172
LESSON 7  Combining  Files  in  PDF  Portfolios
6 Select the Aquo_Bottle.pdf file, and click Open (Windows) or Finish (Mac OS).
Acrobat creates and opens the Portfolio1.pdf file, with Aquo_Bottle.pdf centered in 
the window.
周e Acrobat application window changes to display options specific to working with 
PDF Portfolios.
7 Click Add Files in the Add Content panel in the Layout pane on the right side of 
the application window. 
8 Navigate to the Lesson07 folder, and then Ctrl-click (Windows) or Command-
click (Mac OS) to select the following files: 
Aquo_Building.pdf
Aquo_Costs.pdf
Aquo_Fin_Ana.xls
Aquo_Fin_Data.pptx
Aquo_Mkt_Summ.doc
Aquo_Overview.pdf 
9 Click Open to add the selected files to the PDF Portfolio.
When you add a file to a PDF Portfolio, a copy of the original document is included 
in the PDF file. Some file formats, such as TIFF, are natively supported by Acrobat 
and Reader. However, to see files in some formats, viewers need to have an applica-
tion installed that supports the format. Which formats require supporting appli-
cations depends on the operating system the viewer is using. For example, if you 
include a PowerPoint presentation in your portfolio, a viewer using Windows XP 
must have PowerPoint installed to see it, but one using Windows Vista can view  
the presentation without having PowerPoint installed.
From the Library of Debbie Duff
Bookmarks pdf documents - add, remove, update PDF bookmarks in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Empower Your C# Project with Rapid PDF Internal Navigation Via Bookmark and Outline
create bookmark in pdf automatically; export pdf bookmarks to text file
Bookmarks pdf documents - VB.NET PDF bookmark library: add, remove, update PDF bookmarks in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Empower Your VB.NET Project with Rapid PDF Internal Navigation Via Bookmark and Outline
how to add bookmarks to a pdf; how to add bookmarks on pdf
ADOBE  ACROBAT  X  CLASSROOM  IN  A BOOK 
173
Organizing files in folders
You can add an entire folder to a PDF Portfolio, or you can combine existing files  
in a new folder. You’ll create a folder for the financial data.
1 Select Create Folder in the Add Content panel. 
2 Name the new folder Financial data, and click OK.
3 Click Details to open the Details pane. Acrobat displays the PDF Portfolio files in 
a table format, so you can see each file, in order, with its properties. 
4 Drag the Aquo_Fin_Ana.xls and Aquo_Fin_Data.pptx files into the new folder.
5 Choose File > Save As > PDF Portfolio. Name the PDF Portfolio Aquo Board 
Meeting, and click Save.
Tip:  When you view 
a PDF Portfolio, double-
click a component to 
preview it, and then 
click Open File in the 
upper-right corner to 
open the file itself.
From the Library of Debbie Duff
C# PDF File Compress Library: Compress reduce PDF size in C#.net
Remove bookmarks, annotations, watermark, page labels and article PDF document has been widely used by and organizations to distribute and view documents.
adding bookmarks to pdf; export pdf bookmarks to excel
VB.NET PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple
PDF files or they can separate source PDF file to smaller PDF documents by every explain how to split a PDF file into multiple ones by PDF bookmarks or outlines
create pdf bookmarks; how to create bookmark in pdf with
174
LESSON 7  Combining  Files  in  PDF  Portfolios
Adding descriptions to component files
You can add descriptions to files and folders in the PDF Portfolio to help viewers 
find the files they want. 
1 Click in the Description column for the Financial data folder to create an 
insertion point.
2 Type Financial analysis spreadsheet and financial presentation in the 
description box.
You’ll move the folder to the top of the list to display it first in the PDF Portfolio.
3 Drag the Financial Data folder to the top of the list.
4 Click Layout to view the PDF Portfolio in the Linear layout again. 
From the Library of Debbie Duff
XDoc.PowerPoint for .NET, All Mature Features Introductions
NET WinForms; Outstanding rendering of PowerPoint documents; zooming & rotation; Outlines, bookmarks, & thumbnail Convert PowerPoint to PDF; Convert PowerPoint to
create bookmark pdf; edit pdf bookmarks
XDoc.Excel for .NET, Comprehensive .NET Excel Imaging Features
in .NET WinForms; Outstanding rendering of Excel documents; navigation, zooming & rotation; Outlines, bookmarks, & thumbnail Convert Excel to PDF; Convert Excel to
adding bookmarks to pdf document; convert word pdf bookmarks
ADOBE  ACROBAT  X  CLASSROOM  IN  A BOOK 
175
5 Click the information button (
) next to the folder name. Acrobat Pro displays 
information about the folder, including the description.
