INTRODUCTION TO ADOBE ACROBAT PDFs 
Created by Maggie DeBaldo 
University of Texas – Austin, School of Information 
Fall 2006 
INTRODUCTION TO ADOBE ACROBAT PDFs 
What is a PDF?  And why do I need to know? 
PDF stands for portable document format. A portable document format (PDF) can be 
read on any computer and any platform (Windows, Mac, Unix).  There are a variety of 
programs which read PDFs, the most common being Adobe systems such as Adobe 
Acrobat Professional, Adobe Reader, Adobe inDesign, etc.   
PDFs are particularly useful for those in the information fields.  Once a file or document 
is converted to a PDF, the “look” is preserved exactly as it was intended.  This includes 
fonts, spacing, marginal notes, etc.    Another positive function of PDFs is the ability to 
compress the files.  This function is handy in the case that you are putting together a large 
document with text and graphs and which needs to be emailed to fellow classmates.  Hey, 
nobody likes one document to take up a large portion of email space! 
Objectives: 
Learn to create static PDFs on PC or Mac 
Learn to add edit functions to static PDFs on PC or Mac 
A LITTLE BIT ABOUT ADOBE 
What are the uses of the different Adobe products? 
There are many different Adobe products.  The ones you will use in this tutorial are 
Adobe Acrobat Reader, Adobe Acrobat Professional, and Adobe Acrobat InDesign.  
Adobe Acrobat Reader is a product that can be downloaded for free from the Adobe 
website, http://www.adobe.com
.  In this program, you can read and print PDFs.  
Adobe Acrobat Professional is the most versatile program for the beginning user.  In this 
program, you can create static PDFs.  You can also edit or add comments to PDFs.  
Adobe Acrobat Designer is the program in which you create dynamic PDFs. 
DEFINITIONS 
PDF:  Portable Document Format.  A document that can be read on any type of computer 
and on any platform as long as the reading software is available.  Example:  Adobe 
Acrobat Reader or Adobe Acrobat Professional 
Freeware:  This is software that is free to download.  However, users are not allowed to 
access or change the program code.  Example:  Adobe Acrobat Reader  
Static:  Unchanging.  Example: the text of a scanned file 
Pdf bookmark - add, remove, update PDF bookmarks in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Empower Your C# Project with Rapid PDF Internal Navigation Via Bookmark and Outline
bookmarks pdf reader; pdf bookmark
Pdf bookmark - VB.NET PDF bookmark library: add, remove, update PDF bookmarks in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Empower Your VB.NET Project with Rapid PDF Internal Navigation Via Bookmark and Outline
create pdf with bookmarks from word; create pdf bookmarks from word
CREATING STATIC PDFs 
There are several ways to create static PDFs.  You can: 
create a PDF by converting a file 
create PDF by converting multiple files 
create PDF by converting a website 
create PDF by scanning a document 
CREATE PDFs FROM FILE 
There are three different ways to create a PDF from a file.  It all depends on what 
program you are starting from.  If you want to convert a saved file (any program) to a 
PDF, use Method 1.  If you have a Microsoft Office application open (Word, Excel, etc.), 
use Method 2.  If you have any other application open (Text Edit, etc.), use Method 3.   
METHOD 1:  This is the most basic method of converting a saved file to a PDF.  The 
saved file can be saved in a variety of programs, from any of the Microsoft Office 
products to the very basic text editing programs, like TextEdit. 
First, open Adobe Acrobat Professional.  On the icon toolbar, you will see an icon labeled 
“Create PDF” tag.  Click on this and a menu will appear.  Choose the first option, “From 
File.”  Alternatively, you can type Control + N.  (On Mac, Apple + N).  
A browse window will pop up, allowing you to search for the file.  After you’ve found 
the correct file, click on the file name and click Open.  
METHOD 2:   Let’s say you are working in an open application of one of the Microsoft 
Office products, (such as Word, Excel, or PowerPoint).  You want to convert your source 
document to a PDF, so you can easily email it.  This is an easy method to do that. 
Once your source document is open, click on “Convert to 
Adobe PDF” icon on the Adobe toolbar.  
VB.NET Create PDF from Excel Library to convert xlsx, xls to PDF
C#.NET PDF file & pages edit, C#.NET PDF pages extract, copy, paste, C#.NET rotate PDF pages, C#.NET search text in PDF, C#.NET edit PDF bookmark, C#.NET edit
bookmarks pdf; create bookmarks pdf file
C# PDF Library SDK to view, edit, convert, process PDF file for C#
RasterEdge PDF SDK for .NET package offers robust APIs for editing PDF document hyperlink (url) and quick navigation link in PDF bookmark.
bookmarks in pdf; adding bookmarks to pdf reader
If the toolbar is not visible, got to the View 
menu, Toolbars, Adobe Acrobat PDFMaker  
Once you’ve clicked on the “Convert to Adobe PDF” icon, a window will pop up asking 
you to save the file.  Only a saved file can be converted.  So if you do not agree to save 
the file when this window pops up, the file that will be converted is the last saved copy of 
the document.  After you have agreed (or not) to save the file, a menu will pop up 
prompting you to choose a location to save to.  After you have chosen your location, click 
“Save.”  The file will then convert to a PDF.  To view the new PDF, click on “View 
File,” and the document will open in Adobe Acrobat Pro. 
