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Troubleshooting Siebel Email Response  Troubleshooting Siebel Email Response Issues
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
291
I perform an F9 Send 
Mail on a contact from 
Microsoft Outlook. After 
I send the email, I do 
not see an activity 
associated with the 
email.
Previously created activity 
records are removed.
Two possible solutions to this issue are:
An activity record is created when 
you press F9 Send Mail and go into 
Microsoft Outlook. After finishing 
your email and possibly adding or 
removing a contact, you click the 
Send button to send the email. After 
you send the email, a script in the 
form notifies the Siebel Server to 
update all email information including 
the contact list, the email subject, 
and the email content. In a 
preconfigured Siebel application, the 
script first removes all existing 
contacts from the activity, and then 
adds any new contacts by using the 
new contact list from Microsoft 
Outlook. The contact information 
from Microsoft Outlook can be in the 
following format:
Firstname LastName
Firstname 
LastName<email@example.com
>
someemail@example.com
On the server side, the server code 
uses Firstname, Lastname, and the 
email address as search criteria in 
the contact table. For a match (either 
single or multiple), the server code 
also associates the first found contact 
with the activity. Therefore, if you 
think no association to the contact of 
your choice exists, then check your 
Siebel database for multiple entries 
of the same first name, last name, or 
email address.
Table 30. Solutions for Siebel Email Response Issues
Problem
Cause
Solution
Bookmarks pdf files - add, remove, update PDF bookmarks in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Empower Your C# Project with Rapid PDF Internal Navigation Via Bookmark and Outline
split pdf by bookmark; export pdf bookmarks to excel
Bookmarks pdf files - VB.NET PDF bookmark library: add, remove, update PDF bookmarks in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Empower Your VB.NET Project with Rapid PDF Internal Navigation Via Bookmark and Outline
creating bookmarks in pdf files; add bookmarks to pdf file
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
Troubleshooting Siebel Email Response  About Investigating and Reporting Processing 
Abnormalities
292 
About Investigating and Reporting 
Processing Abnormalities
Communications Inbound Receiver and Communications Inbound Processor do not stop if an 
incoming work item (such as an email or a phone call) causes abnormal behavior during processing. 
Instead, a log file entry is created for the abnormal behavior. An example of abnormal behavior is a 
missing From address in an email. 
The log files are:
Comminboundrcvr.log for Communications Inbound Receiver
Comminboundprocessor_xxxxx.log for Communications Inbound Processor
To investigate abnormal behavior during processing, access the Administration - Communications 
screen, Communications Inbound Events, and then the Components view and make sure entries exist 
for each email that is processing. After an email is successfully processed, the entry is deleted. If 
the email is not successfully processed, then make sure that the status and comments are correct. 
Also check the URL to make sure that the name is correct. For information about resubmitting a failed 
email for processing, see “Resubmitting Failed Email” on page293
Before reporting any abnormal behavior during processing, make sure CommInboundRcvr and 
CommInboundProcessor are set to the proper debugging level and MIME message. Attach both of 
these files to the abnormal behavior when reporting the issue. 
Process of Troubleshooting Siebel Email 
Response
To troubleshoot Siebel Email Response, perform the following tasks:
“Resolving Issues for Nonreal-Time Processing” on page 292
“Resubmitting Failed Email” on page 293
“Synchronizing Batch Components” on page 294
“Diagnosing Errors for Communications Inbound Receiver” on page 294
“Finding Last Encountered Error in Communications Inbound Receiver” on page 294
“Resolving Issues for Response Groups” on page 295
“Tagging Inbound Email Messages as Faxes” on page 296
Resolving Issues for Nonreal-Time 
Processing
The procedure in this topic describes how to resolve some of the common nonreal-time email 
processing issues.
This task is a step in “Process of Troubleshooting Siebel Email Response” on page292.
C# PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple files
C# codes explain how to split a PDF file into multiple ones by PDF bookmarks or outlines. This is an C# example of splitting a PDF to two new PDF files.
export bookmarks from pdf to excel; bookmarks in pdf reader
VB.NET PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple
VB.NET codes explain how to split a PDF file into multiple ones by PDF bookmarks or outlines This is an VB.NET example of splitting a PDF to two new PDF files.
pdf export bookmarks; convert word pdf bookmarks
Troubleshooting Siebel Email Response  Resubmitting Failed Email
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
293
To resolve issues for nonreal-time processing
1
Navigate to the Administration - Communications screen, then the Communications Inbound 
Events view.
2
In the Communications Inbound Events list, review the fields and the possible causes in the 
following table.
