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Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
201
11
Managing Email, Fax, and Other 
Communications Products
This chapter provides information about configuring and managing integrations with email servers, 
fax servers, and other communications products. It includes the following topics:
Managing Integrations with Email and Fax Servers on page 201
Configuring Client-Side Integration for Send Email Command on page 225
Process of Configuring Third-Party Email Integrations on page 226
Modem-Based TAP Paging Driver on page 238
FTP Driver on page 241
Managing Integrations with Email and 
Fax Servers
Siebel Business Applications include communications drivers that support email and fax. These 
drivers are the Internet SMTP/IMAP Server driver and the Internet SMTP/POP3 Server driver. For 
more information about specifying recipients for email or fax messages, see “Configuring Recipient 
Groups for Requests and Advanced Templates” on page 75 and “Configuring Recipients for Send 
Commands” on page 83. For more information about communications drivers, see “Communications 
Drivers Provided with Siebel Business Applications” on page 48 and “Process of Setting Up 
Communications Driver Profiles” on page 50.
The Internet SMTP/IMAP Server driver and the Internet SMTP/POP3 Server driver support inbound 
email for Siebel Email Response and support outbound email and fax messages for other Siebel 
application modules and features. Outbound email and fax messages are sent using:
Siebel Email Response (email only).
Send Email and Send Fax commands.
Outbound communication requests views in the Administration - Communications screen (for 
administrators) and Communications screen (for users).
Workflow policies and workflow processes that you create using Siebel Workflow.
Any module that invokes methods of the Outbound Communications Manager business service 
to send email or fax messages.
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Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
Managing Email, Fax, and Other Communications Products  Managing Integrations 
with Email and Fax Servers
202 
Integrating with Email Server Products
Sending outbound email messages and receiving inbound email messages using Siebel 
Communications Server requires that you integrate your email server products. You must configure 
profiles for the Internet SMTP/IMAP Server driver or the Internet SMTP/POP3 Server driver by using 
the parameters described in Table21 on page206. For information about supported third-party 
products, see Siebel System Requirements and Supported Platforms on Oracle Technology Network.
NOTE: After an outbound email message is sent to the email server, the Communications Outbound 
Manager server component might indicate in the log file that the email is successfully sent. However, 
the log file cannot indicate whether the email is sent to a valid email address. If the email server 
subsequently fails to deliver the message, then a nondelivery report is sent from the email server to 
the sending mailbox.
Client-side email integration with Lotus Notes or Microsoft Outlook, options for the Send Email 
command, does not use Siebel Communications Server. For more information, see “Configuring 
Client-Side Integration for Send Email Command” on page 225.
Using HTML Email
HTML email messages are supported for both outbound and inbound email and for all Siebel 
application features that use Siebel Communications Server to process email.
For inbound email, the HTML email is rendered in the browser (running the Siebel client) according 
to the capabilities of the browser.
For outbound email, HTML tagging is applied in various ways or by various features, including any 
combination of the following:
The Web browser might apply tagging when you use HTML editing controls with the Send Email 
command with Siebel Email Response replies, or when you edit template text.
Tagging might be included in text or other elements you copy from a browser and paste into an 
email message or template text.
You might manually apply tagging to template items for advanced templates.
You might specify tagging in HTML wrapper templates.
User preferences determine whether users can access editing controls for formatting HTML outbound 
email. When you specify HTML, the tags that the HTML editing controls apply are subject to the 
capabilities of the supported browser. You specify the HTML editing preference separately for Send 
Email or for Siebel Email Response. Some tags are implicitly inserted, regardless of whether a user 
uses any specific HTML editing controls. The browser applies, or removes, other tags as the user 
formats the email text using these controls.
If HTML outbound email is generated, then an email message that is actually sent might be 
constructed as a MIME multipart or alternative email message, containing an HTML version and a 
plain-text version of the message. You can specify this behavior by setting the Create Plain Text From 
HTML parameter to TRUE for the Internet SMTP/IMAP Server driver (or the Internet SMTP/POP3 
Server driver) or for applicable profiles.
VB.NET PDF File Compress Library: Compress reduce PDF size in vb.
