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Code of Practice 
Issue 1 
December 2010 
31
 Decision Making / Decision Taking 
At the outset of any study, the decision making process and the decision taker, should be 
identified.    The  decision taker  is  responsible  for  the  decision, not  the  BAT  team or  the 
report author. 
 study  to  identify  BAT  represents  a  systematic  and  transparent  way  to  demonstrate 
optimisation, as  required within the  terms of a permit to dispose of radioactive materials 
granted under the EPR.  A study may also be initiated by a site operator who wishes to 
understand  the  balance  of  costs  and  impacts  associated  with  decision  making  in  the 
following areas: 
♦ 
the development of strategies to support continued operation of a facility; 
♦ 
the development of strategies associated with site or facility decommissioning; 
♦ 
the development of new facilities or practices; 
♦ 
major modification of existing practices. 
The  evidence  based  identification  of  BAT  is  an  important  input  to  decision  making 
regarding the implementation of one or other proposed way forward.  Nonetheless, a study 
leading to the identification of BAT should not be identified as the decision making process.  
For  instance,  a  study  may  be  inconclusive,  in  that  more  than  one  approach  may  be 
regarded as essentially equivalent.  Similar cost benefit outcomes may permit a range of 
decisions – not necessarily  the ‘optimum’ on paper; recognising that uncertainty is such 
that close outcomes should be interpreted as being the same. 
In such a case, an element of judgement is required in the final decision making process.  
Likewise,  the  final  decision  may  be  influenced  by  other  factors  such  as  the  social  and 
political context, either at the time of the initial assessment or emerging subsequently. 
Subsequent to the identification of BAT, and a decision to implement one or other specific 
approach, more detailed studies may be required or recommended regarding any aspect of 
the  assessment  (for  instance  technical  performance,  cost,  impacts  associated  with 
implementation  or  other  factors).   A  final decision  should  not  anticipate the outcome of 
such studies. 
There may also be a number of reasons for determining an approach that, on balance, is 
disproportionate  to  the  risks  and  impacts  posed.    Where  this  is  the  case,  the  specific 
drivers  need  to  be  identified  to  avoid  setting  a  disproportionate  response  as  the  new 
benchmark.  This reinforces the emphasis which has been placed throughout this guidance 
on the need to document information, including constraints and assumptions, throughout 
the assessment process. 
This  Guidance  has consistently  stressed  that  the  evidence  based approach  adopted to 
identify  BAT  provides  the  basis  for  a  systematic  comparison  of  options;  rather  than 
implying  that  a  numerical  comparison  alone  is  a  necessary  or  sufficient  basis  for 
determining the preferred option. 
Finally, consideration should  be given to  the scale or  networks  through  which  decisions 
may  be  communicated  externally.   This is  important both within  and  between  sites and 
operators, particularly where decisions may result in re-appraisal of current best practice. 
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 Implementing and Sustaining the BAT Case 
Once a decision has been made that the selected technique(s) constitutes the application 
of BAT this needs to be implemented.  Depending on the nature of the project this may be 
the start of a project leading to a more detailed design stage where further refinement and 
optimisation could be required.  Equally, it could be at the latter stages of a project where 
design,  specification,  procurement,  construction,  installation  and  commissioning  have 
already been completed.  Alternatively, it could be once the technique has already been 
operated  and  a  review  is  taking  place  to  see  if any  further  optimisation  in  the way  the 
systems is operated could occur. 
Importantly, the permit requires the demonstration of the application of BAT and this may 
manifest  itself  at  many  stages  of  the  project.    This  means  that  the  application  and 
demonstration of BAT  is  a  continuous and  ongoing process.   An  illustrative  example  is 
outlined below considering the project lifecycle from concept design through to operation. 
Text Box 11.  Example of implementing BAT over a project lifetime 
Stage 
Example for a waste minimisation facility 
Concept design 
A shredder is selected as the best technique for minimising the volume of a 
specific waste stream compared to other options 
Detailed design 
The type of shredder is selected, for example, a low speed, high torque, 
vertical shaft shredder. 
