application and the Siebel Email Response add-on module.
Siebel Email Response is installed during the installation of your purchased Siebel application 
package and does not require separate installation. 
The following topics provide additional information about a Siebel Email Response deployment:
“Implementation Team” on page 22
“Siebel Email Response in a Global Environment” on page 23
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Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
Overview of Siebel Email Response  Methods for Deploying Siebel Email Response
Implementation Team
Designate several people to serve as the Siebel Email Response deployment team. These people 
coordinate the setup and maintenance of the new email application. They use the deployment 
planning information in this guide. For more information, see Chapter3, “Planning Deployment of 
Siebel Email Response.” 
After the planning process is complete, the administrator sets up Siebel Email Response. For more 
information, see Chapter5, “Configuring Communications Drivers and Profiles for Email.” 
Employees in the following roles might be on your Siebel Email Response implementation team:
System administrator. Responsible for installing, configuring, and maintaining the network, 
including the email server and the Siebel environment. The system administrator also 
administers and configures server components.
Siebel Email Response administrator. Responsible for setting up and maintaining Siebel 
Email Response features, including profiles, drivers, response groups, catalogs, response 
categories, and templates.
Developer. Responsible for configuring and customizing the Siebel application to meet your 
business requirements. This configuration and customizing includes view modifications and 
process automation.
Business analyst. Responsible for:
Mapping and developing your business processes in Siebel Business Process Designer.
Developing response categories, solutions, and templates for agent use.
Agent. Responsible for providing feedback to the system administrator and business analyst 
during the development process.
NOTE: The same employee can have multiple roles.
VB.NET PDF File Compress Library: Compress reduce PDF size in vb.
Compress & decompress PDF document file while maintaining original content of target PDF document file. Remove bookmarks, annotations, watermark, page labels
pdf bookmark editor; how to add bookmarks to pdf document
C# PDF File Compress Library: Compress reduce PDF size in
Bookmarks. Comments, forms and multimedia. Flatten visible layers. C#.NET DLLs: Compress PDF Document. Add necessary references: RasterEdge.Imaging.Basic.dll.
create bookmarks in pdf from excel; creating bookmarks in pdf documents
Overview of Siebel Email Response  Siebel Email Response and Siebel Business
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
Siebel Email Response in a Global Environment
Siebel Email Response supports Unicode and filtering templates by using language and locale 
settings in a single Siebel environment. Whether or not the Siebel database uses Unicode, incoming 
email content is converted to Unicode. If the Siebel database uses Unicode, then all characters are 
saved in the Siebel database after the conversion. Any characters that the in-use code set does not 
support are not saved after the conversion. Table4 describes the global deployment resources.
Siebel Email Response and Siebel 
Business Applications
You most frequently use Siebel Email Response with the following Siebel Business Applications:
Siebel Sales. Agents can generate opportunities from Siebel Email Response that sales 
representatives can access.
Siebel Marketing. Companies must be prepared to handle the large quantities of inbound 
messages that large outbound email campaigns generate. Using the routing rules for the rest of 
your company, Siebel Email Response processes customer responses to the campaign and 
outgoing messages that are returned to your company because of incorrect email addresses or 
overloaded email servers.
Siebel Service. This application schedules service requests, installations, projects, and 
preventive maintenance activities and dispatches these activities to the right person. When 
customers send email requesting a service call status or a change request, Siebel Email Response 
routes the email to the correct field agents, enabling them to respond and adjust their schedules 
Table 4.
Global Deployment Resources for Siebel Email Response
Topic About Global Deployment
Configuring Siebel CRM for multiple 
languages. For general Unicode information, 
see the topics about global deployments.
Siebel Global Deployment Guide
Siebel Installation Guide for the operating system 
you are using
Setting up global deployment, including the 
Smart Character Set feature.
Chapter 4, “Global Deployment of Siebel Email 
Supported Siebel database code pages.
Siebel System Requirements and Supported 
Platforms on Oracle Technology Network
Supported languages.