Bookmarks. inputFilePath = Program.RootPath + "\\" 3.pdf"; String outputFilePath = Program.RootPath + "\\" 3_optimized.pdf"; 'create optimizing options
export excel to pdf with bookmarks; add bookmarks to pdf preview
VB.NET PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple
how to split a PDF file into multiple ones by PDF bookmarks or outlines Valid value for each index: 1 to (Page Count - 1). ' Create output PDF file path
editing bookmarks in pdf; convert word to pdf with bookmarks
Managing Email, Fax, and Other Communications Products  Managing Integrations
with Email and Fax Servers
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
203
The Ignore HTML Tags setting, in the Spelling view of the User Preferences screen, causes the spell 
check features to ignore any text enclosed in angle brackets (< and >), even text that did not 
originate from HTML tags. If a left angle bracket (<) appears in the text, then the spell check feature 
ignores all subsequent message text because it expects a matching right angle bracket (>).
Related Topics
“Content and Formatting for Templates” on page 96
“Editing and Formatting Controls for Text in Templates” on page 105
“Preference Settings for Outbound Communications” on page 256
“Editing and Formatting Controls for Send Email and Send Fax Commands” on page 271
“Parameters for Internet SMTP/IMAP Server Driver and Internet SMTP/POP3 Server Driver” on page 205
Integrating with Fax Products
Sending outbound fax messages requires that you integrate your email server products with Siebel 
Communications Server and integrate your fax server with your email server. In addition, you must 
prepare your Siebel applications to format fax addressing data correctly.
Siebel applications do not directly send any fax messages. Instead, they send an email message to 
an email address that is formatted to include the recipient fax number. The email-fax gateway server 
passes this email to the fax server. The fax server converts the email to a fax and sends it to the 
recipient fax number. For information about supported third-party products, see Siebel System 
Requirements and Supported Platforms on Oracle Technology Network.
NOTE: After a fax is sent to the email server for submission to the fax server, the Communications 
Outbound Manager server component might indicate in the log file that the fax is successfully sent. 
However, this log file message does not indicate whether the fax is sent to a valid fax number. 
Most fax software sends a notification message when a fax is not transmitted to the destination. You 
can set up some fax software to send a notification when a fax is transmitted successfully. If you 
configure the fax server to send notifications to the sender, then the notification appears in the 
mailbox that corresponds to the profile that is used to send the fax.
You must configure your fax software, such as OpenText RightFax, to communicate with the email 
server over a configured gateway connection (or communications link). For example, when installing 
OpenText RightFax, use the gateway for SMTP, IMAP, or POP3. For more information about email-fax 
gateways, see the documentation for your fax software.
You must also create an email account (mailbox) that only the fax server monitors. For example, 
email messages addressed to the email account that OpenText RightFax uses are transmitted 
through the gateway connection, and the fax server automatically retrieves them, converts them into 
faxes, and sends them. Each OpenText RightFax email gateway for SMTP, IMAP, or POP3 can monitor 
a single such email account.
NOTE: If you use Siebel Communications Server with OpenText RightFax, then to support Unicode 
configurations, download the Unicode patch for OpenText RightFax. For more information, see Siebel 
System Requirements and Supported Platforms on Oracle Technology Network.
C# PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple files
Split PDF file by top level bookmarks. The following C# codes explain how to split a PDF file into multiple ones by PDF bookmarks or outlines.
bookmarks in pdf files; create pdf bookmarks online
C# PDF File Compress Library: Compress reduce PDF size in C#.net
Bookmarks. inputFilePath = Program.RootPath + "\\" 3.pdf"; String outputFilePath = Program.RootPath + "\\" 3_optimized.pdf"; // create optimizing options
how to add bookmarks on pdf; bookmark pdf in preview
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
Managing Email, Fax, and Other Communications Products  Managing Integrations 
with Email and Fax Servers
204 
Configuring Fax Integration Elements in Siebel Tools
Siebel Business Applications contain default configuration data for sending messages for OpenText 
RightFax processing. You must modify the configuration data in Siebel Tools to process fax recipient 
information correctly for your fax server, as necessary, and to work with your email account for the 
fax server. For more information about configuring user properties and working with Siebel Tools, see 
Configuring Siebel Business Applications and Siebel Developer’s Reference.
