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Configuring Communications Drivers and Profiles for Email  How Communications
Drivers Process Email Messages
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
71
Another special instance of this type of file is created when an embedded message is found in the 
message that is parsed. Embedded messages cause the creation of one of the following two types of 
files:
A file with the internal name of EmbeddedMsgX.xml that contains the embedded message header 
and all plain text parts of the mail. The purpose of this file is the same as the purpose of the 
OriginalMessageText_A_B_C_D_E_F.txt file.
A file with the internal name EmbeddedMsgX.eml that contains the MIME message of the 
embedded message. You can open this file with Microsoft Outlook Express. This file is created 
only if the Parse Embedded Messages profile parameter is explicitly set to False, and the 
EmbeddedMsgX.xml file is not created.
OriginalMessageText_A_B_C_D_E_F_G.txt
When the driver is used to retrieve a message, it creates a file to store the header and textual data 
from the incoming message with the naming convention OriginalMessageText_A_B_C_D_E_F.txt 
where:
A is the process ID of the application that loads the driver.
B is the Siebel Communications API handle of the driver.
C is the Siebel Communications API handle of the service.
D is the time when the service that received the message is created.
E is the number of messages that are received during the current POP3 or IMAP session.
F is the number of attachments that are found so far in the message.
G is the number of milliseconds that elapsed since the application was started.
The OriginalMessageText file contains the MIME format of the message that the Internet SMTP/POP3 
Server driver or Internet SMTP/IMAP Server driver receives. The original message header and all 
text/plain message parts that are not inside an embedded message part and not marked as inline 
are written to a file in the UTF-8 character set.
The Siebel Email Response workflows delete the ATT and OriginalMessageText files. If ATT or 
OriginalMessageText files exist in the bin/incoming directory, then the Communications Inbound 
Receiver process terminated abnormally or the email events that created these files are not yet 
processed. Do not manually delete these temporary files until you verify that none of the email 
events under the bin/queued directory reference the temporary files. 
Current_A_B.ids and Previous_A_B.ids
To avoid retrieving duplicate messages when a POP3 or IMAP session is abnormally terminated, the 
unique message-ids associated with each processed message are stored (to keep track of previously 
retrieved messages) in two files with the naming conventions Current_A_B.ids and Previous_A_B.ids 
where:
A is the POP3 or IMAP server name.
B is the POP3 or IMAP account name.
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Configuring Communications Drivers and Profiles for Email  How Communications 
Drivers Process Email Messages
72 
The Current index file stores all the message IDs that are passed to the Communications Inbound 
Receiver for workflow processing in the current POP3 or IMAP session. If the session terminates 
abnormally, then the quit command is not executed and the delete commands for the current session 
are not executed. To avoid re-retrieving the messages from the previous session, the driver checks 
for a Current index file on startup, and if this file exists, then it is appended to the Previous index 
file. Before a message is retrieved from the POP3 or IMAP server, the Previous index file is checked 
to see whether that message is already processed.
You can delete these files, but if a POP3 or IMAP session terminates abnormally and you delete these 
files, then messages with a POP3 Batch Size less 1 might be duplicated. These files never are large 
because they are erased each time a POP3 or IMAP session terminates normally. In addition, they 
are never larger than a certain number of bytes (POP3 Batch Size multiplied by 128).
POP3SMTP_A_B_C_D_E.log or IMAPSMTP_A_B_C_D_E.log
Each service instance can also create a log file if you set the LogDebug profile parameter to True. 
The error logging level determines the amount of tracing data in this log file. This log file is always 
created in the same directory as all the other Siebel log files. The naming convention of this file is 
POP3SMTP_A_B_C_D_E.log or IMAPSMTP_A_B_C_D_E.log where:
A is the process ID of the application that loads the driver.
B is the Siebel Communications API handle of the driver.
C is the Siebel Communications API handle of the service.
D is the time when the service that received the message is created.
E is the number of milliseconds that elapsed since the application was started.
