SharpSchool User Manual
Chapter 1: SitePublish 
11 | Page 
v. 
Publishing Your Page 
After editing  your  page using the WYSIWYG editor, you will have three options 
available to you: Save DraftPublish and Cancel
PUBLISHING YOUR PAGE 
Save 
Clicking the Save Draft button saves all the changes made to your 
webpage  on  SharpSchool’s  system  but 
the  changes  will  not  yet 
appear (or be made live) to visitors  of the page. This allows you to 
keep  working  on  the  page  over  multiple  sessions  and  reveal  the 
changes only when you are ready. 
Publish 
Clicking on Publish will make your changes live immediately. 
Cancel 
Clicking on Cancel will discard all the changes. 
II.  Check-in Page 
Pages are automatically checked in when you Publish your page or Cancel. Pages that 
are checked out will be locked to other authors of the page. Only administrators have the 
ability  to  override  a  page  lock  and  check-in  a  page  that  is  currently  checked-out  by 
another user. 
A page does not get checked in if you do not click Publish or Cancel, or if you navigate 
to a different page while still in the editor. 
III.  Check-out & Edit Page 
Pages  that  have  been  checked-in  will  be  made  available  to  other  users  through  the 
Check- out & Edit Page option. When you see this option, simply click on it to access 
the WYSIWYG editor.  
Note: If you have not checked 
out the page already, you will 
see Check-Out & Edit Page 
as the menu option.  If you 
have already checked out the 
page, you will see Edit Page 
as the menu option.  
Adding bookmarks to pdf - add, remove, update PDF bookmarks in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Empower Your C# Project with Rapid PDF Internal Navigation Via Bookmark and Outline
copy bookmarks from one pdf to another; export pdf bookmarks to text file
Adding bookmarks to pdf - VB.NET PDF bookmark library: add, remove, update PDF bookmarks in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Empower Your VB.NET Project with Rapid PDF Internal Navigation Via Bookmark and Outline
excel hyperlink to pdf bookmark; create bookmark pdf
SharpSchool User Manual
Chapter 1: SitePublish 
12 | Page 
IV.  Release Schedule 
Specifically designed to ease the workload for users who are responsible for maintaining 
multiple pages,  the Release Schedule  allows  you  to schedule the live date  of  created 
subpages  on  the  system.  This  feature  ensures  that  you  do  not  have  to  create  and 
complete pages in a hurry, instead you can plan ahead and release pages only when you 
are  ready  to  make  them  live.  For  instance,  teachers  have  the  ability  to  create  their 
teacher pages during the summer break and schedule them to go live on the website at 
the beginning of the semester. 
When using the Release Schedule it is important to remember that it is available in the 
Gray Tool Bar and therefore, the subpages listed within it are specific to the page you are 
currently viewing.  Once you  have  decided  which subpages  you wish to release, simply 
click  on Release Schedule  under Page Properties  and  select  the Release On  and 
Release Until time and date from the dropdowns provided.  
Note: If you do not wish to apply a schedule to your pages, simply leave the 
fields in the Release Schedule blank.  
Note: For pages that are scheduled to be released on a certain date and time, 
but are meant to remain on the website indefinitely, simply define the Release 
On fields in the Release Schedule and leave the Release Until fields blank. 
V.  Page Permissions 
Assigning the correct page permissions is often one of the most critical steps in ensuring 
consistency  and  accountability  of  content  on  websites.  Using  the Page Permissions 
console administrators have the ability to assign and remove permissions for groups and 
users, while individual users have the ability to see who else has access to their pages. 