Resubmitting Failed Email
You can resubmit a failed email by completing the procedure in this topic.
This task is a step in “Process of Troubleshooting Siebel Email Response” on page292.
To resubmit a failed email
1
Navigate to the Administration - Communications screen, then the Communications Inbound 
Events view. 
2
From the Communications Inbound Events menu drop-down list, choose Submit Request.
Field
Value
Possible Cause
SRM Request 
Id
Id
If null, then the issue might be in 
Communications Inbound Receiver.
If not null, then the issue might be in 
Communications Inbound Processor.
Status
Queued
CIP Processing
Error
CIP Fatal
If the value is Queued or CIP Processing, then 
no issues exist for the email processing. 
If the value is Error or CIP Fatal, then the email 
is not processed.
Receiving 
Siebel Server
Siebel Server Name
If the Siebel Server name is in this field, then 
Communications Inbound Processor received the 
event.
Activity Id
Id
If this field is not null, then the error might be in one 
of the steps in the workflow after creating the 
activity.
Comments
Description
Use the DriverTrackID to find the location of the 
error in the log files. 
C# PDF File Compress Library: Compress reduce PDF size in C#.net
method, TIFF files compression and decompression method and Image files compression and size, images size reducing can help to reduce PDF file size Bookmarks.
bookmarks in pdf from word; create bookmark in pdf automatically
C# PDF Convert to HTML SDK: Convert PDF to html files in C#.net
converter toolkit SDK, preserves all the original anchors, links, bookmarks and font How to Use C#.NET Demo Code to Convert PDF Document to HTML5 Files in C#
creating bookmarks pdf files; bookmark pdf documents
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
Troubleshooting Siebel Email Response  Synchronizing Batch Components
294 
Synchronizing Batch Components
The procedure in this topic describes how to synchronize Siebel Server batch components. For more 
information about performing this task, see Siebel System Administration Guide.
This task is a step in “Process of Troubleshooting Siebel Email Response” on page292.
To synchronize the Siebel Server batch components
1
Navigate to the Administration - Server Configuration screen, then the Enterprises view.
2
In the Enterprise Servers list, select the Siebel Server for which you want to synchronize batch 
components.
3
Click the Synchronize view tab.
4
Select the batch components that you want to synchronize and then click Synchronize.
NOTE: You do not need to stop and restart the Siebel Server process.
Diagnosing Errors for Communications 
Inbound Receiver
The procedure in this topic describes how to diagnose Communications Inbound Receiver errors 
using the Component Statistics and State Value views.
This task is a step in “Process of Troubleshooting Siebel Email Response” on page292.
To diagnose error for Communications Inbound Receiver
1
Navigate to the Administration - Server Management screen, then the Components view.
2
In the Components list, query for Communications Inbound Receiver.
3
Click the State Values view tab.
All currently loaded response groups appear.
4
Click the Statistics view tab.
The number of response groups, profiles loaded, real-time events processed, and processing 
times appear.
Finding Last Encountered Error in 
Communications Inbound Receiver
The procedure in this topic describes how to find the last error encountered in Communications 
Inbound Receiver.
This task is a step in “Process of Troubleshooting Siebel Email Response” on page292.
.NET PDF SDK - Description of All PDF Processing Control Feastures
View,Convert,Edit,Process,Protect,SignPDF Files. in HTML5; Outstanding rendering of PDF documents; Full Outlines, bookmarks, & thumbnail display; Integrated text
add bookmark pdf; acrobat split pdf bookmark
.NET PDF SDK | Read & Processing PDF files
Simple to convert PDF files to raster images (color or Able to convert PDF documents into other formats extraction of text, hyperlinks, bookmarks and metadata;
create bookmark pdf; how to add bookmarks on pdf
Troubleshooting Siebel Email Response  Resolving Issues for Response Groups
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
295
To find the last error encountered in Communications Inbound Receiver
1
Navigate to the Administration - Server Management screen, then the Tasks view.
2
In the Tasks list, query for Communications Inbound Receiver.
3
Click the State Values view tab.
4
In the State Value list, select Last Real Time Error, and check the Description field for information 
about the last encountered error in Communications Inbound Receiver.
Resolving Issues for Response Groups
After setting up and starting a response group, you might not see a reply to an inbound email. 
Actions that you can take for this issue include:
Check in the 
server
/bin directory (where: 
server
is the name of the server) to see whether a 
POP3SMTP*.log file or IMAPSMTP*.log file exists. 
