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Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
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4
Global Deployment of Siebel 
Email Response
This chapter covers setting up and configuring Siebel Email Response for a multilingual, Unicode 
database, or non-Unicode database deployment. It includes the following topics:
Smart Character Set for Siebel Email Response on page 41
Enabling Smart Character Set on page 42
About Global Deployments for Siebel Email Response on page 43
Planning Global Deployments for Siebel Email Response on page 44
Setting Up Global Deployments for Siebel Email Response on page 44
Smart Character Set for Siebel Email 
Response
Siebel Email Response uses the Smart Character Set feature to support global installations by 
receiving, displaying, and replying to all email messages with no character corruption. This feature 
works with both double-byte and single-byte character sets (with and without HTML) and applies to 
the email message body, MIME attachments, and the Subject line of the email. 
The Smart Character Set feature saves the incoming character set so that it can be used later when 
replying to the email sender. For example, if a customer sends an email in Japanese (for example, 
using the ISO-2022-JP character set), then this information is saved and used when replying to the 
email.
By implementing Smart Character Set, all incoming messages from Microsoft Outlook and outgoing 
messages sent to Web-based email clients (such as Yahoo! and Hotmail) appear properly. For 
information about supported email clients, see Siebel System Requirements and Supported Platforms 
on Oracle Technology Network.
Although you can set the character set on a driver, if you specify no character set, then the Smart 
Character Set feature replies in the character set of the incoming email. For example, if you specify 
no character set, then an email received in the UTF-8 character set is replied to in the UTF-8 
character set. When an email activity is received, Smart Character Set stores the character set in 
the activity table and contact record so that it can use the character set in F9 Send Email. 
Smart Character Set and F9 Send Email
For F9 Send Email, Smart Character Set completes the following tasks:
1
Checks the driver parameter to determine the correct character set.
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Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
Global Deployment of Siebel Email Response  Enabling Smart Character Set
42 
2
Sends the email in the UTF-8 character set if the driver parameter that specifies the character 
set has no value.
NOTE: F9 Send Email is sent in the UTF-8 character set unless you specify a character set when 
setting the profile.
Smart Character Set and Siebel Email Response
For Siebel Email Response, Smart Character Set completes the following tasks:
1
Uses the message header of the inbound email to determine the correct character set (for 
example, Content - Type:text/plain;charset=iso-8859-1).
2
Checks the driver parameter to determine the correct character set if no customer record exists.
3
Sends the email in the UTF-8 character set if no driver parameter exists.
Enabling Smart Character Set
The following activities automatically use the same character set as the inbound email:
Auto Response
Auto Acknowledgement
Server Request Reply
NOTE: The MIME_CHAR_SET field in the S_EVT_MAIL table stores the incoming or outgoing 
character set.
When you manually enable the Smart Character Set feature, you define the character set for all 
outbound email using the profile.
To enable Smart Character Set
1
Navigate to the Administration - Communications screen, then the Communications Drivers and 
Profiles view.
2
In the Communications Drivers list, select Internet SMTP/POP3 Server or Internet SMTP/IMAP 
Server.
3
Click the Driver Parameters view tab.
4
In the Charset parameter, enter a value. 
For information about supported character sets, see Siebel System Requirements and Supported 
Platforms on Oracle Technology Network.
VB.NET PDF Form Data fill-in library: auto fill-in PDF form data
to PDF. Image: Remove Image from PDF Page. Image Link: Edit URL. Bookmark: Edit Bookmark. Metadata: Edit, Delete Data: Read, Extract Field Data. Data: Auto Fill-in
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C# PDF Form Data fill-in Library: auto fill-in PDF form data in C#
|. Home ›› XDoc.PDF ›› C# PDF: Auto Fill-in Field Data. C#.NET Demo Code: Auto Fill-in Field Data to PDF in C#.NET. Add necessary references:
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Global Deployment of Siebel Email Response  About Global Deployments for Siebel
Email Response
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
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About Global Deployments for Siebel 
Email Response
If you want to use Siebel Email Response for global responses, then you must configure it 
accordingly. Siebel Email Response setup and configuration steps are the same for each deployment 
type. For more information, see Siebel Global Deployment Guide.
In a global deployment of Siebel Email Response, you must set up an email account (profile) and a 
response group for each language that your organization supports.
For example, if your organization supports French and German, then set up two profiles and response 
groups. You might name the French profile and response group fra_support@example.com and the 
German profile and response group deu_support@example.com. Customers send messages to the 
address that processes their preferred language.