Attachments Created When Outbound Email Is Sent
When sending an outbound email message, an internally generated attachment is created for an 
outbound email message with a size greater than 16 KB (about 15,000 characters). This internally 
generated attachment is named SiebelLongEmailBody and is stored with the email activity record in 
the Siebel application but is not sent with the outbound message. 
Table 8 describes the formats for this attachment. Regardless of its size, the attachment contains the 
entire email in the body of the message without any internally generated attachments. This 
attachment is created so that any message greater than 16 KB can be stored in the Siebel File 
System. A Siebel database maximum of 15,000 characters exists for any email. Additionally, this 
attachment is sent to the email recipient in the body of a single email message. Users can see the 
entire text of the email in the Outgoing Message form.
C# PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple files
C# codes explain how to split a PDF file into multiple ones by PDF bookmarks or outlines. This is an C# example of splitting a PDF to two new PDF files.
create pdf bookmarks online; create bookmarks pdf file
VB.NET PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple
VB.NET codes explain how to split a PDF file into multiple ones by PDF bookmarks or outlines This is an VB.NET example of splitting a PDF to two new PDF files.
create bookmarks in pdf; convert word pdf bookmarks
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Drivers Process Email Messages
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You can generate a SiebelLongEmailBody attachment file for an outbound email message with a size 
less than 16 KB by setting the Save Email Body as Attachment user property for the Comm Outbound 
Email business component to True.
NOTE: You set the Default Message Format in the Outbound Communications view of the User 
Preferences screen.
Table 8.
Formats of Outgoing Email Attachments
Default Message 
Format
Attachment Created for Email 
Greater than 16 KB
HTML
SiebelLongEmailBody.htm
Plain Text
SiebelLongEmailBody.txt
C# PDF File Compress Library: Compress reduce PDF size in C#.net
method, TIFF files compression and decompression method and Image files compression and size, images size reducing can help to reduce PDF file size Bookmarks.
copy pdf bookmarks to another pdf; how to bookmark a pdf file
C# PDF Convert to HTML SDK: Convert PDF to html files in C#.net
converter toolkit SDK, preserves all the original anchors, links, bookmarks and font How to Use C#.NET Demo Code to Convert PDF Document to HTML5 Files in C#
bookmark template pdf; editing bookmarks in pdf
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Configuring Communications Drivers and Profiles for Email  How Communications 
Drivers Process Email Messages
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.NET PDF SDK - Description of All PDF Processing Control Feastures
View,Convert,Edit,Process,Protect,SignPDF Files. in HTML5; Outstanding rendering of PDF documents; Full Outlines, bookmarks, & thumbnail display; Integrated text
export bookmarks from pdf to excel; bookmark pdf reader
.NET PDF SDK | Read & Processing PDF files
Simple to convert PDF files to raster images (color or Able to convert PDF documents into other formats extraction of text, hyperlinks, bookmarks and metadata;
create bookmarks in pdf reader; export pdf bookmarks to excel
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Configuring User Interface 
Elements
This chapter provides information about configuring user interface elements for communications 
features. It includes the following topics:
Configuring Recipient Groups for Requests and Advanced Templates on page 75
Configuring Recipients for Send Commands on page 83
Configuring Default Templates for Send Email Command on page 87
Configuring the Retry Interval for Outbound Email on page 87
Configuring Invalid Characters or Symbols in Email Attachment Names on page 88
Process of Authenticating Sender Email Addresses on page 88
Configuring Recipient Groups for 
Requests and Advanced Templates
This topic describes configuring recipient groups for outbound communication requests and advanced 
templates. It contains the following information:
“About Recipient Groups” on page 76
“Predefined Recipient Groups” on page 77
“Configuring Substitution Fields for Recipient Groups” on page 79
“Configuring Additional Recipient Groups and Recipient Sources Applets” on page 80
A recipient group is a group of people that you want to send communications to. Generally, you do 
not need to configure new recipient groups unless existing recipient groups do not meet your needs. 