METHOD 3:   This method could be used when you are in other word processing 
applications.  Let’s say you are working on coding HTML in TextEdit.  You want a 
colleague to look at the code and give feedback, but you do not want this colleague to be 
able to directly edit your text.  In this case, converting to a PDF would be important, 
because your colleague could read the document but could not directly edit it. 
First, open your source document.  On 
the tool bar, open the File menu and 
select “Print” or Control + P. (On Mac, 
Apple + P).  After the Print window 
pops up, select as your print Adobe 
PDF and click OK.  
VB.NET PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple
Split PDF document by PDF bookmark and outlines in VB.NET. Independent component for splitting PDF document in preview without using external PDF control.
create bookmarks in pdf from excel; how to bookmark a pdf in reader
C# PDF Convert to Word SDK: Convert PDF to Word library in C#.net
key. Quick to remove watermark and save PDF text, image, table, hyperlink and bookmark to Word without losing format. Powerful components
convert excel to pdf with bookmarks; how to bookmark a page in pdf document
A menu will pop up prompting you to choose a file name and a location to save the file.  
Notice on the bottom of this window that the file is being saved as .pdf.   
After you have done this, click Save.  This step uses a function similar to “save as” to 
convert the saved file to a saved PDF. 
To open the file as a PDF, open Adobe Acrobat Pro.  Within the File menu, select Open 
and browse for the location where you saved the converted file. 
CREATE PDFs FROM MULTIPLE FILES 
This function is helpful if you have several documents that you want to combine into one 
file.  Let’s say that you’ve been working on a group project, and each person in the group 
has saved his/her portion of the project as a PDF.  You need to combine all of the PDFs 
into one file.  Here’s how to do that.     
To start, open Adobe Acrobat Pro.  On the icon bar, select the “Create PDF” icon and 
scroll to the “From Multiple Files” line.    
A window will pop up directing you to “Add Files” (or browse for your files).  Click on 
“Choose” and you can then browse for your files.  After you have highlighted the file 
name of the file you want to add, select “Add.”  Continue this process until you have 
found all the files you want to combine into one PDF.     
C# Create PDF from Word Library to convert docx, doc to PDF in C#.
Able to get word count in PDF pages. Change Word hyperlink to PDF hyperlink and bookmark. Free online Word to PDF converter without email.
create bookmarks in pdf reader; add bookmarks to pdf reader
How to C#: Basic SDK Concept of XDoc.PDF for .NET
XDoc.PDF for .NET allows C# developers to edit hyperlink of PDF document, including editing PDF url links and quick navigation link in bookmark/outline.
how to bookmark a pdf file; create pdf bookmarks online
If you need to rearrange how the files are combined into a PDF, the left side of this 
window allows you to delete, move files up or move files down within the completed 
PDF.  You can also preview the PDF to make sure everything looks just right. 
**Note:  Creating a PDF from multiple files requires that all files being combined are 
formatting as PDFs first. 
VB.NET PDF - WPF PDF Viewer for VB.NET Program
C#.NET PDF file & pages edit, C#.NET PDF pages extract, copy, paste, C#.NET rotate PDF pages, C#.NET search text in PDF, C#.NET edit PDF bookmark, C#.NET edit
bookmark a pdf file; create pdf bookmarks
VB.NET Create PDF from Word Library to convert docx, doc to PDF in
Ability to get word count of PDF pages. Change Word hyperlink to PDF hyperlink and bookmark. Free online Word to PDF converter without email.
bookmarks in pdf files; creating bookmarks in a pdf document
CREATE PDFs FROM A WEBPAGE 
In this scenario, let’s say you have found an amazing website and want to print it out.  A 
website is made up of multiple webpages, so you'll need to follow the following steps for 
each webpage. 
First, go to the webpage you want converted to a PDF.  Then open Adobe Acrobat Pro.  
On the icon bar, select the “Create PDF” icon and scroll to the “From Web Page” line. 
Alternatively, you can press Control + O.  (On Mac, Shift + Apple + O).  
Now a window should pop up, allowing you to enter or browse for the URL address of 
the webpage you want converted.  
Adobe Acrobat Pro will automatically convert the webpage.  It may take anywhere from 
several seconds to a minute or two to convert the webpage, depending on how much and 
what kind of information is being converted. 
Some things to be aware of when converting a webpage:   
Webpages often use font sizes larger than what you normally see in a document.  
So when you convert a webpage, you may be converting text with a font size 
anywhere from 14-18 points, which will look strange on paper. 
Webpages often use spacing as a way to make text easy to read on a monitor.  
When a page is converted to a PDF, however, you may see much more space than 
is normally needed in a printable document. 