Specification and 
procurement 
Trials and tests may be performed to provide further evidence of selected 
technique.  This may provide opportunity to address uncertainties identified 
in earlier phase. 
Construction and 
installation 
Checks undertaken to ensure equipment meets the specification.  Any 
variation from design needs to be recorded and go through modification 
control process 
Commissioning 
Testing to verify that the engineered systems are performing as expected.  
Trial working of management arrangements demonstrates management 
systems are optimised. 
Operation 
Review performance to look for any further opportunities for optimisation.  
For some projects it may be relevant to consider the identification of  important systems, 
structures and components that contribute to the application or demonstration of BAT.  This 
may ultimately be used to determine the examination, maintenance, inspection and testing 
(including acceptance into service and calibration) schedule.  However, it may also be used 
earlier  in  the  process  to  inform  the  specification  and  procurement  process  and 
consideration of any factory tests. 
The development of arrangements for the operation of specific techniques is an important 
step  in  the  process.    These  may  need  to  be  tested  and  demonstrated  in  advance  of 
operation.  Of equal importance are the arrangements that should be in place to maintain 
the case demonstrating the application of BAT. 
It is also clear that disposals will be governed by what the operator actually does, not what 
a design document says should happen.  Experience*  suggests that courts will  take the 
view  that  failure  to  operate  equipment  as  intended,  or  failure  to  inspect  or  maintain 
equipment  such  that  it remains  in  good  working  order, provides evidence of  a failure  to 
apply BAT to these activities. 
*
 R v Magnox Electric 2002 and R v Magnox Electric 2009 
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In  this  section,  guidance  is  given  on  the  considerations  to  be  included  in  the 
implementation,  operation  and  management  of  systems  in  order  to  provide  a 
demonstration that they continue to represent BAT. 
7.1  Management Arrangements 
Management of radioactive wastes is integral within site and regulatory priorities. 
The  Environment  Agency  have  issued  guidance  on  their  expectations  for  management 
arrangements at nuclear sites
46
 They outline a number of interrelated principles, including: 
leadership,  organisation,  implementation  and  learning.    These  set  the  outcomes  to  be 
achieved  for  effective  leadership  and  management  for  environmental  safety  rather  than 
describing  the  systems,  processes  and  procedures  to  be  followed.   In  their  subsequent 
Principles  of  Optimisation  guidance  document
9
 the  Environment  Agency  offered  the 
following detailed indication of their expectations. 
The operator must put in place and implement the management systems in order to 
operate the facility in accordance with the conditions of his permit including the use 
of BAT.  The operator must ensure that the processes, techniques, procedures etc 
that constitute BAT are consistently and properly implemented at all times.  
We  will  normally  regard  any  failure  by  an  operator  to  properly  implement  the 
management  system,  techniques, procedures  etc  constituting  BAT  as  a breach  of 
the relevant permit condition(s).  An operator cannot defend any such error, omission 
or  violation  on their  part  on  the basis  that  these  did  not affect  discharges  or  the 
resulting radiological impact.  For example, an increase in releases as a result of an 
operator failing to follow operating procedures should be regarded as a failure to use 
BAT.  It would not be correct to accept an argument that because the releases and 
resulting  dose  had  been  small  (or  even  zero)  that  it  would  not  have  been  worth 
spending more on, say, training to ensure proper implementation of BAT.  
Operators should also use BAT (and have ready appropriate instructions etc as part 
of  their  management  systems)  to  ensure  that  wastes  arising  from  accidents  or 
maloperations  are  minimised  and  disposed  of  to  meet  the  requirement  for 
optimisation.
” 
This guidance makes clear that the application of BAT (or BPM) extends beyond selection 
of the process to include all aspects of its use and operation.  These principles are similar 
to those  issued by the Health  & Safety Executive in  their  Safety  Assessment Principles 
(SAPs)
33
7.2  Implementation 
The use and implementation of BAT applies at all stages in the lifetime of a facility, from 
design, through construction and operation to decommissioning and site restoration, and to 
the many different activities which comprise its management, operation and maintenance.  