For each business component from which you want to extract fax addressing information for 
recipients, set the Recipient Fax Address Field user property to the appropriate field, such as the Fax 
Address field for the Contact business component. 
For example, in views that are based on the Contact business component, users might enter 
customer fax information in the Fax Phone # field. The Fax Address field is a calculated field that 
prepares fax addressing data obtained from the Fax Phone # field for use with your fax server. In 
this scenario, specify the Fax Address field in the Recipient Fax Address Field user property.
The formatting for fax-related fields depends on your fax server requirements. By default, the 
calculated field value for the Fax Address field or equivalent fields contains fax formatting that 
applies to OpenText RightFax and specifies the email account that the fax server monitors. You must 
modify all such field values as appropriate for your specific fax integration. 
For example, for OpenText RightFax, the calculated value must specify the email account that the 
fax server monitors and the field, such as Fax Phone #, that contains the specific fax address for the 
recipient.
By default, the Fax Address field for the Contact business component, for example, contains the 
following value for the Calculated Value field in Siebel Tools:
IIF([Fax Phone #] IS NOT NULL, '"/fax='+ToChar([Fax Phone #])+'/"
<replace_me@replace.me.com>', "")
For OpenText RightFax, modify replace_me@replace.me.com to specify the email address for your 
fax integration. Retain the <> brackets enclosing the email address. Also make sure that a space 
character precedes the open bracket (<) that precedes the email address.
Settings for Internet SMTP/IMAP Server Driver
Table 19 lists the settings for the driver record for the Internet SMTP/IMAP Server driver. These 
settings appear in the Communications Drivers and Profiles view of the Administration - 
Communications screen.
CAUTION: The values in Table19 are for reference only. Do not modify the predefined values for this 
driver.
Table 19. Internet SMTP/IMAP Server Driver Settings
Field Name
Value
Name
Internet SMTP/IMAP Server
Channel Type
Email
C# Create PDF Library SDK to convert PDF from other file formats
file. Create and save editable PDF with a blank page, bookmarks, links, signatures, etc. Create fillable PDF document with fields.
adding bookmarks to pdf; display bookmarks in pdf
.NET PDF SDK - Description of All PDF Processing Control Feastures
Full page navigation, zooming & rotation; Outlines, bookmarks, & thumbnail display; Integrated annotation; More about Web Viewer ▶. Conversion. PDF Create.
edit pdf bookmarks; bookmark page in pdf
Managing Email, Fax, and Other Communications Products  Managing Integrations
with Email and Fax Servers
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
205
Settings for Internet SMTP/POP3 Server Driver
Table 20 lists the settings for the driver record for the Internet SMTP/POP3 Server driver. These 
settings appear in the Communications Drivers and Profiles view of the Administration - 
Communications screen.
CAUTION: The values in Table20 are for reference only. Do not modify the predefined values for this 
driver.
Parameters for Internet SMTP/IMAP Server Driver and 
Internet SMTP/POP3 Server Driver
Table 21 lists the supported parameters for the Internet SMTP/IMAP Server and Internet SMTP/POP3 
Server communications drivers. Some parameters apply only to inbound email processing of 
messages retrieved from an IMAP server or a POP3 server (for Siebel Email Response). Some 
parameters apply only to outbound email sent using an SMTP server.
NOTE: Required parameters might be required only for profiles used for inbound IMAP or POP3 
messages, or only for profiles used for outbound SMTP messages, The applicable profiles depend on 
the function of the parameter.
Inbound
On
Outbound
On
Interactive
Off
Channel String
IMAPSMTP
Library Name
sscmmail
Table 20. Internet SMTP/POP3 Server Driver Settings
Field Name
Value
Name
Internet SMTP/POP3 Server
Channel Type
Email
Inbound
On
Outbound
On
Interactive
Off
Channel String
POP3SMTP
Library Name
sscmmail
Table 19. Internet SMTP/IMAP Server Driver Settings
Field Name
Value
VB.NET Create PDF Library SDK to convert PDF from other file
Create and save editable PDF with a blank page, bookmarks, links, signatures, etc. Create fillable PDF document with fields in Visual Basic .NET application.