Note the following information about recipient groups:
For outbound communication requests, recipient groups determine the actual recipients of 
communications. For example, for the Opportunity Contacts recipient group, recipients include 
the contacts associated with one or more opportunities.
For communications templates, which requests and other communications features use, recipient 
groups determine the Siebel objects that the template is associated with as follows:
For advanced templates used for outbound communication requests, substitution fields for 
templates come from Siebel objects. For example, for the Opportunity Contacts recipient 
group, substitution fields come from the Opportunity and Contact business components.
For simple templates used for email replies in Siebel Email Response and for the Send 
commands in the File menu, substitution fields come from a specified business object. No 
configuration is necessary other than for the template itself. For more information, see 
“Configuring Recipients for Send Commands” on page 83.
XDoc.Excel for .NET, Comprehensive .NET Excel Imaging Features
navigation, zooming & rotation; Outlines, bookmarks, & thumbnail Convert Excel to PDF; Convert Excel to HTML5; Combine and merge multiple Excel files; Append Excel
bookmarks in pdf files; create bookmark pdf
XDoc.Word for .NET, Advanced .NET Word Processing Features
page navigation, zooming & rotation; Outlines, bookmarks, & thumbnail Convert Word to PDF; Convert Word to HTML5; combine, and append multiple Word files into one
bookmarks pdf; convert excel to pdf with bookmarks
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Configuring User Interface Elements  Configuring Recipient Groups for Requests and 
Advanced Templates
76 
Outbound communication requests use advanced templates to send email, fax, or wireless messages 
in an automated fashion. Communication requests can support high-volume processing and output. 
For more information about working with recipient groups when creating advanced templates and 
requests, see Chapter7, “Configuring Communications Templates,” and Chapter9, “Defining Outbound 
Communication Requests.”
A user can create and submit outbound communication requests, and Siebel Workflow or other 
modules can automatically create and submit outbound communications requests by invoking the 
methods of the Outbound Communications Manager business service. For more information about 
Siebel Workflow, see Siebel Business Process Framework: Workflow Guide. For more information 
about using business services with Siebel Communications Server, see AppendixA, “Business Service 
Methods for Siebel Email Response.” 
About Recipient Groups
This topic describes concepts to help you to use or configure recipient groups used with advanced 
templates and outbound communication requests. For more information about working with business 
objects, business components, links, and other elements mentioned in this topic, see Configuring 
Siebel Business Applications and Siebel Developer’s Reference.
Each recipient group specifies a source business object, called the recipient source, such as 
Opportunity, Account, Action, Internal Division, and so on. The recipient group also specifies a 
recipient group business component, which must be a direct child of the primary business component 
for the recipient source business object.
The actual recipients for a communication request come from the recipient group business 
component, such as Contact, Employee, and so on. The link between the primary and child business 
components defines these recipients. Note the following examples:
A recipient group might be based on a recipient source that specifies one or more accounts and 
the contacts of these accounts (Account Contacts).
A recipient group might be based on a recipient source that specifies one or more opportunities 
and the sales-team members of these opportunities (Opportunity Sales Team Members).
A recipient group might be based on a recipient source that directly specifies one or more 
employees (Employees).
NOTE: Make sure that you select Link Specification for the Primary Contact ID field in the parent 
business component.
Recipient groups directly determine actual recipients only for outbound communication requests. For 
advanced communications templates, they determine the fields that are available for substitution 
data from the Siebel application when the template is sent to each specific recipient for the request.
NOTE: If you create a new recipient group using a custom business component, and select the 
Create Activity check box for an advanced template that uses the recipient group, then you must 
create a System Activity object on the custom business component to specify the fields to log with 
activity logging. For more information about the description of the Create Activity check box, see 
“Fields for Templates” on page 117.