CREATE A PDF FROM A SCANNED DOCUMENT  
There are several ways to create a PDF from a scanned document.  In this tutorial, you 
will learn the method which is based out of Acrobat Pro.  Additionally, this tutorial will 
specify the process using the scanners available in the iSchool IT lab.  Although the 
basics will probably be the same for most scanners, some variation can be expected. 
First, make sure a scanner is hooked up to the PC.  The lab scanners connect by USB 
ports.  Also, make sure the scanner is plugged in and turned on. 
To begin converting a scannable document to a PDF, go to the “Create PDF” icon on the 
icon bar and scroll down to “From Scanner.”   
A window will pop up prompting you to choose a scanner.   
Before moving on, let’s take a look at this window to find out what everything means: 
Scanner:  Here you choose which scanner to use.  Generally, there will only be 
one choice unless more than one scanner is connected to the computer you’re 
using. 
Scan:  Here you decide whether to scan 1 side only (specified as “Front Side”) or 
both sides.  The flatbed scanners available in the IT lab can only scan one side at a 
time. 
Destination:  For the purposes of this tutorial, “Destination” is not an option.  Just 
as an FYI, however, this option is used if you are scanning a document to be 
added to a PDF which is already open. 
Recognize Text Using OCR:  OCR stands for Optical Character Recognition.  This 
is a process by which a computer can read scanned text as if it was written in 
computer language. 
Add Tags to Document:  This is an option by which tags can be added to 
documents as headings, thereby facilitating an increased accessibility for disabled 
users. 
For the purposes of this tutorial, choose a scanner and click “Scan.” 
Here, the scanner software will temporarily take over.  In the lab, this is Epson software.  
Follow the prompts through until your document has been scanned.  (This will consist of 
2 processes:  the first scan tells the software what kind of graphics are on the document:  
black/white or color, text only, line art (this means simple graphics like graphs), or 
photgraphs and how the software should accommodate this structure.  The second scan 
actually scans the document into a file.   
After the document is scanned, a window will pop up 
prompting you to continue with further scanning or not.  
If you have more pages to scan, click “Next.”  If you 
only have one page to scan, click “Done.”   
After clicking “Done,” your scanned document will 
appear as a PDF. 
EDITING STATIC PDFs IN ADOBE ACROBAT PRO ON PCs 
Adobe Acrobat Pro includes editing functions on its toolbar.  Editing functions in this 
case means mark-up capabilities.  Although Acrobat Pro has the function to actively edit 
a PDF, this tutorial won’t address that.   
In this portion of the tutorial, you will learn how to: 
Insert, Move, Delete a Comment (aka Notes) window 
Highlight, Underline, Cross-out Text 
View and Hide Comments 
Run Spell-check 
Search PDF 
Open Adobe Acrobat Pro.  On the icon tool, you will see the Comment & Markup icon.   
Clicking on the words, not the pull-down menu arrow, will open the Comment toolbar.   
Notice that the Text Edit pull-down menu allows for the user to add a note and the mark-
ups to replace, highlight, underline, and cross-out text.  Note that text within the PDF 
must be highlighted in order for all of the options to be available. 
For this tutorial, I will be using parts of the old iSchool TA application to illustrate the 
mark-up processes. 
INSERT NOTES 
Inserting a note is an effective way to include more substantial comments to a PDF.  
Think of the notes function as margins in a paper document.  There are two ways to insert 
a note.  If you want to place a note where the curser is positioned in the text, you can 
select the Note Tool tab on the Comment toolbar.  Alternatively, if you have text 
selected, you can select the pull-down menu of the Text Edits tab on the Comment 
toolbar and select “Add Note To Selected Text.”  Once the note is inserted, it should look 
like this:   
If you want to hide the comment box, click on the “x” in the upper right hand corner 
(circled in the image above).  This causes the window to collapse, leaving the small 
yellow icon (also circled) signifying that a note has been placed at this point in the text.  
To view the comment box again, simply click or double click on this same icon. 
To move a comment, click on the either the comment box (if it is open) or on the 
comment icon.  Drag the box to where you want it moved.  Moving a comment does not 
allow you to insert the comment into another part of the document.  It merely repositions 
where the open comment box appears when maximized. 
Let’s say that a colleague has reviewed your document and inserted comments.  You 
have since looked at the comments and are ready to delete them from your PDF.  To 
delete a comment, Control + Click on the open comment box or the comment box icon 
and select delete from the menu which pops up. 
You can follow similar steps to insert, move, and delete notes about replacing text
denoted by a carrot, and deleting text, denoted by strike-through text followed by a carrot.   
HIGHLIGHT, UNDERLINE, DELETE TEXT 
These are simple ways to easily draw attention to areas of the text you’re marking up.  On 
the comments toolbar, you will see an icon of a T with a pen drawing a line through it.  
This is the pull-down menu to select if you want to highlight, underline, or delete 
(meaning strike-through) text.   
Documents you may be interested
Documents you may be interested