copy pdf bookmarks to another pdf; bookmarks in pdf
XDoc.Word for .NET, Advanced .NET Word Processing Features
& rotation; Outlines, bookmarks, & thumbnail display; Integrated annotation; More about Web Viewer ▶. Conversion. Word Create. Create Word from PDF; Create Word
excel pdf bookmarks; export pdf bookmarks to text
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Managing Email, Fax, and Other Communications Products  Managing Integrations 
with Email and Fax Servers
206 
Table 21. Internet SMTP/IMAP Server and Internet SMTP/POP3 Server Driver Parameters
Name
Required
Default 
Value
Description
Charset
No
UTF-8
The character set that might apply to an outbound 
email message. For more information about 
character sets and how they apply to Siebel Business 
Applications, see Siebel Global Deployment Guide.
For an outbound email message that is a reply to an 
inbound email message, this parameter has effect 
only when the character set of the inbound message 
cannot be determined.
For all other outbound email messages, the value of 
this parameter for the driver profile determines the 
character set. If you do not define this parameter, 
then the UTF-8 character set applies.
When an inbound email message is received that 
uses a specific character set, the character set is 
stored on the activity record for the inbound 
message. When an agent replies to this message, the 
character set is retrieved from the activity record, so 
the reply uses the same character set.
If, however, the character set of the inbound email 
message cannot be determined, then the character 
set for the value of the Charset parameter for the 
driver profile is used. If you do not define this 
parameter, then the UTF-8 character set applies.
Convert Incoming 
To Plain Text
No
FALSE
A value that specifies whether incoming HTML email 
is converted to text/plain format. 
You can set this parameter to TRUE, for example, if 
your incoming email accounts receive HTML spam 
messages that are image-based and consequently 
cannot be easily filtered out. When this setting is 
TRUE, such images do not appear for your contact 
center agents.
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207
Create Plain Text 
From HTML
No
FALSE
A value that specifies whether plain text is created 
from HTML. If this parameter is TRUE, and an 
outbound message contains text tagged with HTML 
but no plain text, then the plain text is synthesized 
(extracted) from the HTML and sent as an alternate 
to the HTML. This situation might apply in the 
following scenarios:
A user sends email using Send Email command 
when Send Email: Default Message Format is set 
to HTML in the Outbound Communications view 
of the User Preferences screen.
A user sends reply email using Siebel Email 
Response when Email Response: Default 
Message Format is set to HTML in the Outbound 
Communications view of the User Preferences 
screen.
A user sends outbound communication request 
for the email channel, for which a template 
contains either or both of the following: 
HTML template text
At least one HTML template item.
Sending separate plain-text and HTML versions of 
the same message body is called MIME multipart or 
alternative support.
To increase performance when sending HTML 
messages to recipients known to use email clients 
that can read or convert HTML messages, set this 
parameter to FALSE. For more information about 
HTML email, see “Using HTML Email” on page202. For 
more information about setting outbound 
communications user preferences, see “Preference 
Settings for Outbound Communications” on page 256.
NOTE: When you set this parameter to TRUE, the 
results might not be compatible with all major email 
clients. Consider this factor before you set this 
parameter to TRUE.
Table 21. Internet SMTP/IMAP Server and Internet SMTP/POP3 Server Driver Parameters
Name
Required
Default 
Value
Description
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
Managing Email, Fax, and Other Communications Products  Managing Integrations 
with Email and Fax Servers
208 
Delete Processed 
Messages
No
TRUE
A value that specifies whether processed messages 
are deleted.
If you set this parameter to TRUE, then messages are 
deleted from the incoming email directory after they 
are processed. If you set this parameter to FALSE, 
then messages are moved to the processed email 
directory after they are processed.
For more information, see the descriptions of the 
Incoming Email Directory and Processed Email 
Directory parameters.
Delivery Status 
Domain
No
Not 
applicable
The domain name for the email server that handles 
delivery status notification messages. Such 
messages might be generated in response to 
outbound mail messages sent using this profile.
This parameter and the Delivery Status Mailbox 
parameter specify the email address for delivery 
status notification messages that the SMTP 
command MAIL FROM uses.
NOTE: Use these parameters only if delivery status 
notification messages are processed on a separate 
email server than the email server that processes 
normal customer responses.
Regular customer responses to outbound messages 
are sent to the email address in the Reply-To Address 
or From Address parameters.