The use of BAT therefore incorporates the many different techniques and measures that 
collectively ensure that a facility, as a whole, is operated using BAT. 
Failure to implement BAT/BPM is frequently a part of court proceedings against operators 
where the Environmental Agencies have chosen to prosecute.   
In all cases it is the responsibility of operators to demonstrate that they are using BAT to 
achieve  an  optimised  outcome.    This  includes  setting  up  the  necessary  management 
arrangements and selecting the staff to be involved.  It also includes demonstration that 
both  planned  and  unplanned  occurrences  have  been  taken  into  account  and  that  the 
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application of BAT relates to the control of an activity as a whole rather than applying in 
isolation to a single decision.
*
BAT will also change over time.  It is therefore necessary to ensure that a review of current 
approaches is undertaken on a timely basis (see Section 5.5).  Importantly,  
♦ 
optimisation needs to take place throughout the programme; 
♦ 
optimisation will be developed and implemented by the whole project team, not just the 
author of the report; 
♦ 
decisions  in  relation  to  environmental  optimisation  need  to  be  made  during  those 
phases of the programme where they will  have  the biggest impact on  environmental 
performance. 
While  it  can  be  advantageous to delay  decision-making until  later  in  the  programme, in 
order to  take advantage of  developments, this is not a basis  for unnecessarily  deferring 
decisions but ensuring that the right decisions are made at the right time. 
7.3  Operation 
Systems and  equipment should be operated in such a way as to optimise  efficiency.  A 
number of examples may be given which illustrate optimisation of operation. 
♦ 
Where  facilities  are  provided  for  the  removal  of  activity  from  pond  water  by  ion 
exchange, arrangements should be made to ensure that an optimal Decontamination 
Factor is maintained. 
♦ 
Solid waste volume minimisation processes (e.g. sorting and segregation, compaction, 
encapsulation, vitrification etc.) need to  demonstrate  that  the maximum activity  goes 
into the minimum volume. 
♦ 
Disposals of gaseous or  liquid wastes should demonstrate optimisation of dispersion 
through pipeline length, tidal window, stack height, plume entrainment etc. 
Operation  of  plant  must  be  undertaken  by  competent  persons,  in  compliance  with 
appropriate procedures and instructions.  Provision is required both for normal operating 
conditions and for abnormal occurrences. 
The  provision  of  engineered  systems  to  prevent,  or  reduce  the  risk  of,  inappropriate 
operation  of  the  plant  should  be  considered.    For  particularly  sensitive  systems  and 
equipment  (designated, for  instance,  due  to  potential  environmental  or  plant  throughput 
impacts) provision should be made for unavailability. 
7.4  Training and Supervision 
Plant and equipment operators need to be fully trained, both in the specific operation and 
maintenance  of  plant  and  in  the  more  generic  issues  underpinning  the  need  for,  and 
application of, BAT. 
Training should be documented and include a demonstration of competence.  Training or 
training  packages  and  operation  of  plant  should  be  supervised  by  competent  persons, 
including suitable RPAs and Qualified Experts where appropriate. 
*
 In 1983,  radioactive discharges from Sellafield resulted in contamination of a nearby beach.  In the 
following  investigation, BNFL  argued  that  the  decision  to  discharge  the  material,  once  it  had  been 
established that it could not practically be retrieved from the tank to which it was inadvertently transferred, 
was BPM.  This argument was rejected.  The Court ruled that the failures which resulted in the material 
being transferred  in the first place, and  the  lack of  means to safely recover  it  from the tank,  were 
inconsistent with the application of BPM. 