Check the log file with the closest timestamp to the time the error occurred to see whether an 
obvious error exists on the POP3 or IMAP side.
Set up a POP3 or IMAP email account in Microsoft Outlook using the same profile information, 
and perform a test to see whether you are using good information.
Determine if the server can actually see your email server. Determine the current users on 
the mailing list by sending an email (asking for a response) to the mailing list. 
Use an IP address instead of a hostname.
Perform an F9 Send Mail from a contact and determine if you can see the outbound email. If you 
see an error about no definition for Communications Outbound Manager, then perform a batch 
component synchronization. For information about performing this procedure, see “Synchronizing 
Batch Components” on page 294.
Navigate to the Administration - Server Management screen, then the Jobs view to see whether 
a Communications Outbound Manager request is created. Examine the record to determine the 
status of the request. If the status is Queued, then the request is created and is awaiting 
Communications Outbound Manager retrieval. If the status is Active, then Communications 
Outbound Manager is executing the request. If the status is Error, then you must determine the 
type of error. 
If you use nonreal-time email processing, Communications Inbound Processor processes email. 
Navigate to the Administration - Communications screen, then the Communications Inbound 
Events view and determine the status of the email. Each inbound email that is processed in 
nonreal-time mode has an entry if the processing is not started or the processing results in an 
error.
If everything seems correct, then determine if the email actually reaches the email server. 
Log in to the POP3 email server and check the following information: 
XDoc.Excel for .NET, Comprehensive .NET Excel Imaging Features
navigation, zooming & rotation; Outlines, bookmarks, & thumbnail Convert Excel to PDF; Convert Excel to HTML5; Combine and merge multiple Excel files; Append Excel
create bookmarks pdf file; creating bookmarks in pdf from word
XDoc.Word for .NET, Advanced .NET Word Processing Features
page navigation, zooming & rotation; Outlines, bookmarks, & thumbnail Convert Word to PDF; Convert Word to HTML5; combine, and append multiple Word files into one
how to bookmark a pdf document; add bookmark pdf file
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
Troubleshooting Siebel Email Response  Tagging Inbound Email Messages as Faxes
296 
command: telnet 
emailserver
pop3
where: 
emailserver
is the name of the email server.
response: +OK Microsoft Exchange 2000 POP3 server version 6.0.4417.0 
(smtdl380exch1.esexch1.oracle.com) ready.
NOTE: The version information depends on the Exchange Server that you use.
command: user qatest99
NOTE: You do not see the characters that you enter.
response: +OK
command: pass resource
response: +OK User successfully logged on.
command: stat
response: +OK 0 0
NOTE: This value indicates no pending email. The first 0 is the number of messages. The 
second 0 is total size of all messages.
command: quit
Test the IMAP email server using the following commands:
telnet 
emailserver
143
where: 
emailserver
is the name of the email server.
LOGIN username password
SELECT Inbox
LIST "" "INBOX"
LOGOUT
If your POP3 or IMAP email server has email messages but your Siebel application email POP3 
or IMAP driver is not retrieving them, then set the POP3 or IMAP driver to a LogDebug value of 
True and resubmit the profile changes. After setting this parameter, a log file named 
POP3SMTP*.log or IMAPSMTP*.log is generated. Check the log file for any errors.
This task is a step in “Process of Troubleshooting Siebel Email Response” on page292.
Tagging Inbound Email Messages as 
Faxes
In some cases, you might want to mark inbound email messages as faxes received using the 
Communications List. However, you must make several changes in Siebel Tools so that these faxes 
appear in the refreshed Communications List. To make sure that inbound faxes are accepted and 
appear in the Communications List, complete the following procedures:
“Changing the Allowed Activity Type” on page 297
Troubleshooting Siebel Email Response  Tagging Inbound Email Messages as Faxes
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
297
“Adding a Conditional Step to the Create Activity Workflow” on page 297
If you do not make these changes, when you query for items in the Communications List with an 
activity type of Fax - Inbound, then an error message appears, and you cannot view inbound faxes.
This task is a step in “Process of Troubleshooting Siebel Email Response” on page292.
Changing the Allowed Activity Type
To display inbound faxes in the Communications List, you must change the Allowed Activity Type user 
property of the Comm Inbound Item List applet to include Fax - Inbound activities.
To change the Allowed Activity Type for the Comm Inbound Item List applet
1
In the Siebel Tools Object Explorer, select the Applet object.
2
In the List Editor, query for the Comm Inbound Item List applet.
3
Select the Comm Inbound Item List applet, and check out the project.