6 Close the information box to return to the main layout.
Customizing your PDF Portfolio
Acrobat Pro provides several options for customizing the look and feel of your PDF 
Portfolio. You’ll choose a layout and select a color scheme to create a more profes-
sional-looking document. You’ll also add a header with the company’s logo  
to finish the look.
Selecting a layout
Acrobat X Pro includes several layout options for PDF Portfolios. 周e layouts 
determine how component documents are displayed on the home page of the PDF 
Portfolio, and how the viewer navigates through the content. By default, the Click- 
周rough layout is applied. You selected the Linear layout when you created the 
PDF Portfolio, but you can change your mind at any time. You’ll preview the avail-
able layouts and choose one for this PDF Portfolio.
1 Select Click-周rough in the Portfolio 
Layouts panel.
In the Click-周rough layout, documents are  
displayed one at a time, in order, with a mini- 
navigator at the bottom of the screen that lets  
you select any document.
Tip:  To edit an 
existing PDF Portfolio, 
open it, and then click 
Edit in the PDF Portfolio 
toolbar. 
From the Library of Debbie Duff
.NET PDF SDK - Description of All PDF Processing Control Feastures
Fully featured PDF Viewer in HTML5; Outstanding rendering of PDF documents; Full page navigation, zooming & rotation; Outlines, bookmarks, & thumbnail display;
add bookmark pdf; bookmark pdf in preview
XDoc.Word for .NET, Advanced .NET Word Processing Features
in .NET WinForms; Outstanding rendering of Word documents; navigation, zooming & rotation; Outlines, bookmarks, & thumbnail Create Word from PDF; Create Word from
create pdf bookmark; excel hyperlink to pdf bookmark
176
LESSON 7  Combining  Files  in  PDF  Portfolios
2 Click Preview at the top of the application window to see how the layout appears 
to someone viewing the PDF Portfolio. Use the arrows to navigate through the 
documents.
3 Click Edit in the PDF Portfolio toolbar at the top of the window to return 
to edit mode.
4 Select each of the other layouts, clicking Preview each time, to see how they 
display the documents in this PDF Portfolio. 
5 Select Grid as the layout for this project. In the Grid layout, all the documents 
are visible in a grid.
From the Library of Debbie Duff
VB.NET PDF File Compress Library: Compress reduce PDF size in vb.
document file. Remove bookmarks, annotations, watermark, page labels and article threads from PDF while compressing. Also a preview
bookmarks pdf reader; create bookmarks in pdf from excel
C# PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple files
Split PDF file by top level bookmarks. The following C# codes explain how to split a PDF file into multiple ones by PDF bookmarks or outlines.
convert excel to pdf with bookmarks; add bookmarks to pdf reader
ADOBE  ACROBAT  X  CLASSROOM  IN  A BOOK 
177
Selecting a visual theme
You can further customize a PDF Portfolio by selecting which colors to use for text, 
backgrounds, and the cards that display component data. You’ll select a theme that 
is appropriate for the board-meeting packet.
1 Open the Visual 周emes panel. Modern is selected by default.
2 Select each theme to see how it changes the look of the PDF Portfolio. 
3 Select Tech Office for this PDF Portfolio.
4 Open the Color Palettes panel. Click each palette to view it applied to the PDF 
Portfolio. Select the one you like best. We selected the first one.
5 Choose File > Save Portfolio.
Adding a header
You can also add a header to your PDF Portfolio. 周e header appears at the top  
of the layout. You can include text and a graphic in the header. You’ll add the com-
pany logo and the type and date of the meeting to the header.
1 Click the empty area at the top of the PDF Portfolio. 周e Header Properties 
panel appears at the bottom of the Layout pane.
2 From the Templates menu, choose Text And Image.
From the Library of Debbie Duff
178
LESSON 7  Combining  Files  in  PDF  Portfolios
周ere are several header templates, including different text and graphic 
configurations. 
3 Click Add Image in the Header Items area of the Header Properties panel.
4 Navigate to the Lesson07 folder, select Logo.gif, and click Open. 周e logo 
appears in the upper-left corner of the PDF Portfolio.