Configuring User Interface Elements  Configuring Recipient Groups for Requests and
Advanced Templates
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
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Predefined Recipient Groups
Several predefined recipient groups, and their underlying business objects and business 
components, are provided with Siebel Business Applications. If the predefined recipient groups do 
not meet all your business needs, then you can configure the Siebel application to extend or modify 
the available recipient groups. For more information, see “Configuring Additional Recipient Groups and 
Recipient Sources Applets” on page 80.
Table 9 lists predefined recipient groups that users or administrators can select in the Recipient 
Group drop-down list in the end-user and administrator views for working with outbound 
communication requests, or in the end-user and administrator views for working with 
communications templates in the Advanced form. You can also specify these recipient groups in 
workflow processes that you create using Siebel Workflow.
(In the Simple form of the templates views, the Object drop-down list displays business objects for 
which a primary business component is defined. These entries are not the same as the recipient 
groups described in this topic.)
NOTE: The Recipient Group drop-down list (for requests or for advanced templates) contains the 
most up-to-date list of recipient groups for the standard Siebel applications. Your Siebel products 
might not contain all of the recipient groups in Table9.
Most of the recipient groups in the Recipient Group drop-down list apply to both requests and 
advanced templates, but some recipient groups apply only to templates. Recipient groups not 
applicable to requests display a star icon.
Table 9 shows each recipient group along with the name of the source business object and recipient 
business component. For COMM_RECIP_SRC type in the List of Values view of the Administration - 
Data screen, the Parent LIC column corresponds to the source business object, and the Language-
Independent Code column corresponds to the recipient business component. For more information 
about these elements, see “About Recipient Groups” on page76.
Table 9.
Predefined Recipient Groups
Recipient Group
(Display Value)
Source Business Object
(Parent LIC)
Recipient Business 
Component
(Language-Independent 
Code)
Account Contacts
Account
Contact
Account Team Members
Account
Position
Activity Contact
Action
Comm Contact
Activity Contacts
Action
Contact(All)
Activity Owner
Action
Employee (MM)
Campaign Contacts/Prospects
Campaign
Campaign Recipient
Campaign Team Members
Campaign
Campaign Position
Contacts
Contact
Contact
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
Configuring User Interface Elements  Configuring Recipient Groups for Requests and 
Advanced Templates
78 
Division Positions
Internal Division
Position
Email Activity Receiver*
Comm Outbound Email
Comm Outbound Email
Email Activity Sender
Action
Action
Employees
Employee
Employee
Expense Approver
Expense
Expense Report Approver
Expense Owner
Expense
Expense Report Owner
List Contacts/Prospects
List Mgmt
List Mgmt List Member
Messaging Activity*
Messaging
Messaging Activity
Messaging Activity Assignee
Action
Messaging Activity Assignee
Messaging Assignee*
Messaging
Messaging Assignee
Messaging Contacts*
Messaging
Messaging
Opportunity Contacts
Opportunity
Contact
Opportunity Key Contact
Opportunity
Opportunity Key Contact
Opportunity Sales Team Members
Opportunity
Position
Order Contact
Order Entry
Comm Contact
Order Contact (Purchasing Mgr)
Order Entry
Contact (Purchasing 
Manager)
Order Sales Team Members
Order Entry
Position
Project Team Members
Project
PS Project Team
Prospect Partner
Channel Partner
Prospect Partner
Quote Contact
Quote
Comm Contact
Quote Sales Rep
Quote
Position
Service Request Contact
Service Request
Comm Contact
Service Request Owner
Service Request
Comm Employee
Time Sheet Approver
Time Sheet
TS Approver
Time Sheet Owner
Time Sheet
TS Owner
eEvent Attendee
eEvents Event Attendee
eEvents Event Attendee
Table 9.
Predefined Recipient Groups
Recipient Group
(Display Value)
Source Business Object
(Parent LIC)
Recipient Business 
Component
(Language-Independent 
Code)
Configuring User Interface Elements  Configuring Recipient Groups for Requests and
Advanced Templates
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
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Configuring Substitution Fields for Recipient Groups
For the business components in a recipient group, all business component fields are generally listed 
as available substitutions. (System fields, hidden fields, and fields that have a dot in the name are 
not listed.) Fields are listed from both the recipient group business component and recipient source 
business component, if the fields are different. 