For more information, see the description of the 
Delivery Status Mailbox parameter.
Delivery Status 
Mailbox
No
Not 
applicable
The email address, in the domain for the Delivery 
Status Domain parameter, that receives delivery 
status notification messages.
For more information, see the description of the 
Delivery Status Domain parameter.
Table 21. Internet SMTP/IMAP Server and Internet SMTP/POP3 Server Driver Parameters
Name
Required
Default 
Value
Description
Managing Email, Fax, and Other Communications Products  Managing Integrations
with Email and Fax Servers
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
209
Enable SSL for 
Backup SMTP
No
FALSE
A value that specifies whether SSL (Secure Sockets 
Layer) is used to encrypt the SMTP session (for the 
backup SMTP server) between the email server and 
the Siebel Server.
Use the SMTP Backup Server parameter to specify 
the backup SMTP server name.
For more information, see the descriptions of the 
Enable SSL for SMTP, Use EHLO, and SMTP Backup 
Server parameters.
Enable SSL for 
IMAP
(Internet SMTP/
IMAP Server 
driver only)
No
FALSE
A value that specifies whether SSL (Secure Sockets 
Layer) is used to encrypt the IMAP session between 
the email server and the Siebel Server.
If an SSL session cannot be negotiated, then the 
IMAP connection is aborted. IMAP over SSL normally 
uses port 993.
Enable SSL for 
POP3
(Internet SMTP/
POP3 Server 
driver only)
No
FALSE
A value that specifies whether SSL (Secure Sockets 
Layer) is used to encrypt the POP3 session between 
the email server and the Siebel Server.
If an SSL session cannot be negotiated, then the 
POP3 connection is aborted. POP3 over SSL normally 
uses port 995.
Enable SSL for 
SMTP
No
FALSE
A value that specifies whether SSL (Secure Sockets 
Layer) is used to encrypt the SMTP session between 
the email server and the Siebel Server. 
The STARTTLS command executes after the EHLO 
command executes successfully.
If the STARTTLS command fails, then the connection 
is aborted. An attempt is made to use the backup 
SMTP server instead.
Use the SMTP Server parameter to specify the SMTP 
server name.
For more information, see the descriptions of the 
Enable SSL for Backup SMTP and Use EHLO 
parameters.
Table 21. Internet SMTP/IMAP Server and Internet SMTP/POP3 Server Driver Parameters
Name
Required
Default 
Value
Description
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
Managing Email, Fax, and Other Communications Products  Managing Integrations 
with Email and Fax Servers
210 
Enable TLS for 
Backup SMTP
No
FALSE
A value that specifies whether TLS (Transport 
Security Layer) is used to encrypt the SMTP session 
(for the backup SMTP server) between the email 
server and the Siebel Server.
Use the SMTP Backup Server parameter to specify 
the backup SMTP server name.
For more information, see the descriptions of the 
Enable TLS for SMTP, Use EHLO, and SMTP Backup 
Server parameters.
NOTE: Oracle provides the parameters for enabling 
TLS functionality that this guide describes as part of 
an accelerated delivery request (ADR). To use this 
functionality, you must install the required patch, 
and perform the postinstallation configuration tasks. 
To implement an ADR that is included in Siebel Fix 
Pack 8.1.1.8, see the applicable Siebel Maintenance 
Release Guide on My Oracle Support.
Enable TLS for 
IMAP
(Internet SMTP/
IMAP Server 
driver only)
No
FALSE
A value that specifies whether TLS (Transport 
Security Layer) is used to encrypt the IMAP session 
between the email server and the Siebel Server.
If a TLS session cannot be negotiated, then the IMAP 
connection is aborted. IMAP over TLS normally uses 
port 143.
NOTE: Oracle provides the parameters for enabling 
TLS functionality that this guide describes as part of 
an accelerated delivery request (ADR). To use this 
functionality, you must install the required patch, 
and perform the postinstallation configuration tasks. 
To implement an ADR that is included in Siebel Fix 
Pack 8.1.1.8, see the applicable Siebel Maintenance 
Release Guide on My Oracle Support.
Table 21. Internet SMTP/IMAP Server and Internet SMTP/POP3 Server Driver Parameters
Name
Required
Default 
Value
Description
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