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7.5  Maintenance 
It is a general requirement within permits that the Operator shall maintain in good repair all 
systems and equipment in compliance with the implementation of BAT.  This is enshrined 
within the permit conditions requiring the operator to: 
♦ 
maintain in good repair the systems and equipment provided: 
♦ 
to meet the requirements of conditions requiring the application of BAT; and  
♦ 
to carry out any monitoring and measurements necessary to determine compliance 
with the conditions of this permit 
♦ 
check,  at  an  appropriate  frequency,  the  effectiveness  of  systems,  equipment  and 
procedures provided to meet the requirements of conditions requiring the application of 
BAT; 
♦ 
have and comply with appropriate criteria for the acceptance into service of systems, 
equipment  and  procedures  for  carrying  out  any  monitoring  and  measurements 
necessary to determine compliance with the conditions of this permit. 
This will require a written maintenance schedule for all equipment needed to maintain BAT 
and may include consideration of: 
♦ 
plant modification procedures; 
♦ 
changes to equipment and systems; 
♦ 
change control procedures, including changes within the design process. 
Key  issues  which  are  likely  to  arise  may  include  the  identification  of  such  equipment, 
procedures  for  ensuring  that  it  is  maintained  in  good  repair,  prioritisation  within 
maintenance schedules and the documentation of maintenance histories. 
7.6  Monitoring 
It is a  general requirement  within  permits that the Operator shall  use  the  best  available 
techniques when taking samples and conducting measurements, tests, surveys, analyses 
and  calculations.    Furthermore  there  is  a  requirement  to  check,  at  an  appropriate 
frequency, the effectiveness of systems, equipment and procedures in compliance with the 
implementation of BAT.  The requirement to test and calibrate can be considered in three 
areas: 
♦ 
testing  of  systems  and  equipment  to  demonstrate  that  operation  remains  within 
appropriate parameters; 
♦ 
sampling and monitoring of wastes and materials prior to disposal; 
♦ 
review of procedures. 
Testing of systems and equipment might include checking water chemistry (for instance in 
storage ponds), efficiency of filtration equipment (gaseous or liquid) or automated detection 
and alarm monitors, or commissioning tests for new build. 
 suitable  frequency  of  such  tests  should  be  determined  and  a  schedule  maintained 
(including outcomes and remedial action where required).  Calibration of test procedures 
themselves  needs  to  be  demonstrated  and  maintained  up  to  date.    Issues  such  as 
compliance with relevant standards, such as MCERTs etc need to be considered. 
Monitoring  may  include  the  sampling  of  solid,  liquid  or  gaseous  wastes  and,  more 
generally, may relate to  appropriate segregation  of materials.  This is  likely to reference 
Relevant  Good Practice for  sampling and  standards for analysis, for  instance  a Nuclear 
Industry Code of Practice has been issued  for monitoring  associated with the clearance 
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and exemption of materials
47
 Guidance relevant to sampling and measurement for solid 
wastes has also been issued  by the Nuclear Industry Working Group on Clearance and 
Exemption
48.
A particular issue may occur when no standards or relevant good practice 
can be identified, which might well be the case for some of the ‘bespoke’ technologies used 
in the nuclear industry. 
It is also essential that all written procedures and instructions are subject to periodic review 
and  update  as  required.    The  competency  of  the  reviewer  must  be determined  and  all 
procedures subject to authorisation for distribution. 
7.7  Decommissioning 
Guidance from the Environment Agency makes clear that decommissioning of plant (and 
subsequent  site restoration,  if  applicable)  form  part of the  considerations  to be included 
within the selection, implementation and operation of BAT.  This should form part of the 
initial assessment process, as outlined in Section 5. 
7.8  Sharing of Information 
7.8.1  Regulatory Engagement 
It is recommended, particularly for complex assessments, that plans are discussed from an 
early stage with regulators to minimise the risk of failing to gain regulatory support following 
the selection of BAT. 
For  less  complex  assessments,  it  should  be  remembered  that  all  aspects  of  the  study 
should  be  proportionate  to  the  task  being  addressed.    In  some  cases  it  will  not  be 
appropriate to seek formal input from the regulators during the process of identifying BAT. 
7.8.2  Environment Case 
A new condition has been added to the permit.  This states that: 
“The operator shall maintain an environment case, consisting of documents, which 
demonstrates the use of best available techniques to protect people and the 
environment throughout the life-cycle of the activities.” 