In a Unicode deployment, the Siebel database is Unicode, and customers can send email messages 
in different languages such as Japanese, Chinese, English, German, and so on. However, you still 
must set up a profile for each language.
In a global environment, Siebel Email Response performs the following tasks:
Monitors the response groups that you set up for each language that your organization supports. 
Creates an activity record in the Siebel database that stores the content of the email along with 
the language of the email message. The original email message is also stored as an attachment 
to the record.
Sends an acknowledgement message using the original language of the message. For example, 
if a user sends a message in French, then an acknowledgement message is sent to the user in 
French. 
Routes an inbound email message to the agent who can best handle the message. The routing 
is based on assignment rules you define using Assignment Manager or based on criteria that a 
custom routing and queueing solution uses. For example, a French message is routed to an agent 
with a French language skill. For more information, see Siebel Assignment Manager 
Administration Guide.
Enables an agent to compose and send messages using templates in a preferred language.
Agents review messages using a Siebel client and compose and send response messages using 
response templates. The list of available templates consists of all templates in all languages. 
Templates are filtered by the language and locale values that the agent sets in the User 
Preferences screen. 
If the agent does not specify these user preference fields, then filtering is based on the language 
and locale of the object manager to which the agent is connected. For example, if the agent's 
browser is connected to the French object manager, then the templates are filtered by using the 
French language.
NOTE: You translate templates and solutions into the supported languages that your 
organization selects during the deployment planning stage of your Siebel Email Response 
implementation.
VB.NET Create PDF from Excel Library to convert xlsx, xls to PDF
to PDF. Image: Remove Image from PDF Page. Image Link: Edit URL. Bookmark: Edit Bookmark. Metadata: Edit, Delete Data: Read, Extract Field Data. Data: Auto Fill-in
how to add a bookmark in pdf; creating bookmarks in pdf from word
C# PDF Library SDK to view, edit, convert, process PDF file for C#
RasterEdge PDF SDK for .NET package offers robust APIs for editing PDF document hyperlink (url) and quick navigation link in PDF bookmark.
pdf export bookmarks; create pdf bookmarks
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
Global Deployment of Siebel Email Response  Planning Global Deployments for Siebel 
Email Response
44 
Checks spelling for the most common international languages. For more information, see “Spell 
Check” on page 19.
Planning Global Deployments for Siebel 
Email Response
Before deploying Siebel Email Response in a global environment, analyze your organization’s 
requirements by answering the following questions:
Do any groups in your organization receive messages in languages other than English? If so, do 
you have an email address set up to receive international messages? How do you handle 
international messages?
What code page does your Siebel Server support? How many languages does your organization 
plan to support? 
If your organization supports three languages (French, German, and Italian), then you must 
create one profile for each language. You also must create one response group for each language 
and add the appropriate profile to the response group. Each response group supports one 
language-specific profile. For example, to support French, the response group named 
fra_support@example.com supports the profile named fra_support@example.com.
Which routing method will you use to route incoming email to agents? 
For example, you can route activities using Assignment Manager and the language of the 
message. 
What communications templates will you use in Siebel Email Response replies? 
If your organization plans to support multiple languages and decides to add new templates, then 
you must translate the template text to the languages that you plan to support. For more 
information, see “Templates for Global Deployments” on page46.
Setting Up Global Deployments for 
Siebel Email Response
Customers can deploy Siebel Email Response in a single environment using different languages if the 
languages are in the same code page. Agents that use templates for daily replies to inbound 
messages can filter templates by using the language and locale setting in user preferences.
Requirements for Setting Up Global Deployments
Before you set up global deployment for Siebel Email Response, complete the following tasks:
If your organization plans to support multiple languages, then install the language packs for each 
of the supported languages. The language pack installs the Siebel Email Response templates in 
a specific language. For information about language pack installation, see the Siebel Installation 
Guide for the operating system you are using.
VB.NET PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple
Split PDF document by PDF bookmark and outlines in VB.NET. Independent component for splitting PDF document in preview without using external PDF control.
pdf reader with bookmarks; how to add bookmarks on pdf
C# PDF Convert to Word SDK: Convert PDF to Word library in C#.net
key. Quick to remove watermark and save PDF text, image, table, hyperlink and bookmark to Word without losing format. Powerful components
delete bookmarks pdf; bookmarks pdf files
Global Deployment of Siebel Email Response  Setting Up Global Deployments for Siebel
Email Response
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
45
If you plan to use Siebel Assignment Manager to assign activities by using language, then enable 
the Assignment Management component group. For more information, see Siebel Assignment 
Manager Administration Guide.