5 Double-click the Add Text Here panel on the right side of the header.
6 Type Aquo Board of Directors.
7 Press Enter or Return, and type July 12, 2011.
8 Select “Aquo Board of Directors.” In the Textfield Properties panel, change the 
font size to 22, click the Bold button; then click the color swatch, and select 
white for the text color.
From the Library of Debbie Duff
ADOBE  ACROBAT  X  CLASSROOM  IN  A BOOK 
179
9 Select “July 12, 2011,” increase the font size to 18 points, click the Italic button, 
and select white for the text color.
10 Click Preview to see the header at the top of the PDF Portfolio.
11 Choose File > Save Portfolio to save the file.
Viewing file details
The File Details view lists PDF Portfolio component files in table format, with 
columns such as file descriptions, size, and modification dates. To customize the 
columns that appear in the File Details view, select columns in the Details pane 
while in edit mode.
From the Library of Debbie Duff
180
LESSON 7  Combining  Files  in  PDF  Portfolios
Sharing your PDF Portfolio
A PDF Portfolio is a PDF file, so you can share it any way you’d share any other 
PDF. You can simply save the file and transfer it to a recipient by email, on remov-
able media such as a CD or DVD, or by uploading it to a server or website. 
However, Acrobat makes it even easier to share PDF Portfolios by email or by 
posting them to Acrobat.com, a secure web-based service. In this lesson, you’ll 
email the PDF Portfolio to yourself.
1 Click Share to open the Share pane. 
2 In the Share pane, choose Attach To Email.
3 Confirm that the Aquo Board Meeting.pdf file 
is listed as the file to send.
4 Click Attach. Your default email application 
opens, with a new message open. 周e PDF 
Portfolio file is included as an attachment.
5 Type your email address in the To line, and add 
a brief message and subject line.
6 Send the message.
Searching a PDF Portfolio
You can search for specific words in all the components of a PDF Portfolio, 
even those that aren’t PDF files. You’ll search for a quote by a particular person.
1 Click in the Search box on the right 
side of the PDF Portfolio toolbar.
2 Type Schneider to find a quote by 
the vice president of the company.
3 Click the binoculars icon (
).
周e search results appear below the 
search box.
4 Click the listed document to expand it, and then click the instance that includes 
the name “Schneider” to open the document and highlight the word.
5 Close the PDF Portfolio and any other open files.
Note:  Recipients 
must have an Adobe 
ID (available free) to 
download a file from 
Acrobat.com. For details 
about uploading a 
PDF Portfolio file to 
Acrobat.com, see Adobe 
Acrobat X Help.
Note:  Acrobat can 
search any document 
in a PDF Portfolio as 
long as it can access 
the document on that 
computer. If you cannot 
preview a PDF Portfolio 
component because 
there is no supporting 
application installed, 
you also cannot search 
the component.
From the Library of Debbie Duff
ADOBE  ACROBAT  X  CLASSROOM  IN  A BOOK 
181
Combine files in a single PDF
Sometimes you may want to combine files into a single PDF file without  
creating a PDF Portfolio. In a merged PDF file, all documents are converted  
into PDF files and then merged into a single PDF file as sequential pages.
To create a merged PDF file:
1 Choose File > Create > Combine Files Into A Single PDF.
2 In the upper-right corner of the Combine Files dialog box, make sure that 
Single PDF is selected.
3 Click Add Files, and then select Add Files or Add Folders. 
4 Select the files or folders you want to include, and click Open (Windows) or Add 
Files or Add Folders (Mac OS).
5 Arrange the files in the order you want them to appear in the merged PDF file. 
To reposition a file, select it and click Move Up or Move Down, or drag it into 
position.
6 If you want to include only some of the pages of a document, select the file, 
and click Choose Pages. Then select the pages you want to include.
7 Click Options to specify conversion settings, including whether to add 
bookmarks or enable accessibility features. 
8 Specify a file size by clicking a page icon. 
The Small File Size option uses compression and resolution settings that are appro-
priate for onscreen display. The Default File Size option creates PDF files for business 
printing and viewing onscreen. The Larger File Size option uses High Quality Print 
conversion settings.
9 Click Combine Files. 
A status dialog box shows the progress of the file conversions. Some source applica-
tions may start and close automatically during the process.
From the Library of Debbie Duff
Documents you may be interested
Documents you may be interested