Further guidance provided by the Environment Agency
46
states that:  
“Operators should maintain written demonstrations that they operate to meet relevant 
environmental standards  and requirements, including Government policies, and have 
optimised  the  disposal  of  radioactive  waste  to  reduce  exposures  to  ALARA.    This 
demonstration should include 
•  how  wastes  will  arise,  be  managed  and  disposed  of  during  the  lifecycle  of  the 
facility; 
•  the quantification of those arisings; 
•  their radiological impact; and 
•  how the production, discharge and disposal of these wastes is being managed to 
reduce  their  radiological  impact  on  people  to  ALARA  and  to  protect  the 
environment. 
Operators will, through these documents, set out their strategies for the management of 
radioactive waste.   These  strategies  should  be  consistent  with  Government  Policies 
and EA guidance. 
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The “environment case” is the term we apply to the totality of documented information 
and records which substantiates the above high-level demonstrations and sets down 
how  these  are  being  implemented  and  delivered  on  a  day-to  day  basis,  including 
compliance with permit conditions.  We do not require or expect operators to prepare 
and maintain separate documentation for this purpose, indeed we encourage operators 
to  make  use  of  documents  prepared  for  other  purposes  and  to  take  an  integrated 
approach to safety and environmental matters.  It is a matter for the operator to decide 
in what form it keeps this documentation.  However, the operator must ensure that the 
documentation, however structured, makes the above demonstrations in a transparent, 
structured and comprehensible manner.  
The environment case is not a once-off series of documents prepared in support of an 
application for a permit or variation but a holistic, living framework which supports all 
environment-related decisions made by the operator.” 
7.8.3  External communications 
Procedures  introduced  to  optimise  site  management  practices  and  to  minimise  their 
associated impacts may affect perceived good practice for other sites or operators.  It is 
important  to  share  information,  particularly  where  decisions  have  been  taken  which are 
considered  to  be  disproportionate  and  therefore should not be cited  as  benchmarks  for 
future studies. 
Existing  networks  such  as  EARWG
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form  potential  mechanisms  for  sharing  decision 
making processes and concerns. 
7.8.4  Reporting Progress and Outcomes 
Within  the  strategy  and  arrangements  established  for  implementing  and  managing  any 
process, reporting structures should be clearly defined.  This particularly relates to inter-
acting  projects  or  processes.    It  is  also  important  that  all  team  members,  the  project 
sponsor and those responsible for action management and follow-up should receive copies 
of reports. 
Consideration should be given to an appropriate communication strategy, and in particular, 
the provision of information to stakeholders.  Communicating success should be seen as 
an excellent opportunity to engage others in site programmes. 
7.8.5  Record Keeping 
Record  keeping  is  an  important  consideration  in  radioactive  waste  management  and 
indeed  an  essential  element  of  a  number  of  the  tools  and  techniques  supporting  such 
activities.    Record  keeping  in  this  context  is  often  a  legal  requirement.    For  example, 
permits specifically require that information that might be required for the safe management 
of radioactive waste, now and in the future, should be recorded and preserved. 
Record keeping should be proportionate but may include: 
documenting the process in sufficient detail to support the completion of the study; 
minutes of meetings; 
reporting  feasibility  studies,  including  those  supporting  characterisation,  transport, 
consignment, and exemption (in the case of recycled materials); 
providing  sufficient  information  to  support  the  study  conclusions,  remembering  that 
proposed  initiatives  may  have  legal  (including  safety  case)  implications  as  well  as 
influencing business case submissions; 
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noting security aspects, where necessary. 
Reporting and record keeping are vital components in any claim to identify or implement 
BAT.  However, the process is not simply about producing documentation.  Site operators 
need to know and understand why options have been chosen.  In this context: 
the process should be evidence based; 
the conclusion should be rational, equitable and defensible; and 
the assessment must be communicated to all those affected by the outcome. 