The Page Permissions  component  is  broken  into  two  main  categories: Direct 
Permissions and Actual Permissions
C# Create PDF Library SDK to convert PDF from other file formats
Create and save editable PDF with a blank page, bookmarks, links, signatures, etc. Besides, using this PDF document metadata adding control, you can
how to add bookmarks to a pdf; display bookmarks in pdf
.NET PDF SDK - Description of All PDF Processing Control Feastures
Full page navigation, zooming & rotation; Outlines, bookmarks, & thumbnail PDF Hyperlink Edit. Support adding and inserting hyperlink (link) to PDF document;
create bookmarks in pdf reader; how to add bookmarks to pdf files
SharpSchool User Manual
Chapter 1: SitePublish 
13 | Page 
a.  Understanding Direct Permissions 
The Direct Permissions tab lists the groups and/or users who have been assigned 
permissions to the page you are currently viewing. Here, you have the ability to Add 
and Remove permissions, and also inherit permissions from parent pages as well.  
i. 
Add Permissions 
In order to grant permissions to a group or individual user on a specific page, 
simply click on the Add button under the group/user list.  
Step 1 
In the following window click on the groups and  users and click 
Add.  
Step 2 
Click OK to include permissions. 
SharpSchool User Manual
Chapter 1: SitePublish 
14 | Page 
ii. 
Remove Permissions 
To remove permissions from a group or user simply click on the checkbox next to 
the name and click on Remove
SharpSchool User Manual
Chapter 1: SitePublish 
15 | Page 
iii. 
Define Permissions 
When users are added into the permissions box, they are given Read permission by 
default. The definition of the permissions is included below: 
P
ERMISSIONS
W
HAT 
I
D
OES
Create 
Allows the user to create or add pages. 
Delete 
Allows users to delete pages. 
Read 
Allows  users  to  simply  view  pages  but  not  make  any  content 
changes to it. 
Write 
Allows users to edit content on the page. 
Full Control 
Allows the users to control all aspects of the page: CreateDelete, 
Read and Write, as well as the ability to assign permissions to 
others. 
To configure  a group  or  user’s  permissions
click on  the icon  next  to the  user or 
group’s name.
Check the appropriate permission boxes and click on Apply in the list 
to enable the permission. 
SharpSchool User Manual
Chapter 1: SitePublish 
16 | Page 
b.  Understanding Inheritable Permissions 
By checking the Allow Inheritable Permissions From Parent to Propagate to This 
Object box under the  Page  Permissions window individuals with access to the 
parent  page  will  also  have  access  to  the  page  you  are  viewing.  This  will  now  be 
considered an Actual Permission of the child pages. 
c.  Understanding Actual Permissions 
The Actual Permissions  tab  lists  the  individuals  and  groups  who  have  inherited 
access  to  the  page  you  are  viewing.  These  are  often  administrators  or  users 
assigned to monitor all the child pages under a parent page. 
SharpSchool User Manual
Chapter 1: SitePublish 
17 | Page 
VI.  Manage Approval Process 
Although  the  responsibility  of  maintaining  pages  may  be  distributed  among  different 
groups  of  users  in  an  organization,  pages  of  critical  importance  are  often  sent  to  an 
approver before being published on the website. Using the system’s 
Manage Approval 
Process, changes made by a page owner are routed to a designated approver via email. 
You must perform the following steps in order to initiate an approval: 
Step 1 
Click on Add Rule 
Step 2 
In  the  following  window Name  the  rule  and  define  the Parties  (i.e.  the 
approvers) who will be approving the page.  
Step 3 
Select the approving Parties by clicking on the Choose User/Group
button. 
Step 4 
Select the Logical Operation that will apply to your Rule. 
Require  that  ALL  Party  members  approve  current  step  to  advance 
workflow indicates that all Parties that you enter in the step above must 
approve the change(s) made to the page. 
Require that ANY single Party member approve current step to advance 
workflow allows any one that you add in the Parties to approve any 
change(s) made to the page. 
Step 5 
Propagate  rule  to  sub-pages: Allows you to apply the Rule on your sub-
pages  
Note: By default this option is enabled. This option does not apply to the 
home page. 
Step 6 
You have the option to include a Description of the approval workflow. 
Step 7 
Click on Create Rule. 
SharpSchool User Manual
Chapter 1: SitePublish 
18 | Page 
a.  Excluding Pages 
The Manage Approval Rules allows you to exclude particular child pages from being 
included in a rule.  