Language Packs and Communications Templates
When you install the seed data for required languages into the Siebel database, the communications 
templates (containing the correct values for language and locale) associated with Siebel Email 
Response are installed. You can create additional templates to meet your business requirements. For 
more information, see “Templates for Global Deployments” on page46.
Email Accounts for Supported Languages
Set up an email account for each language that you plan to support.
In your email server, create one response group for each language. Each of these response groups 
handles messages in different languages. If your installation supports French and German messages, 
then set up two response groups (for example, fra_support@example.com and 
deu_support@example.com). For French messages, users must send their messages to 
fra_support@example.com. For German messages, users must send their messages to 
deu_support@example.com.
Response Groups for Global Deployments
To be able to reply to email messages in more than one language, you must create a response group 
for each language and associate a profile with the response group. For example, if you plan to receive 
French messages, then create a response group named FRA Response Group and associate the 
profile fra_support@example.com with the response group. For information about how to create 
profiles, see “Process of Setting Up Communications Driver Profiles” on page50. For information about 
how to create response groups, see “Process of Setting Up Response Groups” on page57
Each response group monitors a language response group. Create one response group for each 
language. For example, Communications Inbound Receiver for French monitors the profiles that are 
associated with FRA Response Group. 
For each response group, you must pass the MsgDefaultLanguageCode input argument, which 
contains the default language of the email message, to the following workflows:
eMail Response - Process Message
eMail Response - Process Service Request
MsgDefaultLanguageCode is an argument in the workflow process. It specifies the language that the 
workflow process uses to set the language of a created activity record. For example, when a user 
sends an email to fra_support@example.com, an activity record is created with a language of FRA. 
Assignment Manager can assign the activity to the agent who handles French email by using the 
activity language. For information about the input parameters to configure for response groups, see 
“Adding Input Arguments to Response Groups” on page 58.
C# Create PDF from Word Library to convert docx, doc to PDF in C#.
Able to get word count in PDF pages. Change Word hyperlink to PDF hyperlink and bookmark. Free online Word to PDF converter without email.
editing bookmarks in pdf; bookmark pdf in preview
How to C#: Basic SDK Concept of XDoc.PDF for .NET
XDoc.PDF for .NET allows C# developers to edit hyperlink of PDF document, including editing PDF url links and quick navigation link in bookmark/outline.
export pdf bookmarks to excel; how to add bookmarks to pdf document
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
Global Deployment of Siebel Email Response  Setting Up Global Deployments for Siebel 
Email Response
46 
Templates for Global Deployments
When creating templates for a global deployment, follow the convention of naming the templates in 
English and including the language and locale to help maintain consistency. Oracle uses this naming 
convention for translating the standard templates the Siebel Email Response uses into the languages 
that Oracle supports. It is recommended that you follow the same naming convention.
Additionally, if you create templates, then you must add logic to the workflow so that the workflow 
process can call the templates and so that Siebel Workflow is able to detect the language of the 
templates. For information about creating templates, see “Creating Simple Templates” on page102 
and “Creating Advanced Templates” on page103.
Language Support for Global Deployments
Consider the following guidelines in a Siebel Email Response global deployment:
Internet Email Addresses (delivery addresses) must contain ASCII characters. They cannot 
contain any non-ASCII characters.
Extended Internet Email Addresses can contain a display name in addition to a delivery address. 
The display name can contain non-ASCII characters if these characters are encoded according to 
MIME standards to enable them to be transformed into ASCII characters. If these non-ASCII 
characters in the display name can be transformed into ASCII characters, then the message can 
be transmitted.
One response group can handle only one language. If you support multiple languages, then you 
must set up a response group for each language.
Siebel Email Response does not perform language detection. If an email message is sent to the 
wrong response group, then the language of the activity record is the default language that you 
specify in the input argument of the response group. For information about supported languages, 
see Siebel System Requirements and Supported Platforms on Oracle Technology Network.
Messages that are in languages that are not in the Windows code page 1252 or code page 8859-
1 appear as characters that cannot be displayed.
When you work with a monolingual or multilingual deployment and a non-Unicode database 
deployment, you might receive messages in languages that the environment does not support. 
Because the subject and body cannot be converted, they appear as characters that cannot be 
displayed. Siebel Email Response does not process this email or create activities, and sends the 
email as an attachment in email format to the administrator for review (if you set up the 
administrator email profile). 
The most widely-used character sets, including 1252 / Latin-1, Shift-JIS, ISO-2022-JP (mail JIS), 
EUC-JP, and UTF-8, are valid for Communications Inbound Receiver and Communications 
Inbound Processor.