Where an application for a permit (or a variation to an existing permit) is being submitted, 
supporting information
*
is required to demonstrate optimisation. 
7.9  Quality Assurance 
It is good practice to establish clear, appropriate and proportionate QA arrangements, and 
consideration should be given to the following: 
quality objectives; 
terms of reference; 
the requirement for quality plans; 
arrangements for checking and approval documentation; 
data validation and verification; 
document control procedures; 
arrangements for internal audit. 
The  majority  of  sites  already  operate  recognised  quality  management  systems  and  the 
principles and arrangements established in such systems can be applied to optimisation 
and BAT. 
7.10  Review 
It should be borne in mind that what constitutes Best Practice, BAT and optimisation will 
change with  time, both  as  a result  of  technological  developments  and  in  light of  policy, 
regulatory  and  societal  changes.    A  programme  of  reviewing  BAT  may  therefore  be 
required, depending upon the timescale over which a process or operation will remain in 
place.  This will be determined by a number of factors, including: 
function of the programme or process; 
availability of new guidance, relevant good practice or techniques; 
the current stage of a project; 
timescale for which the programme or process applies. 
For  any  programme  or  process  which  applies  for  several  years,  reviews  should  be 
undertaken  at  appropriate  intervals to identify  developments  in  guidance  or  techniques.  
The  requirement  to  undertake  a  review  of  BAT  should  be  identified  as  part  of  the 
conclusions to any study. 
The  availability  of  new techniques  does not mean  that  they will automatically  represent 
BAT.    In  particular, modification  of  existing  processes,  or  retro-fitting  of  new  processes 
within existing systems will require further detailed consideration.  A technique or approach 
which represents BAT for a new application will not always represent the optimal approach 
when applied retrospectively. 
*
 In England and Wales this is identified as an ‘environment report’ in the nuclear sector and a ‘BAT 
assessment’ in the non-nuclear sector. 
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Once BAT has been identified, it will form the basis for recommendations to the relevant 
decision takers.  If the outcome of a BAT assessment is highly significant (for instance, in 
terms of novel or potentially contentious outcomes, or where previously unbudgeted capital 
expenditure is required), it may be appropriate that the study is subject to an agreed level 
of independent review prior to the decision taking process.  This may be undertaken using 
internal resources or may require external audit. 
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 Checklist 
It  has  been  emphasised  throughout  this  Code  of  Practice  that  studies  to  identify  and 
implement  BAT  should  be  based  on  evidence  and  should  have  clear  objectives  which 
demonstrate optimisation from a range of options.  It should be ensured that each stage of 
the study is clear, proportionate and appropriate. 
The  following  checklist  is  intended  to  assist  in  determining  that  a  study  is  appropriate, 
sufficiently  defined,  proportionate  to  the  issue  under  consideration,  presents  clear 
outcomes  and  records  any forward action programmes  which  may be  required.   Not all 
steps will apply to all studies, but all studies should be justified. 
Table 2 
Checklist for undertaking a BAT study 
Yes 
Not 
Required 
Preparation 
Understanding Issue 
Defined Scope 
Identified study Constraints and Assumptions 
Identified context and scope of study and role of stakeholders 
Identified method for recording the process and outcomes 
Information Gathering 
Options Identified 
Sufficient evidence base to assess viability of options 
Non-viable options excluded (with justification) 
Documented selection of options for further consideration 
Type of study 
Quantitative (numerical) based study 
Qualitative (logical argument) based study 
Scale of study is proportional to scope and context 
Documented process to be followed (with justification) 
Benchmarking 
Identified national / international Relevant Good Practice 
Defined all relevant standards and permit conditions 
Considered Guiding Principles 
Sustainable Development 
Waste Management Hierarchy 
Proximity Principle 
Precautionary principle 
Comparison to EARWG database 
Cross-reference to REPs 
Documented relevant benchmarks 
Stakeholder Engagement 
Regulators 
Internal Stakeholders 
External Stakeholders 
Invitations to participate documented and issued in good time 
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