Adding a Page to be excluded: 
Step 1 
Click on the name of the rule from the Rules page. 
Step 2 
Click on the Add Page button. 
Step 3 
From the list click on Select beside the name of the page. 
If you want to delete a page from the Excluded Pages list simply click on the
button beside the name of the page. 
b.  Multiple Approval Processes 
You have  the ability  to  create  multiple  approval  rules  on  a  page.  This  step  allows 
changes to critical pages to be filtered through more than one user or group of users 
before being published on the website.  
Step 1 
To add multiple approval processes simply create rules by clicking Add 
Rule 
Step 2 
Use the arrow keys 
to move the order of rules. 
Step 3 
To delete approval processes simply click on the delete icon    
c.  Propagating Page Approvals to Subpages 
Administrators  have  the  ability  to  take  a  single  rule  and  push  it  to  all subpages 
underneath  a  page.  To do  so,  simply check  off  the Propagate rule to subpages 
option. This will allow you to set up approval rules to cover a whole section.  
d.  How to Approve or Reject Pages 
There are several ways in which an approver can approve or reject pages. 
i. 
When a page owner attempts to publish a page that already has a page approval 
rule applied to it, it will trigger an email to be sent to the approver(s). This email 
contains a link to the page that requires approval and here the approver can click 
on the link and approve the page online. 
SharpSchool User Manual
Chapter 1: SitePublish 
19 | Page 
ii. 
Approvers also have the ability to view all their outstanding approvals throughout 
the  system. We will  cover  this feature in detail  under  the  Tasks  section of this 
user guide. 
Tip: It is not mandatory to add approvals on all pages; however, it is good 
practice  to  apply  an  approval  on  the  homepage  since  it  is  the  public  facing 
aspect of your organization. 
VII.  Version History 
Let’s assume that  you’ve used SharpSchool’s  tools for  a  year and  throughout  this  year 
your  webpage has grown  and evolved  to  contain volumes  of  information.  In  traditional 
webpage solutions, it would be impossible to track the growth of sites over time
. That’s 
why 
SitePublish’s 
Version History tool was developed to give you the ability to monitor 
the growth of your website.  
Whenever you make changes to a page on SitePublish or to a content portlet, the system 
automatically saves the previous version of your webpage and creates a new version for 
the updated page. The benefit of this tool is that it allows users to revert back to an older 
version of their page at a future date. The Version History component features various 
pieces key of information: 
a.  Version: By clicking on the radio buttons corresponding to different versions, you 
can compare them in the preview window below.  
b.  Ownership: Under the Owner column you can see who made changes to the 
page. 
c.  Created On: This column informs you of the date and time the page was edited. 
d.  Actions: This tool allows you to preview an older version of your page by clicking 
on the Preview button or make it live by clicking on Make Live.  
Note: Previewed objects are shown in the lower half of the Version 
History window. 
e.  Delete: you also have the ability to delete older versions by clicking on the delete 
icon    
SharpSchool User Manual
Chapter 1: SitePublish 
20 | Page 
VIII.  Manage Sub-pages 
Manage Sub-pages is one of the most important tools in the SitePublish system. Through 
this one tab, you have the ability to perform three functions: 
Step 1 
Change the Visibility of pages 
Found under Page Status 
Step 2 
Archive pages 
Found under Page Status 
Step 3 
Change the order of pages 
Found under Page Order 
a.  Visibility 
After creating pages you have the ability to Hide Section, Hide Selection or Show them 
on your site. Hidden  pages are  different than archived pages;  users who  have  a direct 
URL  will  still  be  able  to  access  a  hidden  page  as  it  is  still  live  on  your  website.  As 
mentioned earlier, archived pages are essentially saved pages that you can make live at 
any time. 
Hiding  and  showing  pages  is  easy:  simply  click  on  the Show, Hide Section   or Hide 
Selection option next to the title of the page. The key point, however, is to understand 
how the Visibility of a page can be used to enhance the impact of your website. 
Documents you may be interested
Documents you may be interested