When Siebel Email Response replies to email messages, the prefix strings are in English and not 
in the various supported languages. For information about supported languages, see Siebel 
System Requirements and Supported Platforms on Oracle Technology Network.
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
47
5
Configuring Communications 
Drivers and Profiles for Email
This chapter provides information about configuring communications drivers and profiles. It includes 
the following topics:
About Setting Up Parameters for Communications Drivers on page 47
Communications Drivers Provided with Siebel Business Applications on page 48
Process of Setting Up Communications Driver Profiles on page 50
Process of Setting Up Response Groups on page 57
How Communications Drivers Process Email Messages on page 62
About Setting Up Parameters for 
Communications Drivers
Siebel Email Response uses the Internet SMTP/POP3 Server driver or Internet SMTP/IMAP Server 
driver to send and receive email messages. These drivers have several parameters that define their 
default behavior. Organizations might have multiple mailboxes to monitor such as 
customersupport@example.com, sales@example.com, and marketing@example.com. These 
mailboxes can share common parameters. For example, these mailboxes might have the same SMTP 
server parameter and POP3 or IMAP server parameter (mail.example.com). For more information, 
see “How Communications Drivers Process Email Messages” on page62.
Administrators can set default driver parameters for the Internet SMTP/POP3 Server driver or 
Internet SMTP/IMAP Server driver, instead of setting these values for each profile that they create. 
If, however, the administrator has another mailbox (such as support-japan@example.com) that is on 
a different SMTP server and POP3 or IMAP server (such as japan.example.com), then the 
administrator must create profile parameter overrides for the Internet SMTP/POP3 Server driver or 
Internet SMTP/IMAP Server driver only for the support-japan@example.com profile.
The most common driver parameters that an administrator might change are parameters that are 
relatively consistent for most of an organization’s mailboxes, such as those for the SMTP server and 
POP3 or IMAP server, or parameters that you change occasionally for all profiles. For example, if an 
administrator is troubleshooting the communications setup and wants to enable debug logging, then 
the administrator changes the LogDebug parameter to True.
The administrator can set up a backup SMTP server, and define a parameter specifying the host name 
or IP address of the computer on which the backup SMTP server is running, as appropriate for your 
network configuration. This parameter is used when you implement a failover strategy for your SMTP 
server that handles outbound email or fax communications. 
NOTE: Make sure that you use a supported communications driver. For more information about 
specific requirements, see Siebel System Requirements and Supported Platforms on Oracle 
Technology Network.
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
Configuring Communications Drivers and Profiles for Email  Communications Drivers 
Provided with Siebel Business Applications
48 
Communications Drivers Provided with 
Siebel Business Applications
Some communications drivers provided with Siebel Business Applications include:
Internet SMTP/IMAP Server. Supports Internet mail servers that support the SMTP protocol 
for outbound email, fax, or wireless messages or the IMAP protocol for inbound email (for Siebel 
Email Response). This driver supports both plain-text and HTML email. For more information, see 
“Email Servers That Oracle Validates” on page 48, and “Managing Integrations with Email and Fax 
Servers” on page 201.
Internet SMTP/POP3 Server. Supports Internet mail servers that support the SMTP protocol 
for outbound email, fax, or wireless messages or the POP3 protocol for inbound email (for Siebel 
Email Response). This driver supports both plain-text and HTML email. For more information, see 
“Email Servers That Oracle Validates” on page 48, and “Managing Integrations with Email and Fax 
Servers” on page 201.
Modem-based TAP Paging. For Siebel Paging, supports paging over a modem using the 
Telocator Alphanumeric Paging (TAP) protocol for outbound communication requests. (The Send 
Page command does not use this driver.) For more information, see “Modem-Based TAP Paging 
Driver” on page 238.
NOTE: Siebel Paging is included with all base applications of the Siebel Business Applications.
FTP. Supports File Transfer Protocol (FTP). Siebel Marketing uses this driver to send contact lists 
to vendors who are contracted to execute campaigns. For more information, see “FTP Driver” on 
page 241.
For information about files and database records for communications drivers and about developing 
new drivers, see Siebel CTI Administration Guide.
Email Servers That Oracle Validates
The Internet SMTP/IMAP Server and Internet SMTP/POP3 Server drivers are provided with Siebel 
Business Applications and are validated to work with several third-party email servers. For more 
information about currently supported third-party email servers and related products, see Siebel 
System Requirements and Supported Platforms on Oracle Technology Network and the third-party 
vendor documentation. For information about using the Internet SMTP/IMAP Server or Internet 
SMTP/POP3 Server driver to integrate Siebel Communications Server with email servers, see 
“Managing Integrations with Email and Fax Servers” on page 201.