4
Click Applet User Property link in the Object Explorer, and in the List Editor, select the Allowed 
Activity Types user property. 
5
In the Value field, change the existing values to include Fax - Inbound.
After completing this procedure, you must add a conditional step to the Create Activity workflow.
Adding a Conditional Step to the Create Activity Workflow
After you provide for Fax - Inbound activity type display in the Communications List, you must add 
a conditional step to the eMail Response - Create Activity workflow. This step determines if an 
inbound item is an email message or fax depending on the item’s receiving address, and tags the 
inbound item accordingly. For more information about the eMail Response - Create Activity workflow 
process, see “eMail Response - Create Activity Workflow” on page177.
To add a conditional step to the eMail Response - Create Activity Workflow
1
In the Siebel Tools Object Explorer, select the Workflow object.
2
In the List Editor, query for the eMail Response - Create Activity workflow.
3
Select the eMail Response - Create Activity workflow, and check out the project.
4
Right click the eMail Response - Create Activity workflow, and select Edit Workflow Process.
5
Add a conditional step before the Create Activity step that:
a
Determines if the inbound item is a fax or an email depending on the item’s Receiving Email 
Address.
b
Tags the inbound item as Email - Inbound or Fax - Inbound.
6
Check in all open projects.
7
Compile and distribute the new SRF (Siebel Repository File).
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
Troubleshooting Siebel Email Response  Tagging Inbound Email Messages as Faxes
298 
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
299
A
Business Service Methods for 
Siebel Email Response
This appendix provides information about business services for Siebel Email Response and other 
outbound communications, and it also includes information about applicable methods and 
arguments. It includes the following topics:
Siebel Email Response and Business Services on page 299
Inbound Email Manager Business Service on page 299
Inbound Email Database Operations Business Service on page 303
Outbound Communications Manager Business Service on page 307
Siebel Email Response and Business 
Services
Siebel Email Response uses business services to interact with your Siebel database. A business 
service provides a new top-level object (such as a business object or applet) that you can use to 
implement reusable business logic and to implement business rule capabilities. For more information 
about business services, see Using Siebel Tools.
Inbound Email Manager Business 
Service
Table 31 lists the methods for the Inbound Email Manager business service.
Table 31. Inbound Email Manager Methods
Method Name
Comment
AddAttachments
Creates attachment records for the attachments in EventFields.
AddCategories
Associates categories with an activity record.
DeleteTempFiles
Deletes temporary files specified in EventFields.
GetCategories
Gets the list of categories and scores that are associated with an 
activity.
GetEventCategories
Enumerates the categories in EventFields and returns them in a 
hierarchy.
GetPreference
Gets the value of a user preference.
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
Business Service Methods for Siebel Email Response  Inbound Email Manager 
Business Service
300 
GetResponseText
Gets the auto-suggest response text for a set of categories by using 
the scores and thresholds for the categories.
GetSearchSpec
Creates a search specification by using the fields included as input 
arguments. For example, if Abstract and Area are input arguments, 
then the search specification named [Area]=“Installation” AND 
[Abstract]=“Production” is called the SRSearchSpec output argument.
GetTokens
Gets a specified number of tokens from a string. The tokens are 
returned in output properties such as Token 1, Token 2, and so on.
ParseText
Extracts response properties from the email. The input arguments of 
this method include a fixed argument named Text, which contains the 
text to parse, and one additional argument of the Literal type for each 
response property to extract. The values indicate the patterns to 
match and are in the following format:
expression=exp | "Last("
{prefix}
%s[
{suffix}
]")"
For example:
expression=exp | "Last("Billing Account Number%s\n")"
where:
"Last(" and ")" are optional and indicate that the last occurrence 
of the pattern is used if multiple occurrences exist. If you do not 
specify these values, then the first occurrence is used.
{prefix}
is any literal that marks the beginning of the pattern and 
is required. In the example, Billing Account Number is the literal 
prefix.
%s marks the value to extract and is required.
{suffix}
is any literal that marks the end of the pattern. If you 
do not specify this value, then all the text between the prefix and 
the end of line is extracted. In the example, \n is a suffix that 
indicates that the text is parsed to the end of the line.
You must implement the \n suffix to parse the text between the 
prefix and the end of line. If you do not implement this suffix, then 
all text in the message that follows the prefix is parsed.
Therefore, in the example, the last occurrence of the Billing 
Account Number text is extracted, along with the text to the end 
of the line in which this value is present.
The workflow process uses the extracted response properties.
Table 31. Inbound Email Manager Methods
Method Name
Comment
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