Note the following examples:
For the Contacts recipient group, the available substitution fields are from the Contact business 
component in the form [Field Name].
For the Account Contacts recipient group, the available substitution fields are from both the 
Contact business component in the form [Field Name] and the Account business component in 
the form [Account.Field Name].
Although it is usually unnecessary, you can use Siebel Tools to explicitly specify the substitution fields 
to list for any business component.
To configure a substitution field for a recipient group
1
Start Siebel Tools, then select the business component on which the recipient group is based.
2
In the Object Explorer, select Business Component User Prop.
The Business Component User Properties applet appears.
3
Select Edit, then New Record.
4
Enter details for the new record as shown in the following table.
5
Step off the record to save your changes.
NOTE: If you add one or more Substitution Field user properties, then only those business 
component fields that the user properties identify are listed as available substitution fields in the All 
Templates or My Templates view. No other fields are listed for the business component. For more 
information about specifying user properties, see Configuring Siebel Business Applications and Siebel 
Developer’s Reference.
For the Account Contacts recipient group, any Substitution Field user properties defined on the 
Accounts or the Contacts business component affect the substitution fields for only that business 
component.
In this field 
Enter 
Name
Substitution Field #
Replace # with the next number in the list of substitution fields. For 
example, if the name of the last created substitution field is Substitution 
Field 17, then the name of the new field is Substitution Field 18.
Value
The name of the business component field.
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
Configuring User Interface Elements  Configuring Recipient Groups for Requests and 
Advanced Templates
80 
Configuring Additional Recipient Groups and Recipient 
Sources Applets
If the Recipient Group drop-down list does not contain the values you need, then complete the 
procedures in this topic. This topic describes how to configure your Siebel application to add or 
modify recipient groups or to modify user interface features for specifying recipients for outbound 
communication requests. For more information, see “About Recipient Groups” on page76“Predefined 
Recipient Groups” on page 77, and “Configuring Substitution Fields for Recipient Groups” on page 79.
If the predefined recipient groups do not serve all your needs, then you must configure the List of 
Values for the Recipient Group drop-down list to add values you need or remove values you do not 
need. For more information, see “Configuring the List of Values for Recipient Groups” on page80.
If you want to add any items to the List of Values, then you must also configure the Recipient Sources 
applet to display records associated with the business objects and business components from which 
you want to specify recipients. The Recipient Sources applet is named Comm Source List Applet in 
Siebel Tools. For more information, see “Configuring Recipient Sources Applets” on page81
Configure the Recipient Sources applet for the following views:
Outbound Request Overview view of the Administration - Communications screen. The view 
name in Siebel Tools is Comm Request Source Recipient Admin View.
My Outbound Request Overview view of the Communications screen. The view name in Siebel 
Tools is Comm Request Source Recipient Personal View.
If you want to only remove a value from the List of Values, then you do not need to configure the 
applet in Siebel Tools.
NOTE: If you customize a recipient group to include child business component fields, then the user 
properties of the business component must exist in the child business component and not in the 
parent business component.
Configuring the List of Values for Recipient Groups
This topic describes how to configure the List of Values for the Recipient Group drop-down list. For 
more information about configuring Lists of Values, see Siebel Applications Administration Guide.
To configure the List of Values for the Recipient Group drop-down list
1
Navigate to the Administration - Data screen, then the List of Values view.
2
Optionally, complete the following steps to create a new List of Values item of the 
COMM_RECIP_SRC type, if one does not already exist that specifies the business object that 
serves as the recipient source for the recipient group you require:
a
Locate a record of the COMM_RECIP_SRC type for which the Parent LIC (Language-Independent 
Code) field contains no value.
b
Copy the record.
c
Set the Display Value and the Language-Independent Code fields for the new record to the 
business object name that represents the recipient source (for example, Campaign, Account, and 
so on).
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