Siebel System Requirements and Supported 
Platforms on Oracle Technology Network
VB.NET PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple
Add necessary references: RasterEdge.Imaging.Basic.dll. RasterEdge.Imaging.Basic. Codec.dll. Split PDF File by Top Level Bookmarks Demo Code in VB.NET.
how to bookmark a pdf page; create bookmarks pdf
C# PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple files
In order to run the sample code, the following steps would be necessary. Add necessary references: Split PDF file by top level bookmarks.
split pdf by bookmark; creating bookmarks in a pdf document
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
Overview of Siebel Email Response  Architecture for Siebel Email Response
Siebel Call Center. This unified, multichannel, desktop application includes voice and email 
channels. This application includes Siebel Service, Siebel Sales, and optionally Siebel Email 
Response. You can configure Siebel Call Center to include channel integration so that an agent 
can use any available channel to communicate with customers. If the customer sends an email, 
then the agent can reply using Siebel Email Response. If the customer calls on the phone, then 
the agent can switch to the voice channel to handle the phone call.
Architecture for Siebel Email Response
The Siebel Server and Siebel Email Response process incoming email and handle the replies. Figure1 
provides a high-level overview of a typical email process, which starts when a customer sends an 
email and ends when Siebel Server components (either the Communications Inbound Receiver or the 
Communications Inbound Receiver and the Communications Inbound Processor) process the 
incoming email and send a reply to the customer. 
The following topics provide additional information about Siebel Email Response architecture:
“Workflows for Siebel Email Response” on page 24
“Processing Incoming Email” on page 25
Workflows for Siebel Email Response
The Siebel Email Response workflow begins when a customer sends an email to your company over 
the Internet using that customer’s email software. The email passes through the customer’s email 
server and communicates with your email server using SMTP and POP3 or IMAP. Communications 
Inbound Receiver uses POP3 or IMAP to retrieve the inbound message. 
Figure 1. Siebel Email Response Architecture Overview
.NET PDF SDK - Description of All PDF Processing Control Feastures
page navigation, zooming & rotation; Outlines, bookmarks, & thumbnail Insert and add text to any page of PDF Delete and remove text from PDF file using accurate
export pdf bookmarks to text file; convert word pdf bookmarks
C# Create PDF Library SDK to convert PDF from other file formats
editable PDF with a blank page, bookmarks, links, signatures metadata adding control, you can add some additional information to generated PDF file.
how to bookmark a pdf document; add bookmarks to pdf
Overview of Siebel Email Response  Architecture for Siebel Email Response
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
Supported Email Sender Software and Email Servers
The following guidelines describe the types of email software a sender can use and the types of email 
servers that your company can use:
Sender’s email application. The sender can use any email client and email server that you can 
currently use on the Internet. 
Your email server. The Oracle-provided Internet SMTP/POP3 Server driver and Internet SMTP/
IMAP Server driver are tested and certified with some email servers. Although many email 
servers support the SMTP and POP3 or IMAP communication protocols, it is recommended that 
you use a supported email server for the following reasons:
Oracle personnel certified and tested these servers.
Oracle personnel can access these servers to support customer issues.
Siebel Email Response supports email servers that comply with certain RFC (Request for 
Comments) standards. For information about these RFC standards, see 477923.1 (Article ID) on 
My Oracle Support.
For information about support for the email application for your company, see Siebel System 
Requirements and Supported Platforms on Oracle Technology Network.
Processing Incoming Email
After a customer sends an email to your company, your email server, which is connected to the Siebel 
Server, receives the email and passes it to Communications Inbound Receiver. Communications 
Inbound Receiver resides on the Siebel Server and has a primary role in the Siebel Email Response 
Email processing uses workflow processes, which call other Siebel Server components, such as 
Assignment Manager. Communications Inbound Receiver uses the Internet SMTP/POP3 Server driver 
or Internet SMTP/IMAP Server driver to periodically connect to your email server and check for new 
email messages. When Communications Inbound Receiver detects a new message, it completes the 
following tasks:
Downloads the message and attachments from the email server.
Parses the elements of the email message (To:, CC:, Subject:, and body content) and places 
these elements in memory.
Converts the email data into event data that is saved in the Siebel database (if less than 15 KB) 
or in the Siebel File System (if greater than 15 KB).
If you use nonreal-time email processing, creates a server request for the Server Request Broker 
component to notify Communications Inbound Processor that a new event is created.
If you use nonreal-time email processing, passes the event data from memory to 
Communications Inbound Processor. 
NOTE: Communications Inbound Processor can start multiple subprocesses so that multiple 
instances of a workflow can operate in parallel.