The Internet SMTP/IMAP Server and Internet SMTP/POP3 Server drivers are compliant with the 
following RFC standards: 
1894: delivery status notification
1939: POP3 (Internet SMTP/POP3 Server driver only)
2045 - 2049: MIME
2821: SMTP
2822: text message syntax
Configuring Communications Drivers and Profiles for Email  Communications Drivers
Provided with Siebel Business Applications
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
49
3207: SMTP session encryption using SSL
NOTE: Configure your email servers appropriately to work with Siebel applications. For example, for 
security reasons, your SMTP server might restrict from which originating computers outbound email 
messages can be relayed. In this scenario, you must configure the SMTP server to allow message 
relay from the Siebel Server computers running the Outbound Communications Manager server 
component.
About Profiles for Communications Drivers
You initially configure a communications driver by setting default parameter values for the driver in 
the Communications Drivers and Profiles view.
You can make a communications driver available to serve a particular purpose by creating one or 
more profiles that reference the driver. For each profile, you can specify parameter values to override 
the parameters of the referenced driver or to provide values that not specified.
Administrators can specify in the Communications Drivers and Profiles view the Siebel 
responsibilities and organizations that can see the profiles that users specify in some of the contexts 
of use. For more information, see “Contexts of Use for Communications Driver Profiles” on page49.
Profile visibility applies to the Send Email window (in the Siebel native email client) and Send Fax 
window, to email reply features for Siebel Email Response, and to outbound communication requests. 
Users can see only those profiles that are associated with both their responsibilities and their 
organizations, or the profiles they create themselves.
If your company includes multiple organizations, then administrators can associate each profile with 
a responsibility and an organization. For example, Siebel Email Response might use this association 
to find the contact for an inbound email message.
Contexts of Use for Communications Driver Profiles
Administrators or (in limited contexts) users can create communications driver profiles. They can 
specify communications driver profiles for use by administrators and users in many communications-
related contexts in the Siebel application.
Administrator Contexts for Using Profiles
Administrators specify profiles in the following contexts:
When defining response groups for inbound communications to support Siebel Email Response.
When configuring mobile devices associated with employees, contacts, or others. This 
configuration supports wireless messaging. These profiles are associated with device addresses 
for each mobile device for each person.
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
Configuring Communications Drivers and Profiles for Email  Process of Setting Up 
Communications Driver Profiles
50 
User Contexts for Using Profiles
In general, users specify profiles in the following contexts:
When specifying a default email or fax profile in the Outbound Communications view of the User 
Preferences screen. The profile specifies the message sender.
To specify the sender when sending outbound communications using the Send Email command 
(for the native Siebel email client) or the Send Fax command.
When configuring mobile devices associated with the user. This configuration supports wireless 
messaging. Profiles are associated with device addresses for each mobile device for the user.
Specialized users specify profiles in the following contexts:
When defining communications templates for use with outbound communication requests.
When defining contact lists for vendor campaign execution in Siebel Marketing.
If the capability is provided to them, then users can create profiles for their own use by using the 
My Profiles view in the Communications screen. User-defined profiles support particular features, 
such as the Send Email or Send Fax command, for which the users can directly specify the profile to 
use.
In any of the user contexts, an user can see only the profiles that meet one of the following 
conditions:
The responsibility associated with the profile is one of the user’s responsibilities and the 
organization associated with the profile includes the user’s current position.
The user created the profile.
Process of Setting Up Communications 
Driver Profiles
For Siebel Email Response, communications driver profiles map to individual accounts or mailboxes 
on a server. For example, customersupport@example.com or info@example.com are valid accounts 
to which you can map a profile.
Because you can use the same driver for many different profiles, you must create a unique profile 
to differentiate each of your email server accounts. For example, customersupport@example.com 
and info@example.com must have separate profiles. Although you can use any name, it is 
recommended that you use the email address as the profile name to make each profile easier to 
identify.
You can determine the email profiles that are available in the From drop-down list on an email reply 
by associating profiles with responsibilities. For example, you might want your support 
representatives to send replies only from customersupport@example.com and your marketing 
representatives to send replies only from info@example.com. Create a responsibility for each group 
and associate each profile and agent with the appropriate responsibility.
NOTE: A specific email address can be associated with only one communications profile and a profile 
can only be associated with one response group. 
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