C# PDF Convert to HTML SDK: Convert PDF to html files in
converter toolkit SDK, preserves all the original anchors, links, bookmarks and font to Use C#.NET Demo Code to Convert PDF Document to Add necessary references
how to add bookmarks to a pdf; create bookmark pdf file
XDoc.Word for .NET, Advanced .NET Word Processing Features
page navigation, zooming & rotation; Outlines, bookmarks, & thumbnail Convert Word to PDF; Convert Word to HTML5; Convert Add and insert a blank page or multiple
copy bookmarks from one pdf to another; adding bookmarks in pdf
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
Overview of Siebel Email Response  Architecture for Siebel Email Response
Real-Time and Nonreal-Time Processing
Depending on your business requirements, you can process email in one of the following ways:
“Real-Time Processing” on page 26
“Nonreal-Time Processing” on page 27
Figure 2 provides examples of different configurations for Communications Inbound Receiver and 
Communications Inbound Processor in your Siebel Enterprise, as follows:
Configuration A. Shows real-time processing for Communications Inbound Receiver on one 
Siebel Server.
Configuration B. Shows Communications Inbound Receiver on one Siebel Server and 
Communications Inbound Processor divided between two Siebel Servers.
Configuration C. Shows Communications Inbound Receiver and Communications Inbound 
Processor on two Siebel Servers.
Real-Time Processing
Real-time email processing uses only one server component, the Communications Inbound Receiver. 
Communications Inbound Receiver both receives and processes inbound messages. Communications 
Inbound Processor is not used in real-time processing. This type of processing is best for businesses 
with a low volume of email customers or businesses that primarily use phone events because these 
events always use real-time processing. 
Figure 2. Examples of Configurations for Communications Inbound Receiver and Communications 
Inbound Processor
Overview of Siebel Email Response  Architecture for Siebel Email Response
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
Figure 3 describes the architecture for real-time email processing. This figure shows that 
Communications Inbound Receiver (CIR) pulls email from the email server. CIR includes the 
Workflow Process Manager (WPM) and Server Request Broker (SRB), and CIR communicates with the 
Siebel File System (SFS) and with other entities, such as the driver and the user interface (UI). For 
information about how to enable real-time email processing, see “Enabling Real-Time Email 
Processing” on page 152. For more information about processing email in real time, see “Events and 
Communications Inbound Receiver” on page 140.
Nonreal-Time Processing
Nonreal-time email processing has two server components, the Communications Inbound Receiver 
and the Communications Inbound Processor, running as separate server components. This type of 
processing enables you to have multiple instances of Communications Inbound Receiver and 
Communications Inbound Processor on different Siebel Servers, providing a distributed architecture 
that is more scalable and reliable. 
Figure 3. Real-Time Email Processing
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
Overview of Siebel Email Response  Architecture for Siebel Email Response
Figure 4 describes the architecture for nonreal-time email processing. This figure shows that 
Communications Inbound Receiver (CIR) pulls email from the email server. CIR includes Server 
Request Broker (SRB), and Communications Inbound Processor (CIP) includes the Workflow Process 
Manager (WPM). CIR and CIP communicate with each other, with the Siebel File System (SFS), and 
with other entities, such as the driver and the user interface (UI). For information about how to 
enable nonreal-time email processing, see “Enabling Nonreal-Time Email Processing” on page153.
Siebel Workflow and Processing Incoming Email
Communications Inbound Processor uses the Workflow Process Manager, part of Siebel Workflow, to 
process an email message in several different ways, depending on the workflow process that you 
select to handle that type of message. Siebel Email Response includes several preconfigured 
workflow processes that provide email processing features. For more information, see Chapter10, 
“Managing Workflows for Siebel Email Response.” 
Figure 4. Nonreal-Time Email Processing
Overview of Siebel Email Response  Architecture for Siebel Email Response
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
You can set up the Workflow Process Manager to perform the following tasks:
Determine the commit time (the time by which you must reply to the message) by using the 
customer’s service-level agreement.
Send the message to Assignment Manager for routing or to a custom routing and queueing 
Write a record to your Siebel database if the message is routed to an agent for response.
When integrated with routing and queueing software, route incoming email to an agent by using 
defined parameters such as agent skills. The selected routing and queueing processes route and 
queue messages to the agent with the skills that are necessary to respond to the message.
About Returning Replies to Customers
The agent reviews the message using the Siebel client and composes and sends a reply using 
templates that users configure for your company’s needs. When the agent sends the reply, the 
Communications Outbound Manager server component sends the reply through your email server 
using the SMTP communication protocol. Your email server then sends the email over the Internet 
to the customer’s email server, and the customer’s email server delivers the email to the customer’s 
mailbox. Figure1 on page24 illustrates this process.
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
Overview of Siebel Email Response  Architecture for Siebel Email Response
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